CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN
TRONG DOANH NGHIỆP.
I- MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN.
1- Khái niệm :
Quan hệ thanh toán được hiểu là một quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh nghiệp có
quan hệ phải thu, phải trả với các con nợ và chủ nợ của mình về một khoản vay nợ tiền
vốn cho kinh doanh. Mọi quan hệ thanh toán đều tồn tại trong sự cam kết vay nợ giữa chủ
nợ và con nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã qui định có hiệu lực trong thời hạn
cho vay, nợ.
2- Đặc điểm của các nghiệp vụ thanh toán.
- Các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến nhiều đối tượng.
- Các nghiệp vụ này phát sinh nhiều, thường xuyên và yêu cầu phải theo dõi chi tiết
theo từng đối tượng thanh toán.
- Việc thanh toán ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của doanh nghiệp nên thường có
các quy định rất chặt chẽ trong thanh toán, vì vậy cần có sự giám sát, quản lý thường
xuyên để các quy tắc được tôn trọng.
- Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh ở cả quá trình mua vật tư, hàng hoá đầu vào và
quá trình tiêu thụ. Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì thì nó tham gia
vào toàn bộ quá trình kinh doanh (mua hàng và bán hàng).
3- Quan hệ thanh toán với công tác quản lý tài chính.
Quan hệ thanh toán liên hệ mật thiết với dòng tiền vào, ra trong kỳ kinh doanh, do
đó nó có ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của đơn vị. Vì vậy, tổ chức quản lý tốt
quan hệ thanh toán cũng có nghĩa là làm tốt công tác tài chính tại doanh nghiệp. Việc đảm
bảo cho hoạt động thanh toán được thực hiện một cách linh hoạt, hợp lý và đạt hiệu quả
cao sẽ góp phần đảm bảo khả năng thanh toán cho doanh nghiệp, đồng thời tận dụng được
nguồn tài trợ vốn khác nhau. Do đó, cần phải kiểm soát các quan hệ kinh tế này.
Với chức năng thông tin và kiểm tra, hạch toán kế toán giúp cho doanh nghiệp có
được các thông tin cụ thể về số nợ, thời gian nợ và tình hình thanh toán với từng đối
tượng trong từng khoản phải thu, phải trả. Hơn thế nữa, với các số liệu kế toán, nhà quản
lý sẽ biết được khả năng thanh toán đối với các khoản phải trả cũng như khả năng thu hồi
các khoản phải thu. Từ đó doanh nghiệp sẽ có những đối sách thu nợ, trả nợ kịp thời

tiền Việt Nam, bằng ngoại tệ các loại, hối phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị
như tiền…
Đây là hình thức thanh toán trực tiếp giữa hai bên. Khi nhận được vật tư, hàng hoá, dịch
vụ… thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán. Hình thức thanh toán
này trên thực tế chỉ phù hợp các loại hình giao dịch với số lượng nhỏ và đơn giản, bởi vì
với các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Thông
thường hình thức này được áp dụng trong thanh toán với công nhân viên, với các nhà
cung cấp nhỏ, lẻ…
* Thanh toán không dùng tiền mặt.
Đây là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách tính chuyển tài khoản hoặc
thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng. Các hình thức cụ thể bao gồm :
Thanh toán bằng Séc.
Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân
hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có tên
trên séc. Đơn vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng séc. Séc chỉ
phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư.
Séc thanh toán gồm có séc chuyển khoản, séc bảo chi ,séc tiền mặt và séc định
mức.
- Séc chuyển khoản : Dùng để thanh toán và mua bán hàng hoá giữa các đơn vị có mở
số Tài khoản . Séc có tác dụng để thanh toán chuyển khoản không có giá trị để lĩnh
tiền mặt, séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quy định.
- Séc bảo chi : Là séc chuyển khoản được ngân hàng đảm bảo chi số tiền ghi trên từng
tờ séc đó. Khi phát hành séc đơn vị phát hành đưa đến ngân hàng để đóng dấu đảm
bảo chi cho tờ séc đó. Séc này dùng để thanh toán chủ yếu giữa các đơn vị mua bán
vật tư, hàng hoá… có mở số Tài khoản nhưng chưa tín nhiệm lẫn nhau.
- Séc định mức : Là loại séc chuyển khoản nhưng chỉ được ngân hàng đảm bảo chi
tổng số tiền nhất định trong cả quyển séc. Sổ séc định mức có thể dùng để thanh toán
trong cùng địa phương hoặc khác địa phương. Khi phát hành, đơn vị chỉ được phát
hành trong phạm vi ngân hàng đảm bảo chi. Mỗi lần phát hành phải ghi số hạn mức
còn lại vào mặt sau của tờ séc. Đơn vị bán khi nhận séc phải kiểm tra hạn mức còn lại

- Nợ phải thu được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung
phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng
có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp về sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ … đã nhận
- Không phản ánh các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dich vụ thu tiền
ngay (tiền mặt, séc, hoặc đã thu qua ngân hàng)
- Hạch toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ : nợ trong hạn, nợ
khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự
phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi
được.
b) Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải trả :
- Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ cần được hạch toán chi tiết từng
đối tượng phải trả. Đối tượng phải trả người bán, người cung cấp, người nhận thầu về
XDCB có quan hệ kinh tế chủ yếu đối với doanh nghiệp về bán vật tư, hàng hoá, cung
cấp dịch vụ. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền
ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu XDCB nhưng chưa nhận
hàng hoá, lao vụ.
- Không phản ánh các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dich vụ trả tiền ngay (tiền mặt,
séc)
- Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng chưa đến cuối tháng chưa
có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính dể ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi
nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán.
6.2. Nguyên tắc hạch toán.
Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần quán triệt
các nguyên tắc sau :
- Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng; thường
xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc để việc thanh toán được kịp thời.
- Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư nợ lớn
thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số
đã thanh toán và số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản.
- Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả về nguyên tệ

1.1 Chứng từ sử dụng :
- Các chứng từ về mua hàng : hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn
VAT ) do người bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá; phiếu
nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ. . .
- Chứng từ ứng trước tiền : phiếu thu (do người bán lập)
- Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua : phiếu chi, giấy báo Nợ, uỷ nhiệm chi ,séc…
Tuỳ theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ tổ chức
quản lý của doanh nghiệp mà lựa chọn số lượng, loại chứng từ sao cho phù hợp. Trong
trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng loại chứng từ không có trong quy định nhằm tạo
điều kiện thuận lợi hơn cho công tác thanh toán thì càn có văn bản cho phép của Nhà
nước.
1.2 Tài khoản sử dụng :
Tài khoản 331 - Phải trả người bán
Kết cấu của TK 331
Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán”
- Số phải trả người bán đã trả
- Số nợ được giảm do người bán chấp nhận
giảm giá, chiết khấu
- Số nợ được giảm do hàng mua trả lại người
bán
- Số tiền ứng trước cho người bán để mua hàng
- Xử lý nợ không có chủ
- Số nợ phải trả phát sinh khi mua
hàng
- Trị giá hàng nhận theo số tiền đã
ứng
- Số nợ tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng
Số Dư Nợ : số tiền ứng trước cho người bán
hoặc số tiền trả thừa cho người bán.
Số Dư Có : số tiền còn phải trả cho

Có TK 152, 153 : Phương pháp KKTX
Có TK 611 : Phương pháp KKĐK
Có TK 133 : VAT được khấu trừ
Trường hợp ứng trước tiền mua hàng
Khi ứng tiền cho người bán để mua hàng :
Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Có TK 111, 112
Khi nhận hàng mua theo số tiền ứng trước :
Nợ TK 152, 153, 156…nhập hàng theo phương pháp KKTX
Nợ TK 611 : nhập hàng theo phương pháp KKĐK
Nợ TK 211, 213 : nhập TSCĐ
Nợ TK133 : VAT theo phương pháp khấu trừ
Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Thanh toán chênh lệch giữa giá trị hàng nhập với số tiền ứng trước :
+ Nếu ứng trước < trị giá hàng mua đã nhập và doanh nghiệp trả số tiền còn thiếu :
Nợ TK 331 : trả nợ nhà cung cấp số thiếu
Có TK 111, 112
+ Nếu ứng trước > trị giá hàng nhập thì phải thu, khi thu ghi :
Nợ TK 111, 112
Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Trường hợp nợ phải trả người bán không ai đòi, kế toán ghi tăng thu nhập khác.
Nợ TK 331 : kết chuyển xoá nợ vắng chủ.
Có TK 711 : thu nhập khác.
Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp thì không sử dụng
TK133- VAT đầu vào được khấu trừ. Khi đó giá trị vật tư, hàng hoá mua vào và giá trị
hàng mua trả lại là giá bao gồm cả VAT .
Trường hợp thanh toán với người bán bằng ngoại tệ :
Nếu doanh nghiệp dùng tỷ giá thực tế :
Khi phát sinh các khoản công nợ đối với người bán thì phải theo dõi cả số nguyên tệ phát
sinh.

công bố tại thời điểm lập báo cáo. Chênh lệnh tỷ giá do đánh giá lại được hạch toán vào
TK 4131,4132 và phản ánh trên Bảng cân đối kế toán :
TK Tài sản là ngoại tệ
- Nếu tỷ giá cuối kỳ> tỷ giá đang ghi sổ :
Nợ TK 4131,4132 : chênh lệch tỷ giá thực tế và tỷ giá đã ghi sổ
Có TK 331,311,341:
- Nếu tỷ giá cuối kỳ < tỷ giáđang ghi sổ : ( Chênh lệch giảm)
Nợ TK 4131, 4132 : chênh lệch tỷ giá thực tế và tỷ giá đã ghi sổ
Có TK 1112, 1122,131 :
TK nguồn vốn là ngoại tệ
- Nếu tỷ giá cuối kỳ > tỷ giá đang ghi sổ : ( Chênh lệch tăng)
Nợ TK 1112, 1122,131 :
Có TK 4131,4132 : chênh lệch tỷ giá thực tế và tỷ giá đã ghi sổ
- Nếu tỷ giá tăng :
Nợ TK 4131, 4132 : chênh lệch tỷ giá thực tế và tỷ giá đã ghi sổ
Có TK 331 : phải trả người bán
- Nếu tỷ giá giảm :
Nợ TK 331 : phải trả người bán
Có TK 4131, 4132 : chênh lệch tỷ giá
Đầu kỳ kế toán sau ghi ngược lại.
a) Trường hợp bù trừ công nợ :
Khi một tổ chức, cá nhân (VD : công ty X) vừa là khách hàng, vừa là nhà cung
cấp của doanh nghiệp, nếu có sự đồng ý của cả hai bên thì có thể bù trừ công nợ.
Căn cứ vào các chứng từ mua hàng và bán hàng cho Công ty X và sổ chi tiết phải thu
khách hàng - Công ty X, phải trả người bán- Công ty X để xác định số tiền phải thu, phải
trả.
- Trường hợp số phải thu > số phải trả
Nợ TK 331- công ty X : số tiền ghi theo sốphải trả
Có TK 131- công ty X
- Trường hợp số phải thu < số phải trả

TK 711
Nợ vắng chủ

2- HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG.
Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp bán sản
phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo phương thức bán chịu hoặc trong trường hợp người mua trả
trước tiền hàng.
2.1 Chứng từ sử dụng :
- Hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn VAT ) do doanh nghiệp lập
- Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập
- Chứng từ thu tiền : phiếu thu, giấy báo Có…
2.2. Tài khoản sử dụng :
TK 131- Phải thu khách hàng.
Kết cấu của tài khoản 131 :
Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”
- Số tiền phải thu từ khách hàng mua
chịu vật tư, hàng hoá, dịch vụ của doanh
nghiệp
- Số tiền thu thừa của khách
- Nợ phải thu từ khách hàng tăng do tỷ
giá ngoại tệ tăng
- Số nợ phải thu từ khách hàng đã thu được
- Số nợ phải thu giảm do chấp nhận giảm giá,
chiết khấu, hoặc do khách hàng trả lại hàng đã
bán
- Số tiền khách hàng ứng trước để mua hàng
- Nợ phải thu từ khách hàng giảm do tỷ giá
ngoại tệ giảm
Số Dư Nợ : số tiền còn phải thu từ khách
hàng

* Trường hợp khách hàng ứng trước tiền mua hàng.
- Khi doanh nghiệp nhận tiền ứng trước của khách hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 111, 112 : số tiền khách hàng ứng trước
Có TK 131 : phải thu khách hàng
- Khi giao nhận hàng cho khách hàng theo số tiền ứng trước, căn cứ vào hoá đơn bán
hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 131 : tổng số tiền hàng khách hàng phải thanh toán
Có TK 511 : doanh thu bán hàng
Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra
- Chênh lệch giữa số tiền ứng trước và giá trị hàng bán theo thương vụ sẽ được theo dõi
thanh quyết toán trên TK 131.
* Trường hợp bán hàng trả góp
Theo phương thức này, khách hàng thanh toán trước một phần tiền, phần còn lại
chưa trả và phải chịu lãi, số lãi đó được coi là thu nhập tài chính. Doanh thu bán hàng
được xác định như trong trường hợp bán hàng một lần, kế toán ghi :
Đầu kỳ khi khách hàng thanh toán:
Nợ TK 111, 112 : số tiền trả ngay
Nợ TK 131 : số tiền trả từng lần
Có TK 511 : doanh thu bán hàng
Có TK 3331 : VAT của hàng bán (tính trên doanh thu bán hàng)
Có TK 3387 : Doanh thu chưa thực hiện
* Trường hợp hàng đổi hàng
Hàng xuất kho mang đi đổi được coi như tiêu thụ, hàng nhận về do đổi coi như mua.
- Khi xuất hàng đem đi đổi :
Nợ TK 131 : phải thu khách hàng
Có TK 511 : doanh thu bán hàng
Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra.
- Khi nhận hàng do đổi hàng :
Nợ TK 152, 153, 211, 611
Nợ TK 133 : VAT được khấu trừ

Có TK 711 : Số nợ đã xoá sổ thu hồi được
Đồng thời ghi đơn bên Có TK 004.
Sơ đồ hạch toán thanh toán với khách hàng :

TK131 TK 521
TK 511 Chiết khấu thương mại
Doanh thu bán hàng
. TK 3331 TK 532
Giảm giá hàng bán
TK 711
TK 531
Doanh thu bán TSCĐ Hàng bán bị trả lại
TK 139 TK333
Lập dự dự phòng TK 635
phòng cho được hoàn Chiết khấu thanh toán
năm tới nhập
TK 642-6426 TK 111,112,311
(theo số Thu tiền & trả tiền vay
chênh lệnh

Số thực tế mất
Trường hợp doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp :
Các khoản doanh thu, thu nhập, doanh thu hàng bán bị trả lại hay giảm giá hàng bán đều
bao gồm cả VAT , VAT của hàng bán ra không được hạch toán riêng.
3 - HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NHÀ NƯỚC.
Theo quy định tại điều 3 Luật thuế GTGT và Điều 3 Nghị định số 79/2000/NĐ-CP
ngày 29/12/2000 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật thuế GTGT thì tất cả các
tổ chức, cá nhân có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT ở
Việt Nam, không phân biệt ngành nghề, hình thức, tổ chức kinh doanh (gọi chung là cở
sở kinh doanh) và tổ chức, cá nhân có nhập khẩu hàng hoá chịu thuế GTGT (gọi chung là