Kinh nghiệm quản lý
thời gian trong công việc Quản lý thời gian chính là quản lý bản thân, nghĩa là làm cho những cam
kết của bản thân trở nên có tổ chức hơn, duy trì mức độ tập trung và sử
dụng thời gian của bạn sao cho có lợi nhất. Dưới đây là một số bí quyết
giúp bạn trở nên chủ động với thời gian của mình:
Duy trì danh sách công việc:
Tạo ra 1 danh sách công việc và tạo thói quen cập nhật nó thường xuyên.
Bao gồm những việc cần-làm-gấp và việc chưa-cần-làm-gấp để bạn sẽ
không bao giờ phải quên hay bỏ sót bất cứ việc gì. Mang theo bên mình
danh sách này, hoặc là lưu trong điện thoại hay sổ tay làm việc. Ngoài
ra, việc cần nhớ là hãy cụ thể hóa dự án hay nhiệm vụ phải làm bằng
những hành dộng cụ thể.
Xác định rõ thời gian:
Cần định rõ khung thời gian cho mỗi hành động và ngày hoàn tất. Nếu
thứ tự công việc phải làm không quan trọng thì bạn có thể hoàn tất được
việc nào đó khi phải lấp đầy khoảng thời gian trống bất ngờ. Chẳng hạn
như bạn có thể tra cứu thông tin trên internet tại văn phòng trong khi
phải chờ đợi một cuộc họp nào đấy.
Đề ra thời hạn cuối cùng và tôn trong chúng:
Hãy thực thế về việc đề ra hạn chót cho những công việc phải làm của
mình. Sự thật là bất cứ nhiệm vụ nào đều có thời lượng thực hiện của
riêng nó. Có bao giờ bạn để ý thấy rằng bạn thường hoàn tất những công
việc giấy tờ, phân nhiệm vụ và quyết định rất chớp nhoáng vào ngày
cuối cùng trước khi đi nghỉ mát đâu đó không? Dù là khi chạy nước rút,
chúng ta có khuynh hướng làm xong khá nhiều việc, nhưng sẽ bớt căng
thẳng hơn và chuyên nghiệp hơn nếu bạn đề ra và theo sát kế hoạch hành
động của mình.
Sử dụng thời gian thật khôn ngoan:

lịch và theo sát-bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Nếu sự hiện diện của bạn
thật sự không cần thiết lắm cho toàn bộ tiến trình cuộc họp hãy gặp riêng
cấp trên của bạn để xin phép dành thời gian làm những việc cần thiết
hơn.
Giữ vững tiến độ:
Trau dồi sắc bén các kỹ năng của bạn bằng cách luôn đảm nhận ít nhất 1
dự án công việc trong suốt thời gian. Thậm chí, 2-3 dự án sẽ tốt hơn nữa.
Làm nhiều việc cùng một lúc sẽ giúp cho tâm trí bạn luôn chủ động và
tầm nhìn của bạn sẽ sáng suốt.
Lựa chọn dự án một cách cần thận:
Phải bảo đảm rằng dự án bạn đảm nhận mang lại lợi ích cho công ty và
tận dụng hết được những kỹ năng của bạn. Có thể có nhiều lý do chính
đáng để từ chối đảm nhận thêm việc và những người làm việc chuyên
nghiệp thường biết cách nói “Không”. Hãy tự hỏi, “ Liệu dự án này có
giúp phát triển sự nghiệp của tôi?”, “Tôi có thể cam kết đủ thời gian để
hoàn thành nó đúng hạn?” Bạn sẽ được nhiều người nể trọng nếu biết
công tác với một đồng sự để kỹ năng làm việc của hai người có thể bổ
sung cho nhau hơn là bạn nhận thêm việc, tự đè nặng trách nhiệm thêm
trên vai trong khi sức lực và thời gian không cho phép dẫn đến quá tải.
Không trì hoãn:
Tâm lý muốn trì hoãn làm những việc mình không thích là thường tình ở
mỗi con người. Cần nhất là biết kết hợp và sắp xếp thời gian hợp lý cho
những việc ít thú vị. Vì dụ, nếu bạn không thích làm việc với những con
số, hãy làm việc đó đầu tiên vào buổi sáng khi bạn đang sảng khoái và sẽ
ít bị phân tâm nhất.
Tự thưởng:
Quản lý thời gian không hoàn toàn là quản lý công việc mà còn bao gồm
cả việc sắp xếp thời gian để thư giãn và nạp lại năng lượng cho bản thân.
Hãy lên kế hoạch tự thưởng cho mình mỗi khi hoàn thành 1việc nào đấy.
Cụ thể như thưởng cho mình 1 ly café khi bản báo cáo chi tiết kỹ thuật