Thực trạng công tác tổ chức hạch toán tiêu thụ và
xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH Nhật Minh
Quốc.
I/. Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh của
công ty.
1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Nhật Minh Quốc
Công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhật Minh Quốc ( tên giao dịch quốc tế là
Nhatminhquoc Co., LTD) là một đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu thuộc Bộ thơng
mại. Công ty đợc thành lập vào ngày 24/11/1993 với tên gọi là Công ty TNHH Thơng
mại Nhật Minh Quốc đến năm 2000 mới chính thức lấy tên: Công ty TNHH Nhật
Minh Quốc.
Công ty TNHH Nhật Minh Quốc có trụ sở chính đặt tại 32 Phố Phan Phù Tiên,
quận Đống Đa, Hà Nội. Công ty còn có các chi nhánh đặt tại Hải Phòng và Thành
Phố Hồ Chí Minh.
Công ty TNHH Nhật Minh Quốc là một doanh nghiệp t nhân, thực hiện chế độ
hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có t cách pháp nhân, có con dấu và đợc
mở tài khoản tại kho bạc nhà nớc và các Ngân hàng theo qui định của nhà nớc.
Số vốn pháp định của công ty là: 17.000.000.000
đ
. Hoạt động trong cơ chế thị
trờng, Công ty TNHH Nhật Minh Quốc đã nhanh chóng đổi mới phơng thức kinh
doanh cho phù hợp với điều kiện nền kinh tế thị trờng. Công tác nghiên cứu thị trờng
đợc coi trọng đặc biệt với sự mở rộng thị trờng ra các nớc nh Đức, Đài Loan...
Công ty luôn dùng đờng lối ngoại giao kiên trì mềm dẻo tận dụng mọi thời cơ,
không những quan tâm đến thị trờng ngoài nớc mà còn chú trọng phát triển thị trờng
trong nớc. Chính nhờ sự năng động đó mà công ty đã đứng vững trên thị trờng và
ngày càng phát triển mạnh. Doanh thu về tiêu thụ hàng hoá tăng dần theo các năm.
Đặc biệt, năm 1998 dù bị ảnh hởng của cuộc khủng hoảng tài chính trong khu vực và
thế giới nhng doanh thu về tiêu thụ hàng hoá của công ty vẫn vợt các năm trớc.
Tóm lại, Công ty TNHH Nhật Minh Quốc là một doanh nghiệp làm ăn có hiệu
quả. Công ty không những thực hiện tốt nghĩa vụ đối với nhà nớc mà còn đảm bảo tốt

nhiều mặt hàng và chủng loại phong phú, số lợng lớn. Vì vậy, việc có tiêu thụ đợc
hàng hoá hay không có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự sống còn của công ty.
Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận công ty đã áp dụng rất nhiều hình thức tiêu
thụ cả trong và ngoài nớc nh bán buôn, bán hàng xuất khẩu và hình thức nhận đại lý.
2.1 - Bán buôn:
Đặc trng của bán buôn là bán với số lợng lớn, nhng hàng hoá đợc bán vẫn nằm
trong lĩnh vực lu thông:
Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã đợc ký kết về
mặt chất lợng, chủng loại và các điều kiện khác thì phòng XNK của công ty lập hoá
đơn bán hàng. Hoá đơn đợc lập làm 3 liên (đặt giấy than viết một lần) một liên lu tại
cuống (có màu đen), liên hai (màu đỏ) giao cho ngời mua, liên ba (màu xanh) đa về
phòng kế toán để ghi sổ. Phòng XNK cũng có thể lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho,
loại hoá đơn này lập 3 hay 4 liên, sau đó chuyển cho kế toán trởng và thủ trởng đơn
vị ký duyệt đóng đấu. Trờng hợp thanh toán ngay thì hoá đơn kiêm phiếu xuất kho đ-
ợc chuyển đến cho thủ quỹ làm thủ tục tính tiền. Thu tiền xong thì thủ quỹ ký tên và
đóng dấu đã thanh toán vào tờ hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, liên 1 lu tại cuống, liên
2 giao cho ngời mua, liên 3 thủ kho giữ lại để ghi vào thẻ kho và ghi sổ kế toán. Liên
4 chỉ sử dụng lu hành nội bộ không có giá trị thanh toán và đi đờng
Trong phơng thức bán buôn có 2 hình thức:
- Bán buôn qua kho: Theo hình thức này, công ty xuất hàng từ kho giao trực tiếp cho
ngời mua do bên mua uỷ nhiệm đến nhận hàng trực tiếp. Ngời mua cầm hoá đơn
kiêm phiếu xuất kho do các phòng XNK lập đến kho để nhận hàng. Hàng hoá đợc
coi là tiêu thụ khi ngời mua đã nhận hàng và ký xác nhận trên hoá đơn kiêm phiếu
xuất kho việc thanh toán tiền hàng (bằng tiền mặt, ngân phiếu hay séc).
- Bán buôn vận chuyển thẳng (bán trực tiếp tại cảng): Công ty cử ngời ở phòng
kinh doanh đi cùng với ngời mua đến cảng để nhận hàng đa từ tầu xuống. Sau đó
chuyển giao hàng hoá tại cảng cho bên mua. Chứng từ bán hàng là hoá đơn bán hàng
do phòng XNK lập. Hàng hoá đợc coi là tiêu thụ ngay khi ngời mua nhận đủ hàng,
ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của công ty, việc thanh toán có thể là tiền mặt,
séc, ngân phiếu hoặc giấy nhận nợ của khách hàng.

chuyển trớc khi xuất trình chứng từ hay chứng từ đã xuất trình nhng cha thực hiện
thanh toán ). Chứng từ sẽ đợc gửi sang ngân hàng thông báo LC, ngân hàng này yêu
cầu ngời mua ký hối phiếu thanh toán tiền hàng đồng thời gửi tiền cho ngân hàng
nhận LC (VCB hoặc EIB) để thanh toán. Khi nhận đợc tiền ngân hàng VCB hoặc EIB
sẽ gửi giấy báo có về công ty.Đây cũng là khâu kết thúc quá trình xuất khẩu trực tiếp.
Xuất khẩu uỷ thác: Trong trờng hợp này công ty không phải tiến hành thu mua
hàng xuất khẩu mà chỉ làm đại lý bán hàng giao cho bên giao uỷ thác. Việc tìm bạn
hàng nớc ngoài có thể diễn ra theo hai cách.
- Thứ nhất: Giữa bên giao uỷ thác và bên nớc ngoài là khách hàng quen biết, bên giao
uỷ thác chỉ uỷ thác cho công ty xuất khẩu hộ.
- Thứ hai: Bên giao uỷ thác có nguồn hàng xuất khẩu nhng cha có thị trờng tiêu thụ, họ
nhờ Công ty TNHH Nhật Minh Quốc tìm thị trờng tiêu thụ mặt hàng đó. Nếu công ty
chấp nhận, hai bên sẽ ký hợp đồng uỷ thác xuất khẩu. Trình tự xuất khẩu hàng cũng
tơng tự nh xuất khẩu trực tiếp. Khi khách hàng thanh toán cho bên nhận uỷ thác tiền
thu về bán hàng, sau khi đã trừ hoa hồng đợc hởng, nếu bên uỷ thác yêu cầu công ty
có thể nộp thuế xuất khẩu hộ, thanh toán các phí trong quá trình xuất khẩu và thanh
toán phần còn lại cho bên giao uỷ thác.
Các phơng thức thanh toán xuất khẩu hàng hoá mà công ty thờng áp dụng là:
- Phơng thức nhờ thu: Là phơng thức mà ngời bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao
hàng đã ký phát hối phiếu đòi tiền ngời mua nhờ ngân hàng thu hộ số tiền ghi trên tờ
hối phiếu đó( hối phiếu Draft hay Bill of exchange là một tờ lệnh trả tiền vô
điều kiện của một ngời gọi là ngời ký phát để yêu cầu ngời này trả ngay hay trong
thời hạn ấn định số tiền ghi trên hối phiếu cho một ngời xác định là ngời hởng lợi)
Có hai loại nhờ thu : nhờ thu phiếu trơn và nhờ thu kèm chứng từ
a) Nhờ thu phiếu trơn (clean collection):
Ngời bán nhờ ngân hàng thu hộ tiền hối phiếu ở ngời mua nhng không kèm
theo điều kiện gì. Phơng thức thanh toán này không đảm bảo quyền lợi cho ngời
bán , vì việc thanh toán hoàn toàn phụ thuộc vào ngời mua ngân hàng chỉ dóng vai
trò ngời trung gian đơn thuần. Thờng dùng khi hai bên mua bán tin cậy lẫn nhau
hoặc cùng trong nội bộ một Công ty.

đốc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động về kết quả kinh doanh, giao nộp ngân sách,
đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.
Phó giám đốc phối hợp với kế toán trởng giúp việc trực tiếp cho giám đốc trong
công tác quản lý.
Phòng hành chính: thực hiện việc lập báo cáo, phối hợp với phòng kinh doanh
làm công tác điều tra thơng nhân, tiếp khách, lu trữ tài liệu, phân phát tài liệu giúp
giám đốc, đồng thời giải quyết các công việc tạpvụ khác.
Các chi nhánh: Công ty TNHH Nhật Minh Quốc có hai chi nhánh đại diện
Chi nhánh tại Hải Phòng: Chi nhánh này thực hiện công tác giao nhận hàng của
công ty, phối hợp với các phòng nghiệp vụ đảm bảo giao hàng chính xác, kịp thời,
góp phần tích cực thu hút khách hàng.
Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh: tiến hành các công việc mở rộng thị tr-
ờng, bám sát thị trờng nội địa khai thác nhu cầu tại chỗ, đẩy mạnh kim ngạch xuất
nhập khẩu.
Phòng Kế toán tài vụ: Có trách nhiệm tổ chức hạch toán kịp thời đầy đủ chính
xác toàn bộ hoạt động của công ty về mặt tài chính. Hạch toán chính xác toàn bộ kết
quả kinh doanh từng nghiệp vụ, tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty. Đảm bảo
cho việc quản lý tiền hàng, bảo toàn và phát triển vốn sao cho đáp ứng kịp thời hoạt
động sản xuất kinh doanh, sử dụng có hiệu quả tiền nhàn rỗi, quản lý chi tiêu chặt
chẽ, phục vụ thanh tra, kểm tra tốt.
Khối kinh doanh gồm các phòng ban sau
+ Phòng nghiệp vụ 1: Thực hiện công tác xuất khẩu
+ Phòng nghiệp vụ 2: Thực hiện công tác nhập khẩu
Phòng
hành chính
Các chi nhánh
Phòng
kế toán
Phòng
kinh doanh

(1)
(1)Sổ quỹ Sổ kế toán
chi tiết
Chứng từ
gốc
(6)(6)
(5)
(5)(3)
(3)
(4)
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
II/ Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ và xác định kết quả
tiêu thụ tại Công ty TNHH Nhật Minh Quốc
Để phản ánh tình hình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, phòng kế toán Công
ty TNHH Nhật Minh Quốc sử dụng các tài khoản sau:
TK511: Doanh thu tiêu thụ hàng hoá
TK1561: Chi phí thu mua
TK1562: Chi phi thu mua
TK157: Hàng gửi bán
TK131: Phải thu của ngời mua
TK331: Phải trả ngời bán
TK33311: Thuế GTGT phải nộp
TK632: Giá vốn hàng bán
TK641: Chi phí bán hàng
TK642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
TK911; Xác định kết quả kinh doanh

thì kế toán căn cứ vào giá bán lập hoá đơn GTGT gồm 3 liên: liên1 (lu), liên 2 (Giao
cho khách hàng), liên 3 (dùng để thanh toán).
Đồng thời căn cứ vào hoá đơn bán hàng, kế toán quỹ lập phiếu thu nh sau:
(phiếu thu phải có dấu của công ty mới có giá trị về mặt pháp lý).
Hoá đơn thuế GTGT và phiếu thu kế toán ghi chép vào
- Nhật ký sổ cái
- Sổ chi tiết giá vốn hàng bán
- Sổ tiền mặt
- Sổ theo dõi thuế GTGT
- Sổ chi tiết hàng hoá
- Sổ chi tiết bán hàng
1.2. Kế toán bán buôn qua kho
Trờng hợp này, hàng hoá đã về nhập kho của đơn vị khi bán hàng kế toán phải
lập hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) đồng thời viết lệnh xuất hàng giao cho bên
mua để bên mua đến kho nhận hàng.
Ví dụ: Ngày 26/10/2000 Công ty TNHH Nhật Minh Quốc ký kết hợp đồng với
công ty TNHH Long Tài nh sau:
Công ty Long Tài sẽ mua + 35 thùng gạch 20x25 (25407-A)
+ 306 thùng gạch 20x25 (52109-A)
+ 1009 thùng gạch 20x25 (52400-A)
Đơn giá của mỗi thùng là 57.386
đ

Trị giá bán là 77.471.100
đ
Thuế xuất GTGT là 10% -> 77.471.100
đ
x10% = 7.747.100
đ
(Đơn vị sẽ thanh toán bằng chuyển khoản sau 2 tháng nhận hàng