LÀM THẾ NÀO ĐỂ THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ ?
Là một sinh viên hay một cán bộ quản lý, bạn sẽ không thể tránh khỏi những
buổi báo cáo thuyết trình. Ngoài nội dung và chất lượng của công việc đã thực
hiện, một yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng đến kết quả chính là hình thức trình
bày của buổi báo cáo, thuyết trình đó. Bài viết này muốn chia sẻ một vài kinh
nghiệm để làm cho bài thuyết trình của bạn có hiệu quả hơn.
Trước hết, chúng ta cần phải lưu ý rằng đa số những người chứng kiến buổi báo
cáo là những người không tham gia vào quá trình làm việc trước đó nhưng lại có
nhu cầu cần biết về chúng. Trong số đó, ngoài một số người ham muốn hiểu biết
về lĩnh vực liên quan đến tên đề tài báo cáo, những người còn lại chứng kiến
buổi thuyết trình vì trách nhiệm của họ hoặc chỉ vì một sự tình cờ cũng như tò
mò. Do đó, để buổi thuyết trình thực sự có hiệu quả, điều cần phải làm là dẫn dắt
người nghe từ động lực đến sự thích thú. Việc này được thực hiện thông qua
hình thức ngoại hình và giọng nói của người trình bày, hình thức và cấu trúc của
bài giới thiệu.
Tùy theo tính chất quan trọng của buổi báo cáo mà báo cáo viên sử dụng trang
phục theo mức độ nghiêm túc của nó. Trang phục quá trịnh trọng hoặc sự trang
điểm cầu kỳ không phải lúc nào cũng đúng mực. Hình thức lịch sự nhưng đơn
giản, thoải mái sẽ giúp báo cáo viên thực sự tự tin, chủ động và tránh được sự
mất thiện cảm từ phía người tham dự. Một dạng hình thức khác của người trình
bày được người nghe lưu ý ấy ngay từ đầu chính là giọng nói. Tùy theo đề tài và
lĩnh vực, giọng nói có thể lên xuống truyền cảm khác nhau.
Tuy nhiên, một giọng nói với tốc độ vừa phải, phát âm rõ chữ và độ lớn đủ phủ
rộng không gian nơi trình bày sẽ dễ cuốn hút sự quan tâm của mọi người hơn.
Những người có giọng nói với âm vực quá cao hoặc quá thấp cần chú ý điều
chỉnh để vừa giúp người khác dễ nghe hơn (tai người nhạy nhất với âm thanh ở
tần số khoảng 5000Hz) vừa dễ chiếm được cảm tình của họ.
Hình thức của bài báo cáo (slide) là phần kế tiếp gây ấn tượng cho người theo
dõi. Một phần minh họa với những màu sắc dễ nhìn (từ góc nhìn của người theo
dõi), kích thước chữ vừa đủ sẽ tốt hơn một phần minh họa chi chít chữ viết với
đủ thứ màu sắc hay một màu duy nhất. Mỗi trang trình bày cần có tiêu đề và chỉ

cần có sự chuẩn bị hợp lý về hình thức ngoại hình và giọng nói của mình, hình
thức và cấu trúc bài giới thiệu. Điều chú ý cuối cùng là việc sử dụng từ ngữ phổ
biến, dễ hiểu để diễn đạt vấn đề.
Chúc các bạn thành công.
ThS Võ Nhật Vinh.
Ngoài ra, xin gửi tới các bạn loạt bài giới thiệu về Presentation (gồm 4 phần):
 Phần I: Giới thiệu.
 Phần II: Cách mở đầu và chuẩn bị.
 Phần III: Cách trình bày nội dung.
 Phàn IV: Kết thúc và trả lời câu hỏi.
PHẦN I
Trước khi bạn bắt đầu, có năm câu hỏi bạn cần trả lời. Ai là khán giả (người
tham dự) bài trình bày của bạn?
Bạn nên có kế hoạch trước để biết được vài điều về ngừơi tham dự như hiểu
biết của họ về chủ đề báo cáo của bạn. Nếu bạn hiểu người tham dự, bạn có thể
chọn phong cách nói và từ ngữ thích hợp. Bạn cũng sẽ quyết định cách trình bày
báo cáo và cách thức trình bày mở đầu liên quan và thú vị đến với nguời tham
dự.
Tại sao bạn phải trình bày báo cáo đó?
Bạn đang cố thứ gì đó cho một ai đó, thuyết phục ai làm điều gì, hoặc kể về 1
vấn dề gì đó? Điều gì bạn người tham dự nghĩ hoặc cảm nhận đuợc ở cuối bài
nói? Điièu gì sẽ sảy đến ở bước tiếp theo? Sự cần thiết của trình bày, hoặc sẽ
thích hợp hơn nếu viết báo cáo hoặc biên bản ghi nhớ?
Thời gian bài trình bày của bạn là bao nhiêu?
Bạn cần phải biết rõ bao nhiêu thông tin sẽ đuợc trình bày và tiết kiệm thời gian
cho phần câu hỏi và trả lời cuối thời gian báo cáo. Thông thường, bài trình bày
không nên kéo dài quá 30 phút. Nếu bạn trình bày kéo dài hơn, có khả năng cao
là người tham dự sẽ cảm thấy buồn ngủ.
Bạn sẽ trình bày ở đâu?
Hãy chắc chắn là bạn sẽ trình bày ở căn phòng đủ lớn có trang bị các thiết bị

PHẦN II Tổng quan
Sau khi bạn đưa ra lời phát biểu mở đầu, bạn nên giới thiệu sơ lược về bài
thuyết trình của mình. Bao gồm những gì bạn định nói và các chủ điểm bao trùm,
thời gian thuyết trình và cách bạn sẽ nắm bắt câu hỏi.
Ví dụ, bài thuyết trình của nhân viên bán hàng nến bắt đầu thế này: