THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG
2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Công ty cổ phần Thương mại xi măng là một doanh nghiệp
thương mại cổ phần có các chi nhánh nằm rải rác trên khắp địa bàn
phân công theo yêu cầu của Tổng Công ty công nghiệp xi măng Việt
Nam, vì thế nên Công ty cổ phần Thương mại xi măng áp dụng mô
hình kế toán vừa phân tán vừa tập trung để phù hợp với điều kiện kinh
doanh của Công ty. Các chi nhánh ở xa Công ty có nhiệm vụ tổ chức
quản lý kinh doanh ở đơn vị mình, công việc kế toán ở các chi nhánh
phải do các nhân viên kế toán các chi nhánh đó thực hiện và đến cuối
tháng tổng hợp tất cả số liệu gửi về phòng tài chính kế toán của Công
ty. Phòng tài chính kế toán của Công ty có nhiệm vụ thực hiện hạch
toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh của
Công ty. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu chung cho toàn Công ty
và lập báo cáo tài chính.
Phòng tài chính kế toán của Công ty gồm 9 người trong đó đứng
đầu là kế toán trưởng kiêm trưởng phòng; 1 kế toán phó; 1 kế toán
tổng hợp; 1 kế toán Đầu tư XDCB-SCL, TSCĐ, CCDC và kế toán
thuế; 1 kế toán ngân hàng và kế toán lương; 2 kế toán hàng hóa; 1 kế
toán Thanh toán vận tải, bốc xếp; 1 thủ quỹ.
Công ty có 6 phần hành kế toán và một bộ phận quỹ:
1
1
Kế toán trưởng
Bộ phận tổng hợp
Kế toán phó
KT ĐT-SCLTSCĐ BC thuế
KThàng mua KT vận chuyểnbốc xếp KT tiền mặt KT ngân hàng KTHàng bán
KTchi nhánh trung tâm
Sơ đồ 2-1

quản trị theo thời gian quy định, và theo yêu cầu quản lý của Công ty.
- Kế toán Đầu tư – Sửa chữa lớn, kế toán TSCĐ và kế toán thuế:
Trực tiếp theo dõi và hạch toán quản lý TSCĐ, CCDC tiến hành trích
khấu hao, phân bổ khấu hao, đánh giá lại giá trị TSCĐ.
Theo dõi tình hình thanh toán của Công ty cổ phần Thương mại xi
măng với Nhà nước về thuế và các khoản phải nộp khác thuộc trách
nhiệm nghĩa vụ của đơn vị.
- Kế toán vận chuyển, bốc xếp: Theo dõi hợp đồng vận chuyển
theo từng phương thức vận chuyển, từng loại hình vận chuyển và
từng loại xi măng về các địa bàn của Công ty. Các hình thức vận
chuyển bao gồm:
+ Vận chuyển hàng từ nhà máy.
+ Vận chuyển hàng từ kho, cảng.
+ Vận chuyển hàng từ đầu mối giao nhận.
Các phương tiện vận tải bao gồm: đường sắt, đường thuỷ, đường
bộ. Kế toán viên ở bộ phận này còn có nhiệm vụ theo dõi giá cước
vận chuyển và tình hình biến động về giá cả của cước vận chuyển.
4
4
- Kế toán hàng bán: Theo dõi quá trình bán hàng do các trưởng
ban kế toán tại các chi nhánh, cửa hàng gửi các chứng từ gốc lên
Công ty. Kế toán hạch toán chi tiết doanh thu, các khoản phải thu
khách hàng, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, chính xác của các chứng
từ mua hàng hoá trước khi ghi chép sổ sách kế toán. Kế toán cũng
lưu trữ toàn bộ hợp đồng, hoá đơn chứng từ có liên quan của từng
khách hàng mua hàng, cố gắng thu hồi công nợ nhanh để đảm bảo
vốn cho kinh doanh cho Công ty.
- Kế toán hàng mua: Theo dõi mọi quá trình mua hàng hạch toán
chi tiết các khoản phải trả cho nhà cung cấp. Kiểm tra tính hợp lý, hợp
pháp, chính xác của chứng từ mua hàng hoá trước khi ghi chép sổ

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai
thường xuyên.
6
6
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: tính giá theo phương pháp
giá thực tế đích danh. Tình hình nhập xuất hàng hoá xi măng được kế
toán theo dõi chi tiết theo từng lần phát sinh cả về số lượng và đơn
giá. Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Giá gốc của hàng tồn kho
mua ngoài bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi
phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các
chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Xác
định giá xuất kho từng loại hàng hóa theo giá thực tế của từng lần
nhập hàng, từng nguồn nhập cụ thể. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của
hàng tồn kho lớn hơn giá thị trường tại thời điểm cuối năm.
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: theo phương pháp
đường thẳng. Thời gian khấu hao được ước tính như sau:
+ Nhà cửa, vật kiến trúc: 10-50 năm.
+ Máy móc, thiết bị: 09-10 năm.
+ Thiết bị văn phòng: 03-08 năm.
+ Phương tiện vận tải: 07-10 năm.
2.2.2. Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty cổ phần
Thương mại xi măng
Công ty cổ phần Thương mại xi măng vận dụng chế độ chứng từ
kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban
hành ngày 20/03/2006.
Nội dung chứng từ kế toán bao gồm:
7
7
- Nhóm chứng từ về tiền mặt, gồm có: Giấy đề nghị thanh toán

- Ghi sổ.
- Lưu giữ và bảo quản chứng từ.
Sau đây là chi tiết trình tự luân chuyển các liên tại Công ty cổ
phần Thương mại xi măng:
*Liên 1: lưu tại quyển
*Liên 2: Trạm giao nhận ghi rõ không thanh toán cước vận
chuyển với Công ty. Liên này trạm giữ cuối tháng kèm theo bảng kê
gửi về phòng Thị Trường xi măng.
*Liên 3: Dùng thanh toán nội bộ là chứng từ kèm theo phiếu giao
nhận xi măng của các cửa hàng gửi về phòng Phòng kinh doanh xi
măng.
*Liên 4: Dùng thanh toán nội bộ là chứng từ kèm theo bảng kê
giao nhận xi măng tại các đầu mối giao nhận. Cuối ngày gửi về phòng
thị trường cập nhật theo dõi.
9
9
2.2.3. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản tại Công ty cổ phần Thương
mại xi măng
Công ty cổ phần Thương mại xi măng sử dụng hệ thống tài khoản
theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của
Bộ Tài chính và các thông tư bổ sung. Các tài khoản chi tiết được mở
theo yêu cầu quản lý của Công ty như đối với khách hàng, ngân hàng,
và các chi nhánh Công ty: TK 131, TK 112, TK 331, TK 111, TK 136….
Tuy nhiên, một số tài khoản Công ty không sử dụng do không phù hợp
với hoạt động kinh doanh của Công ty. Các tài khoản không sử dụng
bao gồm:
- TK 1122: Tiền gửi Ngân hàng-Ngoại tệ.
- TK 1123: Tiền gửi Ngân hàng-Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý.
- TK 161: Chi sự nghiệp.
- TK 158: Hàng hóa kho bảo thuế.

12
Hằng ngày, kế toán viên căn cứ vào chứng từ gốc được dùng làm
căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký
chung. Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào
sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ
Nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ chi tiết, và
các sổ nhật ký đặc biệt như Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký
bán hàng và Nhật ký mua hàng.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, từ số liệu phòng kế toán nhập
hàng ngày, phần mềm kế toán sẽ tự động tổng hợp số liệu để lập các
sổ như Sổ Cái, Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kế toán tổng hợp
đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng với số liệu ghi trên các Sổ Cái và
Bảng tổng hợp chi tiết thì từ các sổ này sẽ được dùng để lập Báo cáo
tài chính…
Phần mềm kế toán máy Fast Accounting 2006.f-R0108
Hiện nay, Công ty cổ phần Thương mại xi măng đang sử dụng
phần mềm kế toán máy Fast Accounting 2006.f-R0108 nhằm giảm
thiểu khối lượng công việc trong phòng kế toán. Với phần mềm kế
toán này, người sử dụng chỉ việc cập nhật các chứng từ, tài liệu gốc
ban đầu. Các khâu công việc ghi chép tổng hợp tiếp theo, chương
trình kế toán máy đã tự động tính toán, tổng hợp số liệu và kết xuất
tạo ra các báo cáo sổ sách báo cáo kế toán theo các biểu mẫu đã
được Nhà nước quy định, đồng thời kết xuất và cung cấp các thông tin
và các báo cáo phân tích quản trị phục vụ cho công tác quản lý và ban
giám đốc Công ty.
13
13
Nhờ áp dụng phần mềm kế toán máy với khả năng tập hợp tự
động của máy tính mà hai bộ phận kế toán chi tiết và tổng hợp được
thực hiện đồng thời giúp giảm thiểu khối lượng công việc đối với kế

Công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam và được sử dụng trong nội bộ
Công ty.
2.3. Đặc điểm vận dụng một số phần hành kế toán tại Công ty cổ phần
Thương mại xi măng
Công ty cổ phần Thương mại xi măng là doanh nghiệp thương
mại kinh doanh các mặt hàng xi măng là chủ yếu. Do đó, quan hệ
thanh toán là một yếu tố rất quan trọng trong hoạt động tài chính của
Công ty và cũng là cơ sở cho công tác quản lý tài chính kế toán của
Công ty. Việc đảm bảo hoạt động thanh toán được tiến hành một cách
chính xác, linh hoạt, hợp lý sẽ góp phần nâng cao khả năng thanh
toán và hiệu quả tài chính của Công ty, giúp ổn định và đảm bảo tình
hình tài chính của Công ty. Các hoạt động thanh toán quan trọng của
Công ty gồm:
16
16
- Kế toán thanh toán: gồm thanh toán với người bán và thanh
toán với người mua.
- Kế toán tiền gửi Ngân hàng.
2.3.1. Đặc điểm kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi
măng
2.3.1.1. Đặc điểm các hoạt động thanh toán tại Công ty cổ phần Thương
mại xi măng
- Công ty cổ phần Thương mại xi măng kinh doanh chủ yếu là các
mặt hàng xi măng. Công ty mua xi măng từ sáu công ty xi măng trực
thuộc Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam, đó là: xi măng
Hoàng Thạch, xi măng Bỉm Sơn, xi măng Bút Sơn, xi măng Hoàng
Mai, xi măng Hải Phòng và xi măng Tam Điệp. Công ty thường thanh
toán theo hình thức trả chậm, tùy thuộc vào mối quan hệ và tùy điều
kiện mà Công ty có những thỏa thuận đối với từng Công ty cung cấp
xi măng thông qua các hợp đồng kinh tế.

18
- Công ty bán xi măng cho các Công ty khách hàng như: Công ty
Vinaconex, Công ty xây dựng số 3, Công ty xây dựng số 5, Công ty
xây dựng số 10,… thông qua văn phòng Công ty, các chi nhánh trung
tâm trực thuộc Công ty. Công ty hiện nay có hai hình thức bán hàng là
bán buôn hoặc bán lẻ xi măng tại các chi nhánh, các trung tâm, các
cửa hàng và đại lý của Công ty. Lưu chuyển hàng hóa bán buôn được
thực hiện theo hai hình thức: bán buôn qua kho và bán buôn vận
chuyển thẳng. Trường hợp xi măng được bán ký gửi thông qua đại lý,
Công ty tính tiền hoa hồng trả cho đại lý. Do đó tài khoản 131- Phải
thu khách hàng thường có số dư bên Nợ, tuy nhiên cũng có một số
trường hợp phát sinh bên Có do khách hàng ứng trước tiền hàng. Tuy
nhiên, để thuận tiện cho việc hạch toán, tất cả khoản phải thu của
Công ty dù được thanh toán ngay hay thanh toán chậm đều được
chuyển sang bên Nợ TK 131, sau đó sẽ được hạch toán Nợ TK 111
hoặc TK 112 và Có TK 131. Công ty thường thanh toán với người mua
hàng bằng tiền mặt (với số lượng xi măng có giá trị nhỏ) và tiền gửi
Ngân hàng (với số lượng xi măng có giá trị lớn) dựa trên hợp đồng
cung cấp hàng hóa dịch vụ và có chính sách thanh toán riêng đối với
từng khách hàng. Tổng công ty có các văn bản quy định cho Công ty
về thời hạn thanh toán với khách hàng, không được để tình trạng nợ
của khách hàng là quá lâu dẫn tới nợ khó đòi. Thông thường thời gian
khách hàng thanh toán tiền là trả chậm sau 25 ngày kể từ ngày Công
ty giao hàng và Công ty không có chiết khấu thương mại hay chiết
khấu thanh toán cho người mua và không có hàng bán bị trả lại.
19
19
- Ngoài các khoản phải thu phát sinh từ việc bán xi măng cho các
công ty, tổ chức, cá nhân Công ty còn khoản thu từ các doanh nghiệp
thuộc nội bộ Tổng công ty như: Phải thu do chi cước vận chuyển xi