THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP DƯỢC
PHẨM 120
So sánh với lý luận chung về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp đã trình bày
ở phần I, thực trạng tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120 có gì giống và
khác? Muốn vậy, trước hết cần phải nắm bắt được những đặc điểm cơ bản nhất về
Xí nghiệp, bắt đầu từ quá trình hình thành phát triển cho đến cách thức tổ chức sản
xuất và tổ chức quản lý của Xí nghiệp.
Xí nghiệp Dược phẩm 120 là một đơn vị kinh tế quốc phòng thuộc ngành Hậu
cần quân đội, trực thuộc Tổng Công ty Dược phẩm và trang thiết bị y tế quân đội.
Xí nghiệp được thành lập vào ngày 1/5/1973 theo Quyết định số 100/QĐ-CQY
ngày 15 tháng 4 năm 1973 của Cục Quân y với tên gọi ban đầu là Xưởng XY2.
Trải qua gần 30 năm xây dựng và trưởng thành, cùng với nhiều biến động của
xã hội từ khi thành lập cho đến nay, các thế hệ cán bộ, công nhân viên của Xí
nghiệp đã không ngừng phấn đấu vươn lên, lao động hết mình để duy trì hoạt động
sản xuất các loại thuốc chữa bệnh phục vụ quân đội và nhân dân cả nước. Với sự
năng động và sáng tạo của mình, Xí nghiệp đã phát triển lớn mạnh về mọi mặt cả
chiều rộng lẫn chiều sâu.
Trong những năm kháng chiến chống Mỹ cứu nước, nhiệm vụ chính của đơn
vị là nhanh chóng củng cố lực lượng, bắt tay vào sản xuất các loại thuốc phục vụ
chiến trường. Xưởng XY2 đã góp phần không nhỏ làm nên những thắng lợi vẻ
vang của quân đội. Từ sau giải phóng đến năm 1981, sản phẩm của Xưởng chủ yếu
vẫn là các loại thuốc phục vụ đơn vị, bệnh viện trong quân đội dưới sự chỉ đạo và
cung cấp vật liệu của Cục Quân y.
Tháng 7/1981, Đảng uỷ Cục Quân y quyết định đổi tên Xưởng XY2 thành Xí
nghiệp Dược phẩm 120. Ngày 7/5/1992, theo Quyết định 338/HĐBT, Xí nghiệp
chính thức được công nhận là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập theo
cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước.
Là một doanh nghiệp ra đời trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam mới xoá bỏ
cơ chế bao cấp, chuyển sang cơ chế thị trường Xí nghiệp Dược phẩm 120 đang
phải đương đầu với những khó khăn không nhỏ về vật chất lẫn những tác động xấu
của quy luật cạnh tranh gay gắt. Nhưng, với ý chí quyết tâm của mình, lãnh đạo Xí

trong hệ thống ngành Công nghiệp Dược ở Việt Nam cũng như tính đúng đắn và
năng động sáng tạo của đội ngũ lãnh đạo, của toàn thể cán bộ công nhân viên trong
Xí nghiệp từ khi ra đời cho đến nay.
Vừa là một doanh nghiệp trong đội hình thống nhất của Tổng Công ty vừa là
Viện bào chế độc lập, có nhiệm vụ bào chế thuốc ở quy mô công nghiệp, sản phẩm
chính của Xí nghiệp là những hàng hoá đặc biệt, liên quan trực tiếp tới hiệu lực của
công tác điều trị, phòng bệnh; tới sinh mạng và sức khoẻ của con người. Xí nghiệp
phải trực tiếp tổ chức triển khai quản lý kỹ thuật bào chế, quản lý chất lượng và
hoàn toàn chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm của mình. Do những đặc thù
như vậy, Xí nghiệp vừa phải chấp hành nghiêm chỉnh nguyên tắc tổ chức sản xuất
kinh doanh, nguyên tắc hạch toán vừa phải chấp hành triệt để các quy định rất chặt
chẽ về mặt chuyên ngành, nhất là quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm.
Sản phẩm của Xí nghiệp được kết tinh dưới hai dạng chủ yếu là thuốc viên
(dạng viên nén hoặc viên nang) và thuốc tiêm dưới dạng ống. Do tính chất sản
phẩm kích thước nhỏ, trải qua nhiều công đoạn chế biến tương đối ngắn nên quy
trình sản xuất tại các phân xưởng là hàng loạt, sản xuất xong mặt hàng này mới
quay sang sản xuất mặt hàng tiếp theo.
Hai loại sản phẩm nêu trên có những đặc thù riêng về mặt chuyên ngành nên
quy trình sản xuất chúng hoàn toàn khác biệt.
Sơ đồ 5: Quy trình công nghệ
sản xuất thuốc viên
Sơ đồ 6: Quy trình công nghệ
sản xuất thuốc tiêm
Ngoài ra, do đặc thù riêng của sản phẩm dược, việc đóng gói bao bì vô cùng
quan trọng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng, thời gian bảo quản, mẫu mã
sản phẩm, do đó, Xí nghiệp Dược phẩm 120 thực hiện một quy trình sản xuất bao
bì riêng. Các hộp, bìa mua về theo kích cỡ đã đặt được in ấn các nội dung cần thiết
Nguyên liệu và
tá dược
Soi sp

 Phân xưởng thuốc viên: chuyên sản xuất các loại thuốc viên dưới dạng
viên nén rời đóng lọ, viên nén đóng vỉ và viên con nhộng đóng vỉ Hiện
nay, phân xưởng lắp đặt 2 dây chuyền sản xuất: dây chuyền sản xuất viên
nén và dây chuyền đóng nang (viên con nhộng).
 Phân xưởng thuốc tiêm: chuyên sản xuất các loại thuốc dưới dạng dung
dịch. Sản phẩm của phân xưởng này được đóng gói theo thể thức 1kg x
140hộp x 10ống. Để phục vụ sản xuất, phân xưởng cũng được lắp đặt hai
dây chuyền sản xuất là dây chuyền ống 1ml nhọn, bằng đáy và dây chuyền
ống 2ml, 5ml và 10ml.
 Phân xưởng sản xuất bao bì: có nhiệm vụ trọng yếu là hoàn thiện bao bì
trước khi đóng gói: dán túi, đóng vỏ hộp, thùng bằng bìa và bìa cát-tông.
Để thuận lợi cho việc theo dõi sản xuất, mỗi phân xưởng lại được tổ chức
thành các tổ, mỗi tổ có một nhiệm vụ chuyên môn riêng. Phân xưởng thuốc viên
gồm: tổ pha chế, tổ dập viên, tổ trình bày và tổ kiểm nghiệm. Phân xưởng thuốc
tiêm gồm: tổ pha chế, tổ đóng ống, hàn ống và tổ kiểm nghiệm.
Các thành viên trong phân xưởng gồm có:
 Quản đốc: là người đứng đầu phân xưởng, có trách nhiệm điều hành và
quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất tại phân xưởng.
Quản đốc nhận lệnh sản xuất từ giám đốc hoặc phó giám đốc, tiếp
nhận chứng từ kế toán liên quan sản xuất từ phòng Kế hoạch và tập hợp
chứng từ xác nhận lao động gửi lên phòng Tài chính.
 Phó quản đốc: có vai trò quan trọng trong việc đôn đốc và theo dõi quá
trình làm việc của công nhân đồng thời là người giúp việc cho quản đốc,
đặc biệt trong công việc quản lý tài sản trong phân xưởng.
 Kỹ thuật viên: có nhiệm vụ kiểm tra, hướng dẫn quy trình sản xuất thành
phẩm và bán thành phẩm ngay tại phân xưởng theo yêu cầu của phòng Kỹ
thuật.
Kỹ thuật viên cũng là người tham gia lập và hoàn thành chứng từ, xác
nhận tiêu chuẩn kỹ thuật của vật tư, sản phẩm, hàng hoá.
 Công nhân: là những người lao động trực tiếp làm ra sản phẩm và là một

KINH DOANH
PHÓ GI MÁ
ĐỐC
PHÒNG
H NHÀ
CH NHÍ
BAN
THỊ
TRƯỜNG
PHÒNG
KẾ
HOẠCH
PHÒNG
T IÀ
CH NHÍ
PHÒNG
KIỂM
NGHIỆM
PHÒNG
KỸ
THUẬT
 Phó giám đốc: là người giúp giám đốc điều hành mọi hoạt động trong Xí
nghiệp, vừa có nghĩa vụ hoàn thành tốt các công việc giám đốc giao vừa có
quyền bàn bạc, góp ý kiến nhằm đẩy mạnh hoạt động sản xuất.
Phó giám đốc trong một số trường hợp có toàn quyền quyết định phê
chuẩn việc lập và theo dõi công tác luân chuyển các chứng từ, đặc biệt
chứng từ vật tư (sản phẩm, hàng hóa) nhằm xúc tiến kế hoạch sản xuất và rút
ngắn chu kỳ tuần hoàn vốn.
 Phòng Hành chính: được thành lập để bảo đảm hoạt dộng cho Xí nghiệp
trong công tác hành chính hậu cần như văn thư, lễ tân, tiếp khách làm việc,

tiếp nhận chứng từ từ phòng, ban, bộ phần khác và từ bên ngoài đơn vị, rồi
luân chuyển đến nơi có liên quan vừa là nơi cuối cùng tập hợp tất cả chứng
từ để tiến hành phân loại, ghi chép, bảo quản, lưu trữ nhằm theo dõi, tổng
hợp và kiểm tra tình hình tài chính.
 Phòng Kiểm nghiệm: có nhiệm vụ thực hiện chức năng kiểm tra phân tích
chất lượng nguyên vật liệu trước khi sản xuất, bán thành phẩm và thành
phẩm sau khi sản xuất.
Cán bộ phòng Kiểm nghiệm có nghĩa vụ bảo đảm việc hình thành trọn
bộ chứng từ cho một đối tượng quản lý hay nghiệp vụ kinh tế bằng cách lập
và xác nhận các chứng từ kiểm nghiệm chất lượng, tạo điều kiện cho công
tác luân chuyển chứng từ diễn ra đúng quy trình và hợp lệ.
 Phòng Kỹ thuật: tính toán các định mức tiêu hao vật liệu, tổ chức nghiên
cứu chế ra các sản phẩm mới đáp ứng yêu cầu mở rộng sản xuất, đồng thời
hướng dẫn xây dựng cũng như theo dõi toàn bộ quy trình sản xuất sản
phẩm.
Công tác quản lý tài chính được phòng thực hiện gián tiếp thông qua tổ
chức hợp lý yêu cầu và cách thức chế tạo sản phẩm, một yêu tố đầu ra của
quy trình sản xuất tác động trực tiếp đến tiêu thụ và kết quả tiêu thụ của
đơn vị.
 Ban Chính trị: có nhiệm vụ chỉ đạo công tác Đảng, công tác Đoàn thanh
niên, Hội phụ nữ, Công đoàn, các hoạt động an ninh trật tự, văn hoá văn
nghệ trong toàn Xí nghiệp.
Bất cứ hoạt động gì cũng phải cần đến kinh phí cho nên với quyền hạn
và nghĩa vụ của mình, ban Chính trị còn có nghĩa vụ tham gia quản lý thu-chi
tài chính trong phạm vi hoạt động của mình, chứng thực cho các chứng từ đã
lập và luân chuyển đến phòng Tài chính.
Như vậy, mỗi phòng ban trong Xí nghiệp có quyền hạn nghĩa vụ rõ ràng
nhưng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, xuyên suốt từ trên xuống dưới, bảo
đảm tính liên tục, phù hợp của quy trình luân chuyển chứng từ, sổ sách, vừa bảo
đảm nguyên tắc "bất kiêm nhiệm" mà vẫn tránh sự lãng phí về nhân lực, vật lực.

chính, phần mềm đã được thiết kế phục vụ chủ yếu cho hình thức này và phù hợp
quy trình chung của cách tổ chức sổ theo hình thức "Chứng từ-ghi sổ". Sổ sách và
báo cáo được thiết kế và hoàn thiện tự động trên máy, sau đó in ra giấy.
Sơ đồ 8 : Trình tự kế toán máy tại Xí nghiệp Dược phẩm 120
Ghi
hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp được chia thành các phần hành, mỗi
phần hành cụ thể hoá khối lượng công tác kế toán cho một đối tượng cụ thể. Hiện
tại, kế toán Xí nghiệp có các phần hành sau:
 Kế toán tài sản cố định
 Kế toán vật tư
 Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội
 Kế toán thanh toán
 Kế toán giá thành
 Kế toán tổng hợp
Chứng từ
Xử lý chứng Sổ quỹ
Các phần Sổ chi
Bảng tổng hợp
Sổ tổng hợp
Báo cáo
Phần mềm trên máy tính cũng được thiết kế các phần hành tương ứng để phù
hợp với công tác kế toán của Xí nghiệp. Mặc dù vậy, muốn tổ chức phần lớn công
tác kế toán trên máy trước hết vẫn phải tổ chức sao cho phù hợp với đặc điểm đối
tượng được tổ chức và yêu cầu của quản lý đối với nhiệm vụ của tổ chức.
Sản phẩm của Xí nghiệp là các loại thuốc tân dược có đặc tính đặc biệt, có
ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống, sức khoẻ của con người, giá bán lại ít biến động
trên thị trường. Do vậy, số lượng, chất lượng của yếu tố đầu vào cũng như yếu tố

yêu cầu sử dụng và quản lý. Tài sản cố định được phân loại theo từng phân xưởng,
từng tổ sản xuất...; thành phẩm được phân loại theo công dụng và hình thái vật
chất; các nghiệp vụ thanh toán được phân loại theo hình thức thanh toán là tiền
mặt, séc, tiền gửi ngân hàng hay trả chậm...Riêng vật liệu của Xí nghiệp chủng loại
nhiều, thành phần phong phú, lại có thêm nhiều chất phụ gia khác, tính chất lý hoá
rất khác nhau, do đó việc phân loại vật liệu tại Xí nghiệp được tiến hành dựa trên
tính chất và vai trò từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất. Dựa vào tiêu thức
này, vật liệu của Xí nghiệp được phân chia làm 5 loại:
Vật liệu chính: gồm những loại hoá chất cấu thành nên thực thể sản phẩm là
các loại thuốc phòng chữa bệnh như: Ampixicilline, Erythromycin, Atropin,
Novocain, Lidocain...

Trích đoạn BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH

---