Nhiễu thông tin trong cuộc họp
Chức năng của các cuộc họp ban là truyền đạt thông tin và phát ngôn về
những kế hoạch của công ty. Nhưng đôi khi các cuộc họp này bị nhiễu thông
tin hơn là thực hiện tốt chức năng của nó? Tại sao lại như vậy?

Chức năng của các phòng ban là nhằm giúp các thành viên tiếp cận được
nhiều thông tin về nhau, khi những ban này không thực hiện đầy đủ chức
năng của mình đã gây ra không ít vấn đề. Tôi đã quan sát các cuộc họp ban
của 1/5 số công ty của Mỹ và có những cuộc phỏng vấn lãnh đạo để hiểu tại
sao chức năng thông báo thông tin và phát ngôn của các phòng ban lại bị sao
lãng.
Có hai trở ngại lớn làm nhiễu nguồn thông tin từ phía các nhà lãnh đạo.
Thứ nhất, mặc dù một cuộc họp ban được coi như cuộc họp của một nhóm
người, nhưng thực chất cuộc họp này chỉ có hai nhóm: giám đốc và quản lý.
Theo như quan sát, các giám đốc chỉ dành 15% thời gian họp để làm công
việc tương tác, còn lại là dành cho những nhà quản lý cấp dưới. Chính vì
vậy, cách họ tiếp nhận thông tin, tiếp thu ý kiến của những người khác cũng
không mang tính trực tiếp và chỉ mang tính chọn lọc, không đầy đủ.
Thứ hai, lãnh đạo giữ trọng trách kép rất khó khăn: giám sát và cố vấn. Họ
quản lý những vấn đề vĩ mô và bảo đảm sự đồng thuận khi thực hiện việc
quản lý chiến lược. Họ có những bước đi thận trọng, bởi họ đang đảm bảo
vai trò của hai vị trí và phải hợp tác với nhau trong việc thực hiện chúng.
Bởi vì sự đóng góp của những nhà quản lý có thể bị mọi người xem là họ
đang phân quyền hơn là tiến hành một trong hai chức năng, chính điều này
khiến cho việc truyền đạt thông tin có tính chất mở của những nhà quản lý –
tư vấn này bị gượng ép. Tôi nhận thấy rằng, nhiều lãnh đạo đưa ra những lời
chỉ trích dè dặt về những ý kiến đe dọa sự cân bằng giữa hai chức năng mà
họ đang đảm nhận, thậm chí là không đưa ra nhận xét gì để tránh mâu thuẫn.
Hai nguyên nhân trên dẫn đến tình trạng lãnh đạo thường không đề cập tới
vấn đề đặt và định quyền hạn trong các buổi họp ban mà để đến khi cuộc
họp kết thúc vì khi đó vấn đề này được bàn bạc dễ dàng hơn, hiệu quả và an

Họ sẽ phải hỏi các giám đốc để làm sáng tỏ những vấn đề còn vướng mắc,
bên cạnh đó cũng đưa ra cho những nhà giám đốc cả cơ hội cũng như sự
đồng ý để thể hiện sự đối lập của mình, cũng như những quan điểm trái
ngược.
Một số nhà lãnh đạo đã thăm dò ý kiến theo từng thời kỳ của những giám
đốc để buộc họ phải tìm hiểu sâu hơn về một số lĩnh vực nằm ngoài chuyên
môn của bản thân, bằng cách này giúp họ hiểu sâu sắc về nhiều mặt, cũng
như rút ra những bài học cho chính mình.
Và cuối cùng, việc lãnh đạo tích cực trong cuộc họp sẽ đưa ra được những
giải pháp cho các cuộc thảo luận cho dù có nhiều ý kiến trái chiều, hơn hết là
tránh cho ban đoàn thể thấy ngại ngần vì sẽ có những cuộc tranh cãi đầy
mâu thuẫn ở những buổi họp tiếp theo.