41
CHѬѪNG 3. PHҤM VI HOҤT ĈӜNG CӪA DӴ ÁN

MӨC ĈÍCH
- HiӇu ÿѭӧc tҫm quan trӑng cӫa công tác quҧn lý phҥm vi hoҥt ÿӝng cӫa dӵ án.
- HiӇu ÿѭӧc qui trình quҧn lý phҥm vi.
GIӞI THIӊU CHUNG
a) QL Phҥm vi là gì ?
- Phҥm vi (Scope) là mӝt danh sách tҩt cҧ nhӳng gì dӵ án phҧi làm (và cNJng có thӇ là mӝt
danh sách tҩt cҧ nhӳng ÿiӅu mà dӵ án không phҧi làm). Dӵ án phҧi có mӝt phҥm vi ÿѭӧc
viӃt ra rõ ràng, nӃu không dӵ án sӁ không bao giӡ kӃt thúc.
- Các kӃt quҧ chuyӇn giao (Deliverables) là nhӳng sҧn phҭm cӫa dӵ án mà sӁ chuyӇn
giao: nhѭ là phҫn cӭng, phҫn mӅm (mua hoһc phát triӇn), bҧo hành, tài liӋu, ÿào tҥo và
phѭѫng
thӭc chuyӇn giao.
- Nhóm dӵ án và các bên liên quan (Stakeholders) phҧi cùng hiӇu nhӳng sҧn phҭm nào
ÿѭӧc tҥo ra nhѭ là kӃt quҧ cӫa dӵ án và chúng ÿѭӧc tҥo ra nhѭ thӃ nào.
b) Qui trình quҧn lý phҥm vi
- Khӣi thҧo: Bҳt ÿҫu mӝt dӵ án hoһc chuyӇn tiӃp sang giai ÿoҥn tiӃp theo.
- Lұp kӃ hoҥch phҥm vi: phát tri
Ӈn các tài liӋu nhҵm
cung cҩp nӅn tҧng cho các quyӃt ÿӏnh
vӅ dӵ án trong tѭѫng lai
- Xác ÿӏnh phҥm vi: chia nhӓ các sҧn phҭm trung gian cӫa dӵ án thành các thành phҫn nhӓ
hѫn, dӉ quҧn lý hѫn
- KiӇm tra phҥm vi: hӧp thӭc hóa viӋc chҩp nhұn phҥm vi cӫa dӵ án
- ĈiӅu khiӇn thay ÿәi phҥm vi: ÿiӅu khiӇn nhӳng thay ÿәi c
ӫa phҥm vi dӵ án.

NӜI DUNG

Ví dө:
Phong là giám ÿӕc dӵ án phát triӇn Web mà nhà tài trӧ bҳt buӝc hoàn thành trong ba tháng.
Anh biӃt là có thӇ hoàn tҩt dӵ án trong khoҧng thӡi gian ÿó vì anh ÿã có các nguӗn lӵc có giá trӏ là
các lұp trình viên Java cao cҩp trong nhóm. ĈӇ bҧo vӋ bҧn thân mình tránh nhӳng mҩt mát có thӇ
xҧy ra cӫa các nguӗn lӵc này, anh ÿã thông báo nhӳng rӫi ro trong tài liӋu phҥm vi và tính ÿӃn
mӝt dӵ phòng, cҧnh báo cho nhà tài trӧ tiӅm năng phҧi chi phí thêm tiӅn cho các nguӗ
n lӵc kӻ
năng ÿӇ ÿѭa dӵ án ÿӃn ÿúng thӡi gian và chҩt lѭӧng theo lý thuyӃt.

Tam giác thép trog IT
- Ĉӏnh nghƭa
- Ĉàm phán thoҧ hiӋp
- Sӵ tѭѫng tӵ
Có lӁ mӝt trong nhӳng sai lҫm thѭӡng gһp là bҥn có thӇ làm nhiӅu hѫn, ÿѭӧc ít hѫn. NhiӅu
giám ÿӕc dӵ án công nghӋ thông tin theo bҧn năng biӃt rҵng thành ngӳ ÿѭӧc sӱ dөng thái quá này

43
hiӇn nhiên là sai nhѭng có thӇ thiӃu mô hình trí tuӋ ÿӇ vҥch trҫn nó. Mô hình này xây dӵng trên
nhӳng hҥn chӃ quҧn lý dӵ án thông thѭӡng cӫa ràng buӝc tam giác và sӱ dөng nguyên lý hình hӑc
ÿѫn giҧn ÿӇ thӇ hiӋn bҧn chҩt mӕi quan hӋ thoҧ hiӋp thұt sӵ giӳa phҥm vi dӵ án và thӡi gian,
nguӗn lӵc cNJng nhѭ phѭѫng trình chҩt lѭӧng. Mô hình nhѭ vұy ÿѭӧc gӑi là “Tam giác thép trong
IT” bӣi vì nó không thӇ bӏ bҿ cong ha
y xoҳn lҥi do lұp luұn kém hay mѫ tѭӣng.
Ĉӏnh nghƭa:
Tam giác thép là tiӅn ÿӅ quҧn lý dӵ án công nghӋ thông tin phát biӇu rҵng ba ràng buӝc
chính trong dӵ án bát kǤ là thӡi gian, nguӗn lӵc và chҩt lѭӧng và thay ÿәi trong mӕi ràng buӝc
kéo theo sӵ thay ÿәi trong hai ràng buӝc còn lҥi hoһc phҥm vi dӵ án ÿӇ tҥo nên sӵ khác biӋt. Ràng
buӝc duy nhҩt ÿӕi vӟi quҧn lý dӵ án công nghӋ thông tin là nguӗn lӵc so vӟi chi phí. Các nguӗn
lӵc kӻ năng cҫn cho dӵ án
cNJng nhѭ cѫ sӣ vұt chҩt và vӕn cҫn ÿӃn phӭc tҥp hѫn nhiӅu so vӟi

chҩt lѭӧng. Dӵ án này sӁ thҩt bҥi, tuy nhiên chúng ta hãy sӱ dөng tam giác thép ÿѭӧc dung ÿӇ ÿѭa
nó ÿӃn trҥng thái cân bҵng.
-
Thӡi gian: 20 ngày nghiӋp vө hoһc 30 ngày dѭѫng lӏch.
- Nguӗn lӵc: HiӃu là nguӗn lӵc duy nhҩt cho dӵ án vi mô này.
- Chҩt lѭӧng: Mӛi máy tính xách tay phҧi giӕng y hӋt nhѭ máy tính ÿӇ bàn hiӋn tҥi.

44

Hình 3.2: Tam giác thép thiӃu cân bҵng
ĈӇ ÿiӅu hoà sӵ khác nhau này, ÿӝi quҧn lý có ba lӵa chӑn:
- Thӡi gian: Thӡi hҥn cuӕi cùng cho dӵ án có thӇ ÿѭӧc kéo dài ÿӇ phù hӧp vӟi 50 ngày mà
HiӃu yêu cҫu.
- Nguôn lӵc: Có thӇ thêm vào dӵ án ngѭӡi thӭ hai hoһc HiӃu có thӇ ÿѭӧc cung cҩp tiӅn cҫn
ÿӇ mua mӝt công cө tѭӣng tѭӧng cho phép anh ta thӵc hiӋn 5 máy tính xách tay mӛi ngày.
- Chҩt lѭӧng/ Tính nă
ng: Ngѭӡi bán
hàng phҧi làm lҥi nhӳng cài ÿһt cá nhân cӫa hӑ. Không
có lӵa chӑn ÿúng hay sai. ĈiӅu duy nhҩt không thӇ thӵc hiӋn ÿѭӧc là làm trái tam giác
thép và chҷng làm gì cҧ.
Ma trұn trách nhiӋm:
Rҩt phә biӃn vӟi các dӵ án bao gӗm các nhà cung cҩp lӟn và các ÿӕi tác chiӃn lѭӧc có thӇ
biӃt rҩt ít vӅ nhau. Có thӇ rҩt khó ÿӇ hiӇu rõ xem ai ÿang thӵc hiӋn cái gì và có thӇ dүn ÿӃn nhӳng
hiӇu lҫm
và nhӳng sai lҫm tai hҥi. Xác ÿӏnh chҳc chҳn ai là ngѭӡi liên quan, hӑ ÿóng vai trò gì và
ngѭӡi có quyӅn ÿӕi vӟi nhӳng thӭ quyӃt ÿӏnh tӟi thành công cӫa mӝt dӵ án công nghӋ thông tin
bҩt kǤ.
Ĉӏnh nghƭa:
Ma tr̵n trách nhi͏m là tài liӋu quҧn lý dӵ án xác ÿӏnh xem ai là ngѭӡi liên quan ÿӃn dӵ án
và mӛi bên chӏu trách nhiӋm vӅ nhӳng hoҥt ÿӝng chӫ yӃu nào. Tài liӋu dӵ ÿӏnh thӵc h

Sҧn xuҩt bҧng cҳm
S A P P
Thӱ nghiӋm bҧng cҳm
S P A P
Sҳp xӃp các yӃu tӕ
S P P A P
Tұp hӧp
S P A
P= Ngѭӡi tham gia A= Chӏu trách nhiӋm S= Ký kӃt hoàn tҩt yêu cҫu
Bҧng 3.1: Ma trұn gán trách nhiӋm
Tính tăng trѭӣng dӵ án
ViӋn quҧn lý dӵ án cӫa Mӻ xác lұp mӝt ÿӏnh nghƭa dӵ án trong khung kiӃn thӭc quҧn lý dӵ
án (PMBOK). Tuy nhiên trong ÿӏnh nghƭa này có mӝt phҥm vi dӵ án rӝng, thay ÿәi lӟn vӅ quy mô
và tính phӭc tҥp cӫa chúng. Giám ÿӕc công nghӋ thông tin phҧi giҧi quyӃt mӑi thӭ t
ӯ lúc khánh
thành văn ph
òng chi nhánh mӟi cho tӟi viӋc triӇn khai hӋ thӕng quҧn lý chuӛi cung cҩp trong ba
năm và mӑi thӭ giӳa hai quá trình ÿó. HiӇu rõ cách phân loҥi quy mô dӵ án có thӇ giúp bҥn thҧo
ra mӝt quy ÿӏnh phҥm vi hiӋu quҧ hѫn.
Ĉӏnh Nghƭa:
Theo mөc ÿích lұp kӃ hoҥch, các dӵ án có thӇ phân loҥi nhѭ sau:
- Thêm/ChuyӇn/thay ÿәi dӵ án (ÿӕi vӟi các dӵ án phҫn mӅm còn
ÿѭӧc gӑi là mͧ r͡ng/nâng
c̭p/phát tri͋n mͣi)- Sӵ kӃt hӧp các con sӕ lӟn thêm/ chuyӇn/ thay ÿәi thông thѭӡng ÿѭӧc
xem nhѭ mӝt nhiӋm vө vұn hành trong dӵ án. Phҫn thêm vào bao gӗm các hӋ thӕng phө
hoһc các yӃu tӕ hӋ thӕng; phҫn chuyӇn gӗm có các hӋ thӕng chuyӇn ÿәi tӵ nhiên nhѭ
trong viӋc tә chӭc lҥi bӝ phұn hay chuyӇn tӟi mӝt cѫ sӣ vұt chҩt mӟi; còn thay
ÿәi bao
gӗm nhӳng thay ÿәi cҩu hình phҫn mӅm và / hoһc trang thiӃt bӏ.
- Dӵ án vi mô- Các dӵ án mҩt nhiӅu nhҩt 2000 giӡ lao ÿӝng hoһc 250.000 ÿôla ÿӇ hoàn tҩt.

Lұp kӃ hoҥch bao nhiêu là quá nhiӅu? Phong là giám ÿӕc dӵ án nâng cҩp máy tính ÿӇ bán
500 giӡ lao ÿӝng. Anh ta cҫn mӝt kӃ hoҥch dӵ án tích hӧp nhѭng không m
uӕn cѭӡng ÿiӋu nó. Rõ
ràng là kӃ hoҥch dӵ án 100 trang sӁ bӏ thҩt bҥi rҩt lӟn. Thay vào ÿó anh ta phác thҧo mӝt kӃ hoҥch
12 ÿӃn 15 trang trình bày rõ nhӳng thӭ sӁ ÿѭӧc tính ÿӃn và không tính ÿӃn trong dӵ án. Nó ÿi vào
chi tiӃt nhѭ liӋt kê các ÿiӇm tròn vӟi yêu cҫu chӭc năng. Ví dө nhѭ mӝt ai ÿó ÿӑc ÿѭӧc là “Cài ÿһt
cá nhân và trình duyӋt Int
ernet ѭa thích sӁ không ÿѭӧc lѭu lҥi nhѭ mӝt phҫn nâng cҩp”. Tài liӋu
cNJng nói rõ nhӳng rӫi ro kӃt hӧp vӟi dӵ án này nhѭ mҩt mát dӳ liӋu tұp thӇ chính ӣ máy tính ÿӇ
bàn.
2. LҰP Kӂ HOҤCH

- Thҧo quy ÿӏnh phҥm vi dӵ án
- Thҧo tôn chӍ dӵ án
- Thҧo bҧng kê công viӋc (SOW)
2.1. Thҧo quy ÿӏnh phҥm vi dӵ án
Quy ÿӏnh phҥm vi dùng ÿӇ thӱ mӭc ÿӝ gay go cho mӛi yêu cҫu thay ÿәi mà bҥn nhұn ÿѭӧc.
Quy ÿӏnh phҥm vi là chӍ dүn duy nhҩt cӫa bҥn khi ai ÿó hӓi liӋu ÿiӅu gì sӁ xҧy ra và liӋu lӛi ÿó có
ÿѭӧc sӱa chӳa hay không, liӋu ÿһc tính ÿó có ÿѭӧc xây dӵng hay không, liӋu giao diӋn ÿó có thay
ÿәi hay không hay liӋu hӑ có ÿѭӧc ÿào t
ҥo hay kh
ông ?
Thҧo quy ÿӏnh phҥm vi là công viӋc khó khăn và buӗn tҿ nhѭng cҫn thiӃt. Quy ÿӏnh phҥm vi
phҧi có tài liӋu yêu cҫu ÿѭӧc nghiên cӭu cҭn thұn.
Nguyên tҳc:
Tұp hӧp thông tin phù hӧp cho kӃt luұn tuân theo các nguyên tҳc sau:
- Ĉҧm bҧo rҵng loҥi dӵ án và quy mô dӵ án ÿѭӧc xác ÿӏnh rõ:
- Xem xét viӋc sӱ dөng kӃ hoҥch dӵ án tích hӧp cho dӵ án thêm / chuyӇn / thay ÿәi và
các dӵ án vi mô.
- Chuҭn bӏ cho quy ÿӏnh phҥm vi phӭc tҥp hѫn và lӟn hѫn cho cá dӵ án vƭ mô.

- Bҧn ÿӗ nguӗn lӵc có ý nghƭa không? Các phҫn có thӇ chuyӇn giao có thӇ thӵc hiӋn
ÿѭӧc hay không?
- Các mӕc quan trӑng ÿӅ ra có ý nghƭa không?
- Ѭӟc tính chi phí ÿӅ
ra có ý nghƭa khôn
g?
- Ĉҧm bҧo rҵng quy ÿӏnh phҥm vi phác thҧo rõ rӫi ro liên quan tӟi dӵ án:
- Cҭn thұn các rӫi ro nghiӋp vө ÿó nhѭ các ÿiӅu kiӋn thӏ trѭӡng xҩu không trӣ thành bӝ
phұn cӫa quy ÿӏnh rӫi ro cho dӵ án.
- Cân nhҳc viӋc sӱ dөng ma trұn rӫi ro ÿӇ tránh hàng loҥt nhӳng ÿiӅu xҩu có thӇ xҧy ra.
Ví dө:
Hãy kiӇm t
ra lҥi hãng sҧn xuҩt muӕn nâng cҩp 100 máy tính ÿӇ bàn trong bӝ phұn khách
hàng thành máy tính xách tay. Dӵ án ÿѭӧc giao cho bӝ phұn công nghӋ thông tin và giao trӵc tiӃp
cho HiӃu, chuyên gia hӛ trӧ màn hình nӅn. HiӃu xác ÿӏnh ÿây là dӵ án vi mô thêm/ chuyӇn/ thay
ÿәi và rҩt thích hӧp sӱ dөng kӃ hoҥch dӵ án tích hӧp. HiӃu phác thҧo tҩt cҧ các phҫn có thӇ
chuyӇn giao và xác lұp nhanh ma trұn trách nhiӋm. ĈӇ ÿһt tam giác thép ÿúng chӛ, anh ta lѭӟt qua
vҩn ÿӅ bӣi vì bҧn ÿӗ nguӗn lӵc và lӏch
trình không thұt sӵ có ý nghƭa. Trong khi xây dӵng báo cáo
rӫi ro, HiӃu chӍ ra rӫi ro cӫa các nguӗn lӵc không ÿҫy ÿӫ có khҧ năng thӵc hiӋn cao. Tam giác
thép phҧi ÿѭӧc cân bҵng bҵng cách xác lұp ѭu tiên giӳa chi phí, lӏch trình và trách nhiӋm và xác
lұp phҥn vi có thӇ thӵc hiӋn ÿѭӧc. Bҵng cách hiӇu tҩt cҧ các yӃu tӕ quy ÿӏnh phҥm vi và tuân theo
các nguyên tҳc. HiӃu có t
hӇ giҧi quyӃt vҩn ÿӅ tam giác thép trѭӟc khi dӵ án ra khӓi cәng.

48
Bài tұp 3-1: Chuҭn bӏ thҧo quy ÿinh phҥm vi
Thӡi gian hoҥt ÿӝng: 15 phút.
Mөc tiêu:
Ĉánh giá quy mô và loҥi dӵ án trѭӟc khi xây dӵng quy ÿӏnh phҥm vi.

1. ViӃt mӝt phҫn mӟi cho quy ÿinh phҥm vi phác thҧo mӝt vài giҧ ÿӏnh kӻ thuұt, chӭc năng
và nghiӋp vө có thӇ xҧy ra. Hӑc viên nên phác thҧo mӝt hoһc hai giҧ ÿӏnh trong tӯng phҥm
vi.
2. Ràng buӝc tә chӭc nào có thӇ cҧn tr
ӣ dӵ án này thành công? ViӃt mӝt ÿoҥn phác thҧo
chúng.
Mӝt vài ràng buӝc có thӇ tham gia vào hoҥt ÿӝng. VӅ tài chính, thiӃu cam kӃt quҧn lý,
thiӃu hoҥt ÿӝng quҧn lý dӵ án phù hӧp, thiӃu giám ÿӕc dӵ án mua sҳm.
3. Giám ÿӕc dӵ án phác thҧo nӛ lӵc dӵ ÿӏnh nhѭng không ÿһt chung vào bҧn ÿӗ nguӗn lӵc
cho chúng ta biӃt rҵng nӛ lӵc ÿó ÿѭӧc phân bә nhѭ th
Ӄ nào. Giҧ sӱ dӵ án cҫn mӝt nh
à
phân tích nghiӋp vө, mӝt kӻ sѭ mҥng, nhà thiӃt kӃ cѫ sӣ dӳ liӋu và ngѭӡi phát triӇn Web,