" "

Luận văn
Xây dựng trang Web quản lý số điện
thoại cho công ty bưu điện. Đề án Môn học
Sinh Viên : Trần Trung Thuận

Đề án Môn học
Sinh Viên : Trần Trung Thuận

Phần 1:Tầm quan trọng của thông tin trong hệ thống các doanh
nghiệp

Trong những nhưng 80 chúng ta đã được chứng kiến sự phát triển vô cùng
to lớn của công nghệ thông tin và tầm quan trọng của nó trong các tổ chức xã
hội cũng như trong lĩnh vựuc kinh tế theo số liệu mới nhất của một tạp chí tin
học của nước Mỹ đã cho chúng ta thấy rằng mỗi ngày giới kinh doanh nước
Mỹ sản sinh ra khoảng gần 700 triệu trang dữ liệu về tin học, 235 triệu tờ phô
tô copy và gần 78 triệu thư tín. Họ còn cho biết rằng hàng năm lượng thông
tin này sẽ tăng khoảng 25%.
Trong thời đại ngày nay không những ở phương tây mà ngay cả ở phương
đông chúng ta phải công nhận một thực tế rằng số lượng nhân viên thu thập
và xử lý thông tin ngày càng tăng so với bất kỳ một ngành nào khác mỗi năm
ước tính có khoảng hàng triệu máy tính ra đời. Các hệ thống máy tính này đã
nối chúng ta lại với nhau, và có thể nói rằng xã hội của thời đại chúng ta ngày
nay đó là thời đại công nghệ thông tin, như ta đã biết trong những năm đầu
của thế kỷ các doanh nghiệp thường tập chung tiềm lực của họ vào công việc
đó là tự động hoá các công việc thủ công như nắp ráp để đem lại hiệu quả
kinh tế, thì trong những năm gần đây nhận thấy rằng chỉ có những công việc
trí óc mới đem lại lợi nhuận cao và nền kinh tế thế giới sẽ phát triển và ngày
ngày càng cần nhiều những sản phẩm kỹ thuật cao và nền kinh tế của nước ta
sẽ đi lên nền kinh tế tri thức. Và một trong những nhân tố để thúc đẩy nền
kinh tế của chúng ta phát triển được như vậy đó chính là do sự phát triển của
công nghệ thông tin, công nghệ thông tin đã đóng một vai trò của một lực
lượng trợ giúp và là một chất xúc tác cho nền kinh tế phát triển những khái


Như chúng ta đã biết trong lịch sử có các loại quản lý sau :
 Cấu trúc quản lý giản đơn:
là một loại quản lý mà chủ của tổ chức thâu tóm hết quyền lực và trách nhiệm
và vạch ra chiến lược sách lược .cấu trúc quản lý giản đơn có rất ít cán bộ trợ
giúp ,và phân cấp hầu như không có ,công việc không chuyên việt hoá và
cũng ít thay đổi.
Cấu trúc quan chế máy móc:
Cấu trúc này xác định rõ ràng uy quyền ,quyền lực tập trung trong tay nhà
quản lý
Cấu trúc quan chế chuyên môn:
Nhà quản lý thuê các nhà chuyên môn cho họ kiểm soát công việc của họ.lao
động chuyên môn của từng người cũng khá độc lập với lao động của các đồng
nghiệp
Cấu trúc phân quyền
Xử lý thông tin
Cán bộ
quản lý
Đề án Môn học
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
một tổ chức được phân thành nhiều tổ chức gần như tự trị ,không phụ thuộc
nhau
Cấu trúc nhóm dự án
Các nhân viên phối hợp với các chuyên gia để thực hiện những dự án
nhỏ dựa trên yêu cầu của thị trường.
Chính vì quản lý có nhiều phương thức khác nhau với những cấp độ
khác nhau nên thông tin cũng có những cấp độ khác nhau, thông thường
người ta thường chia thông tin ra làm các cấp độ như sau
Thông tin cấp độ chiến lược
Thông tin với cấp độ chiến thuật

các dịch vụ về bưu chính viễn thông cũng như dịch vụ điện thoại cố định điện
thoại di động (mobile) trong địa bàn hà nội công ty bưu chính viễn thông
thành phố hà nội là thành viên của tổng công ty bưu chính viễn thông Việt
Nam hay còn được gọi là VDC(Viet Nam Data Communation) và dưới nó còn
có các công ty con khác trực thuộc nó như công ty bưu chính viễn thông của
các quận huyện (công ty bưu chính viễn thông huyện thanh trì, công ty bưu
chính viễn thông quận hai bà trưng công ty bưu chính viễn thông quận hoàn
kiếm....)tổng cộng các công ty con của công ty bưu chính viễn thông thành
phố hà nội có thể lên đến hàng chục công ty ,công ty bưu chính viễn thông
thành phố hà nội không chỉ cung cấp các dịch vụ gọi điện thoại trong nước
mà công ty này còn cung cấp các dịch vụ các cuộc gọi đi đến các nước khác
trên thế giới như các cuộc gọi từ Việt Nam (Hà nội) đến các nước khác như,
Mỹ, Canada, Pháp, Thụyđiển, Angeri, Đanmạch, Anh, Đức......., ngoài việc
cung cấp dịch vụ điện thoại (cố định, di động, các loại thẻ điện thoại)thì công
ty bưu chính thành phố hà nội còn cung cấp các dịch vụ khác như dịch vụ
Internet,dịch vụ chuyển phát nhanh,dịch vụ điện hoa, dịch vụ tặng quà theo
yêu cầu từ nhưng năm 90 lại đây trước sự phát triển như vũ bão của nghành
công nghệ thông tin, cũng như sự phát triển vô cùng mạnh của hệ thống công
nghệ trong nghành bưu chính viễn thông, cùng với sự xuất hiện của các công
ty bưu chính khác ra đời, thêm vào đó một vấn đề mới lại được nảy sinh đó là
sự quá tải trong các dịch vụ 1080(dịch vụ hỏi đáp thông qua điện thoại) một
trong những thông tin mà khách hành hay hỏi nhất đó là thông tin mà khi
khách hàng của chúng ta biết số điện thoại mà không biết chính xác địa của
Đề án Môn học
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
chủ nhân của số điện thoại ở đâu ,khu vực nào, thành phố nào (ví dụ khi một
người bạn muốn đi thăm người bạn thân của mình mà anh ta lại không biết
rõ địa chỉ của người bạn thân của mình ở đâu mà trong tay anh ta chỉ có số
điện thoại của người bạn thân để dành cho người bạn thân một sư bất ngờ khi
anh ta đến thăm anh ta gọi cho dịch vụ 1080 để hỏi địa chỉ dựa trên số điện
b. Vấn đề nẩy sinh

Trong các phòng ban các dịch vụ của công ty đang hoạt động ngày càng
xuất hiện nhiều công việc mà nếu không dùng các công cụ mới khó có thể
quản lý được, và trong tương lai công ty lạiđang muốn mở thêm các chi nhánh
ở các tỉnh khác, địa bàn khác của tổ quốc, và công ty cũng đang có ý định tìm
các đối tác nước ngoài, để cùng hợp tác trong kinh doanh, mặt khác xây dựng
một trang Web để giới thiệu cho công ty mình là một công việc tất yếu mà nó
không những chỉ cần với các công ty lớn, mà ngay cả các công ty nhỏ cũng
cần phải xây dưng trang Web cho riêng mình để giới thiệu về công ty của
mình, để cho các doanh nghiệp khác, kể cả những doanh nghiệp trong nước
lẫn doanh nghiệp nước ngoài đều biết đến công ty,để khi cần thiết họ có thể
liên hệ với công ty để hợp tác kinh tế, chính vì vậy công ty bưu điện thành
phố hà nội(Ha Noi Telecom) mới quyết định xây dựng trang Web cho công ty
mình.
c.Phác hoạ qua sơ đồ hệ thống thông tin bưu điện (Hà nội Telecom):
Phòng giám đốc
Phòng kế
hoạch
Phòng
Marketting
Phòng kế
Hồ sơ hệ thống

d.Đánh giá khả thi
Mặt tài chính:
Chi phí máy tính + máy In bao gồm tất cả 6 bộ máygiá tiền là: 11 triệu
Chi phí viết phần mềm quản lý : 10 triệu
Chi phí thuê xây dựng trang Web là :12 triệu
Chi phí đào tạo lại nhân lực: 2 triệu

Tổng chi phí là : 100 triệu
Mặt thời gian:
Tổng thời gian thực hiện là : 3 tháng 10 ngày
Giai đoạn 2 : Lập kế hoạch chi tiết
a. Đội ngũ phân tích viên bao gồm
Giám đốc :Lê Trung Dũng
Phân tích viên :Nguyễn Đăng Long
Lập trình viên :Đỗ Trung Tuấn
Kỹ thuật viên : Lê Thành Nam

Phòng giải
đáp thắc
Phòng

3.Môi trường hệ thông thông tin
Một hệ thống thông tin không thể phát triển trong một môi trường trong
suốt mà nó bị ảnh hưởng bởi rất nhiều nhân tố bên ngoài và ngược lại nó
cũng ảnh hưởng đến các nhân tố đó, tập hợp những nhân tố đó được gọi là
dàng buộc hệ thống.
Môi trường bên ngoài
Như ta đã biết hoạt động của công ty dịch vụ bưu điện thành phố hà nội
chủ yếu là cung cấp các thiết bị, dịch vụ trong nghành bưu điện, công ty là
một công ty con của công ty mẹ đó là tổng công ty bưu chính viễn thông việt
nam(Viet Nam Data Communication),và cùng với những khó khăn của công
ty mẹ, cùng với sự mở cửa thịo trường thì công ty dịch vụ bưu điện thành
phố hà nội đang đứng trước những cơ hội mới và những thách thức mới.
Cơ hội:
Trước sự tăng trưởng kinh tế của nước ta ngày càng có nhiều khách
hàng đăng ký thuê bao điện thoại, dần dần điện thoại đã trở thành thiết bị cần
thiết trong mỗi gia đình vậy nên công ty ngày càng có nhiều thuê bao hơn,
thêm vào đó với sự mở cửa thị trường công ty có nhiều cơ hội hợp tác với các
Đề án Môn học
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
công ty nước ngoài một cách dễ dàng hơn, các đối tác kinh tế đến với công ty
ngày một tăng tuy nhiên công ty cũng phải đứng trước những thách thức mới
do cơ chế thị trường gây ra.
Thách Thức:
Cùng với những thuận lợi do cơ chế thị trường đem lại thì đi cùng với
nó cũng là các khó thách thức, thách thức đó là khi thị trường mở cửa sẽ có
nhiều công ty cũng ra nhập ngành làm cho công ty phải chia sẻ thị trường với
các đối thủ khác, mặt khác chính vì có những đối thủ khác ra nhập thị trường
cho nên đòi hỏi công ty phải có những biện pháp để thu hút khách hàng về
phía mình nên công ty phải thay đổi trang thiết bị, máy móc, hệ thống truyền
phát để phục vụ khách hàng tốt hơn, mà trang thiết bị này trong nước chưa

thu
Trước
thuế
D3 kho hoá đơn

Báo
Cáo

Gửi đến

Gửi
đến

Gửiđến
Khách

Yêu cầu
gửi đi
thực hiện
Phân
Công
Trả
lại

thông
báo yêu
cầu

gửi đến

D1 Kho hoá đơn

phiếu lương
phiếu lương Tổng hợp Tổng hợp

Thu Nhập trước thuế D1:HS thu nhập

Thu
Nhập
sau
thuế Phiếu thuế

Phiếu thuế


ngờ thì có thể gọi điện thoại đền phòng trả lời yêu cầu khách hàng theo số
1080 hoặc yêu cầu đạt một lẵng hoa, hay một bó hoa theo ý mình đến địa chỉ
mà anh ta yêu cầu và anh ta phải cho biết số điện thoại của anh ta, địa chỉ của
anh ta sau khi nhận được yêu cầu trên nhân viên trong phòng giải đáp thắc
mắc khách hàng sẽ có nhiệm vụ gọi điện, liên hệ với tổ phục vụ của công ty
để đặt hoa cho khách hàng và nhân viên tổ phục vụ có nhiệm vụ là phải trở
hoa đến địa chỉ mà khách hàng yêu cầu, trong trường hợp khách hàng ở xa
địa điểm của công ty ví dụ như khách hàng ở Đà Nẵng thì núc này công ty sẽ
phải liên hệ với bưu điện Đà Nẵng để bưu điện Đà Nẵng sẽ chuyển hộ theo
địa chỉ của công ty) chi phí cho những lần đặt hoa sẽ được nhân viên của
phòng giải đáp thắc mắc khách hàng thông báo trước khi khách hàng đặt điện
Đề án Môn học
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
hoa, thanh toán chi phí sẽ được nhân viên điện thoại khi thu tiền điện thoại sẽ
thu (trong trường hợp thuê bao điện thoại cố định).
Còn những trường hợp khác thì người đặt hoa phải có thẻ tín dụng, hoặc
đặt trước một khoản tiền cho đại lý bưu điện ở gần nơi mình ở

Sơ đồ biểu diễn chức năng phòng trả lời hỏi đáp đáp ứng đáp ứng
về dịch vụ bưu
điện
kể chuyện cho
thiếu nhi
Yêu cầu tìm
địa chỉ
Đề án Môn học
Sinh Viên : Trần Trung Thuận Sơ đồ DFD của phòng trả lời yêu cầu khách hàng

Yêu cầu

Thực hiện
Thực hiện
ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh trong công ty trong tương lai,
đến các chiến lược kinh doanh trong công ty trong tương lai, cũng như lượng
hàng bán được của công ty hiện tại, ngoài ra phòng marketing còn có nhiệm
vụ đưa ra các chính sách, các phương thức để công ty bán được hàng trong
tương lai vạch ra các chiến lược để xâm nhập các thị trường mới, các chính
sách để mở rộng thị trường
•Phòng quản trị:
Phòng quản trị có tất cả là 5 nhân viên, hoạt động chính của phòng này
đó là quản lý các hoạt động của nhân viên trong công ty, quản lý nguồn nhân
lực trong công ty, ngoài ra phòng này còn có nhiệm vụ tuyển nhân viên cho
công ty, nếu công ty có nhu cầu, và thêm vào đó thì phòng quản trị còn có
nhiệm vụ giải quyết các chính sách của cán bộ công nhân viên đang còn lao
động, cũng như các công nhân viên đã về hưu, thêm vào đó thì phòng quản trị
còn phải có nhiệm vụ nữa đó là phòng phải nên các báo cáo về các phong
trào của nhân viên, các thành tựu và hạn chế của cán bộ công nhân viên của
công ty để báo cáo lên ban giám đốc để xét duyệt khen thưởng kỷ luật cán bộ
công nhân viên.
•Phòng giám đốc
Phòng giám đốc bao gồm có ba thành viên trong đó một giám đốc,
một phó giám đốc và một thư ký chức năng chính của phòng nàyđó là nhận
báo cáo,phê duyệt các báo cáo,ký các quyết định bổ nhiệm cán bộ trong công
ty, đưa ra các chiến lược kinh doanh của công ty trong tương lai .