Phần 5: Kế toán, chi phí và phân tích tài chính
Mục tiêu học tập:
Sau khi nghiên cứu phần này, ngời học cần có khả năng:
1. Xây dựng và phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ
2. Chuẩn bị sổ sách kế toán
3. Xây dựng và tổ chức các báo cáo tài chính
4. Phân tích các báo cáo tài chính
5. Lập dự toán
6. Tính toán chi phí của một doanh nghiệp
7. Phân tích chi phí
8. Xác định điểm hoà vốn
9. Lựa chọn năm tài chính
19
kiểm soát nội bộ
Vì việc nhân viên trộm cắp trong công ty là chuyện thông thờng nên bạn phải thẩm tra
lý lịch cẩn thận tất cả các ứng cử viên xin việc. Hãy cố gắng giảm đến mức tối thiểu
những bất mãn về công ty giữa các nhân viên bằng cách đề bạt, thăng chức cho nhân viên,
tạo điều kiện để công việc thêm thú vị, tăng trách nhiệm trong công việc và trả lơng thỏa
đáng. Ngoài ra, cũng phải quan tâm đến thái độ của nhân viên.
Hành vi trộm cắp của nhân viên trong công ty bao gồm ăn trộm hàng hóa, ăn trộm
những khoản tiền lặt vặt và làm giả chứng từ, hóa đơn, nhận tiền lại quả, giả mạo chữ
ký trong séc và hủy séc khi séc bị ngân hàng trả lại, ăn cắp tiền mặt thanh toán qua bu
điện và trả tiền cho tờ séc đợc lập cho hóa đơn giả cho ngời bán hàng không tồn tại.
Để một cá nhân chịu trách nhiệm toàn bộ về giao dịch từ khi bắt đầu đến khi kết thúc
dễ dẫn đến khả năng thao túng. Để giảm bớt tỷ lệ trộm cắp của nhân viên, bạn nên:
Theo dõi những nhân viên bỏ qua các hàng hoá khi giá cả hàng hóa đang lên
Tiến hành kiểm tra giá không báo trớc để xem giá cả có chính xác không.
Chỉ cho phép những nhân viên có thẩm quyền đợc định giá và đánh dấu nhãn hiệu
hàng hoá.
Theo dõi ngời bán hàng hoặc ngời phục vụ là những ngời đợc mọi ngời a thích.
Liệu có phải bởi vì họ cho không khách hàng một thứ gì đó? Tại sao khách hàng

Sử dụng máy tính tiền hiện đại.
Chuẩn bị đối chiếu chứng từ ngân hàng hàng tháng.
Kiểm tra chứng từ hoặc hoá đơn trớc khi ký séc.
Đánh số thứ tự hoá đơn nhận tiền.
Hạn chế ký hậu séc nhận đợc.
Trả lại bảng sao kê ngân hàng và giấy xác nhận tiền gửi vào tài khoản cho nhân viên
không phải là ngời đã đi gửi tiền.
Điều tra ngay lập tức những khiếu nại của khách hàng về việc đơn đặt hàng không đợc
thực hiện dù khách hàng đã thanh toán.
Kiểm tra định kỳ hàng hóa tồn kho.
Nhân viên phải ký xác nhận vào số lợng hàng hóa tồn kho.
Có camera theo dõi trong kho để theo dõi giám sát ngăn chặn việc trộm cắp của nhân
viên.
Sử dụng hệ thống thẻ ra vào ở khu vực cần theo dõi an ninh đặc biệt.
So sánh đơn đặt hàng với catalogue của ngời chào hàng.
Xác định mức độ chính xác của tỷ lệ thanh toán và những thay đổi cũng nh xác nhận
lịch làm việc ngoài giờ.
Xác định ghi chép về giờ làm việc của nhân viên, có thể bằng cách kiểm tra thẻ làm
việc.
Xác định những thay đổi không đúng về số tiền.
Lãnh đạo phải duyệt cho việc giảm giá bất thờng hoặc việc xóa sổ nợ khó đòi.
Một loại trộm cắp phổ biến của nhân viên là sự biển thủ, tham ô, tức là nhân viên
không ghi lại những lần nhận tiền mặt. Những tình huống sau đây là ví dụ cho sự biển
thủ:
Hàng hóa tồn kho bị thiếu hụt
Chậm thu tiền
Chậm gửi tiền mặt vào ngân hàng
Thờng xuyên thiếu tiền mặt giữa các nhân viên
Số lợng tiền mặt hoặc hàng hóa bán chịu giảm hoặc tăng ít một cách không bình th-
ờng. Có thể việc bán hàng đã không đợc ghi chép lại.

độ, phạm vi và số lợng giao dịch và khả năng ngời sử dụng thông tin đó. Không có các
chứng từ đợc chuẩn bị và lu trữ đầy đủ, cẩn thận thì một doanh nghiệp nhỏ sẽ không thể
quản lý đợc việc mua và bán, kiểm soát hàng tồn kho, tín dụng thơng mại và thu nợ, kiểm
soát chi phí, nhân sự, sản xuất và các khía cạnh khác trong việc quản lý hoạt động của
doanh nghiệp.
Một hệ thống chứng từ tài chính đầy đủ sẽ phải cung cấp đợc các thông tin theo yêu
cầu hoặc hỗ trợ cho ngời điều hành doanh nghiệp nhỏ trả lời đợc những câu hỏi cơ bản
nh sau:

Lợi nhuận năm nay so với năm ngoái nh thế nào?
Tôi phải làm thế nào để đối phó với cạnh tranh?
Làm thế nào tôi có thể tăng lợi nhuận? Có phải có nhiều chi phí quá cao hay không?
Giá trị thuần của doanh nghiệp của tôi là gì? Tôi nợ gì? Tôi có cái gì?
Dòng tiền của tôi nh thế nào?
Khách hàng nợ tôi bao nhiêu? Các khoản nợ quá hạn thờng chậm trả trong bao lâu?
Doanh nghiệp nhỏ có thể lựa chọn nguyên tắc kế toán thực thu hay phát sinh. Nguyên
tắc kế toán thực thu chỉ thừa nhận doanh thu và chi phí khi tiền mặt đợc nhận hoặc đợc
trả. Vì vậy, sự thừa nhận giao dịch gắn liền với dòng tiền. Tuy nhiên, cơ sở tiền mặt là ph-
ơng pháp hạch toán không thích hợp khi có nhiều hàng tồn kho. Đối với nguyên tắc kế
toán phát sinh, doanh thu đợc thừa nhận và chi phí đợc ghi chép khi phát sinh. Nhiều
doanh nghiệp nhỏ sử dụng nguyên tắc thực thu bởi vì nó dễ hơn, ít liên quan đến sổ sách
chứng từ hơn và cũng linh hoạt hơn.
Chứng từ gốc là cơ sở để lu lại giao dịch đã thực hiện trong sổ sách nh đợc trình bày
dới đây. Chứng từ bao gồm giấy bán hàng, hóa đơn bán hàng và biên lai chi phí.
Nếu có thể, việc chi tiêu nên thực hiện bằng séc để chứng từ về chi phí có thể đợc lu
trữ lại để phục vụ cho mục đích hạch toán và thuế. Nếu thanh toán bằng tiền mặt là cần
thiết, hóa đơn, hoặc ít nhất là chú giải cho khoản tiền đó, bắt buộc phải đợc kèm trong hồ
sơ. Tất cả các séc đã bị hủy, hóa đơn đã thanh toán, hóa đơn mua hàng, giấy bán hàng,
giấy gửi tiền ngân hàng, đăng ký tiền mặt, và các chứng từ khác thuộc chứng từ tài chính
kế toán đều phải lu trữ tại nơi an toàn.

Trong sổ cái chung, phải có đánh giá kiểm soát áp dụng cho các khoản phải trả và các
khoản phải thu. Phải có trơng mục riêng trong sổ cái đối với từng ngời bán hàng và ngời
mua hàng cho các khoản phải trả và các khoản phải thu. Phải đảm bảo, ví dụ, tổng số số
d của khách hàng ở sổ cái của các khoản phải thu phải bằng số phải thu của khách hàng ở
tài khoản sổ cái chung.
Sổ cái các khoản phải thu cho phép chủ doanh nghiệp theo dõi đợc những khoản tiền
mà ngời khác nợ doanh nghiệp. Nó bao gồm tên tài khoản, số tài khoản, ngày phát hành
hóa đơn và số hóa đơn, giá trị hóa đơn, điều kiện bán hàng, số tiền trả và số d . Tại cuối
kỳ, bảng kê đợc gửi bằng đờng bu điện tới tất cả khách hàng phải thu để đối chiếu và xác
nhận nợ.
Sổ cái các khoản phải trả liệt kê số d nợ ngời bán hàng và thời gian nợ.
Mặc dù hệ thống bút toán đơn không phức tạp bằng hệ thống bút toán kép nhng lại
hiệu quả đối với doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt trong những năm đầu. Hệ thống bút toán đơn
khá đơn giản. Sự dịch chuyển thu nhập và chi phí đợc ghi chép lại thông qua tóm tắt về
việc nhận và trả tiền mặt (nh trong sổ séc).
Ghi chép về những khoản tiền chi tiêu vặt cũng cần phải đợc lu giữ nh đối mua hàng
không bằng séc và thanh toán cho những khoản chi tiêu lặt vặt, ví dụ nh tem th gửi bu
điện, chi phí taxi hoặc khoản chi phí hành chính nhỏ. Séc sẽ đợc ký để bổ sung vào quỹ
chi tiêu cho những khoản lặt vặt. Khi tiền đợc chi từ quỹ này một hóa đơn sẽ đợc phát
hành. Cuối mỗi kỳ, quỹ chi tiêu lặt vặt này lại đợc bổ sung tiền.
Chứng từ về trả lơng cung cấp các thông tin về tên nhân viên, số thẻ bảo hiểm xã hội,
địa chỉ, tỷ lệ thanh toán, số giờ làm, thời gian làm ngoài giờ, lơng cha trừ thuế, khoản các
trừ từ lơng và lơng thực tế đợc nhận. Chứng từ này là cơ sở để chuẩn bị cho việc kê khai
thuế của liên bang, bang và địa phơng.
21
BáO CáO T I CHíNH
Báo cáo tài chính rất quan trọng bởi vì nó là cơ sở để ngân hàng quyết định cho bạn
vay tiền, ngời cung cấp hàng hoá quyết định bán hàng hoá trả chậm cho bạn và nhà đầu t
tiềm năng quyết định đầu t vào doanh nghiệp của bạn. Báo cáo tài chính cũng rất quan
trọng trên khía cạnh, dựa vào báo cáo này bạn sẽ biết doanh nghiệp của mình đang hoạt

nhận đợc trừ đi tiền mặt phải thanh toán) là khác nhau. Ví dụ, vay ngân hàng sẽ tạo ra tiền
nhng đó không phải thu nhập vì hàng hoá không đợc bán hoặc dịch vụ không đợc cung
cấp. Ngoài ra, khoản vay cũng không làm cho vốn của doanh nghiệp thay đổi.
Bảng cân đối kế toán. Để đo lờng giá trị thực của doanh nghiệp phải dùng khái niệm
vốn của chủ sở hữu (là sự chênh lệch giữa tổng tài sản có và tổng tài sản nợ) tại thời
điểm cuối kỳ. Tài sản có, tài sản nợ và vốn đợc báo cáo trong Bảng cân đối kế toán. Mỗi
một loại tài sản, nợ và vốn đợc liệt kê để chủ doanh nghiệp biết đợc những khoản cụ thể
anh ta có (ví dụ các khoản phải trả, nợ vay phải trả), và số lợng vốn chủ sở hữu trong
doanh nghiệp (tài khoản vốn). Vốn chủ sở hữu tại cuối kỳ bao gồm vốn đầu t cộng với lợi
nhuận thu đợc trừ đi vốn bị rút ra.
Bảng cân đối kế toán theo phân loại nói chung phân chia tài sản có thành 4 loại: tài
sản có lu động; đầu t dài hạn; tài sản, máy móc và thiết bị (tài sản cố định); và tài sản vô
hình.
Tài sản có lu động là những tài sản có khả năng chuyển thành tiền mặt hoặc sử dụng
trong vòng khoảng 1 năm. Ví dụ về loại tài sản này là tiền mặt, các khoản phải thu và
hàng hoá tồn kho.
Đầu t dài hạn bao gồm các khoản đầu t vào cổ phiếu của công ty khác (cổ phiếu
thông thờng hoặc u đãi) hoặc trái phiếu với mục đích là giữ chúng với thời hạn hơn 1
năm. Chứng khoán có thể đợc coi là đầu t ngắn hạn hoặc dài hạn và đợc chia làm 3 loại:
chứng khoán đợc giữ đến khi đáo hạn, chứng khoán trao đổi buôn bán và chứng khoán
sẵn sàng bán. Chứng khoán trao đổi buôn bán thuộc loại đầu t ngắn hạn. Chứng khoán giữ
đến khi đáo hạn và chứng khoán sẵn sàng để bán phụ thuộc vào thời gian đáo hạn hoặc
thời gian có ý định giữ chúng, có thể thuộc loại đầu t ngắn hạn hoặc dài hạn.
Tài sản, nhà máy và thiết bị là tài sản đợc sử dụng để sản xuất ra hàng hoá hoặc dịch
vụ và có thời gian sử dụng lâu hơn 1 năm. Về bản chất những tài sản này là hữu hình, có
yếu tố vật chất, có nghĩa là bạn có thể sờ hoặc nhìn thấy chúng; ví dụ đất đai, nhà xởng,
máy móc, ôtô. Những tài sản này thực tế đang đợc sử dụng; không giống nh hàng bị tồn
kho, chúng không đợc giữ để bán trong quá trình giao dịch kinh doanh thông thờng.
Tài sản vô hình là tài sản sử dụng lâu dài mà không có yếu tố vật chất, ví dụ thiện chí,
hoặc xuất phát từ quyền mà nhà nớc trao cho ví dụ bằng sáng chế, quyền sở hữu và thơng

mua các báo cáo tài chính này với giá $59.95 dới dạng báo cáo giấy hoặc qua
Internet. Hãy tham khảo mạng www.rmahq.org.
2. Phân tích xu hớng phát triển. Một chỉ tiêu hiện tại nào đó của doanh nghiệp có thể
so sánh với chính chỉ tiêu đó trong quá khứ và dự đoán của nó trong tơng lai để
xác định xem điều kiện tài chính của công ty có đợc cải thiện hay giảm theo thời
gian (ví dụ 5 năm).
Sau khi hoàn thành việc phân tích báo cáo tài chính, chủ doanh nghiệp nên đánh giá
kế hoạch và triển vọng kinh doanh, có những vấn đề nào đợc phát hiện trong khi tiến hành
phân tích và các biện pháp giải quyết vấn đề.
Các chỉ tiêu tài chính có thể đợc chia làm 4 loại: các tỷ suất thanh khoản, tỷ suất hoạt
động, tỷ suất đòn bẩy và tỷ suất lợi nhuận.