QUI ĐỊNH TRAO ĐỔI
THÔNG TIN NỘI BỘ

I. MỤC ĐÍCH:

Nhằm qui đònh trách nhiệm trong việc trao đổi, bảo vệ thông tin nội bộ đảm bảo thông tin nội bộ
không bò tắc nghẽn và không bò tiết lộ các thông tin cần bảo mật.

II. PHẠM VI:

Áp dụng cho các thông tin chính thức (có giá trò thi hành) liên quan đến:
- Khách hàng và thò trường, yêu cầu của khách hàng, sự thoả mãn của khách hàng, khiếu nại, góp
ý.
- Chỉ đạo, lãnh đạo.
- Cung cấp nguồn lực đào tạo, tuyển dụng.
- Sản xuất và gia công.
- Đo lường và cải tiến.

III. NỘI DUNG:

1. Việc trao đội thông tin hàng ngày được thực hiện theo qui đònh và mối quan hệ trong các tài liệu
của Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 mà Công ty đang áp dụng.
2. Việc chuyển tài liệu hay thông tin ra bên ngoài Công ty phải được sự chấp thuận của Ban Tổng
Giám đốc hoặc người được uỷ quyền. Các tài liệu, công văn chuyển ra bên ngoài Công ty, ra
ngoài bộ phận phải được kiểm soát bằng sổ chuyển công văn.
3. Để thuận tiện trong việc phối hợp hoạt động, việc truyền thông tin được qui đònh thêm như sau:

3.1 Phòng Tổ chức hành chánh và các Bộ phận khác:

sự hàng tháng
Phòng Kế toán Phòng Tổ chức
Hành chánh
Ngày 1 đến 2 hàng tháng
Lòch tăng ca (chủ
nhật, tăng ca bình
thường)
Phòng Kế toán Phòng Tổ chức
Hành chánh
Trước ít nhất 4 giờ chiều
Bảng kê tạm ứng Phòng Kế toán Phòng Tổ chức
Hành chánh
Từ ngày 5 đến ngày 10 hàng
tháng
Bảng chấm công Phòng Kế toán Phòng Tổ chức
Hành chánh
Từ ngày 1 đến 3 hàng tháng
Bảng đề nghò
lương CBCNV mới
vào trong tháng
Phòng Kế toán Phòng Tổ chức
Hành chánh
Từ ngày 5 đến ngày 10 hàng
tháng
Thẻ chấm công Phòng Kế toán Phòng Tổ chức
Hành chánh
Từ ngày 1 đến ngày 3 hàng tháng
Các vấn đề về trợ
cấp
Phòng Kế toán Phòng Tổ chức

đốc
Theo yêu cầu cụ thể
Thông tin pháp
luật
Phòng kế toán Ban Tổng Giám
đốc, các phòng
ban
Tối thiểu 1 đến 3 ngày
Thông tin thanh
toán, thu hồi công
nợ
Phòng kế toán Ban Tổng Giám
đốc
1 giờ sau khi phát sinh

3.3 Kho nguyên phụ liệu và các bộ phận khác:
Loại thông tin Bộ phận chuyển giao Bộ phận nhận
thông tin
Thời gian chuyển giao
Phiếu nhập Kho nguyên phụ liệu may Phòng kế toán 1 đến 3 ngày sau khi nhập hàng
Hoá đơn giao hàng Kho nguyên phụ liệu may Phòng kế toán 1 đến 3 ngày sau khi nhập hàng
Phiếu giao nhận Kho nguyên phụ liệu may Phòng kế toán 1 đến 3 ngày sau khi nhập hàng

Trang: 2 / 12
trực tiếp xuất hàng
hoá vật tư tài sản
Phiếu xuất hàng
nội bộ
Kho nguyên phụ liệu may Phòng kế toán Trong vòng 10 ngày riêng cuối
tháng từ 17 giờ ngày hôm trước

doanh
P.kế toán, Xí nghiệp may
thêu (bộ phận Kỹ thuật)
Trong vòng 4 giờ sau khi nhận
được
Hợp đồng ngoại
thương: kinh
doanh và sản xuất
xuất nhập khẩu,
gia công ngoại
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Phòng Kế toán 1 đến 2 ngày sau khi ký hợp đồng,
nếu mở LC phải đưa ngay
Hợp đồng ngoại
(nhập hàng)
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
P.kế toán Trong vòng 4 giờ sau khi nhận
được
Kế hoạch sản
xuất hàng tháng,
q, sáu tháng,
năm
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Ban Tổng Giám đốc,
Phòng quản lý chất
lượng, Xí nghiệp Dệt
nhuộm, Xí nghiệp may

khẩu
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh (bộ phận XNK)
Phòng Kế toán, kho NPL
may
2 giờ sau khi đã nhận được
Packing list hàng
nhập
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh (bộ phận XNK)
Phòng Kế toán, kho NPL
may
2 giờ sau khi đã nhận được

Trang: 3 / 12
Đònh mức nguyên
phụ liệu sản xuất,
hao hụt
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp Dệt nhuộm,
Phòng quản lý chất lượng
may, Xí nghiệp may thêu
Ít nhất 1 ngày trước khi sản xuất
Kết quả thử mẫu
thành phẩm
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp Dệt nhuộm
(Xdệt)

doanh
Xí nghiệp may thêu, Xí
nghiệp Dệt nhuộm
Ít nhất 2 giờ trước khi phát hành
kế hoạch sản xuất tổng
Kế hoạch sản
xuất cho từng đơn
hàng
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp may thêu, Xí
nghiệp Dệt nhuộm
Ngay sau khi nhận nguyên phụ
liệu đồng bộ
Phiếu cấp phát
nguyên phụ liệu
cho từng đơn hàng
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp may thêu, Xí
nghiệp dệt nhuộm
Sau khi có kế hoạch sản xuất cho
từng đơn hàng từ 30 phút đến 1 giờ
và có yêu cầu nhận của Xí nghiệp
may thêu
Thông báo sản
xuất
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Phòng Quản lý chất

doanh
Ban Tổng Giám đốc,
khách hàng
Mỗi ngày lúc 14 giờ
Packing list Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp may thêu Trước ngày xuất hàng một tuần
Lòch xuất hàng,
đơn giá, bảng số
lượng đơn hàng
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Xí nghiệp Dệt nhuộm,
Phòng quản lý chất lượng
may
Lòch gia công, lòch xuất hàng, đơn
giá, bảng số lượng đơn hàng
Lòch xuất hàng Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Phòng Quản lý chất
lượng, Giám đốc Xí
nghiệp may thêu, Xưởng
2 giờ sau khi làm xong

Trang: 4 / 12
hoàn thành, Xí nghiệp dệt
nhuộm

\Khiếu nại khách
hàng

chánh
Trước ít nhất ngày khi khách hàng
đến
Lòch tăng ca (chủ
nhật, tăng ca bình
thường)
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Phòng Tổ chức Hành
chánh
Trước ít nhất 4 giờ chiều
Bảng chấm công Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Phòng Tổ chức Hành
chánh
Từ ngày 1 đến 3 hàng tháng
Bảng đề nghò
lương CBCNV
mới vào trong
tháng
Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Phòng Tổ chức Hành
chánh
Từ ngày 5 đến ngày 10 hàng tháng
Thẻ chấm công Phòng Kế hoạch Kinh
doanh
Phòng Tổ chức Hành
chánh
Từ ngày 1 đến ngày 3 hàng tháng

Trước 13 giờ ngày cuối tháng

3.7 Xí nghiệp may và các Phòng, Xí nghiệp:

Loại thông tin Bộ phận chuyển giao Bộ phận nhận thông
tin
Thời gian chuyển giao
Bảng đơn giá lương Xí nghiệp may thêu Phòng Tổ chức Hành
chánh
Ngày 5 hàng tháng
Bảng đề xuất nhân
sự hàng tháng
Xí nghiệp may thêu Phòng Tổ chức Hành
chánh
Ngày 1 đến 2 hàng tháng
Lòch tăng ca (chủ Xí nghiệp may thêu Phòng Tổ chức Hành Trước ít nhất 4 giờ chiều

Trang: 5 / 12