Kinh doanh với công cụ tân tiến nhất

Chúng ta đều biết rằng, trên một khía cạnh nào đó, thì việc điều hành dự án đã có từ
hàng nghìn năm nay, khi loài người mới xuất hiện. Vậy mà tại sao chỉ mới vài chục năm gần
đây, công việc này mới trở thành một ngành nghề riêng với tên gọi Điều hành dự án. Có lẽ,
vấn đề nằm ở chỗ, chỉ đến cuối thế kỷ trước, thì kinh doanh trở mới trở nên phức tạp và khó
đoán trước, thậm chí kế hoạch năm năm cũng đã được coi là quá dài.
Ban lãnh đạo công ty, đặc biệt nếu đó là công ty có cơ cấu phức tạp và phân nhánh, thì
hàng ngày phải quyết định rất nhiều vấn đề không đơn giản chút nào. Ví dụ, bạn làm việc
trong một tập đoàn hoạt động trên nhiều lĩnh vực và theo chu kỳ phát triển, đã đến lúc tập
đoàn phải mở ra một hướng kinh doanh mới. Trong một cuộc họp, hội đồng quản trị thông
qua quyết định tham gia vào lĩnh vực kinh doanh nhà hàng ăn. Ban lãnh đạo đặt ra mục
tiêu: nhà hàng ăn đầu tiên đi vào hoạt động muộn nhất là sau sáu tháng. Có nghĩa, đến thời
hạn này, không chỉ mới thuê được địa điểm, mà nhà hàng ăn còn phải mở cửa để phục vụ
khách hàng. Để thực hiện nhiệm vụ này, bạn phải giải quyết các vấn đề sau:
tìm và mua (hoặc thuê) địa điểm thích hợp, điều này không hề đơn giản chút nào ở các
thành phố lớn;
tuyển nhân sự, mà những đòi hỏi về việc này luôn trái ngược nhau. Nếu bạn tuyển
dụng những người đã có kinh nghiệm trong ngành ăn uống, thì họ lại bảo thủ, khó thích nghi
với văn hóa của công ty mới, còn nếu bạn nhận vào làm việc những nhân viên mới ra trường
ngày hôm qua, thì họ có tay nghề kém, cần phải đào tạo nhiều và sau đó lại còn phải tìm cách
giữ chân để họ khỏi chạy sang làm việc cho đối thủ cạnh tranh;
tổ chức việc mua hàng;
giải quyết vấn đề về vận tải;
thỏa thuận với các cấp chính quyền;
và một loạt các vấn đề khác.
Làm thế nào để giải quyết tất cả các vấn đề này? Phần nhiều theo cảm tính, đôi lúc
dựa vào kinh nghiệm và kiến thức của người lãnh đạo. Nếu may mắn, thì mục đích đặt ra cuối
cùng sẽ đạt được. Tuy nhiên, kinh doanh không phải chơi sổ xố. Và khi đầu tư tiền vào dự án,
những nhà đầu tư bao giờ cũng đòi hỏi một sự bảo đảm. Vậy phải làm thế nào bây giờ? Đặc
biệt trong thế giới thay đổi liên tục và mọi việc trở nên khó đoán trước.

quá trình đạt mục đích của dự án;
th
ời gian thực hiện dự án, bởi vì để đảm bảo thành công thì phải theo sát thời gian
biểu của kế hoạch;
giá thành, có nghĩa, đối với bất cứ dự án nào đều phải lên kế hoạch tài chính với
những dự tính về số tiền chi và thu;
chất lượng, bởi vì người tiêu dùng chỉ mua những sản phẩm/dịch vụ thỏa mãn những
nhu cầu của họ;
nhân sự, bởi vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực thi hiệu quả những mệnh
lệnh của người điều hành dự án;
mạo hiểm, bởi vì việc tiên liệu trước tất cả những nguy hiểm trong quá trình thực hiện
dự án là rất quan trọng;
quá trình liên lạc, bởi vì trong thời đại của chúng ta, trong bất cứ dự án nào cũng có rất
nhiều người tham gia, những người này hoàn toàn có thể sống ở những vị trí địa l ý cách xa
nhau. Thêm nữa, việc đảm bảo cho các loại giấy tờ, tài liệu liên quan đến dự án được thông
suốt là rất quan trọng;
các hợp đồng, ví dụ khi k ý hợp đồng với những nhà cung cấp nguyên vật liệu phải
đảm bảo các điều kiện có lợi cho cả hai bên;
những sự thay đổi, bởi vì hiếm có dự án nào từ khi thực hiện đến khi kết thúc thành
công lại không có bất cứ thay đổi nào trong kế hoạch. Nguyên nhân có thể là do điều kiện bên
ngoài thay đổi, có thể do mục đích của dự án có sửa đổi, hoặc các nguồn nhân lực về người,
tiền đầu tư... thay đổi.
Ngày nay, các kinh nghiệm và kiến thức điều hành dự án có thể thu thập từ những tài
liệu nước ngoài, một số trong số chúng đã được chuẩn hóa. Tài liệu phổ cập nhất là “Project
Management Body of Knowledge – PMBoK” (Tổng hợp kiến thức về điều hành dự án) – do
nhà xuất bản Viện điều hành dự án Mỹ (PMI) phát hành năm 1987, “Competence Baseline -
ICB” (Ranh giới của khả năng) – do Hội liên hiệp quốc tế về điều hành dự án phát hành
(IPMA). Đây là những cuốn sách gối đầu giường của bất cứ một nhân viên điều hành dự án
nào.
Bất cứ một dự án nào trong quá trình thực hiện cũng được chia thành 4 giai

lên kế hoạch khống chế các rủi ro, bao gồm việc liệt kê, những đánh giá cả về độ nguy
hiểm và số lượng những rủi ro có thể xảy ra, và kế hoạch hành động nhằm ngăn chặn nếu rủi
ro xuất hiện.
trong những dự án lớn còn bao gồm việc mô tả chiến lược của dự án (những nguyên
tắc cơ bản) về chất lượng, về quản trị nhân sự, về quan hệ với những nhà cung cấp và những
tham số quan trọng khác;
lên cơ cấu liên lạc của dự án và các thủ tục cần thực hiện nếu dự án có thay đổi nào
đó;
và nhiều việc khác.