mở đầu
Kế toán là một công cụ phục vụ quản lý kinh tế gắn liền với hoạt động
quản lý đã xuất hiện cùng với sự hình thành đời sống kinh tế của xã hội, của
loài ngời. Đây là một công việc đòi hỏi chi tiết, rõ ràng và độ chính xác cao.
Cùng với sự phát triển của loài ngời, các hoạt động sản xuất kinh doanh ngày
càng phát triển và mở rộng không ngừng, đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất
phải quan tâm đến công tác quản lý. Chuyển sang nền kinh tế thị trờng mục tiêu
của các doanh nghiệp là thực hiện bảo toàn vốn, phát triển vốn kinh doanh, đảm
bảo hạch toán vốn kinh doanh có lãi, số lãi có đợc là doanh thu lớn hơn chi phí,
chi phí càng ít thì lãi càng nhiều và ngợc lại. Chính vì vậy chi phí sản xuất sản
phẩm bao giờ cũng là một trong những mối quan tâm nhất của bất cứ doanh
nghiệp nào, tiết kiệm chi phí sản xuất luôn đợc coi là chìa khoá mở cánh cửa
của sự tăng trởng và phát triển. Để đạt đợc mục tiêu này, tất yếu doanh nghiệp
phải quan tâm đến các yếu tố đầu vào của sản xuất. Một trong những yếu tố của
đầu vào sản xuất đó là nguyên vật liệu. Nó đóng vai trò rất quan trọng lớn từ
70-80% trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp. Sự biến động về chi phí vật
liệu làm ảnh hởng đến giá thành sản phẩm và cũng làm ảnh hởng đến lợi nhuận.
Vì vậy việc tổ chức hạch toán là không thể thiếu đợc và phải đảm bảo 3 yêu cầu
của công tác hạch toán đó là chính xác, kịp thời và toàn diện. Có nh vậy mới
kiểm tra giám sát chặt chẽ việc tiêu hao vật liệu, ngăn chặn hiện tợng lãng phí
trong sản xuất góp phần giảm bớt chi phí nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu
động tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Qua tìm hiểu công tác kế toán tại xí nghiệp in Lao Động Xã Hội (ngõ
Hoà Bình 4 Minh Khai Hà Nội), em thực sự thấy đợc tầm quan trọng của
công tác kế toán vật liệu đối với công tác quản lý doanh nghiệp sản xuất chung
và xí nghiệp nói riêng. Trên cơ sở kiến thức có đợc cùng với sự giúp đỡ của
1
PGS TS Nguyễn Văn Công, em đã chọn chuyên đề Hạch toán nguyên vật
liệu tại xí nghiệp In Lao Động Xã hội .
Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu của báo cáo gồm ba phần chính:
Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu trong

3
Trong doanh nghiệp sản xuất, NVL là tài sản dự trữ tồn kho của doanh
nghiệp, nó là lợng vốn dự trữ mà doanh nghiệp buộc phải có, đi kèm với nó là
các chi phí về bảo quản, bốc dỡ. Do vậy, nếu ban quản lý không xây dựng một
tỷ lệ vốn đầu t hợp lý sẽ gây nhiều bất lợi cho doanh nghiệp. Nếu dự trữ quá ít,
sản xuất sẽ lâm vào tình trạng ngừng trệ hoặc giảm tiến độ. Khi đó không có
doanh thu mà vẫn phải trả các khoản chi phí cố định nh khấu hao, bảo dỡng
máy móc, lơng công nhân nghỉ chờ việc dẫn đến nguy cơ gây lỗ. Nếu dự trữ quá
nhiều, các chi phí cho hàng và chi phí liên quan (nh bến bãi, kho dự trữ ) sẽ
tăng không cần thiết. Điều đó gây thất thoát về thiếu hụt vốn. Nh vậy, việc xây
dựng một tỷ lệ NVL hợp lý là một tiêu chí đánh giá khả năng lãnh đạo của nhà
quản trị. Nếu thực hiện đợc sẽ tạo đợc khả năng tăng vòng quay sử dụng vốn,
tận dụng các cơ hội kinh doanh, tăng thu giảm chi, mở rộng hoạt động ra khỏi
lĩnh vực chính. Việc nghiên cứu để đa ra tỷ lệ NVL thích hợp vừa có lợi về chi
phí mua, vừa đảm bảo chất lợng và đáp ứng phù hợp nhu cầu sản xuất mỗi khi
có biến động lớn bất ngờ.
2. Phân loại NVL.
Trong các doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh
doanh nên phải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau bao gồm nhiều loại,
thứ với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý hoá học và yêu cầu quản
lý khác nhau. Vì vậy, để quản lý tốt công tác quản lý và hạch toán NVL
đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh
thì cần thiết phải tiến hành phân loại NVL theo những tiêu thức thích hợp.
Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng, năng lực của từng nơi, từng bộ phận mà
có cách phân loại khác nhau, dựa trên những đặc trng khác nhau. Căn cứ
vào nội dung kinh tế vai trò, chức năng của NVL trong quá trình sản xuất
kinh doanh vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật liệu đợc chia thành
các loại sau:
4
- Nguyên vật liệu chính: nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động

cộng với chi phí thu mua, vận chuyển, tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế giá trị
gia tăng (GTGT) theo phơng pháp trực tiếp hay phơng pháp khấu trừ.
Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng
pháp khấu trừ thuế, giá trị NVL mua vào là thực tế không có thuế GTGT đầu
vào.
Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng
pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế
GTGT, giá trị NVL mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu
vào).
- Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho
Đối với NVL mua ngoài nhập kho:
Giá tính thuế GTGT đối với vật liệu nhập khẩu là giá nhập khẩu tại
cửa khẩu (CIF) cộng (+) thuế nhập khẩu.
- Đối với NVL tự gia công chế biến nhập kho:
- Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến nhập kho:
6
Trị giá
thực tế
NVL
nhập kho
Giá mua
trên hoá
đơn (giá
cha có
thuế)
Các loại
thuế
không đ-
ợc hoàn
lại

từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của kế toán có
thể sử dụng một trong các phơng pháp sau:
Phơng pháp giá thực tế đích danh:
Phơng pháp này thờng đợc áp dụng với các loại NVL có giá trị cao,
các loại vật t đặc trng. Giá thực tế vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá
thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô hàng, từng lần nhập và số lợng xuất
kho theo từng lần.
Ưu điểm của phơng pháp này là theo dõi chính xác về giá lúc nhập
lúc xuất. Tuy nhiên nó cũng có nhợc điểm khó theo dõi vì nhiều mặt hàng
công việc kế toán chi tiết phức tạp. Vì vậy chỉ nên áp dụng phơng pháp
7
Trị giá thực
tế NVL nhập
kho
=
Giá thực tế
NVL xuất
kho thuê
ngoài chế
biến
Chi phí chế
biến phải trả
cho người
chế biến
+
Chi phí
vận
chuyển
đi về
+

NVL xuất
Đơn giá
bình quân
= +
Trị giá TTNVL
tồn đầu kỳ
Trị giá TTNVL
nhập trong kỳ
+
Số lượngNVL
tồn đầu kỳ
Số lượng NVL
nhập trong kỳ
Đơn giá
BQ
NVL
=
Đơn giá
bình quân sau
mỗi lần nhập
Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần
Số lần NVL tồn kho sau mỗi lần nhập
=
Đánh giá NVL theo giá hạch toán (phơng pháp hệ số giá).
Giá hạch toán là giá cả ổn định đợc sử dụng tốt nhất theo phạm vi.
Doanh nghiệp, giá hạch toán đợc xây dựng có thể là giá kế hoạch.
giá hạch toán chỉ đợc xây dựng để ghi chép hàng ngày trên sổ kế toán chi
tiết nhằm theo dõi tình hình xuất nhập NVL. Cuối tháng cần phải điều
chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào sổ kế toán tổng
hợp, tài khoản và báo cáo có liên quan.

NVL công cụ đắc lực của công tác quản lý NVL. Việc hạch toán NVL có
đầy đủ chính xác kịp thời hay không ảnh hởng lớn tới tình hình quản lý
NVL của doanh nghiệp.
Xuất phát từ vị trí và yêu cầu của NVL trong doanh nghiệp sản xuất,
kế toán NVL cần thực hiện các nghiệp vụ:
Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu tổng hợp số liệu về tình hình
nhập, xuất, tồn kho NVL nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp
thời, đảm bảo số lợng cho quá trình sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
Vận dụng đúng đắn các phơng pháp hạch toán NVL hớng dẫn
kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc thủ tục, xuất, nhập. Thực
hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về NVL, mở các loại sổ
sách thẻ chi tiết về NVl theo đúng chế độ, phơng pháp qui định,
đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán.
Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ bảo
quản NVL phát hiện và xử lý kịp thời NVL thừa thiếu, ứ đọng
kém phẩm chất, ngăn ngừa việc sử dụng lãng phí NVL.
Tham gia kiểm tra đánh giá NVL theo chế độ qui định của Nhà
nớc, lập báo cáo về NVL phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản
lý điều hành, phân tích kinh tế.
Ta đã biết việc hạch toán chi tiết NVL là một công việc có khối lợng
lớn và khâu hạch toán khá phức tạp. Hạch toán chi tiết NVL đòi hỏi phản
ánh cả giá trị số lợng lẫn chất lợng của từng loại NVL theo từng kho, từng
ngời quản lý và phải tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng
cơ sở của chứng từ nhập, xuất kho.
10
Trên cơ sở đó các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ mở
sổ kế toán chi tiết sao cho phù hợp nhằm tăng cờng công tác quản lý tài
sản nói chung và quản lý NVL nói riêng.
Chứng từ sử dụng và thủ tục nhập, xuất kho NVL

Thủ tục xuất kho NVL
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, các bộ phận sản xuất viết phiếu xin
lĩnh vật t, sau khi đợc lãnh đạo duyệt, kế toán viết phiếu xuất kho căn cứ
vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu, ghi vào phiếu xuất số thực xuất
và ghi vào thẻ kho. Thủ kho chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp để lập
bảng tổng hợp xuất vật liệu.
+ Các phơng pháp kế toán chi tiết NVL
Trong các doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý NVL do nhiều bộ
phận đơn vị tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập xuất tồn kho
NVL hàng ngày phải đợc thực hiện ở kho và ở phòng kế toán dựa trên cơ
sở các chứng từ kế toán về nhập, xuất và tồn kho NVL.
Việc hạch toán chi tiết NVL đợc thực hiện đồng thời ở kho và phòng
kế toán có thể tiến hành theo ba phơng pháp:
1. Ph ơng pháp ghi thẻ song song:
- ở kho: Thủ kho ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn kho của các loại
NVL trên thẻ kho về mặt số lợng.
- ở phòng kế toán: kế toán căn cứ vào phiếu nhập, xuất để ghi vào
sổ (thẻ) chi tiết NVL theo hai chỉ tiêu số lợng và giá trị.
Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo
phơng pháp thẻ song song theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán
12
Ghi chú:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập và xuất thủ kho
lập thẻ kho, kế toán mở sổ để theo dõi về mặt số lợng và giá trị.
Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết NVL
để lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn.
Cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu trên
thẻ kho với sổ chi tiết NVL, đồng thời đối chiếu bảng tổng hợp
N-X-T với sổ tổng hợp.

* Ưu điểm: khối lợng ghi chép của sổ kế toán giảm bớt do chỉ ghi
một lần vào cuối tháng.
14
Thẻ kho
Phiếu nhập
Phiếu xuất
Sổ đối chiếu
luân chuyển
Kế toán tổng hợp
Bảng kê xuất
Bảng kê nhập
* Nhợc điểm: việc ghi sổ còn trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu giữa
kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng
kiểm tra trong công tác quản lý.
3. Ph ơng pháp ghi sổ có d :
ở kho: thủ kho vẫn dùng thẻ kho ghi chép tình hình nhập, xuất,
tồn vật t về mặt số lợng. Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho
ghi số lợng NVL vào sổ số d sau đó chuyển cho phòng kế toán.
ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số d theo từng kho dùng cho cả
năm để ghi số tồn kho của từng số NVL vào cuối tháng theo chỉ
tiêu giá trị. Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết
NVL theo phơng pháp ghi sổ số d qua sơ đồ sau:
Sơ đồ số 3: Sơ đồ hạch toán
Ghi chú
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất, thủ kho lập
thẻ kho sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ xuất nhập chuyển
15
Chứng từ nhập Phiếu giao nhận CT nhập Bảng tích luỹ kế nhập
Sổ số dư
Bảng tổng hợp

xuất kho.
16
Việc xác định trị giá NVL xuất kho theo phơng pháp này đợc
căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp,
phân loại theo các đối tợng sử dụng để ghi vào các sổ kế toán.
Trị giá NVL tồn kho trên tài khoản, trên sổ kế toán có thể xác
định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Ưu điểm: Quản lý chặt chẽ NVL, kể cả mặt hiện vật và giá trị,
giúp doanh nghiệp nắm đựơc thờng xuyên tình hình vật t tồn
kho, tính toán đúng giá trị vốn của hàng xuất kho.
Nhợc điểm: Khối lợng hạch toán nhiều không thích hợp với
những doanh nghiệp có sử dụng những loại hàng tồn kho mà giá
trị đơn vịi nhỏ thờng xuyên xuất bán.
* Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán NVL, theo phơng pháp kê khai thờng xuyên kế toán
chủ yếu sử dụng các tài khoản: TK 152, 151, 331, 133.
TK 152: Nguyên liệu vật liệu Dùng theo dõi giá trị thực tế
của toàn bộ VL hiện có tăng giảm qua kho.
Nội dung kết cấu:
Bên Nợ: + Giá thực tế NVL nhập kho do mua ngoài, thuê chế
biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc từ các nguồn khác.
+ Giá trị NVL thừa phát hiện khi kiểm tra.
+ Giá trị thực tế NVL tồn kho cuối kỳ.
Bên Có: + Giá NVL xuất kho
+ Chiết kháu hàng mua, giảm giá và hàng mua bị trả
lại.
+ Trị giá NVL thiếu hụt khi kiểm kê.
+ Kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ.
Số d bên Nợ: Phản ánh giá trị thực tế NVL tồn kho cuối kỳ.
17

Số d bên Nợ: Số tiền đã ứng trả trớc hoặc trả thừa cho ngời bán, ng-
ời nhận thầu.
TK 133: Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ TK này dùng để phản
ánh giá trị gia tăng đầu vào đợc khấu trừ.
Nội dung kết cấu:
Bên Nợ: + Phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ.
Bên Có: + Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ trong kỳ.
+ Kết chuyển thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ.
+ Số thuế GTGT đầu vào đã hoàn lại.
+ Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá mua vào đã trả lại
hoặc đợc giảm giá.
Số d bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ hoặc đợc
hoàn lại nhng NSNN cha hoàn trả.
TK 133 có hai tài khoản cấp 2:
TK 1331: Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá.
TK 1332: Thuế GTGT đợc khấu trừ của tài sản cố định.
2. Ph ơng pháp hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu:
sơ đồ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo
phơng pháp kê khai thờng xuyên
19
TK 152, 153 TK 621
TK 151
TK 111, 112, 141
TK 333
TK 411
TK 154
TK 128, 222
TK 338 (3381)
TK 412
TK 627, 641, 642

chờ xử lý
Phân bổ đầu vào, chi phí
SXKD trong kỳ
Chênh lệch giảm do
đánh giá lại
IV. Đặc điểm hạch toán NVL theo phơng pháp
kiểm kê định kỳ
1. Khái niệm và TK sử dụng
* Khái niệm:
20
Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách
thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá,
sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại mặt hàng tồn kho mà chỉ
phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng tên cơ sở kiểm
kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế. Từ đó kế toán xác định lợng
xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ:
Ưu điểm:
- Giảm nhẹ khối lợng hạch toán.
- Số liệu giữa sổ kế toán và thực tế luôn khớp nhau vì số tồn kho
cuối kỳ đợc xác định trên kết quả kiểm kê thực tế.
Nhợc điểm:
- Kế toán không theo dõi đợc thờng xuyên, liên tục tình hình nhập,
xuất NL, VL trên TK 152, 153.
- Trị giá hàng xuất kho sẽ không chính xác nếu không theo dõi đợc
số hao hụt, mất mát.
Doanh nghiệp phải có hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh, đặc biệt là
khâu bảo quản vật t. Phơng pháp này thích hợp với doanh nghiệp có lợng
vật t nhiều, giá trị mỗi thứ nhỏ, nhập xuất liên tục.
* Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng các TK: 151, 151, 153, 611.

kiểm kê định kỳ
22
TK 611 mua hàng
TK 152
TK 111, 112, 141
TK 411
TK 333 (3333)
TK 412
TK 111,112
TK 621
TK 632
TK 111, 138
Kết chuyển giá trị vật liệu
tồn đầu kỳ
Mua trả tiền ngay
Thanh toán
tiền
Chênh lệch
đánh giá tăng
đánh giá lại
Kết chuyển giá trị vật liệu
tồn đầu kỳ
Chiết khấu mua hàng
được giảm giá
Cuối kỳ kết chuyển sổ
xuất dùng cho SXKD
Xuất bán
TK 151, 152, 153
TK 331, 311
Mua chưa trả

Sau một thời gian họat động, xởng in đã phát triển với quy mô lớn hơn
và nhiệm vụ cũng nặng nề hơn. Bộ Thơng binh và Xã hội đã quyết định chuyển
xởng in thành công ty In Bộ Thơng binh và Xã hội (QĐ 138/QĐTB-XH ngày
4/9/1986).
Bộ Lao động Thơng binh và Xã hội là do hai bộ sát nhập thành đó là Bộ
Lao động và Bộ Thơng binh Xã hội. Ngày 23/11/1988 Bộ trởng Bộ Lao động
thơng binh và xã hội quyết định thành lập xí nghiệp sản xuất dịch vụ phục vụ
đời sống trực thuộc Bộ (QĐ 156/LĐTBXH-QĐ).
Năm 1990 do chuyển đổi nền kinh tế hoạch hoá tập trung sang nền kinh
tế thị trơng, để phù hợp với tình hình mới, Bộ Lao động Thơng binh xã hội lại
quyết định thành lập công ty sản xuất dụng cụ tàn tật (theo QĐ 152/LĐTBXH-
QĐ ngày 20/3/1993) trên cơ sở tách ra từ công ty In và sản xuất dụng cụ ngời
tàn tật.
24
Theo QĐ 373-201 QĐ-BLĐTBXH ngày 5/4/2001 của Bộ trởng Bộ Thơng
binh Xã hội về việc đổi tên Nhà In Bộ Lao động Thơng binh Xã hội thành Công
ty In LĐ XH và đợc bổ sung nhiệm vụ đối với Nhà In Bộ Lao động Thơng
binh Xã Hội.
Năm 2004, thực hiện việc sát nhập và trở thành Xí nghiệp in thuộc Nhà
xuất bản LĐ - XH và chuyển từ hạch toán độc lập sang hạch toán phụ thuộc.
Chỉ tiêu xác định của xí nghiệp in LĐ - XH
Chỉ tiêu Đơn vị Số lợng
Số LĐ trung bình Ngời 76
Doanh thu năm 2003 Đồng 9.873.865.336
Doanh thu 6 tháng đầu năm 2004 Đồng 3.042.010.128
Nguồn vốn kinh doanh (30/06/04) Đồng 1.531.635.908
Từ năm 1992 sau khi đợc thành lập, lại là doanh nghiệp Nhà nớc độc lập,
xí nghiệp In đã có nhiều bớc phát triển với các hàng in ấn nh: các tài liệu, biểu
mẫu, sách báo, tạp chí, áp phích
Là một doanh nghiệp với quy mô nhỏ, xí nghiệp In đã tính tăng bộ máy