1

Luận văn
Ứng dụng của tin học văn phòng
2
LỜI NÓI ĐẦU
Nói đến tin học là nói đến một ngành khoa học trẻ ở Việt Nam. Chưa bao
giờ nó lại gây được ấn tượng và sức hấp dẫn mạnh đặc biệt là giới trẻ như ngày
nay. Bởi tin học đã trở thành chuẩn mẫu về con người mới trong mọi lĩnh vực
của cuộc sống. Mặc dù được hoà nhập vào Việt Nam khá muộn nhưng THVP
một phần rất nhỏ trong bộ môn tin học đã mang lại lợi ích to lớn đối với người
sử dụng. Đặc biệt là trong lĩnh vực văn phòng, tài chính, kế toán…tại các công
sở, cơ quan, trường học…
Chính vì tầm quan trọng và thông dụng của THVP trong cuộc sống cũng
như công việc. Em đã tích luỹ và học hỏi được rất nhiều điều bổ ích và thiết thực
về bộ môn THVP . Điều đó chính là động lực thúc đẩy tôi có quyết tâm làm bài
báo cáo này.
3

GIỚI THIỆU CHUNG
1.Tổng quan về máy tính.

trường và được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Bởi nhiều ưu điểm nổi trội như
nhỏ gọn, tốc độ xử lý dữ liệu cao hàng chục tỷ phép tính trên một giây. Vì thế
máy tính từ thế hệ này được phát triển và nâng cấp rất nhanh về dung lượng bộ
nhớ và cấu hình của máy.
2.Ứng dụng của tin học văn phòng.
Mỗi khi nói đến THVP là người sử dụng biết ngay đây là một phần mềm
khá tiện ích về văn phòng trong đó có Word, excel…Nó giúp cho người sử dụng
có thể tính toán, ghi chép, lưu giữ thông tin dưới số lượng lớn. Đây là phần mềm
được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực như văn phòng, cơ quan, công sở,
trường học…và rất nhiều ngành nghề khác trong đời sống xã hội ngày nay. ở
đâu cũng có bộ môn tinhọc được ứng dụng. Bởi vì nhờ có bộ môn THVP mà nó
đã góp phần lớn cho sự phát triển kinh tế, văn hoá, khoa học xã hội của nhân
loại. Không chỉ có vậy THVP còn làm thay đổi hẳn quan niệm, cách thức làm
việc, năng suất và hiệu quả lao động trong xã hội hiện đại.
Ngày nay ở Việt Nam THVP thực sự trở thành một phương tiện để giao
dịch cho nhiều lĩnh vực. Đó là một giải pháp rất hữu dụng đối với người sử
dụng, bởi nó tiết kiệm thời gian và công sức cho các đơn vị, cơ quan hay cá
nhân mình. Tuy vậy để khai thác những khả năng tuyệt vời của THVP thì trước
hết bạn cần có kiến thức thực tế về nó để có thể sử dụng nó sao cho có hiệu quả
cao nhất trong một số ứng dụng cụ thể.
+.Tại các văn phòng,THVP được sử dụng rất phổ biến, vì nó giúp cho
các văn phòng tiện quản lý công việc chuyên môn cũng như các công tác giao
dịch giấy tờ khác. THVP có một vai trò hết sức đặc biệt bởi nó giúp các văn
phòng quản lý nhân sự, quản lý danh sách khách hàng cùng nhiều vấn đề mang
tính bảo mật cao.
+.Tại các trường học thì THVP là một thành phần không thể thiếu. Nhờ
có THVP mà nhà trường có thể lưu giữ những thông tin về học sinh, sinh
viên,giáo viên như quê quán, kết quả học tập…của từng thành viên một cách chi
tiện ích rất hay và thông dụng bởi nó có thể sao chép thông tin từ một cơ sở dữ
6
liệu mẫu để tạo ra nhiều bản sao của tài liệu đó. Giúp cho người sử dựng có thể
làm công việc của mình được nhanh hơn và đỡ nhàm trán đó là phương pháp tiết
kiệm thời gian cũng như công sức của họ. Chính vi vậy mà em thấy nó rất phù
hợp với thời đại ngày nay.
Còn với “các thủ thuật tính toán trong excel”. Vi vậy đây là việc làm
thường xuyên của những người kế toán, văn thư, thống kê… nhờ có chương
trình này mà người sử dụng có thể tính toán mọi việc theo nhu cầu sử dụng bằng
các hàm tính toán đã có sẵn.
Chính vì lẽ đó em thấy đề tài này rất hay và thiết thực, em muốn giới
thiệu nó cho mọi người quan tâm cùng tham khảo thêm.
7

A.NỘI DUNG
I.WINDOWS LÀ GÌ?
Windows là hệ điều hành giao diện đồ hoạ, nó là sản phẩm của
Microsoft. Đây là phần mềm cho phép chúng ta sử dụng máy tính một cách dễ
dàng nhờ vào giao diện đồ hoạ trình bầy đẹp mắt, hấp dẫn, gọn gàng và phong
phú với nhiều biểu tượng (icon). Trong môi trường Windows chúng ta chạy tất
cả các chương trình ứng dụng của nó (windows applications) như soạn thảo văn

vào biểu tượng của nó.
+. Recycle Bin (thùng giác) sử dụng để lưu trữ tạm thời các tệp dữ liệu
bị xoá và có thể dùng nó để phục hồi các tệp dữ liệu bị xoá nhầm.
+. Internet explorer biểu tượng sử dụng kết nối với Internet.
+. Microsoft Outlook biểu tượng dùng để gửi và nhận thư điện tử.
+. Network Neighborhood biểu tượng xem tài nguyên đang có trên
mạng nếu máy tính đang hay có thể gắn vào một mạng.
+.Ngoài ra còn có các biểu tượng Shortcut (có dấu mũi tên) đây là những
biểu tượng dùng để truy nhập nhanh một biểu tượng nào đó do người sử dụng
tạo ra.
+.Menu Start

là Menu mà từ cửa sổ Windows người sử dụng có thể khởi động để mở một
chương trình ứng dụng nào đó như Word, excel, paint…
3.Các thao tác cơ bản của chuột.
Chuột là một thiết bị không thể thiếu khi làm việc với trong môi trường
Windows. Nó được cấu tạo bởi hai nút điều khiển, nút chuột trái và nút chuột
phải.
Các thao tác cơ bản của chuột.
9
-Nhấn chuột (Click): nhấn một lần rồi nhả chuột, thao tác này dùng để lựa chọn
một thông số, một câu lệnh…
-Nhấn đúp chuột (Double click): nhấn nhanh nút chuột hai lần liên tiếp, thao
tác này để mở một cửa sổ của một chương trình ứng dụng.
-Kéo chuột (Drag): nhấn và giữ chuột trong khi di chuyển chuột, thao tác này
dùng để chọn một khối văn bản, hay di chuyển một đối tượng trên màn hình.
4.Thoát khỏi Windows và tắt máy.

máy sách tay. Dung lượng bộ nhớ trong của hệ điều hành này là từ 64MB trở
nên. không chỉ có vậy Win2000 còn là một hệ điều hành có đọ tin cậy khá cao
bởi những cải tiến trong thiết kế. Hệ điều hành này có khả năng ngăn ngừa
người sử dụng hay các ứng dụng làm thay đổi các tệp cơ bản của hệ thống.
Ngoài ra Win2000 còn có tính năng bảo mật tốt nhằm bảo vệ thông tin cho
người sử dụng.
-Win2000 còn cho phép người sử dụng có thể cài đặt, sửa chữa, cập
nhật, kiểm tra các ứng dụng một cách dễ dàng. Nó cho phép người sử dụng có
thể di động làm việc ở bất cứ nơi đâu, khi nào. Họ có thể làm việc với các tệp
của họ khi họ không kết nối vào mạng và sau đó đồng bộ dữ liệu khi họ kết nối
vào mạng. Đây còn là một hệ điều hành tự động cấu hình hệ thống, tăng cường
chức năng tiết kiệm năng lượng và quản lý pin.
II.CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT WORD.
1.Vài nét về Ms-Word.
Ms-Word là phần mềm soạn thảo văn bản cấp cao chạy trong môi trường
Windows. Nó là phần mềm chuyên dùng cho các công tác soạn thảo các loại văn
bản, giấy tờ, sách báo…nhằm phục vụ cho các công tác văn phòng tại các công
sở, trường học, công ty,…Đây là một phần mềm rất được ưa chuộng bởi một số
tính năng sau:
+.Giao diện đồ hoạ thông qua hệ thống Menu đẹp, cùng các hộp thoại
mang tính thẩm mĩ cao, khả năng giao tiếp dữ liệu chuẩn và nhanh.
+.Có bộ chương trình tiện ích trợ giúp người sử dụng có thể tạo các công
văn giấy tờ đặc biệt, tiết kiệm thời gian và công sức. Không chỉ có vậy Word
còn cung cấp chương trình kiểm tra, sửa lỗi chính tả, gõ tắt và một số trợ giúp
11
khác. Nó giúp người sử dụng không chỉ soạn thảo văn bản bằng tiếng việt mà
còn bằng cả tiếng nước ngoài với tốc độ nhanh.

Tables and Borders
Thanh Standard

Thanh Drawing

Thanh Scroll

Màn hình soạn thảo
12
Màn hình soạn thảo của Word với đầy đủ các chức năng và công cụ để người sử
dụng có thể dùng nó.
2.1.Phương pháp kết hợp thư (Mail Merge).
Mail Merge là một phương pháp kết hợp thư, nó giúp cho người sử dụng
có thể tối ưu hoá công việc của mình một cách nhanh nhất. Đây là một trình tiện
ích trong Word vì nó lấy thông tin từ một cơ sở dữ liệu gốc sao chép để tạo ra
nhiều bản sao của tài liệu đó. Mỗi bản sao sẽ có những thông tin trong cơ sở dữ
liệu gốc.
Chức năng của Mail Merge tỏ ra rất hữu dụng trong nhiều lĩnh vực, cụ
thể là những lĩnh vực sau.
+.Soạn thư mời, thư hiếu hỷ…cho bạn bè, người thân.
+.Soạn thư từ, báo cáo giữa các bộ phận trong cùng cơ quan.
+.Soạn báo cáo cho nhiều địa chỉ khác nhau.
+.Soạn các loại giấy tờ, văn bằng, giấy chứng nhận của các cơ
quan, trường học.


PP

Công ty TNHH Anh Anh

+.Bước 2: Mở một văn bản mới thứ hai
Nhập đoan văn bản chính vào (nội dung của giấy mời). Đoạn văn bản chính này
không đánh tên, địa chỉ của người nhân. Bạn căn chỉnh cho thật đep rồi ghi văn
bản chính lại và đặt tên cho nó.
VD: Mang tên “anhoat1”. Đóng văn bản anhoat1 lại.

Chú ý: Hai văn bản này các bạn không được ghi dưới cùng một tên mà phải ghi
bằng hai tên khác nhau.
Bước 3: Cách kết hợp thư (Mail merge).
14
- Mở văn bản chính anhoat1 ra.

Vào Tools chọn Mail merge hộp thoại Mail merge helper xuất hiện có dạng
sau:

Nhấn vào Greate một danh sách đổ xuống có dạng:


. Nhấn vào Active Windows
16Xuất hiện một hộp thoại.

Nhấn Edit Main Document.Kết quả màn hình của tài liệu mẫu xuât hiện thêm
thanh công cụ Mail Merge.
Bước 4: Cách chèn dữ liệu:
-Khi màn hình xuất hiện thanh công cụ Mail Merge thì công việc của bạn lúc
này là chèn đầy đủ thông tin còn thiếu trong mẫu giấy mời.

Dòng “Chức vụ” vào sau chữ “Chức vụ”.
Dòng “Địa chỉ” vào sau chữ “Địa chỉ”.
*Kết quả văn bản của chúng ta có dạng như sau:
Bước 5: Cách kết hợp thư (Meil Merge):
Chúng ta nhấn vào Merge to new document trên thanh công cụ Mail Merge.

Dữ liệu được chèn
v
ào v
ị

trí con tr
ỏ

18

19

Trang cuối cùng của danh sách khách mời.
Cuối cùng là toàn bộ công việc mà bạn phải làm.
Bạn lưu tập tin dưới một tên thích hợp. VD anhoat3.
Lưu ý: Ngoài cách kết hợp thư tôi đã trình bầy ở trên ra còn co một cách khác
nữa.
2.2.Phương pháp sao chép khối.
Để sao chép khối thì trước hết bạn phải lựa chọn được khối văn bản vậy:
2.2.1.Khối văn bản là gì?
Khối văn bản là một phần văn bản được lựa chọn (trên màn hình nền của
văn bản thuộc khối có nền mầu đen).
Để lựa chọn một khối văn bản ta có thể sử dụng một trong hai cách sau:
*Cách 1: Dùng chuột.
+.Nháy chuột vào vị trí đầu của khối văn bản, kéo chuột đến vị trí cuối

 Chon khối bằng cách bôi đen khối.
 Copy một khối thực hiện kích chuột vào biểu tượng của thanh
Standard, di chuyển con trỏ tới vị trí mới.
 Paste một khối thực hiện kích chuột vào biểu tượng của thanh
Standard.
21
2.2.3.Di chuyển một khối.
Để di chuyển một khối thì trước hết bạn phải bôi đen khối đó.
*Di chuyển khối bằng Menu.
 Chọn khối bằng cách bôi đen khối.
 Thực hiện lệnh Edit/cut (Ctrl+X) để cut khối,di chuyển con trỏ tới vị trí
mới .
 Thực hiện lệnh Edit/Paste (Ctrl+V) để Paste khối.
*Di chuyển khối bằng thanh Standard.
 Chọn khối bằng cách bôi đen khối.
 Kích chuột vào nút Cut trên thanh Standard, di chuyển con trỏ tới vị
trí mới.
 Thực hiện kích chuột vào nút Paste trên thanh Standard.
2.2.4.Xoá một khối.
Để xoá một khối văn bản, chúng ta thực hiên theo các bước sau:
 Chọn đoạn văn bản cần xoá bằng cách bôi đen nó.
 Nháy chuột vào biểu tượng Cut trên thanh Standard hoặc nhấn phím
Delete trên bàn phím hoặc gõ phím cách.
2.3.Một vài công cụ tiện ích khi soạn thảo văn bản.
Trong khi soạn thảo văn bản bằng tiếng việt bạn cần lưu ý một vài công cụ tiện
ích để khi soạn thảo được dễ dàng hơn. Sau đây tôi xin giới thiệu một vài công
cụ tiện ích đó:

+.Bước 5: Nhấn Add rồi nhấn Ok.
+.Bước 6: Công việc cuối cùng của bạn đã hoàn tất, vì vậy khi nào bạn
cần đến cụm từ đó thì bạn chỉ cần đánh chữ viết tắt rồi nhấn phím cách Space
Bar thì dòng văn bản của ban sẽ xuất hiện ra.
Tương tự như vậy bạn có thể tạo những cụm từ thích hợp cho bạn. Chúc
các bạn thành công.
2.3.2.Auto text.
Vào Tools chọn
AutoCorrect

Nhập chữ viết tắt vào
khung Replace.
Sau đó nhấn Add.
Cu
ố
i cúng nh
ấ
n Ok.

23

Tương tự như cách trên:
*Bước1: Bạn soạn từ hoặc đoạn văn bản cần gõ tắt.
VD: Bộ giáo dục và đào tạo

i Page Numbers

24 Mục Position là chọn vị trí đánh số trang bên trên hay bên dưới.
 Mục Alignment chọn vị trí bên trái, bên phải hay giữa.
 Mục Show number on first page hiển thị có đánh số trang đầu tiên không.
 Mục Format đẻ xác định số trang ban đầu.
Thực hiện xong các thao tác lựa chọn bạn nhấn Ok.
2.3.4.Làm tiêu đề đầu trang chân trang.
Để tạo tiêu đề đầu trang, chân trang thì trước hết bạn vào:
Insert/Header and Footer.
-Màn hình chuyển sang chế độ soạn thảo cho Header and Footer và xuất
hiện một thanh công cụ có các nút chức năng sau:
 Insert auto text chèn vào một đoạn văn bản tắt.
 Number chèn số trang.
 Date/Time chèn ngày giờ
 Close thoát.
Để xoá Header and Footer ta vào lại mục Header and Footer và làm sạch
chúng sau đó thoát ra.
2.4.Thoát khỏi Word.
Để thoát khỏi chương trình ứng dụng trước tiên bạn phải ghi những cái
cần thiết lại sau đó đóng nut Close hay ấn tổ hợp phím (Alt+F4) để thoát khỏi
Microsoft Word.
Vào insert chon
Page Numbers

những ứng dụng thực tế của nó trong đời sống hàng ngày. Không chỉ ở trong
nước mà còn phổ biến trên toàn thế giới. Đúng như vậy những nhân viên văn
phòng làm các công tác tính toán như kế toán, tài chính…coi các “thủ thuật tính
toán trong Excel” là một chiếc chìa khoá quan trọng trong thành công của họ.