(MẪU)
DỰ KIẾN NHÂN SỰ THAM GIA TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC
HỌP THƯỜNG NIÊN 2011 CỦA ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CÔNG TY
CỔ PHẦN ________
1 Chủ tọa : Ông (Bà) ___________________________, Chủ tịch HĐQT
2 Thư ký Đại hội : Ông (Bà) _______________________, Thư ký HĐQT
3 Ban kiểm tra tư cách cổ đông (02 người) :
- Ông (Bà) : ___________________________________, Trưởng ban.
- Ông (Bà) : ___________________________________, Thành viên.
Nhiệm vụ :
- Theo dõi việc đăng ký của cổ đông tại Bàn tiếp tân để nắm số lượng cổ đông có mặt
trực tiếp hoặc thông qua đại diện được ủy quyền có mặt tại cuộc họp để đúc kết số liệu
phục vụ cho “Báo cáo kiểm tra tư cách cổ đông”. Việc đúc kết số liệu này phải hoàn tất
ngay trước khi cuộc họp bắt đầu (xin tham khảo “Chương trình nghị sự” để biết thời gian
cuộc họp bắt đầu)
Lưu ý : Theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty thì cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện cho ít nhất 65% tổng số cổ phần có
quyền biểu quyết.
Ngoài nhiệm vụ nêu trên, trong thời gian dành cho các cổ đông phát biểu ý kiến, Ban
kiểm tra tư cách cổ đông cần có mặt gần bàn của Chủ toạ, với danh sách cổ đông trong
tay để sẵn sàng ghi nhận/tính toán tỷ lệ số cổ phần mà các cổ đông có ý kiến phát biểu sở
hữu hoặc đại diện so với tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của các cổ đông có mặt
trực tiếp hoặc được đại diện hợp lệ tại ĐH; cung cấp ngay cho Chủ toạ khi được yêu cầu.
4 Ban kiểm phiếu biểu quyết của các cổ đông (03 người) :
- Ông (Bà) : ___________________________________, Trưởng ban.
- Ông (Bà) : ___________________________________, Thành viên,
- Ông (Bà) : ___________________________________, Thành viên,
Nhiệm vụ :
- Theo quy định tại Điều lệ Công ty, Đại hội đồng cổ đông thảo luận và biểu quyết theo
từng vấn đề trong nội dung chương trình họp. Việc biểu quyết được tiến hành bằng cách
thu thẻ biểu quyết tán thành nghị quyết, sau đó thu thẻ biểu quyết không tán thành; cuối

đốc, nhắc nhở những người có trách nhiệm) chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu nằm trong
chương trình nghị sự của Đại hội;
2.Ông (Bà) _____________: chịu trách nhiệm về mặt “hậu cần kỹ thuật” = chỉ đạo/điều
hành Bộ phận CNTT phục vụ ĐH xử lý các số liệu thống kê trên hệ thống vi tính có liên
quan đến các mảng công việc sau :
a Thống kê số cổ đông cùng số cổ phần mà họ sở hữu hoặc đại diện trực tiếp tham dự
hoặc được ủy quyền tham dự ĐH = cung cấp số liệu tổng hợp cho Ban kiểm tra tư cách
cổ đông để báo cáo trước ĐH ngay trước khi ĐH chính thức khai mạc;
b Thống kê số cổ phần biểu quyết của các cổ đông về các nội dung thuộc chương trình
nghị sự của ĐH;
Ngoài ra, bộ phận CNTT phục vụ ĐH còn phụ trách việc in ấn : bảng tên của các cổ
đông, phiếu biểu quyết của các cổ đông và các tài liệu khác mà Ban tổ chức có yêu cầu.
3.Ông (Bà) ______________ chịu trách nhiệm về cơ sở vật chất phục vụ cho ĐH, bao
gồm các công việc sau đây :
2/3
- Chuẩn bị hội trường tổ chức Đại hội cổ đông thường niên : phông màn, âm
thanh, ánh sáng, bàn Chủ tọa, bàn thư ký, bục phát biểu, ghế ngồi cho các cổ đông; bố trí
người chụp ảnh, quay phim trong thời gian tiến hành ĐH.
- Chuẩn bị hậu cần phục vụ cho cổ đông trong ngày ĐH : nuớc uống, thức ăn nhẹ
giữa giờ, giấy, viết…
- Bố trí nhân sự thực hiện các công việc trước Đại hội : in ấn tài liệu, gởi Thông
báo mời họp kèm theo các văn kiện Đại hội cho các cổ đông, chuẩn bị tiền ăn trưa để
phát cho các cổ đông và các công việc khác mà Ban tổ chức có yêu cầu nhằm chuẩn bị tốt
cho ĐH.
- Bố trí nhân sự làm công tác tiếp tân với nhiệm vụ cụ thể như sau :
+ Đón tiếp các cổ đông (hoặc người đại diện) đến dự cuộc họp; đề nghị cổ đông
thực hiện thủ tục đăng ký bằng cách xuất trình Thông báo mời họp có ghi tên của chính
cổ đông đó hoặc “văn bản ủy quyền” (theo mẫu của Công ty và có đầy đủ các chữ ký
theo quy định được ghi rõ tại văn bản ủy quyền này) – việc này hết sức cần thiết để kiểm
tra tính hợp lệ và hợp pháp của những người tham dự Đại hội; mời cổ đông (hoặc người