TIỂU LUẬN:

Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống
kế toán tại Công ty cổ phần thương
mại và dịch vụ Hoàng Dương

LỜI MỞ ĐẦU

Trong giai đoạn hiện nay, nền kinh tế Việt Nam đang trong tiến trình phát
triển cùng với quá trình Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước gắn với sự hợp tác
kinh tế với các quốc gia trong khu vực và trên thế giới. Bằng chứng rõ rệt nhất của sự
mở rộng hợp tác kinh tế này là Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của tổ
chức thương mại thế giới WTO vào cuối năm 2006. Đây là cơ hội và cũng là thách
thức lớn đối với nền kinh tế Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp Việt Nam nói
riêng, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trước sự thay đổi lớn lao của nền kinh
tế, các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng cần phải giữ
vai trò cầu nối trong kinh doanh thương mại, dịch vụ, không ngừng nâng cao chất
lượng hàng hóa, dịch vụ, nâng cao hiệu quả kinh doanh, làm chủ được thị trường giá
cả và từ đó góp sức cạnh tranh với hàng nhập ngoại.
Để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao đòi hỏi các nhà quản lý phải có
những thông tin kịp thời để ra quyết định kinh doanh. Kế toán được coi như một công
cụ đắc lực trong quản lý kinh tế với nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin, cung cấp một
cách kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý, làm cơ sở để các nhà quản lý có được các


PHẦN 1
TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY
QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG

1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
- Tên công ty: Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương.
- Tên viết tắt: Hoang Duong, JSC
- Trụ sở chính: 121 Chùa Bộc, Đống Đa, Hà Nội
Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương tiền thân là công ty
TNHH Hoàng Dương, được thành lập năm 1997 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số
44760 do sở Kế hoạch đầu tư tỉnh Hà Tây cấp ngày 28/03/1997. Tại thời điểm này
công ty chuyên sản xuất, kinh doanh hàng len, sợi xuất khẩu.
Nắm bắt được nhu cầu sử dụng sản phẩm len, sợi trên thế giới ngày một lớn,
trong khi đó các làng nghề truyền thống hoạt động trong lĩnh vực này qui mô sản xuất
nhỏ lẻ, kỹ thuật dựa vào kinh nghiệm, quản lý không mang tính tập trung nên không
thể đáp ứng những đơn đặt hàng lớn với yêu cầu kỹ thuật, hoàn tất chất lượng cao.
Quyết tâm xây dựng 1 nhà máy sản xuất với đội ngũ công nhân công nghiệp, xây dựng
hệ thống quản lý chất lượng theo phương pháp chủ động, công ty đã mạnh dạn đầu tư
dài hạn về máy móc, công nghệ và đặc biệt là cử cán bộ đi học tập nước ngoài để nâng

đẹp vào mùa thu, đông, xuân. Sản phẩm len của công ty chủ yếu là áo len nam,
nữ, áo len trẻ em bao gồm các chất liệu len, kiểu dáng, độ dày mỏng khác nhau
phục vụ cho các nhu cầu khác nhau của mùa thu – đông. Ngoài ra còn có khăn
len, mũ len, tất len và túi xách bằng len. Gần đây, công ty đa dạng hóa sản
phẩm sang cả mặt hàng áo thun và đồ kaki cho mùa hè – thu. Tuy nhiên, vì mới
mở rộng mặt hàng này nên đồ kaki của công ty chủ yếu chỉ là quần sooc, quần
ngố và váy. Và trong năm 2009 này, công ty còn mạnh dạn đưa ra các mẫu thiết

kế là áo khoác mùa đông phối giữa chất liệu vải cotton và len với nhiều mẫu
mã, màu sắc đa dạng.
- Đặc điểm yếu tố đầu vào: Là len, vải và các phụ liệu khác như chỉ, cúc áo,
kim tuyến, hạt kim sa, hạt cườm, ngọc trai…
Trong đó: Len và vải công ty chủ yếu nhập khẩu từ Trung Quốc, số còn lại mua
từ các nhà cung cấp trong nước.
1.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty
Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được tổ chức thành 2 mảng:
- Sản xuất: Hoạt động sản xuất của công ty chủ yếu dưới hình thức thuê ngoài
gia công. Tức là công ty sẽ mua nguyên vật liệu đầu vào rồi chuyển cho đơn vị gia
công theo đúng mẫu mã, yêu cầu kỹ thuật do bộ phận kỹ thuật của công ty thiết kế và
nhận về sản phẩm hoàn thành. Ngoài ra thì công ty cũng có một xưởng sản xuất nhỏ.
Tuy nhiên hoạt động tự sản xuất chỉ chiếm một tỷ trọng rất nhỏ và không thường
xuyên.
- Kinh doanh thương mại: Sản phẩm hoàn thành sau khi được kiểm tra chất
lượng tại bộ phận KCS sẽ được phân phối đến các cửa hàng và đại lý độc quyền của
công ty. Ngoài kênh phân phối chủ yếu này thì công ty còn có 1 hình thức phân phối
khác là bán đứt. Đây là các đơn hàng do các cá nhân mua với số lượng lớn để tiêu thụ
tại các vùng lân cận.

Sơ đồ 1-1
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY

chủng loại sản
phẩm
Thi
ế
t
kế
phong
cách
sản
phẩm
Ra m
ẫ
u, thông s
ố

k
ỹ

thuật
Đinh m
ứ
c,
loại NVL
Cửa hàng
Đơn vị
gia công
NVL, Đ.m
ứ
c,
số lg sp

đúng yêu cầu.
Các thông số kỹ thuật về khối lượng sản phẩm, chất liệu, màu sắc, cách phối
màu sẽ được chuyển đến phòng cung ứng. Phòng cung ứng sẽ dựa vào các thông số
kỹ thuật trên cùng với số lượng sản phẩm dự kiến sản xuất để xây dựng định mức
về khối lượng nguyên vật liệu cũng như các loại nguyên vật liệu, phụ liệu cần mua.
Bộ phận mua chỉ đơn giản thực hiện nhiệm vụ mua đúng yêu cầu.
Tiếp đó, khi hợp đồng với đơn vị gia công được ký kết, nguyên vật liệu, sản
phẩm mẫu, bản thiết kế trên bìa cứng sẽ được chuyển cho đơn vị gia công. Như vậy,
công ty không tiến hành khâu trực tiếp sản xuất mà chỉ nhận về sản phẩm hoàn
chỉnh khi đơn vị gia công hoàn thành đơn hàng.
Sản phẩm của công ty trước khi nhập kho được kiểm tra chất lượng kỹ càng
bởi một số nhân viên gọi là KCS. Nếu sản phẩm không đạt đủ tiêu chuẩn theo đúng
yêu cầu kỹ thuật sẽ bị trả lại cho đơn vị gia công. Từ kho, sản phẩm sẽ được phân
phối tới tay người tiêu dùng thông qua các kênh phân phối đã được trình bày ở trên.

1.3. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Sơ đồ 1-2
TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG

BAN GIÁM ĐỐC
Phòng
hành chính
nhân sự
Phòng
chủng loại
sản phẩm
Phòng mua
và cung
ứng

cũng là người chịu trách nhiệm pháp lý về toàn bộ hoạt động của công ty.
- Phòng hành chính nhân sự: Có chức năng quản lý hành chính, quản trị,
quản lý và phát triển nguồn nhân lực của công ty.
- Phòng quản lý chủng loại sản phẩm: Có chức năng định hình và định dạng
nhóm sản phẩm, cơ cấu hàng hóa sẽ kinh doanh trong hệ thống, xây dựng tác
nghiệp kỹ thuật, định mức, định lượng quy trình hoàn thiện sản phẩm. Phòng quản
lý chủng loại sản phẩm có 2 bộ phận:
+ Bộ phận thiết kế: Chịu trách nhiệm chính trong việc định hình phong cách
sản phẩm, cơ cấu hàng hóa sẽ kinh doanh trong hệ thống dựa trên nghiên cứu thị
trường và khả năng đáp ứng thị trường của công ty.
+ Bộ phận kỹ thuật: Có chức năng hiện thực hóa ý tưởng của bộ phận thiết kế
thành sản phẩm hoàn chỉnh, ra được mẫu cho bộ phận đặt hàng để tiến hành sản
xuất, phối hợp cùng các bộ phận khác thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao và mục
tiêu chung của công ty.
- Phòng mua và cung ứng: Có chức năng đảm bảo cung cấp đầy đủ, đúng yêu
cầu về chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu. Phòng mua và cung ứng có 2 bộ
phận:
+ Bộ phận đặt hàng: Có nhiệm vụ triển khai đặt hàng gia công để có được sản
phẩm hoàn thành đúng tài liệu kỹ thuật của bộ phận kỹ thuật.
+ Bộ phận mua: Có nhiệm vụ mua đúng giá cả thị trường, đúng chất lượng,
đúng chất lượng, tiến độ do bộ phận đặt hàng yêu cầu, cung cấp các thông tin phản
hồi về thị trường, nguyên phụ liệu hoặc thông tin về sản xuất đến bộ phận cung ứng.
+ Bộ phận cung ứng hàng hóa: Quản lý, kiểm tra hàng hóa đúng chất lượng,
cung ứng hàng hóa đúng định mức, thời gian theo đề nghị của phòng Marketing,
xây dựng và thực hiện quy trình xuất – nhập đảm bá xuất – nhập hàng hóa chính
xác, thực hiện đúng yêu cầu của phong kế toán.

- Phòng bán hàng: Thực hiện chức năng tổ chức hoạt động bán hàng trên các
kênh phân phối, chăm sóc khách hàng, thu thập thông tin phản hồi của khách hàng.
- Phòng Marketing: Có nhiệm vụ khuếch trương hình ảnh, thương hiệu sản

Năm 2007

Năm 2008

2007 so 2006 2008 so 2007
Chênh
lệch (+/-)

% Chênh
lệch (+/-)

%
1

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch
vụ
20,161,31
4

23,977,26
6

24,335,24
9

3,815,95
2

18.93%



3,815,86
2

18.93%

357,673

1.49%

4

Giá vốn hàng bán 15,702,35
8

18,292,67
9

18,433,50
0

2,590,32
1

16.50%

140,821

0.77%



-3,973

-4.09%

7

Chi phí tài chính 85,224

76,203

77,304

-9,021

-10.59%

1,101

1.44%

8

Chi phí bán hàng 1,902,668

2,321,230

2,454,772

418,562

2,358,982

2,413,328

831,607

54.45%

54,346

2.30%

11

Thu nhập khác 8,223

10,884

12,485

2,661

32.36%

1,601

14.71%

12


213.83%

14

Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 1,527,484

2,359,423

2,412,826

831,939

54.46%

53,403

2.26%

15

Thuế thu nhập doanh nghiệp 412,421

637,044

651,463

224,624

54.46%


Sơ đồ 2-1
CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG
MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng người, từng phần hành kế toán
- Kế toán trưởng: Là người phụ trách và chịu trách nhiệm trước giám đốc về
toàn bộ công tác kế toán của công ty, giám sát chỉ đạo về vấn đề tài chính, tổng hợp
các báo cáo của kế toán viên và đưa lên báo cáo tài chính phản ánh toàn bộ quá
trình hoạt động của công ty.

- Thủ quỹ kiêm kế toán công nợ và ngân hàng: có nhiệm vụ:
KẾ TOÁN TRƯỞNG
THỦ QUỸ KIÊM KẾ

TOÁN CÔNG NỢ,
KẾ TOÁN NGÂN
HÀNG
KẾ TOÁN THANH
TOÁN, HÀNG HÓA,
VẬT TƯ, GIÁ

- Niên độ kế toán: Theo năm dương lịch bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm
- Kỳ kế toán: Công ty sử dụng kỳ kế toán theo tháng bắt đầu từ ngày 01 của
tháng đến hết ngày cuối cùng của tháng.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán: VNĐ

- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Công ty tính khấu hao TSCĐ theo phương
pháp đường thẳng.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp
khấu trừ.
- Phương pháp kế toán HTK:
+ Phương pháp kế toán tổng hợp HTK: Theo phương pháp kê khai thường
xuyên
+ Phương pháp kế toán chi tiết HTK: Áp dụng phương pháp thẻ song song.
2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán.
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo chế độ kế toán của Bộ tài chính
ban hành theo quyết định số 15/20006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ
tài chính.
Các chứng từ tại công ty được tổ chức quản lý theo cách thức là người nào chịu
trách nhiệm về phần hành nào thì sẽ có trách nhiệm sắp xếp và lưu trữ chứng từ vào
các file liên quan. Các chứng từ trong 2 năm gần nhất được lưu tại phòng kế toán,
số chứng từ cũ của các năm trước được lưu tại kho lưu trữ riêng của công ty theo
quy định của chế độ hiện hành.
2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo chế độ kế toán của Bộ tài chính
ban hành theo quyết định số 15/20006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ
tài chính. Từ đó xây dựng các tài khoản chi tiết phù hợp với đặc điểm hoạt động
kinh doanh của công ty. Các tài khoản được mở chi tiết tại công ty chủ yếu là TK
112, 211, 641, 642. Cụ thể:
- TK 112 được mở chi tiết theo ngân hàng mà công ty mở tài khoản:
+ TK 11211: Tài khoản tiền gửi Việt Nam Đồng tại NH Đầu tư phát triền

+TK 6421: Chi phí lương nhân viên quản lý
+TK 6422: Chi nghiên cứu phát triển sản phẩm: Bao gồm các chi phí liên
quan đến việc ra mẫu như chi phí mua vật liệu mẫu, mẫu màu hoặc sản phẩm
mẫu tham khảo
+TK 6423: Chi quảng cáo

+TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ
+TK 6425: Chi phí thuê văn phòng
+TK 6426: Thưởng lễ tết, chế độ, hội họp
+TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài
+TK 6428: Chi phí bằng tiền khác
+TK 6429: Chi công tác phí, tiếp khách
2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung trên cơ sở sử dụng
phần mềm kế toán Augges.
Sơ đồ 2-2
QUY TRÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC SỔ NKC Ghi chú:


số dư trên các tài khoản hoặc lập báo cáo tài chính, chỉ cần một cái nhấp chuột là
có kế toán có thể có được các dữ liệu cần thiết.
Sự đối chiếu giữa các sổ tổng hợp và các sổ chi tiết được thực hiện một cách
tự động do vậy đảm bảo tính chính xác rất cao.
Cuối tháng hoặc cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in
ra giấy, đóng thành quyển và được lưu trữ theo đúng quy định.
2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán.
- Kỳ lập báo cáo: Công ty sử dụng kỳ kế toán theo tháng bắt đầu từ ngày 01
đến hết ngày cuối cùng của tháng. Các báo cáo kế toán được lập chậm nhất là ngày
20 của tháng sau.
- Các loại báo cáo tài chính: Công ty lập các loại báo cáo tài chính theo đúng
quy định của chế độ kế toán hiện hành bao gồm:
+ Bảng cân đối kế toán
+ Báo cáo kết quả kinh doanh.
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính.
Bên cạnh các loại báo cáo tài chính trên, công ty còn có thêm báo cáo kết quả
kinh doanh theo mặt hàng để theo dõi chi tiết hơn về doanh thu, chi phí của từng
mặt hàng kinh doanh để có kế hoạch sản xuất phù hợp. Các chỉ tiêu trong báo cáo
kinh doanh theo mặt hàng được sắp xếp theo hàng ngang như mẫu dưới đây: BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH DÒNG HÀNG: A
Mặt
hàng
Doanh
thu
Giá vốn

LN gộp CPBH CPQL CP khác

-Vải: Thông thường công ty sử dụng là chất liệu cotton. Vì đây là chất liệu
thấm mồ hôi, mát, rất thích hợp cho sản xuất các kiểu dáng áo thun phục vụ cho
mùa hè – thu.
Ngoài len và vải là các nguyên liệu chính, công ty còn sử dụng các loại phụ liệu
đi kèm như chỉ, kim tuyến, cúc áo, hạt kim sa, ngọc trai, hạt nhựa, khóa, mác,…
Các nguyên vật liệu này chủ yếu được công ty nhập khẩu từ Trung Quốc
hoặc mua từ các nhà cung cấp trong nước. Do công ty có đội ngũ cán bộ cung ứng
giàu kinh nghiệm, hiểu biết về các loại chất liệu và các nhà cung ứng đều là đối tác
lâu năm, có uy tín, nên nguyên vật liệu của công ty có chất lượng rất tốt. Đây là lý
do hết sức quan trọng đóng góp vào việc xây dựng và củng cố thương hiệu sản
phẩm cho công ty.
b. Đặc điểm CCDC
Do đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty là thuê ngoài gia công nên
CCDC tại công ty chủ yếu chỉ là các máy móc, thiết bị dùng cho văn phòng nhưng
chưa đủ điều kiện là TSCĐ như: Kệ, tủ, bàn ghế, máy tính, máy in…Các CCDC
này được theo dõi tương tự như TSCĐ, tức là, khi CCDC được đưa vào sử dụng, kế
toán sẽ xác định thời gian trích khấu hao, nhập dữ liệu vào phần mềm, phần mềm sẽ
tự động tính khấu hao cho từng tháng . Tuy nhiên, mức khấu hao này không được
cho vào TK 214 mà ghi giảm TK 153. Đây thực tế là 1 cách phân bổ dần CCDC
vào chi phí nhưng không sử dụng thông qua tài khoản 142 và 242.
c. Đặc điểm thành phẩm
Thành phẩm tại công ty là các sản phẩm hoàn thành sau quá trình gia công
được nhập kho của đơn vị bao gồm có các loại áo len, khăn len, mũ len, áo thun, áo
trẻ em, quần kaki…
2.3.1.2. Tổ chức hạch toán
a. Quy trình nhập – xuất vật tư, thành phẩm.

Để kiểm soát chặt chẽ quy trình nhập – xuất NVL, CCDC, thành phẩm, kế toán
trưởng của công ty đã xây dựng quy trình nhập hàng (Sơ đồ 2-3), xuất hàng (Sơ đồ
2-4) rất chi tiết như mô tả dưới đây:

thành phẩm sản xuất
từ đơn vị cung cấp,
gia công:
+ Trưởng phòng
MVCU thông báo cho
thủ kho về mã hàng, số
lượng và thời gian nhập
hoặc chuyển đơn hàng
được xác nhận trước ít
nhất 3h làm việc.
- Nhập hàng từ đại lý:
+ Thủ kho tiếp nhận
yêu cầu nhập hàng của
đại lý từ nhân viên kinh
doanh.
- TPMV
CU
- NVKD
- Thông
tin nhập
hàng
-
Khi
có

lực, vật lực để tiến
hàng nhập hàng.
- Với hàng nhập từ đại
lý, thủ kho lên kế
hoạch để NVVC đến
nhận hàng và báo lại
cho NVKD ngày giờ
đến nhận nhưng không
chậm hơn 2 ngày.
O hàng có
yêu
cầu
6.3
-
Nh
ậ
p mua t
ừ

đơn v
ị

cung cấp:
+ Khi đơn vị cung cấp
chuyển hàng đến, thủ
kho kiểm tra phiếu xuất
của đơn vị cung cấp ,
nếu thấy sai lệch so với
đơn hàng thì thông báo
cho TPMVCU và từ

nhập
-
BM02-
09CU

biên bản và có xác
nhận của người giao
hoặc có ít nhất 3 người
chứng kiến.
Phiếu nhập kho được
lập thành 3 bản: 1
chuyển cho đơn vị
cung cấp, 1 chuyển cho
kế toán hàng hoá, 1 lưu
tại kho.
+ Thủ kho có trách
nhiệm báo cho trưởng
phòng Kinh doanh tiếp
thị các mã hàng nhập.
-Nhập hàng từ đại lý:
+ Nhân viên vận
chuyển có trách nhiệm
đến đại lý nhận hàng và
ký nhận số lượng với
đại lý trong vòng 8 tiếng
làm việc từ khi nhận
được yêu cầu đối với
mùa hè và trong vòng
16 tiếng làm việc từ khi
nhận được yêu cầu đối