Khóa luận tốt nghiệp
mục lục
Trang
Bảng quy ớc viết tắt 4
Lời mở đầu 5
Chơng I 7
Thực trạng tình hình hoạt động của văn phòng công ty xây dựng Bảo
tàng Hồ Chí Minh 7
I. Khái niệm văn phòng, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng nói chung
và của văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh nói riêng 7
1. Khái niệm văn phòng: 7
2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng nói chung: 8
2.1. Chức năng: 8
2.2. Nhiệm vụ của văn phòng: 9
3. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ
Chí Minh và chức năng nhiệm vụ của Công ty 11
4. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí
Minh: 12
5. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí
Minh: 12
5.1. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban Công ty: 13
6. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty: 16
II. Cơ cấu tổ chức văn phòng công ty: 18
Sơ đồ tổ chức bộ máy văn phòng 21
III- Tình hình hoạt động và hiệu quả của văn phòng Công ty trong những
năm đổi mới đến nay 21
1. Tình hình hoạt động và hiệu quả của văn phòng Công ty 21
1.1. Công tác soạn thảo và văn th lu trữ 21
1.2. Công tác y tế và hậu cần 22
1.3. Công tác tham mu và thông tin 24
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 1
1. Yêu cầu của công tác văn phòng Công ty trong tình hình mới 39
2. Phơng hớng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng 40
3. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty 41
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 2
Khóa luận tốt nghiệp
3.1. Đổi mới tổ chức bộ máy của văn phòng Công ty 41
3.2. Điều chỉnh và hoàn thiện hệ thống quy chế văn phòng 43
3.3. Nâng cao hiệu quả công tác nhân sự: 46
3.4. Nâng cao hiệu quả sử dụng máy vi tính trong văn phòng Công ty:
49
3.5. ứng dụng công nghệ thông tin vào văn phòng: 50
4. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hệ thống công tác văn
phòng nói chung và văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí
Minh nói riêng 51
4.1. Đối với hệ thống văn phòng nớc ta hiện nay 51
4.2. Một số kiến nghị để văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ
Chí Minh hoạt động đạt hiệu quả cao hơn 52
4.3. Một số kiến nghị đối với Nhà nớc: 53
Kết luận 54
Tài liệu tham khảo 56
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 3
Khóa luận tốt nghiệp
Bảng quy ớc viết tắt
Số thứ tự Nội dung Chữ viết tắt
1 Phòng hành chính quản trị HCQT
2 Phòng dự án DA
3 Phòng tài chính kế toán TCKT
4 Phòng lao động tổ chức tiền l-
ơng
ngoài sự mong muốn thành công của công tác văn phòng chính là thành công
của toàn cơ quan, đơn vị nên việc chọn đề tài này nhằm một số mục đích sau :
Hệ thống hoá những vấn đề lý luận và cơ sở khoa học về hiệu quả hoạt
động của văn phòng. Đi sâu nghiên cứu và tìm hiểu tình hình hoạt động của
văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh nhằm phát hiện nhiều
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 5
Khóa luận tốt nghiệp
mặt mạnh cần phát huy, mặt yếu cần khắc phục và nguyên nhân của tình trạng
đó.
Từ những đặc điểm tồn tại cần khắc phục đa ra một số kiến nghị và giải
pháp để giải quyết vấn đề nhằm cải thiện phần nào tình trạng hiện tại của văn
phòng Công ty.
Mong muốn những ý kiến nhỏ bé khoá luận này sẽ đợc ứng dụng và góp
phần thiết thực vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng.
Phạm vi nghiên cứu đề tài :
Đề tài đi sâu nghiên cứu về tình hình hoạt động của văn phòng Công ty
xây dựng bảo tàng Hồ Chí Minh và mối tơng quan với các phòng ban chức
năng khác trong Công ty. Trong quá trình thực tập tại văn phòng Công ty, em
tập trung tìm hiểu về thực trạng hoạt động đang diễn ra tại văn phòng để từ đó
đa ra những ý kiến về văn phòng nhằm tìm ra những mặt đợc và cha đợc phục
vụ cho nghiên cứu đề tài.
Ngoài phần mở đầu và kết luận thì khoá luận gồm ba chơng chính:
Ch ơng I: Thực trạng tình hình văn phòng Công ty xây dựng Bảo
tàng Hồ Chí Minh
Ch ơng II: Nhận xét hiệu quả hoạt động của văn phòng
Ch ơng III: Yêu cầu, phơng hớng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt
động của văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh
Do sự hiểu biết hạn hẹp, năng lực còn hạn chế, trong bài viết của em sẽ
không tránh khỏi sai sót, em mong đợc sự giúp đỡ, bổ sung của thầy cô giáo
về những vấn đề còn thiếu sót này giúp em hoàn thành khoá luận này và hiểu
chất phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp phân tích, xử lý và ra quyết định
truyền tải thông tin của các cấp lãnh đạo trong đơn vị nhằm đạt mục tiêu nhất
định.
Với xu hớng phát triển của khoa học công nghệ và sự tác động mạnh mẽ
của nền kinh tế đã và đang có ảnh hởng không nhỏ tới mọi lĩnh vực hoạt động
của mỗi tổ chức cơ quan Vì thế để có thể đáp ứng những nhu cầu thực tiễn
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 7
Khóa luận tốt nghiệp
trong việc thu thập xử lý và quản lý tốt nguồn thông tin trong điều kiện hiện
nay đòi hỏi các cơ quan, doanh nghệp không chỉ cải tiến trang thiết bị mà còn
phải nâng cao chất lợng trong công tác hoạt động văn phòng. Vậy sự ra đời
của văn phòng là một tất yếu khách quan và là công cụ phục vụ hữu hiệu cho
quá trình quản lý của các cấp lãnh đạo.
2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng nói chung:
2.1. Chức năng:
Chức năng luôn là lý do tồn tại của bất kỳ một thực thể nào sinh ra. Chức
năng và nhiệm vụ có mối quan hệ mật thiết, đan xen và tác động lẫn nhau
cùng điều chỉnh cho phù hợp với môi trờng hoạt động. Từ khái niệm về công
tác văn phòng trên đây có thể thấy văn phòng có chức năng cơ bản sau:
a. Chức năng tham mu tổng hợp:
Là chức năng nghiên cứu, đề xuất tham mu cho lãnh đạo trong việc ra
quyết định, điều hành công việc có hiệu quả. Thông tin không chỉ là chức
năng đặc thù của văn phòng, mà đặc thù của thông tin văn phòng là thông tin
yểm trợ. Vai trò quan trọng nhất của thông tin văn phòng hành chính yểm trợ
là góp phần vào việc điều hành và ra quyết định kịp thời, có hiệu quả của các
cấp lãnh đạo tức là có tác động hữu hiệu đến việc sản xuất kinh doanh. Có thể
nói thông tin yểm trợ của văn phòng mang ý nghĩa t vấn tham mu. Những
thông tin đó kịp thời vạch ra những vấn đề của hệ thống máy móc thiết bị và
hệ thống nhân lực, cũng nh sự phối hợp máy móc với con ngời để các nhà lãnh
đạo đa ra các quyết định nhằm sản xuất đợc nhiều hơn, nhanh hơn, tốt hơn,
ứng đợc nhu cầu thực tiễn và phù hợp với quy chế ban hành của Nhà nớc thì
ứng với mỗi chức năng sẽ có thể đề cập tới một số nhiệm vụ cụ thể của văn
phòng nh sau:
- Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt
động của cơ quan. Mọi tổ chức đợc sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều
cần phải tuân theo đúng những quy định về tổ chức, cơ chế vận hành và những
điều kiện để duy trì hoạt động.
- Văn phòng xây dựng công tác hàng tháng, hàng quý, hàng năm và sắp
xếp lịch làm việc theo hàng tuần của cơ quan đơn vị. Trên cơ sở những kế
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 9
Khóa luận tốt nghiệp
hoạch, chơng trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành mục tiêu đặt ra của
mình.
- Văn phòng thờng xuyên theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện chơng
trình theo đúng kế hoạch đã đề ra, giải quyết những việc đột suất, những khó
khăn trở ngại trong việc thực hiện chơng trình, kế hoạch công tác và lập báo
cáo lên cấp trên một cách kịp thời.
- Giúp thủ trởng kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản do cơ quan biên
soạn và ban hành, ngoài ra còn hoàn thiện tổ chức bộ máy, xây dựng đội ngũ
cán bộ nhân viên văn phòng. Thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin nhanh,
chính xác và chuẩn bị các phơng án đề ra để tập thể lãnh đạo bàn bạc. Sau đó
ra các quyết định quản lý theo sự giao phó chỉ đạo của thủ truởng cơ quan.
- Tổ chức công tác văn th, quản lý văn bản ban hành trong cơ quan và
văn bản ngoài gửi đến, giúp thủ trởng theo dõi giải quyết các văn bản theo
đúng chính sách Nhà nớc.
- Đồng thời, văn phòng phải lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí
hàng năm, hàng quý và dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, chi trả tiền lơng,
chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nớc và quyết định của thủ trởng.
- Văn phòng chịu trách nhiệm mua sắm các trang thiết bị xây dựng cơ
bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất làm việc của cơ quan và tổ chức công tác
Fax 8329026
+ Đối tợng và địa bàn kinh doanh:
Là một đơn vị giàu truyền thống, có đội ngũ kỹ s chỉ huy thi công giỏi,
nhiều kinh nghiệm, đông đảo thợ lành nghề, có trang bị những thiết bị cơ giới
hoá cao. Công ty đã phân công thi công các công trình phục vụ cho Đảng và
Nhà nớc, phục vụ cho đoàn ngoại giao trong địa bàn Hà Nội. Với cơ chế mới,
địa bàn hoạt động của Công ty không chỉ giới hạn trong phạm vi Thủ đô mà
còn vơn rộng ra các tỉnh khác nh : Hà Tây, Hà Bắc, Lạng Sơn Quảng Ninh,
Thanh Hoá
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 11
Khóa luận tốt nghiệp
4. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí
Minh:
a. Chức năng:
Chức năng chính của công ty là xây lắp nh : Xây dựng các công trình
công nghiệp, nhà ở, trang trí nội ngoại thất, sản xuất vật liệu xây dựng.
Nạo vét và bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình, thi công
các loại móng công trình, xây lắp các kết cấu công trình, hoàn thiện xây dựng,
lắp đặt thiết bị cơ điện nớc công trình
Bên cạnh đó còn thực hiện các dịch vụ khác nhằm phục vụ nhu cầu của
ngời tiêu dùng và góp phần tăng thu ngân sách.
b. Nhiệm vụ:.
- Công ty chấp hành đầy đủ các chính sách, chế độ pháp luật của Nhà n-
ớc và các quy định của Bộ xây dựng thực hiện đầy đủ cam kết trong hợp đồng
với tổ chức kinh tế và t nhân.
- Công ty chủ động điều phối hoạt động sản xuất kinh doanh quản lý
các đơn vị trực thuộc theo phơng án tối u. Thờng xuyên chỉ đạo, kiểm tra đôn
đốc các đơn vị trực thuộc hoạt động sản xuất kinh doanh và thực hiện các chế
độ chính sách.
Bên cạnh đó Công ty quản lý cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ
a. Phòng hành chính quản trị:
+ Tham mu lên Giám đốc để bố trí sắp xếp bộ máy về tổ chức và công
tác cán bộ của Công ty nhằm thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ kinh doanh của
đơn vị.
+ Giúp Giám đốc trong hoạt động thanh tra, kiểm tra các hoạt động kinh
tế của đơn vị cơ sở, thực hiện các chế độ chính sách đào tạo, bồi dỡng cán bộ,
giúp Giám đốc thực hiện các mật công tác bảo vệ nội bộ an toàn khen thởng
và kỷ luật lao động.
b. Phòng dự án:
+ Tổ chức công tác đấu thầu các công trình của Công ty lập dự án xây
dựng các công trình do Công ty giao.
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 13
Khóa luận tốt nghiệp
+ Đề ra các phơng án giải quyết các công trình trong quá trình thi công
c. Phòng tài chính kế toán:
+ Quản lý tổ chức hệ thống thống kê kế toán tài chính thống nhất trong
toàn Công ty phù hợp với cơ chế quản lý và mô hình tổ chức quản lý sản xuất
kinh doanh của Công ty.
+ Chủ động lo và ứng dụng vốn tạm thời dự toán thiết kế đợc chủ đầu t
duyệt tạo điều kiện cho các đơn vị có vốn. Hàng tháng phòng tài chính kế toán
kiểm tra xác nhận cho vay vốn và thanh toán lơng, kiểm tra sử dụng vốn vay
các đơn vị bảo đảm chi đúng mục tiêu để đồng vốn có hiệu quả.
+Tổ chức duyệt quyết toán cho các đơn vị xí nghiệp trong Công ty, tổng
hợp quyết toán thu chi ngoại tệ của Công ty.
+ Chỉ đạo lập và tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính
của toàn Công ty, báo cáo kế hoạch trích lập và sử dụng quỹ quản lý của Công
ty.
+ Tổ chức phân tích hoạt động của Công ty, thờng xuyên đánh giá đúng
tình hình, kết quả và hiệu quả sản xuất, phát hiện những lãng phí thiệt hại,
những hoạt động không có hiệu quả để đồng thời có biện pháp khắc phục.
+ Lập biện pháp tổ chức thi công, duyệt các biện pháp thi công cho các
đơn vị trớc khi khởi công xây dựng, kiểm tra chất lợng các công trình.
h. Phòng cơ điện:
+ Kiểm tra giám sát việc sử dụng máy móc thiết bị thi công của Công ty
giao cho các đơn vị quản lý và sử dụng.
+Tổ chức quản lý theo dõi về số lợng, chất lợng và tình trạng kỹ thuật,
vận hành sửa chữa các loại thiết bị của Công ty.
+Chỉ đạo và hớng dẫn các đơn vị, xí nghiệp và tổ chức duyệt kế hoạch cơ
điện.
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 15
Khóa luận tốt nghiệp
+Kiểm tra giám sát việc thực hiện các nguyên tắc quản lý kỹ thuật cơ
điện, quy trình quy phạm bảo quản, vận hành, sửa chữa các chỉ tiêu định mức
về kinh tế kỹ thuật cơ điện của các xí nghiệp.
+Thẩm tra, xét duyệt việc thiết kế, thi công tham gia nghiệm thu công
trình có liên quan đến lĩnh vực cơ điện, giải quyết cung ứng điện năng cho sản
xuất, đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt trong Công ty.
Trên cơ sở ký kết hợp đồng giữa Công ty với đơn vị, giữa các đơn vị với
nhau đảm bảo an toàn và hiệu quả. Đồng thời kết hợp với phòng tài chính kế
toán xây dựng đơn giá, ca máy, tính toán tỉ lệ thu nộp đối với đội vận tải.
i. Thanh tra bảo vệ:
Tổ chức thanh tra đối với các xí nghiệp cơ sở định kỳ hoặc đột xuất theo
nhiệm vụ Giám đốc Công ty giao.
Tổ chức thực hiện thanh tra giải quyết theo dõi th khiếu tố.
Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ thanh tra định kỳ theo
quy định của Bộ, của ngành dọc.
Tham mu giúp Giám đốc Công ty tổ chức chỉ đạo công tác đảm bảo an
ninh và trật tự xã hội.
Hiện nay, bộ máy hoạt động của Công ty xây dựng theo hớng là một đơn
vị sản xuất kinh doanh độc lập tự hạch toán có quy mô lớn với hệ thống chi
nhiệm vụ. Năm 2001 năm đầu tiên của thiên niên kỷ mới, năm đầu tiên thực
hiện Nghị quyết Đại hội IX của Đảng và chơng trình hành động do ban cán sự
Đảng bộ xây dựng đề ra. Công ty Xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh tuy gặp
nhiều khó khăn song lãnh đạo Công ty đã nỗ lực tìm kiếm thị trờng, mở rộng
đối tợng phục vụ, lập kế hoạch cụ thể, chỉ đạo sát sao nên hoàn thành tốt các
chỉ tiêu kinh tế, đảm bảo an toàn tăng doanh thu và có tích luỹ. Kết quả là vào
năm 2001 doanh thu đạt 109026406,6
nđ
tăng 35,8%, giá trị sản lợng đạt
192.2201673,2
nđ
tăng 20,1%, lợi nhuận 10,8%, nộp ngân sách tăng 16,7% so
với năm 2000. Để có những kết quả này là do Công ty thực sự quan tâm đến
việc thực hiện các chế độ chính sách kinh tế- xã hội, đặc biệt chính sách đối
với ngời lao động, chính sách thuế, bảo đảm hạch toán rõ ràng, tài chi thu lành
mạnh. Quản lý sản xuất kinh doanh ngày càng đi vào nề nếp, tăng cờng vững
chắc, bảo toàn và tăng trởng vốn, tích luỹ ngày một cao, tiền lơng thu nhập ổn
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 17
Khóa luận tốt nghiệp
định. Uy tín của Công ty ngày một nâng cao trên thị trờng khẳng định đợc vị
thế trên lĩnh vực xây dựng, đảm bảo chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000.
Công việc này bắt đầu triển khai từ quý IV năm 2000 và đến nay đã hoàn tất,
ta thấy chỉ sau một năm thực hiện nhằm mục tiêu chất lợng sản phẩm Công ty
đã đạt đợc những thành tích đáng kể.
Với kết quả đạt đợc nh vậy không những đời sống cán bộ công nhân viên
đợc ổn định mà Công ty còn có khả năng tham gia các công việc từ thiện xã
hội. Công ty ủng hộ đồng bào bão lụt 10
trđ
, ủng hộ trẻ em nghèo vợt khó 5
trđ
ngoài và công tác theo dõi quản lý trong cơ quan thông qua mạng máy tính
nội bộ.
Một nhân viên trách nhiệm trong lĩnh vực theo dõi hạch toán công tác
tiền lơng cho cán bộ công nhân viên.
Một nhân viên phụ trách thực hiên các hoạt động lễ tân, tiếp khách, phục
vụ việc hội họp, hậu cần trong văn phòng cũng nh toàn Công ty.
Bốn lái xe chịu trách nhiệm đa đón thủ trởng, cán bộ cơ quan trong
những chuyến đi công tác, đi giao dịch ký kết hợp đồng theo sự chỉ đạo của
thủ trởng.
Ba nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm bảo vệ an toàn cơ quan.
Theo cơ cấu tổ chức trên đây văn phòng Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ
Chí Minh đợc phân thành các bộ phận sau:
a. Bộ phận văn th lu trữ:
+ Thống kê quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ của toàn công ty. Phân loại
đánh giá chỉnh lý tài liệu theo quy định và yêu cầu của lãnh đạo công ty.
+ Công văn tài liệu nơi khác phải tiến hành vào sổ theo dõi, ghi số liệu
kịp thời trình lãnh đạo giải quyết.
+Thực hiện công văn lu chuyển văn bản theo kết quả xử lý của lãnh đạo
công ty.
+ Công văn gửi đi phải tiến hành kiểm tra thể thức sao nhận văn bản,
trình ký vào sổ đăng ký, gửi đến địa chỉ theo yêu cầu.
+ Thực hiện chế độ quản lý con dấu theo quy định riêng.
+ Thực hiện nhiệm vụ thông tin liên lạc, lu trữ.
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 19
Khóa luận tốt nghiệp
+ Định kỳ báo cáo tình hình quản lý, sử dụng lu trữ tài liệu của cơ quan
cho lãnh đạo theo chế độ bảo mật theo quy định.
b. Đội xe:
+ Lái xe đa đón lãnh đạo đi công tác.
+ Thờng trực ở cơ quan, đảm bảo xe luôn ở trạng thái sẵn sàng phục vụ.
1.1. Công tác soạn thảo và văn th lu trữ
a. Soạn thảo văn bản:
Việc soạn thảo văn bản giúp Giám đốc là một việc hết sức quan trọng đòi
hỏi ngời soạn thảo phải có những kiến thức sâu về hành chính quản trị cũng
nh kiến thức về kinh tế - văn hoá - xã hội.
Trong Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ chí Minh văn bản sử dụng rộng rãi
đó là văn bản hành chính. Các văn bản này nhằm chuyển thông tin từ Công ty
tới các tổ chức khác ngoài Công ty, phục vụ cho các mối quan hệ giao dịch
giữa cấp trên với cấp dới và cấp khác để trao đổi công tác hoặc cùng giải
quyết yêu cầu công việc, văn bản hành chính đợc sử dụng thờng xuyên trong
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 21
Trởng phòng
hành chính quản trị
Văn th
lu trữ
Đội xe Y tế Tạp vụ
Khóa luận tốt nghiệp
Công ty nh: quyết định, công văn, biên bản, báo cáo, giấy giới thiệu, giấy đi
đờng, các bài phát biểu cho Giám đốc, văn bản kỹ thuật, bản vẽ.
b. Công tác văn th:
Công tác văn th là một khâu của công tác văn phòng có vị trí hết sức
quan trọng để góp phần vào hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp có nề nếp
khoa học có hiệu lực và đạt kết quả cao. Công tác văn th là sợi dây nối cấp
trên với cấp dới để đảm bảo cho các hoạt động thông tin chính của cơ quan.
* Cách giải quyết công văn đến:
Tất cả công văn đến Công ty đều phải qua bộ phận văn th, văn th nhận và
phân loại công văn bóc bì và rà soát xem công văn gửi đến có đúng thủ tục
hành chính hay không. Đối với những th mật th đích danh, th cá nhân không
đợc phép bóc bì. Khi mở phong bì ra văn th lấy tài liệu có bên trong xem xét
kỹ ở trong có bao nhiêu để tránh thiếu sót những tài liệu, hồ sơ kèm theo viết
- Viết giấy mời
- Chuẩn bị nớc uống, máy quay, máy chiếu nền cần thiết
- Ghi biên bản cuộc họp
Ngoài ra văn phòng Công ty còn theo dõi và ghi kết luận các cuộc họp tổ
chức tiếp khách đến liên hệ công tác ngoại giao là yếu tố không thể thiếu
trong bất cứ một Công ty nào, ngoại giao tốt sẽ gây ấn tợng đầu tiên cho
khách hoặc đối tác làm ăn là bớc thuận lợi cho Công việc tiếp theo. Khi khách
đến liên hệ công tác với Giám đốc Công ty phải qua văn phòng Công ty, nhân
viên lễ tân sẽ hớng dẫn và đón tiếp khách chu đáo lịch sự tạo mọi điều kiện
thuận lợi cho khách đến làm việc tại Công ty.
Văn phòng có đội xe riêng để sẵn sàng đa lãnh đạo đi công tác lúc cần
thiết. Văn phòng Công ty cũng là ngời trực tiếp giúp Giám đốc lên lịch trình
công tác, ghi chép địa chỉ, số điện thoại của những cơ quan đơn vị mà Giám
đốc đến công tác.
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 23
Khóa luận tốt nghiệp
1.3. Công tác tham mu và thông tin
a. Công tác tham mu:
Công tác tham mu là hoạt động xuất hiện sớm trong hoạt động của văn
phòng Công ty hiện nay bộ phận tham mu trợ giúp đắc lực nhất cho hoạt động
của Công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh.
Đối với Giám đốc và các phòng dự án đấu thầu việc lựa chọn các phơng
án kinh doanh là hết sức khó khăn nếu nh không có sự trợ giúp về thông tin
của bộ phận văn phòng Công ty, văn phòng đa ra những biện pháp xử lý cho
ban lãnh đạo Công ty tham khảo, đóng góp ý kiến bổ sung sao cho ban lãnh
đạo chọn đợc phơng án tối u nhất. Ngoài ra văn phòng còn giúp lãnh đạo Công
ty lập báo cáo công trình công tác hàng năm, hàng tháng, hàng quý đề xuất
chủ trơng, chính sách và cơ chế quản lý cho Công ty.
b. Công tác thông tin:
Đây là một nhiệm vụ đặc biệt trong công tác quản trị văn phòng. Thông
- Các văn bản pháp luật của Đảng và Nhà nớc: các chế độ chính sách
của cơ quan cấp trên, của Nhà nớc đối với Công ty.
- Các thông tin từ hệ thống báo cáo của các phòng ban, các đơn vị thành
viên tổ, đội , xí nghiệp.
- Thu thập thông tin từ cán bộ công nhân viên chức, từ thị trờng, từ đối
thủ cạnh tranh.
Phân tích và xử lý thông tin:
Đây là khâu quyết định đến việc sử dụng thông tin trong Công ty. Mục
tiêu của quyết định này xử lý thông tin nhằm đa ra các giải pháp, các phơng
án tham mu đề xuất và kiến nghị giúp ban Giám đốc quản lý và điều hành có
hiệu quả hơn. Hơn nữa còn làm căn cứ cho lãnh đạo Công ty ra quyết định,
mệnh lệnh, chỉ thị việc quản lý và điều hành hoạt động chung toàn Công ty.
* Quá trình phân tích xử lý thông tin đợc chia làm hai công đoạn:
- Xử lý thô: Văn phòng Công ty tiến hành phân loại, sắp xếp sơ bộ thông
tin thu đợc và kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của thông tin.
- Xử lý tinh: Thông tin thu đợc chuyển đến các đối tợng tiếp nhận để tiến
hành xử lý. Những thông tin trong phạm vi quyền hạn của phòng xử lý đợc giữ
Nguyễn Thị Hảo - MS: 646035 25
Copyright: Tài liệu đại học ©