BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN
KHOA KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Thời gian thực tập : Từ 07/01/2013 đến 17/3/2013
Người hướng dẫn : Phạm Xuân Thành
Tên sinh viên thực tập : Võ Xuân Hùng
Lớp : NL 101

Tháng 3 /Năm 2013 Trích yếu

Trong học kì 12.1B vừa qua tôi đã đến thực tập tại công ty dịch vụ và thương
mại kỹ thuật Đức Nhân, một công ty về lắp đặt và sữa chữa máy vi tính. Đây cũng là
lần đầu tiên tôi được thử sức trong môi trường làm việc và chính vì thế mục tiêu của
tôi là phải cố gắng học hỏi kinh nghiệm và biến nó trở thành hành trang có ích để giúp
tôi hoàn thiện bản thân hơn. Vì chuyên ngành của tôi là quản trị nhân sự nên tôi sẽ tìm
hiểu về sự vận hành và phát triển về một công ty, ví dụ như : cách tuyển dụng, môi
trường làm việc, thái độ của nhân viên,các chế độ lương thưởng.
Cùng với đó, công việc chính của tôi sẽ là quản lý sắp xếp các chứng từ hóa

đây là lần đầu tiếp xúc với môi trường làm việc nên còn nhiều bỡ ngỡ và chưa thích
nghi tốt. Nhưng vời sự tân tình giúp đỡ cũng như chỉ bảo tôi đã hoàn thành khóa thực
tập nhận thức .Xin chân thành cảm ơn.

Mục lục

Trang
Trích yếu I
Lời cảm ơn II
Nhận xét của ngƣời hƣớng dẫn III
Mục lục IV
Danh mục các bảng biểu, hình ảnh/đồ thị, ký hiệu, chữ viết tắt V
Nhập đề 1
1. GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP 2
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty 2
1.2 Sơ đồ tổ chức công ty 2
1.3 Các phòng ban và chức năng 3
1.4 Lĩnh vực hoạt động 4
2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HCVP TẠI CÔNG TY 6
2.1. Tổng quan về công tác hành chính văn phòng 6
2.2. Thực tiễn 9
2.2.1 Thực trạng tinh thần làm việc tại phòng hành chính 9
2.2.2 Những công việc được giao 9
2.2.3 Các công việc hỗ trợ phòng ban khách 11
3. GIẢI PHÁP 11

Nhập đề
Với một sinh viên đang ngồi trên ghế nhà trường và chưa có kinh nghiệm thực
tế trong công việc, kiến thức chỉ là bài giảng lý thuyết để khái quát những vấn đề và
các kỹ năng của một doanh nghiệp, chưa có những áp lực thực sự để tôi có thể đánh
giá bản thân tôi đang ở đâu và biết tôi đã có và còn những thiếu sót để dần hoàn thiện
bản thân.Vì vậy, đợt thực tập nhân thức được coi là bước đệm để tôi có thể thử sức và
vận dụng hết khả năng mình có vào thực tiễn, chuyên ngành cũa tôi là quản trị nhân sự
nhưng trong đợt thực tập này tôi quyết định chọn làm ở vị trí nhân viên hành chính,
nhận thấy còn nhiều thiếu sót về mảng kiến thức chuyên ngành nên tôi chọn vị trí này
để một mặt tôi có thể tiếp xúc một nghề mới và tự tin hơn. Ngoài ra, tôi xác định qua
đợt thực tập có thể học hỏi được các kỹ năng làm việc và nhân thức về một công việc
là như thế nào, không đi quá sâu vào chuyên ngành học mà tiếp thu học hỏi kinh

công ty máy tính có quy mô vừa và nhỏ. Với hơn 5 năm thành lập và hoạt động cùng
một khối lượng công việc khá lớn như: Chuyên cung cấp các sản phẩm thiết bị văn
phòng, tin học,các dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa máy tính, máy in, thay mực
máy in, lắp đặt các thiết bị và hệ thống mạng…v.v. Cho tới nay công ty đã góp một
phần rất lớn vào sự phát triển của Nghành công nghệ thông tin của thành phố Hồ Chí
Minh nói riêng cũng như của cả nước nói chung. Vào thời điểm đó Công ty là một
trong những nhà cung cấp hàng đầu các thiết bị máy tính và các giải pháp hệ thống
mạng trên thị trường Việt nam.Trải qua một quá trình hoạt động và phát triển Công ty
đã ngày một lớn mạnh và chứng tỏ được sự phát triển bền vũng trong những giai đoạn
đầy khó khăn trên thị trường ở Việt nam. Kể từ khi thành lập đến nay Công ty đã có
những thành tích rất đáng khích lệ trong thị trường máy tính ở Việt nam và đã có
những xây dựng được những mối quan hệ chặt chẽ với các khách hàng, các nhà sản
xuất và các bạn hàng trên thị trường. Với thế mạnh cung cấp các giải pháp mạng, các
hệ thống đa phương tiện và các sản phẩm mạng cũng như thiết bị máy tính. Với một
quá trình ra đời và phát triển lâu đời, kế thừa những kinh nghiệm trong quá trình hoạt
động và với một đội ngũ nhân viên có trình độ, năng lực Công ty đã tự khẳng định
mình và dẫn trở thành một đơn vị hàng đầu trong việc cung cấp các giải pháp mạng
các thiết bị máy tính trên thị trường Việt nam.
1.2/ Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp

Dịch
vụ

Phòng
Hành chính –Tổ
chức (Nơi thực tập)

Phòng
Kinh
doanh

Chă
m
sóc
KH
Văn
thư
Quản
lý
CL Phòng
Kế Tóan

Kỹ

- Tìm kiếm những hợp đồng cho công ty
- Quảng bá và tìm chỗ đứng thương hiệu
- Đảm nhận vai trò bán hàng thuyết phục khách hàng và nhận được sự tin tưởng của
khách hàng.
 Bộ phận quản lý chất lƣợng, chăm sóc khách hàng
- Tư vấn Khách hàng về Sản phẩm và Dịch vụ của Công ty
- Tiếp nhận và làm đầu mối để giải quyết các khiếu nại của Khách hàng
- Huấn luyện nhân viên trong bộ phận nâng cao kỹ năng chăm sóc khách hàng để tăng
sự hài lòng và an tâm của khách hàng.
- Phối hợp với Phòng kinh doanh, các phòng ban khác đề xuất và thực hiện các
chương trình khuyến mãi, hậu mãi.
- Báo cáo đánh giá kết quả công tác Chăm sóc Khách hàng cho Giám đốc
1.4/ Lĩnh vực hoạt động:
- Nhập khẩu Máy tính và Thiết bị tin học
- Lắp ráp máy tính PC - Thiết lập Hệ thống Đại lý bán hàng và Phân phối sản phẩm-
Tổ chức lại bộ máy của công ty tham gia hoạt động kinh doanh trong ba lĩnh vực:
Phân phối thiết bị mạng máy tính. Xây dựng hệ thống bán lẻ và cung cấp dịch vụ cho
khách hàng. Tham gia thiết kế và xây dựng các dự án ứng dụng công nghệ mạng và
truyền thông.
- Bán lẻ, bán buôn các sản phẩm công nghệ thông tin:Công ty kỹ thuật Đức Nhân là
một trong những Công ty bán lẻ hàng đầu tại địa bàn quận Gò Vấp với mặt bằng rộng,
chưng bày đa dạng các loại sản phẩm, giá cả cạnh tranh, dịch vụ hoàn hảo, phong cách
giao tiếp khách hàng vô cùng thân thiện.
- Thiết kế các giải pháp mạng máy tính- Thiết kế cài đặt, quản trị hệ thống mạng cục
bộ (LAN) của các cửa hàng, công ty, xí nghiệp, trường học Tư vấn giải pháp mạng
không dây (WIFI) đồng bộ, hiệu quả: tốc độ, bảo mật, linh hoạt với một chi phí đầu tư
vừa phải.
2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY
TNHH DV – TM KỸ THUẬT ĐỨC NHÂN

2.1/ Tổng quan về công tác hành chính văn phòng
Nhân viên hành chính (AO) là vị trí có vai trò quan trọng trong các hoạt động
của Công ty, đảm bảo cho các hoạt động chung của Công ty và của các dự án được
thực hiện hiệu quả.Đây là bộ phận văn phòng được ví như hệ tuần hoàn, là mạch máu
lưu thông liền lạc khắp cơ thể, nó ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả của các bộ phận
khác trong công ty.
Công việc chủ yếu của nhân viên hành chính cụ thể như sau:
Công tác văn thƣ: Công việc của một nhân viên hành chính phải làm
• Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty, và chuyển cấp có thẩm quyền giải
quyết;
• Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty;
• Tổ chức lữu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan;
• Tiếp nhận các báo cáo lao động của cán bộ Công ty (xin đến muộn, về sớm, nghỉ
ốm, nghỉ phép…);
• Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc của Công ty;
• Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty;
• Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết;
Công tác lễ tân: Công việc của một nhân viên hành chính phải làm
• Nghe và nhận cuộc gọi khách hàng liên hệ với Công ty;
• Hỗ trợ cho Ban Lãnh đạo tiếp khách tại Công ty;
• Hỗ trợ cho các cuộc họp nội bộ của Công ty;
• Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, lớp học của Công ty;

Hình 2.1: Phòng làm việc phòng Hành chính Tổ chức
2.2/ Thực tiễn
2.2.1. Thực trạng, tinh thần làm việc tại phòng hành chính
Phòng Hành chính tổ chức đóng vai trò khá quan trọng vì không ai khác, chính
họ là người tư vấn các vấn đề pháp lý cho lãnh đạo trong việc tổ chức chỉ đạo và thực
hiện kinh doanh không phạm luật; xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch công tác

chi tiết sử dụng dịch vụ và mua hàng…, là nơi tập hợp những nhân viên chuyên
nghiệp xử lý các nhu cầu của khách hàng thông qua các kênh truyền thông như hệ
thống điện thoại, email và các phương tiện truyền thông trực tuyến khác để hướng
dẫn, cung cấp và giải pháp thông tin nhằm tạo sự hài lòng cho khách hàng đồng thời
giảm được chi phí vận hành và tối đa hóa lợi nhuận. Qua quá trình tìm hiểu công việc
tôi đã nhận thấy được đặc thù và yêu cầu của nhân viên trực điện thoại cần có:
Đặc thù của nghề điện thoại viên
- Có thể làm việc từ xa, bán thời gian.
- Không giới hạn độ tuổi hay hình thức bên ngoài.
- Áp lực cao.
- Tỉ lệ thay đổi công việc cao.
Yêu cầu của nghề điện thoại viên
- Đòi hỏi cao về kỹ năng giao tiếp với khác hàng (kỹ năng lắng nghe và kỹ năng nói
lưu loát, hiểu biết văn hóa tiêu dùng, tâm lý "thượng đế")
- Sử dụng thành thạo máy tính và ngoại ngữ (để phục vụ khách hàng nước ngoài và
đọc hiểu từ chuyên môn).
- Ứng xử nhanh và linh hoạt
- Chịu được áp lực công việc.
- Giọng nói truyền cảm và biết… “cười”.
- Kiên trì và yêu nghề.
- Làm việc trong môi trường căng thẳng và liên tục.
- Tiếp xúc với những khách hàng nóng tính, đòi hỏi phải có sự nhận nhịn và bình tĩnh.
Sau thời gian làm quen và cố gắng tìm hiểu công việc tôi đã rút ra kinh
nghiệm để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ này:
- Phải có tâm lý thật vững.
- Có kĩ năng và kinh nghiệm đàm phán.
Bản thân tôi nhận thấy các hoạt động này nhằm động viên tinh thần giúp các
nhân viên cảm thấy thoải mái và gắn bó với nhau hơn sau những ngày làm việc căng
thẳng, áp lực.
3.3/ Lập Web riêng cho công ty
Đây là nhu cầu rất cần thiết đối với một doanh nghiệp kinh doanh và muốn
phát triển trong tương lai. Theo tôi một trang web riêng biệt dành cho công ty giới
thiệu và phân phối sản phẩm bao gồm:
1/Các loại sản phẩm và giá cả cần phân biệt ra từng loại mặt hàng; giá cả được
sắp xếp theo nhóm và đồng bộ.
2/ Cách đặt hàng và liên hệ
Trong thời buổi công nghệ thông tin thì việc đặt hàng qua mạng được ưu tiên
hàng đầu vì có nhiều tiện ích và thuận lợi cho khách hàng.
3/ Tư vấn và cách sử dụng cần dễ hiểu, thông dụng và gần gũi với khách hàng
để có thể đạt hiệu quả cao nhất.
4/ Thông tin khuyến mãi theo tôi cần được cập nhật thường xuyên trên trang
web để tăng hiệu ứng người vào xem, tạo sự háo hức khi mua hàng.



Tài liệu tham khảo

1. Trần Thị Thanh Phương, Nghiệp vụ Hành chính văn phòng, NXB Tổng hợp
TP.HCM
2. Đồng Thị Thanh Phương, Soạn thảo văn bản và Công tác Văn thư, NXB Tổng
hợp TP.HCM
3. www.thuvien247.net
4. www.google.com.vn
5. Tài liệu về đặc điểm và sự hình thành phát triển của công ty TNHH DV-TM Kỹ
thuật Đức Nhân.