ĐỀ TÀI:

Công tác quản lý Thư viện tại Trường
ĐHDL Hải Phòng Môn : Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống

1. Mô tả thực trạng thực tế của hệ thống cũ
Trong quá trình khảo sát thực tế từ hệ thống Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải Phòng. em
thu nhận được một số vấn đề sau:
Hệ thống Quản lý thư viện Trường ĐHDL Hải Phòng là một trong những hệ thống Quản lý
thư việnlớn của hệ thống các thư viện trong thành phố Hải Phòng. Công tác quản lý “Thư
viện ” tại Trường ĐHDL Hải Phòng thời gian trước khi tin học hoá chưa phát triển thì công
việc quản lý chủ yếu dùng phương pháp thủ công, tức là quản lý trên các giấy tờ sổ sách dẫn
đến việc lưu giữ rất cồng kềnh, gây tốn nhiều thời gian, công sức và thiếu độ chính xác . Do
đó, công việc quản lý sử dụng phương pháp thủ công sẽ không đáp ứng được nhiệm vụ và mục
tiêu của hệ thống và nó cũng gây ảnh hưởng rất lớn tới năng suất, chất lượng và hiệu quả của
công việc. Để khắc phục các nhược điểm trên đây, đồng thời nhờ vào sự phát triển nhanh
chóng của Công nghệ.thông tin thì xây dựng một chương trình quản lí hệ thống “Thư viện”
giúp cho công tác quản lí là một nhu cầu cần thiết cấp bách hiện nay để tự động hóa công tác
2.Yêu cầu của hệ thống mới
Trong thời kì tin học phát triển ,để khắc phục nhược điểm trên đây Trường ĐHDL HP
cần phải xây dựng một hệ thống quản lí “Thư viện”đáp ứng yêu cầu trên của hệ thống và nó
cũng góp phần giúp cho nhân viên giảm bớt thời gian theo dõi bằng ssỏ sách giấy tờ ,làm việc


1. Kế hoạch phỏng vấn
KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN
Người được hỏi :Trần Hữu trung Người phỏng vấn :Nguyễn văn Hạnh
Địa chỉ :trường DHDL Hải Phòng
Phòng F301
Thời gian hen ngày 20/03/2006
Thời gian bắt đầu 11h
Thời gian kết thúc 11h40’
Đối tượng Các yêu cầu đòi hỏi:
Người được phỏng vấn phải có trình độ kinh
-
Đ
ối t
ư
ợng
đư
ợc hỏi là:Thủ th
ư

-Cần thu thập nhứng thông tin về:quá trình
quản lí sách của thư viện
2.Phiếu phỏng vấn
PHIẾU PHỎNG VẤN
Dự án: Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường ĐHDL HP
Người đư
ợc hỏi :Trần Hữu trung
Ngày:20-3-2006
Người hỏi:Nguyễn văn Hạnh
Câu hỏi Ghi chú
Câu 1: Xin anh cho biết quy trình
nhập sách và xử lý sách của th
ư
viện ?
Trả lời : Mỗi năm thư viện cú hai đợt nhập sách
là
tháng 5 và tháng 11 khi đủ thủ thư sẽ lập phiếu yêu
cầu ấn phẩm ,trình ban lãnh đạo nhà trường duyệt và
gửi tới nhà cung cấp .khi sách được nhập về sẽ được
s
ử l
ý

đánh

m
ã

cho s

3.Lưu đồ công việc (lưu khi phỏng vấn)
Dự án: Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường
ĐHDL Hải Phòng
Trang 1
Loại: Lưu đồ Nhiệm vụ: lập phiếu mượn sách Ngày 10/05/2006
Thủ thư Người quản lý Bên ngoài

4.Bảng mô tả chi tiêt tài liệu
Phi
ếu yêu cầu
(D1)

(D6)Lo
ại sách
mượn,trả
L
ập phiếu
mượn sách(T1)

Dự án: Tiểu dự án: Quản lý thư viện trường ĐHDL
Hải Phòng
Trang
Loại: Phân tích hiện trạng Mô tả dữ liệu Số tt: 1
Ngày 10/05/2006

Định nghĩa
Cấu trúc và khuôn dạng
Loại hình
Số lượng
Ví dụ
Lời bình
Tên dữ liệu: Phiếu mượn sách
Là phiếu dựng để ghi thông tin người mượn và các loại sách cần
mươn
Kích cỡ nhỏ,có ghi thông ting sinh viên mượn,các loại sách
mượn,số lượng sách mượn…
Sơ cấp (Tài liệu gốc)
10quyển/1 lần
Ưu điểm :Nhanh , rõ ràng thông tin người mượn,và cách sách cần
mượn
5.Bảng mô tả chi tiết công việc:
Dự án: Tiểu dự án:Quản lý thư viện
trường ĐHDL Hải Phòng
Trang:1
Loại:Phân tích hiện
trạng
Mô tả công việc
Số tt:1
Ngày:18
6.Bảng tổng hợp công việc
7.Bảng tổng hợp hồ sơ ,tài liệu(thực thể dữ liệu)
Số tt Tên vai trò Kiểu Công việc liên
quan
D1 Danh mục sách mượn Ký tự T1
D2 Phiếu nhập sách
D3 bảng tính phí mượn sách Ký tự T1
D4 Phiếu mượn sách Ký tự T1
D5 phiếu giao sách Ký tự T1,T2
D6 sổ mượn sách Ký tự T1
D7 sổ trả sách Ký tự T2,T3
D8 phiếu thanh toán Ký tự
D9 Biên bản sự cố Ký tự
D10 Báo cáo Ký tự T1,T

8:Bảng tổng hợp từ điển dữ liệu

STT Tên gọi ý
nghĩa
Kiểu Cỡ Khuôn dạng Lĩnh
vực
Quy tắc, ràng
buộc
1 Số phiếu Ký tự 4 Kế
toán
Số
2 Ngày mượn Ngày 15 Ngày…thỏng…năm… Kế
toán

Khi độc giả trả sách thủ thư sẽ kiểm tra sách và kiểm tra thông tin người mượn và ghi sổ trả
sách ,ghi phiếu thanh toán cho sinh viên
Cuối ngày hệ thống sẽ phải tổng hợp các hoá đợn sổ sách và tình hình hoạt động cho ban lãnh
đạo và khi có yêu cầu báo cáo.
Thông tin

trả
sách
0
QUẢN L
Ý THƯ
VIỆN

ĐỘC GIẢ
BAN
LÃNH
Đ
ẠO

NHÀ
CUNG
y/c báo
cáo

báo cáo

y/c mua
sách

Cung cấp

1.1 phiếu nhập :khi thư viện có nhu cầu nhập sách mới thủ thư sẽ lập ra phiếu nhập gửi tới
nhà cung cấp để yêu cầu mua sách.
1.2 Kiểm tra : khi nhà cung cấp cung cấp sách cho thư viện thủ thư sẽ kiểm tra sách kiểm tra
đon giá sách
2. Mượn sách
2.2 l
ập phiếu
mư
ợn sách

5. Báo cáo
2.3 Xử lý
phi
ếu m
ư
ợn
2.1 Tra cưu
sách

4. sự cố 3.Trả sách
3.1 y/c trả sách
3.2 Kiểm tra sách

3.3 Ghi sổ trả sách

Kiểm tra sự cố
Lập biên bản
Giả quyết sự
c
ố

3.4 Lập phiếu TT
1.3 Sử lý sách: sách được nhập về sẽ được thủ thư ghi mã số đăng ký cá biệt và dán mã vạch
để chuyển vào kho
1.4 Ghi sổ nhập: sau khi sách được dán mã vạch và ghi số đăng ký cá biệt sẽ được ghi vào sổ
nhập kho
2.1 Tra cứu sách : độc giả muốn mượn sách gì thì tra cứu trong danh mục sách nếu sách có
trong kho thì đăng ký mượn .
2.2 Lập phiếu mượn sách :Khi đã tra cứu sách có trong kho độc giả sẽ lập phiếu mượn sách để
gửi tới thủ thư yêu cầu mượn sách.
2.3 Sử lý phiếu mượn sách :Thủ thư nhận được phiếu mươn sách sẽ kiểm tra phiếu và thông
tin người mượn vào kho lấy sách và làm thủ tục cho mượn sách .
2.4Giao sách : Khi đã kiểm tra phiếu mượn và thông tin người mượn sách xong, thủ thư sẽ lập
ra phiếu giao sách và giao sách cho độc giả
2.5 Ghi sổ mượn sách :Khi giao sách cho độc giả xong thủ thư sẽ ghi sổ mượn sách để luu
thông tin về người mượn ,ngày mượn , ngày trả sách .
3.1 Yêu cầu trả sách : độc giả đem sách mượn của thư viện tới phòng trả sách giao cho thủ thư
yêu cầu trả sách
3.2 Kiểm tra sách : khi độc giả trả sách ,thủ thư sẽ kiểm tra sách xem có đúng là sách mượn
của thư viện và sách có bị hư hỏng không
3.3 Ghi sổ trả sách : Sau khi nhận sách thủ thư sẽ ghi sổ trả sách để xác nhận độc giả đó trả
sách và để lưu thông tin cho quá trình tổng hợp báo cáo .
3.4 Lập hóa đơn TT : Thủ thư nhận sách và kiểm tra sách xong sẽ lập phiếu thanh toán gửi cho
độc giả để độc giả thanh toán phiếu mượn sách
4.1 Kiểm tra sự cố : Khi sẩy ra sự cố thủ thư sẽ kiểm tra sự cố để tìm hiểu thông tin lập biên
bản sự cố
4.2 Lập biên bản : Sau khi kiểm tra sự cố thủ thư sẽ lập biên bản ghi rõ sự cố là gì và như thế
nào để có phương hướng giải quyết sự cố.
4.3 Giải quyết sự cố : Dựa vào biên bản sự cố và các quy định đã có của thư viện thủ thư sẽ
giải quyết sự cố bằng cách phạt tiền, nếu sự cố nằm ngoài sự kiểm soát của thủ thư thì thủ thư
sẽ trình lên ban lãnh đạo giải quyết.


D10 Báo cáo D1 D2 D3 D4

D5

D6

D7 D8

D9 D10 Nhập sách

R

C

C Mượn sách

R

C



R

R

R

R R

C

Mô hình luồng dữ liệu ở mức 0:
2.0
MỰƠN
SÁCH

5.0
BÁO
CÁO
3.0
TRẢ

D9 Biên bản sự cố