TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA THƯ VIỆN - THÔNG TIN HỌC

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TẠI THƯ
VIỆN ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KĨ THUẬT TP.HCM
Sinh viên : Hà Thị Tỉnh
GVHD : ThS. Đoàn Thị Thu
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 22/12/2012
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS. Đoàn Thị Thu
Nhận xét của đơn vị thực tập Nhận xét của giáo viên hướng dẫn MỤC LỤC
2
Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS. Đoàn Thị Thu

LỜI MỞ ĐẦU
Thực tập là quá trình vận dụng những kiến thức lý luận vào thực tiễn, vì vậy hàng năm
quý Thầy Cô khoa Thư viện_Thông tin học Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn
TP. HCM đã tạo điều kiện cho sinh viên năm cuối đến thực tập tại các đơn vị thư viện khác
nhau; giúp chúng em có cơ hội cọ sát thực tiễn nghề nghiệp, bổ sung kiến thức thực hành và
ứng dụng kiến thức đã học vào thực tế. Đây cũng là dịp để chúng em học hỏi những giá trị
thực tiễn cuộc sống, luyện tập tinh thần làm việc tập thể, rèn luyện tính kỷ luật trong công
việc
Em tên Hà Thị Tỉnh, là thành viên trong nhóm sinh viên gồm 11 thành viên dưới sự
hướng dẫn của Cô Đoàn Thị Thu và chị Lê Thị Hồng Hiếu, đã bắt đầu đợt thực tập của mình
tại thư viện trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM, thời gian từ ngày 12/11/2011 đến
29/12/2011.
4
Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS. Đoàn Thị Thu
I. PHẦN GIỚI THIỆU
1. Giới thiệu về thư viện
1.1.Vài nét về Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp. Hồ Chí Minh.
Thư viện Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh được
thành lập sau ngày cả nước thống nhất (27/10/1976), trên cơ sở Thư viện Đại học Giáo dục
trực thuộc Viện Đại học Thủ Đức; với diện tích ban đầu là 760,5 m
2
và 4 cán bộ. Hình thức
phục vụ lúc ban đầu duy nhất chỉ là mượn về nhà. Hệ thống kho sách chưa được tổ chức, phân
loại theo một phương pháp khoa học nào. Năm 1980 để phát triển thư viện, nhà trường đã bổ
sung thêm cán bộ thư viện có trình độ chuyên môn, từ 4 cán bộ thư viện ban đầu đã tăng dần
lên đến 12 cán bộ, các kho sách đã được tổ chức xử lí kỹ thuật theo chuyên môn và đưa vào
phục vụ có hệ thống. Đến năm 1997 để mở rộng thêm diện tích cho thư viện, nhà trường đã
cho nâng tầng Thư viện với diện tích 760,5 m
2

tăng ngày càng cao.Số lượng bạn đọc hiện đang sử dụng thư viện hơn 17.000 bạn đọc, trong
đó bạn đọc trong trường chiếm 90%, bạn đọc ngoài trường chiếm 10%.
1.4. Cán bộ thư viện
Đội ngũ cán bộ thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật hiện có 17 người cụ thể
như sau:
Trình độ chuyên môn:
- Đại học: 07
- Cao đẳng: 07
- Khác: 02
Chuyên môn nghiệp vụ
- Thư viện: 15
- CNTT: 01
- CN khác: 02
1.5. Cơ sở vật chất
Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật được bố trí ngay trong trung tâm khuôn
viên trường. Có tổng diện tích 2.200m
2
, gồm 1 phòng đọc, phòng mượn, phòng đọc cộng
đồng; 1 phòng nghiệp vụ, phòng Học liệu điện tử ,1 phòng giữ túi xách, 1 phòng bảo quản, 2
kho chứa sách báo, 1 phòng làm việc của ban lãnh đạo thư viện.
Trong công tác mua sắm các trang thiết bị, thư viện đã bổ sung phần lớn trang thiết bị
phục vụ cho việc tin học hóa thư viện như:
- Phần mềm quản lý thư viện: Phần mềm quản lý thư viện Libol 5.0.
- Trang thiết bị tin học: 02 máy chủ, 58 máy trạm, 3 máy in laze, 1 máy in kim, 10
máy đọc barcode (mã vạch), 02 máy quét Scaner, 3 đầu đọc và ghi đĩa CD, 1 máy
in thẻ thư viện (thẻ nhựa).
6
Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS. Đoàn Thị Thu
- Trang thiết bị phục vụ và bảo quản: 1 máy photocopy, 1 máy hút bụi, 6 máy lạnh,

- Tổ chức, điều động phân công công tác cán bộ trong đơn vị.
- Bình xét, đề cử cán bộ cho các danh hiệu thi đua khen thưởng, kỷ luật và các chức
danh trong đơn vị.
2.1.2. Phó Trưởng thư viện phụ trách công tác phục vụ
Trách nhiệm:
- Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện các mảng hoạt động phục vụ trong đơn vị.
- Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về việc xây dựng, phát triển, xử lý công tác
phục vụ vốn tài liệu thư viện.
- Tổ chức và phân công lao động trong công tác phục vụ, công tác bạn đọc và hoạt động
tra cứu của thư viện.
- Tư vấn và chịu trách nhiệm trước Trưởng đơn vị về công tác tuyển dụng nhân sự.
- Duy trì và phát triển tình đoàn kết nội bộ.
- Phụ trách mảng quản lý tài sản và công tác kiểm kê tài sản trong đơn vị.
Quyền hạn:
- Xây dựng chiến lược phát triển thư viện trong lĩnh vực được phân công.
- Chỉ đạo, điều động và tổ chức cán bộ trong các khâu công tác.
- Đề xuất và thực hiện tuyển dụng việc bổ sung nhân sự.
- Kiểm tra kết quả công tác các mảng hoạt động trong đơn vị.
8
Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS. Đoàn Thị Thu
2.1.3. Phó Trưởng thư viện phụ trách công nghệ thông tin
Trách nhiệm:
- Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện các mảng hoạt động trong đơn vị.
- Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về việc xây dựng, phát triển công nghệ thông
tin trong hoạt động thư viện.
- Nghiên cứu, xây dựng và phát triển thư viện điện tử.
- Quản trị và bảo trì cơ sở dữ liệu thư viện, nghiên cứu triển khai các cơ sở dữ liệu điện
tử.
- Xử lý và đưa ra phục vụ vốn tài liệu điện tử.

- Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp phát triển hoạt động nghiệp vụ thư viện; liên thông,
liên kết với các thư viện bạn để hỗ trợ cùng phát triển chuyên môn.
b) Cán bộ phòng nghiệp vụ
Trách nhiệm:
- Trực tiếp thực hiện công tác biên mục tài liệu và các công tác xử lý kỹ thuật.
- Thu thập, xử lý và biên mục nguồn tài liệu điện tử.
Quyền hạn:
- Nghiên cứu, đề xuất phương án cải tiến công việc.
2.1.2. Phòng đọc
Phục vụ người đọc sử dụng tài liệu tại chỗ với các loại hình tài liệu: Sách Việt văn, ngoại
văn, luận văn, luận án, báo, tạp chí,…
a) Cán bộ phụ trách phòng đọc
Trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm trước Phó Trưởng Thư viện phụ trách phục vụ về các mảng hoạt động
phục vụ của Phòng Đọc.
- Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Đọc.
- Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển của Phòng Đọc.
- Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, tư liệu trong phạm vi của Phòng.
Quyền hạn:
- Tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Đọc.
- Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác của
của Phòng Đọc.
- Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động phục vụ đọc.
b) Cán bộ phòng đọc
Trách nhiệm:
- Phục vụ độc giả đọc và tham khảo tài liệu tại Phòng Đọc.
- Tổ chức, sắp xếp và ổn định tài liệu.
Quyền hạn:
- Xử lý những vi phạm kỷ luật trong phạm vi Phòng Đọc.
10

học tập, giải trí,…
a) Cán bộ phòng học liệu điện tử
Trách nhiệm:
- Quản lý, vận hành và đảm bảo an ninh hệ thống mạng và máy tính trong thư viện.
- Quản lý tài sản, trang thiết bị, máy tính trong phòng.
11
Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS. Đoàn Thị Thu
Quyền hạn:
- Xử lý những vi phạm kỷ luật trong phạm vi của Phòng.
- Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển nhằm không ngừng nâng cao
chất lượng phục vụ.
b) Cán bộ kỹ thuật viên mạng và hệ thống
Trách nhiệm:
- Sưu tầm, tổ chức và xây dựng nguồn tài liệu điện tử.
- Quản lý, vận hành và đảm bảo an ninh hệ thống mạng và máy tính trong thư viện.
- Quản lý tài sản, trang thiết bị, máy tính trong đơn vị.
Quyền hạn:
- Xử lý những vi phạm kỷ luật trong phạm vi của Phòng.
- Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển nhằm không ngừng nâng cao
chất lượng phục vụ.
- Nghiên cứu, đề xuất hướng bổ sung nguồn tài liệu điện tử.
- Nghiên cứu đề xuất các giải pháp an ninh mạng.
- Xây dựng và phát triển sản phẩm thông tin.
2.1.5. Phòng đọc cộng đồng
a) Nhiệm vụ phòng đọc cộng đồng:
- Là nơi bạn đọc có thể trao đổi hoặc tặng sách, báo, tạp chí cho thư viện
- Không gian tự học cho bạn đọc
b) Nhiệm vụ của cán bộ phòng đọc cộng đồng :
- Phục vụ sách, báo, tạp chí được tặng cho bạn đọc

o Quét và giữ thẻ sinh viên khi bạn đọc đi vào
o Để ý tác phong bạn đọc đúng nội quy thư viện
13
Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS. Đoàn Thị Thu
o Nhắc nhở bạn đọc khi hết giờ
o Trả thẻ, quan sát xem bạn đọc có cầm sách trong phòng ra hay không
o Xử phạt nếu bạn đọc vi phạm nội quy
- Tìm hiểu cách cho bạn đọc mượn tài liệu ra ngoài photo, bán giáo trình cho
sinh viên mua để đền cho thư viện
- Hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu
- Sắp xếp lại báo, tạp chí
- Bấm báo mới trong ngày
2. Phòng đọc cộng đồng
- Nắm cách giao tiếp, phục vụ bạn đọc
- Nắm cách tuyền truyền, thông báo đến bạn đọc nhiệm vụ, chức năng của
phòng ban.
3. Phòng mượn
- Nắm cách tổ chức kho trong phòng mượn:
o Khu vực giáo trình
o Khu vực tài liệu tham khảo
- Hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu
- Tìm hiểu quy trình mượn/trả tài liệu
- Sắp xếp tài liệu đúng khu vực
4. Phòng KTNV
- Kiểm tra tài liệu mới nhập về
- Đóng dấu, dán nhãn, dán mã vạch tài liệu
- Biên mục mô tả, phân loại tài liệu: sách, luận văn, luận án
14
Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS. Đoàn Thị Thu
- Quy định trách nhiệm của các cá nhân, tập thể trong việc lựa chọn tài liệu cho Thư
viện; quy định về ngân sách bổ sung tài liệu; và thống nhất các quy trình, thủ tục trong
việc lựa chọn tài liệu nhằm đảm bảo sự cân đối và chính xác trong hoạt động bổ sung
vốn tài liệu
2. Yêu cầu
- Đủ lớn về số lượng
- Phong phú về loại hình
- Đảm bảo về chất lượng
- Phù hợp và đáp ứng yêu cầu bạn đọc.
II. Nội dung thực hiện
1. Xác định nguồn bổ sung
- Nguồn chủ yếu : Nguồn mua: Chủ yếu từ nguồn kinh phí của trường.
- Nguồn bổ sung :
 nguồn biếu tặng: Thư viện hoan nghênh các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước tặng
tài liệu cho Thư viện
 Nhận tài liệu giống như phương thức lưu chiểu: Hàng năm, một số lượng lớn sinh
viên ra trường, một số thạc sĩ, nghiên cứu sinh tốt nghiệp, do đó các khoá luận, luận
văn, luận án hay các đề tài nghiên cứu khoa học sẽ được phát hành. Đây chính là
nguồn tài liệu rất tốt để làm nền tảng để phát triển vốn tài nguyên Thư Viện. Đối với
thư viện trường đại học thì phương thức nhận tài liệu giống lưu chiểu là phương thức
bổ sung tài liệu rất đáng kể và hiệu quả.
2. Xác định loại hình tài liệu bổ sung
- Tài liệu giấy (truyền thống)
 Các loại sách giáo trình, giáo khoa, tham khảo, chuyên khảo…
 Các loại từ điển, từ điển chuyên ngành . . . phù hợp với các ngành đào tạo của Trường.
- Tài liệu nghe nhìn: đĩa CD-ROM, VCD, DVD.
- Tài liệu điện tử: E-books, các bộ sưu tập, tạp chí điện tử, Cơ sở dữ liệu trực tuyến….
3. Xác định diện ưu tiên bổ sung
- Lĩnh vực trọng điểm: Theo các ngành đào tạo của Trường

Phân công cụ thể cho công tác bổ sung : 3 cán bộ bổ sung
III. Quy trình bổ sung tài liệu
17
Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS. Đoàn Thị Thu
18
Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT
Bước 2
Lọc,lập danh mục
Bước 10
Bước 9
Bước 3
Bước 8
Bước 5
Bước 4
Bước 6
Bước 7
Chọn nhà cung cấp
Giao dịch với nhà
cung cấp
Gửi danh mục cho đơn
vị trao đổi,biếu tặng
Nhận danh mục tài
liệu
Nhận tài liệu
Chọn tài liệu, tra trùng
Đặt mua
Trao đổi,biếu tặng
Mua
Nhận tài liệu, kiểm tra

Bước 5: chọn tài liệu, tra trùng
• Lọc tài liệu thuộc lĩnh vực liên quan đến đối tượng mà thư viện phục vụ, gửi danh mục
tài liệu đã lọc, thông báo với cơ quan, tổ chức, cá nhân trao đổi tặng biếu (Đối với
những tài liệu được lọc trong danh mục thư viện chọn). Những tài liệu được trao đổi,
tặng biếu khác dùng để trao đổi với các thư viện khác.
• Giám đốc, bộ phận thẩm định tài liệu chọn tài liệu theo danh mục tài liệu
• Sau khi chọn: lập danh mục tài liệu mẫu gửi nhà cung cấp (mỗi tựa 1 cuốn) -> nhận tài
liệu mẫu.
• Giám đốc, bộ phận thẩm định tài liệu chọn trực tiếp theo nội dung từng tài liệu mẫu
19
Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS. Đoàn Thị Thu
• Nhân viên tiến hành tra trùng trong cơ sở dữ liệu các tài liệu mà giám đốc chọn.
Bước 6: đặt mua
• Lập danh mục đặt mua những tài liệu chưa có trong thư viện gửi tới nhà cung cấp.
• Nếu tài liệu đã có trong kho, nhưng số bản chưa đủ như quy định thì vẫn đặt mua bổ
sung thêm.
• Liên hệ trực tiếp hoặc bằng điện thoại với người chịu trách nhiệm chính của nhà cung
cấp để xúc tiến bổ sung, tránh tình trạng tài liệu của 2 đợt bổ sung cùng về một lúc.
• Gửi trả lại nhà cung cấp những tài liệu mẫu không chọn.
Bước 7: nhận tài liệu, kiểm tra
• Nhận tài liệu từ nhà cung cấp, đối chiếu với phiếu xuất.
• Nếu có vấn đề phát sinh (số lượng thực tế không khớp với hóa đơn, không đúng tên tài
liệu đặt hoặc có sai lệch,…) liên hệ kịp thời với nhà cung cấp để giải quyết.
• Kiểm tra tài liệu (mới hay cũ, có bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, in sai…).
• Liên hệ với nhà cung cấp để trả lại hoặc đổi những tài liệu không đảm bảo chất lượng.
Bước 8: Tổng kết đơn đặt hàng, DMTL trao đổi, ghi vào sổ TQ
• Thống kê những tài liệu còn thiếu trong đơn đặt để bổ sung vào đợt tiếp theo.
• Vào sổ đăng ký tổng quát.
• Phân số lượng tài liệu cho từng kho. Ví dụ: 1 tên sách có 8 bản thì phân vào kho đọc 4

không chỉ giúp phân biệt giữa các dạng tài liệu mà còn thuận lợi cho việc xếp kho
21
Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS. Đoàn Thị Thu
nhanh chóng, chính xác. Số đăng kí cá biệt của tài liệu trong phòng đọc của thư viện
rất đa dạng. Ví dụ:
• Sách tham khảo : tiếng việt : SKV; tiếng Anh : SKN
• Luận văn tốt nghiệp : SKL
• Luận án cao học : SKC
• Tiêu chuẩn : TC
• Từ diển : TĐ

Tài liệu của thư viện nói chúng và của phòng đọc nói riêng đều sắp xếp theo khung
phân loại DDC. Ưu điểm của việc xếp theo DDC là cho phép xếp theo môn loại, chủ
đề của tài liệu, tuy nhiên nhược điểm là khhi cập nhật phải giãn kho, khó cập nhật và
tốn thời gian, công sức.
Việc xếp kho theo dạng tài liệu cũng rất khác biệt đối với mỗi dạng tài liệu. Ví dụ :
• Luận án : xếp theo số mã ngành. Ví dụ : QNC – 24 (sẽ xếp theo số 24) rồi mới
đến kí hiệu phân loại, chỉ số Cutter
• Công trình nghiên cứu : xếp theo chữ cái. Ví dụ : CDT, DDT, DCB, … rồi mới
đến kí hiệu phân loại, chỉ số Cutter
• Luận án cao học : xếp theo kí hiệu xếp giá. Ví dụ: 6014401, rồi mới đến kí
hiệu phân loại, chỉ số Cutter
Trong thời gian làm việc ở phòng này (5 ngày), em đã được Thầy, Cô hướng dẫn cho
giãn kho luận văn, luận án. Quả thật việc giãn kho khi có tài liệu mới nhập về rất khó
và mất thời gian, đòi hỏi phải có tính cẩn thận, tỉ mỉ, biết tính toán trong việc cân đối
diện tích ngăn, kệ giữa các nhóm kí hiệu phân loại và bảo đảm một khoảng diện tích
(1-2 gang tay) cho lần cập nhật sau. Đồng thời phải rút bớt sách trong thời gian xuất
bản quá xa (khoảng 10 năm trở đi), đặc biệt là sách kĩ thuật để lấy diện tích cho sách
mới nhập. Trong quá trình làm việc em đã rất cố gắng học hỏi, lắng nghe sự hướng

 Phòng nghiệp vụ
Công việc trong phòng nghiệp vụ trong thời gian em làm việc (6 ngày) chủ yếu là biên
mục sách, luận án, luận văn, dán nhãn, đóng dấu nhưng chủ yếu là biên mục sách.
Các dạng tài liệu khác nhau thì sẽ có những điểm khác biệt trong cách biên mục. Tuy
nhiên các trường mô tả vẫn đúng theo quy tắc biên mục Marc 21, có một số điểm khác
23
Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : ThS. Đoàn Thị Thu
biệt trong dấu, khoảng cách trong các thông tin mô tả. Ví dụ : 100 Nguyễn Văn A .
Điều này do sự thống nhất trong cách mô tả từ trước đến nay của thư viện, vì vậy yêu
cầu cánd bộ biên mục phải nắm rõ các điểm khác biệt đó.
Vào những ngày gần cuối đợt thực tập, em được xử lí sách mới bổ sung về thư viện
gồm các công đoạn như : kiểm tra sách, đóng dấu, dán nhãn, đóng số đăng kí cá biệt
Trong quá trình làm việc, điều em học được vẫn là luôn cẩn thận trong khi làm việc,
ngoài ra phải tham khảo nhiều để hiểu và nắm được kĩ năng nghiệp vụ, củng cố kiến
thức trong việc biên mục mô tả của mình.
 Phòng học liệu điện tử
Trong thời gian làm việc (6 ngày) , em được học cách scan luận văn, luận án và
upload tài liệu. Việc scan tài liệu cũng có nhiều điểm khác biệt trong kỹ thuật so với
khi em đựơc học do mỗi máy scan có mỗi đặc điểm riêng, nhưng đều có các bước
chính : scan, chỉnh sửa, ghép file Đối với luận văn, luận án chỉ scan bìa sách, trang
tên sách, lời giới thiệu/ tóm tắt (abstract), mục lục.
Trong thời gian làm việc em đã nắm vững quy trình scan, làm cách nào để scan tài liệu
ngay thẳng và rõ nét.
 Phòng giữ cặp
Quy trình mượn, trả chìa khoá tại phòng giữ cặp giống như quy trình mượn, trả tài liệu
trong phòng mượn, mỗi bạn đọc được mượn một ngăn tủ. Trong qúa trình làm việc (6
ngày) em đã học được kĩ năng giao tiếp, kĩ năng giải quyết vấn đề phát sinh trong quá
trình cho mượn.
2. Nhận xét về thư viện

trong công việc.
- Đợt thực tập này cũng đã rèn luyện cho em những đức tính để có tác phong tốt
trong công việc: đi đúng giờ, tập trung trong công việc, tính cẩn thận trong
công việc, hoàn thành tốt công việc được giao.
- Bên cạnh đó, em nhận thấy mình còn nhiều hạn chế và lỗ hỗng kiến thức trong
công việc như : khả năng tin học còn hạn chế nên xử lí công việc chưa thành
thạo, còn sai sót trong quá trình biên mục, phân loại, không nắm vững kiến
thức nên còn lúng túng trong việc hướng dẫn, giải đáp thắc mắc bạn đọc
25
Hà Thị Tỉnh Khoa TVTT