Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân
1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
KHOA TM-DL-MARKETING.
♦
TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG
TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRIỄN LÃM Môn : Quản trị rủi ro
Giảng viên : GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân
Lớp : Marketing-k34
Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân
2
MỤC LỤC

Danh sách nhóm ……………………………………………………………… 3
1 Phần mở đầu ………………………………………………………………… 4
2 Cơ sở lý luận ………………………………………………………………… 5


Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân
4
1. Phần mở đầu:
1.1 Mục đích:
Nghiên cứu các rủi ro có thể xảy ra trong việc tổ chức sự kiện triển lãm
cũng như các giải pháp cho vấn đề đó.
1.2 Ý nghĩa:
Biết được các rủi rỏ để có giải pháp thích hợp, giúp cho việc Tổ chức sự

Hàng năm, hàng tháng, hàng tuần, thậm chí là hàng ngày, trên thế giới có hàng
trăm Event được diễn ra. Đó có thể là những event trong hoạt động của một doanh
nghiệp, của nhiều doanh nghiệp, trên một quốc gia hay mở rộng trên toàn cầu.
Vậy Event là gì? Event nói chung là các hoạt động, sự kiện có chủ đích, xảy ra tại
một địa điểm và một thời gian nhất định, nhằm truyền tải thông điệp và nội dung của
chương trình đó đến với các đối tượng tham gia.
Thế giới Event sôi động với các loại hình, mục đích khác nhau. Hiện nay, có rất
nhiều cách phân chia các loại hình Event khác nhau nhưng không có cách phân chia nào
mang tính chính xác hoàn toàn mà đây chỉ là những khái niệm mang tính tương đối. Nhìn
chung, dựa vào vai trò có thể phân biệt một số loại hình Event như Event Marketing,
Event MICE, Event Public và một số loại hình khác như các chương trình ca nhạc,
gameshow truyền hình hay các cuộc thi…
Event Marketing là những hoạt động có mục đích quảng bá thương hiệu
(branding), kích thích mua hàng (boost sales), tương tác với khách hàng hay định vị
thương hiệu trên thị trường. Phụ thuộc vào mục đích của chiến lược Marketing mà Event
Marketing có thể được chia thành PR hay Brand Activation. Event PR là các sự kiện
nhằm tăng cường mối quan hệ với khách hàng và thu hút giới truyền thông. Tiêu biểu
như các hoạt động thông cáo báo chí, lễ khai trương… Brand Activation là các sự kiện
nhằm kích hoạt thương hiệu, được đánh dấu ở những thời điểm quan trọng như giới thiệu
sản phẩm mới (Event launch product), trình diễn (Event show) hay event tại các điểm bán
(Shopper Event).
Event Public là những sự kiện mang tính cộng đồng, các sự kiện của vùng miền
quốc gia. Điển hình là các sự kiện như Festival, lễ tranh cử, tổng tuyển cử…
Event MICE là những hoạt động có quy mô lớn nhỏ khác nhau như hội nghị cổ
đông doanh nghiệp, các chương trình hội chợ, triển lãm… mang tính địa phương hay
quốc tế. Các hoạt động của MICE gói gọn trong 4 chữ cái M (Meeting), I (Incentive) – C
(Conference) – E (Exhibitions). Với mỗi chữ cái lại mang màu sắc riêng với các hoạt
Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân
6
động đa dạng, phong phú. Các hoạt động MICE trên thế giới và Việt Nam nói riêng có

hằng năm MICE có tổng chi phí lên đến 1.16 nghìn tỷ USD (trong đó có 400 tỷ USD cho
hội nghị và 760 tỷ USD cho triển lãm)
Một báo cáo 2007 của UEI cho rằng trên toàn thế giới có tổng cộng 1062 hội
trường triễn lãm chiếm 27.6 triệu m
2
. Năm 2010 con số này đã lên đến 1104 hội trường
với tổng diện tích là 31.1 triệu m
2
. Ngày nay, nhiều quốc gia trên thế giới đã đưa MICE
bước những bước tiến dài hơn, điều này có nghĩa là sự phát triển kinh tế linh hoạt hơn.
Hiện tại, Singapore vẫn là quốc gia có MICE mạnh nhất khu vực Đông Nam Á.
Tại Việt Nam, khai thác thị trường MICE là một trong những mục tiêu của chiến
lược phát triển. Tuy nhiên, Việt Nam vẫn chưa có tổ chức chính thức nhằm tiến hành việc
xúc tiến và phát triển MICE.
Hàng năm, tại các thành phố lớn như Hà Nội, Tp.HCM, Đà Nẵng… đã diễn ra rất
nhiều các event trong lĩnh vực MICE như hội nghị toàn cầu World Cargo Alliance do
Công ty TNHH Intuitive Logistic resources đồng tổ chức bởi Vietnam Airline, hội chợ
quốc tế Đồ Gỗ và Mỹ Nghệ Xuất Khẩu Việt Nam tổ chức bởi HAWA, triễn lãm quốc tế
các thiết bị văn phòng thí nghiệm và khoa học do ITEC kết hợp với IMAG tổ chức….
Hãng hàng không quốc gia Việt Nam Airlines và Saigontourism cùng các khách sạn 5
sao ở Việt nam như: New World, Sofitel, Sheraton, Legend, Equaterial đã thành lập nên
“Vietnam – Meetings – Incentives club”. Câu lạc bộ đã tổ chức tiếp thị tại các hội chợ
quốc tế như: AIME tại Úc, IT & CMA tại Thái Lan, IMEX tại Đức, EITBM tại Thụy Sỹ.
Nhìn chung, Việt Nam có nhiều tiềm năng để phát triển lĩnh vực MICE và cần có
sự đầu tư đúng mực vào lĩnh vực này nhằm phát triển một cách bền vững.
2.2.4 Khái niệm – vai trò của từng yếu tố trong MICE
M – Meeting (Đại hội)
M ở đây được hiểu là một Đại hội được tổ chức nhằm thu hút sự tham dự của
nhiều doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan để gặp gỡ, giới thiệu mục đích và truyền thông cho
một chuỗi event sắp được diễn ra sắp tới. Vì mục tiêu truyền thông mà Meeting thường

Ngoài ra còn có thể có Triển lãm - Hội chợ phi thương mại, do chính phủ tổ
chức, nhằm khuyếch trương hình ảnh, nâng cao vị thế của khu vực, của quốc gia đó.
Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân
9
Trong chữ E, có nhiều hình thức có thể được doanh nghiệp/ tổ chức lựa chọn thực
hiện tùy theo mục đích thực hiện và quy mô muốn tổ chức. Có thể phân loại thành: Hội
chợ thương mại – Trdade Fair, Triển lãm – Trade show, Triển lãm quốc tế - Expo
1. Fair / Trade Fair – Hội chợ / Hội chợ thương mại
Định nghĩa: Hội chợ thương mại được tổ chức để các nhà cung ứng sản phẩm,
dịch vụ tiếp cận với nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng.
Mục đích chính của các tổ chức tham gia hội chợ là để trực tiếp tiêu thu sản
phẩm, dịch vụ của mình.
Đối tượng doanh nghiệp tham gia: doanh nghiệp trong và ngoài nước
Đối tượng tham dự mục tiêu: người tiêu dùng hoặc doanh nghiệp trong và ngoài
nước.
Công ty tổ chức: là những công ty chuyên tổ chức sự kiện Triển lãm – Hội chợ,
các công ty tư vấn – thực hiện Xúc tiến thương mại trong và ngoài nước.
VD: Hội chợ Hàng Việt Nam chất lượng cao, hội chợ bán lẻ hàng Thái Lan…
2. Trade show – Triển lãm thương mại
Định nghĩa: Triển lãm thương mại thường được tổ chức để các doanh nghiệp
trưng bày, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hiện có hoặc mới nhất.
Mục đích chính: trưng bày, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hay một công nghệ hiện
có hoặc mới phát triển và không thực hiện bán hàng.
Mục tiêu: quảng bá hình ảnh trong nước
Đối tượng tham gia: doanh nghiệp trong nước, nước ngoài
Đối tượng tham dự mục tiêu: công chúng trong nước, doanh nghiệp trong nước
Công ty tổ chức: là những công ty chuyên tổ chức sự kiện Triển lãm – Hội chợ,
các công ty tư vấn – thực hiện Xúc tiến thương mại trong và ngoài nước.
VD: Triển lãm hàng Thái Lan, Triển lãm Vietbuild…
3. Expo / Exposition – Triển lãm Quốc tế

Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân
11
Triển lãm – hội chợ theo góc nhìn của khu vực/ quốc gia có tác động lớn tới sự
phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của địa phương và quốc gia đó:
 Kích thích chi tiêu cho các khách sạn, nhà hàng địa phương, giao thông vận tải
 Tạo công ăn việc làm – trực tiếp, ở trong những trung tâm hội nghị, khách sạn,
nhà hàng và gián tiếp qua việc hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
 Hỗ trợ việc quảng bá hình ảnh của vùng/ quốc gia đó.
Để đạt được những vai trò đó, doanh nghiệp cần tận dụng tối đa những hoạt động
có thể thực hiện khi diễn ra Triển lãm – Hội chợ:
 Trưng bày và giới thiệu sản phẩm – dịch vụ đến rộng rãi người tiêu dùng và hỗ trợ
doanh nghiệp tiếp cận những thị trường hoàn toàn mới nếu đó là các Expo được tổ
chức tại các khu vực, quốc gia khác.
 Tìm đối tác, cơ hôi kinh doanh, những mối quan hệ trong thương mại mới.
 Tiếp cận các doanh nghiệp khác để nhìn nhận và phân tích khả năng cạnh tranh.
 Tiếp cận và đối thoại với cơ quan chức năng, chính phủ ở khu vực tổ chức Triển
lãm – Hội chợ.
Phương pháp Triển lãm – hội chợ so với những phương thức xúc tiến thương mại
khác có nhiều lợi ích vượt trội có thể kể ra như sau:
 Tập trung mục tiêu cao độ
Hội chợ triển lãm thương mại là sàn marketing và bán hàng sử dụng chi phí hiệu
quả nhất bởi doanh nghiệp xuất hiện tiếp xúc trực tiếp trước người tiêu dùng và người
tiêu dùng có thể tiếp xúc trực tiếp với các sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
 Linh hoạt
Hội chợ triển lãm cung cấp một môi trường linh hoạt cao, trong đó hàng loạt mục
tiêu bán hàng và tiếp thị có thể thực hiện cùng lúc trong thời gian diễn ra Triển lãm – hội
chợ. Từ bán hàng và khuyếch trương sản phẩm mới, xây dựng hình ảnh thương hiệu, duy
trì mối quan hệ khách hàng cho đến tiếp xúc với người tiêu dùng, đối thủ cạnh tranh và cả
Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân
12

tin và bên triển khai làm nội dung và ý tưởng không được khách hàng
chấp thuận
o Mất uy tín và gây thiệt hại cho công ty sau này khi xảy ra sự cố trong quá
trình làm việc.
 Nếu trường hợp hội chợ và triễn lãm là sản phẩm của chính đơn vị tổ chức thì
trong công ty sẽ lập một team dự án để lập nội dung và triển khai ý tưởng. Các
rủi ro có thể gặp phải là:
o Nội dung làm ra không phù hợp phải chỉnh sửa nhiều lần
o Khi làm ra nhưng lại bị các yếu tố khác tác động như yếu tố văn hóa,
chính trị, xã hội làm nội dung bị thay đổi hoặc bị bác bỏ.
Nội dung của một sự kiện nói chung và hội chợ - triễn lãm nói riêng chịu ảnh
hưởng của các yếu tố sau:
 Các yếu tố vĩ mô:
Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân
14
a) Luật pháp (regulation): Tìm hiểu luật pháp tại nơi dự đinh làm event và khoảng
thời gian làm event đó tránh rủi ro bị can thiệp từ phía cơ quan nhà nước .Ngoài ra
viêc tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại phải được đăng ký với cơ quan quản lý
nhà nước trước ngày 01 tháng 10 của năm trước năm tổ chức. Hoặc phải đăng ký
trước ngày khai mạc hội chợ, triển lãm thương mại chậm nhất 30 (ba mươi) ngày đối
với hội chợ, triển lãm thương mại tại Việt Nam hoặc 45 (bốn mươi lăm) ngày đối với
hội chợ, triển lãm thương mại ở nước ngoài.
b)Khu vực tổ chức (site choise): chọn địa điểm thích hợp để dễ di chuyển , đón
khách cũng như phải ước lượng trước được lượng visitor.
c)Văn hoá riêng của khách hàng (client culture): lưu ý văn hóa từng nước, vùng
miền…
d)Nguồn lực (resource): cân đối nguồn lực bên trong và bên ngoài để tránh rủi ro
trong thiếu hụt nhân lực và không có thời gian đào tạo
 Các yếu tố vi mô
a) Địa điểm tổ chức (venue): chọn địa điểm thích hợp để dễ di chuyển , đón khách

o Bộ phận logistic
o Bộ phận các đơn vị tham gia triễn lãm
2.3.3.2 Lập kế hoạch tổ chức thực hiện:
 Liệt kê một số công tác tổ chức cần thực hiện trong khâu chuẩn bị. Ví dụ: một
số nội dung cần chuẩn bị trong sự kiện của tập đoàn dữ liệu quốc tế IDG.
Bộ Phận Công việc
Event content
in both English
& Vietnamese:

- Conference program
- Event website
- E-news for sponsors/attendee
- Slide Power point
- Brochure
- Leaflet
- Marketing letter
- Speaker invitation
- Advertising Art work
- Supporting letters from endorse
organizations (Ministries, HCMC PP
Committee, Economic organizations)
Marketing &
PR
- News release send to media partner
- Media sponsor list with benefits &
Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân
16

responsibility

Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân
17
o Nếu mô hình quản trị công ty theo dự án thì sẽ thành lập một team phụ
trách dự án đó và mọi người sẽ cùng nhau triển khai các công việc
được liệt kê ra và phối hợp với các bên hỗ trợ để thực hiện
 Thời hạn hoàn thành công việc – Timeline: được đưa ra trong mỗi giai đoạn
thực hiện dự án để đảm bảo mọi công việc được đi theo đúng thời gian trong
kế hoạch và đẩy nhanh tiến độ với những quy chuẩn về thời gian tránh bị
chồng chéo công việc.
 Một số công việc đối với bên thứ 3
o Bên hỗ trợ Set up
o Nhà cung ứng :
 In ấn offset
 In ấn hiflex, PP
 Thi công
 Cung cấp nhân sự
 Cung cấp các tiết mục entertainment
 Cung cấp âm thanh, ánh sáng, máy chiếu (kỹ thuật)
 Khác: quà tặng, hoa cài áo, đồng phục, bộđàm…
o Bên cho thuê địa điểm
o Bên xin giấy phép
 Phòng trừ khủng hoảng rủi ro: Những rủi ro của một sự kiện sẽ được dự
phòng ở khâu này để đưa ra các phương án giải quyết. Một số dạng rủi ro có
thể được gom lại như sau:
o Rủi ro có thể phòng tránh: Những rủi ro này có thể hoạch định và dự
phòng các phương án giải quyết trước để khi xảy ra sẽ có biện pháp xử lý
nhanh nhất: các vấn đề về người tham dự, bên tham dự sự kiện,
o Rủi ro xảy ra có thể giảm thiểu: Những rủi ro này có thể xảy ra trong sự
kiện nhưng có thể có những giải pháp làm hạn chế thiệt hại như: đồ ăn,
nước uống, thời tiết, nhân lực .v.v.

 Đón các đơn vị báo đài
 tiếp tân,
 đón doanh nghiệp và bên khách mời.
o Đảm bảo mối liên hệ với nơi tổ chức và bên tổ chức với bên tham gia.
 Đối với hội thảo nằm trong sự kiện:
o Chuẩn bị các khâu tổ chức cho hội thảo:
 Setup: khu phòng tổ chức, khu đón tiếp, hành lang, khu bên
ngoài, đi lại, khu sân khấu .v.v.
 Logistic: giấy tờ, sổ ghi chép, nước uống,
 Kỹ thuật: máy móc, âm thanh, ánh sáng, slide, tai nghe phiên
dịch
 Tiếp tân: bố trí phối hợp dựa trên khu vực setup và đào tạo
huấn luyện
o Chuẩn bị nội dung hội thảo
 Đăng ký / tiếp nhận
 Phát biểu khai mạc
 Trình bày;
 Câu hỏi và câu trả lời
 bài thuyết trình / báo cáo…( đảm bảo những thông tin luôn cập
nhật với sự phát triển trong lĩnh vực cũng như những thông tin
mà đại biểu sẽ trình bày).Vì vậy nên xem xét từ những event
khác để có thể cập nhật thông tin tốt nhất.
 Sự kiện kết luận / thảo luận
Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân
19
 Giờ café ,nghỉ trưa (nếu có)
o Một số điểm cần chú ý:
 Việc set-up thời gian cho event còn phải lưu ý đến khách hàng
mục tiêu: bao nhiêu khách hàng mục tiêu sẽ tham gia sự kiện,
tổ chức nửa ngày, cả ngày hay 2 buổi sáng liên tiếp…Cần lưu ý

sảnh;
 kiểm tra lại thiết bị liên lạc.
 đáp ứng với các vấn đề kỹ thuật như thiết bị, chiếu sáng, sưởi
ấm, âm nhạc.
o Khi đại biểu tới:
Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân
20
 Chuẩn bị người tiếp đón, tài liệu cũng như chỗ ngồi thoải mái
cho đại biểu
 Hướng dẫn vào hội trường
 Chăm sóc khách mời
 Tiếp nhận thông tin và yêu cầu của khách tham dự
 Đảm bảo mọi việc diễn ra đúng theo kịch bản
Một số lưu ý
o Làm chủ và giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến : đại biểu, team,
Người liên hệ của địa điểm (đối với phòng và phục vụ) và các nhân viên
khác (cloakroom, phục vụ, kỹ thuật viên); Bất kỳ người nào có nhu cầu
đặc biệt (đối với yêu cầu chế độ ăn uống hoặc truy cập); Nhiếp ảnh / quay
phim.
o Xác định người chịu trách nhiệm về thời gian trong mỗi phòng để chỉ ra
chủ trì. Nếu thời gian không được giữ lại, bạn sẽ phải sắp xếp lại thời gian
cho ăn uống và cảnh báo cho phục vụ nhân viên về sự chậm trễ ngay khi
bạn có thể.
o Đối với dịch vụ ăn uống thì chắc chắn rằng các yêu cầu chế độ ăn uống
được đáp ứng. Nếu cần có thể thuê thêm nhà cung cấp
o Quản trị rủi ro trong giai đoạn này phải luôn đi kèm với phương án dự
phòng :
 Đối với triển lãm:
+ tăng hoặc giảm đột xuất đơn vị tham gia;
+ vị trí và thiết kế các booth không đúng yêu cầu

3.1.1 Các tổ chức tổ chức: IDG, HCA
Đồng tổ chức: VCCI
Công ty tổ chức: IDG
IDG điều hành trực tiếp các nhóm dự án sau:
 Nhóm nội dung: nhân sự công ty
 Sales: nhân sự công ty
 Logistic
 Bên thức 3: thuê ngoài, hợp tác đồng tổ chức gồm có: IDC, IGS, MRD
3.1.2 Thông tin tài trợ: các gói tài trợ, các tổ chức tài trợ
3.1.2.1 Các gói tài trợ:
CƠ HỘI TÀI TRỢ
Danh vị tài trợ
USD +
VAT
Danh vị tài trợ
USD +
VAT
Tài trợ Kim Cương
25,000
Tài trợ Truyền thông
5,000
Tài trợ Bạch Kim
20,000
Tài trợ Thẻ đeo
5,000
Tài trợ Vàng
15,000
Tài trợ Nước uống
5,000
Quản trị rủi ro trong tổ chức Sự Kiện Triễn Lãm GV: Đoàn Thị Hồng Vân

10,000
Các tài trợ khác
Min. 3,000
Tài trợ Túi xách
6,000 CÁC DANH VỊ TÀI TRỢ CHÍNH
Các danh vị tài trợ chính bao gồm: Tài trợ Kim Cương, Tài trợ Bạch Kim, Tài
trợ Vàng, Tài trợ Bạc, Tài trợ Đồng với những quyền lợi nổi bật trước, trong và sau sự
kiện để làm nổi bật công ty của bạn trong Triển lãm Quốc tế kỷ nguyên công nghệ số
2011.
Tài trợ Hội thảo, tài trợ Tiệc tối chào mừng là những cơ hội quảng bá hữu hiệu
nhằm làm nổi bật tên tuổi của công ty bạn với những cơ hội phát biểu tại Hội thảo/Tiệc
tối chào mừng.
Các danh vị tài trợ
Kim
cương
25,000
USD
Bạch
Kim
20,000
USD
Vàng
15,000
USD
Bạc
12,000
USD

ên giám
Triển lãm
Inside
front
cover
Inside
front
cover
Inside
back
cover
Inside
Page
Inside
page
Inside
page
Inside
page
Logo và gi
ới thiệu thông
tin công ty trong Niên
giám Triển lãm
x x x x x x x
Logo trong tất cả các tà
i
liệu quảng bá khác
x x x x x x x
Thư điện tử
Logo trong Enewsletter

PR
K
ết hợp Thông cáo báo
chí c
ủa doanh nghiệp với
Thông cáo báo chí c
ủa sự
kiện (Nếu có)
x x

Video clip qu
ảng cáo
trong sự kiện
x x x

Công nhận quyền tài tr
ợ
sẽ đư
ợc nhấn mạnh trong
Thông cáo Báo chí
x x x Các danh vị tài trợ
Kim
Cương

Bạch
Kim
Vàng Bạc Đồng

ơi có
đông khách tham quan
x x x

Có thể đặt nh
ững tờ
quảng cáo của Nhà tài tr
ợ
vào túi xách dành cho
khách tham dự hội thảo
x x x x

Logo trên các Backdrop
chính
x x x x x x x
Vé mời
Vé tham quan Triển lãm 2,000 1,500 1,200 1,000 600 600 500
Thiệp mời Hội thảo 10 8 6 6 5 3 10
Thiệp mời Tiệc t
ối khai
mạc
5 4 3 3 2 5 2
Các quyền lợi khác
H
ỗ trợ chi phí đăng ký
cho diện tích gian hàng
20% 15% 10%