1 Tiểu luận

Quản trị rủi ro trong event
2
LỜI MỞ ĐẦU
Event (hay tổ chức sự kiện) là một khái niệm không còn mấy xa lạ đối với tất cả mọi người,
ngày nay, việc tổ chức Event đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt


I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN: 4
1. Event là gì? 4
2. Các loại event: 4
3. Quy trình thực hiện event: 6
4. Các loại rủi ro có thể gặp phải trong event: 9
II. MỘT SỐ EVENT TIỂU BIỂU – RỦI RO VÀ CÁCH PHÒNG NGỪA: 12
A. Chương trình “1000 năm Thăng Long Hà Nội”: 12
B. Chương trình “Tự Tin Vào Đời 2010”: 17

4

NỘI DUNG CHÍNH

I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN:
1. Event là gì?
Event là hoạt động nhằm cụ thể hóa những thông điệp mà chúng ta đang muốn đưa đến đối
tượng mục tiêu
2. Các loại event:
Có rất nhiều sự phân chia các nhóm Event, không có sự phân chia nào mang tính chính xác vì
đây chỉ là những khái niệm mang tính tương đối, nhưng nhìn chung có thể xếp Event theo các
nhóm sau:
 Sự kiện nội bộ công ty (Bussiness and Corporate Events)
 Sự kiện hướng đến khách hàng (Consumer Events)


c. Sự kiện mang tính chất nhà nước, chính phủ:
Sự kiện dạng này thường do các cơ quan, đoàn thể tổ chức, mang mục đích chính trị như các
buổi hội nghị lớn (Convention), các Festival tầm địa phương, quốc gia, các lễ tranh cử, tổng
tuyển cử
d. Sự kiện cộng động, Sự kiện phi lợi nhuận:
Sự kiện cộng đồng thường do các tổ chức xã hội, các tổ chức phi chính phủ thực hiện, hoặc do
các công ty thực hiện, mà mục đích nó hướng tới xã hội. Một số hình thức tiêu biểu là:
6

 Sự kiện gây quỹ (Fundraising)
 Các ngày hội vì môi trường, ngày đi bộ
e. Sự kiện cá nhân:
Từ lâu tại Việt Nam, người ta hay gọi đám cưới, đám tang là việc hiếu hỷ, và từ này cũng phản
ánh tính chất của các Event dạng này: Dành cho cá nhân một người nào đó. Sự kiện cá nhân
bao gồm:
 Đám cưới, đám tang (Funeral)
 Sinh nhật, kỷ niệm một dịp nào đó (anniversary)
 Ăn mừng điều gì đó (Ceremony).
Sự kiện cá nhân ở các nước phương Tây đã được nâng tầm lên khá chuyên nghiệp, có những
công ty chuyên lo đám cưới, có những công ty nhận tổ chức những buổi tang lễ hoành tráng. Ở
Việt Nam, lãnh vực này còn khá sơ khai, có rất ít Agency chuyên nghiệp đứng ra đảm nhận, có
chăng là một vài đám cưới lớn do những người nhiều tiền thực hiện.
Trên thực tế, một Event có thể là tổng hòa của các sự phân loại trên. Ví dụ một Fashion show
ngoài mang mục đích giải trí có thể mang mục đích gây quỹ từ thiện, hay một ngày hội Vì môi
trường có thể là dịp để một công ty nào đó khuếch trương thương hiệu của mình.
3. Quy trình thực hiện event:
Để có một sự kiện, dù nhỏ hay lớn cũng trải qua các công đoạn chuẩn bị cơ bản. Có thể tạm
chia quy trình tổ chức sự kiện thành nhóm các công việc nhỏ như sau:


dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông, cách thức đo lường hiệu quả
8

Để cho người đọc kế hoạch mường tượng được "mặt mũi" chương trình, thông thường phải có
các thiết kế đi kèm: Bandroll, vé mời, phông sân khấu (backdrop), tờ rơi, phối cảnh sân khấu
Càng đầu tư cho phần thiết kế, kế hoạch của bạn càng hấp dẫn, dễ hình dung, dễ đi vào lòng
người và cơ hội thắng thầu cao hơn (nhưng dĩ nhiên là bạn sẽ phải mất công hơn).
Một phần không thể thiếu nữa là lập Dự trù kinh phí (nếu làm cho công ty), hay Báo giá (làm
cho khách hàng),
Bước 4: Thuyết trình kế hoạch (Proposal Presentation)
Sau khi đã có trong tay kế hoạch, các thiết kế và dự toán ngân sách cho sự kiện, bạn bắt đầu
cho bước gặp khách hàng/cấp trên để Present (thuyết trình) kế hoạch của mình. Thông qua
việc thuyết trình, bạn phải làm cho người nghe hình dung được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ
như thế nào, mức độ khả thi ra sao, một số khách hàng/cấp trên sẽ đòi hỏi bạn cho họ thấy
được cơ sở đánh giá, đo lường hiệu quả mà sự kiện mang lại cho họ. Nếu Sự kiện mà bạn
thuyết trình đáp ứng được mong đợi của họ, về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, họ sẽ
chấp thuận cho bạn tiến hành.
b. Phần 2: Tổ chức triển khai (Execution)
Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi bạn phải có nhân sự thực hiện. Nếu là
người trong một công ty, bạn cần huy động Team/phòng ban của mình, nhờ sự hỗ trợ của
phòng ban khác để thực hiện, đôi khi bạn còn phải thuê ngoài để có người hỗ trợ bạn thực
hiện. Nếu ở một Agency, việc này hẳn đã có quy trình riêng và có những nhân sự được phân
công phụ trách từng phần dựa trên chuyên môn của mình: Bộ phận Phụ trách khách hàng
(Account), bộ phận Thiết kế (Design), Bộ phận Ý tưởng (Creative), Bộ phận Sản xuất
(Production), Bộ phận Tài chính (Finance), Bộ phận truyền thông đối ngoại (PR-Media)
Nhiệm vụ của một người quản lý dự án, cụ thể là quản lý chính Event này, là kết nối các bộ
phận nhằm thực hiện thông suốt Sự kiện. Ở phầ này người làm event phải lên các bảng mô tả,
phân công công việc, (checklist), tiến độ (schedule) có các thời hạn (deadline) cụ thể thật chi
tiết và giám sát, đôn đốc công việc của từng bộ phận nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt.
Có thể chia phần triển khai thực hiện thành 3 giai đoạn như sau:

rằng, những rủi ro trong event hầu hết phát sinh ở khâu tổ chức thực hiện. Dù chúng ta chuẩn
bị cả một quá trình chu đáo nhưng rủi ro chắc chắn sẽ xuất phát sinh và phát sinh nhiều nhất
trong khâu tổ chức.
10

Nhìn chung, bất kì một event nào được tổ chức ra cũng sẽ phát sinh nhiều rủi ro. Những rủi ro
đó được nhóm lại theo các nhóm sau: những rủi ro trong chiến lược, kế hoạch thực hiện;
những rủi ro về môi trường-văn hoá và những rủi ro về chính trị – pháp luật.
Những rủi ro về môi trường văn hoá, đó là những rủi ro phát sinh khi không nằm bắt, hiểu rõ về
văn hoá, về thới quen, giá trị và thái độ của nơi mà sự kiện được tổ chức. Thực tế cho thấy, đã
có rất nhiều chương trình, sự kiện lớn gặp phát sinh những rủi ro liên quan đến các yếu tố
thuộc về văn hoá. Ví dụ: trong buổi lễ Liên hoan phim quốc tế được tổ chức tại Việt Nam ( 17-
21/10/2010) đã xảy ra sự cố đang tiếng về ngôn ngữ, MC không hiểu được những điều mà diễn
viên nước ngoài nói; hoặc là các chương trình ca nhạc gần đây được tổ chức bị dư luận lên án,
phê phán gay gắt về vấn đề ăn mặc lố lăng, không phù hợp của các nữ ca sĩ…
Nhiều lý do liên quan đến chính trị, an ninh hoặc những nhiêu khê trong thủ tục cấp phép cũng
khiến các Agency ngần ngại tạo các điểm nhấn đột phá trong Event của mình. Chẳng hạn như
việc bắn pháo bông tầm thấp hay sử dụng trực thăng trong tổ chức sự kiện, việc thẩm định và
cấp phép không hề đơn giản, việc tổ chức Event đông người ở những địa điểm nhạy cảm cũng
là vấn đề hết sức khó khăn, chỉ một số ít "cò giấy phép" có quan hệ mới có thể xin được và họ
thường hét giá rất cao. Nhiều Event có concept hay cách thể hiện táo bạo thường e ngại việc bị
đánh giá là vi phạm thuần phong mỹ tục tại Việt Nam, chẳng hạn như việc trưng bày nhân
tượng hay vẽ body painting trên cơ thể "ít vải" tại nơi công cộng, cơ quan chức năng không bao
giờ cấp phép, agency nào muốn làm chỉ có cách làm chui. Nhiều Event với cờ quạt, trống kèn
ầm ĩ, gây chú ý, thu hút cho đông đảo công chúng thì cũng nơm nớp lo sợ sẽ bị cơ quan chức
năng yêu cầu giải tán vì làm mất trật tự công cộng. Hiện nay, những quy định còn chưa cụ thể,
rõ ràng trong luật vừa làm cho người tổ chức sự kiện gặp nhiều khó khăn trong việc xin phép
hoạt động, vừa tạo kẽ hở cho những tiêu cực trong việc cấp phép, xử lý vi phạm.
Rủi ro thường thấy nhất đó là những rủi ro liên quan đến chiến lược/ kế hoạch thực hiện của
chương trình. Như đã nói ở trên, những rủi ro này có thể phát sinh ở tất cả các khâu trong quy

 Trễ timeline/ trễ khung chương trình
 Không có đủ chỗ gửi xe cho người tham dự
 Vấn đề về thời tiết vào thời điểm tổ chức
 Sự cố liên quan đến diễn giả khách mời (đến trễ hoặc nói quá nhiều)
 Trang trí không gian tổ chức
 Khán giả đến đông quá mức dự kiến
 Khán giả bỏ về khi chương trình chưa kết thúc
 Vấn đề bảo đảm an ninh trật tự
12

 Lỗi thông tin liên lạc giữa những người làm chương trình với nhau gây hiểu sai ý giữa
các bộ phận
 Hỏa hoạn
 Hư hỏng trang thiết bị
 Tình trạng cấp cứu khẩn cấp
 Những tình huống ẩu đả
 Những tình huống ngoài dự đoán: những tình huống có thể dự đoán và phòng tránh như
mưa bão, lũ lụt thì không nói, ngoài ra, những trường hợp bất ngờ như động đất, bạo
loạn, thì quả là đôi khi nằm ngoài khả năng.
 …

II. MỘT SỐ EVENT TIỂU BIỂU – RỦI RO VÀ CÁCH PHÒNG NGỪA:

A. Chương trình “1000 năm Thăng Long Hà Nội”:
1. Giới thiệu chung:
Đại lễ 1.000 năm Thăng Long – Hà Nội được tổ chức từ 1 – 10/10/2010 ở Việt Nam với tâm
điểm là thủ đô Hà Nội, nhằm kỷ niệm tròn 1.000 năm kể từ khi kinh đô Thăng Long chính thức
là thủ đô của Việt Nam (được đánh dấu bằng mốc son vua Lý Thái Tổ ban chiếu dời đô từ Hoa
Lư về thành Đại La và đổi tên thành Thăng Long, nay là Hà Nội). Để chào mừng đại lễ này, đã
có nhiều công trình được xây dựng cùng các sự kiện đã được tổ chức trong vòng hai năm 2009

hưởng đến hình ản quốc gia. Ví dụ công trình công viên Hoà Bình đến ngày 24/9 mà hình ảnh
công viên còn ngổn ngang. Bảo tàng Hà Nội thì cũng theo bài báo phỏng vấn ngày 24/9 thì đèn
vẫn chưa lắp xong, phải đến gần ngày khai mạc mới có đủ số lượng đèn cần lắp. Đại lộ Thăng
Long xét tổng thể dự án thì chỉ mới hoàn thành 96%. Cuối tháng 9 nhưng nút giao lộ với đường
21 (60ha) mới hoàn thành giải phóng mặt bằng khoảng 50%. Hạn định thời gian mới được đặt
ra cho nút này là 31/12/2010 nghĩa là sau Đại lễ mới hoàn thành.
- Giải pháp chung:
Mức kinh phí đề ra phải xác thực. Có thể tham khảo ý kiến đóng góp của toàn dân để các hoạt
động được triển khai thuận lợi hơn. Quá trình thực hiện phải minh bạch để hạn chế bòn rút.
Đặc biệt về việc ngăn chặn dư luận bên cạnh việc lũ lụt miền Trung, Hà Nội đã quyết định
ngừng bắn pháo hoa tại các điểm khác theo dự kiến ngoại trừ điểm bắn duy nhất tại sân Mỹ
Đình để dành tiền ủng hộ miền Trung bị thiệt hại do mưa lũ gây ra trong những ngày đầu tháng
10.

b. Trong ngày đại lễ:
Thời tiết trong ngày đại lễ:
Thời tiết trong dịp diễn ra các hoạt động chào mừng 1000 năm Thăng Long - Hà Nội đang được
coi là vấn đề nan giải và khó ứng phó của Hà Nội bởi với hệ thống thoát nước quá yếu như
hiện nay, nếu có mưa và ngập úng, chắc chắn sẽ ảnh hưởng rất lớn, thậm chí nhiều chương
trình kỷ niệm long trọng sẽ phải hủy bỏ.
Giải pháp:
Nhiều phương án đã được tính đến, kể cả việc bắn mây phòng mưa, di dời địa điểm tổ chức
Đại lễ. Và Nếu 'bắn mây' ngăn mưa sẽ tốn 1 tỷ USD. Tuy nhiên do dư luận phản đối nên
phương án bị bãi bỏ.
14

Ngoài ra trong trường hợp trên có thể dựa vào dự báo thời tiết để xác định ngày giờ tổ chức
hợp lý. Bên cạnh đó việc cải thiện hệ thống thoát nước của thành phố là một chiến lược cải
thiện dài hạn.
Rủi ro đối với các vật liệu nhạy cảm:

trạng ùn tắt đường diển ra trên diện rộng, rất nhiều khách không thể tham gia trong đại lễ, rất
nhiều ghế trống trên khán đài.
Đã thực hiện triển khai xây dựng và cải thiện các hệ thống giao thông để chuẩn bị cho Đại lễ
nhưng vẫn không giải quyết được vấn đề. Một bài báo trên Giaothongvantai Online đã viết
ngày 22/9/2010 như sau: “QL 32 (tuyến huyết mạch phía Tây Bắc của Hà Nội, khởi động từ
nhiều năm qua, nhưng đến nay dự án vẫn trong giai đoạn GPMB, luôn lâm cảnh ùn tắc, bùn
lầy) hay đường Nguyễn Phong Sắc kéo dài đoạn nối từ đường 32 đến đường Hoàng Quốc Việt
không chỉ lỗi hẹn với Đại lễ mà chưa biết ngày nào mới hoàn thành”.
Giải pháp:
Sắp xếp thời gian di chuyển cho các vị khách quý một các phù hợp để tránh tình trạng ùn tắc
giao thông. Ngoài ra do điều kiện đường phố ở Việt Nam hiện nay nên BTC phải lường trước
được vấn đề này để có phương án dự phòng.
Xem xét thời gian thực hiện trong kế hoạch và khi thực tế diễn ra phải đảm bảo được tiến độ.
Quản lý con người và đám đông:
Đại lễ chỉ tập trung trong sân khấu, nhưng lại không chú ý đến bên ngoài. Không kiểm soát
người dân, số người đến và thao gia quá đông nhất thiết xảy ra tình trạng hỗn loạn, trộm cướp,
nhiều người bị thương, với những đám đông lớn không thể thoát ra được. Tuy Việt Nam chưa
xảy ra vụ việc nào nghiêm trọng như việc giẩm đạp ở Campuchia nhưng khả năng xảy ra vụ
việc tương tự là rất lớn.
Tại thủ đô Hà Nội mỗi khi tới dịp Tết dương lịch, Tết trung thu, 8/3… hoặc những sự kiện truyền
thông quy mô lớn như Giờ Trái Đất, Lễ hội hoa… là lại chật kín người; Tết âm lịch thì có đỡ hơn
do nhiều người ngoại tỉnh trở về quê, tuy nhiên vẫn có những thời điểm chen chúc như khoảnh
khắc bắn pháo hoa lúc giao thừa chẳng hạn. Điểm chung giữa các lễ hội là rất đông người
tham gia, một người dân sống tại quận Hoàn Kiếm cho hay: ”Vào những lễ hội lớn, khu vực hồ
Gươm nêm kín người, mọi người đi cùng nhóm phải nắm tay nhau, nếu chẳng may bị tách
nhau ra khoảng mấy mét thôi là sẽ bị đoàn người đẩy ra mà chẳng cách nào theo kịp được…”.
Một số người lớn lại cho trẻ con đi cùng, nhiều đứa bé khóc thét và đa số chúng sau đó sẽ
được những người bố khỏe mạnh cho ngồi lên đầu, cả trẻ em và người lớn đều toát mồ hôi.
Nếu chẳng may, những đứa trẻ rời tay khỏi cha mẹ chúng thì chỉ còn nước là nhờ tới công an.
Và sự kiện bắn pháo hoa bế mạc Đại lễ 1000 năm Thăng Long vừa rồi đã xảy ra trường hợp

lực lượng cảnh sát xử lý nghiêm tất cả các trường hợp vi phạm để răn đe người tham gia giao
thông.
Kiến trúc:
Thi công quá gấp gáp dẫn tới thiếu chất lượng, chưa chú trọng vào công tác quảng bá và xúc
tiến hợp tác, các rạp: Công Nhân, Kim Đồng, Đại Nam, Cung Trí thức thành phố có thể rơi vào
tình trạng “vắng như chùa Bà Đanh”, gây thiệt hại và lãng phí lớn.
Giải pháp:
Kiểm tra liên tục, đảm bảo chất lượng thi công.
Cần có chiến lược kinh doanh và bước đầu xúc tiến hợp tác ngay trong quá trình xây dựng
(như kí hợp đồng chiếu phim, thuê văn phòng,…)
Quảng bá rộng rãi, khuyến mãi,… để người dân đến xem phim, sử dụng dịch vụ.

Bảo tồn các giá trị văn hóa vật thể
Con đường gốm sứ: có thể bị xâm hại do ý thức người dân chưa cao, gây ra sự xuống cấp, làm
mất vẻ đẹp ban đầu.
Giải pháp:
Đảm bảo chất lượng xây dựng tốt sẽ hạn chế tình trạng xuống cấp.
Ban hành rõ các quy định về sử dụng hành lang của con đường, nghiêm cấm hành vi xâm
phạm đến công trình, thưởng phạt công minh.
Thường xuyên tu sửa để đảm bảo chất lượng và kịp thời phát hiện các hư hại để sửa chữa.

3. Bài học kinh nghiệm:
17

Bài học kinh nghiệm khi tổ chức các event mang tính nhà nước:
 Cần tính toán kỹ về mặt chi phí sao cho vừa đáp ứng được nhu cầu tổ chức event và
hoàn cảnh hiện tại của đất nước để tránh dư luận xã hội
 Công tác tổ chức cần có kế hoạch cụ thể.
 Lên kế hoạch cụ thể cho công tác bảo vệ, giữ gìn an ninh trật tự trong quá trình diễn ra
event

Các nguyên nhân thường gặp và giải pháp:
18

Nguyên nhân 1: Thời gian vận động tài trợ quá ngắn mà nguồn lực có hạn nên không đủ thời
gian thực hiện. Điều này tác động trực tiếp đến quyết định của nhà tài trợ khi thời gian quá
ngắn không đủ để nhà tài trợ xem xét và ra quyết định, nhất là đối với những doanh nghiệp lớn
khi mà các kế hoạch tài trợ được lên từ đầu năm và quy trình xét duyệt trải qua rất nhiều giai
đoạn.
Giải pháp:
Chuẩn bị kế hoạch vận động tài trợ với thời gian hợp lý hơn. Trong trường hợp cấp bách phải
thay đổi chiến lược vận động tài trợ phù hợp với tình hình hiện tại của event lẫn tình hình kinh
tế bên ngoài.
Nguyên nhân 2: bỏ mất cơ hội với các đơn vị tài trợ lớn do không có chiến lược khi tiếp cận
các đối tượng doanh nghiệp tài trợ.
Chiến lược tiếp cận được thể hiện trong việc ưu tiên lựa chọn doanh nghiệp. Kết quả thường
gặp là đã nhận lời nhà tài trợ trước đó nên đánh mất những cơ hội lớn hơn với những nhà tài
trợ trong giai đoạn sau. Hơn nữa, hậu quả của việc tiếp cận sai nhà tài trợ còn ảnh hưởng đến
hình ảnh của chương trình và phản ứng của các doanh nghiệp khác.
Ví dụ điển hình trong chương trình “Tự tin vào đời 2010” là việc lựa chọn sai BHD là nhà tài trợ
chính. Điều này đã làm mất cơ hội hợp tác tốt hơn và phù hợp với chương trình hơn từ công ty
tư vấn du học Huấn nghệ, là đơn vị “đến sau” khi chương trình đã nhận lời tài trợ từ BHD. Bên
cạnh đó, tổng kinh phí mà BHD tài trợ cho chương trình là 25 triệu đồng, tuy nhiên thành viên
ban tổ chức phải phát hàng chục ngàn tờ rơi cho mục đích khai trương cụm rạp mới của doanh
nghiệp này.
Ngoài ra, việc một doanh nghiệp trong ngành giải trí tài trợ cho chương trình cũng gây nhiều
phản ứng không tốt với các doanh nghiệp khác cùng tham gia tài trợ.
Giải pháp:
Xét mức độ ưu tiên và sắp xếp thời gian trước – sau khi liên hệ với các doanh nghiệp để hạn
chế tối đa khả năng gặp trường hợp tương tự. Không nóng vội trong quá trình đàm phán với
các doanh nghiệp. Tuy nhiên đây là rủi ro không thể loại bỏ hoàn toàn mà chỉ có thể tìm cách

Giải pháp:
Thực hiện training kỹ lưỡng các nội dung và quy tắc cần thiết trước khi thực hiện để đảm bảo
các thành viên hiểu rõ nội dung. Ngoài ra trong quá trình thực hiện phải thường xuyên cập nhật
tình hình để tránh sai sót trong thông tin dẫn đến sai sót và thiếu chủ động trong việc ra quyết
định.

1. Sử dụng nguồn tài chính:
Vấn đề tài chính trong event “Tự tin vào đời 2010” không được quan tâm nhiều, chỉ có trưởng
ban tổ chức đồng thời phụ trách tài chính cho toàn chương trình. Mặt khác, do đặc thù của bộ
phận tài chính có liên quan trực tiếp đến từng bộ phận khác của chương trình. Do vậy, lỗi do bộ
20

phận tài chính mắc phải chủ yếu do những sai lầm trong sự phối hợp giữa bộ phận tài chính và
các bộ phận khác
Rủi ro có đã mắc phải: Không đủ chi phí cho toàn bộ chương trình.
Nguyên nhân:
Thứ nhất, bộ phận tài chính chưa trang bị ngân sách trong trường hợp không nhận đủ 100%
giá trị hợp đồng, điều này dẫn đến việc bị động trong công tác tổ chức, làm ảnh hưởng đến tiến
độ của toàn bộ event và phải cắt chương trình rất nhiều gây mâu thuẫn tranh cãi giữa các bên
trong nội bộ rất gay gắt.
Giải pháp:
Phải lập kế hoạch dự phòng tình trạng thiếu ngân sách, đề ra mức chi phí thấp nhất cần có và
phương án thực hiện với mức chi phí đó. Kế hoạch này phải được thông qua và thống nhất
trong toàn bộ BTC.

Thứ hai, rủi ro “đổ nợ” khi nhà tài trợ không chi trả khoản còn lại do chương trình không diễn ra
như mong đợi. Mặc dù điều này chưa diễn ra ở chương trình năm ngoái. Tuy nhiên, đây là một
trong những lỗi quan trọng và đặc biệt có ý nghĩa với những chương trình sinh viên như “Tự tin
vào đời”, khi hầu hết ban tổ chức không có vai trò đại diện và tham gia không cần lợi nhuận.
Giải pháp:

- Lịch học của các giảng đường gây khó khăn cho nhân sự và lịch học của các thành viên
trong ban tuyên truyền.
Kỹ thuật:
- CT thay đổi địa điểm hay thông tin diễn giả vào phút cuối, không kịp sửa đổi thông tin
trên poster, leaflet hay bandroll…
- Nhân sự không làm kịp deadline do thiếu người.
Báo chí:
- Bài viết không đủ chất lượng, không kịp số lượng các bài đăng.
- Mời, đón tiếpvà follow up các nhà báo không chu đáo, không chiếm được cảm tình các
nhà báo dẫn tới chất lượng bài báo không đảm bảo.
- Không liên hệ được bảo trợ TT.
Toàn bộ phận TT:
- Các bộ phận trong team không gắn kết, không làm việc trên 1 sườn chung đã thống
nhất.
b) Rủi ro không thể phòng tránh:
Online:
- Chương trình truyền thông của ngày 20/11 và ngày hội nối vòng tay lớn trùng giai đoạn
này.
- Trào lưu facebook loãng vào giai đoạn nóng của TT online, website bị hack.
Offline:
- Các chương trình bên ngoài diễn ra cùng thời gian.
Kỹ thuật:
- Mất các file thiết kế do máy tính hư.
Báo chí:
- Các báo hủy lịch hẹn viết bài cho CT vào phút cuối.

2. Rủi ro từ các bộ phận khác:
Event:
- Thông tin những yêu cầu của event xuống kỹ thuật của TT không kịp thời, TT khó sắp
xếp nhân sự để làm, chuẩn bị không kịp.

Kỹ thuật:
- Bổ sung nhân sự dần dần trong quá trình làm, vừa để nhân sự khoá sau có thể học hỏi,
vừa để hỗ trợ khi cần thiết.
Báo chí:
- Chuẩn bị chu đáo các khâu đối ngoại và liên hệ nhà báo.
- Trainning thành viên của báo chí các kỹ năng cần thiết như: giao tiếp, lập kế hoạch, kỹ
năng viết bài…
Toàn thành viên BTC:
- Theo sát các bộ phận trong quá trình thực hiện ,thường xuyên có những hoạt động
nhằm tiếp them tinh thần cho thành viên. Định kỳ họp toàn các team để feedback và
thống nhất kế hoạch làm việc giai đoạn sắp tới.
Ngoài ra, với các rủi ro không thể phòng tránh như
+ Mất dữ liệu => ta nên save hoặc gửi các dữ liệu đó lên mail.
+ có các phương án hạn chế những tác động của các CT ngoài, bằng cách tránh TT cùng ngày
hoặc tạo sự nổi bật cho thông điệp TT của CT.
2. Rủi ro từ các bộ phận khác:
23

Event: Họp thống nhất với event trước khi thực hiện, chi tiết những nhiệm vụ của từng bên
trong nhiệm vu chung đó.
ER: Thuyết trình nội dung, điểm nhấn và các chương trình, kế hoạch TT trước khi ER đi gặp
doanh nghiệp. Tổ chức 1 buổi sau khi ER đã gặp 1 vài doanh nghiệp để giải quyết các vấn đề
sau khi đi gặp DN mới phát sinh.
Nhân sự: Thông báo tình hình nhân sự của TT với bộ phận nhân sự 2 tuần/ lần để nhân sự đề
xuất hướng giải pháp.

Rủi ro trong hoạt động Event
1. Rủi ro có thể phòng tránh :
a) Rủi ro về nhân sự trong team:
- Các thành viên trong team thiếu gắn kết, các thành viên không hiểu ý của trưởng team


- Phân công công việc cụ thể, thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc của từng thành
viên
- Hậu cần nên liệt kê danh sách những thứ cần thiết phải sử dụng, phải có. Trong buổi
set up sân khấu/ nơi diễn ra event phải có danh sách này và kiểm tra vật dụng để đảm
bảo không thiếu sót.
- Họp bàn kĩ lưỡng, giữa team ý tưởng và team set up để không xảy ra trường hợp set up
không đúng với ý tưởng đưa ra.
- Nên có các thiết bị phòng cháy chữa cháy, đối với các chương trình lớn và quan trọng
nên chuẩn bị thêm máy phát điện đề phòng trường hợp mất điện không được báo trước
- Thử trước âm thanh và ánh sáng trước chương trình vài tiếng, và thường xuyên kiểm
tra sau đó, chuẩn bị pin dự phòng cho mic đầy đủ, có mic thay thế.
- Có đội ngũ tiếp tân và bảo vệ để phân bố chỗ ngồi cho người tham gia cũng như đảm
bảo cho chương trình diễn ra 1 cách thuận tiện nhất, đề phòng ẩu đã. Đảm bảo training
kỹ cho đội tiếp tân và bảo vệ để có đủ khả năng xử lý tình huống bất ngờ xảy ra.
- Trong trường hợp số lượng người tham dự vượt khá xa số lượng cung ứng chỗ ngồi
của địa điểm tổ chức, cần chuẩn bị những phương án sắp xếp hợp lý về chỗ ngồi khi có
sự tăng nhẹ về số lượng người tham gia, như vị trí đứng, vị trí có thể sắp xếp thêm ghế
xếp vì đây là chương trình không cần đăng ký tham dự…. Ngoài ra để phòng ngừa
trường hợp này, phải liên hệ chặt chẽ với bộ phận truyền thông để nắm rõ số lượng
người tham dự một cách chính xác nhất có thể. Trong tình huống xấu nhất: Số lượng
đông hơn sự chuẩn bị về chỗ ngồi dự kiến, liên hệ với bộ phận PR để giàn xếp cũng
như là xin lỗi các bạn đến nhưng không tham gia được chương trình. Phải có sự chuẩn
bị kỹ lượng nếu không chương trình sẽ bị thành kiến rất lớn từ phía những người không
được tham gia. Một cách khác là có thể thay thế phương án không cần đăng ký tham
dự thành có đăng ký tham dự để kiểm soát số lượng dễ dàng hơn.
- Để tránh trường hợp khán giả bỏ về giữa chương trình, phải đảm bảo nội dung chương
trình tốt – phù hợp nhu cầu người xem, đồng thời thiết kế kết cấu chương trình sao cho
các điểm nhấn trong toàn bộ chương trình không tập trung vào 1 điểm mà dàn trải ra
xuyên suốt chương trình để giữ lửa cho toàn bộ event.

2. Từng bước thực hiện đều có rủi ro tiềm ẩn  trong quá trình lên kế hoạch phải dự
phòng để tránh hoặc có biện pháp giảm thiệt hại khi xảy ra
3. Luôn luôn tồn tại rủi ro dù đã có dự tính. Làm event là “làm việc với rủi ro”  điều quan
trọng khi làm event là phải làm việc có kế hoạch rõ ràng, bình tĩnh, linh hoạt xử lý tình
huống + rút kinh nghiệm qua mỗi lần làm để không mắc sai lầm tương tự.