Giải pháp cho vấn đề lưu trữ các tài liệu khổ lớn

Mary Todd Glaser - Giám đốc phụ trách bảo quản tài liệu giấy Trung tâm
bảo quản tài liệu Đông Bắc
Nhiều viện nghiên cứu thường xuyên gặp rắc rối trong việc lưu trữ bản đồ, áp
phích, các bản in có khổ lớn… Những tài liệu này rất cồng kềnh và dễ bị hư
hỏng, nhất là khi không được đóng khung hay bọc lót phía sau để bảo quản.
Cách tốt nhất không phải là cuộn tròn chúng lại mà là cất chúng trong những
ngăn kéo phẳng hoặc các chiếc hộp lưu trữ có đáy bằng. Tuy nhiên, bên trong
hộp hay ngăn kéo vẫn cần dùng thêm một số vật dụng khác để tăng cường
bảo quản các tài liệu này như cặp tài liệu hoặc bao bì phù hợp. Nhưng khi có
những tài liệu có kích thước lớn hơn các ngăn kéo sẵn có thì người ta cần
phải tìm ra những giải pháp khác. Một vài giải pháp như vậy được đề cập đến
ở phần cuối của bài này.
Dụng cụ lưu trữ
Tủ lưu trữ bản đồ (Hộp phẳng)
Các tủ đựng bản đồ bao gồm nhiều ngăn kéo rộng nhưng không sâu này rất
cần thiết đối với các kho tài liệu ngoại cỡ. Cũng giống như các tủ lưu trữ tác
phẩm nghệ thuật hay tài liệu khác, cần phải lựa chọn chúng một cách kỹ
càng. Cúng không những phải bảo vệ tài liệu về hình thức mà còn phải được
chế tạo từ nhiều vật liệu bền vững về mặt hoá học mà không gây hại cho
giấy. Tủ bằng kim loại sẽ tốt hơn tủ bằng gỗ, nhưng không phải tất cả các tủ
bằng kim loại là an toàn 100%. Chúng ta biết rằng tủ bằng thép có tráng men
là loại được ưa thích hơn cũng có thể sẽ gây ra nhiều vấn đề rắc rối . Nếu
men không được nung đủ lâu hoặc đủ nhiệt độ, nó có thể toả ra những chất dễ
bay hơi như fomatđêhyt gây nguy hại cho giấy in. Đã có một cuộc thử
nghiệm xem dụng cụ bằng thép tráng men có an toàn hay không. Nhưng cuộc
thử nghiệm này đòi hỏi nhiều thiết bị phân tích phức tạp. Có một cuộc thử
nghiệm khác giản đơn hơn dù ít chính xác hơn, như được đề cập đến trong
Bài chỉ dẫn của NEDCC “ Storage furniture: A Brief Review of Current
Options”

chứa dầu vốn phổ biến hơn (cần tránh dùng sơn dầu hoặc các sản phẩm dầu
khác trong kho lưu trữ ). Không phải mọi polyurethane chứa nước đều an
toàn. Hãy cùng các chuyên gia bảo quản kiểm tra xem chúng có đúng là loại
có nhãn hiệu kể trên hay không, hoặc tốt hơn hết, hãy tự kiểm tra
polyurethane. Xem chỉ dẫn của NEDCC về dụng cụ lưu trữ.
Sau khi gắn các khe gỗ lại, hãy để chúng ra ngoài trời ít nhất ba tuần.
Các ngăn kéo có đáy phẳng chỉ nên có chiều sâu khoảng 2 inches và không
nên đựng quá đầy. Những cặp tài liệu ở ngăn cuối cùng cũng cần phải được
lấy ra một cách dễ dàng. Các ngăn kéo nên được che bọc hoặc có mui trùm
lên để ngăn chặn việc tài liệu sẽ bị hỏng do tác động từ phía sau. Các ngăn
kéo nên có các vòng bi để có thể kéo đẩy dễ dàng và ngăn không cho chúng
bị trượt ra khỏi tủ. Điều quan trọng là phải có một mặt bàn sạch sát ngăn kéo
để có thể trải các tài liệu khổ lớn ra kiểm tra. Một chiếc bàn rộng hay nóc tủ
cũng có thể đáp ứng nhu cầu này. Trong khu vực lưu trữ thường khó có
những chỗ rộng và sạch để làm việc này nhưng đây là điều cần thiết để đảm
bảo an toàn cho các tài liệu trong quá trình tìm kiếm hoặc kiểm tra. Các lối đi
trong khu vực lưu trữ cũng cần đủ rộng để có thể dễ dàng lấy các tài liệu ra
khỏi ngăn lưu trữ.
Hộp đựng tài liệu
Mặc dù có thể lưu trữ các tài liệu khổ nhỏ hoặc vừa trong các cặp tài liệu hay
những chiếc hộp loại Hollinger dựng thẳng đứng, nhưng tài liệu có khổ lớn
hơn 15x9 inches thì nên được lưu trữ trên mặt phẳng nằm ngang. Với các tài
liệu có khổ lớn hơn 30x40 inches nên để trong các chiếc hộp vừa khít. Có
nhiều loại hộp với đủ kích cỡ, giá còn rẻ hơn so với các hộp phẳng. Bạn nên
mua những chiếc hộp không chứa chất gỗ từ các nhà cung cấp thiết bị bảo
quản.
Có nhiều loại hộp với kích cỡ khác nhau. Loại cứng nhất là hộp Solander
đen, hoặc các tủ dùng trong viện bảo tàng. Chúng đủ vững chắc để chứa một
số tác phẩm nghệ thuật đã được đóng khung. Ngoài ra, các thành dày dặn của
loại hộp này có thể bảo vệ tài liệu một cách tốt nhất về mặt hình thức. Nắp

thước bằng với ngăn kéo hay hộp đựng bên ngoài. Những tác phẩm có bề mặt
dễ bị tổn hại, những tài liệu dễ gẫy hay có khổ quá lớn nên được đựng trong
từng chiếc cặp riêng. Còn lại các tài liệu khác có thể được đựng chung trong
một chiếc. Nên xen vào giữa từng trang một lớp giấy thích hợp, đặc biệt là
đối với những tài liệu có bề mặt dễ bị xước. Số lượng tài liệu trong một cặp
và số lượng cặp trong một ngăn kéo hay hộp là bao nhiêu còn tuỳ thuộc vào
đặc điểm và kích thước của từng loại, nhưng nói chung không nên quá nhiều.
Mỗi tài liệu phải được lưu trữ sao cho dễ tìm mà không bị hư hỏng.
Nếu một tài liệu khổ quá lớn và dễ giòn thì những chiếc cặp nầy cần phải
được chế tạo từ vật liệu chắc chắn hơn, chẳng hạn như một tấm ván có bốn
lớp. Chúng sẽ bảo vệ tốt hơn so với chiếc cặp giấy. Một số người cho rằng
nên dán nhãn vào gáy các chiếc cặp và đặt quay ra phía ngoài. Bằng cách
này, để có thể xem được tài liệu bên trong người sử dụng phải lấy cặp ra
trước, như vậy sẽ an toàn hơn. Tuy nhiên nếu lôi gáy cặp ra trước sẽ rất dễ bị
sót tài liệu phía trong. Người quản lý kho nên quyết định xem đặt các cặp tài
liệu ở vị trí nào để có thể giảm thiểu rủi ro. Nên viết các nhãn hiệu rõ ràng
bằng mực nước hay bút chì, cũng không nên dán nhãn bằng bất cứ chất kết
dính nào, vì chúng có thể xâm nhập vào bên trong cặp tài liệu. Hơn nữa, chất
keo dính sẽ không bền thưo thời gian.
Bao bì bằng phim polyester
Bao bì bằng phim polyester- một tấm nhựa dẻo và trong- là một giải pháp
hữu hiệu cho việc lưu trữ tài liệu ngoại cỡ, nhất là khi chúng dễ bị gẫy hoặc
khi chúng thường xuyên được cầm bằng tay. Loại này được sử dụng rất nhiều
với bản đồ hay áp phích. Tài liệu được kẹp giữa hai tấm nhựa có khổ rộng
hơn nó một chút. Mép của chúng được gắn lại với nhau bằng một thiết bị đặc
biệt hay bằng băng dính hai mặt. Phim polyester được bày bán với nhãn hiệu
Mylar hay Melinex không những chắc mà còn có khả năng bảo vệ tốt hơn các
cặp giấy như đã nêu ở trên.
Tuy nhiên loại bao bì này lại không thích hợp với những tài liệu quá giòn hay
chưa qua xử lý sơ bộ vì polyester có tính chất tĩnh điện nên các chất không

với các tài liệu có gía trị. Loại keo này ít làm hỏng hiện vật hơn phần lớn các
sản phẩm thương mại nhưng chưa thử nghiệm về thời gian.
Trong những năm gần đây, một số cơ quan bắt đầu miễn cưỡng gắn giá đỡ
vào các tác phẩm nghệ thuật và đã có kinh nghiệm với những phương pháp
đóng khung khác. Làm gía đỡ góc và mép phổ biến hơn cả.
Để có thêm thông tin chi tiết về vấn đề này, hãy xem chỉ dẫn của NEDCC
“Matting and Framing for Art and Artifacts on Paper”
Cặp tài liệu có đính tấm phim polyeste bên trong
Loại dụng cụ này kết hợp được hai công dụng của một chiếc cặp thông
thường và một chiếc bao bì bằng nhựa. Chúng được thiết kế như trong Hình
1, với một tấm phim được gắn phía trong chiếc cặp. Bạn có thể mua hoặc tự
làm bằng cách dùng băng dính hai mặt để gắn tấm phim vào. Loại bao bì này
an toàn và phù hợp hơn bao bì thông dụng khi đựng các tài liệu chưa được xử
lý sơ bộ. Với hình thức này, có thể nhìn thấy tài liệu mà không cần phải chạm
vào nó và tài liệu được giữ cố định trong tấm phim. Tuy nhiên, cũng không
nên dùng loại bao bì này với các tài liệu giòn và dễ gãy.
Còn trong Hình 2, bao bì được làm từ một tấm polyester gắn với một tấm ván
4 lớp hoặc thậm chí dầy hơn ở đầu trên bằng băng dính hai mặt. Tấm bảng
này vững chắc hơn cặp bằng giấy nên rất thích hợp cho các tài liệu khổ lớn.

Hình 1 Hình 2
Lưu trữ các tài liệu khổ rất lớn
Cuộn tròn
Đối với các tài liệu có khổ lớn hơn các ngăn kéo có sẵn thì cuộn tròn tài liệu
lại cúng là một giải pháp. Đây không phải là cách lý tưởng nhưng là cách duy
nhất để ngăn không cho tài liệu bị phá huỷ trước hết là về mặt hoá học. Cuộn
tròn lại tiết kiệm diện tích và thích hợp cho các tài liệu đủ độ dẻo để trải ra
rồi lại cuôn tròn lại. Cách thức này rất thích hợp cho các bản vẽ thiết kế về
kiến trúc hoặc những tài liệu ít được tham khảo. Các tài liệu liên quan đến
nhau có thể được cuốn lại với nhau. Quan trọng là không nên cuộn quá chặt

được làm ẩm lại, chúng có thể lại sử dụng được. Một nhà bảo quản học có thể
chỉ cho bạn cách làm ẩm lại tài liệu. Hoặc bạn có thể xem chỉ dẫn của
NEDCC và National Park Service Conserve-O-Gram đưa ra dưới đây.
Nếu không có điều kiện bảo quản theo cách trải phẳng ra thì có thể cuộn tài
liệu lại và đặt nằm ngang một lớp trên những chiếc gía đỡ đủ lớn. Để bảo vệ
tốt hơn có thể đặt các cuộn tài liệu trong những chiếc ống có đường kính lớn
và dài hơn chúng hoặc những chiếc hộp dài chuyên dụng. Nếu để trong ống
bạn cần bọc chúng lại để tránh bị trầy xước khi rút ra khỏi ống,
Nên nhớ rằng việc trải phẳng các tài liệu trong quá trính lưu trữ cũng được
khuyến khích sử dụng hơn.
Tài liệu chỉ nên được cuộn tròn lại khi chúng quá lớn, không thể cho vừa vào
các ngăn kéo.
Gấp tài liệu
Cách này có thể làm hỏng giấy, do đó không được khuyến khích. Có thể có
những tài liệu, chẳng hạn như báo, đã bị gấp lại một lần. Nhưng chúng nên
được để nguyên như vậy chứ không nên bị gấp lại lần thứ hai.
Treo tài liệu
Người ta cũng không khuyến khích việc treo dọc các tác phẩm nghệ thuật
bằng giấy. Chỉ những bản đồ treo tường hoặc các tài liệu khác có thể được
lưu trữ theo cách này nếu như chúng được đóng khung để treo, và việc đóng
khung đảm bảo an toàn cho tài liệu đó được bảo vệ khỏi tác động của ánh
sáng và không khí.
Thông thường bản đồ treo tường thường được gắn một miếng vải phía sau, có
một cái que gắn ở mép trên và mép dưới, và có lớp vec-ni bảo vệ bề mặt rồi
treo lên tường. Những chiếc bản đồ này thường bị chuyển màu và dễ rách do
khung thường bị hỏng trong quá trình trưng bày. Tuy nhiên chúng có thể
được xử lý và bọc phía sau bằng nguyên liệu mới hoặc có thể sử dụng phong
bì nhựa polyester. Bản đồ treo tường có thể được lưu trữ một cách an toàn
nếu chúng được để trong bóng tối phần lớn thời gian. Tại Trung tâm Bảo
quản tài liệu Đông Bắc, bạn có thể biết được cách thức làm những chiếc giá

Series.