MỤC LỤC
MỤC LỤC 1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 2
I.Các khái niệm 2
II.Vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp 5
III.Các thành phần của hệ thống thông tin 10
CHƯƠNG II: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ 18
II.Bước 1: Khảo sát sơ bộ và xác lập dự án (Khảo sát HT) 20
III.Bước 2: Phân tích hệ thống về chức năng 26
IV.Bước 3: Thiết kế hệ thống 34
V.Bước 4: Cài đặt hệ thống thông tin 39
1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
I. Các khái niệm
1. Dữ liệu và thông tin
a. Dữ liệu (Data)
− Là các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tượng trong thế giới khách quan.
− Dữ liệu là các giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng. Có thể là một tập
hợp các giá trị mà không biết được sự liên hệ giữa chúng.
− Dữ liệu có thể biểu diễn dưới nhiều dạng khác nhau (âm thanh, văn bản, hình
ảnh…)
b. Thông tin (information):
− Thông tin là ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử lý (phân tích,
tổng hợp…), phù hợp với mục đích cụ thể của người sử dụng.
− Thông tin có thể gồm nhiều giá trị dữ liệ được tổ chức sao cho nó mạng lại một ý
nghĩa cho một đối tượng cụ thể, trong một ngữ cảnh cụ thể.
− Thông tin giá trị có các đặc điểm:
+ Chính xác, xác thực
+ Đầy đủ, chi tiết
+ Rõ ràng (dễ hiểu)
+ Đúng lúc, thường xuyên

+ Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút…
+ Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng,
hần mềm) và các công nghệ thông tin khác.
− Đặc điểm của HTTT hiện đại:
+ HTTT được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại (CNTT)
+ HTTT được cấu thành bởi nhiều hệ thống con
+ HTTT có mục tiêu là cung cấp thông tin cho việc ra quyết định và kiểm soát
+ Là một kết cấu hệ thống mềm dẻo và có khả năng tiến hóa
b. Xử lý thông tin trong doanh nghiệp
− Dữ liệu đầu vào gồm 2 loại:
3
Đầu vào
Phản hồi
Xử lý Đầu ra
Đầu vào Xử lý Đầu ra
Phản hồi
Dữ liệu
Thông tin
+ Tự nhiên: giữ nguyên dạng khi nó phát sinh (tiếng nói, công văn, hình ảnh…)
+ Có cấu trúc: được cấu trúc hóa với khuôn dạng nhất định (sổ sách,bảng biểu…)
− Thông tin đầu ra: được phân tích, tổng hợp… từ dữ liệu vào và tùy thuộc từng nhu
cầu của các đối tượng cụ thể trong từng trường hợp cụ thể (báo cáo tổng hợp, thống kê,
thông báo…)
− Xử lý hệ thống chỉ được thực hiện trên các dữ liệu có cấu trúc
− Hoạt động của hệ thống thông tin:
Thu thập → Xử lý → Phân phát
+ Thu thập: Lọc, cấu trúc hóa dữ liệu để có thể khai thác trên các phương tiện tin học.
+ Xử lý:
• Phân tích, tổng hợp, tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo thông tin kết quả
(theo thể thức quy định hoặc thông tin hỗ trợ quyết định)

a. Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
∗ Hệ thống xử lý giao dịch (TPS – Transaction Processing System)
− HTTT giúp thi hành và ghi nhận (lưu lại) các giao dịch hàng ngày cần thiết cho
hoạt động sx kinh doanh. VD: Hệ thống làm các đơn bán hàng, hệ thống đăng ký khách
đến và thanh toán cho khách đi ở khách sạn, hệ thống đặt chỗ vé máy bay ở phòng bán
vé, hệ thống chấm công…
5
Hệ thống quyết định
Hệ thống thông tin
Hệ thống tác nghiệp
Thông tin vào từ môi
trường bên ngoài
Thông tin ra bên ngoài
doanh nghiệp
Nguyên vật liệu
Tiền, sức lao động
Sản phẩm/ Tiền
Báo cáoQuyết định
Thông tin ktraThông tin điều hành
− Hoạt động liên quan tới xử lý giao dịch có mục tiêu, nhiệm vụ, quy trình và tài
nguyên sử dụng xác định trước và cấu trúc rõ ràng
− TPS giúp việc xử lý thông tin giao dịch nhanh chóng và đạt độ chính xác cao, một
số hoạt động có thể tự động hóa bởi hệ thống
− Hệ thống gởi, rút tiền tự động ATM (Automated Teller Machine) là một hệ thống
máy tính gồm nhiều thiết bị đầu cuối được đặt ở những nơi cần thiết, thuận tiện, có chức
năng cho phép khách hàng thực hiện các dịch vụ rút và gửi tiền theo tài khoản xác định
trong ngân hàng mà không cần giao dịch trực tiếp tại văn phòng hoạt động của ngân
hàng. ATM là một hệ thống TPS.
∗ Hệ thống thông tin quản lý (MIS – management Information System)
− HTTT quản lý trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp

∗ Hệ thống tự động hóa văn phòng (OAS – Officer Assignment System, KWS)
và Hệ chuyên gia (ES – Expert System)
− Hệ chuyên gia là một hệ trợ giúp quyết địnhở mức sâu, có thể đưa ra những quyết
định có chất lượng cao trong một phạm vi hẹp nhờ việc bổ sung các thiết bị cảm nhân
thông tin, học và tích lũy kinh nghiệm của các chuyên gia → giúp DN phát triển các kiến
thức mới.
− Hệ tự động hóa văn phòng được thiết kế nhằm hỗ trợ các công việc phối hợp và
liên lạc trong văn phòng như xử lý văn bản, chế bản điện tử, lịch điện tử, liên lạc thông
qua thư điện tử, v.v…
− Người dùng là chuyên gia, nhân viên văn phòng
b. Theo chức năng nghiệp vụ
∗ Hệ thống thông tin sản xuất
− Là hệ thống trợ giúp hoạt động của chức năng sản xuất bao gồm việc lập kế hoạch
và điều khiển việc sản xuất hàng hóa, dịch vụ
− Ví dụ:
Hệ thống Mô tả Cấp tổ chức
Điều khiển máy móc Điều khiển hoạt động của máy móc và thiết bị Tác nghiệp
Thiết kế bằng máy
tính (CAD)
Thiết kế sản phẩm mới sử dụng máy tính
Chuyên môn
và văn phòng
Hoạch định sản xuất Quyết định số lượng sản phẩm nên sản xuất Chiến thuật
Định vị khu sản xuất Quyết định đặt các khu vực sản xuất mới ở đâu Chiến lược
∗ Hệ thống thông tin marketing
− Là hệ thống trợ giúp hoạt động của chức năng marketing
− Ví dụ:
Hệ thống Mô tả Cấp tổ chức
Xử lý đặt hàng Nhập số liệu, xử lý và theo dõi đặt hàng Tác nghiệp
7

Tác nghiệp
Định hướng sự nghiệp
Thiết kế con đường sự nghiệp cho nhân
viên
Chuyên môn và
văn phòng
Phân tích chế độ đãi ngộ
Điều khiển phạm vi và phân bổ khoản
lương, thưởng và phúc lợi
Chiến thuật
Hoạch định nhân sự
Hoạch định nhu cầu về nhân lực lâu dài
của DN
Chiến lược
c. Theo quy mô tích hợp
8
Là những hệ thống xuyên suốt nhiều bộ phận chức năng, cấp bậc tổ chức và đơn vị
kinh doanh
− Hệ thống quản lý nguồn lực (ERP – Enterprise Resource Planning): Là hệ thống
tích hợp và phối hợp hầu hết các quy trình tác nghiệp chủ yếu của DN
− Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM – Supply Chain Management): Là hệ
thống tích hợp chuỗi quản lý và liên kết các bộ phận sản xuất, KH và nhà cung cấp
− Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship
Management): Là hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết toàn diện các quan hệ với
khách hàng thông qua nhiều kênh và bộ phận chức năng khác nhau
− Hệ thống quản lý tri thức (KM – Knowledge Management): Là hệ thống tích hợp,
thu thập, hệ thống hóa, phổ biến, phát triển tri thức trong và ngoài DN
2. Vai trò, tác động và xu hướng phát triển của hệ thống thông tin trong DN
a. Vai trò, nhiệm vụ của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
∗ Vai trò:

1. Mô hình tổng quát
− HTTT bao gồm 5 thành phần chính: phần cứng, phần mềm, nguồn nhân lực, dữ
10
Ứng dụng
KD
Quy trình
phát triển
KN
cơ bản
Công nghệ
thông tin
Thách thức
quản trị
Hệ thống
thông tin
liệu, mạng
− Phần cứng, phần mềm là đối tượng trung tâm của các HTTT và nguồn nhân lực
đóng cai trò quyết định
− Quy trình xử lý dữ liệu thành thông tin:
+ Nhập dữ liệu đầu vào: là công đoạn đầu tiên trong quy trình, dữ liệu đầu vào có
đầy đủ, chính xác thì việc xử lý thông tin mới có ý nghĩa
+ Xử lý dữ liệu thành thông tin: là công đoạn trung tâm và có vai trò quyết định
trong quy trình
+ Lưu trữ dữ liệu: phục vụ cho việc xử lý và tái sử dụng trong tương lai
+ Xuất thông tin đầu ra:gồm bảng biểu, số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá (hiện
trạng và quá trình kinh tế), cung cấp (truyền đạt đến) các đối tượng trong và ngoài tổ
chức (kinh tế)
+ Điều khiển hệ thống: đánh giá các phản hồi để xác định liệu hệ thống có thực hiện
được mục đích của nó không, sau đó tạo nên những chỉnh sửa cần thiết đối với các thành
phần nhập và xử lý của hệ thống để đảm bảo rằng kết quả đúng được thực hiện

− Phần mềm (software) là một tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc
nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động thực hiện một số chức
năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó.
− Phần mềm có thể là những ý tưởng trừu tượng, những thuật toán, các chỉ thị…
− Các phần mềm thông dụng trên máy tính cá nhân:
+ Xem phim, nghe nhạc
+ Đồ họa, xử lý ảnh
+ Ứng dụng văn phòng
+ Phần mềm giáo dục
+ Trò chơi
+ Diệt virut, tường lửa, spyware
+ Các tiện ích
+ Hệ điều hành…
∗ Phân loại phần mềm:
− Theo phương thức hoạt động:
+ Phần mềm hệ thống: dùng để vận hành máy tính và các phần cứng máy tính
Bao gồm các hệ điều hành, trình điều khiển thiết bị, các công cụ phân tích, trình phục vụ,
hệ thống cửa sổ, các tiện ích…
VD: Các hệ điều hành máy tính Windows (XP, 7…), Linux, Unix…
+ Phần mềm ứng dụng: để người dùng có thể tác nghiệp một hay một số công việc
cụ thể. VD:
Phần mềm văn phòng: MS Office, Open Office, Lotus…
Phần mềm doanh nghiệp: các phần mềm quản lý lương, kế toán, nhân sự…
Phần mềm giáo dục: quản lý trường học, quản lý điểm, quản lý đào tạo từ xa…
Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu: Oracle, Access, Foxpro…
Phần mềm trò chơi: 2D, 3D…
12
Các tiện ích: nén, giải nén, phân mảnh ổ đĩa, chia ổ đĩa…
− Theo khả năng ứng dụng:
+ Phần mềm ứng dụng chung: Hệ QTCSDL, phần mềm đồ họa, phần mềm văn

+ Các máy trạm không cần tốc độ và khả năng xử lý mạnh
13
+ Chi phí truyền tin và giá thành thiết bị rẻ hơn
− Tăng năng suất và hiệu quả làm việc trong tổ chức:
+ Có khả năng làm việc nhóm, thông tin, dữ liệu, tài nguyên có thể dùng chung…
+ Có khả năng truy nhập, điều khiển, quản lý từ xa…
∗ Phân loại hệ thống mạng: Theo vị trí địa lý:
− LAN (Local Area Network):
+ Kết nối các máy tính trong một khu vực bán kính hẹp thông thường khoảng 10km
trở lại
+ LAN thường được sử dụng trong nội bộ một cơ quan/ tổ chức…
+ Các LAN có thể được kết nối với nhau thành WAN
− MAN (Metropolitan Area Network)
+ Kết nối các máy tính trong phạm vi một thành phố bán kính 100 km trở lại
+ Kết nối này được thực hiện thông qua các môi trường truyền thông tốc độ cao (50-
100 Mbit/s)
− WAN (Wide Area Network)
+ Kết nối máy tính trong nội bộ các quốc gia hay giữa các quốc gia trong cùng một
châu lục
+ Thông thường kết nối này được thực hiện thông qua các mạng viễn thông
+ Các WAN có thể được kết nối với nhau thành GAN hay tự nó đã là GAN
− GAN (Global Area Network)
+ Kết nối máy tính từ các châu lục khác nhau. Thông thường kết nối này được thực
hiện thông qua mạng viễn thông và vệ tinh
− VAN (Value – Added Network)
+ Là mạng riêng, quản lý bởi bên thứ 3 cung cấp các dịch vụ chuyển tải thông tin và
mạng cho các công ty thuê bao.
+ Khách hàng không cần phải đầu tư vào phần mềm và trang thiết bị mạng và cả chi
phí nối mạng.
− Mạng internet (International Network): mạng của các mạng. Internet có các ứng

hình xác định, tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận
tiện và nhanh chóng.
− CSDL trong kinh tế và quản lý bao gồm:
+ CSDL nhân lực
+ CSDL tài chính
+ CSDL kế toán
+ CSDL công nghệ
+ CSDL kinh doanh
− Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System)
+ Là một phần mềm chuyên dụng giải quyết tốt tất cả các vấn đề đặt ra cho một
CSDL: tính chủ quyền, cơ chế bảo mật hay phân quyền hạn khai thác CSDL, giải quyết
tranh chấp trong quá trình truy nhập dữ liệu và phục hồi dữ liệu khi có sự cố
15
+ Là một hệ thống phần mềm máy tính được thiết kế chuyên biệt cho bài toán qulý
+ Mô hình dữ liệu của các hệ quản trị CSDL là mô hình quan hệ
+ Hệ quản trị CSDL cung cấp 2 tính năng chính:
Lưu trữ, quản lý dữ liệu
Truy cập, khai thác dữ liệu
+ Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng hiện nay:
FOXPRO:
− Phát triển bởi Microsoft
− Là hệ CSDL dùng cho các tổ chức, DN nhỏ
− Tính bảo mật, an toàn là không cao
− Hiện nay còn rất ít DN sử dụng hệ quản trị CSDL Foxrpo
ACCESS:
− Phát triển bởi Microsoft
− Là hệ CSDL dùng cho các tổ chức, DN vừa và nhỏ
− Có khả năng triển khai trên mạng, tuy nhiên tính bảo mật, an toàn là ko cao
− Công cụ quản lý CSDL của Access gồm các Tables (Bảng), Queries (Truy
vấn), Forms (Mẫu), Reports (Báo cáo), Macro (Macro lệnh), Modules (các

khả năng giao tiếp với mọi người ở các vị trí khác nhau
+ Kỹ năng quản lý: khả năng quản lý nhóm; khả năng lập và điều hành kế hoạch
phát triển các đề án.
17
CHƯƠNG II: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
I. Quy trình xây dựng hệ thống thông tin
1. Quy trình chung
a. Các phương án tin học hóa hệ thống:
Hai phương pháp chủ yếu được sử dụng trong tin học hóa quản lý tổ chức kinh tế:
∗ Phương pháp tin học hóa toàn bộ
− Khái niệm: Tin học hóa đồng thời tất cả các chức năng quản lý và thiết lập một cấu
trúc tự động hóa hoàn toàn thay thế cấu trúc cũ của tổ chức. Hệ thống được tự động hóa
bằng máy tính trong đó con người chỉ đóng vai trò phụ trong hệ thống.
− Ưu điểm:
+ Đảm bảo tính nhất quán
+ Tránh được sự trùng lặp, dư thừa thông tin
− Nhược điểm:
+ Thời gian thực hiện lâu
+ Đầu tư ban đầu lớn
+ Hệ thống thiếu tính mềm dẻo, khó thêm mới chức năng
+ Khó khăn khi thay đổi hoàn toàn cấu trúc tổ chức của hệ thống, thói quen làm việc
của những người thực hiện chức năng quản lý của hệ thống
∗ Phương pháp tin học hóa từng phần
− Khái niệm: Sử dụng máy tính xử lý thông tin trong một số chức năng quản lý riêng
rẽ. Công việc được phân chia giữa con người (xử l. thủ công) và máy tính.
− Ưu điểm:
+ Thực hiện đơn giản
+ Đầu tư ban đầu không lớn (phù hợp với các tổ chức kinh tế vừa và nhỏ)
+ Không kéo theo những biến đổi cơ bản và sâu sắc về cấu trúc của hệ thống nên dễ
được chấp nhận

+ Thông tin cung cấp cho các cán bộ lãnh đạo phải là các thông tin có tầm tổng hợp,
bao quát cao và có tính chiến lược.
+ Thông tin cung cấp cho các cán bộ điều hành tác nghiệp trong các bộ phận của hệ
thống kinh tế và quản lý phải chi tiết, chính xác và kịp thời
− Phải bảo mật thông tin trong hệ thống quản lý. Việc truy nhập vào hệ thống phải
được sự đồng ý của người có trách nhiệm trong hệ thống
→ Cơ sở dữ liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động của hệ thống.
19
∗ Nguyên tắc 3: Tiếp cận hệ thống
− KN: Tiếp cận hệ thống là một phương pháp khoa học và biện chứng trong nghiên
cứu và giải quyết các vấn đề kinh tế, xã hội
− Yêu cầu phương pháp:
+ Phải xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó, cùng với các mối liên hệ của
các phân hệ nội tại cũng như mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài.
+ Đảm bảo tính nguyên vẹn và khác biệt với mỗi hệ thống
− Ứng dụng phương pháp tiếp cận hệ thống trong khảo sát, phân tích hệ thống thông
tin kinh tế và quản lý:
− Trước hết phải xem xét doanh nghiệp như là một hệ thống thống nhất về mặt kinh
tế, kỹ thuật và tổ chức
− Sau đó mới đi vào các vấn đề cụ thể trong từng lĩnh vực
− Trong mỗi lĩnh vực lại chia thành các vấn đề cụ thể ngày càng chi tiết hơn
– Đây chính là phương pháp tiếp cận đi từ tổng quát tới chi tiết theo sơ đồ cấu trúc
hình cây
II. Bước 1: Khảo sát sơ bộ và xác lập dự án (Khảo sát HT)
∗ KN : Là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng hệ thống thông tin,
cung cấp thông tin chi tiết về hệ thống phục vụ cho các công đoạn sau.
Công việc thực hiện:
− Khảo sát hệ thống đang làm gì
− Đưa ra đánh giá về hiện trạng
− Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm

+ Thông tin về bản thân tổ chức đó
+ Thông tin về các bộ phận có liên quan trực tiếp tới vấn đề
− Các mức khảo sát (đối tượng khảo sát): Khảo sát hệ thống ở cả bốn mức
+ Mức thao tác thừa hành
+ Mức điều phối quản lý
+ Mức quyết định lãnh đạo
+ Mức chuyên gia cố vấn
− Hình thức tiến hành:
+ Quan sát và theo dõi:
Một cách chính thức: cùng làm việc với họ
Một cách không chính thức: tìm hiểu cách làm việc qua các hồ sơ, sổ
sách…
+ Cố vấn: bằng nhiều cách
21
Đặt câu hỏi trực tiếp: Yes/No
Đặt câu hỏi lựa chọn: A, B, C, D…
Câu hỏi giám tiếp có tính gợi mở cho câu trả lời
Bảng câu hỏi, phiếu điều tra
b. Thu thập và phân loại
Sau khi sử dụng các phương pháp để khảo sát thu thập thông tin, các dữ liệu thu
được thường là những dữ liệu thô, là các chi tiết tản mạn cần được xử lý sơ bộ và tổng
hợp.
− Xử lý sơ bộ kết quả khảo sát: Bao gồm việc:
+ Tập hợp, phân loại, sắp xếp, trích rút dữ liệu dữ liệu, làm cho nó trở nên đầy đủ,
chính xác, cân đối, gọn gàng dễ kiểm tra và dễ theo dõi.
+ Phát hiện những chỗ thiếu để bổ sung, những chỗ sai hay không logic để sửa đổi.
+ Quá trình này thường được lặp lại nhiều lần và tiến hành song song với các hoạt
động xác định yêu cầu.
− Tổng hợp kết quả khảo sát.
+ Với một tổ chức lớn, phức tạp thường không thể quan sát được tất cả các dữ liệu

Quyết định xem có cần tự động hóa, tin học hóa hay không hay tự động hóa toàn
bộ hệ thống hay trong khâu nào để khắc phục điểm yếu kém của hệ thống hiện tại, đồng
thời xem xét về:
− Phạm vi của hệ thống mới giải quyết vấn đề gì?
− Nhân lực sử dụng?
− Tài chính (Chi phí bao nhiêu cho dự án)
− Khắc phụ các điểm yếu kém của hệ thống hiện tại
− Tính chiến lược lâu dài của dự án (Dự án phải có hướng mở, ví dụ: trong tương lai
dự án có thể được phát triển thêm, giải quyết thêm những vấn đề gì)
3. Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi
− Nếu cần tự động hóa thì dự đoán khả năng hệ thống tương lai kèm theo các giải
pháp và những yêu cầu về các khía cạnh chính sách, tổ chức, kỹ thuật, chi phí cần thiết
cho từng giải pháp tương ứng.
− Đưa ra giải pháp để thuyết phục người dùng để định hướng cho việc phân tích và
thiết kế HTTT
+ Giải pháp cho máy đơn
+ Giải pháp cho máy trên nền mạng
+ …
− Với từng giải pháp phải mang tính khả thi:
+ Khả thi về mặt nghiệp vụ: phải đáp ứng được các yêu cầu của công việc
+ Khả thi về mặt kỹ thuật:sử dug phù hợp với HT máy hiện có, tương lai…
+ Khả thi về mặt kinh tế: chi phí viết chương tr.nh có thể chấp nhận được, chi
phí bảo trì không quá cao, v.v…
→ Nhiệm vụ của hai giai đoạn trên là trách nhiệm của những người phân tích hệ thống,
những người lãnh đạo và những người quản lý
4. Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án
a. Lập kế hoạch triển khai dự án
∗ Lập dự trù về thiết bị:
24
− Dự kiến:

lãnh đạo, những người có trách nhiệm đối với tổ chức.
25