HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Đề tài:
TÌNH HÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN ,VĂN BẢN ĐI CỦA
VĂN PHÒNG SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
TỈNH VĨNH PHÚC
Sinh viên thực tập: NGUYỄN CÔNG ĐOÀN
Lớp : KH8E – Khóa VIII
Giảng viên hướng dẫn : Th.s ĐỖ THỊ KIM TIÊN
Đoàn thực tập số : 13/2011
Nơi thực tập : Văn phòng – Sở Tài Nguyên và Môi Trường Vĩnh Phúc
Vĩnh Phúc , tháng 4 năm 2011
MỤC LỤC
Nhật ký thực tập
Thời gian Nội dung
Tuần 1( từ
28-2-2011)
Bắt đầu làm quen với mọi người trong cơ quan và văn phòng, quan
sát về cách làm việc của các anh chị trong phòng,
Tuần 2
Tập làm quen với công việc dưới sự chỉ bảo của các anh chị trong
phòng như: xem xét các bộ thủ tục hành chính , xếp tài liệu , đánh
văn bản ,
Tuần 3
Tiếp tục tham gia vào giải quyết công việc trong văn phòng, tiếp
nhận hồ sơ… , tham gia chương trình văn nghệ chào mừng ngày
thành lập đoàn 26-3 do sở tổ chức,
Tuần 4
Tiếp tục thực hành công việc, hình thành đề tài viết báo cao, hoạt
động văn nghệ

được hiện đại và chuẩn hóa từ khi thông tư 05/2005 của Bộ Nội Vụ ban hành đã
đáp ứng được nhu cầu bức thiết của người dân và những người làm công tác văn
thư cũng như giải quyết công việc của cơ quan được thuận tiện. mặt khác công tác
soạn thảo và quản lý văn bản đến ,văn bản đi của các cơ quan hành chính mang
tính đa dạng và phức tạp liên quan đến nhiều ngành nghề , nhiều lĩnh vực cho nên
để cho công tác này diễn ra được thuận lợi có hệ thống ,đảm bảo tính pháp quy
,tránh sự phiền hà cho nhân dân cũng nằm trong chương trình cải cách nền hành
chính nhà nước tổng thể giai đoạn 2010 – 2020 trên tất cả các lĩnh vực kinh tế
-chính tri- xã hội.
Tuy nhiên, tồn tại hiện nay cũng chỉ ra còn rất nhiều bất cập trong công tác
này, sau nhiều lần chuyến đi công tác của các Thầy cô trong khoa Văn bản và
Công nghệ hành chính thì có rất nhiều văn bản sai về nội dung, thể thức ,thẩm
quyền , phi thực tế …Qua thời gian thực tập ở Văn Phòng sở Tài Nguyên và Môi
Trường – Vĩnh Phúc ,em đã trực tiếp được các anh chị hướng dẫn và chỉ bảo về
công tác soạn thảo, vào sổ ,quản lý văn bản đến và đi của sở. em nghĩ công việc
này là rất quan trọng cho cơ quan ,nó quyết định cho thủ trưởng ra quyết định hành
chính kịp thời và hiệu quả.
Chương I
TỔNG QUAN VỀ SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
TỈNH VĨNH PHÚC
I. Giới thiệu về tỉnh Vĩnh Phúc
1. Địa giới hành chính
Vĩnh phúc – cửa ngõ Tây Bắc của thủ đô Hà Nội , thuộc vùng châu thổ sông
hồng là một trong 8 tỉnh thuộc vùng kinh tế trọng điểm phía Bắc. Vĩnh phúc còn
giáp với các tỉnh như Tuyên Quang , Thái Nguyên , Hà Tây , Phú thọ .Vĩnh phúc
nằm trong vùng nhiệt đới gió mùa , nhiệt độ trung bình hằng năm 24,20c , diện tích
tự nhiên khoảng 1.371 km
2
, dân số gần 1,2 triệu dân. Có Vĩnh Yên là thành phố,
trung tâm kinh tế , chính trị , văn hóa của tỉnh và thị xã Phúc Yên với 7 huyện : Mê

nguyên và Môi trờng-Bộ Nội vụ hớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của cơ quan chuyên môn về tài nguyên môi trờng thuộc UBND các cấp
v Quyết định số 2391/QĐ-UB ngày 25/6/2003 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh
Phúc về việc thành lập Sở Tài nguyên và Môi trờng tỉnh Vĩnh Phúc, Quyết định số
41/2008/QĐ-UBND ngày 05/9/2008 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc về việc
quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tài
nguyên và Môi trờng tỉnh Vĩnh Phúc;ngy 25/6/2003, s TN&MT tnh Vnh Phỳc
c thnh lp theo Q s 2391/ Q UBND tnh Vnh Phỳc trờn c s b mỏy
t chc thuc lnh vc a chớnh ca S a chớnh v tip nhn cỏc t chc thc
hin chc nng qun lý nh nc v ti nguyờn nc, ti nguyờn khoỏng sn ,mụi
trng t S Nụng Nghip v Phỏt trin nụng thụn.

1.1. V trớ v chc nng
S Ti nguyờn v Mụi trng l c quan chuyờn mụn thuc y ban nhõn
dõn tnh, thnh ph trc thuc Trung ng (sau õy gi chung l y ban nhõn dõn
cp tnh) cú chc nng tham mu, giỳp y ban nhõn dõn cp tnh thc hin chc
nng qun lý nh nc v lnh vc ti nguyờn v mụi trng, bao gm: t ai, ti
nguyờn nc, ti nguyờn khoỏng sn, a cht, mụi trng, khớ tng thu vn, o
c v bn , qun lý tng hp v bin v hi o (i vi cỏc tnh cú bin, o);
thc hin cỏc dch v cụng trong cỏc lnh vc thuc phm vi qun lý ca S.
Sở Tài nguyên và Môi trường có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng theo quy định của pháp luật; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
công tác của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng
dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
1.2.1. Trình ủy ban nhân tỉnh:
Về dự thảo quyết định , chỉ thị và các văn bản khác thuộc thẩm quyền của
UBND tỉnh về lĩnh vực TN&MT và dự thảo quy hoạch , kế hoach hằng năm ,5
năm và các giải pháp quản lý và bảo vệ TN&MT trên địa bàn tỉnh.
1.2.2. Trình chủ tịch UBND tỉnh :

các tầng chứa nước, các khu vực dự trữ nước, các khu hạn chế khai thác , kế hoạch
điều hòa phân bổ tài nguyên nước trên địa bàn.
- Tổ chức thẩm định hồ sơ gia hạn , thay đổi thời hạn , điều chỉnh nội dung,
đình chỉ hiệu lực và thu hồi giấy phép thăm dò, khai thác sử dụng tài nguyên
nước,thực hiện cấp phép và thu phí, lệ phí về tài nguyên nước theo quy định của
pháp luật.
- Tổ chức công tác điều tra cơ bản và tổng hợp tình hình khai thác , sử dụng
tài nguyên nước, các nguồn thải vào nguồn nước, lập danh mục các nguồn nước bị
ô nhiễm, suy thoái và cạn kiệt.
1.2.6. Về địa chất và tài nguyên khoáng sản:
- Chủ trì điều tra cơ bản về địa chất, lập bản đồ cở sở dữ liệu về địa chất
trên địa bàn tỉnh.
- Chủ trì phối hợp với các cơ quan có liên quan khoanh định các khu vực
cấm , tạm thời cấm hoạt động khai khoáng, xác định khu vực đấu thầu thăm dò,
khai thác khoáng sản thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh, đề xuất với UBND tỉnh
các biện pháp bảo vệ tài nguyên khoáng sản.
- Tổ chức thẩm đinh hồ sơ về việc cấp, gia hạn , thu hồi trả lại giấy phép
hoạt động khoáng sản, cho phép chuyển nhượng , tiếp tục quyền hoạt động khoáng
sản trong trường hợp được thừa kế.
- Thanh tra , kiểm tra , giám sát hoạt động khoáng sản của các tổ chức, cá
nhân; giải quyết tranh chấp ,khiếu nại và tố cáo về hoạt động khoáng sản theo quy
định của pháp luật.
- Quản lý , lưu trữ và cung cấp thông tin , tư liệu về thăm dò khoáng sản
làm vật liệu xây dựng và than bùn, thống kê , kiểm kê trữ lượng khoáng sản trên
địa bàn và báo cáo với cấp trên.
1.2.7. Về môi trường:
- Tổ chức đánh giá hiện trạng môi trường tại địa phương theo định kì; điều
tra , xác định khu vực bị ô nhiễm , lập danh sách các cơ sở gây ô nhiễm môi trường
và gây ô nhiễm nghiêm trọng trên địa bàn và định kỳ báo cáo với UBND tỉnh.
- Thực hiện việc cấp , gia hạn và thu hồi giấy phép đối với chủ nguồn thải,

- Văn phòng;
- Thanh tra;
- Chi cục Quản lý đất đai;
- Chi cục Bảo vệ môi trường;
- Phòng Đo đạc và Bản đồ;
- Phòng Địa chất, khoáng sản;
- Phòng Tài nguyên nước và Khí tượng thuỷ văn.
1.3.3. Các đơn vị sự nghiệp:
- Trung tâm Đo đạc và Bản đồ;
- Trung tâm Công nghệ thông tin;
- Trung tâm Tài nguyên và Bảo vệ môi trường;
- Trung tâm Phát triển quỹ đất;
- Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.
1.3.4. Đơn vị trực thuộc về tổ chức: Hội Nạn nhân chất độc da cam
&Điôxin.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của sở Tài nguyên & Môi trường tỉnh Vĩnh Phúc
III. Văn phòng sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Vĩnh Phúc
1. Chức năng:
Giúp Ban Giám đốc Sở trong việc quản lý hoạt động đối nội, đối ngoại, tổ
chức cán bộ, kế hoạch hoạt động của Ngành và công tác tài chính.
Giám Đốc Sở
Phó giám đốc sở
thường trực
Hội nạn nhân chất độc
DC & Dioxin
Trung tâm phát triển
quỹ đất
Văn phòng đăng ký
quyền sử dụng đất
Phòng quy hoạch & kế

I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN BẢN
Chánh văn
phòng
Phó CVP
Tài chính- kế toán
Phó CVP Tổng hợp
Bộ
phận
một
cửa
BP văn
thư
Tổ
điện,nư
ớc, Lái
xe
Nhà
bếp,tạp
vụ
Phòng
tổ chức
hành
chính
Kế
hoạch,
tài
chính
1. Quan niệm về văn bản
Văn bản được hiểu là phương tiện ghi lại , truyền đạt thông tin bằng ngôn
ngữ hay một kí hiệu nhất định .

bản được sử dụng để ghi lại , truyền đạt các quy phạm pháp luật , các quyết định
hnh chớnh, ú l cỏc cn c phỏp lý gii quyt cỏc cụng vic c th trong qun
lý Nh nc.
- Chc nng vn húa- xó hi ca vn bn: vn bn qun lý nh nc l
sn phm sỏng to ca con ngi c hỡnh thnh trong quỏ trỡnh nhn thc , lao
ng t chc xó hi v ci to t nhiờn . vn bn qun lý nh nc gúp phn ghi
li , truyn bỏ cho th h mai sau truyn thng quý bỏu ca dõn tc c tớch ly
qua nhiu th h ng thi nú cng th hin trỡnh vn húa ca quc gia qua tng
thi k.
3. Vai trũ ca s TN&MT tnh Vnh Phỳc v lónh o Vn phũng trong vic
qun lý vn bn n ,vn bn i ca s
Theo quy ch lm vic ca Vn phũng s TN&MT tnh Vnh Phỳc thỡ
Vn phũng cú chc nng sau:
- Giỳp s d tho vn bn v cỏc ti liu cú liờn quan cho cỏc thnh
viờn ca S trc khi mi hp ; thụng bỏo kt lun ca giỏm c hoc phú giỏm
c ti cỏc phiờn hp cỏc n v liờn quan v cỏc phũng cp di thc hin;
- Giỳp s kim tra ni dung v th thc ca cỏc vn bn i vi cỏc c
quan chuyờn mụn c s giao cho son tho ;
- Qun lý thng nht vic ban hnh vn bn ca s theo quy nh ca
phỏp lut . T chc qun lý cụng tỏc vn th , lu tr ,hnh chớnh ca s; trao i
hng dn cỏc c quan chuyờn mụn , cỏc phũng ban cp huyn v cụng tỏc nghip
v lu tr theo quy nh ca phỏp lut , theo dừi ụn c v tng hp tỡnh hỡnh
hot ng ca phũng tip nhn v tr kt qu h s hnh chớnh (b phn mt ca)
Cng theo quy ch hot ng ca vn phũng s TN&MT tnh Vnh Phỳc:
Chỏnh vn phũng cú trỏch nhim :
- iu hnh chung mi hot ng ca vn phũng;
- ụn c thc hin cỏc quyt nh ca giỏm c s, ý kin ch o ca
giỏm c s, phú giỏm c s; ch o ụn c , kim tra vic thc hin cụng tỏc
cỏn b cụng chc vn phũng.
- Trc tip ch o iu hnh b phn chuyờn viờn vn phũng tng

quyết văn bản đến
Trình chuyển giao
văn bản đến
Đăng ký văn bản đến
- Trình chuyển giao văn bản đến;
- Giải quyết ,theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến .
Tất cả các văn bản đến phải được trình kịp thời cho người có trách nhiệm và
chuyển giao ngay sau khi nhận được . việc chuyển giao văn bản phải được đảm
bảo chính xác, giữ gìn bí mật nội dung của văn bản .
Giải quyết và đôn đốc việc thực hiện văn bản đến là trách nhiệm của người
đứng đầu cơ quan , tổ chức. cấp phó của người đứng đầu cơ quan , tổ chức được
giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của người đứng đầu
và những văn bản đến thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
Căn cứ nội dung của văn bản đến , người đứng đầu cơ quan , tổ chức , giao
cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết . Đơn vị , cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn
bản đến theo thời hạn quy định . Người đứng đầu cơ quan, tổ chức , có thể giao
cho chánh văn phòng , trưởng ban hành chính hoặc người được giao nhiệm vụ
thực hiện các công việc như xem xet toàn bộ văn bản đến và báo cáo về các văn
bản quan trọng , khẩn cấp, phân loại văn bản đến của các đơn vị , cá nhân. Theo
dõi ,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2. Quy trình quản lý văn bản đi trong các cơ quan hành chính nhà
nước
Tất cả các văn bản đi trong cơ quan Nhà nước phải được quản lý theo trình
tự thống nhất được thể hiện bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi trong cơ quan hành chính Nhà nước
Soạn thảo,kiểm tra
thể thức,ghi sổ, ký
hiệu,ngày tháng của
văn bản
Đóng dấu cơ quan

VĂN PHÒNG SỞ TN&MT TỈNH VĨNH PHÚC
1. Thực trạng quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi theo của Văn
phòng sở TN&MT tỉnh Vĩnh Phúc
Là cơ quan quản lý Nhà nước trên địa bàn đối với các lĩnh vực thuộc tài
nguyên và môi trường , sở TN&MT tỉnh Vĩnh Phúc có trách nhiệm xử lý các vấn
đề chính như quản lý tài nguyên và môi trường như đất đai, khí rác thải,thủy văn…
giải quyết các vấn đề của người dân có liên quan đến hai lĩnh vực này, mỗi ngày
Lưu văn bản
Văn phòng sở tiếp nhận hàng chục văn bản có liên quan đến thẩm quyền giải quyết
của sở như : UBNN tỉnh , các sở ,các phòng,ban cấp duới và của các đơn vị khác
gửi đến giải quyết khiếu nại và kiến nghị của nhân dân.
Và năm 2010 có đến 7617 văn bản được gửi đến sở, riêng trong tháng 12 có
619 văn bản gửi đến bao gồm của các đơn vị như: UBND tỉnh ,sở Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn , các công ty cổ phần, Bộ tài chính, sở Kế hoạch và Đầu tư,
các tổng cục…
Trong năm 2010 có 1652 văn bản đi bao gồm 1314 văn bản hành chính và
238 quyết định.
1.1. Quy trình tiếp nhận văn bản đến
Tất cả văn bản , giấy tờ tài liệu , thư chuyển đến cơ quan đều phải chuyển
tập trung vào văn thư.
Văn thư tiếp nhận , bóc bì , đăng ký vào sổ văn bản đến và tiến hành phân
loại.
- Loại hỏa tốc
- Loại mật.
- Loại nghiên cứu ,tham khảo.
Lưu đồ Quy trình quản lý văn bản đến:
VĂN BẢN ĐẾN
VĂN THƯ
Kiểm tra phong bì
Bóc phong bì

người trực tiếp bút phê vào phiếu trình xem để phân phối văn bản đến cho phòng
ban, cá nhân có trách nhiệm chính để giải quyết. Văn thư nhận văn bản đến từ
Giám đốc (Phó giám đốc được uỷ quyền) để phô tô nhân bản theo yêu cầu, khi phô
tô xong văn thư chuyển cho các phòng ban, cá nhân theo chỉ đạo của Giám đốc
(hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền) đồng thời ghi sổ giao nhận văn bản. Nếu văn
bản đến liên quan đến nhiều đơn vị, phòng ban, cá nhân, văn thư photocopy ra
nhiều bản để gửi cho đơn vị, phòng ban, cá nhân có liên quan. Đơn vị, phòng ban,
cá nhân chủ trì giải quyết công việc, được giữ văn bản gốc, và ký nhận văn bản tại
sổ của văn thư.
Văn bản đến cơ quan ngày nào thì chuyển ngay trong ngày đó, không để
chậm
Trường hợp văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng người giải
quyết thì người nhận văn bản đó chuyển trả lại văn thư để chuyển đúng nơi giải
quyết.
1.3. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
1.3.1. Tất cả các văn bản do cơ quan phát hành gọi là “ văn bản đi” : phát
hành qua văn thư sở .
Quy trình ban hành văn bản của Sở
a. Giao nhiệm vụ: Căn cứ yêu cầu nhiệm vụ, lãnh đạo Sở giao cho phòng,
ban soạn thảo văn bản
b. Trưởng phòng :
- Phân công cho chuyên viên soạn thảo văn bản.
- Kiểm tra nội dung, thể thức văn bản dự thảo
- Ký nháy vào văn bản sau khi đã hoàn chỉnh để chuyên viên trình lãnh đạo
Sở duyệt, ký.
c. Chuyên viên được phân công soạn thảo:.
- Nghiên cứu yêu cầu về nội dung văn bản và các tài liệu liên quan.
- Dự thảo văn bản.
- Chuyển dự thảo cho trưởng phòng kiểm tra.
- Hoàn chỉnh văn bản sau khi đã có ý kiến của trưởng phòng hoặc của lãnh

1.3.3 Trình ký văn bản.
Khi trình ký văn bản, Phòng, ban phải có phiếu trình ký kèm theo các tài liệu
liên quan đến văn bản trình ký (nếu có).
Văn bản không được Photocopy để gửi đi thay cho bản sao vì không có giá
trị pháp lý (chỉ dùng để tham khảo).
Mọi thủ tục sao văn bản: Sao y, sao lục, trích sao, phải thực hiện đúng quy
định.
Thông thường, văn bản chuyển đi theo đường Bưu điện, trường hợp cần gấp,
muốn nhận văn bản tại văn thư, phải ghi sổ, ký nhận (ghi rõ họ tên người nhận).
Việc truyền văn bản qua mạng phải bảo đảm nguyên tắc thông tin kịp thời,
chuẩn xác và bảo mật.
Văn bản nội bộ:
Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đi
Văn bản nội bộ là một dạng văn bản đi (do nội bộ Sở ban hành) song chỉ đi
trong nội bộ cơ quan. Đó là một loại văn bản điều hành gửi đến các phòng ban
trong cơ quan.
Giải quyết văn bản nội bộ cũng như giải quyết văn bản đi (đã trình bày ở
trên).
Các phòng, ban, cá nhân khi nhận được văn bản nội bộ cũng tiến hành giải
quyết, xử lý tương tự như đối với văn bản đến khác.
LÃNH ĐẠO
Giao nhiệm vụ
Giao nhiệm vụ
Lãnh đạo sở
CHUYÊN VIÊN
- Soạn thảo
- Trình xem
- Hoàn chỉnh khi có ý
kiến của lãnh đạo .
TRƯỞNG PHÒNG

Hoàn chỉnh văn bản
TRƯỞNG PHÒNG
PHÓ GIÁM ĐỐC
Phụ trách trực tiếp
xem xét, ký duyệt nếu
được ủy quyền
GIÁM ĐỐC
xem xét ,phê
duyệt
VĂN THƯ
PHÁT HÀNH
Văn
bản
Thuộc
thẩm
quyền
ký của
GĐ