TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
^  ] BÀI TIỂU LUẬN

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ MUA HÀNG VÀ QUẢN LÝ
KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG DƯỢC
HAI
GVHD : ThS Nguyễn Văn Năm
SVTH : 1. Nguyễn Trọng Nam
2. Nguyễn Duy Năng
3. Lê Thị Ngà
4. Ngô Thị Thu Ngân
5. Bùi Kiều Ngọc
6. Hà Hữu Nhân
7. Điền Thị Tuyết Nhung
8. Nguyễn Nguyên Huy Oanh
9. Phạm Văn Phác
10. Nguyễn Tấn Phát

LỚP : QT2 – K13

5. Hà Hữu Nhân
6. Bùi Kiều Ngọc
7. Điền Thị Tuyết Nhung
8. Nguyễn Nguyên Huy Oanh
9. Phạm Văn Phác
10. Nguyễn Tấn Phát
LỚP : QT2 – K13
Tp. Hồ Chí Minh 08/2010

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN
LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay việc sử dụng công nghệ thông tin trong các ngành kinh tế, quản lý sản
xuất kinh doanh gần như đã trở thành một yêu cầu bắt buộc. Mức độ tin học hoá trong
sản xuất, kinh doanh đã là một thước đo hàng đầu và trong nhiều doanh nghiệp là sự
đảm bảo sống còn của nền kinh tế thị trường hiện nay.
Áp dụng công nghệ thông tin vào các ngành sản xuất, các lĩnh vực cuộc sống
đã trở nên một nhu cầu cấp bách , tối cần thiết , đặc biệt là các ứng dụng tin học trong
lĩnh vực quản lý.
Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho các nhà quản lý đưa ra được
những quyết định đúng đắn mang tính khả thi cao. Để làm được điều đó thì cần phải có
sự trợ giúp của công nghệ thông tin và sử dụng hệ thống máy tính để lưu trữ, xử lý
thông tin một cách khoa học và nhanh nhạy với khối lượng thông tin phức tạp, đồ sộ.
Thấy được những lợi ích mà công nghệ thông tin mang lại, công ty cổ phần
nông dược HAI đã mạnh dạn đầu tư tin học hóa ở các phòng ban. Do hạn hẹp về thời
gian nên chúng tôi không thể giới thiệu chi tiết toàn bộ các quy trình ở công ty, chúng
tôi tập trung giới thiệu “Ứng dụng Công nghệ thông tin trong Quản lý mua hàng và

3.3. Yêu cầu mua hàng 11
3.4. Quản lý thư hỏi giá và báo giá của nhà cung cấp 13
3.5. Quản lý đơn hàng 13
3.6. Nhận hàng 18
3.7. Quản lý nhà cung cấp 19
3.8. Các xử lý cuối kì 20
3.9 Quản lý dữ liệu 21
4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho tại công ty Cổ phần nông dược
HAI 22

4.1. Biếu đồ ngữ cảnh 22
4.2. Biểu đồ luồng dữ liệu 24
4.2.1. Biểu đồ dữ liệu mức 0 24

i
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8
4.2.2. Biểu đồ dữ liệu mức 1 25
KẾT LUẬN

Ngoài ra, mạng lưới nhân viên tiếp thị còn hổ trợ kỹ thuật, giúp nông dân có phương
pháp sử dụng thuốc bảo vệ thực vật đạt hiệu quả cao nhất trong sản xuất nông nghiệp.
Với phương châm luôn lắng nghe ý kiến của Khách hàng đồng thời kịp thời giải quyết
những khó khăn nguyện vọng của Khách hàng, lực lượng nhân viên tiếp thị của Công ty Cổ
phần Nông dược HAI luôn là người bạn thân thiện và đáng tin cậy nhất của người nông dân.
1.2.2. Ngành nghề kinh doanh:
Sản xuất, gia công các loại vật tư nông nghiệp;
Kinh doanh, xuất nhập khẩu thuốc bảo vệ thực vật, phân bón;

1.2.3. Sơ đồ tổ chức
1
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8

CN
Hà
Nộ

i
Đại Hội Đồng Cổ
Đông
Hội Đồng Quản
Tr
ị
Ban Giám Đốc
BP. Quảng
Cáo Tiếp
Th
ị
BP. Kinh
Doanh

CN
Sóc
Trăng
CN
Đồng
Nai
CN
Bình
Phước
CN
Huế
CN
Nghệ
An
Ban Kiểm Soát

2
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8
- Đại Hội Đồng Cổ Đông
Đại hội đồng Cổ đông (ĐHCĐ) là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn
đề quan trọng của công ty theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
- Hội Đồng Quản Trị
Hội đồng Quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để
quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty, ngoại trừ các vấn
đề thuộc quyền hạn của Đại hội đồng Cổ đông quyết định. Định hướng các chính sách tồn
tại và phát triển để thực hiện các quyết định của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc hoạch
định chính sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất
kinh doanh của Công ty.
- Ban Kiểm Soát
Ban kiểm soát là tổ chức giám sát, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều

- Bộ Phận Tiếp Thị
Xây dựng kế hoạch phát triển và hoàn thiện hệ thống bán hàng.
Xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm.
Thực hiện, tổ chức các chương trình hội thảo, quảng bá, tiếp thị các sản phẩm, chăm
sóc khách hàng.
- Các Chi Nhánh
Quản lý tiền – hàng và cung ứng vận chuyển cho việc kinh doanh của công ty.
2. Cở sở lý thuyết và ứng dụng của công nghệ thông tin trong doanh nghiệp
2.1. Cơ sở lý thuyết
Trong sự phát triển của doanh nghiệp hiện nay đòi hỏi nhà lãnh đạo phải sáng suốt trong
việc lập kế hoạch, ra quyết định và tổ chức doanh nghiệp, để làm được điều này nhà lãnh
đạo cần có những thông tin hữu ích, để có được thông tin chính xác, nhanh chóng cần phải
tổ chức thông tin một cách có hệ thống, khoa học. Thành phần quan trọng nhất của hệ thống
thông tin quản lý là dữ liệu và thông tin, dữ liệu là đầu vào và đầu ra là thông tin cung cấp
cho nhà quản lý ra nhà quyết định. Để xử lý được dữ liệu và cung cấp thông tin tốt cho nhà
quản lý cần phải dựa trên quá trình quản lý và tổ chức. Vai trò của nhà quản lý trong hệ
thống thông tin quản lý là tích cực, là người đặt ra các yêu cầu để các chuyên gia hệ thống
thông tin thiết kế một hệ thống thông tin cho họ để đạt mục tiêu của quá trình quản lý đề ra.
Đề ra quyết định thích hợp đối với những loại vấn đề, các nhà quản lý cấn phải biết loại vấn
đề nào cần được giải quyết bằng hệ thống thông tin, loại nào không loại nào giải quyết bằng
hệ thống thông tin đặc thù. Cho nên nhà quản lý cấn phải biết các loại hệ thống thông tin đã
và đang được sử dụng trong doanh nghiệp để hỗ trợ mình và tổ chức của mình đạt được mục
tiêu đề ra.

4
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8
Sự ra đời của máy tính góp phần giải quyết bài toán về tính toán và lưu trữ dữ liệu. Cùng
với sự phát triển như vũ bảo của công nghệ thông tin hiện nay, máy tính đã hỗ trợ con người
ngày càng nhiều trong công việc. Ngày nay rất nhiều doanh nghiệp sử dụng máy tính phục
vụ cho công việc của mình. Trong quá trình ra đời và phát triển của công nghệ thông tin,

Ði tìm lời giải cho thực trạng này, các chuyên gia đã đưa ra mô hình E - Enterprise (ứng
dụng CNTT trong doanh nghiệp). Không chỉ với các doanh nghiệp mà bất kỳ tổ chức nào
như các cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức phi lợi nhuận đều cần xây dựng hệ thống
thông tin và CNTT để phục vụ công tác điều hành.
Ðiều đáng nói là có sự hình dung kiến trúc tổng thể, từ đó thiết kế hệ thống phù hợp và
chọn bước đầu tư thích hợp. E - Enterprise là phương thức tiếp cận đối với hệ thống CNTT
của tổ chức và doanh nghiệp, nó xuất phát từ khái niệm "E - Company" áp dụng cho các
doanh nghiệp ứng dụng CNTT.
Khá phổ biến tại các nước phát triển, E - Company (doanh nghiệp điện tử) là một quan
điểm, cách nhìn toàn diện về đầu tư và ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp. Với E -
Company, doanh nghiệp sẽ định hình hệ thống CNTT của mình cho hiện tại và tương lai,
trên cơ sở đó đưa vào những ứng dụng cụ thể, từ đơn giản như hệ thống truyền thông doanh
nghiệp, kế toán tài chính, đến phức tạp như thương mại điện tử, Mục tiêu cuối cùng là mọi
hoạt động quản lý điều hành, tác nghiệp, giao dịch với khách hàng đều được tối ưu hóa bởi
một hệ thống CNTT tổng thể và internet sẽ là trục xuyên suốt.
2.2.1. Lộ trình ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp
-
Đầu tư cơ sở hạ tầng: DN trang bị máy tính, thiết lập mạng cục bộ LAN, hay các mạng
diện rộng WAN. Lúc này DN có thể thiết lập kết nối Internet, các môi trường truyền thông
giữa các văn phòng, giữa công ty với các đối tác… Đây là giai đoạn xây dựng “phần xác”
cho ứng dụng CNTT.
- Giai đoạn sơ khai:
Được hiểu là dùng máy tính cho các ứng dụng đơn giản. Chẳng hạn, ứng dụng soạn thảo
văn bản, bảng tính Excel, lưu trữ văn bản, thiết lập hệ thống Email, lập lịch công tác hoặc ở
mức cao hơn là thiết lập các trao đổi đối thoại trên mạng (Forum). Giai đoạn này tác động
trực tiếp đến cá nhân từng thành viên trong công ty. Doanh nghiệp đã ứng dụng vững ở mức
này thì nếu càng đi sâu càng tạo ra hình thái chia cắt thông tin, từ đó sẽ phát sinh những mâu
thuẫn thông tin, lãng phí nguồn lực.
- Mức tác nghiệp: Bắt đầu đưa các chương trình tài chính kế toán, quản lý bán hàng,
quản lý nhân sự-tiền lương… vào sử dụng trong từng bộ phận của đơn vị. Giai đoạn này tác

tác
- TMĐT giúp giảm chi phí sản xuất

7
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8
- TMĐT giúp giảm chi phí bán hàng và tiếp thị.
- TMĐT qua INTERNET giúp người tiêu dùng và các doanh nghiệp giảm đáng kể thời
gian và chí phí giao dịch.
- TMĐT tạo điều kiện cho việc thiết lập và củng cố mối quan hệ giữa các thành phần
tham gia vào quá trình thương mại.
- Tạo điều kiện sớm tiếp cận nền kinh tế số hoá.
2.2.3. Triển khai ứng dụng internet cho doanh nghiệp
Việc triển khai ứng dụng internet trong doanh ngiẹp hiện nay tập trung vào 5 việc sau:
Sử dụng thành thạo và hiệu quả dịch vụ thư điện tử. Nhất thiết các nhà quản lý trong
doanh nghiệp phải thành thạo phương thức trao đổi thư điện tử này.
Nếu doanh nghiệp đã có các hoạt động quảng cáo, tiếp thị thì nên dành một phần chi phí
để thiết lập các trang Web của mình và đưa chúng lên các web site phổ biến.
Các nhà quản lý phải thành thạo phương thức tìm kiếm thông tin cần thiết trên internet.
Những doanh nghiệp có tiếm năng trên thị trường thì nên bước vào các hình thức thương
mại điện từ, tuy nhiên ở nước ta triển khai các ứng dụng này còn nhiều khó khăn về pháp lý,
hạ tầng kỹ thuật và cả phương thức thanh toán.
Trong doanh nghiệp có giao dịch quốc tế thường xuyên thì nên triển khai các dịch vụ
thương mại điện tử hình thái doanh nghiệp – doanh nghiệp.
3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý mua hàng công ty Cổ phần nông dược
HAI
3.1. Tổng quan về qui trình mua hàng
- Công ty mua hàng từ 2 nguồn trong nước và nhập khẩu.
- Sau đây là tổng quan qui trình mua hàng của Công ty cổ phần nông dược Hai:
• Qui trình chính (Major processes): Đây là các qui trình lớn liên quan đến các loại
tác nghiệp khác nhau của phần mua hàng. Mỗi qui trình chính thường bao gồm một
tập hợp các qui trình nhỏ hơn gọi là qui trình con.
• Qui trình con (Sub-processes): Qui trình này thường là một tập hợp các bước thực
hiện hoặc một giao dịch đơn.
- Các chức năng của quản lý mua hàng như sau: 10
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8

3.3. Yêu cầu mua hàng:
Các tính năng chính bao gồm:
3.3.1. Tạo yêu cầu mua hàng:
Sau khi có thông tin về các mặt hàng cần đặt, phòng kinh doanh sẽ dựa vào đó để tạo
yêu cầu mua hàng. Việc tạo yêu cầu mua hàng có 3 phương thức để tạo yêu cầu mua hàng:
- Dựa vào yêu cầu mua đã có.
- Chọn nguồn mua hàng và nhập thông tin vào yêu cầu mua hàng.
- Đối với những loại mặt hàng mới thì cần lấy mẫu trước khi mua hàng. 11
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8 3.3.2. Quản lý phê duyệt yêu cầu mua hàng:
Nhân viên kinh doanh sẽ lập yêu cầu mua hàng Æ In ra giấy Æ trưởng phòng kinh
doanh phê duyệt Æ nhân viên tự thực hiện phê duyệt trên hệ thống.
3.3.3. Quản lý yêu cầu mua hàng:
Cập nhật yêu cầu mua hàng chưa phê duyệt: trước khi gửi đi phê duyệt .Để cập nhật lại

loại đơn hàng sau:
+ Standard Purchase Order (Hợp Đồng/Đơn hàng thông thường): Sử dụng kiểu đơn
hàng này đối với những mặt hàng khác nhau chỉ mua dứt điểm từng lần. Đồng thời phải biết
chi tiết của hàng hoá, chi phí ước tính, số lượng, giá cả, lịch giao hàng và cách định khoản
kế toán.
+ Planned Purchase Order (Hợp Đồng Kế Hoạch): Đơn hàng loại này là một loại
hợp đồng dài hạn lập ra nhằm mục đích mua các hàng hoá từ một nguồn duy nhất. Để sử
dụng loại đơn hàng này phải biết được mặt hàng, số lượng, giá cả và chỉ rõ lịch giao hàng
theo kế hoạch và tất cả các chi tiết về hàng hoá muốn mua trong đó bao gồm cả tài khoản chi
phí, số lượng và chi phí ước tính.

13
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8

14
+ Scheduled Release (Đơn đặt hàng của hợp đồng kế hoạch): Bạn có thể lập đơn đặt
hàng của hợp đồng kế hoạch tương ứng với một Hợp đồng kế hoạch đã được phê duyệt.
+ Blanket Purchase Agreement (Hợp Đồng Nguyên Tắc): Sử dụng loại này khi bạn
biết chi tiết về hàng hoá mà bạn muốn mua từ một nhà cung cấp nhất định trong một thời kỳ,
nhưng chưa dự trù được lịch giao hàng. Ngoài ra có thể dùng loại này để chỉ định giá thương
lượng cho các hàng hoá trước khi mua.
+ Blanket Release (Đơn đặt hàng của hợp đồng nguyên tắc): Bạn có thể lập một đơn
hàng tương ứng với một hợp đồng nguyên tắc (khi hợp đồng này vẫn còn hiệu lực).
+ Contract Purchase Agreement (Hợp Đồng Khung): Bạn tạo ra loại này gửi cho nhà
cung cấp để đồng ý về những điều khoản thanh toán và điều kiện hợp đồng mà không chỉ
định về hàng hoá mà bạn sẽ mua. Sau đó bạn có thể gửi kèm theo với nó một Standard
Purchase Order…
Nhập dòng tổng cộng
Không nhập giá
Dùng bảng giá mặc
đ
ị
nh
Dùng bảng giá theo
nhóm nhà cun
g
cấ
p
Người mua nhập giá
Nhập cho các dòng
của đơn hàn
g
Loại dòn
g

Người mua tạo đơn hàng
Theo giá trị (dịch vụ)
Theo số lượng
Giá của các hàng hóa trong đơn

nhau. Vì vậy có thể in ra các đơn hàng theo các phiên bản khác nhau.
Khi người dùng thực hiện thay đổi thông tin một PO đã được duyệt, hệ thống cho
phép in “Phụ lục hợp đồng” chỉ bao gồm các thông tin thay đổi.
3.6. Nhận hàng
3.6.1. Nhận hàng:
• Đối với hàng hóa mua trong nước:
Sau khi hoàn thành đơn đặt hàng và kí kết hợp đồng với nhà cung cấp trong nước.
Hàng sẽ được chuyển đến công ty và nhập kho.
• Đối với hàng nhập từ nước ngoài:
+ Bước 1: Dựa vào đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng mua bán
và gửi cho phòng xuất nhập khẩu để kiểm tra tính hợp lệ.
+ Bước 2: Sau khi kiểm tra, phòng xuất nhập khẩu gửi trả lại hợp đồng cho
phòng kinh doanh để tiến hành kí kết hợp đồng với nhà cung cấp nước ngoài.
+ Bước 3: Khi nhận được bộ chứng từ chuyển hàng của nhà cung cấp, phòng
kinh doanh gửi cho phòng xuất nhập khẩu để làm thủ tục hải quan trước khi nhận hàng
thực tế ở cảng. Phân hệ quản lý mua hàng cùng với phân hệ quản lý kho hàng sẽ giúp
thực hiện các chức năng cho việc nhận hàng, kiểm tra hàng nhận, chuyển vào kho.
+ Bước 4: Xuất hiện cảnh báo về GPNK khi thực hiện lập đơn hàng hoặc
nhận hàng (làm TKHQ).
Khi nhập thông tin TKHQ, chọn GPNK để áp vào Æ theo dõi trừ lùi số lượng
hàng nhập trên GPNK.

18
Tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp Nhóm 8

3.6.2. Trả hàng:
Trong phân hệ quản lý mua hàng cho phép thực hiện việc trả hàng cho nhà
cung cấp và cho khách hàng trong màn hình “Receiving Returns”. Hàng hóa có thể bị
trả lại do không đạt yêu cầu hoặc hợp đồng, đơn hàng bị hủy
Quá trình trả hàng có thể trả hàng trực tiếp cho nhà cung cấp ngay khi nhận