ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA XÃ HỘI HỌC
***
BÀI TẬP
NHÓM
Môn: Quản trị Công tác xã hội
Đề bài: Hoạch định, xây dựng chương trình
và lập ngân sách
Giảng viên: PGS. TS. Nguyễn Thị Kim Hoa
Lớp: Cao học CTXH 2012 (lớp 1):
1. Lê Thu Ngân
2. Mai Thị Hiệp
3. Lê Thị Lan
4. Khổng Thị Hà
5. Nguyễn Minh Hoàng
Hà Nội, 12/2013
2
MỤC LỤC
I. CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TRONG MỘT CƠ SỞ AN SINH XÃ
HỘI
I.1. Tầm quan trọng của công tác hoạch định
Hoạch định là một chức năng cơ bản của quản lý, là một tiến trình tư duy về
điều mong muốn đạt được và làm thế nào điều đó sẽ được hoàn thành. Cả ngành quản
lý và ngành công tác xã hội đều thừa nhận rằng hoạch định hiệu quả là cần thiết cho
việc sản xuất và cung ứng các dịch vụ xã hội. Nó là một bộ phận chủ yếu của việc
thực hành công tác xã hội và được xem là cần thiết cho hoạt động của các cơ sở xã hội
và việc cung ứng các dịch vụ xã hội.
Hoạch định là vạch ra những việc cần làm trước khi tiến hành. Nó nối liền
khoảng cách từ nơi chúng ta đang ở tới nơi chúng ta muốn tới. Đây là một tiến trình
cần sự tham gia của những người thực hiện (là nhân viên xã hội thực hành trực tiếp

tra.
I.4. Phân loại hoạch định
I.4.1. Hoạch định chiến lược
Là hoạch định ở cấp độ toàn bộ cơ sở, nó thiết lập nên những mục tiêu chung
của cơ sở và vị trí của cơ sở đối với môi trường.
Hoạch định chiến lược là phương pháp được biết đến nhiều nhất và được sử
dụng rộng rãi nhất để hoạch định trung và dài hạn trong các dịch vụ phục vụ con
người. Nó được xác định như là “một nỗ lực có kỷ luật để đưa ra những quyết định cơ
bản và những hành động để hình thành và hướng dẫn một tổ chức sẽ như thế nào, làm
4
gì và tại sao lại làm việc ấy.” Bryson lưu ý rằng đặc điểm quan trọng nhất của hoạch
định chiến lược là thúc đẩy phát triển tư duy chiến lược vốn giống như tư duy phản
biện.
Kế hoạch hoạt động chiến lược là kế hoạch mà nhà quản trị xác định mục tiêu
hoạt động và cách thức tốt nhất để đạt đến nó trên cơ sở tài nguyên hiện có cũng như
tài nguyên có khả năng huy động.
 Kế hoạch hoạt động chiến lược là một tiến trình bao gồm:
1. Xây dựng sứ mệnh và viễn cảnh.
Sứ mệnh là mục đích hoặc là lí do mà tổ chức tồn tại. Một tuyên bố sứ mệnh
liên quan đến việc trả lời những câu hỏi như: Chúng ta hoạt động những cái gì? Chúng
ta là ai? Chúng ta quan tâm đến cái gì? Chúng ta định làm gì? v.v. Ví dụ, tổ chức Tầm
nhìn Thế giới (World Vision) đặt ra tầm nhìn là tiến tới một xã hội nơi mà mọi trẻ em
đều có cuộc sống đẩy đủ cả về thể chất lẫn tinh thần. Những giá trị cơ bản mà Tầm
nhìn Thế giới đặt ra và theo đuổi là đề cao con người, giữ cam kết với người nghèo,
đề cao các giá trị Cơ đốc giáo, đối tác tin cậy với các bên liên quan, minh bạch và hiệu
quả trong quản lý, và luôn luôn đáp ứng nhu cầu của những người yếu thế.
2. Phân tích môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức.
3. Hình thành mục tiêu chung.
4. Tạo lập và chọn lựa các chiến lược để theo đuổi. Trong vài năm trở lại đây,
vấn đề giảm thiểu rủi ro thiên tai (DRR), thích ứng với biến đổi khí hậu (CCA) là chủ

1
đưa ra
- Nghiên cứu – phân tích những điểm mạnh, điểm yếu và những yếu tố khác và
xác định các cơ hội và rủi ro gây ra bởi các xu hướng bên ngoài.
- Hình thành các mục tiêu – xác định công ty muốn đạt đến cái gì trong tương
lai dài hạn.
- Hoạch định chiến lược – triển khai một kế hoạch tổng thể chỉ ra làm cách nào
để công ty đến được mục tiêu cao nhất của nó.
- Hoạch định tác nghiệp – đưa ra những bước đi mà mỗi phòng ban và bộ phận
chức năng đảm nhiệm để thực hiện những kế hoạch chiến lược.
1
Skidmore, op.cit. p.51.
6
Một kế hoạch hợp nhất là kế hoạch toàn diện của cơ sở an sinh xã hội mà mọi
kế hoạch khác đều bắt nguồn từ nó.
 Tám bước trong chu kỳ hoạch định dài hạn do Howard M. Carlisle
đưa ra
- Xác định chỗ đứng của bạn hôm nay đang ở đâu.
- Xây dựng những giả thuyết liên quan đến các xu hướng và điều kiện tương lai
sẽ xảy ra.
- Xây dựng và đánh giá lại các mục tiêu.
- Hình thành các chiến lược để đạt mục tiêu.
- Lên chương trình các hoạt động để đạt kết quả mong muốn.
- Xác định các nguồn lực hỗ trợ cần để tiến hành các hoạt động ở bước 5.
- Thực hiện kế hoạch.
- Kiểm soát kế hoạch.
I.4.2. Hoạch định tác vụ (Tác nghiệp)
Là quá trình ra những quyết định ngắn hạn, chi tiết, xác định nội dung công
việc cần tiến hành, người thực hiện và cách thức tiến hành. Trong hoạch định tác
nghiệp, người ta trình bày rõ và chi tiết cần phải làm như thế nào để đạt được những

1. Ảnh hưởng của hoạch định Toàn bộ Cục bộ
2. Thời gian thực hiện Dài hạn Ngắn hạn
3. Môi trường thực hiện Biến đổi Xác định
4. Mục tiêu đề ra Lớn, tổng quát Cụ thể, rõ ràng
5.Thông tin để hoạch định Tổng hợp, không đầy đủ Đầy đủ, chính xác
6. Kết quả thực hiện Lâu dài Có thể điều chỉnh
7. Thất bại nếu xảy ra Nặng nề có thể phải
dừng hoạt động
Có thể khác phục
8. Rủi ro nếu xảy ra Lớn Hạn chế
9. Khả năng của người ra quyết định Khái quát vấn đề Phân tích cụ thể tỷ mỉ
I.4.3. Hoạch định phòng ngừa
Hoạch định phòng ngừa là một hình thức hoạch định tác nghiệp nhằm biến
khủng hoảng thành cơ hội cho tổ chức. Ví dụ giảm ngân sách cơ sở, không thể bố trí
người vào vị trí còn trống, v.v. Viêc này cần quan tâm đặc biệt sử dụng cách tiếp cận
liên ngành một cách có hệ thống:
- Tham khảo sứ mạng của cơ sở thường xuyên;
- Tìm kiếm thông tin có sẵn;
- Thúc đẩy sự tham gia tích cực của nhân viên và các nhà lãnh đạo không
chuyên môn; và
- Tăng cường giám sát và theo dõi.
4
4
Ibid. p. 355.
8
Đối với các sở xã hội là các tổ chức phi chính phủ và phi lợi nhuận hoạt động
trong lĩnh vực nghiên cứu và phát triển hiện nay, việc tìm các nguồn tài chính bền
vững để duy trì hoạt dộng là một thách thức lớn đang đặt ra, đặc biệt là với các tổ
chức trong nước. Việt Nam đã trở thành nước có thu nhập trung bình, đời sống của
người dân ngày một nâng cao, do vậy các nhà tài trợ quốc tế bắt đầu cắt giảm viện trợ

tới nhiệm vụ, vai trò và trách nhiệm của họ.
I.4.5. Phân loại hoạch định theo thời gian
Ngoài cách phân loại hoạch định theo các loại khác nhau thì còn có cách phân
loại hoạch định theo thời gian. Theo cách phân loại này, người ta chia ra:
- Hoạch định dài hạn: Là hoạch định cho thời gian thực hiện kéo dài từ 5 năm
trở lên. Ví dụ, trong Chiến lược quốc gia V giai đoạn 2012 – 2017, bằng phương pháp
tiếp cận dựa trên quyền con người trong phát triển, tổ chức Actionaid đưa ra khẩu hiệu
“Đoàn kết và hành động vì công bằng và phát triển”. Actionaid thực hiện các cam kết
của mình thông qua năm chương trình ưu tiên là 1) thúc đẩy các giải pháp sinh kế và
nông nghiệp bền vừng; 2) nâng cao trách nhiệm giải trình và tình đoàn kết nhân dân
nhằm thay đổi xã hội, tăng cường lãnh đạo trẻ và tín nhiệm xã hội dân sự; 3) thúc đẩy
bình đẳng trong tiếp cận giáo dục chất lượng cho trẻ em; 4) ứng phó với tác động của
thiên tai và biến đổi khí hậu bằng các phương pháp lấy con người làm trung tâm; 5)
xây dựng các giải pháp xã hội và chính trị cho phụ nữ và trẻ em gái.
- Hoạch định trung hạn: Là hoạch định cho khoảng thời gian từ trên 1 năm đến
dưới 5 năm.
- Hoạch định ngắn hạn: Là hoạch định cho khoảng thời gian dưới một năm.
Trong loại hoạch định này, người ta còn có thể phân chia thành:
+ Hoạch định cụ thể: Là hoạch định với những mục tiêu đã được xác định rất
rõ ràng. Không có sự mập mờ và hiểu lầm trong đó. Ví dụ, cơ sở quyết định có 5% trẻ
trong năm nay sẽ được giới thiệu và có được việc làm, Vậy ngân sách, tiến độ, phân
công cụ thể ra sao để đạt mục tiêu đó.
+ Hoạch định định hướng: Là hoạch định có tính linh hoạt đưa ra những hướng
chỉ đạo chung. Ví dụ: Hoạch định trong việc tăng chất lượng cuộc sống cho trẻ trong
năm nay thông qua việc tăng chất lượng bữa ăn, có các hoạt động mới và nâng cao về
giáo dục, y tế, vui chơi giải trí
10
+ Hoạch định định hướng hay được sử dụng hơn hoạch định cụ thể khi môi
trường có độ bất ổn định cao, khi cơ sở đang ở giai đoạn hình thành.
Lưu ý: Việc phân chia các loại hoạch định theo các tiêu thức trên đây chỉ mang

Với một cơ sở sẽ có rất nhiều các hoạt động diễn ra thường xuyên và liên tục,
đòi hỏi công tác quản lý cũng như giám sát phải thật sự kỹ càng và tỷ mỉ thì mới đảm
bảo rằng hoạt động đó mang lại lợi ích thật sự và không có sự lãng phí trong đó. Tuy
nhiên quá trình hoạt động sẽ không tránh khỏi những vấn đề có thể xảy ra, như vậy
việc cần làm là nhà quản trị phải đánh giá các nguy cơ có thể xảy ra trong quá trình
hoạt động, từ đó đề ra những phương án để giải quyết. Các phương án được đề ra phải
phù hợp với từng nguy cơ trước đó, một nguy cơ có thể đề ra nhiều phương án cùng
một lúc để đảm bảo rằng nguy cơ đó sẽ được khắc phục mà không gây ảnh hưởng lớn
đến toàn bộ hệ thống.
1.5.4. Bước 4: Dự báo thành quả của mỗi phương án
Sau khi đã đưa ra được các phương án đối phó nguy cơ cũng như phương án để
phát triển cơ sở, nhà quản trị phải dự báo được thành quả hay kết quả sẽ đạt được của
mỗi phương án. Dựa vào kết quả dự báo đó để dễ dàng lên được chương trình và các
mục tiêu hướng tới
1.5.5. Bước 5: Quyết định phương án tốt nhất
Trong nhiều phương án đề ra cho quá trình hoạt động cơ sở thì yêu cầu phải
chọn lựa ra một phương án phù hợp và khả thi nhất trong điều kiện và bối cảnh hiện
tại. Việc quyết định lựa chọn phương án tốt nhất cũng chính là quyết định kết quả đạt
được của hoạt động cơ sở.
1.5.6. Bước 6: Hoạch định một chương trình hành động cụ thể
Sau khi đã quyết định được phương án tốt nhất, nhà quản trị sẽ bắt tay vào xây
dựng chương trình hoạt động cụ thể.
Đó là chương trình gì? Diễn ra trong bao lâu? Ai là người trực tiếp quản lý và
chịu trách nhiệm? Kinh phí như thế nào?
1.5.7. Bước 7: Sẵn lòng thay đổi
Phương án tốt nhất đã lựa chọn có thể trở nên không phù hợp vì một lý do nào
đó, nhà quản trị lúc này phải thật sự linh động và sẵn sàng đưa ra quyết định thay đổi
12
để đảm bảo cho mục tiêu đề ra và hướng tới sự bền vững của cơ sở cũng như giữ vững
mối liên kết giữa hệ thống các cơ sở

thông tin.
2.2.2. Sắp xếp ưu tiên
Những vấn đề ở cơ sở có thể là một nhưng không phải là duy nhất, nó liên quan
đến nhiều vấn đề hoặc là hệ thống của nhiều vấn đề. Một chương trình có thể không
thể giải quyết được tất cả những vấn đề đó. Việc xác định vấn đề - nhu cầu ưu tiên và
tập trung giải quyết vấn đề đó sẽ thể hiện tính mục đích rõ ràng, không bị dàn trải và
do đó có khả năng mang lại sự thành công cao cho chương trình. Do đó, cần sử dụng
những kỹ thuật thiết lập ưu tiên để lựa chọn những vấn đề ưu tiên, mục tiêu của cơ sở
để giải quyết.
2.2.3. Thiết kế chương trình
Trong một chương trình, có rất nhiều chương trình, kế hoạch nhỏ. Những
chương trình, kế hoạch đưa ra để thực hiện đều nhằm đạt được những mục tiêu của
chương trình. Vì vậy, cần phải xác định đâu là kế hoạch, chương trình ưu tiên thực
hiện trước, kế hoạch nào thực hiện sau. Đối với mỗi chương trình phải xây dựng một
kế hoạch chương trình cụ thể.
Mỗi kế hoạch chương trình (hay kế hoạch công việc) phải chỉ rõ: mục tiêu,
mục đích, đối tượng, hoạt động và kết quả của chương trình có giá trị thế nào đối với
cá nhân, nhóm, cộng đồng. Bên cạnh đó, phải xác định thuận lợi, khó khăn, ưu điểm,
hạn chế khi thực hiện lựa chọn các giải pháp, kế hoạch cho từng mục tiêu. Trong quá
trình xây dựng kế hoạch chương trình, phải theo dõi, đánh và điều chỉnh kế hoạch nếu
cần thiết.
2.2.4. Thực hiện chương trình
Trong giai đoạn này, người làm dự án/ chương trình tiến hành hiện thực hóa
các hoạt động cụ thể theo đúng kế hoạch chương trình đã được xây dựng. Đồng thời,
phải kết nối với các nguồn lực tại cơ sở để có sự trợ giúp và giúp cho việc thực hiện
chương trình đạt hiệu quả cao.
Để thực hiện được chương trình, không thể thiếu vai trò của các tình nguyện
viên và những người làm chương trình. Những tình nguyện viên và người làm chương
trình phải được hướng dẫn, huấn luyện bài bản, nắm rõ được kế hoạch cũng như các
14

Giám sát tập trung vào những yếu tố ở mức độ thấp hơn trong ma trận khung
logic còn đánh giá thì tập trung vào những yếu tố ở mức độ cao hơn và dài hạn hơn.
Hai chức năng này rõ ràng có những điểm trùng lặp và bổ sung cho nhau. Sự khác biệt
giữa hai chức năng này nằm ở góc nhìn của chúng trong việc đánh giá hoạt động liên
quan đến khung logic của một dự án.
Giám sát là công việc quản lý hàng ngày bao gồm thu thập và rà soát thông tin
để biết một dự án đang tiến triển ra sao và có mặt nào cần phải điều chỉnh hay không.
Giám sát dựa trên kết quả tập trung vào đầu ra và theo dõi kết quả cuối cùng đến càng
xa thì càng tốt – tức sự xuất hiện của những thay đổi tích cực về hành vi là kết quả của
đầu ra của dự án. Giám sát thực hiện ở nhiều cấp độ :
- Đầu vào (tài chính, vật chất, huấn luyện và những tài nguyên/dịch vụ khác);
- Đầu ra (hàng hóa và dịch vụ);
- Thành quả (tiếp cận, sử dụng và thỏa mãn của khách hàng/người thụ hưởng);
và
- Tác động (những ảnh hưởng đến cơ hội cuộc sống và mức sống/chất lương
sống).
Trong khi đó, đánh giá được đặc trưng bởi những hoạt động cụ thể như khảo
sát, nghiên cứu hơn việc thu thập thông tin hàng ngày. Đánh giá dựa trên kết quả tập
trung vào những kết quả cuối cùng và tác động và nó bổ sung cho những thông tin
giám sát. Nó đánh giá tổng quát mọi hoạt động, tập trung vào những thay đổi tích cực
hoặc tiêu cực về hành vi vốn là kết quả của một dự án. Đánh giá cung cấp những
thông tin đáng tin cậy và hữu ích, tạo điều kiện để kết hợp những bài học vào trong
quá trình ra quyết định của các nhà quản lý. Cần lên kế hoạch thực hiện một bản đánh
giá giữa kỳ hoặc cuối kỳ để đo lường mức độ tiến triển giữa kỳ so với kết quả cuối kỳ
mà mình muốn đạt; và đánh giá tác động cuối cùng và tính bền vững của dự án.
Ba kiểu lượng giá có thể áp dụng để xác định sự thích hợp và thực hiện các
mục tiêu, tính hiệu quả, kết quả, tác động và tính bền vững của mỗi chương trình /dự
án.
16
- Tiến trình lượng giá xem xét bản chất hoạt động, cơ cấu tổ chức của dự án và

phép truyền đạt động tin bằng một cách dễ dàng với các đồng nghiệp khác trong nhóm
về trạng thái của dự án/ chương trình. Chúng giúp liên kết giữa mọi người/ nguồn lực
trong dự án cùng với nhiều hoạt động trong đó.
Khi quản lý một chương trình/ dự án có nhiều hoạt động phức tạp, sơ đồ Gantt
được khuyên dùng, đặc biệt nếu yêu cầu lao động đầu vào từ các nguồn khác nhau để
hoàn thành các công việc này. Sơ đồ giúp nắm rõ được mối quan hệ giữa các công
việc, ví dụ khi các công việc thực hiện liên tiếp nhau, hoặc có thể được thực hiện song
song.
Sơ đồ Gantt có lợi cho cả những người quản lý chương trình/ dự án và tất cả
những ai tham gia.
2.2.6.2. Mục đích của sơ đồ Gantt
Mục đích của sơ đồ Gantt là xác định một tiến độ hợp lý để thực hiện các công
việc khác nhau của dự án. Sơ đồ GANTT thích hợp cho loại dự án có quy mô nhỏ,
khối lượng công việc ít, thời gian thực hiện của từng công việc và cả dự án không dài.
2.2.6.3. Các bước vẽ sơ đồ Gantt
Phương pháp sơ đồ Gantt nhằm quản lý tiến trình và thời hạn các công việc dự
án. Theo đó, trên hệ trục tọa độ hai chiều:
- Trục tung thể hiện các công việc của dự án
- Trục hoành thể hiện thời gian hoàn thành các công việc này.
 Bước 1. Liệt kê các công việc của chương trình, dự án một cách rõ ràng
 Bước 2. Sắp xếp trình tự thực hiện các công việc một cách hợp lý theo
đúng quy trình
 Bước 3. Xác định thời gian thực hiện của từng công việc một cách thích
hợp
 Bước 4. Quyết định thời điểm bắt đầu và kết thúc cho từng công việc
 Bước 5. Xây dựng bảng phân tích công việc với ký hiệu hóa các công
việc bằng chữ cái Latinh theo mẫu sau:
TT Tên công việc Ký hiệu Độ dài thời
gian
Thời điểm bắt đầu

dụng ngân sách còn được gọi là lập ngân sách, lập kế hoạch ngân sách dự toán ngân
sách. Theo nghĩa rộng, dự toán ngân sách bao gồm cả việc xây dựng cơ cấu phân tách
công việc và việc xác định xem cần dùng những nguồn lực vật chất nào (nhân lực,
thiết bị, nguyên liệu) và mỗi nguồn cần bao nhiêu để thực hiện từng công việc của tổ
chức (cơ sở).
Theo nghĩa hẹp, dự toán ngân sách là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các
hoạt động nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, chất lượng và tiến độ [
7
].
Dự toán ngân sách (thu và chi) thường được thực hiện trước khi kết thúc năm
tài chính vài tháng để kịp chuẩn bị, vì ngân sách đi liền với hoạt động, muốn biết cần
chi bao nhiêu tiền thì phải biết có những hoạt động gì. Năm tài chính được quy ước
không giống nhau giữa các tổ chức và không nhất thiết phải trùng với năm lịch. Ví dụ
năm tài chính của tổ chức World Vision là từ tháng 10 năm trước đến tháng 9 năm
sau.
Dự toán ngân sách có những tác dụng sau:
- Là sự cụ thể hóa của kế hoạch, mục tiêu của tổ chức. Kế hoạch ngân sách
phản ánh nhiệm vụ và các chính sách phân phối nguồn lực của đơn vị.
- Đánh giá chi phí dự tính của các hoạt động (hạng mục chi) trước khi hiệu
lực hóa việc thực hiện.
- Xác định được chi phí cho từng hoạt động và tổng chi phí dự toán của cả tổ
chức.
- Là cơ sở để chỉ đạo và quản lý tiến độ chi tiêu cá hoạt động của tổ chức.
- Thiết lập một đường cơ sở cho việc chỉ đạo và báo cáo tiến trình thực hiện
các hoạt động (kiểm tra tiến độ, báo cáo những chi tiêu không phù hợp với kế hoạch,
tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục, v.v.).
7
Giáo trình Quản lý dự án, Từ Quang Phương, trang 150
20