TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA KẾ TOÁN
~~~~~~*~~~~~~
CHUYÊN ĐỀ
THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH
Đề tài: Hoàn thiện Kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư vấn kiến trúc xây
dựng
Họ tên sinh viên : Nguyễn Thị Thanh
Lớp : KT2- K9
MSSV : HC 090500
Giáo viên hướng dẫn : PGS. TS. Phạm Quang

NĂM 2010
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
LỜI MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế hiện nay, cạnh tranh đang diễn ra ngày
càng quyết liệt và đòi hỏi các doanh nghiệp phải có chiến lược kinh doanh “nhạy
bén” mới có thể tồn tại trên thị trường. Các doanh nghiệp luôn luôn đặt ra câu
hỏi: làm thế nào để có được lợi nhuận cao nhất mà chi phí bỏ ra thấp nhất. Đối
với các doanh nghiệp sản xuất thì câu hỏi đó được cụ thể hóa bằng các chỉ tiêu
như: chi phí đầu vào gồm tư liệu lao động, đối tượng lao động, sức lao động và
khả năng tiêu thụ sản phẩm.
Trong bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào thì nguyên vật liệu cũng là
một trong ba yếu tố chính của quá trình sản xuất. Đó là thành phần chính cấu
thành nên sản phẩm, kết quả chính của quá trình sản xuất. Trên thực tế vấn đề
không chỉ đơn giản là có và sử dụng vật liệu mà điều quan trọng là phải sử dụng
có hiệu quả, tránh tình trạng cung cấp thiếu vật liệu gây ngừng sản xuất hay thừa
vật liệu gây ứ đọng vốn và chi phí về vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong
giá thành sản phẩm. Muốn vậy phải có một quá trình quản lý thích đáng, toàn
diện đối với vật liệu từ khâu cung cấp cả về số lượng, chủng loại, chất lượng và
thời hạn cung cấp để đảm bảo hoạt động bình thường của quá trình sản xuất kinh

lý hóa của chúng rất khác nhau. Do đó yêu cầu bảo quản dự trữ các loại vật liệu
cũng có những nét riêng biệt, có loại vật liệu có thể bảo quản trong kho như: Xi
măng, Sắt thép... có loại lại không thể bảo quản trong kho mà phải để ngoài trời
như: Cát, Sỏi, Đá... Vì vậy mà vật liệu của công ty rất dễ xảy ra hao hụt mất mát.
1.1.1. Phân loại nguyên vật liệu
Giống như các tổ chức xây dựng khác, trung tâm cũng sử dụng các loại vật
liệu phổ biến: Cát, Sỏi, Sắt, Thép, Xi, Gạch, Ngói, Đá...Mỗi loại vật liệu này lại
gồm nhiều chủng loại khác nhau, như Cát có Cát đen, Cát vàng, Xi măng trắng,
Xi măng đen, Thép thì có các loại thép trơn, thép vằn xoắn, quy cách từ Ф6 đến
Ф8…
, Gạch có Gạch xây, Gạch men kinh, Gạch nát...
Đơn vị tính của các loại vật liệu này cũng khác nhau: Các loại Sắt thép,
đinh: Tính bằng Kg ( kilogam), các loại Đá vôi, Cát, Đá 1*2 : Tính bằng ( M
3
),
các loại Xi măng: Tính bằng (Tấn), Gạch, Ngói: Tính theo (viên), riêng gạch vỡ
chỉ có thể tính bằng M
3
, cũng có khi vôi, cát tính theo xe chuyên chở...
Để quản lý được nhiều loại vật liệu khác nhau, với những tính chất lý hóa
khác nhau, Trung tâm phân loại nguyên vật liệu thành các loại sau:
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
4
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Nguyên vật liệu chính: Những loại vật liệu này khi tham gia vào quá trình
thi công nó cấu thành nên cơ sở vât chất chủ yếu của các công trình, hạng mục
công trình. Các loại nguyên vật liệu chính bao gồm: Gạch xây, Xi măng, Sắt thép,
Cát, Sỏi, Đá. Chi phí nguyên vật liệu chính chiếm 55- 60% trong kết cấu giá
thành của công trình.
Vật liệu phụ: Tuy vật liệu phụ không cấu thành nên cơ sở vật chất chủ yếu

chứng từ hợp lệ chứng minh cho các khoản chi hợp lệ của trung tâm trong quá
trình thu mua vật liệu. Kế toán vật liệu phản ánh giá nhập kho theo giá gốc. Giá
gốc trong từng trường hợp được xác định như sau:
Đối với vật liệu mua ngoài:
Giá gốc vật liệu =
Giá mua theo
hóa đơn
+
Chi phí vận chuyển
thu mua
Đối với vật liệu nhập lại kho từ các đội XDCT hoặc vật liệu điều chuyển
giữa các công trình thì giá NVL nhập kho bằng giá vật liệu xuất dùng + Chi phí
vận chuyển.
Giá xuất kho: Nguyên vật liệu dùng cho thi công công trình ở trung tâm
được tính theo giá thực tế, tùy thuộc vào nguồn mà có cách tính giá vật liệu cụ thể:
Đối với vật liệu do các đội thi công mua xuất thẳng cho công trình, giá
vật liệu được tính như sau:
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
6
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Giá vật liệu xuất dùng sử
dụng cho công trình
=
Giá mua theo
hóa đơn
+
Chi phí vận chuyển
thu mua
Đối với vật tư xuất kho cho các đội thi công thì kế toán công trường sẽ sử
dụng giá thực tế đích danh.

số tiền ghi trong phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 2 liên: liên 1 lưu, liên 2
chuyển cho thủ quỹ chi tiền và ghi vào sổ quỹ. Giấy đề nghị tạm ứng là cơ sở để
kế toán ghi nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết TK 111, TK 141 rồi vào sổ cái
TK111,TK 141.
Khi hàng về kho, phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu yêu cầu nhập kho vật
tư.
Tại khâu bảo quản: Trung tâm đã xây dựng được hệ thống kho bãi rộng
rãi với những trang thiết bị hiện đại với đội ngũ nhân viên thủ kho có trình độ
chuyên môn và đạo đức phẩm chất tốt nên khâu bảo quản vật tư tại Trung tâm
được bảo đảm. Việc nhập xuất kho tại Trung tâm được thực hiện theo đúng quy
trình và thủ tục.
Tại khâu sử dụng: Việc xuất dùng vật tư đòi hỏi phải có đầy đủ chứng từ
cần thiết, có sự phê duyệt của Ban lãnh đạo Trung tâm, được tiến hành đúng thủ
tục, đảm bảo hiệu quả trong việc sử dụng NVL.
Tại khâu dự trữ: Để quá trình SXKD của Trung tâm được diễn ra liên tục
Trung tâm đã xây dựng mức tồn kho tối đa, tối thiểu cho từng loại nguyên vật
liệu. Trung tâm không dự trữ quá nỏ nhiều vật tư để đảm bảo vật liệu không bị
hao hụt.
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
8
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Trung tâm
Việc quản lý nguyên vật liệu tại trung tâm do hai bộ phận đảm nhiệm là
thủ kho quản lý vật liệu về mặt số lượng và chủng loại, kế toán quản lý về mặt
giá trị. Vật liệu sử dụng tại trung tâm là những vật liệu phổ biến dễ mua nên
nguyên tắc quản lý của trung tâm là không lưu kho, dự trữ ít.
Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước cơ quan nhà nước về mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh của Trung tâm. Giám đốc là người đưa ra các định
hướng phát triển của Trung tâm, tổ chức quản lý, kiểm soát mọi hoạt động mua
bán, sử dụng nguyên vật liệu và là người đưa ra các nội quy, quy chế để quản lý

dụng.
Sau khi kiểm nhận hàng đầy đủ kế toán trưởng sẽ ủy quyền cho các kế
toán viên thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Tùy vào hợp đồng đã ký kết mà
có thể thanh toán nửa giá trị hợp đồng hoặc cả tuỳ theo sự nhất trí của hai bên.
Thủ kho là người chịu trách nhiệm kiểm nhận và lưu giữ nguyên vật liệu
đối với những vật liệu chưa sử dụng vẫn còn lưu trong kho. Nếu có hiện tượng
hao hụt hoặc thiếu mất mát nguyên vật liệu thì tùy vào tính chất hao hụt mà giám
đốc đưa ra các quyết định xử lý. Nếu hao hụt mất mát trong quá trình vận chuyển
do nhà cung cấp thì sẽ được xử lý trừ vào giá trị hợp đồng. Còn nếu hao hụt khi
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
10
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
vật tư được xuất thẳng tới các đội thì tổ trưởng các đội thi công sẽ là người chịu
trách nhiệm. Khi đó tổ trưởng các đội phải tìm ra nguyên nhân và giải trình với
giám đốc lý do hao hụt. Giám đốc sẽ có quyết định xử lý thích hợp nếu đó là
nguyên nhân chủ quan hay là cố ý…
Đối với các hợp đồng mua nguyên vật liệu có giá trị khoảng 100 tr thì
giám đốc sẽ ủy quyền cho phó giám đốc kinh doanh tự ký kết hợp đồng mua
hoặc giao dịch
Hàng năm cứ 6 tháng một lần giám đốc sẽ ra quyết định kiểm kê nguyên
vật liệu. Nằm trong ban kiểm kê là 2 kế toán viên tại phòng tài chính kế toán
cùng với thủ kho tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu. Sau khi kiểm kê xong sẽ lập
biên bản kiểm kê gửi lên giám đốc. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thì giám đốc sẽ
có quyết định khiển trách hoặc đình chỉ công việc của thủ kho nếu có dấu hiệu
mất mát hao hụt quá quy định.
Trách nhiệm của ban kiểm kê là phản ánh một cách trung thực tình trạng
hao hụt thừa thiếu nguyên vật liệu với ban giám đốc của Trung tâm. Sau khi
kiểm kê xong thì ban kiểm kê phải điều tra nguyên nhân tại sao lại thiếu nguyên
vật liệu hoặc thừa. Nguyên nhân có thể là do sử dụng quá mức nguyên vật liệu từ
các đội thi công hoặc do thủ kho xuất thừa so với định mức dùng làm lãng phí

TK 152
Bảng tổng hợp nhập
xuất tồn
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
vật liệu
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
Thẻ kho
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng:
Đối chiếu:
Thủ kho chuyển CT cho kế toán:

Công việc của Thủ kho:
Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho thủ kho sẽ tiến hành vào thẻ kho,
mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng danh
điểm vật liệu. Sau đó, hàng ngày thủ kho sẽ chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất
kho cho kế toán thống kê ở các đội ghi sổ. Cuối tháng thủ kho tiến hành tổng
cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật liệu.
Công việc của kế toán:
Sau khi nhận được chứng từ xuất, nhập kho kế toán đội phải kiểm tra, đối
chiếu ghi đơn giá hạch toán và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ
nhập, xuất vào sổ chi tiết vật liệu theo dõi cho từng danh điểm vật liệu tương ứng
với thẻ kho mở ở kho. Sổ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi
cả về mặt giá trị. Mỗi danh điểm vật liệu được mở một trang để theo dõi. Cuối
tháng kế toán đội sẽ cộng sổ kế toán chi tiết vật liệu sau đó đối chiếu tính khớp

Trường hợp nhập kho vật liệu sau khi đã xuất dùng hoặc thu hồi phế liệu
trong sản xuất: Căn cứ vào “tờ kê danh sách vật liệu nhập” về đã có chữ ký của
thủ kho (Hàng đã dùng rồi nhập lại), Kế toán vật tư tổ chức kiểm kê, đánh giá
giá trị còn lại của vật liệu thu hồi và xác định lại giá nhập, sau đó làm thủ tục
nhập kho như trường hợp mua ngoài nhưng 1 liên phiếu nhập được dùng để đóng
vào chứng từ thanh toán quyết toán khi công trình hoàn thành, làm cơ sở giảm
chi phí sản xuất cho khoản mục vật liệu.
Trường hợp nhập kho do điều chuyển giữa các công trình: Căn cứ vào yêu
cầu điều chuyển của Giám đốc, bộ phận cung ứng sẽ lập “phiếu xuất kho kiêm
vận chuyển nội bộ”, nhân viên cung ứng sẽ mang hai liên đến thủ kho xuất hàng
và ghi thẻ kho, ký nhận ở phần thực xuất. Sau đó giữ lại một liên giao cho kế
toán đội, 1 liên giao cho người nhận để giao cho thủ kho nhập hàng và ký nhận ở
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
14
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
phần thực nhập rồi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho giao cho kế toán ở các đội
hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất.
2.1.3. Chứng từ và thủ tục xuất kho vật liệu tại Trung tâm;
Vật liệu chủ yếu được xuất cho các đội thi công công trình, căn cứ vào số
lượng vật liệu yêu cầu được giám đốc duyệt, bộ phận cung ứng sẽ lập “phiếu
xuất” gồm 3 liên: 1 lưu, 1 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế
toán, 1 liên người nhận giữ.
Sau khi có đầy đủ phiếu nhập, phiếu xuất với đầy đủ chữ ký, thủ kho sẽ
tiến hành vào thẻ kho phần nhập, phần xuất, rút số lượng tồn trên thẻ kho.
Hàng ngày kế toán nhận chứng từ do thủ kho gửi lên làm căn cứ lập sổ chi
tiết vật liệu theo dõi chi tiết cho từng danh điểm vật liệu.
Cuối tháng tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho của thủ kho và sổ chi tiết vật
liệu của kế toán, căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu kế toán lập bảng tổng hợp nhập-
xuất- tồn sử dụng tại công trình.
Cuối tháng, cuối quý kế toán đối chiếu số liệu trên phiếu xuất kho, sổ chi

và phòng kế toán với nhiệm vụ phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số
lượng, giá trị vật liệu làm cơ sở ghi sổ kế toán, giám sát sự biến động
của nguyên vật liệu.
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
16
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Trường hợp mua hàng về nhập kho:
VD: Ngày 15/03/2010 tạm ứng cho Nguyễn Thanh Hải đội trưởng đội
XDCT số 1 mua xi măng, đá 2*4, cát vàng… cho công trình Phân xưởng 01 số
tiền là : 48.000.000đ
Khi đó, kế toán định khoản:
Nợ TK 141( Anh Hải) : 48.000.000
Có TK 111 : 48.000.000
Cụ thể:
Biểu 2.1:
Đơn vị: Trung tâm Tư
vấn Kiến trúc Xây dựng
Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung
cư văn Quán, Phúc La, Hà
Đông, Hà Nội.
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày15 /03/2010
Mẫu số: 03-TT
QĐ số 15/2006/QĐ-
BTC
Ngày 20 tháng 03
năm 2006 của Bộ
trưởng BTC
Số:
Kính gửi: Giám đốc Trung tâm Tư vấn Kiến trúc Xây dựng

QĐsố:15/2006/QĐ-
BTC
Ngày 20 tháng 03 năm
2006 của Bộ Tài Chính
Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Thanh Hải.
Địa chỉ: Đội XD số 1
Lý do chi: Mua nguyên vật liệu cho công trình Biển lán Bè cột 8 Hạ
Long, Số tiền: 48.000.000 ( viết bằng chữ ): Bốn tám triệu đồng chẵn.
Kèm theo 01 Chứng từ gốc: GĐNTƯ
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bốn tám triệu đồng chẵn.
Ngày 15 tháng 03 năm 2010
Giám đốc
( Đã ký)
Kế toán trưởng
(Đã ký)
Thủ quỹ
(Đã ký)
Người lập phiếu
(Đã ký)
Người nhận tiền
(Đã ký)
Nguyên vật liệu mua về sẽ được làm thủ tục nhập kho, thủ kho công
trường cùng đội trưởng, nhân viên cung ứng tiến hành kiểm tra chất lượng, số
lượng nguyên vật liệu, đối chiếu với hóa đơn của nhà cung cấp sau đó tiến hành
vào phiếu nhập kho.
Căn cứ vào phiếu nhập kho, cuối tháng kế toán sẽ vào sổậ chi tiết nguyên
vật liệu sau đó vào sổ nhật ký chung.
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Người mua hàng
( Đã ký)
Người bán hàng
( Đã ký )
Thủ trưởng đơn vị
( Đã ký, đóng dấu )
Biểu 2.3:
Đơn vị: Trung tâm Tư vấn
Kiến trúc Xây dựng
Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung
cư văn Quán, Phúc La, Hà
Đông, Hà Nội.
PHIẾU NHẬP
KHO
Ngày 15/03/2010
Số: 16
Nợ TK:152
Có TK:141
Mẫu số:01-VT
QĐ15/2006/QĐ-
BTC.
Ngày20/03/2006
của BTC
Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Thanh Hải
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
19
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Theo hóa đơn số: 0088687 ngày 15/03/2010
Nhập tại kho: Phân xưởng 01.
S

Nợ TK 133: 4.350.000
Có TK 141: ( Anh Hải ) : 47.850.000
Sau khi ghi nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái có liên quan.
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
20
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Trường hợp NVL mua về không qua kho mà chuyển thẳng đến chân công
trình:
Ví dụ: Ngày 20/03/2010 tạm ứng cho anh Nguyễn Quang Lâm đội trưởng
đội XDCT số 4 để mua nguyên vật liệu xây dựng công trình Đường bao biển lán
bè - Cột 8, Hạ Long, Quảng Ninh . Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 141 – Anh Lâm: 120.000.000
Có TK 111 : 120.000.000
Khi vật liệu mua về và được đưa thẳng tới công trình, kế toán căn cứ vào
hóa đơn của người bán hàng mà nhân viên cung ứng mang về để nhập vào kho
vật liệu như các trường hợp thu mua bên ngoài. Trong trường hợp này khi viết
phiếu nhập thì đồng thời bộ phận cung ứng cũng viết luôn phiếu xuất kho cho
công trình luôn. Các phiếu nhập, xuất đều được phản ánh vào sổ kế toán giống
như từ nguồn mua ngoài và xuất kho dùng cho sản xuất.
HÓA ĐƠN
GÍA TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 20/03/2010
Mẫu số: 01 GTKT – 3 LL
AM/2010T
0080452
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Thiên Hải
Địa chỉ: Xóm 3 - Xuân Dục - Yên Thường - Gia Lâm - Hà Nội.
Điện thoại MST: 0102253560
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9

Địa chỉ: 218 CT 7A, Chung
cư văn Quán, Phúc La, Hà
Đông, Hà Nội.
PHIẾU NHẬP
KHO
Ngày 15/03/2010
Số: 17
Nợ TK:152
Có TK:141
Mẫu số:01-VT
QĐ15/2006/QĐ-
BTC.
Ngày20/03/2006
của BTC
Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Quang Lâm
Theo hóa đơn số: 0080452 ngày 20/03/2010
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
22
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Nhập tại kho: Hạ Long, Quảng Ninh .
STT
Tên, quy cách Vật
tư
ĐVT
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Theo CT Thực nhập
1 Dây Thép 1 ly Kg 300 300 14.000 4.200.000
2 Đinh 5 cm Kg 30 30 15.000 450.000
3 Thép Ф 6 A1 Kg 1.500 1.500 14.500 21.750.000

Địa chỉ: Đội XDCT số 4
Lý do xuất kho: Xây dựng công trình Biển lán Bè cột 8 Hạ Long, QN
SV: Nguyễn Thị Thanh Lớp KT2- K9
23
GVHD: PGS. TS. Phạm Quang Chuyên đề thực tập
Xuất tại kho: Hạ Long, QN
STT
Tên nhãn hiệu, quy
cách phẩm chất vật tư
Mã
số
Đơn vị
tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
1 Dây Thép 1 ly Kg 300 300 14.000 4.200.000
2 Đinh 5 cm Kg 30 30 15.000 450.000
3 Thép Ф 6 A1 Kg 1.500 1.500 14.500 21.750.000
4 Thép Ф 8 A1 Kg 2.000 2.000 14.500 29.000.000
5 Thép Ф 10 A1 Kg 1.200 1.200 14.400 17.280.000
6 Thép Ф 12 A1 Kg 1.500 1.500 14.300 21.450.000
7 Thép Ф 14 A1 Kg 1.000 1.000 14.300 14.300.000
Tổng 108.430.000
Tổng số tiền( viết bằng chữ): Một trăm linh tám triệu bốn trăm ba mươi ngàn
đồng chẵn.
Số chứng từ gốc kèm theo: PNK số 17
Ngày 20 tháng 03 năm 2010
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) ( Đã ký) (Đã ký) ( Đã ký)