Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thơng mại
Mở đầu
1. ý nghĩa của Đề tài nghiên cứu
Nghị quyết Đại hội Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ VIII, IX, X tiếp tục đờng
lối đổi mới và mở cửa nền kinh tế, thực hiện chiến lợc công nghiệp hóa - hiện đại
hóa đất nớc là "hớng mạnh vào xuất khẩu". Trong số các mặt hàng xuất khẩu truyền
thống của Việt Nam, Thủy sản đang trở thành mặt hàng xuất khẩu chủ lực và hấp
dẫn. Công ty Cổ phần XNK Thủy sản Quảng Bình chủ yếu là kinh doanh xuất khẩu
với mặt hàng chủ đạo là mực đông lạnh. Công ty cũng đã thực hiện khá tốt các hoạt
động xuất khẩu và đạt kết quả quan trọng. Tuy nhiên thực tế cho thấy, số lợng hợp
đồng ký kết với đối tác nớc ngoài còn ít, hiệu quả hoạt động XK Thuỷ sản còn thấp.
Nguyên nhân, ngoài khó khăn khách quan về nguồn hàng, công ty còn có hạn chế,
vớng mắc ở một số khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng XK Thủy sản.
Với nhận thức đó, trên cơ sở những kiến thức đã học và sự hớng dẫn,giúp đỡ
của các cán bộ nhân viên trong công ty, em chọn đề tài: "Thực trạng và giải pháp
hoàn thiện tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng xuất khẩu tại Công ty Cổ phần
Xuất nhập khẩu Thủy sản Quảng Bình" làm bài luận văn tốt nghiệp của mình.
2. Mục đích của Đề tài
Phân tích, đánh giá thực trạng quy trình thực hiện HĐXK mặt hàng thủy sản
của Công ty CP XNK TS QB trong thời gian qua. Trên cơ sở đó đề xuất những giải
pháp hữu hiệu và kịp thời nhằm hoàn thiện quy trình XK mặt hàng thủy sản của
Công ty.
3. Đối tợng, phạm vi nghiên cứu
Từ thực trạng kinh doanh của Công ty nghiên cứu quy trình tổ chức thực hiện
HĐXK hàng thuỷ sản của Công ty CP XNK TS QB trong thời gian vài năm gần đây.
4. Kết cấu: Ngoài Mở đầu, Kết luận, Phụ lục, luận văn có 3 chơng:
Chơng 1. Khái quát về quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
Chơng 2. Thực trạng tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng xuất khẩu
thủy sản tại công ty cổ phần XNK Thủy sản Quảng Bình.
Chơng 3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng xuất
khẩu thủy sản tại công ty cổ phần XNK Thủy sản Quảng Bình.

đồng ủy thác, hợp đồng môi giới, hợp đồng đại lý và hợp đồng gia công quốc tế.
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thơng mại
- Theo hình thức HĐ có 2 loại: hình thức văn bản và hình thức miệng.
1.1.4. Nội dung chủ yếu của HĐXK
a. Phần trình bày chung:
- Số hiệu hợp đồng (Contract No...): tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm
tra, giám sát, điều hành và thực hiện Hợp đồng giữa các bên.
- Địa điểm và ngày ký kết HĐ: Nằm ở cuối hợp đồng, nếu trong hợp đồng
không có thỏa thuận gì thêm thì hợp đồng sẽ có hiệu lực pháp lý kể từ ngày kí kết.
- Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký HĐ: ghi đầy đủ, chính xác tên (theo
giấy phép thành lập), địa chỉ, ngời đại diện, chức vụ của các chủ thể HĐ.
- Các định nghĩa dùng trong HĐ (General Definition): Trong HĐ có thể sử
dụng các thuật ngữ mà các thuật ngữ này ở các quốc gia khác nhau có thể hiểu theo
những cách khác nhau, để tránh sự hiểu nhầm, những thuật ngữ hay những vấn đề
quan trọng phải đợc định nghĩa.
- Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng: hiệp ớc đơn phơng, song phơng, hay có thể
là các hiệp định Chính phủ đã ký kết, hoặc là các nghị định th ký kết giữa các Bộ ở
các quốc gia hoặc sự tự nguyện của hai bên tham gia ký kết hợp đồng.
b. Nội dung cơ bản của các điều khoản của HĐ
*Điều khoản về tên hàng (Commodity): Điều khoản này chỉ rõ đối tợng mua
bán trao đổi. Vì vậy ngời ta luôn tìm cách diễn đạt chính xác tên hàng. Có nhiều
cách để biểu đạt nh ghi tên hàng kèm theo tên địa phơng sản xuất, ghi tên hàng kèm
theo tên hàng sản xuất, tên hàng kèm theo quy cách chính của nó.
*Điều khoản về số l ợng (Quantity): Quy định số lợng hàng hóa giao nhận, đơn
vị tính, phơng pháp xác định trọng lợng. Nếu số lợng hàng hóa giao nhận, quy định
phỏng chừng thì phải quy định ngời đợc phép lựa chọn dung sai về số lợng và giá cả
tính số lợng hàng hóa đó.
*Điều khoản về chất l ợng (Quality): Điều khoản này quy định chất lợng của
hàng hóa giao nhận, là cơ sở để giao nhận chất lợng hàng hóa. Đặc biệt khi có tranh

thực tế tùy thuộc từng hợp đồng cụ thể mà có thêm các điều khoản khác nh: Điều
khoản bảo hiểm, điều khoản vận tải, điều khoản cấm vận chuyển bán...
c. Phần kí kết hợp đồng:
Phần này nêu rõ HĐ đợc thành lập thành mấy bản, mỗi bên giữ mấy bản và mỗi
bản có giá trị và hiệu lực nh nhau đợc bên mua, bên bán ký và đóng dấu.
1.2. Quy trình tổ chức thực hiện HĐXK
1.2.1. Mở th tín dụng (L/C) và kiểm tra th tín dụng
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thơng mại
Nếu HĐXK quy định việc thanh toán bằng phơng thức tín dụng chứng từ thì tr-
ớc khi đến thời hạn đã thoả thuận trong HĐ, doanh nghiệp kinh doanh XK phải tiến
hành nhắc nhở, đôn đốc ngời mua mở th tín dụng (L/C) đúng thời hạn. Chỉ khi ngời
mua mở L/C thì mới thể hiện rõ mục đích muốn nhận hàng và thanh toán tiền hàng
và làm cơ sở cho doanh nghiệp tiến hành các bớc tiếp theo trong hợp đồng đã kí kết.
1.2.2. Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Là việc chuẩn bị hàng bao gồm các khâu: tập trung hàng XK, bao bì đóng gói,
kẻ ký hiệu mã hiệu hàng hoá.
- Tập trung hàng XK: Là tập hợp lô hàng đầy đủ về số lợng, phù hợp về chất l-
ợng, đúng thời điểm để tối u hoá đợc chi phí. Để chuẩn bị hàng cho XK thì các
doanh nghiệp phải tập trung, thu gom từ nhiều đơn vị sản xuất khác nhau thông qua
các hợp đồng thu mua hoặc bên XK tự tổ chức sản xuất hàng phục vụ XK.
- Bao bì đóng gói hàng XK: Bao bì là một loại vật phẩm dùng để bao gói và
chứa đựng hàng hóa, đồng thời có tác dụng quảng cáo và hớng dẫn tiêu dùng. Yêu
cầu đối với bao bì hàng XK là phải đảm bảo an toàn, phải phù hợp với các điều kiện
bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, bao bì phải phù hợp với tiêu chuẩn, luật lệ quy định,
tập quán và thị hiếu tiêu dùng. Ngoài ra bao bì cần hấp dẫn, thu hút đợc khách hàng
và bao bì phải đảm bảo tính kinh tế tùy thuộc vào hợp đồng quy định.
- Kẻ ký mã hiệu hàng hóa xuất khẩu: Kẻ ký mã hiệu là những ký hiệu bằng
chữ, bằng số hoặc bằng hình đợc ghi trên các bao bì bên ngoài nhằm thông báo
những thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hóa.

phơng tiện và tối u hóa chi phí.
- Căn cứ vào điều kiện vận tải nh hàng hóa thông dụng hay hàng hoá đặc biệt,
chuyên chở theo chuyến hay chuyên chở liên tục...
- Ngoài ra phải căn cứ vào các điều kiện khác trong Hợp đồng xuất khẩu nh
quy định mức trọng tải tối đa của phơng tiện, mức bốc dỡ....
Việc thuê tàu đòi hỏi phải có các nguồn thông tin về hãng tàu trên thế giới, giá
cớc vận tải, các loại hợp đồng, các luật quốc tế và quốc gia về vận tải. Có thể áp
dụng hình thức trực tiếp đi thuê hoặc uỷ thác việc thuê tàu cho Công ty hàng hải.
1.2.5. Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Bảo hiểm là một sự cam kết của ngời bảo hiểm bồi thờng cho ngời đợc bảo
hiểm về những mất mát, thiệt hại của đối tợng bảo hiểm do những rủi ro đã thỏa
thuận gây ra, với điều kiện đã mua cho đối tợng đó một khoản phí bảo hiểm.
* Khi mua bảo hiểm cho hàng hoá cần dựa vào các căn cứ: điều kiện cơ sở giao
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thơng mại
hàng trong hợp đồng; tính chất hàng vận chuyển.và điều kiện vận chuyển.
* Nghiệp vụ mua bảo hiểm gồm:
- Xác định nhu cầu mua bảo hiểm: doanh nghiệp phải phân tích để xác định
nhu cầu bảo hiểm cho hàng hoá, xác định giá trị bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm.
- Xác định loại hình bảo hiểm:có thể kí kết HĐ bảo hiểm với Công ty bảo hiểm
theo 2 cách là ký HĐ bảo hiểm bao hoặc kí HĐ bảo hiểm chuyến.
- Lựa chọn Công ty bảo hiểm và đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh
toán chi phí bảo hiểm, nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy tờ chứng nhận bảo hiểm.
* Phân loại bảo hiểm: Hiện nay thờng áp dụng ba điều kiện bảo hiểm chính
- Bảo hiểm điều kiện A: Bảo hiểm mọi rủi ro.
- Bảo hiểm điều kiện B: Bảo hiểm có bồi thờng tổn thất riêng.
- Bảo hiểm điều kiện C: Bảo hiểm không bồi thờng tổn thất riêng.
1.2.6. Làm thủ tục hải quan
Quy trình làm thủ tục hải quan theo luật Hải quan Việt Nam bao gồm:
- Khai báo hải quan và nộp tờ khai; xuất trình hàng hoá.

tiền hoặc chấp nhận trả tiền thì mới giao chứng từ để họ nhận hàng. Có 2 loại là nhờ
thu trả tiền ngay (D/P) và nhờ thu chấp nhận trả tiền (D/A).
*Thanh toán bằng phơng thức trả tiền mặt :Ngời mua thanh toán cho ngời bán
bằng tiền mặt khi ký hợp đồng hoặc đặt hàng (CWD) hoặc trớc khi giao hàng (CBD)
hoặc khi ngời bán giao hàng (COD) hoặc khi ngời bán xuất trình chứng từ (CAD).
Các chứng từ thờng sử dụng trong thực hiện hợp đồng.
- Hóa đơn thơng mại: là chứng từ phục vụ cho công tác thanh toán.
- Bảng kê khai chi tiết và phiếu đóng gói bảng kê chi tiết hàng hóa.
- Phiếu chứng nhận số lợng hoặc trọng lợng, phẩm chất hàng hóa.
- Phiếu chứng nhận xuất xứ, chứng nhận kiểm dịch hàng hóa.
- Chứng từ vận tải,chứng từ bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm.
1.2.9. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Khi khách hàng có sự vi phạm những thoả thuận đã đợc ký kết thì doanh
nghiệp XK có thể khiếu nại với trọng tài hoặc trong các trờng hợp cần thiết có thể
kiện ra Toà án. Việc tiến hành khiếu nại phải đợc tiến hành kịp thời, thận trọng, tỉ mỉ
dựa trên những căn cứ chứng từ kèm theo. Ngợc lại, nếu doanh nghiệp XK bị khiếu
nại thì cần nghiêm túc, thận trọng xem xét yêu cầu của khách hàng để giải quyết kịp
thời. Doanh nghiệp có thể giải quyết khiếu nại bằng những cách sau:
- Giao bù hàng thiếu ở những lô sau.
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thơng mại
- Đòi tiền, đổi lại hàng bị hỏng hoặc sửa chữa những h hỏng.
- Giảm giá hàng XK, khoản tiền giảm trừ đợc tính bằng hàng giao sau này.
Doanh nghiệp chỉ có thể giải quyết khiếu nại trong thời hạn ghi trong hợp
đồng, ngoài thời gian đó có thể từ chối việc giải quyết.
1.3. Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức thực hiện hợp
đồng xuất khẩu
Thực hiện tốt HĐXK là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp đan xen chặt
chẽ với nhau, phải dựa trên cơ sở thực hiện tốt từng mắc xích công việc theo một
trình tự logic kế tiếp nhau. Mỗi khâu trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng đều

Công ty CP XNK TS QB trớc đây là Xí nghiệp Đông lạnh Đồng Hới, tiền thân
là Xí nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu tổng hợp Đồng Hới đợc thành lập tháng 8 năm
1989 theo quyết định số 1777/QĐ-UB ngày 31/12/1986 của UBND Tỉnh Bình Trị
Thiên. Thực hiện việc cổ phần hóa DNNN, UBND Tỉnh Quảng Bình có Quyết định
số 06/2003/QĐ-UB ngày 01/03/2003 chuyển đổi Xí nghiệp Đông lạnh Đồng Hới
thành Công ty Cổ phần XNK Thủy sản Quảng Bình.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty (xem Phụ lục 1)
2.1.2. Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần xuất nhập
khẩu Thủy sản Quảng Bình
a. Ngành nghề kinh doanh của Công ty
- Tổ chức thực hiện nuôi trồng, khai thác, thu mua nguyên liệu, sản xuất chế
biến và kinh doanh các mặt hàng thủy hải sản, nông sản, súc sản, lâm sản.
- Kinh doanh XNK trực tiếp thủy hải sản, nông sản, súc sản, lâm sản và các
loại nguyên liệu, thiết bị, hàng hóa phục vụ sản xuất và tiêu dùng trong, ngoài
ngành.
- Sản xuất và dịch vụ bảo trì bảo dỡng, sửa chữa các thiết bị cơ điện lạnh, cơ
khí, máy móc và các sản phẩm dệt may.
- Dịch vụ vận chuyển, gia công, bảo quản hàng đông lạnh.
- Dịch vụ xuất khẩu lao động.
- Kinh doanh nhà khách, khách sạn, dịch vụ du lịch.
b. Thị trờng tiêu thụ sản phẩm của Công ty
Công ty Cổ phần XNK Thủy sản Quảng Bình có mạng lới thị trờng tiêu thụ t-
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thơng mại
ơng đối ổn định.
- Thị trờng trong nớc chủ yếu là các Công ty: SEAPRODEX Đà Nẵng,
SEAPRODEX Hà Nội, Công ty TNHH Hoàng Lai TP Hồ Chí Minh, Công ty TNHH
thực phẩm Anh Đào - Nha Trang, Công ty XNK Quảng Trị, Xí nghiệp nuôi trồng
Quảng Bình, Công ty Thủy sản Huế, Chi nhánh chất lợng ở Đà Nẵng... và các cá
nhân trong và ngoài tỉnh thu mua với số lợng khá lớn.

Tuy nhiên do sự cạnh tranh luôn diễn ra ngày càng quyết liệt, thêm vào đó là sự
khắc nghiệt của thời tiết, việc đánh bắt hải sản tràn lan không theo quy hoạch nên trữ
lợng đánh bắt của ngời dân trong vùng có chiều hớng giảm sút và sự khan hiếm của
nguồn nguyên liệu đã làm cho sản lợng thu mua nguyên liệu bị giảm, làm cho đầu
vào gia tăng vì vậy dẫn đến kết quả kinh doanh của Công ty đầu năm 2007 có xu h-
ớng giảm sút.
*Kết quả hoạt động XK của công ty CP XNK TS QB ( xem phụ lục 3)
Đối chiếu bảng 2 với bảng 1 có thể thấy tổng doanh thu của Công ty đa phần là
nhờ xuất khẩu. Trớc đây hàng xuất khẩu chủ yếu là mực khô lột da cao cấp và mực
khô nguyên da. Nhng gần đây, sản lợng mực khô chế biến giảm xuống mạnh, Công
ty tập trung sản xuất, xuất khẩu hàng đông nhiều hơn và coi mặt hàng mực đông là
chủ đạo. Tổng kim ngạch xuất khẩu mực đông trong hai năm qua cũng có tăng lên,
năm 2005 đạt 999,737 nghìn USD đến năm 2006 đạt 1.630.300 nghìn USD. Tuy
nhiên, mặt hàng xuất khẩu của Công ty hạn hẹp, chủ yếu là mực đông. Mạng lới thị
trờng tiêu thụ thì bó hẹp, chỉ tập trung ở một số nớc nh Nhật Bản, Hồng Kông, Đài
Loan. Chính vì mặt hàng hạn hẹp, thị trờng bó hẹp nên tốc độ tăng trởng không cao.
Vì vậy Công ty cần phải phát triển mặt hàng tiêu thụ cũng nh thị trờng tiêu thụ hàng
xuất khẩu để mặt hàng xuất khẩu ngày càng nhiều và thị trờng xuất khẩu rộng rãi và
ổn định hơn.
2.2. Thực trạng tổ chức thực hiện quy trình Hợp đồng
xuất khẩu thủy sản tại Công ty Cp XNK thủy sản Quảng
Bình
*Quy trình tổ chức thực hiện HĐXK tại CT CP XNK TS QB(xem phụ lục4)
2.2.1. Giục mở L/C và kiểm tra L/C
Trong việc thực hiện Hợp đồng, Công ty thờng thanh toán bằng phơng thức tín
dụng chứng từ nên sau khi hợp đồng đợc ký kết, Công ty sẽ nhắc nhở, giục bên nhập
khẩu mở ngay L/C và tiến hành kiểm tra L/C có phù hợp với hợp đồng hay không.
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thơng mại
Nếu phù hợp Công ty sẽ tiến hành thực hiện hợp đồng đã kí kết. Việc giục mở L/C

Sinh viên: Cao Thị Vân Anh
Luận văn tốt nghiệp Khoa: Thơng mại
PA (cấp đông), cuối cùng sản phẩm đợc đóng lại bằng thùng carton.
c. Kẻ ký mã hiệu hàng hóa
Việc kẻ ký hiệu mã hiệu cho hàng thuỷ sản xuất khẩu không quá cầu kỳ, tốn
kém. Sau khi hàng hoá đợc đóng gói vào thùng, Công ty tiến hành ký mã hiệu lên
bao bì bên ngoài nhằm thông báo những thông tin cần thiết cho việc giao nhận, bốc
dỡ và bảo quản hàng hoá. Thông thờng trên bao bì sẽ ghi tên ngời nhận, ngời gửi,
trọng lợng, địa điểm hàng đến
2.2.3. Kiểm tra hàng xuất khẩu
Trớc khi giao hàng Công ty kiểm tra kỹ lỡng hàng xuất khẩu. Thông thờng nội
dung chủ yếu mà Công ty kiểm tra là về chất lợng, số lợng, bao bì... nhằm đảm bảo
phù hợp với hợp đồng. Việc kiểm tra chất lợng, số lợng hàng thủy sản đợc công ty
cử ngời kiểm lần thứ nhất tại nơi thu mua. Tại đây các cán bộ của công ty xem xét
và kiểm tra chất lợng có đảm bảo độ tơi sống và đủ về số lợng cha. Khi chuẩn bị
giao hàng cho phơng tiện vận tải, cán bộ Công ty dựa vào điều khoản của hợp đồng
để tiếp tục kiểm tra chất lợng, số lợng, bao bì, kí hiệu hàng hóa theo đúng hợp đồng.
2.2.4. Thuê phơng tiện vận tải
Khâu quan trọng đầu tiên trong công việc thuê phơng tiện vận chuyển là tìm
hiểu về phơng tiện cần thuê. Nhận biết đợc điều đó nên khi thuê tàu, Công ty luôn
nghiên cứu kỹ, tìm kiếm thông tin về các hãng tàu và cử các cán bộ nắm chắc nghiệp
vụ thuê tàu và giàu kinh nghiệm đảm nhận.
Công việc thuê phơng tiện vận tải đợc tiến hành nh sau: Công ty thuê container
tại cảng Hải Phòng, ký hợp đồng thuê xe kéo container từ cảng Hải Phòng về xởng
chế biến sản phẩm của Công ty. Sau khi xếp hàng lên container, tiếp tục chở
container ra cảng Hải Phòng. Điều kiện giao hàng chủ yếu của Công ty là FOB Hải
Phòng và một số trờng hợp áp dụng điều kiện CIF, khi đó Công ty sẽ tiến hành
nghiệp vụ thuê tàu. Công ty đã lựa chọn phơng thức thuê tàu chợ là do công ty thờng
áp dụng phơng pháp gửi hàng nguyên container, thời gian đàm phán thuê tàu và
chuyên chở đợc rút ngắn vì nghiệp vụ thuê tàu đơn giản và tàu chạy theo lịch trình

- Giao hàng lên tàu do ngời mua chỉ định tại cảng quy định: cán bộ công ty làm
thủ tục thông quan XK, tiến hành kiểm tra hàng và lấy giấy chứng nhận về chất l-
ợng. Sau đó thông báo cho khách hàng về số lợng, chất lợng của lô hàng để khách
hàng lựa chọn phơng tiện vận tải cho phù hợp. Cán bộ của công ty thờng xuyên liên
lạc với cơ quan điều hành cảng để nắm vững kế hoạch giao hàng nh: ngày, giờ tàu
đến cảng và bốc hàng.
Sinh viên: Cao Thị Vân Anh