Website: Email : Tel : 0918.775.368
lời nói đầu
Tất cả chúng ta ai cũng biết rằng công tác kế toán là một bộ phận tối
quan trọng, không thể thiếu ở bất kì một công ty, một doanh nghiệp sản xuất
nào. Vì công tác kế toán phản ánh hoạt động thu chi tài chính của mỗi đơn vị,
góp phần quyết định sự tồn tại, phát triển hay phá sản của đơn vị. Chỉ cần nhìn
vào số liệu trên sổ sách kế toán ta sẽ biết đợc thực trạng của công ty (doanh
nghiệp) là làm ăn thua lỗ hay trên đà hng thịnh.
Đó là kế toán của ngành sản xuất, còn đối với các đơn vị hành chính sự
nghiệp (HCSN) thì sao?. Tuy những đơn vị này không trực tiếp sản xuất ra của
cải vật chất nhng công tác kế toán cũng giữ một vị trí rất quan trọng. Bởi vì đặc
trng cơ bản của các đơn vị HCSN là đợc trang trải các chi phí hoạt động và
thực hiện nhiệm vụ chính trị đợc giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ nhà nớc
hoặc từ quỹ công theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp.
Kế toán HCSN là công cụ quản lý, là một bộ phận cấu thành hệ thống kế
toán Nhà nớc. Có chức năng thu thập, xử lý, cung cấp thông tin về tình hình tiếp
nhận và sử dụng kinh phí, quỹ, tài sản công ở các đơn vị thụ hởng ngân quỹ Nhà
nớc, ngân quỹ công cộng. Thông qua đó thủ trởng các đơn vị HCSN nắm đợc
tình hình hoạt động của tổ chức mình, phát huy mặt tích cực, ngăn chặn kịp thời
các khuyết điểm. Các cơ quan chức năng của Nhà nớc kiểm soát, đánh giá đợc
chính xác, hiệu quả của việc sử dụng công quỹ.
Để giúp các đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí đợc ngân sách Nhà nớc cấp
phát, giúp các cơ quan kiểm tra, kiểm soát của Nhà nớc trong việc kiểm tra,
kiểm soát việc chấp hành chế độ chi tiêu, ngăn chặn sự tham nhũng, lãng phí
trong chi tiêu, đảm bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm kinh phí, thì
một trong những biện pháp phải làm là phải bao quát đợc các nội dung hoạt
động dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát.
Trờng Tiểu học Trần Phú là đơn vị sự nghiệp thụ hởng ngân sách Nhà n-
ớc, cũng đã sử dụng Kế toán nh một công cụ đắc lực trong công việc hạch toán
Website: Email : Tel : 0918.775.368
và quản lý chi tiêu tại trờng. Qua thời gian thực tập tại Phòng Tài chính Kế toán

ờng Tiểu học Trần Phú và Trờng THCS Trần Phú. Trờng tiểu học vẫn giữ nguyên
05 khối lớp hệ 12 năm.
I.2/ Nhiệm vụ của Trờng
I.2.1/ Thực hiện chơng trình :
Dạy đủ 09 môn và đúng chơng trình do Bộ quy định, tổ chức học môn tự
chọn Anh văn.
Tổ chức học 02 buổi 01 ngày trong toàn trờng. Thực hiện tốt hớng dẫn chỉ
đạo của các cấp chuyên môn với loại hình 02 buổi/ ngày.
Tổ chức các hoạt động ngoại khoá nhân các ngày lễ, tổ chức tham quan để
giáo dục toàn diện.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Kết hợp với các lực lợng để giáo dục rèn luyện đạo đức cho các em ở Trờng
và ở gia đình.
I.2.2/ Đổi mới phơng pháp dạy học.
Trờng đã chỉ đạo áp dụng phơng pháp dạy học ở 09 môn học mới đạt kết
quả tốt. Giáo viên đã từng bớc nâng cao chất lợng dạy học.
Hàng năm 100% giáo viên tổng kết việc áp dụng phơng pháp dạy học mới
bằng văn bản ( viết kinh nghiệm )
Thực hiện tốt công tác phổ cập giáo dục đúng độ tuổi. Tỷ lệ lu ban dới 1%
Huy động trẻ 06 tuổi lớp đạt 100%, duy trì sĩ số tốt, không có học sinh bỏ
học giữa chừng.
I.2.3/ Hoạt động chuyên môn.
Các khối chuyên môn sinh hoạt có nề nếp, qua sinh hoạt chuyên môn giáo
viên tự bồi dỡng nâng cao trình độ.
Các giáo viên chủ động dự giờ đồng nghiệp.
Ban giám hiệu đã dự giờ kiểm tra hoạt động dạy của tất cả các giáo viên.
Kiểm tra việc soạn giáo án, hồ sơ chuyên môn. Mỗi tháng kiểm tra sổ điểm 01 lần,
sau mỗi lần kiểm tra Ban giám hiệu công khai việc xếp loại, đánh giá để giáo viên
phát huy mặt mạnh, khắc phục những mặt còn hạn chế.
Phong trào sử dụng đồ dùng, dụng cụ dạy học đạt kết quả cao.

Điều hành mọi hoạt động của nhà trờng, chịu mọi trách nhiệm với Phòng
giáo dục và UBND huyện là Ban giám hiệu gồm có 01 Hiệu trởng và 01 Hiệu phó.
Cùng sự quản lý của Ban giám hiệu còn có các tổ chức đoàn thể nh Công
đoàn, chi đoàn, liên đội TNTP.
Dới Công đoàn, chi đoàn, liên đội TNTP còn có các tổ công đoàn, các tổ
chuyên môn, phân đoàn và các chi đội.
Dới tổ chuyên môn là khối chuyên môn
UBND Quận
Phòng giáo dục
Trường Tiểu học Trần Phú
Công đoàn Ban giám hiệu Chi đoàn Liên đội TNTP
Tổ công đoàn Tổ chuyên môn Phân đoàn Chi đội TNTP
Khối chuyên môn
Website: Email : Tel : 0918.775.368
II.2/ Giai đoạn 1983 2003
So với giai đoạn 1955 1983, giai đoạn này có sự thay đổi về đối tợng
quản lý. Nhà trờng chịu sự quản lý trực tiếp từ UBND quận và Phòng giáo dục đào
tạo. Nh vậy đơn vị chủ quản của nhà trờng vẫn không có gì thay đổi.
* Ban giám hiệu.
+ Hiệu trởng :
Trình độ đào tạo : Trung học s phạm, sơ cấp chính trị, đã qua lớp bồi dỡng
cán bộ quản lý giáo dục.
UBND Quận
Phòng GD-ĐT
Trường Tiểu học Trần Phú
Công đoàn
Tổ công đoàn
Ban giám hiệu
Tổ chuyên môn
Chi đoàn Liên đội TNTP

các chi đội.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
III/ tổ chức bộ máy quản lý tài chính kế toán.
- Giai đoạn 1955 1983, Phòng giáo dục là chủ tài khoản. Mọi hoạt động
về thu, chi tiền đều thông qua Phòng giáo dục.
- Sau năm 1983 đến nay, thì nhà trờng là đơn vị có tài khoản riêng.Phòng
tài chính trực tiếp chỉ đạo về thu, chi và các hoạt động tài chính khác.
- Các nguồn thu phát sinh trong trờng gồm :
+ NSNN cấp.
+ Thu quỹ xây dựng cơ sở vật chất ( 1 lần/ năm )
+ Thu quỹ hỗ trợ giáo dục.
+ Thu quỹ học 2 buổi/ngày.
-Các khoản chi phát sinh: Chi lơng, phụ cấp lơng, chi nghiệp vụ, chi chuyên
môn, xây dựng và các khoản chi khác .
Đối với Trờng Tiểu học theo quy định chỉ có 01 kế toán và 01 thủ quỹ, vì
vậy ở bộ phậntài chính kế toán của trờng tiểu học Trần Phú cũng chỉ có 01 nhân
viên kế toán và 01 thủ quỹ do giáo viên kiêm nhiệm.
Hình thức kế toán đơn vị áp dụng : Chứng từ ghi sổ.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
phần ii. tổ chức công tác kế toán
ở trờng tiểu học trần phú
a/ các vấn đề chung về kế toán hành chính sự nghiệp
I/ Khái niệm, nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp.
I.1/ Khái niệm.
Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng
số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh
phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật t, tài sản công, tình hình chấp hành
dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nớc ở đơn vị.
I.2. Nhiệm vụ :
Thu thập phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí đợc cấp,

II./ Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
II.1/ Tổ chức công tác ghi chép ban đầu.
- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu, chi
ngân sách của mọi đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán đầy
đủ, kịp thời, chính xác. Kế toán phải căn cứ vào chế độ chứng từ do nhà nớc ban
hành trong chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp và nội dung hoạt động
kinh tế tài chính cũng nh yêu cầu quản lý các hoạt động đó để quy định cụ thể việc
sử dụng các mẫu chứng từ phù hợp, quy định ngời chịu trách nhiệm ghi nhận các
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ cụ thể và xác định trình tự luan
chuyển cho từng loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý, phục vụ cho việc ghi sổ
kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế, đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị.
trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ là do kế toán trởng quy định.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Trong quá trình vận dụng chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp
các đơn vị không đợc sửa đổi điểm mẫu đã quy định. Mọi hành vi vi phạm chế độ
chứng từ, tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm đợc xử lý theo đúng quy định của
pháp lệnh kế toán thống kê, pháp lệnh về xử phạt vi phạm hành chính và các văn
bản pháp quy khác của nhà nớc.
II.2/ Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Ban hành theo quyết định 999 TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 và sửa đổi,
bổ sung theo thông t số 184/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, thông t số
185/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, thông t số 109/2001/TT-BTC ngày
31/12/2001 và thông t số 121/2002/TT-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ Tài Chính.
Tài khoản kế toán là phơng tiện dùng để tập hợp, hệ thống hoá các nghiệp
vụ kinh tế tài phát sinh theo nội dung kinh tế. Tài khoản kế toán đợc sử dụng trong
đơn vị hành chính sự nghiệp dùng để phản ánh và kiểm soát thờng xuyên, liên tục,
có hệ thống tình hình vận động kinh phí và sử dụng kinh phí ở các đơn vị hành
chính sự nghiệp. Nhà nớc Việt Nam quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế
toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nớc gồm các tài khoản
trong bảng cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản.

Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
* Trình tự ghi sổ:
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đợc dùng làm caqn cứ ghi sổ, trớc
hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo
các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời
Website: Email : Tel : 0918.775.368
với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc ghi vào các sổ
kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng, cuối quí, cuối năm cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân đối
phát sinh.
- Sau kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp
chi tiết ( đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết ) dùng để lập Báo cáo tài chính.
- Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng
cân đối phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký
chung cùng kỳ.
II.3.2/ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi
sổ
Website: Email : Tel : 0918.775.368
* Chú thích :
Ghi sổ cuối tháng hoặc định kỳ
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
* Nội dung trình tự ghi sổ :
- Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ Chứng từ kế toán đã kiểm tra đr
lập Chứng từ ghi sổ hoặc lập Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, sau đó mới căn cứ
số liệu của Chứng từ kế toán hoặc của Bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập
Chứng từ gốc
Sổ quỹ

sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật kí
sổ cái
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán
Nhật kí sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Chú thích :
Ghi sổ cuối tháng hoặc định kì
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
* Trình tự nội dung ghi sổ kế toán :
- Hàng ngày kế toán cn cứ vào Chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán) đã đpực kiểm tra xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để
ghi vào Nhật kí Sổ cái. Mỗi chứng từ ( hoặc Bảng tổng hợp) đợc ghi một dòng
đồng thời ở cả 02 phần Nhật kí và Sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ đợc lập cho
những chứng từ cùng loại, phát sinh nhiều lần trong một ngày (nh phiếu thu, phiếu
chi, phiếu xuất, nhập vật liệu )
- Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ sau khi đợc dùng để ghi Nhật
kí Sổ cái, phải đợc ghi vào các Sổ hoặc Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng sau khi đã phản ánh toàn bộ Chứng từ kế toán phát sinh trong
tháng vào Nhật kí Sổ cái và các Sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng Nhật
kí Sổ cái ở cột phát sinh của Nhật kí và cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở
Website: Email : Tel : 0918.775.368

bạc
Cấp
trên
Thống
kê
1 B01- H Bảng cân đối tài khoản Quý,năm x x x x
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2 B02- H
Bảng tổng hợp tình hình kinh phí
và quyết toán kinh phí đã sử dụng Quý, năm x x x
3 B03- H Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ Năm x x x
4 B04- H
Báo cáo kết quả hoạt động sự
nghiệp có thu Năm x x
5 B05- H Thuyết minh báo cáo tài chính Năm x x x
6 F02- 1H
Chi tiết kinh phí hoạt động đề
nghi quyết toán Quý, năm x x
7 F02- 2H
Chi tiết thực chi dự án đề nghị
quyết toán Quý, năm x x x
8 F03- 3H Bảng đối chiếu hạng mức kinh phí Quý, năm x x x
9 B06- DA
Báo cáo tiếp nhận và sử dụng viện
trợ không hoàn lại năm Năm x x x
10 B07- DA
Báo cáo tình hình cho vay, thu nợ,
thu lãi. Năm x x x
11 B08- DA
Báo cáo tình hình sử dụng số kinh

( trong trờng hợp bàn giao, sáp nhập, giải thể đơn vị )
III/ Tổ chức bộ máy kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau nh lựa chọn
loại hình tổ chức bộ máy kế toán ( loại hình tập chung, phân tán hay nửa tập
chung, nửa phân tán), xác định các phần hành kế toán và phân công lao động kế
toán Việc tổ chức bộ máy kế toán phải lấy hiệu quả công việc làm tiêu chuẩn
sao cho thu thập thông tin vừa chính xác kịp thời vừa tiết kiệm kinh phí.
Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị có thể thực hiện theo những
loại hình tổ chức công tác kế toán khác nhau mà đơn vị đã lựa chọn.
ở các đơn vị hành chính sự nghiệp bộ máy hoạt động đợc tổ chức theo
ngành phù hợp với từng cấp chính quyền, từng cấp ngân sách. Trong từng ngành
các đơn vị hành chính sự nghiệp đợc chia thành 3 cấp: đơn vị dự toán cấp 1, đơn vị
dự toán cấp 2, đơn vị dự toán cấp 3. Nguồn kinh phí hoạt động của các đơn vị
hành chính sự nghiệp là do ngân sách nhà nớc cấp và đợc phân phối và quyết toán
theo từng ngành. Dự toán thu, chi và mọi khoản thu, chi phát sinh ở đơn vị dự toán
cấp dới phải tuân thủ theo các định mức, tiêu chuẩn của chế độ tài chính hiện hành
và phải đợc kiểm tra, xét duyệt của đơn vị dự toán cấp trên và của cơ quan tài
chính. Để phù hợp với chế độ phân cấp quản lý ngân sách, phân cấp quản lý tài
Website: Email : Tel : 0918.775.368
chính, tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp cũng đợc tổ chức
theo ngành dọc phù hợp với từng cấp ngân sách cụ thể: đơn vị dự toán cấp 1 là kế
toán cấp 1, đơn vị dự toán cấp 2 là kế toán cấp 2, đơn vị dự toán cấp 3 là kế toán
cấp 3.
Đối với các đơn vị dự toán chỉ có 1 cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ kế
toán của cấp 1 và cấp 3. Khi đó bộ máy kế toán của đơn vị đợc tổ chức gồm 1
phòng kế toán với các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu công việc, các phần
hành kế toán, thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị và các nhân viên kinh
tế ở các bộ phận trực thuộc thực hiện hạch toán ban đầu thu nhận, kiểm tra sơ bộ
chứng từ phản ánh các nghiệm vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của bộ
phận đó và gửi những chứng từ kế toán đó về phòng kế toán trung tâm của đơn vị.

phạm vi hoạt động của đơn vị dự toán cấp dới. Bộ máy kế toán trong các ngành
này đợc thể hiện qua sơ đồ sau :
B/ Công tác lập dự toán thu, chi năm:
I/ Lập dự toán năm:
Trưởng phòng kế toán đơn vị
dự toán cấp trên
Kế toán
vốn bằng
tiền
Kế toán
vật tư
TSCĐ
Kế toán
thanh
toán
Kế toán nguồn
kinh phí, kế toán
các khoản chi
Bộ phận kế
toán tổng
hợp, lập
Phụ trách kế toán của các đơn
vị dự toán cấp dưới
Phân chia các công việc theo
từng phần hành kế toán
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Để quản lý một cách có hiệu quả các khoản chi tiêu của đơn vị, cũng nh để
chủ động trong việc chi tiêu, hàng năm các đơn vị hành chính sự nghiệp phải lập
dự toán cho từng khoản chi của đơn vị mình và dựa vào dự toán này ngân sách nhà
nớc cấp phát cho đơn vị.

- Đối với các khoản chi thờng xuyên, dựa vào các chính sách, chế độ chi
tiêu, các tiêu chuẩn định mức để lập từng mục.
- Đối với các khoản chi không thờng xuyên thì dựa vào nhu cầu thch tế để
lập các mục nhng phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm.
I.5/ Hồ sơ dự toán
- Tổng hợp dự toán chi ngân sách Nhà nớc năm (Biểu số 03) dùng cho đơn
vị cấp trên, tổng hợp dự toán của các đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách Nhà nớc
- Dự toán chi đầu t năm (Biểu số 07)
- Dự toán thu, chi ngân sách Nhà nớc năm (Biểu số 04)
- Cơ sở tính chi quản lý Nhà nớc năm (Biểu số 17)
- Dự toán chi tiết chơng trình mục tiêu năm (Biểu số 09)
- Dự toán chi hội nghị tập huấn nghiệp vụ năm (Biểu số 24)
- Dự toán chi mua sắm các sản phẩm tin học năm (Biểu số 25)
Vì Trờng Tiểu học Trần Phú là đơn vị hành chính sự nghiệp giáo dục bậc
tiểu học nên các khoản thu rất ít, các khoản thu phát sinh thờng là không có.
bảng dự toán thu, chi ngân sách nhà nớc năm 2004
Website: Email : Tel : 0918.775.368
mục tiểu
mục
nội dung
ớc thực
hiện 2003
dự toán
2004

I.Tổng số thu :
195,000 200,000
040 02
- Thu sự nghiệp khác
+ Quỹ hỗ trợ giáo dục 20,000 20,000