Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI
CÔNG TY XĂNG DẦU NGHỆ TĨNH
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Để cho doanh nghiệp hoạt động đem lại hiệu quả cao thì mối quan tâm
hàng đầu đó là cơ cấu tổ chức họạt động và điều hành của doanh nghiệp. Cơ
cấu tổ chức là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong việc hình
thành nên bộ máy doanh nghiệp.Vì vậy,hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý
của doanh nghiệp luôn là một công việc thường xuyên và hết sức quan trọng
cho mỗi tổ chức doanh nghiệp nếu doanh nghiệp muốn hoạt động đem lại
hiệu quả. Trong cơ chế thị trường hiện nay đòi hỏi bất kỳ một tổ chức nào
cũng phải năng động đẻ nắm bắt kịp thời với những sự thay đổi vàphát triển
của thị trường.Mỗi một doanh nghiệp là một tổ chức trong một hệ thống
kinh tế có chứa đựng nhiều bộ phận với nhiều hoạt động khác nhau. Để đảm
bảo cho mục tiêu chung củ doanh nghiệp thì mỗi bộ phận phải được tổ chức
linh hoạt , năng động , có hiệu quả.Sự phối các hoạt động của các bộ phận
nhằm thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp và các hoạt động này được
đặt dưới sự kiểm soát của bộ máy tổ chức quản lý trong doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò quan trọng ,có ảnh hưởng to
lớnđến hoạt đọng kinh doanh của doanh nghiệp.Bộ máy này có tính ổn định
cao không dễ thay đổi dễ dàng thường xuyên được .Nhưng để cho doanh
nghiệp hoạt động kinh doanh có hiệu quả thì buộc ta phải thường xuyên
được .Nhưng đẻ cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có hiệu quả thì
buộc ta phải thươong xuyên kiện toàn ,thay đổi cách quản lý để phù hợp với
thực tiễn của công ty.Việc hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý trong doanh
nghiệp là nhằm hoàn thiện quá trình sản xuất kinh doanh ví hiệu quả cao,
đồng thời tạo ra bộ máy gọn nhẹ, linh hoạt,năng động và luôn có nhưng bước
đi đúng đắn trong từng giai đoạn theo định hướng của tổ chức doanh nghiệp.
Công ty xăng dầu nghệ tĩnh là công ty trực thuộc tổng công ty xăng dầu

Nguyễn Đình Hoàng 2 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Phần 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản
ly tại công ty xăng dầu nghệ tĩnh.
Nguyễn Đình Hoàng 3 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Chương I:
NHỮNG CƠ SỞ LÍ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC VÀ BỘ MÁY QUẢN LÍ
1. Một số khái niệm có liên quan
1.1. Quản lý
"Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý
lên đối tượng quản lý và khách thể quản lý nhằm để đạt được những mục tiêu
nhất định trong điều kiện biến động của môi trường”
1
1.2. Tổ chức
“Tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, cùng
làm việc hướng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ làm việc của họ
được xác định theo cơ cấu nhất định.”
“Tổ chức là một hệ thống các hoạt động do hai hay nhiều người phối hợp
hoạt động với nhau nhằm đạt được mục tiêu chung.”
Như vậy, mỗi khái niệm về tổ chức nhấn mạnh vào khía cạnh khác nhau.
Nếu định nghĩa thứ nhất về tổ chức nhấn mạnh yếu tố con người trong tổ chức
thì định nghĩa thứ hai lại nhấn mạnh sự phối hợp các nỗ lực là nền tảng tạo
nên tổ chức.
1.3. Cơ cấu tổ chức
“Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận có mối quân hệ phụ thuộc lẫn
nhau được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ trách nhiệm nhất định được

để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng về mô hình giúp cho toàn
bộ hệ thống quản lý hoạt động như một chỉnh thể có hiệu quả nhất.
1.6. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
“Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau có
mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, được giao
những trách nhiệm và quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm
thực hiện các chức năng quản lý tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác
định.”
4

3
TS.Trần Xuân Cầu – Giáo trình phân tích lao động xã hội, Nxb: Lao động – 2002 – trang 32
4
GS.TS Nguyễn Thành Độ & T.S Nguyễn thị Ngọc Huyền – Giáo trình Quản trị kinh doanh – NXB
Lao động Xã hội – 2004 – trang 142
Nguyễn Đình Hoàng 5 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
2. Các thuộc tính, mô hình, quyền hạn của cơ cấu tổ chức
2.1. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
2.1.1 Chuyên môn hoá công việc
Thông qua chuyên môn hoá thì công việc sẽ được chia nhỏ và tạo thành
những công việc đơn giản, mang tính độc lập tương đối để giao cho từng
người nhằm nâng cao năng suất lao động.
Chuyên môn hoá công việc cho phép tổ chức sử dụng lao động một cách
có hiệu quả. Tổ chức có thể giảm được chi phí đào tạo vì có thể dễ dàng và
nhanh chóng tìm được và đào tạo được người lao động thực hiện những
nhiệm vụ cụ thể lặp đi lặp lại. Mặt khác, hiệu quả và năng suất lao động có
thể nâng cao do họ thành thạo tay nghề khi thực hiện chuyên sâu một hoặc
một số loại công việc.

- Phát huy được ưu thế của chuyên môn hóa nghành nghề, giữ được các
sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu
- Đơn giản hóa việc đào tạo nhân viên, chú trọng đến tiêu chuẩn nghề
nghiệp và tư cách nhân viên
- Tạo điều kiện cho việc kiểm soát của cơ quan cấp cao trong tổ chức
5
TS. Đoàn thị Thu Hà và TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Giáo trình khoa học quản lí tâp II Nxb: Khoa
học kĩ thuật, năm 2002- trang 10
Nguyễn Đình Hoàng 7 QTNL 47
Giám đốc
Phó Giám
đốc kĩ
thuật
Phó Giám
đốc Sản
xuất
Phó Giám
đốc
Marketing
Phó Giám
đốc tài
chính
Trợ lí Giám đốc Tr.p. Nhân sự
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Nhược điểm:
- Thương dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng trong việc đưa
ra các mục tiêu và chiến lược
- Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng, dẫn đến sự chuyên
môn hóa quá mức, hạn chế cách nhìn của cán bộ quản lí

- Người lao động ở từng bộ phận sản phẩm cùng tăng cường trách nhiệm
của họ đối với hoạt động sản xuất.
- Giảm bớt sự phối hợp các hoạt động của người lao động trong tổ chức.
- Tăng cường sự thích nghi của tổ chức trong việc đáp ứng nhu cầu của
nhóm khách hàng quan trọng.
Nhược điểm:
- Không huy động được nhóm cá nhân được đào tạo ở trình độ cao có
cùng chuyên môn để giải quyết các vấn đề khó khăn mà tổ chức gặp phải.
- Có thể có sự trùng lặp của các nỗ lực khi mỗi bộ phận cố gắng giải
quyết những vấn đề tương tự nhau.
- Mục tiêu của các bộ phận có thể được ưu tiên hơn là lợi ích của toàn bộ
tổ chức.
- Các bộ phận trong tổ chức có thể mâu thuẫn với nhau khi cùng thực
hiện những dự án chung, sự tranh giành nguồn lực lẫn nhau có thể dẫn đến
phản hiệu quả
- Làm nảy sinh việc kiểm soát của cán bộ cấp cao trong tổ chức
2.1.2.2. Bộ phận hoá theo khu vực địa lý và lãnh thổ
Là những nhóm hoạt động hay nhóm người lao động được tổ chức theo
vùng địa lý. Các doanh nghiệp tổ chức theo mô hình địa dư khi tiến hành các
hoạt động giống nhau trên khu vực địa lí khác nhau. Ví dụ hoạt động bán
hàng và marketing của Công ty chia thành hoạt động bán hàng tại các khu vực
miền Bắc, miền Nam, Miền Trung.
Ưu điểm:
- Chú ý đến nhu cầu của thị trường và các vấn đề của địa phương
- Có thể phối hợp các bộ phận chức năng và hướng vào thị trường cụ thể
Nguyễn Đình Hoàng 9 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
- Tận dụng những nguồn lực và hoạt động của địa phương có hiệu quả,
có được thông tin tốt hơn về thị trường

miền nam
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
thực hiện bất kỳ công việc cần thiết nào nhằm tăng cường quan hệ với khách
hàng.
Nguyễn Đình Hoàng 11 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Sơ đồ 1.4: Sơ đồ tổ chức theo đối tượng khách hàng
Ưu điểm:
- Có điều kiện hiểu khách hàng và chăm sóc khách hàng tốt hơn
- Tạo cảm giác yên tâm, lòng tin cậy đối với khách hàng
- Tạo ra định hướng phân phối từng bộ phận khách hàng, đối tượng chủ
yếu của doanh nghiệp
Nhược điểm:
- Tranh giành các nguồn lực dẫn đến phản hiệu quả, thiếu sự chuyên
môn hóa
- Thường chỉ áp dụng trong mô hình marketing cho các doanh nghiệp
2.1.2.5. Tổ chức theo tổ chức đơn vị chiến lược
Nguyễn Đình Hoàng 12 QTNL 47
Tổng Giám đốc
Phó TGĐ tài
chính
Giám đốc
phân phối sản
phảm
Giám đốc
nghiên cứu
thị trường
Quản lí bán buôn

Giám đốc
công nghiệp
luyện kim
Giám đốc
công nghiệp
than
Giám đốc
công nghiệp
nhựa
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
- Gây khó khăn trong việc của cơ quan quản lí cấp cao của tổ chức
2.1.2.6. Mô hình tổ chức theo quá trình
Là phương thức hình thành các bộ phận trong đó các hoạt động được
hợp nhóm trên cơ sở dây chuyền sản xuất, dây chuyền công nghệ. Các đây
chuyền phối hợp hoạt động chặt chẽ với nhau và mang tính độc lập tương đối
và rất thích hợp với phân hệ sản xuất
2.1.2.7. Mô hình tổ chức theo ma trận
Là sự kết hợp một hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận khác nhau, cán bộ
quản lí theo chức năng và theo sản phẩm đều có địa vị thế ngang nhau, chịu
trách nhiệm báo cáo cùng lãnh đạo và chịu trách nhiệm về quyết định trong
lĩnh vực mà họ phụ trách.
Mô hình tổ chức này được áp dụng ở nhiều tổ chức có nhiều yếu tố bất
định, thường xuyên có sự thay đổi.
Sơ đồ 1.6: Sơ đồ tổ chức theo ma trận
Ưu điểm:
- Định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng, tập trung nguồn lực
cho những khâu chủ yếu
Nguyễn Đình Hoàng 14 QTNL 47
Tổng Giám đốc

còn tùy thuộc vào tính chất nhiệm vụ, tính chất của từng tổ chức.
Tầm quản lí là sự hạn chế của cấp quản lí, tức là số lượng các thuộc cấp
mà người quản lí có thể đảm nhận, giám sát có hiệu quả, số lượng này tùy
thuộc vào nhiều biến cố và ảnh hưởng của chúng đến thời gian cần thiết cho
việc quản lí có hiệu quả.
2.2.2. Các mô hình cơ cấu tổ chức
Nhằm quản lý có hiệu quả các hoạt động, trong quá trình phát triển
người ta đã tách chức năng quản lý ra khỏi chức năng sản xuất, trở thành chức
năng độc lập. Để thực hiện chức năng quản lý đó phải có bộ máy quản lý. Bộ
máy quản lý thường được tổ chức theo các loại cơ cấu là:
Nguyễn Đình Hoàng 15 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
2.2.2.1. Cơ cấu theo trực tuyến
Khái niệm: Là cơ cấu tổ chức giản đơn nhất, trong đó có cấp trên và cấp
dưới.
Ưu điểm:
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, người lãnh
đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về công việc của người dưới quyền.
Nhược điểm:
Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp
đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao
theo chuyên môn. Cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ và
việc quản lý không quá phức tạp.
Sơ đồ 1.7: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến.
2.2.2.2. Cơ cấu theo chức năng
Nhiệm vụ của cơ cấu này được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo
các chức năng quản lý và hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên
môn hoá, chỉ đảm nhận một hoặc một số chức năng nhất định.
Ưu điểm:

chức năng C
Người lãnh đạo
chức năng B
Người lãnh đạo
chức năng A
Đối tượng quản lý
1
Đối tượng quản lý
2
Đối tượng quản lý
3
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Cơ cấu tổ chức được áp dụng hầu hết các tổ chức và công ty hiện nay
Nguyễn Đình Hoàng 18 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
Sơ đồ 1.9: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến - chức năng.
2.2.2.4. Cơ cấu theo trực tuyến - tham mưu
Cơ cấu này, người lãnh đạo ra mệnh lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm
đối với người thừa hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp
người lãnh đạo phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia ở bộ phận tham
mưu giúp việc. Cơ cấu này cho phép người lãnh đạo tận dụng được những
năng lực,trình độ chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của
cơ cấu tổ chức nhưng nó đòi hỏi các nhà quản lý phải tìm kiếm được những
chuyên gia giỏi.
Nguyễn Đình Hoàng 19 QTNL 47
Người lãnh đạo
chức năng C
Người lãnh đạo

Tham mưu 1
Người lãnh đạo tuyến 1
Tham mưu 2 Tham mưu 3
Người lãnh đạo tuyến 2
Tham mưu 1 Tham mưu 1 Tham mưu 1 Tham mưu 1
Các đối tượng quản lí Các đối tượng quản lí
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
2.3.2. Tính hiệu quả
Tuỳ thuộc vào mục tiêu của tổ chức mà có mức chi phí là khác nhau. Cơ
cấu của tổ chức gọi là hiệu qủa nếu đảm bảo thực hiện những mục tiêu của tổ
chức với mức chi phí thấp nhất.
2.3.3.Tính linh hoạt
Cơ cấu tổ chức có thể tồn tại ở dạng động hay dạng tĩnh. Tính linh hoạt
của cơ cấu tổ chức được coi là một hệ tĩnh. Cơ cấu tổ chức phải có khả năng
thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như
ngoài môi trường.
2.3.4. Tính tối ưu
Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ, bộ phận và con người để
thực hiện các hoạt động cần thiết. Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết
lập được những mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất.
2.3.5. Tính tin cậy
Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của tất cả
các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các
hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức.
2.4. Những nguyên tức xác định Cơ cấu tổ chức
Theo các nhà lí luận và thực hành quản lí các nguyên tắc với tư cách
hoạt động chuẩn mực cơ bản của quá trình tổ chức có kết quả, đem lại hiệu
quả cao cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
2.4.1. Nguyên tắc xác định theo chức năng:

nhiệm phải tương xứng với nhau. Trách nhiệm về các hành động không thể
lớn hơn trách nhiệm nằm trong quyền hạn được giao phó. Thực tế cho thấy thì
Nguyễn Đình Hoàng 22 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
nguyên tắc này chưa được chú trọng đúng mức, điều này làm cho việc thực
hiện nhiệm vụ nhiều khi không có tính khả thi hoặc có hiện tượng quyền hạn
thì cao nhưng trách nhiệm lại không tương xứng gây ra hiện tượng lợi dụng
chức quyền làm các âm mưu cá nhân, lợi ích cá nhân riêng.
2.4.7. Nguyên tắc quản lí sự thay đổi
Đảm bảo tính linh hoạt của tổ chức, cần thường xuyên có sự thay đổi
phù hợp với từng nhiệm vụ, từng thời kì, giai đoạn. Nếu tổ chức nào có cơ
cấu tổ chức kém linh hoạt thì khó có thể đáp ứng những thay đổi về kinh tế,
chính trị, xã hội, công nghệ và sinh thái.
2.4.8. Nguyên tắc cân bằng
Đây là nguyên tắc cho mọi quản lí khoa học, cũng như mọi chức năng
của nhà quản lí, Việc vận dụng nguyên tắc hay biện pháp phải cân đối, căn cứ
vào toàn bộ kết quả đe đáp ứng mục tiêu của tổ chức. Trong tổ chức các bộ
phận phải cân bằng nhau nhằm đem lại hiệu quả quản lí cao.
2.5. Các yếu ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
2.5.1. Yếu tố chủ quan
2.5.1.1 Cơ cấu tổ chức cũ
Cơ cấu tổ chức cũ có sự cản trở đối với Cơ cấu tổ chức mới. Sự cản trở
đó có thể xuất phát từ cá nhân hoặc từ trong tổ chức. Sự cản trở cá nhân gồm:
thói quen của con người, nhu cầu đảm bảo an toàn, các yếu tố kinh tế. Sự cản
trở của tổ chức có thể là thiếu năng động của Cơ cấu tổ chức do chú trọng
không đồng bộ đến các nhóm, với kiến thức chuyên môn và sự không lành
nghề. Mặt khác, ảnh hưởng cũng có thể là những quy định, luật lệ của Cơ cấu
tổ chức cũ. Khi thiết lập một Cơ cấu tổ chức mới thì phải dựa trên những cái
tốt, cái phù hợp của Cơ cấu tổ chức cũ.

tính dân chủ cao và tính linh hoạt cũng cao, còn khi nguồn nhân lực của cán
Nguyễn Đình Hoàng 24 QTNL 47
Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368
bọ lãnh đạo mang tính kinh nghiệp nhiều thì thường mang tính cứng nhắc,
kém linh hoạt, nguyên tắc cao như mô hình tổ chức theo chức năng, vì theo
mô hình này thì các bộ phận rõ ràng, ít mang tính phản hồi.
2.5.2. Những yếu tố khách quan
2.5.2.1. Khoa học công nghệ
Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ có ảnh hưởng đến Cơ cấu
tổ chức, tổ chức có công nghệ càng cao thì quy mô Cơ cấu tổ chức càng đơn
giản và ít tốn kém, linh hoạt và xu hướng sử dụng đội ngũ cán bộ cũng khác
nhau, công nghệ càng cao thì xu hướng sử dụng đội ngũ cán bộ có trình độ
càng cao.
2.5.2.2. Môi trường
Các nhân tố thuộc môi trường kinh doanh thay đổi tác động trực tiếp đến
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Cạnh tranh mang tính khu vực
và toàn cầu buộc các doanh nghiệp phải tìm kiếm mô hình tổ chức sao cho tiết
kiệm lao động quản lý, góp phần giảm chi phí kinh doanh, tăng sức cạnh
tranh của doanh nghiệp. Sự biến động ngày càng mạnh của môi trường và thị
trường đã dẫn đến các kiểu Cơ cấu tổ chức hiện nay đang ngày càng tỏ ra khó
phù hợp. Đòi hỏi phải có cách tư duy mới về Cơ cấu tổ chức, về đào tạo và bố
trí sử dụng lao động quản lý thích ứng với hoàn cảnh mới, tình hình mới.
2.6. Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
2.6.1. Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng, quyết định đến toàn bộ hoạt động
của tổ chức. Cơ cấu tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu của tổ chức
sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng, đạt hiệu quả
cao. Ngược lại, một tổ chức không hợp lý với nhiều đầu mối, nhiều bộ phận
chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn, kém hiệu quả. Cần phải