Lời mở đầu
Càng ngày nền kinh tế phát triển mạnh mẽ, phong phú, đa dạng về phương
thức hoạt động cũng như quy mô. Điều này đã tác động mạnh mẽ đến nền kinh
tế của các nước đặc biệt là những nước đang phát triển như nước ta. Đứng trước
tình hình cấp bách đó, các đơn vị hành chính sự nghiệp ngày càng được chú ý
với mục đích nhằm sử dụng có hiệu lực trong việc quản lý ngân sách nhà nước
tại đơn vị, góp phần đắc lực vào việc sử dụng các nguồn vốn (trong đó cơ bản là
vốn ngân sách) một cách tiết kiệm, hiệu quả. Sở dĩ ta nói các đơn vị hành chính
sự nghiệp sử dụng có hiệu lực trong việc quản lý ngân sách nhà nước là vì các
đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị quản lý hành chính nhà nước như
đơn vị sự nghiệp y tế, sự nghiệp giáo dục - sự nghiệp thể thao, sự nghiệp khoa
học, công nghệ, sự nghiệp kinh tế… và chính các đơn vị này được hoạt động
bằng nguồn kinh phí nhà nước cấp, cấp trên cấp hay các nguồn kinh phí khác
như: thu sự nghiệp, phí, lệ phí, thu từ kết quả hoạt động sản xuất - kinh doanh,
nhận viện trợ, biếu, tặng… theo nguyê tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện
nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao. Cũng chính vì sử dụng nguồn kinh phí
nhà nước nên các đơn vị hành chính sự nghiệp có ảnh hưởng trực tiếp đến nền
kinh tế nước nhà. Khi các đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động kém phát triển
thì nguồn vốn nhà nước sẽ bị rơi vào tình trạng khủng hoảng vì không còn vốn
để đầu tư. Nhưng trái lại nếu các đơn vị này hoạt động có hiệu quả, phát triển thì
nguồn vốn nhà nước sẽ được tăng lên và cũng như thế mà Nhà nước mới có vốn
đầu tư thêm, đầu tư vào các ngành khác nhằm đưa nền kinh tế thoát khỏi tụt hậu,
đói nghèo và đưa đất nước tiến thêm những bước phát triển mới. Vì thế mà trách
nhiệm quản lý, theo dõi tình hình hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp
là rất quan trọng đặc biệt với cương vị là kế toán. Để kế toán đơn vị hành chính
sự nghiệp thực sự là công cụ sắc bén, có hiệu lực trong công tác quản lý kinh tế tài
chính. Vì vậy trước tiên ta phải hiểu khái niệm cũng như nhiệm vụ của công tác kế
toán hành chính sự nghiệp.
1
* Khái niệm:
Kế toán hành chính sự nghiệp là công viẹc tổ chức hệ thống thông tin số
độ chính sách của Nhà nước.
- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự
toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị
cấp dưới.
- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp
trên và cơ quan tài chính theo qui định; cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết
phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chỉ tiêu; phân tích
và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí ở đơn vị.
* Yêu cầu công tác kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp
Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp
phải đáp ứng được những yêu cầu sau:
- Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quĩ,
kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị.
- Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và
phương pháp tính toán.
- Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các
nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị.
- Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả.
* Tổ chức công tác ghi chép ban đầu
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu, chi
ngân sách của mọi đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế
toán đầy đủ, kịp thời, chính xác. Kế toán phải căn cứ vào chế độ chứng từ do
Nhà nước ban hành trong chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp và nội
dung hoạt động kinh tế tài chính cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó để
qui định cụ thể việc sử dụng các mẫu chứng từ phù hợp, qui định người chịu
trách nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ cụ
thể và xác định trình tự luân chuyển cho từng loại chứng từ một cách khoa học,
3
hợp lý, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế đáp
ứng yêu cầu quản lý của đơn vị. Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ là
1. Quá trình hình thành và phát triển của trường
Trong không khí sầm uất, tấp nập, náo nhiệt của khu phố Phó Đức Chính
thì ở số 64 Phó Đức Chính này ngôi trường Mạc Đĩnh Chi vẫn mang dáng vẻ
yên tĩnh rất riêng của trường học. Ngôi trường này được xây dựng cách đây 80
năm. Trường được khởi xây vào ngày 30 tháng 8 năm 1922. Khi đó trường trung
học Mạc Đĩnh Chi là trường được xây dựng đầu tiên của quận Ba Đình nên
được quận và thành phố hết sức quan tâm. Đó chính là nguyên nhân thúc đẩy
tiến trình xây dựng. Vì vậy chỉ sau 1 năm, trường đã được hoàn thành toàn bộ và
ngày 4/9/1923, trường trung học cơ sở Mạc Đĩnh Chi đã đón khoá học đầu tiên
với số lượng học sinh là 120 em và 20 giáo viên. Tuy là khoá đầu tiên còn nhiều
bỡ ngoã nhưng dưới sự dìu dắt tận tình, chu đáo của thầy cô đặc biệt là thầy hiệu
trưởng, trường đã đạt danh hiệu trường tiên tiến xuất sắc. Có lẽ cũng chính vì sự
khởi đầu đầy rạng rõ đó mà từ đó cho đến nay trong phòng hiệu trưởng không
năm nào thiếu bằng khen trường đạt danh hiệu tiên tiến, xuất sắc.
Trong hai năm trở lại đây, trường lấy số học sinh là 420 em cho cả 4 khối
(trong đó gồm 3 lớp 6, 3 lớp 7, 4 lớp 8, 4 lớp 9). Tuy chỉ có 420 em nhưng
trường lại có không ít những học sinh ngoan, trò giỏi, thông minh. Mỗi khi
quận, thành phố có tổ chức thi các cuộc thi thì trường lại khuyến khích và tham
gia tích cực và hầu như trong cuộc thi tham dự nào, các em cũng đều mang
những huân chương, bằng khen về cho trường. Không chỉ có các môn tự nhiên,
xã hội mà ngay cả các môn thể dục thể thao như cầu lông, cờ vua, bóng bàn
trường cũng đạt giải nhất, nhì cấp quận, thành phố. Bên cạnh đó, đoàn trường
cũng đạt danh hiệu chi đội mạnh, tiên tiến xuất sắc. Tuy khuôn viên trường khá
nhỏ nhưng bề dày thành tích mà trường đạt được thì thật đáng nể. Nhận thấy khả
năng ham học hỏi, sáng tạo của các em nhà trường đã mở các lớp bồi dưỡng
kiến thúc cho các em nhằm giúp các em có thêm tự tin để tham gia các cuộc thi.
Không chỉ bồi dưỡng cho các em mà các thầy ai cũng được cử đi học thêm để
nâng cao trình độ chuyên môn. Ngay đến thầy hiệu phó và cô hiệu trưởng đã gần
5
tuổi về hưu nhưng thầy cô vẫn lên lớp dạy toán và văn đều đặn vào các buổi
động bảo
vệ
Toán lý
lý kỹ
Văn sử
địa
GDCD
Sinh
hoá
Ngoại
ngữ
nhạc
hoạ
Ghi chú:
- Ban giám hiệu: Nguyễn An Nga - Hiệu trưởng
Lê Việt Trung - Hiệu phó
- Ban liên tịch gồm bí thư chi bộ, hiệu trưởng, bí thư đoàn trường, chủ tịch
công đoàn của trường, tổng phụ trách, tổ trưởng bộ môn.
Ban liên tịch được triệu tập khi nhà trường có cuộc họp bàn như khen,
thưởng, phê bình công tác giảng dạy… Ban liên tịch được họp bàn nhằm đưa ra
ý kiến chung của nhà trường.
- Tổ chuyên môn: gồm 5 nhóm: mỗi tổ ta chia thành 1 nhóm. Chính các tổ
nhóm này quyết định đến các tổ chuyên môn.
+ Ngoài ra, trường còn có các phòng chức năng để phục vụ cho công tác
giảng dạy cũng như học tập của học sinh.
- Phòng văn phòng gồm 1 kế toán và 1 thủ quỹ.
- Phòng thể dục thể thao: Tuy nhỏ nhưng cũng chứa đầy đủ các dụng cụ
học thể thao và còn giúp các em tránh được mưa và nắng.
- Phòng đoàn đội hay còn gọi là phòng truyền thống: gồm có bí thư chi
đoàn và tổng phụ trách. Phòng chứa nhiều đồ dành cho đoàn đội như cờ, đoàn,
- Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ sau khi được dùng để ghi
Nhật ký - Sổ Cái, phải được ghi vào sổ hay thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, sau khi đã phản ánh đầy đủ chứng từ kế toán phát sinh trong
tháng vào Nhật ký - Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng
Nhật ký - Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng Nhật ký - Sổ
Cái ở cột phát sinh của phần Nhật ký và cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở
phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng này tính ra số phát sinh
luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và
số phát sinh trong tháng tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản.
Việc kiểm tra đối chiếu các số liệu sau khi cộng Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo
yêu cầu sau:
= = = =
8
- Các Sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải cộng số phát sinh Nợ, phát sinh Có
và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng, căn cứ số liệu của từng đối tượng
chi tiết "Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên Nhật ký - Sổ
Cái, trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra
đối chiếu khớp đúng được sử dụng để lập bảng cân đối tài khoản và các báo cáo
tài chính khác.
TRìNH Tự GHI Sổ THEO HìNH THứC Kế TOáN NHậT Ký - Sổ CáI
Ghi chú: Ghi cuối tháng
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
9
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp
chứng từ kế
toán
Sổ quỹ
Sổ thẻ kế toán
hoạch.
+ Căn cứ vào nhiệm vụ của từng ngành và đơn vị trong năm kế hoạch.
+ Căn cứ vào chính sách chế độ, tiêu chuẩn định mức, chi tiêu hiện hành
của Nhà nước.
+ Căn cứ vào tình hình thực hiện dự án chi năm báo cáo của đơn vị năm
ngoái.
- Trình tự lập dự toán: gồm 2 bước.
Bước 1: công tác chuẩn bị
+ Xin ý kiến của thủ trưởng đơn vị về nhiệm vụ công tác của đơn vị trong
năm kế hoạch.
+ Trưng cầu ý kiến của các phòng ban, tổ công tác nắm được nhu cầu chi
tiết của bộ phận đó trong năm kế hoạch.
+ Đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi năm ngoái.
+ Tính toán sơ bộ nhu cầu chi tiêu của năm kế hoạch.
Bước 2: Lập dự toán:
+ Thông qua thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm cho các tổ công tác
phòng ban lập dự toán, dự toán chi tiêu của bộ phận mình.
+ Bộ phận tài chính kế toán chi quỹ tiền lương cấp lương và tổng hợp dự
toán của các bộ phận thành dự toán chung của đơn vị, trình đơn vị xét duyệt và
gửi cơ quan quản lý cấp trên.
- Phương pháp lập:
+ Chi thường xuyên: chi cá nhân, dựa vào chính sách chế độ chi tiêu, tiêu
chuẩn định mức để lập từng mục.
+ Đối với khoản chi không thường xuyên thì dựa vào nhu cầu thực tế để
lập các mục (có chi tiết tiểu mục) nhưng phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm.
11
1.3. Lập dự toán chi quý
Là kế hoạch chấp hành cụ thể dự toán thu chi năm. Vì vậy việc thực hiện
tốt dự án thu chi quý là cơ sở để đơn vị phấn đấu hoàn thành toàn diện thu chi
năm.
102 Phụ cấp chuyên môn +
PC35% giảng dạy
44.976 19.566 12.705 12.705
106 17% (15% BHXH + 2%
BHYT)
22.475 9.851 6.312 6.312
110 Văn phòng phẩm 2.000 0 1.000 1.000
117 Chi sửa chữa TSCĐ 3.000 1.000 1.000 1.000
119 CP nghiệp vụ chuyên môn 2.000 0 1.000 1.000
134 Chi khác 11.000 8.400 2.000 600
Cộng 214.138 95.592 59.973 58.573
Xác nhận của phòng TC- VG
(Ký, họ tên)
Kế toán đơn vị
(Ký, họ tên)
Hiệu trưởng
(Ký, họ tên)
B. Công tác kế toán:
I. Kế toán vốn bằng tiền:
- Nội dung kế toán vốn bằng tiền:
Các loại tiền ở đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm:
+Tiền mặt (kể cả tiền Việt Nam và các loại ngoại tệ ) vàng bạc ,kim khí
quý,đá quývà các loại chứng từ có giá.
+ Tiền ở Kho Bạc Nhà Nước hay Ngân Hàng.
- Nguyên tắc hoạch toán vốn bằng tiền:
+ Kế toán vốn bằng tiền phải thống nhất ở một đơn vị tiền tệ là đồng ngân
hàng Việt Nam.Vàng, bạc ,kim khí quý,đá quý và ngoại tệ đươc quy đổi ra đồng
Việt Nam để ghi sổ kế toán.Về nguyên tắc ngoại tệ, vàng, bạc,kim khí quý,đá
13
quý hoạch toán trên tài khoản tiền phải được phản ánh theo giá trị thực tế tại thời
chênh lệch phát sinh phải xác định đúng nguyên nhân báo cáo lãnh đạo. kiến
nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
-Kế toán tiền mặt phải chấp hành nghiêm chỉnh và các quy định trong chế
độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành và các quy định về thủ tục chi, thu, nhập
quỹ, xuất quỹ kiểm soát trước , giữ quỹ và kiểm kê của Nhà Nước.
c) Kết cấu và nội dung:
Nợ TK 111 Có
Các khoản tiền mặt do:
- Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng,
bạc, kim khí quý, đá quý và các chứng
chỉ có giá.
- Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê.
- Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại
ngoại tệ (trường hợp tỷ giá tăng)
Các khoản tiền mặt giảm, do:
- Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng,
bạc, kim khí quý, đá quý và các chứng
chỉ có giá.
- Số thiếu phát hiện khi kiểm kê.
- Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại
(trường hợp tỷ giá giảm).
SD: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng
bạc, kim khí quý, đá quý và các chứng
chỉ có giá còn tồn quỹ.
Tài khoản 111 “tiền mặt “ có 4 tài khoản cấp 2:
+Tài khoản 1111- tiền Việt Nam- phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền
Việt Nam(bao gồm cả ngân phiếu)
+ Tài khoản 1112- Ngoại tệ- phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ ngoại tệ
(theo đồng Việt Nam)
+ Tài khoản 1113- Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý – phản ánh tình hình
Chi tiền mặt cho các khoản chi phí
Thu sự nghiệp, phí, lệ phí v cácà
khoản khác bằng tiền mặt
Trả nợ, nộp thuế, phí, lệ phí khoản
phải nộp theo lương
Số thừa quỹ khi kiểm kê
Chênh lệch giảm do đánh giá lại
ngoại tệ
Chênh lệch tăng do đánh giá lại
ngoại tệ
Chi tiền mua vật tư h ng hoá à
TSCĐ (chịu thuế GTGT theo phương
pháp khấu trừ)
Thu tiền bán h ng hoá, dà ịch vụ
(chịu thuế GTGT theo phương
pháp khấu trừ)
Thuế GTGT
phải nộp
Thuế GTGT
đầu v oà
e) Sổ quỹ tiền mặt:
- Mục đích :
Sổ này dùng cho thủ quỹ phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt bằng
tiền Việt Nam của đơn vị.
- Căn cứ ghi sổ:
+ Căn cứ để ghi sổ “ quỹ tiền mặt “ là các phiếu thu , phiếu chi đã được
thực hiện nhập , xuất quỹ.
+ Mỗi loại quỹ được theo dõi trên một sổ hay một số trang sổ ( quỹ thuộc
kinh phí hoạt động, quỹ dự án, quỹ cơ quan ).
- Phương pháp ghi sổ :
Nguyễn Thị Lan Hương Thu tiền thuê địa điểm 8.000.000
ấn định số tiền : Tám triệu đồng.
Hà Nội ngày 15 tháng6 năm 2002
Người nộp : Kế toán: Thủ trưởng đơn vị:
(ký, họ tên) (ký,họ tên) (ký ,đóng dấu)
18
Bộ (Sở) Sổ QUỹ TIềN MặT
Đơn vị
Đơn vị tính :đồng
Ngày
Chứng từ
Diễn giải
Số tiền
Ghi
chú
thu chi Thu chi Tồn
1 2 3 4 5 6 7 8
30/6 55
56
57
58
87
89
90
92
93
94
95
96
100
200000
1497500
2000000
220000
3032600
36000
2520000
9000000
8070000
65603252
157219252
65603252
74603252
82603252
81603252
81414752
80014752
79814752
78317252
76317252
76097252
73064652
73028652
70508652
61508652
53438652
53848652
Cộng số phát sinh 109026000 120780000 53848652
Từ sổ qũy tiền mặt ta định khoản cụ thể như sau:
1. Chứng từ số 55, rút HMKP về nhập qũy tiền mặt tháng6
Có TK 111 :200.000
9.Chứng từ số 94, chi phí nghiệp vụ chuyên môn :
Nợ TK 661 :1.497.500
Có TK 111 : 1.497.500
10.Chứng từ số 95, thưởng học sinh tháng6;
Nợ TK 661 : 2.000.000
20
Có TK 111 : 2.000.000
11. Chứng từ số 96, thanh toán tiền mua than tháng 6:
Nợ TK 661 : 220.000
Có TK 111 : 220.000
12.Chứng từ số 98, chi chụp ảnh tháng 6
Nợ TK 661 :36.000
Có TK 111 : 36.000
13.Chứng từ số 100, chi phí khác trong tháng6:
Nợ TK 661 :3.032.600
Có TK 111 :3.032.600
14.Chứng từ số 102 :
- Nộp tiền học phí vào kho bạc :
Nợ TK 112 : 2.520.000
Có TK 111 : 2.520.000
- Nộp tiền xây dung vào kho bạc :
Nợ TK 112 : 9.000.000
Có TK 111 : 9.000.000
- Nộp tiền ĐTPT vào kho bạc:
Nợ TK 112 : 8.070.000
Có TK 111 :8.070.000
15. Chứng từ số 58, các khoản tạm ứng chi không hết nhập lại quỹ tiền mặt :
Nợ TK 111 : 410.000
Có TK 312 : 410.000
Nâng cấp phần mềm MT
Chi phí ngiệp vụ c/ môn
Thưởng học sinh
Chi chụp ảnh
Thanh toán tiền mua than
Chi phí khác trong tháng
Nộp tiền học phí vàoKB
Nộp tiền xây dung vàoKB
Nộp tiền ĐTPT vào KB
Các khoản chi không hết
Nộp lại qũy tiền mặt
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
461
3032600
2520000
9000000
8070000
410000
Cộng số phát sinh
Số dư cuối kỳ
109026000
53848652
120780600
Hà Nội ngày 30 tháng 6 năm 2003
Người lập bảng Kế toán Thủ trưởng đơn vị
(Ký ,họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , đóng dấu)
1.2. Hạch toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc:
Để hạch toán tiền gửi Ngân Hàng, Kho Bạc kế toán sử dụng tài khoản 112
“Tiền gửi Ngân Hàng, Kho Bạc".
23
a. Công dụng :
Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có , tình hình biến động tất cả các
loại tiền của đơn vị gửi tại Ngân Hàng, Kho Bạc ( bao gồm tiền Vịêt Nam, ngoại
tệ, vàng ,bạc, kim khí quý , đá quý )
b) Nguyên tắc hạch toán :
- Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 – Tiền gửi Ngân Hàng, Kho Bạc
là các giấy báo có, báo nợ hay bảng sao kê của Ngân Hàng , Kho Bạc kèm theo
các chứng từ gốc.
- Kế toán phải tổ chức thực hiện việc theo dõi riêng từng loại tiền gửi
(tiền gửi về kinh phí hoạt động, tiền gửi về vốn đầu tư XDCB và các loại tiền
khác theo từng loại Ngân Hàng, kho bạc).Định kỳ phải kiểm tra đối chiếu nhằm
đảm bảo số liệu gửi vào, lấy ra và tồn cuối kỳ khớp đúng với số liệu của Ngân
Hàng, Kho Bạc quản lý.Nếu có chênh lệch phải báo ngay cho Ngân Hàng ,Kho
Copyright: Tài liệu đại học ©