Trang 1 LỜI NÓI ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Hệ thống thông tin có thể vẫn còn là một khái niệm khá mới mẻ trong kinh
doanh ở nước ta hiện nay, thế nhưng, với những lợi ích mà nó mang lại cho doanh
nghiệp đã khiến các nhà lãnh đạo cần chú tâm nghiên cứu và áp dụng nó vào trong
chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp mình. Những thành công mà một hệ thống
thông tin mang lại như cải tiến trong việc ra quyết định, phục vụ khách hàng tốt hơn,
đáp ứng nhanh chóng sự trông đợi của khách hàng, điều phối các nguồn lực khác
nhau trong một tổ chức và tiến hành kiểm soát chặt chẽ hơn nữa các hoạt động diễn
ra hàng ngày trong Công ty càng thôi thúc công tác chuẩn bị xây dựng một hệ thống
thông tin hoàn chỉnh. Và nó càng trở nên cấp thiết hơn khi chúng ta đang sống trong
kỷ nguyên kỷ thuật số. Trong thời đại ngày nay người ta nói nhiều đến thương mại
điện tử, kinh doanh điện tử, chính phủ điện tử, không ai có thể phủ nhận vai trò quan
trọng hàng đầu của thông tin, quản lý dòng luân chuyển thông tin trong việc tạo ra
thành công cho các Công ty. Vì vậy việc có được một hệ thống thông tin kỹ thuật số
hiệu quả là mong ước của mọi tổ chức. Tuy nhiên việc xây dựng và khai thác một
cách hiệu quả hệ thống này đòi hỏi phải có một cách nhìn nhận đúng đắn và chiến
lược dài hạn. Bởi lẽ ngay cả những nước phát triển, họ đã tốn kém rất nhiều tiền bạc,
thời gian và công sức cho nó. Còn các nước đang phát triển, trong đó bao gồm cả
Việt Nam thì mới ở trong giai đoạn nhận thức rõ tầm quan trọng của nó và đang tiến
hành một số bước đầu cơ bản tuy nhiên lại có lợi thế của những nước đi sau. Đứng
trước thực trạng này, sau khi nghiên cứu hệ thống thông tin tại Công ty TNHH Long
Hiệp và môi trường hoạt động của Công ty, em rất mong muốn đưa ra những đề xuất
cho sự phát triển của hệ thống thông tin trong Công ty dựa trên nền tảng đã có và sau
đó đưa ra những giải pháp để thực hiện những đề xuất đó.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Bước đầu tiếp cận với cách thức sử dụng hệ thống thông tin vào hoạt động sản
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 3 CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin .
Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) không phải là môn học về máy tính vì
nó không đặt trọng tâm vào phần cứng hay phần mềm máy tính. HTTTQL không dạy
cách sử dụng máy vi tính hoặc chỉ cách làm ra một bản tính excel, hay thiết kế một cơ
sở dữ liệu trên access.
Ngành HTTTQL gồm nhiều nội dung về kinh doanh và quản lý hơn là máy
tính. Nó tập trung phân tích những nhà quản lý kinh doanh, về cách tổ chức kinh
doanh, về việc sử dụng thông tin để đạt được những mục tiêu của các thành viên trong
tổ chức và của chính tổ chức đó. Theo quan điểm của nhà quản lý đối với một hệ thống
thông tin (HTTT), họ cần phải biết rất nhiều về các HTTT, chúng làm được gì? Được
tạo thành từ cái gì? Rồi HTTT được triển khai như thế nào?
Nhà quản lý phải được trang bị kiến thức về HTTTQL để biết được những loại
vấn đề nào có thể giải quyết được bằng HTTT và những loại nào không được. Loại
vấn đề nào sẽ được giải quyết được bằng một HTTT đặc thù nào đó, và biết làm sao để
tiến hành lập một HTTT nhằm hỗ trợ cho nhà quản lý và tổ chức của mình đạt được
các mục tiêu.
Có một câu hỏi mọi người thường đặt ra là nếu tôi không có máy tính và phần
mềm thì tôi có một hệ thống thông tin không? Câu trả lời là Có. Loài người trước khi

của nó và môi trường cũng không tác động vào các quá trình xử lý của hệ thống
đó. Kiểu hệ thống này chỉ mang tính chất lý thuyết vì thực tế các hệ thống đều
tác động qua lại với môi trường theo nhiều cách khác nhau
§ Hệ thống đóng có quan hệ: Đó là hệ thống có sự tương tác với môi trường.
Có cả nơi giao tiếp với bên ngoài nhưng hệ thống có sự kiểm soát ảnh hưởng
của môi trường thể hiện qua các đầu vào (dữ liệu đưa vào) và kết xuất của hệ
thống
§ Hệ thống mở: Đây là dạng hệ thống chịu sự tác động của môi trường nhưng
nó hoàn toàn không kiểm soát sự tác động này. Khi môi trường thay đổi, hoạt
động của hệ thống thay đổi theo. Hệ thống thường bị nhiễu loạn do không kiểm
soát được ảnh hưởng của môi trường đến quá trình xử lý của nó
§ Hệ thống kiểm soát phản hồi. Là dạng hệ thống chịu ảnh hưởng của môi
trường bên ngoài nhưng nó kiểm soát được sự tác động này và chỉ thay đổi hoạt
động của mình khi cần thiết. Vì vậy dù thay đổi hoạt động của mình nhưng hệ
thống vẫn không bị nhiễu loạn. Ví dụ hệ thống hướng dẫn tự động của máy bay
là hệ thống kiểm soát phản hồi. Kết xuất của hệ thống sẽ quay trở lại là đầu vào
của hệ thống nhưng đầu vào này đã có một số thay đổi do môi trường tác động.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 5 Một hệ thống có thể kết hợp pha trộn các kiểu hệ thống trên. Ví dụ một hệ
thống đóng có quan hệ có các thành phần là hệ thống đóng có quan hệ. Hệ thống mở là
hệ thống kiểm soát phản hồi
1.1.2. Hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp
thông tin cho việc ra quyết định, kiểm soát. Một doanh nghiệp cần rất nhiều thông tin.
Mọi quyết định và hành động đều dựa trên cơ sở thông tin phù hợp.
Theo cách nhìn hệ thống, chúng ta tìm hiểu hệ thống thông tin trong doanh
nghiệp và các hệ thống con của nó

giám sát các hoạt động cụ thể cho các mục tiêu cụ thể được phân công từ quản
lý cấp trung gian. Kiểm soát hoạt động do các trưởng bộ phận, giám sát viên…
thực hiện. Các thông tin phục vụ hoạt động quản lý này là các thông tin chi tiết,
cụ thể về các hoạt động liên quan ví dụ: mặt hàng A có số lượng tồn bao nhiêu,
đơn giá bao nhiêu? Và hầu hết được lấy từ hệ thống xử lý nghiệp vụ (Kết xuất
hệ thống này là các báo cáo chi tiết các nghiệp vụ, các báo cáo so sánh thực
hiện với mục tiêu của cấp độ hoạt động).
Các hoạt động quản lý chính là quá trình ra quyết định, nhận thông tin phản hồi,
điều chỉnh quyết định… Trong quá trình ra quyết định của các cấp quản lý, các vấn đề
thường được phân thành các loại sau:
§ Vấn đề không cấu trúc: Là các vấn đề có thể được giải quyết bằng
nhiều cách khác nhau nhưng chỉ có rất ít các lựa chọn được cho là tốt nhất, tuy
nhiên không có hướng dẫn cụ thể cho xác định lựa chọn tốt nhất này và trong
nhiều trường hợp tính đúng đắn của lựa chọn chỉ có thể được đánh giá chính
xác sau một khoảng thời gian dài. Ví dụ người quản lý phải lựa chọn cách tốt
nhất để phát triển sản phẩm mới, thị trường mới trong số nhiều giải pháp đưa ra.
Lựa chọn này sẽ ảnh hưởng lâu dài tới sự thành công của doanh nghiệp và do
đó nó chỉ có thể kiểm chứng được sau một khoảng thời gian dài. Để giải quyết
loại vấn đề này người quản lý cần nhiều loại thông tin, dữ liệu liên quan bên
trong và ngoài doanh nghiệp về nhiều loại hình hoạt động như kinh tế, xã hội,
chính trị… Người quản lý cấp cao thường phải đối mặt với loại vấn đề không
có cấu trúc
§ Vấn đề có cấu trúc: Là vấn đề thường gặp phải ở cấp kiểm soát hoạt
động. Ở cấp này người quản lý được phân công các nhiệm vụ cụ thể và những
chỉ dẫn rõ ràng về cách thực hiện. Ví dụ nhân viên kế toán phải trả được hướng
dẫn phải thanh toán các hóa đơn khi đến hạn ngoại trừ trường hợp phải thanh
toán sớm hơn theo điều kiện xác định để được hưởng chiết khấu mua. Như vậy
xác định ngày trả tiền là một vấn đề có cấu trúc vì đã có nguyên tắc để xác định
trước ngày cần trả tiền. Vấn đề có cấu trúc thường liên quan tới việc xử lý các
vấn đề đã xảy ra trong nội bộ doanh nghiệp và thường lặp đi lặp lại. Các thông

1.1.2.2.1 Các hệ thống xử lý nghiệp vụ (TPS)
Hệ thống này xử lý và cung cấp các thông tin chi tiết và cơ bản về toàn bộ hoạt
động hàng ngày của doanh nghiệp. Đây là các hệ thống cơ bản trong hệ thống thông
tin của doanh nghiệp. Ví dụ hệ thống kế toán tài chính xử lý các nghiệp vụ ảnh hưởng
đến tình hình tài chính, hệ thống đặt hàng xử lý các hoạt động nhận đặt hàng của
khách hàng để ra quyết định bán hàng cụ thể… Các hệ thống xử lý nghiệp vụ cung cấp
thông tin để phục vụ các hoạt động quản lý ở cấp điều hành hoạt động.
1.1.2.2 .2 Hệ thống thông tin quản lý(MIS)
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống
xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin thu thập
từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp hơn và
phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp. Hệ thống thông tin quản lý thường bao
gồm
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 8 § Hệ thống thông tin thị trường: Nhằm cung cấp thông tin liên quan về
thị trường tiêu thụ. Ví dụ như thông tin về tiêu thụ sản phẩm, về khách hàng, dự
báo giá cả, khách hàng, sản phẩm cạnh tranh… Hệ thống thông tin này lấy
thông tin từ hệ thống kế toán và thông tin từ bên ngoài doanh nghiệp
§ Hệ thống thông tin sản xuất: Cung cấp thông tin liên quan tới sản xuất
như hàng tồn kho, chi phí sản xuất, kỹ thuật, công nghệ sản xuất, vật liệu thay
thế
§ Hệ thống thông tin tài chính: Cung cấp thông tin liên quan tới lĩnh vực
tài chính như tình hình thanh toán, tỷ lệ lãi vay, cho vay, về thị trường chứng
khoán (lấy thông tin từ hệ thống bên ngoài
§ Hệ thống thông tin nhân lực: Cung cấp thông tin về nguồn và cách sử
dụng nhân lực như thông tin về lương, thanh toán lương. Về thị trường nguồn
nhân lực, xu hướng sử dụng nhân lực.

tranh mới, nhưng chúng cũng rút ra các thông tin tóm tắt từ MIS và DSS bên trong.
Chúng lọc, nén và giữ lại những dữ liệu chủ chốt, nhấn mạnh vào việc rút ngắn thời
gian và nỗ lực cần thiết để thu thập được thông tin có ích cho điều hành. Mặc dù chúng
có khả năng phân tích giới hạn, ESS sử dụng hầu hết các phần mềm đồ hoạ cao cấpvà
có thể trình bày ngay các hình hoạ và dữ liệu từ nhiều nguồn cho các quan chức điều
hành cấp cao hay cho phòng họp ban giám đốc.
ESS phải trợ giúp trong việc trả lời các vấn đề như : chúng ta nên tiến hành các
hoạt động kinh doanh thế nào? Đối thủ cạnh tranh đang là ai? những thu nhận mới nào
sẽ bảo vệ chúng ta khỏi chao đảo trong kinh doanh? Chúng ta nên bán những đơn vị
nào để nâng cao tiền mặt?
Sau đây là sơ đồ mô tả mối quan hệ của các các hệ thống trong tổ chức

Sơ đồ 1: Mô tả mối quan hệ giữa các hệ thống
hệ hỗ trợ
điều hành
(ESS)
hệ thống
tin quản lý
(MIS)
hệ hỗ trợ
quyết định
(DSS)
hệ tri thức, tự
động hoá văn
phòng (KWS
và OAS)
hệ tác
nghiệp
(TPS)
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

thống, thông tin chính thức không thể thay thế các phương tiện thông tin phi chính
thức khác. Vì vậy, nếu cho rằng, thông tin chính thức của tổ chức sẽ thay thế các
nguồn thông tin khác là sai lầm.
· Quan điểm thứ hai cho rằng: “Càng có nhiều thông tin càng tốt”. các nhà thiết kế
HTTT theo quan điểm này nghĩ rằng : nhiều thông tin sẽ giúp các nhà quản trị
đưa ra các quyết định tốt hơn và nhà quản trị cần tất cả các thông tin mà họ yêu
cầu. Cách lý giải này đều chưa xác đáng, vì những lý do sau:
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 11 ü Lượng thông tin tăng lên không phải lúc nào cũng gắn với việc nâng cao
chất lượng của quyết định. Khi thông tin quá nhiều các nhà quản trị dễ rơi vào
tình trạng bị ngập đống thông tin, từ đó làm cho việc lựa chon các phương án
quyết định sẽ phức tạp và tốn nhiều thời gian .
ü Trên thực tế giá trị thông tin không chỉ phụ thuộc vào số lượng, mà còn phụ
thuộc vào chất lượng của nó nữa như: mức độ liên quan các vấn đề, tính chính
xác, tính hoàn chỉnh, độ tin cậy và đúng lúc.
ü Quá nhiều thông tin, thậm chí thông tin có chất lượng cao, khi vượt quá
ngưỡng tối ưu, có thể cản trở quá trình ra quyết định. Hơn nữa, ngoài số lượng
và chất lượng của thông tin, chất lượng của quyết định còn phụ thuộc vào khả
năng nhận thức các vấn đề của người ra quyết định. Mặt khác, nhiều thông tin
cũng có nghĩa là tăng chi phí. Vì vậy, khi xem xét đáp ứng những yêu cầu về
cung cấp thông tin đòi hỏi phải cân nhắc thêm về tính hiệu quả kinh tế của
quá trình quản trị.
Do tâm lí sợ thất bại, nhiều nhà quản trị coi thu thập nhiều thông tin là một
phương tiện bảo vệ mình và họ không hiểu rằng thông tin mà họ yêu cầu không phải
cái nào cũng cần thiết với công việc.
· Thứ ba là quan điểm cho rằng: “Những nhà quản trị cần có những công nghệ
mới nhất đang có và càng mới càng tốt”. Họ nghĩ rằng HTTT hiệu quả sẽ đòi hỏi

công nghiệp và tổ chức khác có thể tìm thấy ít giá trị hơn.
Như những công cụ cạnh tranh
Trong việc đánh giá những ứng dụng của những hệ thống tương lai có thể có
giá trị chiến lược, nhiều công ty đang xem xét những hệ thống có ảnh hưởng đến vị trí
kinh doanh trong một nền công nghiệp ra sao. Michael Porter đưa ra ba chiến lược
cạnh tranh tổng quát mà một tổ chức có thể có được :
+ Dẫn đầu về tổng chi phí
+ Sự khác biệt về sản phẩm
+ Thị trường mục tiêu
Dẫn đầu về tổng chi phí là chiến lược được các hãng sử dụng là những nhà sản
xuất với chi phí thấp, đang tăng lợi nhuận và tăng thị phần. Mcfarlan, Mckenney và
Pyburn cho rằng HTTT có thể có hỗ trợ chiến lược này bằng cách giảm chi phí chính
hay ngăn chặn chi phí, cụ thể hỗ trợ chiến lược này bằng cách giảm chi phí chính hay
ngăn chặn những chi phí khác cụ thể trong hành chính, những bộ phận trợ giúp khác,
sử dụng những nguồn lực hiệu quả hơn, giảm lưu kho, giảm thất thoát và hư hao trong
sử dụng nguyên liệu thô
Sự khác biệt về sản phẩm là chiến lược dựa vào việc khác biệt hoá các sản
phẩm của công ty so với đối thủ cạnh tranh, căn cứ vào những nhân tố khác giá như
cung cấp dịch vụ thông tin cho khách hàng với ít hay không phải trả phí. HTTT còn có
thể giúp hãng phát triển các sản phẩm mới nhanh hơn và như vậy cho phép họ phản
ứng nhanh hơn với những xu hướng mới được nhận thấy trong thị trường.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 13 Thị trường mục tiêu là chiến lược theo đuổi việc nhận dạng những phân khúc
thị trường cụ thể mà hãng có thể lấp đầy bằng cách dẫn đầu về giá hay khác biệt hoá
sản phẩm.
Làm ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức
Như đã đề cập ở phần trên, hầu hết tầm quan trọng hiện tại tập trung vào những

Trang 14 § Công cụ để thu thập và tổng hợp thông tin như các hoạt động phỏng
vấn, bảng câu hỏi, quan sát…
§ Công cụ để lập kế hoạch và quản trị tình hình thực hiện kế hoạch
§ Công cụ để phân tích, đánh giá tài chính như các hàm tài chính
§ …
Tuy nhiên tôi chỉ trình bày nhóm công cụ mô tả quy trình luân chuyển thông tin
là lưu đồ thủ công và sơ đồ logic.
1.4.1 Lưu đồ thủ công
Lưu đồ là công cụ sử dụng hình vẽ mô tả ngắn gọn các luân chuyển dữ liệu, quy
trình xử lý trong một hệ thống. Có nhiều lưu đồ như lưu đồ hệ thống, lưu đồ chương
trình và lưu đồ chứng từ.
Lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống đều mô tả hoạt động xử lý hay luân chuyển
dữ liệu của hệ thống. Tuy nhiên giữa chúng có khác biệt nhỏ là lưu đồ chứng từ trình
bày chi tiết cụ thể các liên của chứng từ trong quá trình luân chuyển chứng từ còn lưu
đồ hệ thống thì nhấn mạnh hơn tới hướng xử lý của hệ thống, không trình bày chi tiết
cụ thể các liên của chứng từ. Xu hướng hiện nay người ta không còn để ý phân biệt lưu
đồ chứng từ hay lưu đồ hệ thống mà gọi chung là lưu đồ.
Lưu đồ chương trình hay lưu đồ khối là lưu đồ trình bày trình tự xử lý của một
chương trình máy tính để thực hiện một nhiệm vụ nào đó.
Tất cả các loại lưu đồ trên đều sử dụng các ký hiệu giống nhau và các nguyên
tắc vẽ giống nhau.
1.4.1.1 Các ký hiệu lưu đồ
Lưu đồ sử dụng rất nhiều ký hiệu. Trước hết chúng ta làm quen với các ký hiệu
cơ bản trong lưu đồ. Các ký hiệu trên gọi là ký hiệu cơ bản vì nó không mô tả chi tiết phương tiện
vật lý liên quan tới xử lý hay luân chuyển dữ liệu.
Tuy nhiên, khi sử dụng lưu đồ để đánh giá hay mô tả hoạt động của hệ thống
người đọc cần biết chính xác phương thức vật lý liên quan tới xử lý chẳng hạn như
chứng từ gì đưa dữ liệu vào cho hệ thống xử lý hay hoạt động xử lý nào đó được thực
hiện bằng tay hay bằng máy. Vì vậy trong ký hiệu lưu đồ, người ta còn quy định ký
hiệu chi tiết liên quan tới phương tiện vật lý trong hoạt động của hệ thống. sau đây là
các ký hiệu chi tiết thường dùng trong lưu đồ mô tả qui trình hoạt động xử lý hoạt
động kinh tế của doanh nghiệp. Điểm nối lưu đồ trong cùng trang giấy. Ký hiệu này dùng đ
ể
kết nối các phần khác nhau trong cùng trang giấy của lưu đồ.

Điểm nối điểm nối sang trang. Ký hiệu này cũng tương t
ự

Video, màn hình, máy in chứ không in ra giấy
Ký hiệu này mô tả lưu trữ bằng phương tiện mà h
ệ thống
máy có thể truy suất trực tiếp không cần tuần tự.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 16
1.4.1.2 Các quy ước khi đọc và vẽ lưu đồ
§ Một số quy ước khi vẽ lưu đồ
o Mỗi ký hiệu xử lý phải nối với ký hiệu đầu vào của xử lý và ký
hiệu thể hiện kết quả của xử lý.
o Lưu đồ phải được trình bày quá trình xử lý hoặc luân chuyển dữ
liệu từ trên xuống dưới, từ trái qua phải của trang giấy. Trường
hợp không thể trình bày lưu đồ theo chiều thông thường qui định
thì cần phải sử dụng mũi tên mô tả hướng luân chuyển của lưu đồ
một cách rõ ràng.
§ Các bước hướng dẫn cơ bản để vẽ lưu đồ
a. Phân tích mô tả hệ thống để xác định các bộ phận xử lý, các xử lý
của từng bộ phận và đầu vào, đầu ra của xử lý.
b. Chia trang giấy thành các cột (nếu lưu đồ trình bày mối quan hệ
giữa các bộ phận).
c. Phác hoạ mô tả hoạt động xử lý của mỗi bộ phận và luân chuyển

nghiên cứu thêm.
+ Đòi hỏi ít kiến thức kỹ thuật để có thể đánh giá đúng tài liệu và vì
vậy có thể được dùng như một công cụ thông tin giữa người sử dụng
hệ thống và phân tích viên để kiểm tra và hiệu chỉnh hiểu biết của
phân tích viên.
+ Dễ dàng xác định các yếu điểm trong hệ thống như tạo ra các tài liệu
không cần thiết, thiếu sự kiểm tra, lặp lại những công việc không cần
thiết và những điểm tắc nghẽn.
· Nhược điểm
+ Với những hệ thống tích hợp cao thì những lưu đồ trở nên khó quản
lý hơn (khổ giấy lớn hơn). Đôi khi cần phải sử dụng những kí hiệu
kết nối hết giấy và tiếp tục là cần thiết nhưng là nguyên nhân làm
giảm các yếu tố trực quan hình ảnh và tính rõ ràng của lưu đồ.
+ Chúng khó sữa đổi.
+ Phải nhận thấy rằng khi phân tích một hệ thống hiện tại thì những
thông tin không chính thức là một phần quan trọng. Lưu đồ có thể
biểu diễn bất kì một dạng nào của những thông tin này.
1.4.2 Lưu đồ logic
Lưu đồ logic đựơc dùng như một phương pháp ghi rõ thủ tục một cách chính
xác. Nếu có dự định viết một chương trình từ những mô tả này thì lưu đồ được gọi là
lưu đồ logic của chương trình.
1.4.2.1 Ký hiệu lưu đồ logic

Dòng chảy
Được dùng để chuyển hướng những
kí hiệu khác nhau : nghĩa là, điều
khiển

Đầu cuối (bắt đầu/kết thúc)
Được dùng để chỉ điểm bắt đầu hay

1.5. Tổng quan về phân tích và thiết kế hệ thống.
1.5.1 Tổng quan
Phân tích hệ thống là giai đoạn đầu tiên của chu kỳ phát triển hệ thống. Kết quả
của quá trình phân tích hệ thống có thể là việc thiết kế của một hệ thống mới, có thể là
điều chỉnh hệ thống hiện hành hoặc giữ nguyên hệ thống hiện hành. Quá trình thiết kế
hệ thống chỉ thực sự được bắt đầu khi các chuyên viên phân tích hệ thống kết luận
rằng hệ thống hiện hành không thể giải quyết các tồn tại và viêc thực hiện hệ thống
đúng
sai
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 19 mới đảm bảo mối quan hệ hợp lý giữa các chi phí và lợi ích. Trong quá trình thiết kế
hệ thống, đội thiết kế hệ thống chuyển đổi các đề nghị từ quá trình phân tích hệ thống
sang các hình thức có thể thực hiện được; kể từ đó, quá trình thực hiện và vận hành hệ
thống được bắt đầu.
1.5.2 Công cụ phân tích và thiết kế hệ thống
Trong giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống, đội ngũ nghiên cứu sử dụng
nhiều công cụ hệ thống để tìm hiểu, đánh giá, trình bày hệ thống dễ dàng và đầy đủ
hơn. Các thành viên của đội xem xét và đánh giá các tài liệu hiện có, sử dụng kết quả
phỏng vấn và sử dụng các kỹ thuật đo lường công việc để hiểu làm thế nào hệ thống
hiện tại hoạt động. Họ thu nhập các ghi chú có từ những hoạt động này và đính kèm
chúng trong giấy làm việc của đội nghiên cứu. Họ kẻ các lưu đồ hoặc sơ đồ dòng dữ
liệu, đề ra các câu hỏi và cũng có thể xem xét và đánh giá các báo cáo do các kiểm
toán viên độc lập hoặc các kiểm toán viên nội bộ cung cấp.
Xem xét đánh giá các tài liệu
Có ba loại tài liệu liên quan đến đội nghiên cứu: tài liệu tổ chức, tài liệu cá
nhân và tài liệu xử lý.
Đội nghiên cứu có thể xem các tài liệu có sẵn tập trung vào cách các cá nhân

cứu không những tìm hiểu những vấn đề đang tồn tại mà còn cố gắng tranh thủ sự
nhiệt tình ủng hộ của người quản lý. Sự phối hợp tất cả người dùng hệ thống rất quan
trọng để cho việc nghiên cứu thành công và sự phối hợp này dễ dàng đạt được nếu các
nhân viên nhận ra rằng lãnh đạo của họ cũng ủng hộ nó. Sau khi phỏng vấn người
quản lý, các thành viên khác của đội nghiên cứu bắt đầu phỏng vấn các giám sát viên
và các nhân viên thừa hành.
Trong quá trình phỏng vấn, đội nghiên cứu yêu cầu người được phỏng vấn mô
tả nhiệm vụ, công việc của họ. Điều này cho phép đội nghiên cứu biết được tại sao các
tài liệu hiện hành không phù hợp hiện tại (out of date). Đội cũng hiểu ý kiến của người
được phỏng vấn trong mối liên hệ với các vấn đề cần giải quyết, những yêu cầu thông
tin hoặc thay đổi kỹ thuật công nghệ. Thậm chí giám sát viên và các nhân viên thừa
hành có thể giới hạn khả năng tiến triển của vấn đề cần giải quyết: họ có thể đưa ra
những thông tin về nguồn gốc của nó, các giải pháp tình huống, những khó khăn vốn
có trong việc cung cấp thông tin mới hoặc trong giới thiệu một kỹ thuật mới. Trong
khi thực hiện phỏng vấn, thành viên đội nghiên cứu có thể ghi nhận hoặc thu thập các
biểu mẫu đầy đủ nhằm dùng cho việc xem xét lại sau này.
Nếu cấp quản lý quyết định giới thiệu một hệ thống mới, người phỏng vấn cần
phải nắm bắt được sự chấp nhận của người dùng. Người dùng cũng cung cấp cho đội
nghiên cứu những thông tin cần thiết để hiểu cách hệ thống hiện hành hoạt động. Đội
nghiên cứu sử dụng sơ đồ, bảng quyết định, các câu hỏi và kỹ thuật đo lường công
việc để tăng cường sự hiểu biết của họ về hệ thống.
Mô hình dữ liệu
Sử dụng các thông tin thu thập được trong quá trình xem xét, đánh giá tài liệu
và quá trình phỏng vấn, đội nghiên cứu hệ thống thiết kế một mô hình dữ liệu được hệ
thống hiện hành sử dụng. Mô hình dữ liệu là một kỹ thuật để tổ chức, thiết kế và mô tả
dữ liệu của tổ chức, dữ liệu được mô tả trong mô hình dữ liệu phụ thuộc vào phương
thức và quá trình xử lý dữ liệu để cung cấp thông tin.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 21


xem xét và đánh giá tài liệu. Ví dụ, qua các cuộc phỏng vấn, chuyên viên phân tích ghi
lại các ghi chú, những ghi chú này mô tả quan điểm của các nhân viên riêng biệt. Sau
đó phân tích viên thể hiện khái quát thông tin này vào một biểu mẫu mô tả toàn bộ các
hoạt động đứng trên quan điểm tổng quát của doanh nghiệp. Sơ đồ dòng dữ liệu giúp
cho phân tích viên này làm nhiệm vụ này dễ dàng hơn.
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 22 Sơ đồ dòng dữ liệu cũng cho phép đội nghiên cứu dẫn chứng bằng tài liệu về
phương thức hoạt động của hệ thống hiện hành. Sơ đồ dòng dữ liệu được tạo ra trong
khảo sát sơ bộ sẽ cập nhật các tài liệu cũ mà có thể không cần tốn thời gian sữa chữa.
Nếu giai đoạn thiết kế một hệ thống mới được thực hiện tiếp theo sau một quá trình
phân tích hệ thống thì khi thiết kế và chuyển đổi hệ thống rất cần đến sơ đồ mới của hệ
thống cũ. Sơ đồ mới cũng giải thích cho quản lý và ban chỉ đạo là đội nghiên cứu đã
có sự kiểm tra thích đáng về hệ thống hiện hành.
Sơ đồ dòng dữ liệu cũng có giá trị khi đội nghiên cứu đã tập hợp hết các dữ liệu
của nó. Ở đây, đội nghiên cứu bắt đầu phân tích hệ thống hiện hành để xác định các
vấn đề cần giải quyết hoặc các tiềm năng cải tiến. Một sơ đồ dòng dữ liệu chứa những
mô tả súc tích các tiến trình tạo ra hệ thống. Phân tích viên có thể thấy sự ảnh hưởng
của vấn để cần giải quyết hoặc sự cải tiến dễ hơn so với khi ghi chú, tường thuật hoặc
dạng khác của tài liệu được sử dụng. Trong thực tế nhiều phân tích viên kinh nghiệm
thấy rằng các tiến trình của sơ đồ dòng dữ liệu tự nó giúp xác định vấn đề cần giải
quyết hoặc tạo ra ý tưởng cho hệ thống mới.
Sử dụng bảng câu hỏi
Đội nghiên cứu cũng có thể sử dụng các câu hỏi trong khi khảo sát sơ bộ. Một
bảng câu hỏi có thể được dùng theo hai cách: phân tích viên hoặc nhân viên phòng ban
sử dụng hoàn thành nó. Thông thường, đội nghiên cứu trình bày và thuyết minh các
câu hỏi cho các thành viên của đội sử dụng khi phỏng vấn. Khi tiến hành phỏng vấn,
phân tích viên xác định danh mục các câu hỏi thực tế cần nhận định, cần được trả lời,

tất cả các nghiệp vụ phát sinh.
ERP đại diện cho một phương pháp để tích hợp và đơn giản hoá các chức năng
quản lý được vi tính hoá. ERP không phải là một sản phẩm hay một tổ chức mà là một
mô hình để các tổ chức dựa vào nó thực hiện các nhiệm vụ chính yếu của mình một
cách có hiệu quả nhất.
Mục đích chính của ERP là tích hợp các hệ thống hiện đang sử dụng và loại bỏ
việc nhập dữ liệu không cần thiết và xử lý các giao tác. Đây là hai mục đích cơ bản
của ERP cũng như việc xem cét đánh giá rất nhiều các hệ thống có liên quan để thoã
mãn nhu cầu người sử dụng. Đồng thời cũng cung cấp nhiều hơn nữa sự quản lý cục
bộ của riêng từng phòng ban, bộ phận và riêng từng nhân viên. Cách tiếp cận theo
nghĩa tự phục vụ này có nghĩa là các cá nhân ít phụ thuộc vào các cá nhân khác để
quản lý công việc và có được các thông tin cần thiết.
Cấu trúc của ERP bao gồm các phân hệ sau:
1
. Kế toán tài chính
- Sổ cái
- Sổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng
- CSDL khách hàng
- Đơn đặt hàng và các khoản phải thu
- Mua hàng và các khoản phải trả
- Lương
- Nhân sự
- Tài sản cố định
PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 24 2. Hậu cần
- Quản lý kho và tồn kho
- Quản lý giao nhận

công ty có kinh nghiệm sử dụng nó vì thế không ai biết chắc nó có hiệu quả hay
không. Hơn nữa, dự án ERP luôn cần sự thoả hiệp. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com
Trang 25 Franchising-strategy
Con đường này thích hợp với các công ty lớn hoặc các công kinh doanh nhiều
ngành khác nhau mà không tham gia chung các quy trình xuyên suốt phổ biến qua các
đơn vị kinh doanh khác nhau. Các hệ thống ERP độc lập được cài đặt ở từng đơn vị
khi kết nối các quy trình chung như Kế toán Tài chính trong toàn bộ công ty. Phương
pháp này được xem là phổ biến nhất cho việc thực hiện ERP. Trong nhiều trường hợp,
các đơn vị kinh doanh đều có các “trường hợp cá biệt riêng” của ERP, đó là hệ thống
riêng biệt và cơ sở dữ liệu. Các hệ thống kết nối với nhau chia xẻ thông tin cần thiết
của công ty, tạo một hình ảnh rõ nét xuyên suốt các đơn vị kinh doanh khác nhau (như
tổng doanh thu của một đơn vị nào đó, chẳng hạn) hay cho các quá trình không khác
biệt nhiều của đơn vị này hay đơn vị khác (lợi nhuận của bộ phận Hành chánh nhân sự,
có lẽ vậy). Thông thường, việc triển khai này bắt đầu với phần cài đặt thí điểm ở một
đơn vị kinh doanh phù hợp, cho dù có sự cố xảy ra thì nòng cốt kinh doanh vẫn không
bị phá vỡ. Kế hoạch cho chiến lược này cũng mất thời gian dài.
Slam-drunk
ERP thiết kế các qui trình trong phương pháp này, tập trung vào một số quy
trình chính yếu như những quy trình nào có phân hệ Tài chính của hệ thống ERP. Slam
drunk thường dành cho các công ty nhỏ muốn phát triển vào hệ thống phần mềm ERP.
Nhiều công ty sử dụng nó như cơ sở hạ tầng để hỗ trợ những nỗ lực cài đặt phần mềm
trong suốt đoạn đường thực hiện. Lúc này, nhiều người khám phá ra rằng hệ thống
slammed của ERP có hiệu quả hơn hệ thống sẵn có vì nó không bắt buộc mọi người
thay đổi bất kỳ thói quen nào của họ.