Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
LỜI NÓI ĐẦU
Dịch vụ kiểm toán luôn được xem là một trong những dịch vụ đòi hỏi
người thực hiện phải có tính chuyên nghiệp đồng thời nó góp phần tạo dựng
một môi trường kinh doanh có hiệu quả. Tuy dịch vụ kiểm toán đã xuất hiện từ
lâu trên thế giới nhưng nó chỉ mới xuất hiện ở Việt Nam từ sau khi Việt Nam
chuyển đổi kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường. Kể từ
đó, ngành kiểm toán của Việt Nam liên tục phát triển cả về lý luận và thực tiễn
và đã phát hiện ra nhiều gian lận làm thiệt hại cho Nhà nước nhiều tỷ đồng giúp
Nhà nước củng cố lại nề nếp tài chính, đồng thời cũng tư vấn cho các doanh
nghiệp trong việc quản lý tài chính của đơn vị mình.
Hoạt động dịch vụ kiểm toán là nhu cầu cần thiết cho toàn xã hội vì nó
cung cấp các thông tin tài chính chính xác. Các cơ quan Nhà nước cần có thông
tin trung thực để điều tiết vĩ mô nền kinh tế, các nhà đầu tư cần thông tin trung
thực để đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn, còn các nhà quản trị doanh nghiệp
cần thông tin trung thực để chỉ đạo hoạt động của doanh nghiệp... Do hoạt động
kiểm toán đóng vai trò hết sức quan trọng nên việc không ngừng hoàn thiện
kiểm toán Báo cáo tài chính là rất cần thiết. Trong đó, chất lượng của kiểm toán
chu trình mua hàng- thanh toán có ảnh hưởng lớn đến chất lượng của toàn bộ
cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính.
Xuất phát từ lý do trên, trong thời gian thực tập tại Công ty Hợp danh
Kiểm toán Quốc gia Việt Nam (VNFC) em đã lựa chọn đề tài “Qui trình kiểm
toán chu trình mua hàng - thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do
Công ty Hợp danh Kiểm toán Quốc gia Việt Nam - VNFC thực hiện” cho
chuyên đề tốt nghiệp của mình. Trong bài viết này, ngoài phần mở đầu và phần
kết luận thì nội dung của bài viết bao gồm ba phần:
Chương I: Những vấn đề lý luận chung về quy kiểm toán chu trình mua
hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Bùi Thị Hương Lớp: Kiểm toán 44
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
Chương II: Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong
ánh sự tuần hoàn vốn trong doanh nghiệp, đầu ra của giai đoạn trước là đầu vào
của giai đoạn sau. Chu trình mua hàng và thanh toán là một trong những mắt
xích quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh, thực hiện tốt chu trình này
thì kế hoạch sản xuất, kinh doanh mới hoàn thành và tạo điều kiện thuận lợi
cho tiêu thụ và kết quả tiêu thụ lại định hướng cho kế hoạch sản xuất và chu
trình mua hàng và thanh toán tiếp theo.
Có thể nói, chu trình mua hàng và thanh toán đóng vai trò hết sức quan
trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Không những thế
Bùi Thị Hương Lớp: Kiểm toán 44
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là một bộ phận không thể thiếu
trong kiểm toán Báo cáo tài chính.
2. Bản chất và chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
2.1. Bản chất của chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua vào và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần
thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp. Chu trình thường được bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua
của người có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng
việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận được.
Quá trình mua vào của hàng hoá hay dịch vụ bao gồm những khoản mục
như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện nước, sửa chữa và bảo trì…
Chu trình này không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động
hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức.
Việc mua hàng hoá, dịch vụ có thể được tiến hành theo một trong các phương
thức sau:
Phương thức mua hàng trực tiếp: doanh nghiệp mua hàng trực tiếp tại kho
hoặc các phân xưởng sản xuất của người bán.
Phương thức mua hàng theo hợp đồng: doanh nghiệp mua hàng theo hợp
đồng ký kết, số hàng này chỉ thuộc phần sở hữu của doanh nghiệp khi doanh
nghiệp thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ.
nghiệp vụ mua hàng. Do vậy, khi kiểm toán về vấn đề này kiểm toán viên phải
căn cứ vào các quy định nội bộ về thẩm quyền phê duyệt đối với nghiệp vụ
mua hàng áp dụng trong doanh nghiệp để đánh giá việc mua hàng có hợp lý
hay không.
2.2.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Việc nhận hàng hoá hay dịch vụ từ nhà cung cấp là một điểm quyết định
trong chu trình mua hàng và thanh toán vì đây là thời điểm để bên mua thừa
nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách kế toán của mình. Khi
nhận hàng hoá, dịch vụ bộ phận mua hàng của công ty sẽ tiến hành quá trình
Bùi Thị Hương Lớp: Kiểm toán 44
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
kiểm soát thích hợp về mẫu mã, chất lượng, số lượng, đơn giá, thời gian giao
hàng và các điều kiện khác căn cứ vào đơn đặt hàng. Nếu các điều kiện trên
đơn đặt hàng được thực hiện tốt thì bộ phận mua hàng sẽ ký nhận trên phiếu
giao hàng của người bán và lập báo cáo nhận hàng như một bằng chứng của sự
nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá. Một bản sao thường được gửi cho thủ kho
và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo. Hàng hoá
phải được kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận cho đến khi chuyển đi, nhân
viên trong phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán. Cuối
cùng, sổ sách kế toán (kế toán vật tư và kế toán chi phí) sẽ phản ánh việc
chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được chuyển từ phòng
tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa đi tiêu thụ.
2.2.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán
Việc ghi nhận đúng đắn khoản nợ người bán về hàng hoá hay dịch vụ nhận
được là rất quan trọng nên đòi hỏi việc ghi sổ chính xác, nhanh chóng và có cơ
sở hợp lý. Do vậy, khi kế toán các khoản phải trả nhận được hoá đơn của người
bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển
ghi trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và báo cáo
nhận hàng (nếu hàng đã về). Sau đó, kế toán các khoản phải trả cần tính toán lại
các phép nhân và phép cộng tổng trên hoá đơn số tiền rồi chuyển vào sổ hạch
của việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của một thủ tục kiểm
soát).
Hoá đơn của người bán: là chứng từ nhận được từ nhà cung cấp hàng, đề
nghị thanh toán cho các hàng hoá hoặc dịch vụ đã được chuyển giao.
* Sổ sách:
Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán
để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hoá đơn (từng cái
một), cùng với việc chỉ ra tên nhà cung cấp hàng, ngày của hoá đơn và khoản
tiền của các hoá đơn đó.
Bùi Thị Hương Lớp: Kiểm toán 44
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: ghi chép các khoản tiền
phải trả cho mỗi nhà cung cấp hàng. Tổng số của tài khoản nhà cung cấp trong
sổ hạch toán chi tiết phải trả người bán bằng khoản tiền ghi trên khoản mục
phải trả người bán.
Bảng đối chiếu của nhà cung cấp (Bảng đối chiếu công nợ): báo cáo nhận
được của nhà cung cấp hàng (thường là hàng tháng) chỉ ra các hoá đơn chưa
thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất định.
3.2. Tài khoản liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán.
Thông tin, số liệu vận động từ các chứng từ vào sổ sách kế toán thông qua
hệ thống tài khoản kế toán. Trong chu trình mua hàng và thanh toán các tài
khoản được sử dụng chủ yếu là:
Vốn bằng tiền: TK 111, TK 112, TK 113,…
Hàng tồn kho: TK 151, TK 152, TK 153, TK 156…
Nợ phải trả: TK 331…
Các tài khoản khác: TK 133, TK 515, TK 611…
Bùi Thị Hương Lớp: Kiểm toán 44
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
Sơ đồ 01: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh trong chu trình mua hàng - thanh
toán (thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ)
nhập kho
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc được thừa nhận hay không? Từ
mục tiêu chung này cụ thể hoá thành các mục tiêu đặc thù đối với chu trình
mua hàng và thanh toán.
Mục tiêu kiểm toán đối với chu trình (chung cho cả nghiệp vụ mua hàng và
thanh toán) bao gồm các mục tiêu sau:
Một là: Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng như các
khoản phải trả nhà cung cấp với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc
công nợ phải trả được bảo đảm bằng sự tồn tại của các tài sản cũng như công
nợ đó.
Hai là: Tính đầy đủ của việc ghi nhận các hàng hoá và dịch vụ mua vào và
các khoản phải trả người bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài
khoản kế toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý.
Ba là: Tính đúng đắn của việc tính giá thực tế hàng nhập kho được tính theo
chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả người bán
phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn người bán và biên bản
giao nhận hàng hoá hay dịch vụ.
Bốn là: Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào
cũng như các khoản phải trả người bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong
việc phân loại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện chúng qua hệ thống tài
khoản tổng hợp và chi tiết.
Năm là: Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ với ý nghĩa
tài sản mua vào phản ánh trên báo cáo tài chính phải thuộc quyền sở hữu của
đơn vị và nợ phải trả người bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này.
Sáu là: Tính chính xác về cơ học trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ
đối với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán.
Các mục tiêu kiểm toán nêu trên chính là khung tham chiếu cho việc xác
định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằng
chứng kiểm toán. Căn cứ vào các mục tiêu đó, kiểm toán viên phải thiết kế các
1.1.1. Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán
Bùi Thị Hương Lớp: Kiểm toán 44
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán
Kiểm toán là một ngành có tính cạnh tranh cao nhưng các công ty kiểm
toán luôn thận trọng trong việc chấp nhận một khách hay tiếp tục khách hàng
cũ. Vì việc lựa chọn này có liên quan đến trách nhiệm pháp lý và trách nhiệm
nghề nghiệp của các công ty kiểm toán. Trong giai đoạn này kiểm toán viên
phải đánh giá rủi ro có thể gặp phải khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng
và thanh toán của doanh nghiệp, sau đó kết hợp với việc đánh giá các chu trình
khác để đưa ra quyết định có chấp nhận kiểm toán cho doanh nghiệp hay
không.
Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng
Nhận diện lý do kiểm toán của công ty khách hàng bao gồm hai nội dung:
Xác định người sử dụng báo cáo tài chính và mục đích sử dụng của họ. Để biết
được điều đó kiểm toán viên cần phải phỏng vấn trực tiếp Ban Giám đốc khách
hàng hoặc dựa vào kinh nghiệm của các cuộc kiểm toán đã thực hiện trước đó.
Kiểm toán viên sẽ tìm hiểu thêm về lý do kiểm toán của công ty khách hàng
trong quá trình thực hiện kiểm toán sau này. Sau khi đã nhận diện các lý do
kiểm toán của công ty khách hàng, công ty kiểm toán tiến hành xem xét các lý
do kiểm toán đối với chu trình mua hàng và thanh toán của khách hàng để từ đó
xác định số lượng bằng chứng kiểm toán phải thu thập và mức độ chính xác
của các ý kiến mà kiểm toán viên đưa ra trong báo cáo kiểm toán.
Lựa chọn nhóm kiểm toán
Theo chuẩn mực kiểm toán chung được thừa nhận ( GAAS) thì “Quá trình
kiểm toán phải được thực hiện bởi một hoặc nhiều người đã được đào tạo đầy
đủ thành thạo như một kiểm toán viên”. Vì vậy Ban Giám đốc công ty kiểm
toán chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán cần phải đảm bảo về số lượng
đạt yêu cầu về trình độ khả năng và chuyên môn nghiệp vụ
Khi lựa chọn nhân viên thực hiện kiểm toán, công ty kiểm toán cần phải
Kiểm toán viên cần tìm hiểu về nền kinh tế, lĩnh vực kinh doanh của đơn
vị, tổ chức và hoạt động của đơn vị kiểm toán. Ngoài ra, kiểm toán viên cũng
cần tìm hiểu những khía cạnh đặc thù như : Cơ cấu tổ chức, cơ cấu vốn, chức
Bùi Thị Hương Lớp: Kiểm toán 44
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
năng vị trí của kiểm toán nội bộ... Để thấy được sự tác động của các nghiệp vụ,
các hoạt động lên báo cáo tài chính hoặc để so sánh khách hàng với các đơn vị
khác hoạt động trong cùng ngành nghề, lĩnh vực sản xuất kinh doanh đó.
Kiểm toán viên có thể thu thập sự hiểu biết này thông qua việc trao đổi với
kiểm toán viên tiền nhiệm hoặc những người đã tiến hành kiểm toán các công
ty khác nhưng hoạt động trong cùng ngành nghề kinh doanh. Ngoài ra kiểm
toán viên có thể trao đổi trực tiếp với nhân viên, Ban Giám đốc công ty khách
hàng hoặc tự nghiên cứu sách báo, tạp chí chuyên ngành.
Xem xét lại kết quả kiểm toán trước và hồ sơ kiểm toán chung.
Hồ sơ kiểm toán chung bao gồm các tài liệu về sơ đồ tổ chức bộ máy, điều
lệ công ty, chính sách tài chính, kế toán... Do vậy, kiểm toán viên cần phải xem
xét lại hồ sơ kiểm toán để tìm hiểu kỹ hơn về công việc kinh doanh của khách
hàng.
Tham quan nhà xưởng.
Khi kiểm toán viên đi tham quan nhà xưởng sẽ trực tiếp quan sát quy trình
sản xuất kinh doanh của công ty khách hàng. Kết hợp với việc kiểm toán viên
tiếp xúc với các nhân vật chủ chốt sẽ giúp cho kiểm toán viên có cách nhìn một
cách tổng thể về công việc kinh doanh của khách hàng. Đặc biệt từ việc tham
quan này kiểm toán viên có thể phát hiện những vấn đề cần quan tâm như sản
xuất trì trệ, sản phẩm ứ đọng, máy móc lạc hậu... Từ đấy, kiểm toán viên sẽ đưa
ra những nhận định ban đầu về cánh thức quản lý của Ban Giám đốc tính hệ
thống trong tổ chức, sắp đặt công việc...
Nhận diện các bên hữu quan.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 550- các bên hữu quan, các bên
hữu quan được hiểu là “Các bộ phận trực thuộc các chủ sở hữu chính thức của
Giấy phép thành lập công ty.
Giấy phép thành lập và điều lệ công ty là hai loại tài liệu đã tồn tại trước
khi doanh nghiệp được đưa vào hoạt động. Điều lệ công ty do những thành
viên sáng lập ra công ty soạn thảo. Do vậy khi kiểm tra các tài liệu này sẽ giúp
cho kiểm toán viên nắm bắt được quá trình hình thành. Mục tiêu hoạt động hoạt
Bùi Thị Hương Lớp: Kiểm toán 44
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
động và các vấn đề chi tiết hơn như cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ các
phòng ban thủ tục phát hành, cổ phiếu, trái phiếu
Các báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của năm
hiện hành hoặc của các năm trước.
Xem xét báo cáo tài chính sẽ giúp cho kiểm toán viên nắm bắt được tình
hình tài chính, và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Dựa trên cơ sở đó,
kiểm toán viên có thể áp dụng các kỹ thuật phân tích để tiến hành phân tích các
báo cáo này để có những nhận biết về xu hướng phát triển của khách hàng. Mặt
khác, việc xem xét các báo cáo tài chính, biên bản kiểm tra, thanh tra sẽ giúp
kiểm toán viên nhận thức rõ hơn về thực trạng hoạt động của công ty khách
hàng và dự kiến phương hướng kiểm tra.
Biên bản các cuộc họp cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc.
Các biên bản này bao gồm các nội dung quan trọng nhất trong các cuộc
họp đó như: Công bố về cổ tức, phê chuẩn việc hợp nhất hoặt giải thể các đơn
vị trực thuộc, xét duyệt mua bán, chuyển nhượng các tài liệu quan trọng khác.
Khi xem xét các biên bản này kiểm toán viên sẽ xác định được những
thông tin có ảnh hưởng trọng yếu đến việc hình thành và trình bày một cách
trung thực các thông tin trên Báo cáo tài chính.
Các hợp đồng và cam kết quan trọng.
Trong giai lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên cần xem xét các hợp
đồng cam kết quan trọng như: hợp đồng mua hàng, bán hàng... việc xem xét
các hợp đồng này sẽ giúp cho kiểm toán viên tiếp cận với các hoạt động chính
của khách hàng.
chính. Khi thực hiện phân tích dọc trong chu trình mua hàng và thanh toán
KTV thường tiến hành tính toán các chỉ tiêu như:
Nhóm tỷ suất khả năng thanh toán: khả năng thanh toán hiện hành; khả
năng thanh toán nhanh; khả năng thanh toán tức thời,
Bùi Thị Hương Lớp: Kiểm toán 44
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
Các nhóm tỷ suất khác như: khả năng sinh lời; tỷ lệ chi phí mua hàng của
từng tháng với nợ phải trả được ghi nhận trong từng tháng hoặc với các khoản
thực tế đã thanh toán...
1.1.5. Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro
a. Đánh giá tính trọng yếu
Trọng yếu được định nghĩa trong IAG 25 như sau: “ Trọng yếu là khái niệm về
tầm cỡ, bản chất của sai phạm (kể cả bỏ sót) thông tin tài chính, hoặc là riêng
lẻ, hoặc là từng nhóm khi mà trong một bối cảnh cụ thể nếu dựa vào các thông
tin này để xét đoán thì sẽ không chính xác, hoặc là sẽ đi đến những kết luận sai
lầm”. Để đánh giá tính trọng yếu, KTV sẽ căn cứ vào yếu tố định lượng và yếu
tố định tính của tính trọng yếu để đưa ra mức trọng yếu tổng quan cho toàn bộ
Báo cáo tài chính. Sau đó KTV sẽ tiến hành phân bổ tính trọng yếu cho các
khoản mục trên Báo cáo tài chính. Như ta đã biết các nghiệp vụ mua hàng và
thanh toán được xem là trọng yếu do vậy. Tuy nhiên việc đánh giá tính trọng
yếu và phân bổ mức trọng yếu cho từng khoản mục trên Báo cáo tài chính chủ
yếu phụ thuộc vào các xét đoán nghề nghiệp cũng như kinh nghiệm của kiểm
toán viên.
b. Đánh giá rủi ro
Chu trình mua hàng và thanh toán được đánh giá là trọng yếu do đó việc xác
định rủi ro kiểm toán mong muốn đối với chu trình là hết sức cần thiết. Căn cứ
vào mối quan hệ nghịch giữa trọng yếu và rủi ro để KTV cân nhắc để xác định
nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán thích hợp đối với chu
trình mua hàng và thanh toán.
Rủi ro trong kiểm toán tài chính được chia thành bốn loại: Rủi ro kiểm toán
Trong chu trình mua hàng và thanh toán thường gặp một số rủi ro cơ bản
sau:
Bùi Thị Hương Lớp: Kiểm toán 44
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
* Đối với nghiệp vụ mua hàng:
- Hàng hoá, dịch vụ đã nhận được, chi phí đã phát sinh nhưng chưa được
ghi nhận.
- Hàng hoá, dịch vụ đã phát sinh trong kỳ này nhưng lại ghi sổ vào kỳ sau.
* Đối với nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp:
- Nợ phải trả không được quản lý chặt chẽ làm doanh nghiệp mất cân đối về
tài chính và mất khả năng thanh toán.
- Phản ánh nợ phải trả người bán không đầy đủ do cố tình ghi giảm nợ phải
trả người bán hoặc đã nhận được hàng hoá, dịch vụ mà không phản ánh nợ phải
trả người bán.
- Phản ánh nợ phải trả người bán không có thật làm thay đổi các tỷ suất tài
chính và rút tiền công quỹ.
- Không phân loại và trình bày đúng nợ phải trả làm người sử dụng báo cáo
tài chính hiểu sai khả năng thanh toán thực tế của đơn vị được kiểm toán.
1.1.5. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát
Trong giai đoạn lập kế hoạch tổng quát, kiểm toán viên phải đánh giá hệ
thống kiểm soát nội bộ và rủi ro kiểm soát để xác minh tính hữu hiệu của hệ
thống kiểm soát nội bộ và xác định phạm vi thực hiện các thử nghiệm cơ bản
trên số dư và nghiệp vụ đơn vị.
Thông qua việc đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình
mua hàng và thanh toán, KTV có thể giảm bớt các thủ tục kiểm toán cơ bản đối
với chu trình nếu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và
thanh toán là hiệu quả. Ngược lại, nếu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu
trình mua hàng và thanh toán mà không tồn tại hoặc hoạt động kém hiệu quả
thì KTV sẽ có định hướng rõ ràng về các thủ tục kiểm toán bổ sung…
a. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ.
* Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán của các nghiệp
vụ mua hàng cũng như thanh toán được ghi vào sổ phải được cộng và chuyển
sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các BCTC của doanh nghiệp.
Bùi Thị Hương Lớp: Kiểm toán 44
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
Thủ tục kiểm soát do Ban Giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt
được mục tiêu quản lý cụ thể. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400-
Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ quy định: “KTV phải hiểu biết các thủ tục
kiểm soát của đơn vị để xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình
kiểm toán”. Các thủ tục kiểm soát thường được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc
sau:
* Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, KTV phải tìm
hiểu xem đơn vị có sự phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận hay không. Cụ thể
kiểm toán viên phải tìm hiểu sự phân chia trách nhiệm, tính độc lập giữa nhân
viên tiếp nhận với thủ kho và kế toán vật tư, giữa kế toán tiền mặt với thủ quỹ,
kế toán công nợ.
* Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Theo nguyên tắc này, phải có sự cách ly thích
hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai
phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Cụ thể những người làm các công việc
sau phải độc lập với nhau: Người lập đơn đặt hàng với người kí duyệt đơn; người
nhận hàng với kế toán vật tư; kế toán ghi sổ chi tiết các khoản phải trả nhà cung
cấp với người thanh toán cho nhà cung cấp.
* Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Theo sự uỷ quyền của các nhà quản
lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong
một phạm vi nhất định. Ví dụ, khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ vượt quá một
giới hạn tiền nhất định nào đó thì do Hội đồng quản trị phê chuẩn, còn nếu có
giá trị thấp hơn một giá trị quy định thì được phê chuẩn bởi quản đốc và trưởng
phòng, hoặc các nghiệp vụ thanh toán ở một giá trị cho phép thì kế toán trưởng
có quyền phê duyệt.
* Kiểm toán nội bộ: Là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị và
chương trình kiểm toán cho chu trình.
Soạn thảo chương trình kiểm toán là việc thiết kế các thử nghiệm kiểm
soát và thử nghiệm cơ bản với bốn nội dung chính là: Xác định thủ tục kiểm
toán, quy mô mẫu chọn, khoản mục được chọn và thời gian thực hiện.
Bùi Thị Hương Lớp: Kiểm toán 44
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Khoa Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp
1.2.1. Thiết kế các thử nghiệm tuân thủ trong kiểm toán chu trình mua hàng
và thanh toán
Thử nghiệm tuân thủ (hay còn gọi là thử nghiệm kiểm soát) được KTV
sử dụng để thu thập bằng chứng kiểm toán cho việc đánh giá mức rủi ro kiểm
soát của chu trình. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát có thể giảm bớt các thử
nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ. Do vậy, khi xây dựng chương trình
kiểm toán KTV cần xem xét việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát cho chu trình mua
hàng và thanh toán. Công việc này được thực hiện được thực hiện thông qua các trắc nghiệm
đạt yêu cầu, cụ thể là:
Trắc nghiệm có dấu vết
Loại trắc nghiệm này được áp dụng trong trường hợp thủ tục kế toán, thủ
tục quản lý có liên quan tới chu trình mua hàng và thanh toán có dấu vết. Khi
thực hiện, KTV tiến hành để kiểm tra chi tiết hệ thống chứng từ, kiểm tra các
chữ ký tắt trên các hoá đơn mua hàng, các phiếu chi... nhằm thu thập những
bằng chứng kiểm toán về hoạt động hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ đối
với chu trình mua hàng và thanh toán.
Trắc nghiệm không có dấu vết.
Loại trắc nghiệm này được áp dụng trong trường hợp không có dấu vết.
Khi thực hiện, KTV cần phỏng vấn những người có trách nhiệm trong đơn vị
về các biện pháp kiểm soát được áp dụng cho nghiệp vụ mua hàng và thanh
toán, hoặc quan sát công việc thực tế của họ. Ví dụ, KTV xem xét việc phân
tách trách nhiệm giữa người lập đơn đặt hàng với người ký duyệt nó, hay việc
phân tách trách nhiệm giữa kế toán thanh toán với thủ quỹ hoặc người ký duyệt
lệnh chi tiền trả nhà cung cấp...
* Xem xét số dư tài khoản và sai sót tiềm tàng cần kiểm tra
* Tính toán lại số dư của tài khoản
* Xác định giá trị chênh lệch có thể chấp nhận được
* Xác định mức độ trọng yếu cho sự chênh lệch
* Kiểm tra số chênh lệch trọng yếu
Bùi Thị Hương Lớp: Kiểm toán 44
Copyright: Tài liệu đại học ©