Giáo trình KTNH (bản thảo)
CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT VỀ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG
1.1. Đặc điểm cơ bản của kế toán Ngân hàng kinh doanh (NHKD)
1.1.1. Đặc điểm về đối tượng kế toán
Cũng như kế toán ở bất kỳ doanh nghiệp nào, đối tượng của kế toán NHKD là vốn
kinh doanh (quy mô, cơ cấu của vốn) của ngân hàng ở một thời điểm nhất định và quá
trình biến động của nó.
Tuy nhiên, vì NHKD là một trong các định chế tài chính trung gian mà chức năng
cơ bản là chức năng trung gian tài chính cho nên so với hoạt động kế toán của các doanh
nghiệp phi tài chính, đối tượng của kế toán NHKD có những đặc điểm cơ bản sau:
1.1.1.1. Đối tượng của kế toán NHKD liên quan rất nhiều đến đối tượng kế
toán của các chủ thể kinh tế - xã hội khác trong xã hội, bao gồm:
các doanh nghiệp phi tài chính và doanh nghiệp tài chính; khu vực
tài chính công; khu vực tài chính dân cư và cả các tác nhân nước
ngoài Sự liên quan này lại rất đa dạng.
Đó có thể là quan hệ tiền gửi, trong đó, các chủ thể đóng vai trò là người gửi tiền
theo dõi khoản tiền gửi như một Tài sản (Asset) trong khi NH lại theo dõi như một khoản
Nợ (Liability).
Đó có thể là quan hệ cấp tín dụng, trong đó, NH theo dõi khoản cho vay như một
Tài sản, trong khi người vay theo dõi như một khoản Nợ phải trả. Đó cũng có thể là một
quan hệ, trong đó NHKD đóng vai trò là một trung gian thanh toán với chức năng là
chuyển tiền từ tài khoản của người trả sang tài khoản của người hưởng
Đặc điểm này dẫn đến nhiều hệ quả khác nhau, đồng thời cho thấy khả năng kiểm
soát thông tin về nền kinh tế, về các chủ thể trong nền kinh tế thông qua kiểm soát thông
tin kế toán của các NH. Nó cũng cho thấy, nền kinh tế và các chủ thể sẽ bị tổn thương
không nhỏ, nếu các thông tin kế toán NH bị tác động sai lệch. Có thể rút ra một số kết
luận hữu ích cho công tác quản lý vĩ mô và quản lý NH:
- Việc kiểm soát thu nhập và qua đó, kiểm soát các hoạt động kinh tế ngầm, hạn
chế các tiêu cực trong xã hội sẽ có hiệu quả hơn nếu tỷ trọng thanh toán qua NH tăng lên.
- Ngoại trừ những trường hợp được pháp luật cho phép, bảo mật thông tin về khách

đặc biệt, những dịch vụ liên quan đến sự chu chuyển của tiền tệ. Vì vậy, sự vận động của
vốn trong NHKD chủ yếu là sự chu chuyển tiền tệ về phương diện sở hữu hoặc phương
diện quyền sử dụng.
Do điều này, tài sản trong NHKD không phân chia theo thông lệ thành tài sản lưu
động và tài sản cố định; và vì không có sản phẩm dở dang nên việc tính giá thành sản
phẩm không đặt ra; thu nhập và chi phí được kết chuyển theo từng kỳ và thường được
phân thành 2 loại chủ yếu: thu nhập lãi (interest income) và thu nhập phi lãi (noninterest
income); tương ứng là chi phí trả lãi (interest expenses) và chi phí ngoài lãi (noninterest
expenses).
1.1.1.3. Vận động vốn của NHKD ngược chiều với vận động vốn của các chủ thể
khách hàng. Như đã trình bày ở tiểu mục 1.1.1.1. ở trên, một khoản vốn mà NH hạch toán
như một tài sản thì khách hàng hạch toán như một khoản Nợ và ngược lại. Điều này đúng
đối với cả ba nghiệp vụ cơ bản của NH: nghiệp vụ huy động vốn; nghiệp vụ cấp tín dụng
và nghiệp vụ trung gian thanh toán.
Trong nghiệp vụ huy động vốn khi NH phát sinh một khoản Nợ từ tiền gửi của
khách hàng; phát hành giấy tờ có giá; vay của NHNN hay vay của các Tổ chức tín dụng
khác, NH sẽ ghi CÓ các tài khoản nguồn vốn liên quan như là một khoản tăng NỢ phải
trả thì các đối tác lại ghi NỢ trên các tài khoản tài sản như là một khoản phải thu. Ngược
lại, trong nghiệp vụ cấp tín dụng, NH sẽ ghi Nợ trên các tài khoản tài sản như là một
khoản phải thu thì các đối tác sẽ ghi CÓ trên các tài khoản nguồn vốn như là một khoản
phải trả. Cũng như vậy, trong nghiệp vụ trung gian thanh toán, khi NH ghi giảm tài khoản
của người trả, tức ghi giảm một tài khoản nguồn vốn, nó sẽ ghi NỢ tài khoản của người
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
2
Giáo trình KTNH (bản thảo)
này và ghi tăng tài khoản của người hưởng (tức ghi CÓ) nhưng các khách hàng liên quan
khi nhận được báo Nợ và báo Có sẽ hạch toán ngược lại.
1.1.2. Đặc điểm về chức năng- nhiệm vụ
Ngoài những chức năng thông thường của kế toán, thể hiện thành các nhiệm vụ cụ
thể như:

nghiệp vụ kế toán đồng thời là quá trình giao dịch với khách hàng. Thời gian mà một
khách hàng chờ đợi giao dịch được hoàn thành phụ thuộc khá nhiều vào thời gian xử lý
các thao tác nghiệp vụ kế toán NH. Chẳng hạn, khi khách hàng nộp một chứng từ thanh
toán (lệnh chi hoặc lệnh nhờ thu, séc ), để thực hiện được lệnh giao dịch này, NH phải
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
3
Giáo trình KTNH (bản thảo)
thực hiện các công đoạn: tiếp nhận chứng từ; kiểm soát chứng từ; luân chuyển chứng từ;
thực hiện bút toán; báo Nợ, báo Có Tất cả các công đoạn này về cơ bản là quá trình xử
lý nghiệp vụ kế toán. Chất lượng của quá trình xử lý này được phản ảnh tổng hợp trong
khái niệm chi phí giao dịch. Chi phí giao dịch (transaction/exchange cost) có thể hiểu là
những hao phí về thời gian, công sức, vật chất, tiền bạc và cả những hao tổn về tinh
thần để hoàn thành một giao dịch giữa NH và khách hàng.
Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của kế toán NHKD là tổ chức các
nghiệp vụ giao dịch với khách hàng, bảo đảm nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách
hàng, giảm chi phí giao dịch đồng thời hạn chế đến mức tối thiểu các rủi ro hoạt động
(Operational Risk). Rủi ro hoạt động nói ở đây là những rủi ro phát sinh trong quá trình
thực hiện các hoạt động nghiệp vụ do sự không phù hợp, sai lệch, trục trặc của hệ thống
thiết bị, của nhân viên hoặc quy trình Những rủi ro này có thể gây ra những hậu quả rất
lớn đối với NHKD.
Rõ ràng, tồn tại một mâu thuẫn có tính khách quan giữa yêu cầu tối thiểu hoá chi
phí giao dịch (tức tạo thuận tiện tối đa cho khách hàng) với yêu cầu tối thiểu hoá rủi ro
hoạt động. Chẳng hạn, nếu nới lỏng các yêu cầu kiểm soát, giảm bớt các thủ tục khách
hàng chắc chắn sẽ được hưởng lợi về chi phí giao dịch nhưng hệ quả tất yếu là gia tăng
mức độ rủi ro hoạt động, dẫn đến thiệt hại tài sản cho NH. Ngược lại, nếu tăng cường các
biện pháp kiểm soát rủi ro bằng cách siết chặt các khâu kiểm soát, các tiêu chuẩn về trình
tự, thủ tục tất yếu sẽ làm chi phí giao dịch gia tăng.
Chính do đặc điểm này, mà một nội dung chiếm dung lượng lớn của môn học kế
toán NHKD được dành để đề cập đến các hoạt động thanh toán qua ngân hàng bao gồm:
quan hệ thanh toán giữa khách hàng và ngân hàng (được gọi là hình thức thanh toán) và

thực hiện đầy đủ các yêu cầu kiểm tra, kiểm soát. Nhưng cũng như mọi giải pháp, giải
pháp này cũng tạo ra những thách thức. Ngoài những rủi ro hoạt động (virus, hacker )
như đã đề cập ở trên (tiểu mục 1.1.1.1), các NH còn phải đối diện với rủi ro công nghệ
(Technology Risk). Đó là rủi ro khi mà đầu tư công nghệ không tạo nên sự tiết kiệm chi
phí vì không tận dụng được sự tiết kiệm do quy mô (Economies of Scale) và tiết kiệm do
danh mục dịch vụ đa dạng (Economies of Scope). Vì vậy, đồng thời với việc ứng dụng
công nghệ hiện đại, các NH phải có giải pháp để kiểm soát tốt các rủi ro.
Nói thêm, xét trên bình diện toàn bộ hoạt động NH, yêu cầu tạo thuận tiện tối đa
cho khách hàng và yêu cầu kiểm soát rủi ro cũng là một mâu thuẫn chủ yếu và có tầm chi
phối rất rộng. Tuy nhiên, rủi ro trong trường hợp này bao gồm nhiều loại khác, chẳng hạn
trong hoạt động cấp tín dụng, nếu NH nới lỏng quá trình sàng lọc, hoặc tạo dễ dàng cho
khách hàng trong các yêu cầu về cung cấp thông tin, về các biện pháp bảo đảm NH sẽ tự
đặt mình vào tình trạng rủi ro tín dụng
Từ những phân tích về hai đặc điểm ở các tiểu mục 1.1.1 và 1.1.2 ở trên, có thể rút
ra một kết luận khác: nghiên cứu về kế toán NHKD ngoài việc tìm hiểu về các hoạt động
nghiệp vụ kế toán, một mục tiêu quan trọng khác, thậm chí quan trọng hơn, là nhận thức
sâu sắc về cơ chế vận hành của các hoạt động nghiệp vụ cũng như bản chất của các quá
trình cung ứng dịch vụ của NHKD dưới cách tiếp cận của kế toán. Cách tiếp cận này cho
phép người nghiên cứu có một cách nhìn vừa có tính hệ thống, vừa đi vào những khía
cạnh rất chi tiết. Ví dụ, chỉ có thể có một cái nhìn toàn cảnh và có hệ thống về các hoạt
động trong bảng và hoạt động ngoại bảng của NHKD thông qua nghiên cứu bảng cân đối
kế toán; hoặc chỉ có thể hình dung cụ thể nghiệp vụ cho vay theo hạn mức theo phương
thức một tài khoản hoặc theo phương thức hai tài khoản với cách thức giải ngân, thu nợ
tương ứng thông qua nghiên cứu từng trường hợp kế toán cụ thể Dĩ nhiên, không nên
tuyệt đối hoá cách tiếp cận này. Chỉ nên quan niệm đây là một cách tiếp cận cho phép bổ
sung một góc nhìn khác về các hoạt động của NHKD.
1.1.3. KTNH có nhiều nét tương đồng với kế toán các định chế tài chính trung
gian khác
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
5

huy động vốn của công chúng thông qua tiền gửi, phát hành các công cụ tài chính, hoặc
thu phí bảo hiểm.
- Về sử dụng vốn: Các tài sản của NHKD cũng như các định chế tài chính nói trên
đều chủ yếu ở dưới dạng các tài sản tài chính (các khoản cho vay hoặc đầu tư chứng
khoán )
Để minh hoạ, có thể xem Bảng cân đối kế toán rút gọn của các định chế tài chính
như sau:
Nguồn vốn (Sources of Fund) Tài sản (Assets)
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
6
Giáo trình KTNH (bản thảo)
1. Nợ:
- Tiền gửi của khách hàng
- (hoặc) Phí theo hợp đồng
- Vốn vay phi tiền gửi
(nondeposit borrowings)
- Phát hành giấy tờ có giá
- Vay khác
2. Vốn chủ sở hữu
- Cổ phần
- (Hoặc) Chứng chỉ quỹ
1. Tiền mặt và tiền gửi tại các tổ
chức khác
2. Đầu tư chứng khoán
3. Cho vay và cho thuê
4. Tài sản cố định
Thực ra, như có thể thấy, sự khác nhau giữa các định chế tài chính tập trung nhiều
hơn ở cách thức huy động vốn (tức các khoản Nợ) và sự khác nhau rõ rệt nhất là giữa các
Công ty bảo hiểm và các định chế còn lại. Về tài sản, xét về chức năng tài chính trung
gian, sự khác nhau cơ bản không lớn.

hiểu được lô-gíc khách quan của hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng, cần nghiên cứu
thấu đáo việc phân loại vốn kinh doanh trong NHKD.
- Thứ hai, phân loại vốn kinh doanh trong NHKD còn thể hiện cách tiếp cận các
hoạt động kinh doanh của ngân hàng. Như đã đề cập ở trên, các hoạt động kinh doanh của
ngân hàng được chia thành 2 loại: hoạt động trong bảng và hoạt động ngoại bảng. Đặc
trưng của các hoạt động trong bảng là chúng làm biến động một khoản vốn kinh doanh
nào đó (về phương diện tài sản hoặc nợ), chẳng hạn, hoạt động cho vay sẽ làm biến động
tài sản cho vay, hoạt động huy động tiền gửi sẽ làm biến động khoản nợ là tiền gửi của
khách hàng. Các hoạt động trong bảng thường được phân loại theo từng nhóm căn cứ vào
các tiêu chí cụ thể mà tiêu chí quan trọng nhất là căn cứ vào tính chất của các dịch vụ
(hoặc nghiệp vụ) ngân hàng. Cách phân loại này chia các hoạt động trong bảng thành các
nhóm: hoạt động ngân quỹ; hoạt động huy động vốn; hoạt động cấp tín dụng, hoạt động
thanh toán và các hoạt động khác. Đây cũng là cách phân loại được quy định trong Luật
các Tổ chức tín dụng. Chương 3, Luật các Tổ chức tín dụng số 07/1997/QHX (có hiệu
lực thi hành từ 01/10/1998) quy định về hoạt động của tổ chức tín dụng đã chia các hoạt
động này thành 3 nhóm:
(i) Hoạt động huy động vốn, bao gồm: nhận tiền gửi; phát hành giấy tờ có giá; vay
vốn giữa các tổ chức tín dụng; vay vốn của Ngân hàng Nhà nước.
(ii) Hoạt động cấp tín dụng dưới các hình thức cho vay; chiết khấu thương phiếu và
giấy tờ có giá khác; bảo lãnh; cho thuê tài chính và các hình thức khác theo quy định của
Ngân hàng Nhà nước.
(iii) Dịch vụ thanh toán và ngân quỹ, bao gồm các dịch vụ: mở tài khoản thanh
toán cho khách hàng; cung ứng các phương tiện thanh toán; thực hiện dịch vụ thanh toán
trong nước và quốc tế cho khách hàng; thực hiện các dịch vụ thu hộ, chi hộ; thu phát tiền
mặt cho khách hàng
(iv) Các hoạt động khác, bao gồm: góp vốn, mua cổ phần; tham gia thị trường tiền
tệ; kinh doanh ngoại hối và vàng; nghiệp vụ ủy thác và đại lý; kinh doanh và dịch vụ bảo
hiểm; dịch vụ tư vấn; bảo quản hiện vật quý, giấy tờ có giá; cho thuê tủ két; cầm đồ
Rõ ràng có một sự liên hệ rất chặt chẽ giữa cách phân loại vốn kinh doanh theo
nguồn hình thành và theo kết cấu sử dụng với cách phân loại các hoạt động của ngân

các hình thức khác nhau và giá trị thặng dư do kết quả của việc phát hành cổ phiếu hoặc
do đánh giá lại giá trị sổ sách của tài sản
Vốn chủ sở hữu trong NHKD thường được chia thành các khoản như sau:
- Vốn điều lệ
- Lợi nhuận chưa phân phối
- Các quỹ hình thành từ lợi nhuận, bao gồm: quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ, quỹ
đầu tư phát triển, quỹ nghiên cứu khoa học và đào tạo, quỹ dự phòng tài chính, quỹ khen
thưởng, quỹ phúc lợi
- Chênh lệch đánh giá tỷ giá hối đoái, vàng bạc đá qúy; chênh lệch đánh giá lại tài
sản.
(ii) Các khoản Nợ (Liabilities) hay còn được gọi là Các khoản phải trả
Trong NHKD, các khoản Nợ được phân loại theo nhóm các nghiệp vụ bao gồm:
a. Vốn huy động
Vốn huy động là thành phần chiếm tỷ trọng cao nhất thể hiện nghiệp vụ huy động
vốn của NHKD dưới các hình thức:
+ Các khoản Nợ Chính phủ (tiền gửi của Kho bạc Nhà nước)
+ Vay Ngân hàng Nhà nước dưới các hình thức khác nhau như: vay tái cấp vốn;
vay thành toán bù trừ; vay hỗ trợ đặc biệt
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
9
Giáo trình KTNH (bản thảo)
+ Các khoản Nợ các tổ chức tín dụng khác, bao gồm tiền gửi của các tổ chức tín
dụng khác tại NH và tiền vay của NH đối với các tổ chức tín dụng khác
+ Tiền gửi của các tổ chức và cá nhân
+ Phát hành giấy tờ có giá
b. Nguồn vốn trong thanh toán
Đây là các nguồn vốn nảy sinh do quá trình thanh toán giữa các Ngân hàng và là
một nguồn vốn chiếm tỷ trọng tương đối quan trọng trong hoạt động Ngân hàng. Trong
quá trình thanh toán giữa các NH luôn tồn tại những quan hệ thu hộ, chi hộ giữa các NH
với nhau. Tùy thuộc quy chế của từng hệ thống thanh toán, việc quyết toán các khoản thu

PGS.TS. Lâm Chí Dũng
10
Giáo trình KTNH (bản thảo)
(ii) Các khoản đầu tư tín phiếu chính phủ và các Giấy tờ có giá ngắn hạn khác
đủ điều kiện để tái chiết khấu với Ngân hàng Nhà nước. Đây là các khoản đầu tư có
mục đích dự trữ thanh khoản thứ cấp và có tính thanh khoản rất cao chỉ sau tiền mặt và
tiền gửi tại NHNN.
(iii) Các khoản đầu tư tài chính dưới hình thức chứng khoán, bao gồm chứng
khoán kinh doanh, chứng khoán đầu tư sẵn sàng bán và chứng khoán đầu tư giữ đến ngày
đáo hạn.
Ba khoản mục (i); (ii) và (iii) nói trên còn được gọi chung là vốn khả dụng và các
khoản đầu tư.
(iv) Các khoản vốn cấp tín dụng cho các tổ chức và cá nhân dưới các hình thức:
- Cho vay truyền thống các tổ chức tín dụng và các tổ chức cá nhân
- Chiết khấu, tái chiết khấu thương phiếu và các loại giấy tờ có giá khác;
- Cho thuê tài chính
- Các khoản trả thay trong bảo lãnh
- Cho vay bằng vốn tài trợ, ủy thác

(v) Tài sản cố định và các tài sản có khác như công cụ lao động, góp vốn, đầu tư
dài hạn; các khoản phải thu bên ngoài như: ký quỹ, thế chấp, cầm cố, thanh toán với ngân
sách nhà nước ; các khoản phải thu nội bộ; góp vốn đồng tài trợ; lãi và phí phải thu.
Ngoài ra, ngược với nguồn vốn thanh toán đã đề cập ở tiểu mục 1.2.2.1.ii, ở một
thời điểm nhất định, nếu chênh lệch giữa tổng các khoản chi hộ với các tổng các khoản
thu hộ giữa NH với các NH khác là dương [tổng các khoản phải thu – tổng các khoản
phải trả > 0] hay còn gọi là chênh lệch phải thu thì khoản chênh lệch này được gọi là tài
sản trong thanh toán.
1.2.3. Tổng quan về hệ thống tài khoản kế toán NHKD
Hệ thống tài khoản kế toán NHKD cũng được thiết kế dựa trên những nguyên lý cơ
bản của kế toán. Vì vậy, ở đây chỉ đề cập những điểm có tính đặc thù của hệ thống tài

- Loại 4: Các khoản phải trả
- Loại 6: Nguồn vốn chủ sở hữu
Nhắc lại, các tài khoản thuộc nguồn vốn có số dư Có, số phát sinh tăng được ghi
Có, số phát sinh giảm được ghi Nợ.
c. Tài khoản sử dụng vốn hoặc nguồn
Đặc điểm chung của các tài khoản thuộc loại này là số dư của chúng ở một thời
điểm bất kỳ có thể dư Nợ hoặc dư Có, bao gồm:
- Các tài khoản có số dư Có hoặc số dư Nợ, ví dụ: tài khoản lợi nhuận chưa phân
phối (kết quả kinh doanh), các tài khoản phản ảnh quan hệ thanh toán giữa các NH trong
loại 5: thanh toán bù trừ, thanh toán liên hàng (trừ một số ít tài khoản thuộc loại để cả 2
số dư).
- Tài khoản để cả 2 số dư: Vì lý do kỹ thuật liên quan đến cách thức kiểm soát, đối
chiếu và quyết toán các khoản phải thu, phải trả giữa các NH theo từng phương thức
thanh toán cụ thể, một số tài khoản không bù trừ số dư mà để cả 2 số dư, ví dụ: tài khoản
thanh toán liên hàng đến để cả 2 số dư không bù trừ. Tuy nhiên, những tài khoản loại này
thường sử dụng kỹ thuật mở 2 tiểu khoản : tiểu khoản bên Nợ và tiểu khoản bên Có và
nói chung, đây chỉ là những ngoại lệ hiếm gặp.
d. Các tài khoản thu nhập và chi phí trong NHKD
- Tài khoản thu nhập
Bản chất của thu nhập là một khoản làm tăng vốn chủ sở hữu và tăng tài sản tương
ứng. Do đó, có thể coi tài khoản thu nhập là tài khoản nguồn vốn chủ sớ hữu.
Đặc điểm của các tài khoản thu nhập trong NH là sẽ được kết chuyển để tính lãi/lỗ
vào cuối năm tài chính. Do đó, tài khoản này chỉ có số dư khi chưa kết chuyển để tính
lãi/lỗ. Trong hệ thống tài khoản, nhóm tài khoản này thuộc loại 7 và được phân loại theo
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
12
Giáo trình KTNH (bản thảo)
thu nhập của từng hoạt động: thu nhập từ hoạt động tín dụng; thu nhập từ hoạt động dịch
vụ; thu nhập từ hoạt động kinh doanh ngoại hối; thu nhập từ hoạt động kinh doanh chứng
khoán; thu nhập góp vốn, mua cổ phần Cách phân loại cũng phù hợp với thông lệ quốc

trừ tài sản và nguốn vốn một khoản bằng đúng số dư các tài khoản chi phí.
(ii) Phân loại theo phạm vi phản ảnh
Theo cách phân loại này, trong kế toán NHKD, các tài khoản được phân thành 2
loại:
a. Các tài khoản phản ảnh hoạt động nội bộ ngân hàng hay còn gọi là các tài
khoản nội bộ
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
13
Giáo trình KTNH (bản thảo)
Nói chung, đây là các tài khoản mà số dư của chúng không thể hiện thành một
khoản phải thu hay phải trả của NH đối với khách hàng. Ví dụ: tài khoản tiền mặt; tài
khoản tạm ứng và phải thu nội bộ; tài khoản thu nhập; tài khoản chi phí; tài khoản tài sản
cố định
b. Các tài khoản phản ảnh quan hệ giữa ngân hàng và khách hàng
Số dư của các tài khoản loại này, ngược lại, thể hiện một khoản phải thu hay phái
trả của ngân hàng đối với khách hàng. Thuộc vào loại này, gồm có: các tài khoản cấp tín
dụng (loại 2); các tài khoản tiền gửi của khách hàng, phát hành giấy tờ có giá (loại 4).
Cách phân loại này có ý nghĩa khá quan trọng đối với công tác kế toán ngân hàng.
Đối với các tài khoản liên quan đến khách hàng như các tài khoản tiền gửi thanh toán và
cấp tín dụng, kế toán thường phải mở tài khoản chi tiết để theo dõi riêng từng khách
hàng. Ngoài ra, đối với những khách hàng có quy mô giao dịch đủ lớn, các giao dịch viên
phải được phân công theo dõi khép kín và chuyên môn hóa.
iii. Phân loại theo quan hệ với Bảng cân đối kế toán
Theo cách phân loại này, các tài khoản kế toán NHKD được chia thành 2 loại:
a. Tài khoản trong Bảng cân đối kế toán
Là những tài khoản mà sự biến động của chúng kéo theo sự biến động của Bảng
cân đối kế toán về cơ cấu hoặc về tổng số. Các tài khoản đề cập trong tiêu mục 1.2.3.1.i
đều là các tài khoản thuộc loại này.
b. Tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán
Trong hệ thống tài khoản của NHKD, các tài khoản ngoại bảng được sử dụng để

1 đến 9.
(iii) Tài khoản cấp III ký hiệu bằng 4 chữ số, ba số đầu (từ trái sang phải) là số
hiệu tài khoản cấp II, số thứ 4 là số thứ tự tài khoản cấp III trong tài khoản cấp II, ký hiệu
từ 1 đến 9.
Các tài khoản cấp I, II, III là những tài khoản tổng hợp do Thống đốc Ngân hàng
Nhà nước quy định, dùng làm cơ sở để hạch toán kế toán tại các Tổ chức tín dụng.
Theo quy định chung của Ngân hàng Nhà nước về mở và sử dụng tài khoản cấp III
thì đối với Tổ chức tín dụng có khả năng ứng dụng công nghệ tin học để hạch toán, quản
lý và theo dõi được các chỉ tiêu tài khoản cấp III, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và đầy
đủ, trên cơ sở đó, lập được các loại báo cáo theo đúng quy định hiện hành của Ngân
hàng Nhà nước, thì không bắt buộc phải mở và sử dụng các tài khoản cấp III quy định
trong Hệ thống tài khoản kế toán này mà có thể sử dụng trực tiếp các tài khoản cấp II
do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định để hạch toán; hoặc mở các tài khoản cấp
III, IV, V theo đặc thù và yêu cầu quản lý của tổ chức mình.
Tuy nhiên, để làm điều này, các Tổ chức tín dụng cần phải đáp ứng các yêu cầu cụ
thể sau:
a. Có quy trình nghiệp vụ cụ thể và phần mềm nghiệp vụ đáp ứng tiêu chuẩn kỹ
thuật theo quy định hiện hành để:
- Xử lý hạch toán các nghiệp vụ phát sinh theo đúng quy định của chuẩn mực và
chế độ kế toán;
- Tổng hợp, lập và gửi các loại báo cáo do Nhà nước và Ngân hàng Nhà nước quy
định .
b. Được Ngân hàng Nhà nước có văn bản chấp thuận trước khi triển khai thực hiện.
Những Tổ chức tín dụng chưa thể ứng dụng công nghệ tin học để hạch toán, quản
lý, theo dõi các chỉ tiêu tài khoản cấp III thì bắt buộc phải mở và sử dụng các tài khoản
cấp III do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định.
Trong một văn bản gần nhất so với thời điểm biên soạn giáo trình này (Quyết định
02/2008/QĐ-NHNN ngày 15/01/2008), NHNN quy định thêm: đối với các tài khoản theo
dõi các khoản nợ; các khoản bảo lãnh; chấp nhận thanh toán và cam kết cho vay không
hủy ngang vô điều kiện và có thời điểm thực hiện cụ thể phù hợp với quy định phân loại

Một tài khoản tổng hợp có dưới 10 tiểu khoản, số thứ tự tiểu khoản được ký hiệu
bằng một chữ số từ 1 đến 9. Trường hợp nó có dưới 100 tiểu khoản, số thứ tự tiểu khoản
được ký hiệu bằng hai chữ số từ 01 đến 99. Tương tự, một tài khoản tổng hợp có dưới
1000 tiểu khoản, số thứ tự tiểu khoản được ký hiệu bằng ba chữ số từ 001 đến 999
Số lượng chữ số của các tiểu khoản trong cùng một tài khoản tổng hợp bắt buộc
phải ghi thống nhất theo quy định trên (một, hai, ba chữ số ) nhưng không bắt buộc phải
ghi thống nhất số lượng chữ số của các tiểu khoản giữa các tài khoản tổng hợp khác nhau.
Số thứ tự tiểu khoản được ghi vào bên phải của số hiệu tài khoản tổng hợp và ký
hiệu tiền tệ. Giữa số hiệu tài khoản tổng hợp, ký hiệu tiền tệ và số thứ tự tiểu khoản, ghi
thêm dấu chấm (.) để phân biệt.
Ví dụ: Tài khoản 4221.37.18
4221 là số hiệu của tài khoản tổng hợp (Tài khoản Tiền gửi không kỳ hạn của
khách hàng trong nước bằng ngoại tệ).
37 là ký hiệu ngoại tệ (đồng USD).
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
16
Giáo trình KTNH (bản thảo)
18 là số thứ tự tiểu khoản của đơn vị, cá nhân gửi tiền.
Số thứ tự tiểu khoản của đơn vị mở tài khoản đã ngừng giao dịch và tất toán tài
khoản ít nhất sau một năm mới được sử dụng lại để mở cho đơn vị khác.
Trong thực tế, do phải thích ứng với các chương trình phần mềm kế toán và quản lý
khác nhau, các NHKD có thể có những sự khác biệt trong cách ký hiệu mã hóa về tài
khoản chi tiết, chẳng hạn, NHĐT và Phát triển Việt Nam quy định cách ký hiệu tài khoản
chi tiết khác nhau đối với 2 loại tài khoản: tài khoản giao dịch với khách hàng và tài
khoản nội bộ. Quy ước ký hiệu cũng khác nhau tùy thuộc chương trình phần mềm kế toán
sử dụng. Chẳng hạn, NH này quy định đối với các đơn vị sử dụng chương trình phần
mềm SIBS, cấu trúc tài khoản được thể hiện như sau:
X X X X. X X. X X X X X X X X X
1 2 3 4. 5 6. 7 8 9 10 11 12 13 14 15
A B C

./ 000439: Thứ tự NHLD Lào Việt sử dụng SP tại chi nhánh TP Hồ Chí Minh của
NH này.
./ 7: Mã kiểm tra
Nói chung, cách thức ký hiệu cũng chỉ là một phép mã hóa tùy thuộc vào nhiều yếu
tố và vì vậy có thể thay đổi theo thời gian. Tuy nhiên, điều này không thực sự quan trọng
vì nó cũng chỉ là những thay đổi về hình thức.
Ghi chú: Hệ thống tài khoản do Thống đốc NHNN quy định sẽ được trình bày
trong phần Phụ lục của Giáo trình.
1.3. Chứng từ và luân chuyển chứng từ trong kế toán NHKD
1.3.1. Đặc điểm cơ bản của chứng từ trong kế toán NHKD
Đặc điểm cơ bản của chứng từ trong kế toán NHKD là số lượng chứng từ nhiều,
đa dạng về chúng loại và sự phức tạp trong luân chuyển chứng từ. Sở dĩ có đặc điểm
này là vì những lý do chủ yếu sau:
(i) Số lượng khách hàng của NHKD nhiều, các dịch vụ mà NHKD cung cấp lại rất
đa dạng. Yêu cầu của khách hàng do đó cũng rất đa dạng. Mặt khác, tất cả các quan hệ
giữa khách hàng và NH đều phải dựa trên cơ sở chứng từ vì chứng từ vừa là một phương
tiện giao dịch giữa NH và khách hàng, vừa là một bằng chứng pháp lý cho các giao dịch.
(ii) Phần lớn chứng từ do các chủ thể ngoài NH lập và NH tiếp nhận, xử lý. Trong
trường hợp này, chứng từ không phải do nhân viên kế toán NH lập. Các chủ thể ngoài
NH nói ở đây chủ yếu là các khách hàng có quan hệ giao dịch, hoặc các NH và các trung
gian thanh toán khác. Ví dụ: khi khách hàng nộp tiền vào tài khoản tiền gửi, thay vì kế
toán lập Phiếu thu, khách hàng phải lập chứng từ là Giấy nộp tiền, khi khách hàng rút tiền
từ tài khoản tiền gửi thanh toán, thay vì kế toán lập Phiếu chi, khách hàng phải viết và
nộp chứng từ là Séc tiền mặt hoặc khi khách hàng rút tiền vay, họ cũng phải lập Giấy lĩnh
tiền
Có 2 lý do để giải thích đặc điểm này:
- Lý do thứ nhất, bằng cách này có thể nâng cao tính pháp lý của các giao dịch. Các
chứng từ do khách hàng lập và nộp vào phần lớn đều là các lệnh giao dịch và nhằm khởi
phát một giao dịch với NH. Vì vậy, chính khách hàng phải lập chứng từ, NH không thể
làm thay.

- Séc tiền mặt: Dùng khi khách hàng có nhu cầu rút tiền mặt từ tiền gửi thanh toán
- Phiếu thu: Chủ yếu dùng để thu phí dịch vụ, thu lãi tiền vay, thu nội bộ.
- Phiếu chi: Chi nội bộ (tạm ứng, công tác phí, tiền ăn ca, lương, thưởng ) hoặc
chi theo yêu cầu của khách hàng.
(ii) Chứng từ trong các nghiệp vụ tín dụng:
- Giấy đề nghị vay vốn
- Hợp đồng tín dụng
- Giấy nhận nợ.
- Các chứng từ về bảo đảm tiền vay (thế chấp, cầm cố, bảo lãnh vay vốn )
Các loại chứng từ trên là những loại chứng từ gốc rất quan trọng trong nghiệp vụ
cho vay cấp tín dụng của NHKD
- Các chứng từ phát tiền vay và chứng từ thu nợ, thu lãi; các chứng từ liên quan
đến xử lý nợ, điều chỉnh kỳ hạn trả nợ, gia hạn nợ là những chứng từ ghi sổ.
(iii) Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt:
- Các lệnh thanh toán của khách hàng như Séc chuyển khoản và Bảng kê nộp séc,
Giấy uỷ nhiệm chi, Giấy uỷ nhiệm thu
- Các chứng từ thanh toán vốn giữa các ngân hàng:
+ Giấy báo Có liên hàng đi; Giấy báo Nợ liên hàng đi (dùng trong phương thức
thanh toán liên hàng truyền thống)
+ Bảng kê thanh toán bù trừ (dùng trong thanh toán bù trừ truyền thống)
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
19
Giáo trình KTNH (bản thảo)
+ Lệnh chuyển Có/Lệnh thanh toán Có; Lệnh chuyển Nợ/Lệnh thanh toán Nợ
(dùng trong thanh toán điện tử)
(iv) Phiếu chuyển khoản: Dùng làm chứng từ trong trường hợp thực hiện các bút
toán chuyển khoản nội bộ.
1.3.3. Chứng từ điện tử trong kế toán NHKD
Luật Kế toán của nước CHXHCNVN ban hành ngày 17/06/2003, có hiệu lực thi
hành từ 01/01/2004 định nghĩa chứng từ điện tử là “chứng từ kế toán được thể hiện dưới

- Được cung cấp dịch vụ ngân hàng theo quy định của pháp luật;
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
20
Giáo trình KTNH (bản thảo)
- Có địa điểm, mạng truyền thông, thiết bị truyền thông, các phương tiện điện tử
bảo đảm tính toàn vẹn và an toàn thông tin, đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý,
sử dụng, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử;
- Có đội ngũ cán bộ đủ trình độ, khả năng đáp ứng yêu cầu kỹ thuật công nghệ,
nghiệp vụ ngân hàng.
b. Đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động
ngân hàng phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Cam kết thực hiện các quy trình về giao dịch điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ
giao dịch điện tử quy định;
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;
- Xác lập phương thức gửi, nhận chứng từ điện tử với tổ chức cung cấp dịch vụ
giao dịch điện tử.
iv.Về quan hệ giữa chứng từ điện tử và chứng từ giấy:
- Khi một chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch
thanh toán thì chứng từ điện tử sẽ có giá trị để thực hiện nghiệp vụ thanh toán và khi đó
chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu trữ để theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực giao
dịch, thanh toán.
- Khi một chứng từ điện tử đã thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính chuyển thành
chứng từ bằng giấy thì chứng từ bằng giấy đó chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ kế toán, theo
dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
- Việc chuyển đổi chứng từ bằng giấy thành chứng từ điện tử hoặc ngược lại được
thực hiện theo quy định về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý, bảo quản và lưu trữ chứng từ
điện tử và chứng từ bằng giấy.
Việc chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng
giữa nội dung của chứng từ điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi. Người thực hiện
chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy phải ký và ghi rõ họ tên trên chứng từ

ninh, bảo mật luôn là những thách thức gay gắt cần phải vượt qua. Với một hệ thống
chứng từ giấy, mức độ kiểm soát sẽ chặt chẽ hơn. Chứng từ điện tử cũng còn phải đối phó với
việc lây nhiễm virus và sự tấn công vào cơ sở dữ liệu của các hacker. Mức độ bảo mật của hệ
thống chứng từ điện tử cũng kém hơn một hệ thống dựa trên chứng từ giấy và sổ sách thủ
công. Ngoài ra, nhiều vấn đề pháp lý của hệ thống này cũng không dễ giải quyết một cách
hoàn hảo. Vì vậy, ngay cả những nước có khả năng ứng dụng công nghệ thông tin ưu việt,
tỷ lệ sử dụng chứng từ giấy vẫn còn khá cao.
1.3.4. Nguyên tắc lập chứng từ trong kế toán ngân hàng
Ngoài việc phải bảo đảm các nguyên tắc chung của việc lập chứng từ kế toán, việc
lập chứng từ trong kế toán NHKD cần lưu ý thêm những điểm sau:
- Có những yếu tố tuyệt đối không được sửa chữa trên chứng từ: Số tiền bằng số và
bằng chữ, số hiệu tài khoản bên nợ và bên có, tên đơn vị trả tiền và nhận tiền, số giấy
chứng minh thư. Các loại chứng từ có in sẵn số sê ri, số chứng từ như Séc, Giấy báo liên
hàng là loại chứng từ không được sửa sai bất cứ yếu tố nào, nếu lập sai phải hủy bỏ (bản
viết hỏng phải gạch chéo và lưu lại để theo dõi) và lập chứng từ khác thay thế
- Các bản chứng từ do khách hàng lập và nộp vào ngân hàng (trừ Giấy nộp tiền,
Bảng kê nộp séc) phải có chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng (hoặc người được uỷ
quyền) và đóng dấu đơn vị; chữ ký và mẫu dấu phải được đăng ký trước tại ngân hàng
nơi khách hàng giao dịch và do các thanh toán viên lưu giữ và đối chiếu.
- Các nhân viên ngân hàng tuỳ theo chức trách của mình khi xử lý và kiểm soát
chứng từ phải ký tên trên chứng từ theo mẫu chữ ký đã đăng ký trước (với kế toán trưởng
hoặc kiểm soát viên). Các chứng từ sau đây còn phải có chữ ký của Giám đốc ngân hàng
(hoặc người được uỷ quyền).
+ Các chứng từ dùng làm cơ sở cho vay, điều chỉnh nợ.
+ Các chứng từ do nội bộ ngân hàng lập để trích tài khoản tiền gửi của khách hàng
thu nợ, thu lãi; chuyển nợ quá hạn.
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
22
Giáo trình KTNH (bản thảo)
+ Các chứng từ xuất nhập, thanh lý TSCĐ , CCLĐ nhỏ, vật liệu, vàng bạc đá quý.

chứng từ từ bộ phận thanh toán viên, hoặc kế toán viên, thủ quỹ chuyển đến trước hoặc
sau khi vào sổ kế toán.
Nội dung kiểm soát lại nhằm kiểm tra lại các nội dung kiểm soát trước (trừ kiểm
soát số dư tài khoản và mẫu dấu, chữ ký của chủ tài khoản) đồng thời kiểm soát chữ ký
của thanh toán viên hoặc kế toán viên hoặc/và thủ quỹ so với mẫu đã đăng ký.
Những chứng từ đòi hỏi phải có chữ ký của các cán bộ nghiệp vụ thuộc các phần
hành ngoài kế toán thì những người có trách nhiệm ký trên chứng từ cũng phải có trách
nhiệm kiểm soát chứng từ.
PGS.TS. Lâm Chí Dũng
23
Giáo trình KTNH (bản thảo)
Ghi chú:
- Đối với chứng từ điện tử, yêu cầu cơ bản của việc lập chứng từ là phải đúng quy
trình, mẫu định dạng và đầy đủ các thông tin, phải ghi đầy đủ nội dung chứng từ điện tử
và người lập, người kiểm soát, người ký duyệt và những người khác ký trên chứng từ điện
tử phải chịu trách nhiệm về các nội dung của chứng từ điện tử
- Chứng từ điện tử được lập từ chứng từ giấy phải được kiểm tra sự khớp đúng
giữa nội dung trên chứng từ điện tử với chứng từ giấy. Chứng từ điện tử được lập từ
chứng từ điện tử khác phải đảm bảo sự khớp đúng với nội dung chứng từ điện tử gốc.
- Trường hợp chứng từ điện tử được lập, kiểm soát qua nhiều bước phải kiểm tra:
+ Nội dung của chứng từ điện tử tại từng bước;
+ Chữ ký điện tử của người lập và người kiểm soát tại bước trước.
- Người lập, người kiểm soát, người ký duyệt và những người khác có trách nhiệm
ký trên chứng từ điện tử phải ký chữ ký điện tử lên chứng từ điện tử sau khi hoàn thành
phần việc được giao.
1.3.6. Đặc điểm luân chuyển chứng từ trong kế toán NHKD
Đặc điểm cơ bản nhất chi phối các quy trình, thủ tục luân chuyển chứng từ trong kế
toán NHKD là một nguyên tắc thường được gọi là nguyên tắc “an toàn tài sản”.
Thực chất của nguyên tắc này có thể diễn đạt là: trong mọi quan hệ với khách
hàng, NH phải ưu tiên bảo đảm chắc chắn tránh các sự cố vô ý hoặc cố ý gây thiệt hại

(1b)
1. a. Khách hàng nộp chứng từ cho thanh toán viên để kiểm soát.
b. Khách hàng nộp tiền mặt cho ngân quỹ .
2. TTV chuyển chứng từ cho kiểm soát viên để kiểm soát .
3. Kiểm soát nhập dữ liệu trên máy tính, hoặc vào sổ nhật ký quỹ.
4. Chuyển chứng từ cho ngân quỹ .
5. Sau khi thu tiền ngân quỹ trả chứng từ cho kiểm soát
6. KS chuyển chứng từ thu có xác nhận đã thu tiền cho TTV.
7. TTV vào sổ chi tiết hoặc nhập dữ liệu vào máy tính
8. Chuyển chứng từ cho bộ phận nhật ký chứng từ.
1.3.6.2. Chứng từ chi tiền mặt
Đối với các chứng từ này, nguyên tắc này yêu cầu: ghi sổ trước, chi sau (Kế toán
ghi sổ trước, chuyển cho thủ quỹ chi tiền).
(xem sơ đồ ở dưới)
1. Khách hàng nộp chứng từ cho TTV (giấy lĩnh tiền, séc tiền mặt)
2. TTV nhập dữ liệu vào máy tính hoặc vào sổ chi tiết (nêu chưa kế toán máy).
3. TTV chuyển chứng từ chi cho KS để kiểm soát lại.
4. KS nhập dữ liệu vào máy tính hoặc váo sổ nhật ký quỹ (nếu chưa thực hiện kếï
toán máy trên mạng).
5. KS chuyển chứng từ cho ngân quỹ.
6. Ngân quỹ chi tiền cho khách hàng theo chứng từ.
7. Sau khi chi tiền ngân quỹ trả chứng từ cho KS.
8. KS chuyển chứng từ cho bộ phận nhật ký.
Sơ đồ luân chuyển chứng từ chi tiền mặt
(8)
(1) (3) (4)
(2)
(5)
(7)
PGS.TS. Lâm Chí Dũng