MỞ ĐẦU
Khi mà công nghệ thông tin đang bùng nổ tại Việt Nam thì ứng dụng công
nghệ thông tin vào quản lý ở các cơ sở kinh doanh, doanh nghiệp đang ngày được
chú trọng. Đặc biệt đó là những doanh nghiệp bán lẻ, hay có luồng cơ sở dữ liệu
lớn, khó khăn trong quá trình lưu trữ thủ công như trước kia. Bởi vậy mà ứng dụng
thành tựu của công nghệ thông tin, mạng máy tính vào trong công tác lưu trữ, kiểm
soát thông tin, dữ liệu của công ty, doanh nghiệp đang ngày càng được chú trọng.
Bởi vậy mà hệ thống thông tin quản lý đã, đang và sẽ được rất nhiều các công ty,
doanh nghiệp ứng dụng vào quá trình hoạt động của chính mình. Trong nội dung
học phần, nhóm 6 đã có quá trình nghiên cứu và xây dựng một hệ thống thông tin
quản lý đối với cửa hàng kinh doanh bán lẻ máy tính.
PHẦN I :KHẢO SÁT HỆ THỐNG
I . Mô tả hệ thống
1 . Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, họ sẽ gửi yêu cầu đến hệ thống.Hệ thống
xác nhận,kiểm tra và đáp ứng yêu cầu tránh sai sót về mặt hàng hóa và tiền bạc.Ngoài ra,
hệ thống còn thống kê những mặt hàng nào bán chạy và những mặt hàng nào ít được bán
chạy để đưa ra chiến lược kinh doanh.
2. Cơ cấu tổ chức
Hệ thống bao gồm những bộ phận sau:
Tổ 1- Tổ bán hàng :Đảm nhiệm việc gặp gỡ khách hàng,tư vấn,giới thiệu các sản
phẩm của cửa hàng phù hợp với nhu cầu.Tiến hành lập đơn đặt hàng ,thực hiện chăm sóc
khách hàng.Để đảm nhận được nhiệm vụ này tổ sẽ cần một máy tính,trên máy tính sẽ có
chương trình hỗ trợ tìm kiếm thông tin mặt hàng và lưu thông tin chăm sóc khách hàng.
Tổ 2 - Tổ quản lý tài chính : Tổ này có nhiệm vụ thu tiền,in hóa đơn bán hàng cho
khách và cập nhật thông tin khách hàng.Để làm được việc này thì họ sẽ cần một máy tính
để tính tiền, lưu hóa đơn, cập nhật thông tin khách hàng và 1 máy in để in hóa đơn.
Tổ 3 - Tổ quản lý kho : Tổ này chịu trách nhiệm xuất hàng cho khách khi có hóa
đơn bán hàng, cập nhật và thống kê lại các mặt hàng có trong kho.Tổ này cũng cần có
một máy tính để lưu và cập nhật thông tin của hàng hóa.
3. Quy trình xử lý

phiếu bảo hành(M7) từ bộ phận quản lý kho rồi giao lại cho khách hàng.
Ngoài ra, bộ phận bán hàng có nhiệm vụ kiểm tra tệp KHACHHANG(M2) nếu có
khách hàng mới sẽ thêm thông tin khách hàng vào tệp CSKHACHHANG(M9).Sau định
kỳ 3 tháng 1 lần tính từ ngày mua hàng. Bộ phận bán hàng có nhiệm vụliên hệ với khách
hàng để nghe phản ánh về chất lượng sản phẩm. Công việc này diễn ra cho đến khi hết
thời gian bảo hành của từng mặt hàng tương ứng. Và cập nhật thông tin chăm sóc khách
hàng vào tệp CSCHAMSOC (M9). Đông thời hệ thống cũng lưu trữ tệp nhân viên gồm:
mã nhân viên, tên nhân viên và số điện thoại của họ
4.Mẫu biểu
• M1- Mẫu biểu lưu thông tin hàng có trong tệp THONGTINHANG :
• M2 - Mẫu biểu lưu thông tin khách hàng :
• M3 - Mẫu biểu đơn đặt hàng :
• M4 - Mẫu biểu hóa đơn bán hàng
• M5-Mẫu biểu lưu thông tin tệp HDBANHANG
• M6- Mẫu biểu phiếu xuất kho
• M7 – Mẫu biểu Phiếu bảo hành
• M8-Mẫu biểu bảng thống kê lượng hàng trong tháng
• M9-Mẫu biểu lưu thông tin chăm sóc khách hàng vào tệp CSKHACHHANG
PHẦN II : XÂY DỰNG HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG
I.Sơ đồ phân rã chức năng.
1. Các bước xây dựng
Bước 1:Xác định các chức năng chi tiết
+Dựa vào quy trình xử lý gạch chân tất cả các động từ + bổ ngữ liên quan đến công việc
của hệ thống
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng thì họ đến gặp bộ phận bán hàng, bộ phận
này giới thiệu và tư vấn về những mặt hàng phù hợp với những yêu cầu của họ.Từ đó
khách hàng có cơ sở để quyết định chọn mặt hàng mình cần mua và đặt hàng .
Sau khi khách đặt hàng, bộ phận bán hàng sẽ dùng máy tính để kiểm tra trong
tệpHANG (M1) xem có đáp ứng được lượng hàng mà khách yêu cầu hay không.Nếu
không đáp ứng được thì họ sẽ thông báo với khách hàng là hiện tại hàng không đủ để cấp

1. Giới thiệu,tư vấn sản phẩm
2. Kiểm tra thông tin hàng
3. Thông báo không đủ hàng
4. Ghi lại thông tin khách hàng
5. Liên hệ khi có hàng
6. Lập đơn đặt hàng
7. Mang đơn đặt hàng xuống phòng tài chính
8. Yêu cầu khách đến bộ phận tài chính để thanh toán tiền hàng.
9. Nhập lượng hàng vào máy tính
10. Xác nhận in hóa đơn bán hàng
11. Lưu lại thông tin hóa đơn bán hàng
12. Lưu lại thông tin khách hàng
13. Gửi hóa đơn bán hàng xuống bộ phận quản lý kho
14. Tiếp nhận hóa đơn bán hàng
15. Lập phiếu xuất kho
16. Lập phiếu bảo hành
17. Chuyển hàng cho bộ phận bán hàng
18. Thống kê lượng hàng
19. Cập nhật danh sách hàng
20. Tiếp nhận hàng
21. Giao hàng cho khách
22. Liên hệ với khách hàng
23. Nghe phản ánh về chất lượng sản phẩm
24. Kiểm tra tệp KHACHHANG
25. Thêm thông tin khách hàng vào tệp CSKHACHHANG
26. Cập nhật lại tệp CSKHACHHANG
Bước 2: Trong danh sách chức năng có thể tìm và loại những chức năng trùng
nhau, tên khác nhau nhưng cùng một công việc
Chức năng: (24) thêm thông tin khách hàng vào tệp CSKHACHHANG và (26) Cập
nhật lại tệp CSKHACHHANG thực chất là một công việc nên có thể gom lại thành

đặt hàng.
- Các chức năng: (9) nhập lượng hàng vào máy tính, (10) xác nhận in hóa đơn
bán hàng, (11) lưu lại thông tin hóa đơn bán hàng có thể gộp lại thành công việc Lập
hóa đơn bán hàng
- Các chức năng: (22) liên hệ khách hàng, (23) Nghe phản ánh về chất lượng sản
phẩm, (24) Kiểm tả tệp KHACHHANG, (25)Cập nhật lại tệp CSKHACHHANG có
thể gộp lại thành công việc chăm sóc khách hàng
Từ đó ta có danh sách:
(1) (2)(6)Lập đơn đặt hàng
(3)Thông báokhông đủ hàng
(4) Ghi lại thông tin khách hàng
(5) Liên hệ khi có hàng
(7) Mang đơn đặt hàng xuống bộ phận tài chính
(8) Yêu cầu khách đến bộ phận tài chính để thanh toán tiền hàng
(9)(10)(11) Lập hóa đơn bán hàng
(12) Lưu lại thông tin khách hàng
(13) Gửi hóa đơn bán hàng xuống bộ phận quản lý kho
(14)Tiếp nhận hóa đơn bán hàng
(15) Lập phiếu xuất kho
(16) Lập phiếu bảo hành
(17) Chuyển hàng cho bộ phận bán hàng
(18) Thống kê lượng hàng
(19) Cập nhật danh sách hàng
(20) Tiếp nhận hàng
(21) Giao hàng cho khách
(22)(23)(24)(25) Chăm sóc khách hàng
Bước 4 Trong danh sách chức năng vừa tìm được xem lại những chức năng nào
không có ý nghĩa(không thay đổi thông tin hệ thống) thì loại bỏ
Các chức năng không có ý nghĩa với hệ thống là:
- Thông báokhông đủ hàng

2. Gom nhóm chức năng
Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của hệ thống,vì cơ cấu tổ chức có 3 bộ phận nên ta có thể
gom thành 3 nhóm chức năng của hệ thống thành bảng như sau:
(1) Lập đơn đặt
hàng
(7)Chăm sóc
khách hàng
B
á
n

h
à
n
g
Q
U
Ả
N

L
Ý

B
Á
N

H
À
N

thông n hàng
Q
u
ả
n

l
ý

k
h
o

h
à
n
g
3. Biểu đồ phân cấp chức năng
Vẽ sơ đồ
II. Biểu đồ luồng dữ liệu
a. Sơ đồ mức ngữ cảnh
b. Sơ đồ mức Đỉnh
Có 8 kho dữ liệu như sau:
Hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, khách hàng, phiếu xuất kho, phiếu bảo hành,
chăm sóc khách hàng, nhân viên.
Phân rã biểu đồ
- Bộ phận bán hàng: Đảm nhiệm việc gặp gỡ khách hàng,tư vấn,giới thiệu các sản
phẩm của cửa hàng phù hợp với nhu cầu.Tiến hành lập đơn đặt hàng ,thực hiện
chăm sóc khách hàng
- Bộ phận quản lý tài chính: có nhiệm vụ thu tiền,in hóa đơn bán hàng cho khách và

lượng tồn kho
- Cập nhật thông tin: Cập nhật thông tin hàng.
Chương III : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU
1.Mô tảvề thực thể và liên kết
 Mô tả kiểu thực thể
Dựa vào quy trình xử lý,các mẫu biểu giấy tờ giao dịch của hệ thống ta có thể xác
định được các kiểu thực thể như sau:
Đơn đặt hàng, Hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, Chăm sóc khách hàng, Khách hàng,
hàng, nhân viên, phiếu bảo hành.
 Mô tả kiểu thuộc tính
Dựa vào các danh từ trong quy trình xử lý và cấu trúc của các mẫu biểu giấy tờ giao dịch
của hệ thống ta có thể xác định được các kiểu thuộc tính như sau:
Khách hàng (Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, Số tài khoản)
Chăm sóc khách hàng(Mã chăm sóc, mã khách hàng,Ngày liên hệ, Ý kiến,nhân viên thực
hiện)
Đơn đặt hàng ( Mã đơn hàng, mã khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, Mã hàng, tên hàng,
số lượng,Ngày đặt hàng)
Hàng (Mã hàng, Tên hàng, Thương hiệu, đơn giá, số lượng còn, mô tả)
Hóa đơn bán hàng (Mã hóa đơn, mã khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, hình thức thanh
toán, mã hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền, người lập)
Phiếu xuất kho (Mã xuất kho, mã khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, ngày xuất kho, mã
hàng, Số lượng yêu cầu,thực xuất)
Nhân viên ( mã nhân viên, tên nhân viên, số điện thoại)
Phiếu bảo hành (Mã bảo hành, mã khách hàng, mã hàng, tên sản phẩm, số serial, lần bảo
hành, ngày giờ, tình trạng, nhân viên thực hiện, chi phí, cách giải quyết)
- Khóa chính của các kiểu thực thể được xác định theo bảng:
Kiểu
thực thể
Khóa
chính

- Một khách hàng có thể nhận được nhiều phiếu bảo hành.
- Một đơn đặt hàng ứng với một hóa đơn bán hàng.
- Nhiều đơn đặt hàng có thể cùng yêu cầu một hàng.
- Nhiều phiếu xuất kho có thể cùng một hóa đơn bán hàng.
- Nhiều phiếu xuất kho có thể cùng yêu cầu một hàng.
- Một hàng có thể nằm trong nhiều phiếu bảo hành.
- Một hàng có thế nằm trong nhiều hóa đơn bán hàng.
Lược đồ quan hệ
Hóa đơn bán hàng (Mã hóa đơn, Mã khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại, Hình thức thanh
toán, Mã hàng, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền,Tổng tiền, Người lập)
Đơn đặt hàng (Mã đơn hàng, Mã khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại, Mã hàng, Tên hàng,
Số lượng,Ngày đặt hàng)
Khách hàng(Mã khách hàng, Tên khách hàng,Địa chỉ, Số điện thoại, Số tài khoản, Mã
hóa đơn, Mã chăm sóc, Mã đơn hàng, Mã xuất kho, Mã bảo hàng)
Hóa đơn bán hàng (Mã hóa đơn, mã khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại, Hình thức thanh
toán, mã hàng, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền,Tổng tiền, Người lập, Mã xuất
kho)
Hàng (Mã hàng, Tên hàng, Thương hiệu, Đơn giá, Số lượng còn, Mô tả, Mã xuất kho,
Mã bảo hàng, Mã hóa đơn, )
KẾT LUẬN
Toàn bộ quá trình nghiên cứu và tìm hiểu khi xây dựng một hệ thống thông
tin quản lý đối với cửa hàng kinh doanh bán lẻ máy tính của nhóm 6 đã hoàn thành.
Từ bài báo cáo thảo luận nhóm đã có được nhiều bài học bổ ích đối với từng thành
viên đồng thời cũng nâng cao tinh thần làm việc nhóm. Đồng thời cũng là kinh
nghiệm bổn ích trước khi khi kết thúc học phần. Hệ thống thông tin quản lý có vai
trò vô cùng to lớn đối với mỗi doanh nghiệp. Bởi vậy cần phải tăng cường phát
triển và mở rộng hệ thống thông tin quản lý. Để từ đó, mỗi doanh nghiệp, công ty
đều có thể ứng dụng hệ thống thông tin quản vào quá trình hoạt động của mình.