ỦY BAN NHÂN
DÂN TỈNH
QUẢNG NINH
TRƯỜNG CHÍNH TRỊ NGUYỄN VĂN CỪ
BÁO CÁO NGHIÊN CỨU THỰC TẾ
Đề tài: Công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Huyện Đoàn
Người thực hiện: …………………….
Đơn vị công tac: ……………………
Lớp: Trung cấp lý luận chính trị C165.
Ba Chẽ, ngày 20 tháng 4 năm 2014
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
PHẦN I
LÝ LUẬN CHUNGVỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1. Khái niệm công tác văn phòng 4
2. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng 4
2.1. Chức năng của văn phòng 4
2.2. Nhiệm vụ của văn phòng 4
II. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
1. Công tác văn thư 5
1.1. Khái niệm công tác văn thư 5
1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư 5
1.3. Tổ chức công tác văn thư 9
1.4. Yêu cầu của công tác văn thư .10
1.5. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư 10
2. Công tác lưu trữ 11
2.1. Khái niệm công tác lưu trữ 11
2.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác lưu trữ 11
PHẦN II
Thực trạng quản lý văn bản tại Huyện Đoàn

nay, các đơn vị cơ sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ hiện đại,
vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ văn
phòng cho mỗi cán bộ nhân viên của văn phòng.
Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng đó
là công tác Văn thư - lưu trữ , nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương,
đường lối của Đảng, quản lý và điều hành của Nhà nước. Các văn bản hình thành
trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗi ngành, các đơn vị trong
nghành và là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của mỗi ngành, các cơ
quan đạt hiệu quả cao.
Qua thực tiễn công tác văn phòng tại Huyện Đoàn Ba Chẽ, em đã chọn đề
tài "Hoàn thiện công tác Văn thư - lưu trữ tại văn phòng Huyện Đoàn"
Đây là một đề tài mà từ trước tới nay đã có nhiều công trình nghiên cứu.
Song đối với Huyện Đoàn Ba Chẽ với những hoạt động mang tính chất đặc thù
của mình thì chưa có ai đề cập đến. Hiện nay công tác Văn thư - lưu trữ trong văn
phòng Huyện Đoàn Ba Chẽ vẫn còn tồn tại những điểm bất cập, những bất cập
này vừa do ý muốn chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại.
Nghiên cứu về công tác Văn thư - lưu trữ tại Huyện Đoàn Ba Chẽ nhằm
đánh giá thực trạng hoạt động tại Huyện Đoàn Ba Chẽ và đưa ra một số kiến nghị,
biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư - lưu trữ tại Cơ
quan cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động chung.
Do tính chất là một đề tài nghiên cứu, ứng dụng vào thực tiễn cho nên
trong đề tài này, ngoài việc quan sát thực tế quá trình hoạt động của Cơ quan
Huyện Đoàn, các mặt hoạt động của văn phòng Cơ quan, em còn sử dụng các
phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp tổng hợp và thống kê
- Phương pháp phân tích minh hoạ lý luận bằng các số liệu
- Phương pháp quan sát thực tế quá trình hoạt động của Cơ quan
Từ đó đem so sánh lý luận đã được học với thực tiễn và đưa ra một số đề
xuất với hy vọng nó sẽ là tài liệu tham khảo của Cơ quan Huyện Đoàn.
3

e. Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan, đơn vị
f. Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
g. Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng
h. áp dụng các tiến bộ khoa học - kỹ thuật để luôn đổi mới và hoàn thiện
các nghiệp vụ văn phòng và toàn bộ hoạt động của tổ chức.
II. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
4
1. Công tác văn thư
1.1. Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã
hội,các đợn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban
hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động
của cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết
yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư
a. Nội dung của công tác văn thư
Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác
quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 5
nội dung cơ bản sau:
- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi
- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan
- Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan
- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
* Tiếp nhận giải quyế t văn b ả n đ ến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan
nhận được từ các nơi khác gửi đến gọi tắt là "Văn bản đến".
Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo
nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư, bộ
phận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh chóng,

Bư ớc 1: Đánh máy, in văn bản
Bư ớc 2: Ký và đóng dấu văn bản
Bư ớc 3: Đăng ký văn bản đi
Bư ớc 4: Chuyển giao văn bản đi
Bư ớc 5: Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản đi
Bư ớc 6: Sắp xếp các bản lưu văn bản
Mẫu sổ chuyển văn bản qua bưu điện hoặc đến các cơ quan
Ngày
tháng
Số ký hiệu
văn bản
Nơi nhận
văn bản
Số lượng
văn bản
Ngày
tháng văn
bản
Trích yếu nội
dung văn bản
Ghi chú
*Tổ chức quản lý giải quyế t các văn b ản mật tro ng cơ quan.
Đối với những văn bản "mật", "tối mật", "tuyệt mật" chỉ có thủ trưởng cơ
quan hoặc người được uỷ quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn
bản.
Văn bản có dấu "khẩn", "thượng khẩn", "hoả tốc" thì phải đóng dấu vào văn
bản và cả phong bì văn bản. Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ được
đánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi đầy đủ số,
ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu "mật", "tối mật", "tuyệt mật" lên phong bì trong rồi
chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài. Phong bì ngoài chỉ ghi

tên người và việc cụ thể.
Những tài liệu gửi kèm theo văn bản như đề án, chương trình, dự thảo,
báo cáo cần đóng dấu vào góc trái ở phía trên trang. Dấu đóng trùm khoảng 1/4 mặt
dấu lên chỗ có chữ để đảm bảo độ tin cậy của tài liệu.
Việc sử dụng các loại dấu ở cơ quan
Trong các cơ quan thường có 2 loại dấu: Dấu quốc huy và dấu ghi chữ văn
phòng.
Hai loại dấu này đóng như sau:
- Đối với văn bản thuộc quyền hạn của thủ trưởng thì thủ trưởng hoặc cấp
phó ký thay hoặc người được quyền ký thừa lệnh thủ trưởng thì đóng dấu quốc
huy.
- Dấu ghi "mật" và "khẩn" thì phải đóng dấu đúng với loại văn bản đó và phải
7
do thủ trưởng cơ quan, người được uỷ quyền quyết định. Dấu "mật" phải được
đóng vào trước khi ký chính thức. Ngoài ra còn sử dụng con dấu đề chữ khẩn cấp
như "hoả tốc", "thượng khẩn" theo quy định với từng loại văn bản.
Các cơ quan còn có: Dấu chức vụ, dấu tên người, dấu chữ ký Căn cứ vào
đó đóng dấu theo đúng Nhà nước quy định về việc quản lý các loại con dấu. Của
cơ quan ghi trong Nghị định 56 của HĐCP.
- Người giữ con dấu vì lý do nào đó mà vắng mặt phải bàn giao con dấu cho
người khác do thủ trưởng cơ quan chỉ định. Ngày nghỉ lễ, chủ nhật phải cho con
dấu vào hòm, tủ khoá chắc chắn.
- Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, không được tuỳ tiện mang con
dấu theo người. Con dấu của cơ quan tổ chức phải được lại cho người có trách
nhiệm, có trình độ chuyên môn về văn thư để bảo quản và phải chịu trách nhiệm
trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu.
b. Nhiệm vụ của công tác văn thư
- Nhận và bóc bì văn bản đến
- Đóng dấu văn bản đến, ghi số, vào sổ đăng ký
- Phân loại và trình lãnh đạo

cách xa nhau.
+Hình thức văn thư hỗn hợp: Đây là hình thức tổ chức mà trong đó có một
số khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư như: Đánh máy, in, đăng ký văn
bản được tổ chức chung ở một nơi. Còn khâu nghiệp vụ khác như: theo dõi giải
quyết văn bản, lưu văn bản được thực hiện ở các bộ phận, các đơn vị nhỏ. Hình
thức văn thư hỗn hợp thường được áp dụng ở các cơ quan trong hệ thống hành
pháp và quản lý hành chính Nhà nước.
1.4. Yêu cầu của công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những yêu
cầu sau:
- Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn
- Phải đảm bảo tính chính xác cao
- Mức độ bí mật của văn bản
- Sử dụng trang thiết bị hiện đại
1.5. Vị trí ý nghĩa của công tác văn thư
a. Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng
trong hoạt động của cơ quan. Như vậy công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng quản lý của cơ quan.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước việc soạn thảo các loại
văn bản và sử dụng chúng để làm phương tiện hoạt động của cơ quan. Vì vậy
việc tổ chức quản lý các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở
những quy định chung của Nhà nước là công tác quan trọng và có tính tất yếu gắn
liền với hoạt động của cơ quan.
b. ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục vụ
nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung. Thông tin phục
vụ quản lýđược cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin
chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung có thể
xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà

b.Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ
Tập trung tài liệu không để phân tán ở từng cán bộ nhân viên, mà phải tập
trung vào các kho lưu trữ để quản lý thống nhất theo quy định của Nhà nước.
Quản lý tài liệu lưu trữ phải dựa trên nguyên tắc tập trung thống nhất và
cũng chỉ quản lý theo nguyên tắc này tài liệu lưu trữ mới phát huy tốt nhất tác
dụng của nó.
c. Nội dung của công tác lưu trữ
* Thu thập và bổ sung tài liệu lưu tr ữ
Bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm việc sưu tầm và thu thập tài liệu lưu trữ
của cơ quan theo nguyên tắc quản lý thông nhất.
10
Sau khi thu thập bổ sung dùng các biện pháp nghiệp vụ để phân loại tài
liệu lưu trữ.
Bổ sung tài liệu là công tác nghiên cứu các biện pháp để giao nộp một
cách có chủ động hợp lý và khoa học các tài liệu.
* Công tác chỉnh lý tài liệ u lưu tr ữ
Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu lưu trữ
được hệ thống hoá theo một phương pháp thích hợp và được cố định trật tự sắp
xếp trong các phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sử dụng
có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Phần II:
Thực trạng Quản lý văn bản tại Huyện Đoàn Ba Chẽ
I. Khái quát chung Huyệ n Đoàn Ba Ch ẽ:
- Huyện Đoàn Ba Chẽ được thành lập 1957, đến nay đã trải qua 57 năm
năm 2014 có 18 cơ sở đoàn trực thuộc Huyện Đoàn, bao gồm: 7 xã, thị trấn và
10 cơ sở trực thuộc. Các hoạt động chủ yếu tập trung vào xung kích tình nguyện,
các hoạt động của Hội LHTN VN, hoạt động của Hội Đồng đội.
- Cơ cấu tổ chức và hoạt động của Huyện Đoàn: Huyện Đoàn được biên
chế gồm 04 đồng chí với 21 đồng chí là Uỷ viên Ban chấp hành, và 07 đồng chí
trong Thường vụ, được tổ chức bầu lại theo nhiệm kỳ Đại hội 5 năm một lần.

thực hiện công việc hằng ngày, mặt khác chỉ đạo kịp thời sát thực tế và sát với
yêu cầu của văn bản đối với từng cơ sở.
 Cán bộ văn thư là người giúp việc cho Thủ trưởng cơ quan quản lý và
giải quyết văn bản có sổ theo dõi việc nhận và gửi văn bản đầy đủ kể cả văn bản
thuộc loại bảo đảm của Bưu điện do đó thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm văn
bản khi có yêu cầu.
Về như ợ c đi ểm và tồn tại :
 Văn bản được tập trung cho Thủ trưởng cơ quan xử lý không uỷ quyền
cho Phó Huyện Đoàn xử lý cụ thể ở những loại văn bản nào do đó có lúc Bí thư
đi công tác vắng thì việc xử lý văn bản bị chậm.
 Trách nhiệm quản lý xử lý văn bản ở cơ quan còn chưa chặt chẽ còn
nhiều thiếu sót cần phải quan tâm khắc phục.
2. Về soạn thảo, ban hành văn bản:
Quy trình soạn thảo văn bản và quản lý văn bản trên đây có những ưu
khuyết điểm như sau :
Về ưu:
 Giao cho các đồng chí cán bộ trong cơ quan soạn thảo và ban hành văn
bản nên nội dung văn bản được ban hành kịp thời để chỉ đạo quản lý giải quyết
công việc đúng pháp luật quy định.
Bộ phận văn thư giảm bớt một khối lượng công việc tương đối lớn để
thực hiện các nhiệm vụ khác.
Về khuyế t đi ểm tồn tại :
 Các đồng chí cán bộ soạn thảo văn bản trình Bí thư ký, văn thư đóng
dấu nhân bản, và gửi đi như trên sẽ không kiểm tra được thể thức văn bản.
 Cán bộ văn thư – hành chính kiêm nghiệm, nên trình độ còn hạn chế,
chưa nắm được thể thức văn bản, công tác quản lý dấu, đóng dấu quản lý còn
chưa chặt chẽ.
12
IV. Một số bài học trong công tác quản lý văn bản ở Huyện Đoàn Ba
Chẽ:

vấn đề sau:
 Đề ra các nguyên tắc chung về tổ chức hoạt động văn thư trong cơ
quan, quy định cụ thể về trách nhiệm. Thực hiện và chỉ đạo hoạt động văn thư,
xác định rõ mối quan hệ giữa bộ phận văn thư chuyên trách.
 Quy định cụ thể từng nội dung công việc trong mỗi tác nghiệp văn thư:
soạn thảo, quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, lập và nộp hồ sơ.
13
 Việc xây dựng quy chế hoạt động của công tác văn thư sẽ đưa công tác
này vào nề nếp, khoa học, tránh được những việc làm tuỳ tiện thì công tác xử lý
ban hành và quản lý văn bản mới tốt hơn.
Kết luận chung
Quản lý văn bản hành chính Nhà nước và công tác văn thư lưu trữ là một
trong những yếu tố quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan Nhà nước
nhu cầu thông tin ngày càng nhiều, đa dạng và biến đổi là yêu cầu không thể
thiếu được. Vai trò phục vụ, trao đổi thông tin của văn bản quản lý Nhà nước
nhằm đảm bảo cho từng bộ phận, từng đơn vị trong cơ quan Nhà nước được
cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, để tạo điều kiện cho các cơ quan hoạt động
có hiệu quả.
Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, vai trò Quản lý
Nhà nước về văn bản và công tác văn thư lưu trữ ở Huyện Đoàn ngày càng được
tăng lên và có ý nghĩa lớn hơn trong quá tình trao đổi và truyền đạt thông tin
nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị - xã hội – xung kích của thanh niên.
Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô Trường Chính Trị
Nguyễn Văn Cừ đã trang bị cho tôi kiến thức Quản lý Nhà nước về các lĩnh vực
Quản lý Nhà Nước về văn bản và công tác văn thư lưu trữ, để tôi có điều kiện
tìm hiểu thêm về công việc mình đang làm./.

14