TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦY LỢI
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
BỘ MÔN PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG
BÀI GIẢNG CHUẨN
KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ LÀM VIỆC NHÓM
Hà Nội, tháng 9/2011
LỜI NÓI ĐẦU
Nhóm tác giả xin cảm ơn PGS. TS. Lê Đức Ngọc, Giám đốc Trung tâm Kiểm
định, Đo lường và Đánh giá chất lượng giáo dục đã có những góp ý qúy báu để bộ
môn hoàn thiện bài giảng.
Bộ môn xin chân thành cảm ơn nhà trường đã tạo điều kiện cho bộ môn hoàn
thành cuốn bài giảng này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng chắc chắn chưa đáp
ứng được các yêu cầu của độc giả và còn có những sai sót nhất định. Chúng tôi rất
mong nhận được sự góp ý của Quý độc giả.
Các ý kiến đóng góp xin gửi về:
Bộ môn Phát triển kỹ năng.
Khoa Kinh tế và Quản lý - Trường Đại học Thủy Lợi
175 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội
ĐT : 04.38522982
hoặc hộp thư:
[email protected]; [email protected] MỤC LỤC
Chương 1: Kỹ năng giao tiếp
1
I. Khái quát về giao tiếp
1
1. Khái niệm giao tiếp
1
2. Vai trò của giao tiếp
2
3. Phân loại giao tiếp
4
4. Rào cản trong giao tiếp
6
5. Nguyên tắc trong giao tiếp
34
3.2. Ý nghĩa của phản hồi
34
3.3. Các cách phản hồi
34
3.4. Nguyên tắc phản hồi
35
3.5. Kỹ năng phản hồi hiệu quả
37
4. Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản
43
4.1. Khái niệm giao tiếp bằng văn bản
43
4.2. Lợi ích của giao tiếp bằng văn bản
43 4.3. Bố cục của văn bản
45
4.4. Một số lưu ý chọn từ ngữ và văn phong
46
4.5. Các hình thức giao tiếp bằng văn bản
47
III. Kỹ năng thuyết trình
50
3.1. Khái niệm thuyết trình
50
3.2. Chuẩn bị buổi thuyết trình
50
3.3. Cấu trúc bài thuyết trình
101
1.3. Yêu cầu về phương pháp
101
II. Các bước thực hiện tiểu luận
102
III. Tài liệu tham khảo và phụ lục
104
Tài liệu tham khảo
115
Danh mục các bảng và hình
Danh mục các bảng
STT
Tên bảng
Trang
Bảng 01:
Phân biệt nghe và lắng nghe
22
Bảng 02:
Một số loại công cụ trực quan sử dụng trong thuyết trình
68
Bảng 03:
Phân biệt giữa tổ và nhóm làm việc
Mô hình 4M của người lãnh đạo
84
Chương I: KỸ NĂNG GIAO TIẾP
I. KHÁI QUÁT VỀ GIAO TIẾP
1. Khái niệm giao tiếp
Mỗi con người sinh ra và lớn lên trong một xã hội nhất định. Trong quá trình
sống, con người có rất nhiều mối quan hệ khác nhau (quan hệ gia đình, quan hệ
công việc, quan hệ bạn bè) và nhiều nhu cầu khác nhau (nhu cầu trao đổi thông tin,
trao đổi kinh nghiệm, nhu cầu chia sẻ tình cảm, ). Tất cả những mối quan hệ và
những nhu cầu đó được thực hiện thông qua hoạt động giao tiếp.
Có thể tóm tắt như sau: giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin giữa các
chủ thể tham gia thông qua các phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ nhằm đạt
được mục đích nhất định.
Giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin vì hoạt động giao tiếp luôn diễn
ra hai chiều: truyền thông tin - nhận thông tin - phản hổi. Chẳng hạn người A gửi
cho người B một thông điệp. Người B nhận được sẽ gửi lại cho người A một thông
điệp. Đến đây, người B lại đóng vai trò người gửi, người A lại đóng vai trò người
nhận. Như vậy vai của của nhận và người gửi luôn hoán đổi cho nhau.
Để giao tiếp được với nhau, các chủ thể giao tiếp phải nhờ đến các phương
ngôn ngữ và phi ngôn ngữ. Ngôn ngữ gồm lời nói, chữ viết; phi ngôn ngữ gồm có
cử chỉ, hành động, thái độ, nét mặt, ánh mắt, nụ cười Kết hợp ngôn ngữ và phi
ngôn ngữ sẽ đem lại hiệu quả cao trong giao tiếp.
Mỗi cuộc giao tiếp đều có những mục đích nhất định. Mục đích ở đây có thể
là trao đổi công việc, hay chia sẻ tình cảm, hay giải trí
động; kinh nghiệm chế biến các loại thực phẩm; kinh nghiệm nhận biết và điều trị
các loại bệnh.
Như vậy, giao tiếp làm phong phú thêm sự hiểu biết, vốn sống, kinh nghiệm
của mỗi người, giúp cho con người tồn tại và phát triển.
2.2. Giao tiếp là phương tiện để con người chia sẻ thông tin, tình cảm
Con người luôn có nhu cầu được chia sẻ những thông tin mình biết và muốn
biết. Để thực hiện được được điều đó, không có cách nào khác là con người phải
nhờ đến phương tiện giao tiếp. Giao tiếp giúp cho con người có thể chia sẻ bất cứ
thông tin nào. Nếu chúng ta muốn biết loài cây này trồng như thế nào thì có thể hỏi
nhà sinh vật học, muốn biết bài toán này giải thế nào thì có thể người giáo viên dạy
toán, muốn biết máy móc này vận hành như thế nào thì có thể hỏi người kĩ sư chế
tạo ra nó.
Mỗi con người đều có nhiều mối quan hệ khác nhau. Khi mối quan hệ phát
triển tốt, con người cảm thấy vui; khi mối quan hệ xấu đi, con người cảm thấy buồn.
Đã là con người ai cũng có nhu cầu được chia sẻ những tâm tư, tình cảm của mình
với người khác. Bởi vì niềm vui được chia sẻ thì niềm vui sẽ tăng lên gấp bội, nỗi
buồn được chia sẻ thì nỗi buồn sẽ vơi đi.
2.3. Giao tiếp là môi trường con người hoàn thiện nhân cách
Trong tiếng Hán có một chữ “nhân” có nghĩa là “lòng nhân từ” - một phẩm
chất đạo đức tốt đẹp của con người. Chữ này do hai chữ “nhân” (nghĩa là người) và
“nhị” (nghĩa là hai) cấu thành. Cách cấu tạo như thế cho ta một thông điệp “muốn
đánh giá một người thì phải xem cách giao tiếp ứng xử của người đó với những
người khác”. Quả đúng vậy, nếu một người không giao tiếp với ai thì sẽ không biết
mình là người thế nào. Thông qua giao tiếp với những người khác, con người nhận
thức được thế nào là tốt, thế nào là xấu, học hỏi ở nhau những điều hay lẽ phải, loại
bỏ những điều chưa đúng để hoàn thiện mình. Như vậy giúp cho con người hoàn
thiện nhân cách.
Giao tiếp chính thức
Giao tiếp chính thức là giao tiếp mang tính công vụ, tuân theo những quy
định cụ thể. Ví dụ: hội họp, mít tinh, đàm phán giữa các tổ chức
4
Trong giao tiếp chính thức, nội dung giao tiếp thường được ấn định trước,
chuẩn bị trước, vì vậy tính chính xác của thông tin khá cao. Giao tiếp chính thức đòi
hỏi chủ thể của cuộc giao tiếp phải chuẩn bị công phu nội dung cần trao đổi và phải
có kỹ năng nói lưu loát, trôi chảy. Muốn vậy, cần phải có vốn từ ngữ phong phú và
sự hiểu biết sâu rộng về vấn đề cần trao đổi.
Giao tiếp không chính thức
Giao tiếp không chính thức là giao tiếp không theo sự quy định nào cả, nó
mang nặng tính cá nhân. Ví dụ: lãnh đạo trò chuyện riêng với nhân viên, bạn bè nói
chuyện với nhau
Hình thức giao tiếp này có ưu điểm: không khí giao tiếp chân tình, cởi mở,
giúp hiểu biết lẫn nhau.
Giao tiếp không chính thức thành công sẽ góp phần vào sự thành công của
giao tiếp chính thức.
3.3. Căn cứ vào phạm vi giao tiếp
Cá nhân – cá nhân
Giao tiếp giữa hai cá nhân với nhau là giao tiếp chỉ có 2 người tham gia. Ví
dụ: hai người bạn trò chuyện với nhau, người bán hàng trao đổi với khách hàng
Cá nhân – nhóm
Đây là kiểu giao tiếp giữa một người với nhiều người. Ví dụ: trưởng nhóm
trao đổi với các thành viên trong nhóm, lãnh đạo nói chuyện với các nhân viên,,
giảng viên với sinh viên…
Giao tiếp phi ngôn ngữ
Thay vì dùng lời nói, giao tiếp sử dụng những cử chỉ, hành động, thái độ để
ngầm truyền đi quan điểm của mình. Trong giao tiếp, giao tiếp phi ngôn ngữ chiếm
từ 55-65%, giao tiếp ngôn ngữ chỉ chiếm 7%, sự kết hợp giữa giao tiếp ngôn ngữ và
phi ngôn ngữ chiếm khoảng 38%. Giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ ít khi tách
rời nhau, mà thường bổ sung cho nhau. Để giao tiếp hiệu quả, chủ thể giao tiếp phải
biết kết hợp giữa ngôn ngữ và phi ngôn ngữ.
4. Rào cản trong giao tiếp
4.1. Rào cản chủ quan
Không phải cuộc giao tiếp nào cũng diễn ra một cách suôn sẻ, thành công,
mà có nhiều khi gặp trở ngại, thất bại. Vậy có những yếu tố nào ảnh hưởng tiêu cực
đến quá trình giao tiếp? Những yếu tố ảnh hưởng tiêu cực đến cuộc giao tiếp thì có rất
nhiều, nhưng có thể chia làm hai nhóm yếu tố: yếu tố chủ quan và khách quan. Chúng
ta có thể gọi những yếu tố là những cản chủ quan và những rào cản khách quan.
Rào cản chủ quan là những rào cản xuất phát từ chính chủ thể giao tiếp. Rào
cản chủ quan bao gồm:
- Thái độ không thiện chí, không hợp tác, tự cao, tự đại, bảo thủ hoặc tự ti
6
- Nội dung giao tiếp không phù hợp: nhiều, khó hiểu, không hấp dẫn
- Cách trình bày không thu hút: dài dòng, khó hiểu, từ địa phương, đơn
điệu
- Tâm sinh lý không tốt: mệt mỏi, căng thẳng, ốm đau
- Ngoại hình không ưa nhìn; trang phục, trang sức, trang điểm không phù
hợp với hoàn cảnh và đối tượng giao tiếp.
4.2. Rào cản khách quan
Rào cản khách quan là những rào cản bên ngoài hoặc là do đối tượng giao
tiếp. Rào cản khách quan bao gồm:
chú ý tới hoặc gạt bỏ hoàn toàn lợi ích của đối tác thì hoạt động giao tiếp này chưa
hẳn đã là thành công (ngay cả khi kết quả được phía bên kia chấp thuận).
- Trong trường hợp lợi ích của đối tượng giao tiếp không được thỏa mãn thì
chúng ta cũng cần phải tỏ thái độ cảm thông, chia sẻ chứ không nê có thái độ hiếu
thắng hoặc thờ ơ.
Tôn trọng nhân cách cũng có nghĩa là coi họ là một con người, có đầy đủ các
quyền con người và được bình đẳng trong các mối quan hệ xã hội.
Nguyên tắc thiện chí trong giao tiếp
Thiện chí trong giao tiếp là sự tin tưởng ở đối tượng giao tiếp, luôn nghĩ tốt
về họ; dành những tình cảm tốt đẹp và đem lại niềm vui cho đối tượng giao tiếp,
luôn động viên, khuyến khích họ làm việc tốt.
Nguyên tắc thiện chí trong giao tiếp đòi hỏi khi giao tiếp phải biết đặt lợi ích
của đối tượng giao tiếp lên trên lợi ích bản thân, không tính toán thiệt hơn, suy bì
với thành công hay chế giễu sự thất bại của người khác. Cần tin tưởng ở đối tượng
giao tiếp, chân thành, cởi mở, biết quan tâm đến người khác là những điều rất quan
trọng. Ngoài ra, công bằng trong nhận xét, đánh giá, có sự khuyến khích động viên,
trong hành vi ứng xử luôn hướng tới cái thiện và hành thiện cũng rất cần thiết.
Nguyên tắc đồng cảm trong giao tiếp
Chủ thể giao tiếp cần biết đặt bản thân mình vào vị trí của đối tượng giao
tiếp để biết được tâm tư, tình cảm, thái độ của họ, trên cơ sở đó có thể lựa chọn cách
ứng xử phù hợp. Không nên bắt người khác phải suy nghĩ và hành động như mình.
Chủ thể giao tiếp cần phải biết vui với niềm vui của đối tượng giao tiếp và đồng
thời biết chia sẻ nỗi buồn của họ để động viên, khuyến khích kịp thời. Phải hiểu bản
chất vấn đề giao tiếp thông qua ngôn ngữ, cử chỉ, điệu bộ, thái độ. Biết khen, chê
đúng lúc, đúng mức và chân thành. Sự đồng cảm sẽ giúp chủ thể chiếm được niềm
tin, tình cảm trong giao tiếp.
Những nguyên tắc trong giao tiếp trên nhằm mục đích nâng cao hiệu quả
trong quá trình giao tiếp. Vấn đề cơ bản nhất là chúng ta phải biết vận dụng các
được bày tỏ quan điểm của mình, tham gia tích cực vào quá trình giao tiếp.
- Tôn trọng đối tượng giao tiếp, chú ý đến đặc điểm nhân cách cá nhân của họ.
Trong giao tiếp, người có phong cách giao tiếp dân chủ thường chú ý tìm
hiểu đặc điểm tâm lý cá nhân của đối tượng giao tiếp như:sở thích, thói quen, nhu
cầu, quan điểm… từ đó có phương pháp tiếp cận hợp lý. Chính vì vậy, họ thường
được đánh giá là người dễ gần, dễ cảm thông, dễ chia sẻ, không quan cách. 9
- Lắng nghe đối tượng giao tiếp
Lắng nghe là một trong những nét nổi bật thường thấy ở người có phong
cách giao tiếp dân chủ. Họ điềm tĩnh, kiên trì lắng nghe và luôn quan tâm đến ý
kiến xác đáng, đáp ứng kịp thời hoặc giải thích rõ ràng.
- Phong cách giao tiếp dân chủ làm cho đối tượng giao tiếp cảm thấy thoải
mái, tự tin, phát huy được tính độc lập, chủ động, sáng tạo trong công việc. Người
có phong cách này thường được nhiều người yêu mến, tin tưởng và kính trọng. Họ
cố gắng thu hẹp khoảng cách với đối tượng giao tiếp tới mức có thể thông qua ăn
mặc, đi đứng, nói năng, cử chỉ, điệu bộ…
+ Ưu điểm: Người có phong cách giao tiếp dân chủ có xu hướng tạo không
khí bình đẳng, thân mật, thoải mái trong giao tiếp.
+ Nhược điểm: Dân chủ quá có thể dẫn đến việc rời xa lợi ích của tập thể,
không tập trung vào mục tiêu.
Phong cách tự do
- Là phong cách linh hoạt, cơ động, mềm dẻo dễ thay đổi theo đối tượng và
hoàn cảnh giao tiếp.
+ Ưu điểm: Phát huy được tính tích cực của con người. Kích thích tư duy
sáng tạo của con người
+ Nhược điểm: Không làm chủ được cảm xúc của bản thân, dễ phát sinh quá trớn.
Câu hỏi:
1. Theo anh/chị, Hùng đã vi phạm những nguyên tắc giao tiếp nào?
2. Nếu là Hùng, anh/chị giải quyết tình huống đó như thế nào?
3. Đóng vai cuộc nói chuyện giữa Hùng và cô giáo.
Tình huống 3
Trong cuộc họp tại công ty:
- Giám đốc P: Tháng tới, chúng ta sẽ triển khai chiến dịch thử nghiệm sản
phẩm mới. Đề nghị mọi người cho ý kiến về hình thức tiến hành.
- Nhân viên K: Theo tôi, chúng ta sẽ tung ra hàng loạt sản phẩm tại thị
trường trên toàn thành phố với mục tiêu mọi khách hàng đều biết đến sản phẩm,
được thử nghiệm sản phẩm của chúng ta.
- Nhân viên X: Tôi thì nghĩ rằng đây là lần đầu tiên chúng ta thử nghiệm
sản phẩm này, nên tập trung vào một số quận trọng điểm trong thành phố như
quận Hoàn Kiếm, quận Cầu Giấy, quận Hai Bà Trưng. Nếu như có kết quả tốt,
chúng ta sẽ tiếp tục thử nghiệm ở các quận còn lại. 11
- Giám đốc P: Còn ai có ý kiến nữa không? Vậy chúng ta sẽ quyết định dựa
theo đa số. Đề nghị mọi người giơ tay biểu quyết
Câu hỏi:
1. Anh/chị hãy xác định phong cách giao tiếp của giám đốc P
2. Anh/chị hãy phân tích ưu điểm và nhược điểm của phong cách giao tiếp
của giám đốc P trong tình huống trên.
3. Nếu là giám đốc P, anh/chị sẽ xử sự như thế nào?
Tình huống 4
Sau khi tốt nghiệp đại học, chị Mai được nhận vào làm việc tại công ty X.
Thời gian đầu, chị Mai luôn đi làm đúng giờ và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được
giao. Tuy nhiên, thời gian gần đây chị Mai hay đi muộn về sớm, đôi lúc quên thực
hiện công việc. Một buổi sáng, khi chị Mai đến văn phòng muộn, bị trưởng phòng
II. CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN
1. Kỹ năng tạo ấn tượng ban đầu trong giao tiếp
1.1. Khái niệm ấn tượng ban đầu trong giao tiếp
Ấn tượng ban đầu trong giao tiếp là những ấn tượng chung, tổng thể, những
nét khái quát chứ không phải những nét riêng lẻ về đối tượng. Có thể nói ấn tượng
ban đầu mang tính khái quát cao, là những hình ảnh chung nhất về đối tượng sau lần
tiếp xúc đầu tiên.
Ấn tượng ban đầu trong giao tiếp là những cảm nhận của chủ thể về đối
tượng giao tiếp được hình thành trong lần gặp gỡ đầu tiên.
Muốn gây ấn tượng tốt, cần tạo bầu không khí thân mật, hữu nghị trong giây
phút đầu tiên, khiến cho đối tượng cảm thấy tự tin, yên tâm, tin tưởng vào người đối
thoại. Điều này giúp chúng ta có thể đặt nền móng cho việc xây dựng hình ảnh tích
cực về mình. Muốn vậy, trước hết cần chú ý đến những biểu hiện bề ngoài như: ánh
mắt, nét mặt, dáng vẻ, nụ cười, cách ăn mặc, giọng nói… thậm chí cả cách bố trí bàn
ghế, khoảng cách giữa chủ thể và khách thể khi giao tiếp.
1.2. Tầm quan trọng của ấn tượng ban đầu trong giao tiếp
Ấn tượng ban đầu có ý nghĩa rất lớn trong giao tiếp. Chỉ cần 4 phút để gây ấn
tượng ban đầu nhưng mất tới 4 năm để xóa đi ấn tượng đó.
Nếu tạo được ấn tượng tốt đối với người khác ngay trong lần đầu tiếp xúc, điều
đó có nghĩa là họ có cảm tình với chúng ta và còn muốn gặp lần sau. Đó chính là điều
kiện thuận lợi để xây dựng, phát triển mối quan hệ tốt đẹp và lâu dài. Ngược lại, nếu
ngay trong lần đầu gặp gỡ đã có những sơ suất và để lại ấn tượng không tốt, như vậy sẽ
khó khăn trong những lần gặp tiếp theo và phải mất không ít công sức mới có thể xoá
được ấn tượng đó. Ví dụ, Bác Hồ là người có khả năng tạo ấn tượng ban đầu trong
giao tiếp rất tốt, luôn phù hợp với đối tượng và hoàn cảnh giao tiếp, tạo được sự
cảm mến của người gặp. Năm 1946, Bác sang Paris để thương thuyết với chính phủ
Pháp. Một hôm, thủ tướng Pháp có hẹn tiếp kiến Hồ Chí Minh tại dinh. Khách đến,
chậm rãi bước lên các bậc thềm, chủ ra, nhanh nhẹn bước xuống mấy bậc đưa tay ra
- Trang điểm: nếu biết cách trang điểm sẽ tôn thêm những nét hoàn mĩ, khắc
phục bớt những hạn chế trên khuôn mặt cũng như vóc dáng của mình. Tuỳ thuộc
vào khả năng sở thích của mỗi người, song dù hoàn cảnh nào cũng cần thực hiện
phương châm đẹp, đứng đắn, hợp lứa tuổi, môi trường… không nên quá cầu kì biến
trang điểm thành hoá trang
Trang phục, trang điểm phù hợp sẽ giúp chúng ta tự tin hơn, đặc biệt lưu ý vẻ
đẹp bên ngoài phải hài hòa với vẻ đẹp toát ra từ bên trong tâm hồn, kiến thức, tình
cảm, đạo đức.
14
Thái độ, phong cách
Thái độ, phong cách là những phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ hỗ trợ cho
giao tiếp ngôn ngữ làm cho quá trình giao tiếp đạt hiệu quả cao
- Thái độ: là những biểu hiện ra bên ngoài bằng nét mặt, cử chỉ, lời nói, hành
động của mình đối với ai hoặc đối với sự việc nào đó. Vì vậy, trong lần gặp đầu tiên
cũng như trong quá trình giao tiếp cần có thái độ cởi mở, thân thiện, lịch sự và
khiêm tốn, không nên có thái độ hách dịch, kiêu căng. Thái độ còn thể hiện qua ánh
mắt, nét mặt, dáng vẻ…
+ Ánh mắt: luôn chú ý tiếp xúc bằng mắt với đối tượng giao tiếp, việc tiếp
xúc bằng mắt thể hiện sự quan tâm tới họ; cần giữ ánh mắt ấm áp, thân thiện, ở tầm
nhìn vừa phải, không nhìn chằm chằm vào một điểm bất kỳ trên cơ thể của người
đối thoại.
+ Nét mặt: để tạo ấn tượng tốt đẹp trong lần gặp gỡ đầu tiên, hãy giữ cho nét
mặt luôn tươi tỉnh và luôn sẵn sàng nở nụ cười với đối tượng giao tiếp. Điều đó sẽ
tạo được không khí thân thiện, cởi mở, hòa đồng và tự tin hơn.
+ Dáng vẻ: dáng vẻ tự nhiên của chủ thể rất quan trọng. Nếu là tư thế đứng
thì nên đứng thẳng, hơi ngả về phía trước; sử dụng hai tay một cách thích hợp; hai
bàn chân để thoải mái mở rộng, bằng hoặc hẹp hơn vai một chút. Nếu đang thuyết
trình thì sự di chuyển thích hợp cũng tạo nên dáng điệu tự nhiên và giúp bao quát
nói quá nhanh hoặc quá chậm; Lên giọng và xuống giọng khi cần cũng giúp cho
hiệu quả tiếp thu được nâng lên rõ rệt.
Mở đầu cuộc trò chuyện một cách tự nhiên
Trong lần đầu gặp gỡ, việc biết một vài thông tin về đối tác và thể hiện sự nể
phục sẽ khiến đối tác cảm thấy hài lòng, cảm thấy họ là người ”quan trọng”. Vì vậy,
trước khi gặp gỡ, nên dành thời gian tìm hiểu về đối tượng để giao tiếp hiệu
quả hơn.
Nên suy nghĩ về mục đích của cuộc gặp gỡ nhằm giải quyết vấn đề gì và
đánh giá đúng đối tượng, có thể hình dung ra những phản ứng của họ khi trò
chuyện. Ngoài ra, cũng nên hình dung những tình huống bất ngờ có thể xảy ra.
Khi nói chuyện nên hỏi han về công việc hàng ngày sẽ giúp xóa tan bầu
không khí căng thẳng. Các chủ đề nói chuyện nên là những chủ đề không động
chạm tới quan điểm của cá nhân. Người giao tiếp khéo léo, ấn tượng cũng là người
biết xen kẽ những câu hỏi, gợi chuyện Cũng cần biểu lộ thái độ đàng hoàng, tự tin
và giới hạn cuộc giao tiếp trong chừng mực vừa đủ cho phù hợp.
Những điều nên tránh trong lần đầu gặp gỡ
Ngoài việc chuẩn bị kỹ càng, trong câu chuyện buổi đầu gặp gỡ nên tránh tỏ
thái độ nôn nóng, vội vã đi thẳng vào vấn đề chính. Cũng không nên đặt những câu
hỏi liên quan nhiều đến cá nhân. Tuyệt đối tránh việc nói quá nhiều và nói chuyện
lan man, lạc chủ đề hay khích bác, công kích, nói xấu một ai đó. Đối tác sẽ có ấn
16
tượng không tốt nếu như trong lần đầu gặp gỡ bạn đã có thái độ rụt rè, lảng tránh
hoặc trả lời ấp úng.
Đối tượng giao tiếp cũng sẽ cảm thấy khó chịu nếu nhận được những lời
khen không đúng chỗ, khách sáo quá. Lời khen không phù hợp với sự thực và khen
ngợi không hợp cảnh sẽ khiến đối tác cảm thấy sự giả tạo và khó chịu. Ngoài ra,
trong lần gặp gỡ đầu tiên cũng nên tránh sự ngộ nhận về đối tượng để tránh những
hậu quả về sau.
1.4. Nghi thức giao tiếp
người có địa vị cao, cấp trên
- Thời gian bắt tay không nên quá lâu nhưng cũng không nên quá ngắn
- Không bắt tay quá chặt nhưng cũng đừng hời hợt
- Nếu mang găng tay thì nam giới nên bỏ găng tay trước khi bắt tay
- Khi bắt tay nên nhìn thẳng vào người đối thoại và chào hỏi
- Khi có đồng thời nhiều người, không nên đưa tay cùng một lúc.
Bắt tay đối tượng giao tiếp nhiệt tình, đúng lúc là rất cần thiết, làm tăng tình
cảm thân ái, mật thiết.
Bắt tay, ngoài việc nghi thức nhất định còn là một sự chúc mừmg, cảm ơn, biểu
thị sự kích lệ lẫn nhau. Khi một người nào đó có thành tích, tiến bộ, được tặng
phần thưởng, huy chương, chương sau lời chúc mừng, có thể bắt tay cảm tạ,
chia vui. Một số kiểu bắt tay:
- Bắt tay kiểu phục tùng: Người chủ động để lòng bàn tay hướng lên trên,
tượng trưng cho việc nhường thế thượng phong. Kiểu này có hiệu quả trong
trường hợp nhường đối phương quyền kiểm soát hoặc cho người khác thấy
họ đang được chủ động.
- Bắt tay quyền lực: Người muốn thể hiện quyền lực của mình sẽ chủ động để
lòng bàn tay hướng xuống khi bắt tay hoặc lắc tay thật mạnh.
- Bắt tay bình đẳng: Khi bắt tay, nhìn thẳng vào người đối diện, kèm theo một
nụ cười rạng rỡ, có thể nắm hai tay.
Nên tránh một số kiểu bắt tay:
- Kiểu cá tươi (bàn tay lạnh ngắt)
- Kiểu gọng kìm: xiết chặt tay đối tượng.
- Kiểu nắm đầu ngón tay: bắt tay hời hợt, chỉ nắm đầu ngón tay.
- Kiểu chìa cánh tay cứng đờ: bắt tay lạnh nhạt, chìa bàn tay, không xiết tay.
18
cuộc gặp gỡ. Rèn luyện kỹ năng này nhằm giúp cho đối tượng giao tiếp tự tin hơn. 19
Copyright: Tài liệu đại học ©