CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn

: 6.280.688
Phần một. Tổng quan về xí nghiệp in Hà Tây.
1.1. Một số nét khái quát về đơn vị.
1.1.1. Lịch sử hình thành và chức năng nhiệm vụ.
Xí nghiệp in Hà Tây được thành lập ngày 1 thàng 10 năm 1975, với tên
gọi ban đầu là Xưởng in Hồng Quang, có trụ sở tại số 8A phố Hoàng Hoa
Thám, thị xã Hà Đông, Hà Tây, trực thuộc Ty văn hoá thông tin Hà Tây. Tại
thời điểm thành lập xí nghiệp thực hiện các nhiệm vụ do Nhà nước giao khoán,
việc kinh doanh thực hiện theo kế hoạch từ trên giao xuống từ sản xuất cho tới
tiêu thụ.
Đến năm 1976, do quyết định sát nhập hai tỉnh Hà Tây và Hoà Bình,
xưởng in Hồng Quang cũng tiến hành sát nhập với Xí nghiệp in Hoà Bình lấy
tên là Xí nghiệp in Hà Sơn Bình.
Sau năm 1992, tỉnh Hà Sơn Bình tách thành Hà Tây và Hoà Bình cùng
với đó là việc tách Xí nghiệp in Hà Sơn Bình, trên địa bàn Hà Tây là xí nghiệp
in Hà Tây, trụ sở vẫn tại số 8A, Hoàng Hoa Thám, Hà Đông, Hà Tây. Thực hiện
Nghị định 338-HĐBT về thành lập và giải thể doanh nghiệp, Xí nghiệp in Hà
Tây được UBND tỉnh Hà Tây ra quyết định thành lập số 570/1992/QĐ-UB ngày
22/12/1992. Theo giấy phép kinh doanh số 104348 do trọng tài kinh tế Nhà
nước tỉnh Hà Tây cấp ngày 8/1/1993, hoạt động kinh doanh chủ yếu của xí
nghiệp in Hà Tây là in Báo Hà Tây, in các loại sách, tập san, biểu mẫu…. Cùng
thời điểm đó xí nghiệp đứng trước những thách thức lớn: nguồn vốn kinh doanh
nhỏ bé, máy móc thiết bị lạc hậu, thị trường hạn hẹp, sản phẩm sản xuất ra
không cạnh tranh nổi trên thị trường, tiền lương thấp, đời sống công nhân gặp
nhiều khó khăn. Ban giám đốc đã mạnh dạn vay vốn ngân hàng cải tiến công
nghệ in Typo cũ sang công nghệ in Offset hiện đại đảm bảo chất lượng in. Công
tác nhân sự cũng được đổi mới, xí nghiệp tăng cường tuyển lớp công nhân mới,
tiến hành đào tạo đồng thời tổ chức sắp xếp và củng cố lại quy trình sản xuất và
quản lý. Bằng những nỗ lực đó, sang năm 1993 xí nghiệp đã lấy được uy tín trên

Đv:trđồng
Chỉ tiêu Năm
2004 2005 2006
Doanh thu 4.794,250 5.012,632 5.563,125
Giá vốn
4.698,78
0 4.906,126 5.442,235
Lợi nhuận 95,470 106,506 120,890
Giá trị TSCĐ 3240 3.301,240 3.410,183
Tổng vốn kinh doanh 1771 1792 1835
Số lượng lao động 64 67 69
Trong 3 năm gần đây, doanh thu hoạt động kinh doanh của xí nghiệp liên
tục tăng, doanh thu năm 2006 tăng 768,875 triệu đồng so với năm 2004, gấp
1,16 lần. Vì doanh nghiệp chủ yếu kinh doanh theo đơn đặt hàng và gia công
nên giá vốn chiếm tỷ trọng lớn trong đó đặc biệt là giá trị giấy in. Lợi nhuận
tăng 25,42 triệu đồng gấp 1,27 lần.
Giá trị TSCĐ và vốn kinh doanh cũng không ngừng tăng lên, trong 3 năm
gần đây tổng giá trị tài sản tăng 170,183 triệu đồng. Có thể nói hoạt động kinh
doanh tại Xí nghiệp in Hà Tây có lợi nhuận không nhiều tuy nhiên khá ổn định.
Hàng năm kết quả kinh doanh tăng dần nhưng không nhiều, tỷ lệ lợi nhuận thấp.
1.2. Đặc điểm hoạt động của xí nghiệp.
1.2.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh.
Xí nghiệp in Hà Tây tiến hành sản xuất kinh doanh chủ yếu dưới dạng
đơn đặt hàng và nhận gia công chế biến. Từ khi khách hàng tới doanh nghiệp
tiến hành ký hợp đồng với đại diện doanh nghiệp tại phòng kế hoạch sản xuất,
phòng KHSX sẽ tiến hành lập phiếu sản xuất gửi tới các phân xưởng và phòng
kế toán. Các phân xưởng tiến hành sản xuất sản phẩm rồi kiểm nghiệm nhập
kho. Cho tới khi khách hàng tới nhận hàng, phòng kế toán sẽ tiến hành viết hoá
đơn cho khách hàng. Sơ đồ sau tóm tắt khái quát quá trình này.
3

bình bản.
Công đoạn hai: Công nhân bình bản nhận tờ can vi tính bình trên đế phim
theo thứ tự màu in chỉ định rồi chuyển cho công nhân phơi bản. Đến lượt mình,
4
Kho
Phòng kế
toán
CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn

: 6.280.688
công nhân phơi bản sẽ phơi và hiện bản bình trên các tấm kẽm chuyên dùng rồi
chuyển cho phân xưởng in.
Sơ đồ 1.2.2.1. Bộ phận chế bản.
1.2.2.2. Phân xưởng in.
Phân xưởng in gồm phân xưởng máy in 1 và phân xưởng máy in 2.
Nhiệm vụ chủ yếu của phân xưởng máy in là nhận bản kẽm từ công nhân phơi
bản căn cứ lệnh sản xuất lên bản kẽm để tiến hành in. Phân xưởng in có số
lượng công nhân nhiều nhất 23 công nhân với 5 máy in 8 trang, 1 máy in 4 trang
trong đó có 2 máy in màu. Công nhân phân xưởng in căn cứ vào lệnh sản xuất
để xác định số lượng in, số lượng màu in lấy giấy in, màu in tiến hành in. Sản
phẩm hoàn thành được chuyển cho phân xưởng sách.
Sơ đồ 1.2.2.2. Phân xưởng in.
1.2.2.3. Phân xưởng sách.
Nhiệm vụ chủ yếu của phân xưởng này là hoàn thiện tờ in thành sản
phẩm hoàn chỉnh. Công việc trong phân xưởng này bao gồm rất nhiều công
đoạn nối tiếp theo dây chuyền, gồm 3 công đoạn chính: gấp, xén, đóng gói.
Dưới đây là các công đoạn cụ thể hoàn tất việc sản xuất một tờ báo tại phân
xưởng:
5
Thiết kế kiểm tra Ra tờ can vt

Đóng bó
Ban giám
đốc
CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn

: 6.280.688
Sơ đồ 1.2.3. Tổ chức bộ máy quản lý.
Tổ chức bộ máy tại Xí nghiệp được chia thành 3 phòng ban: Phòng kế
hoạch sản xuất, phòng tổ chức hành chính bảo vệ, phòng kế toán.
Nằm ở vị trí quản lý cao nhất của Xí nghiệp là ban giám đốc, Ban giám
đốc gồm 2 người Giám đốc và 1 Phó giám đốc. Giám đốc là người quyết định
cuối cùng về việc điều hành mọi hoạt động trong Xí nghiệp theo các quy định
Pháp luật của Nhà nước, các nghị quyết của đại hội công nhân viên, đồng thời
đảm bảo Xí nghiệp làm ăn hiệu quả. Giám đốc là người đại diện trước Pháp luật
về mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Phó giám đốc là người giúp
việc cho Giám đốc, giúp giám đốc giám sát mọi việc đảm bảo hoạt động sản
xuất được tiến hành theo đúng kế hoạch.
Phòng kế hoạch sản xuất có trách nhiệm tiếp xúc trực tiếp với khách
hàng, ký hợp đồng, nhận mẫu hàng của khách. Sau đó tiến hành lập phiếu sản
xuất đưa xuống cho các phân xưởng điều hành quá trình sản xuất và kiểm tra
đảm bảo sản phẩm đủ số lượng và chất lượng trước khi giao lại cho khách hàng.
Phòng tổ chức hành chính bảo vệ có nhiệm vụ tổ chức, điều hành, bố trí
nhân sự cho Xí nghiệp đảm bảo đủ số lượng lao động cho quá trình sản xuất
cũng như đưa ra một cơ cấu lao động hợp lý nhằm giảm thiểu chi phí mà hiệu
quả cao. Phòng này đồng thời có nhiệm vụ bảo vệ tài sản của Xí nghiệp, đảm
7
Phòng
nhân sự,
HC, bảo
vệ

việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Xí nghiệp
in Hà Tây là một doanh nghiệp nhà nước nhỏ nhưng cũng duy trì được các yếu
tố cơ bản nhất của hệ thống kiểm soát nội bộ để đảm bảo hoạt động hiệu quả. Xí
nghiệp in Hà Tây xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ đảm bảo ngăn ngừa và
giảm thiểu sai phạm.
1.3.1. Môi trường kiểm soát.
Môi trường kiểm soát bao gồm tất cả các nhân tố bên trong và bên ngoài
đơn vị có tá động tới việc thiết kế hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình
kiểm soát nội bộ. Các yếu tố này được thể hiện trong Xí nghiệp in Hà Tây như
sau:
Về cơ cấu tổ chức, cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần tạo môi trường kiểm
soát tốt. Tại xí nghiệp in Hà Tây, bộ máy quản lý của xí nghiệp được tổ chức
theo loại hình cơ cấu một cấp theo đó mọi hoạt động của xí nghiệp chịu sự lãnh
đạo trực tiếp của Giám đốc xí nghiệp. Các phòng ban chức năng có sự phân chia
rành mạnh về công việc: Phòng kế hoạch sản xuất có chức năng giúp giám đốc
hoạch định kế hoạch sản xuất chung và kế hoạch sản xuất cụ thể cho từng đơn
đặt hàng; Phòng kế toán dưới sự giám sát của giám đốc ghi chép mọi hoạt động
8
CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn

: 6.280.688
kinh doanh của xí nghiệp; Phòng tổ chức hành chính bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ
tài sản trong xí nghiệp, xem xét, sắp xếp lao động theo cơ cấu hợp lý nhất. Cả
ba phòng ban này có nhiệm vụ riêng biệt tuy nhiên có sự kết hợp để đảm bảo
hoạt động thống nhất.
Về chính sách nhân sự, Nhân sự là yếu tố quan trọng trong bất kỳ một
doanh nghiệp nào, trong hệ thống kiểm soát nội bộ nhân sự có vai trò không
kém nó quyết định chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Xí nghiệp in Hà
Tây cũng giống như bất cứ một đơn vị nào đều có chính sách nhân sự từ tuyển
dụng, khen thưởng, kỷ luật. Theo như chính sách về lao động của xí nghiệp thì

Về công tác lập kế hoạch, việc lập kế hoạch trong doanh nghiệp do phòng
kế hoạch sản xuất và phòng kế toán cùng kết hợp để lập. Theo quy chế của xí
nghiệp in Hà Tây, phòng kế hoạch sản xuất phải nắm chắc dữ kiện của hợp
đồng để lập phiếu sản xuất, phải lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch về nhân sự,
thiết bị, dự trù vật tư bằng văn bản. Dự trù vật tư và dự trù sửa chữa thiết bị do
Giám đốc trực tiếp phê duyệt. Lệnh sản xuất, mẫu hàng được trưởng phòng kế
hoạch sản xuất nghiên cứu sau đó trưởng điều hành các bộ phận sẽ trực tiếp
nhận và tiếp tục giao việc. Công tác lập kế hoạch trong xí nghiệp không được
thực hiện một cách hợp lý.
Xí nghiệp in Hà Tây là một doanh nghiệp Nhà nước nhỏ do đó không
thành lập uỷ ban kiểm soát.
1.3.2. Hệ thống kế toán.
Xí nghiệp in Hà Tây tiến hành hạch toán độc lập, mọi phần hành, nghiệp
vụ tuân thủ theo quyết định 15/QĐ-BTC ra ngày 20/3/2006 áp dụng cho các
doanh nghiệp nhà nước. Phòng kế toàn là một bộ phận phòng ban trong xí
nghiệp có vai trò quan trọng trong hạch toán tài chính tại doanh nghiệp được tổ
chức thành kế toán trưởng và 2 kế toán viên có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng
với từng nhân viên. Hiện nay Xí nghiệp đang áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký
chung, thực hiện kê khai thường xuyên với mọi hoạt động.
Xí nghiệp in Hà Tây sử dụng phần mềm kế toán từ năm 2005 tới nay đã
được 2 năm do đó kế toán viên cũng đã quen với việc sử dụng. Việc áp dụng
phần mềm kế toán không những giúp giảm khối lượng công việc cho kế toán
viên mà còn giảm đáng kể các sai sót không đáng liên quan tới việc ghi sổ.
10
CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn

: 6.280.688
Việc phê chuẩn các vấn đề đều phải có chữ ký của giám đốc, chu trình
luân chuyển chứng từ khá đơn giản.
1.3.3. Thủ tục kiểm soát.

toán máy; 1 kế toán viên phụ trách phần hành kế toán tiêu thụ và theo dõi thanh
toán; 1kế toán viên phụ trách tiền lương, bảo hiểm kiêm thủ quỹ, thủ kho.
Phần II. Tổ chức bộ máy kế toán và sổ kế toán tại Xí nghiệp in Hà
Tây.
2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
2.1.1. Đặc điểm tổ chức.
Xí nghiệp in Hà Tây là một doanh nghiệp nhỏ nên đã tổ chức bộ máy kế
toán theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung hay còn gọi là tổ chức kế
toán một cấp. Có thể hiểu là tại đơn vị kế toán độc lập chỉ mở một bộ sổ kế
toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở
mọi phần hành kế toán.
2.1.2. Cách thức tổ chức bộ máy kế toán.
Phòng kế toán có chức năng phản ánh và giám đốc một cách liên tục và
toàn diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp. Những thông tin
mà kế toán cung cấp được sử dụng để ra các quyết định quản lý. Với chức năng
thông tin và kiểm tra, thông tin kế toán có vai trò quan trọng trong việc phục vụ
các đối tượng quan tâm để đưa ra quyết định đúng đắn. Tại xí nghiệp, chức
năng chính của phòng kế toán là ghi chép, phản ánh vào sổ sách mọi nghiệp vụ
kinh tế phát sinh giúp tính toán chi phí, lợi nhuận cho doanh nghiệp. Không đơn
thuần là ghi chép, và trình bày lại số liệu, dựa vào số liệu đó kế toán có thể tiến
hành phân tích sơ bộ giúp thực hiện quản trị nội bộ. Có thể nói phòng kế toán là
trợ lý đắc lực cho lãnh đạo của Xí nghiệp trong việc đưa ra các quyết định. Tại
Xí nghiệp in Hà Tây các nhân viên kế toán có trình độ đại học, trung cấp đáp
ưng được yêu cầu công việc.
Để đảm bảo thực hiện chức năng của mình, phòng kế toán được tổ chức
với 3 người. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm điều hành bộ máy kế
toán tại Xí nghiệp, các kế toán viên còn lại chịu trách nhiệm về một số phần
hành được giao.
12
CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn

kế toán máy
Kế toán tiền lương
thủ kho
Kế toán tiêu thụ
và thanh toán
CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn

: 6.280.688
hoá đơn, theo dõi doanh thu bán hàng, theo dõi các khoản thanh toán thu chi với
người mua, người bán, thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, quyết toán
các loại thuế. Định kỳ, kế toán kiểm tra đối chiếu sổ nhật ký thu tiền, chi tiền
với thủ quỹ, kiểm tra và theo dõi công tác thanh toán của Xí nghiệp, rà soát các
khoản tạm ứng từ đó giúp giám đốc quản lý chặt chẽ hơn tình hình tài chính của
Xí nghiệp. Kế toán thanh toán cũng là người phản ánh kịp thời, đầy đủ về số
lượng hiện có và tình hình biến động của tiền gửi ngân hàng, kiểm tra chế độ
thu chi của tiền gửi ngân hàng. Ngoài ra vì Xí nghiệp thực hiện các đơn đặt
hàng gia công chế biến, khách hàng sẽ mang vật tư tới để yêu cầu gia công, kế
toán tiêu thụ và theo dõi thanh toán còn có nhiệm vụ là theo dõi vật tư của
khách hàng gửi gia công.
Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội có nhiệm vụ chủ yếu là tính tiền
lương phải trả, các khoản phải nộp theo lương: bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội,
kinh phí công đoàn cho công nhân viên trong Xí nghiệp căn cứ vào đơn giá tiền
lương, bảng chấm công, phiếu sản xuất... Kế toán toán tiền lương kiêm kế toán
nguyên vật liệu phụ, công cụ dụng cụ. Cuối tháng lập bảng phân bổ công cụ
dụng cụ, vật liệu phụ và bảng phân bổ tiền lương được tập hợp theo dõi cho
từng đối tượng chi phí rồi chuyển cho kế toán tổng hợp. Ngoài ra kế toán tiền
lương còn kiêm thủ quỹ.
Bộ máy kế toán tại Xí nghiệp in Hà Tây được tổ chức một cách nhịp
nhàng, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng cũng như sự phối hợp đảm bảo hiệu
quả hoạt động.

- Chứng từ về mua bán hàng hoá gồm: Hợp đồng mua bán hàng, Hoá đơn giá trị
gia tăng.
- Chứng từ về tài sản cố định gồm: Biên bản giao nhận tài sản cố định, Biên bản
thanh lý tài sản cố định, Biên bản kiểm kê tài sản cố định, Biên bản đánh giá lại
tài sản cố định.
Bên cạnh những chứng từ theo mẫu của Bộ Tài Chính quy định, để phục
vụ công tác quản trị nội bộ Xí nghiệp còn sử dụng một số chứng từ khác phù
hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất như: Biên bản xác nhận sai hỏng sản
phẩm, Phiếu giao việc, phiếu sản xuất.
Phiếu giao việc quy định khối lượng công việc cần hoàn thành với từng công
nhân trong từng phân xưởng. Đây là căn cứ để đánh giá mức độ hoàn thành
công việc và năng suất lao động của công nhân.
15
CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn

: 6.280.688
Phiếu sản xuất: được lập cho từng đơn đặt hàng dùng để tính giá thành sản
phẩm.
2.2.3. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Hệ thống tài khoản Xí nghiệp in Hà Tây đang áp dụng tuân thủ quyết
định 15/QĐ-BTC ra ngày 20/3/2006. Tuy nhiên do quy mô sản xuất nhỏ nên
trong quá trình áp dụng Xí nghiệp chỉ áp dụng một số các tài khoản cho phù hợp
với yêu cầu quản lý, đồng thời Xí nghiệp cũng xây dựng các tài khoản cấp 2, 3
khác bổ sung để tiện theo dõi. Xí nghiệp đã bắt đầu sử dụng kế toán máy từ năm
2005 nên nguyên tắc xây dựng tài khoản con là mã số hoá tức là gắn một số cho
một loại nhất định.
Về tiền tệ: Xí nghiệp chỉ sử dụng tiền Việt Nam trong mọi giao dịch
thanh toán nên chỉ có 2 tài khoản là 111 và 112 không có tài khoản con.
Về hàng tồn kho: Kế toán sử dụng các tài khoản 152, 153, 155, 154.
Trong đó tài khoản 152 chia thành 2 tài khoản cấp 2 là 1521: Nguyên vật liệu

Hệ thống sổ sách, biểu mẫu kế toán của Xí nghiệp in Hà Tây áp dụng
theo đúng quy định số 15/QĐ-BTC ra ngày 20/3/2006. Xí nghiệp áp dụng hoạch
toán và ghi sổ theo hình thức nhật ký chung. Ghi sổ theo hình thức nhật ký
chung là ghi sổ nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian nhằm quản lý chứng từ,
định khoản và làm căn cứ ghi sổ cái. Trình tự ghi sổ như sau:
(1)
(1)
(2) (3)
(4)
(5)
(6) (6)
17
chứng từ kế toán
Nhật ký chung
Sổ cái
bảng CĐ psinh
Báo cáo ktoán
Sổ chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
CH sè 11 - B1 - §H KTQD Chuyªn Photocopy - §¸nh m¸y - In LuËn v¨n, TiÓu luËn

: 6.280.688
Sơ đồ 2.2.4. Trình tự ghi sổ nhật ký chung
Đây là theo đúng trình tự quy định, nhưng tại xí nghiệp do áp dụng kế
toán máy nên công việc trở nên đơn giản hơn rất nhiều, kế toán chỉ nhập chứng
từ theo đúng thao tác. Các loại sổ sau đó sẽ được in ra từ máy tính theo đúng
mẫu quy định.
Các loại sổ sách tại Xí nghiệp in Hà Tây:
- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký thu - chi tiền mặt, tiền gửi