“Khai thác Microsoft Office Access trong quản lý học sinh”
Sáng kiến kinh nghiệm:
KHAI THÁC MICROSOFT OFFICE ACCESS
TRONG QUẢN LÝ HỌC SINH
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
Từ năm học 2009-2010 Bộ Giáo dục – Đào tạo phát động chủ đề “Đổi mới
công tác quản lý để nâng cao chất lượng giáo dục”. Là một giáo viên nhiều năm
đứng lớp, tâm huyết cho sự nghiệp giáo dục tôi rất đồng tình và ủng hộ câu khẩu
hiệu nói trên của Bộ Giáo dục – Đào tạo; được góp một phần sức mình thực hiện
khẩu hiệu này là vinh dự cho bản thân tôi.
Công tác quản lý trong trường THPT là một phạm trù vô cùng rộng lớn, bản
thân tôi chỉ là một giáo viên nên không dám lạm bàn, chỉ mong bằng sự cố gắng,
sự nỗ lực không ngừng, bằng cái tâm với nghề tôi mạnh dạn góp một phần sức lực
xây dựng các ứng dụng nhỏ hỗ trợ quý thầy cô trong hội đồng sư phạm nhà trường
quản lý tốt hơn học sinh của chính mình, giúp đánh giá đúng thực chất về trình độ,
tác phong, thái độ, nhận thức… của học sinh, từng bước đưa ra các giải pháp kịp
thời, hiệu quả trong hoạt động chuyên môn, góp phần ngày càng hoàn thiện hơn
công tác quản lý học sinh trong nhà trường hướng đến các sản phẩm cuối cùng của
giáo dục, đó là:
- Tỷ lệ học sinh đỗ tốt nghiệp cao, số lượng học sinh đỗ vào các trường đại
học nhiều, có học sinh giỏi các cấp cho tất cả các môn và lượng học sinh yếu kém
được giảm thiểu tối đa.
- Trường học không có tệ nạn xã hội và không ai vi phạm pháp luật.
- Hội đồng giáo dục nhà trường là một tập thể đoàn kết. Mỗi giáo viên phải có
trách nhiệm với công việc được giao. Lãnh đạo nhà trường phải biết lắng nghe chia
sẻ mọi khó khăn với giáo viên.
- …
Với tâm nguyện đó, qua nhiều năm công tác, bản thân tôi đã xây dựng được
một số ứng dụng nhỏ trên nền tảng của Microsoft Office Access phục vụ cho công
tác quản lý học sinh và cũng đã và đang được khai thác, sử dụng hiệu quả tại đơn
vị. Hôm nay, tôi trình bày sáng kiến kinh nghiệm: “Khai thác Microsoft Office

kỳ kiểm định chất lượng giáo dục cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáo
dục thường xuyên ban hành kèm theo Thông tư số 42/2012/TT-
BGDĐT ngày 23/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Quy chế đánh giá, xếp loại học sinh trung học cơ sở và học sinh trung
học phổ thông ban hành kèm theo Thông tư số 58/2011/TT-BGDĐT
ngày 12/12/2011 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Quy chế tuyển sinh trung học cơ sở và tuyển sinh trung học phổ thông
ban hành kèm theo Thông tư số 02/2013/TT-BGDĐT ngày 30/01/2013
của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Và một số văn bản khác có liên quan…
2. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài:
2.1Tổng quan về công tác quản lý học sinh trong nhà trường:
Người thực hiện: TẠ DUY BÌNH Trang 2
“Khai thác Microsoft Office Access trong quản lý học sinh”
Công tác quản lý học sinh được tiến hành thường xuyên, đều khắp trong mọi
hoạt động của nhà trường và luôn được quan tâm hàng đầu trong tập thể hội đồng
sư phạm. Quản lý học sinh một cách toàn diện, hiệu quả là mục tiêu đã được nhà
trường đề ra ngay từ đầu mỗi năm học, thể hiện khá rõ nét quan điểm này bằng các
văn bản cụ thể như: Phương hướng và nhiệm vụ trọng tâm; Kế hoạch chuyên môn;
Kế hoạch thi đua học tập và rèn luyện trong học sinh; Kế hoạch hoạt động ngoại
khoá;… và đã được thông qua với sự nhất trí cao trong Hội nghị công chức viên
chức.
Trường THPT Thanh Bình tổ chức hệ thống quản lý học sinh theo nguyên tắc
phối kết hợp giữa Ban nề nếp; Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; Giáo viên
chủ nhiệm; Giáo viên bộ môn dưới sự quản lý chung của Thầy Hiệu trưởng và sự
điều hành trực tiếp từ 2 Phó Hiệu trưởng cho mỗi buổi học. Kênh thông tin đa
chiều từ tất cả các thành viên tham gia trong công tác quản lý học sinh luôn được
“làm mới” hàng ngày, hàng buổi sinh hoạt của học sinh, để kịp thời đề ra những
giải pháp hiệu quả, giúp ngày càng hoàn thiện chủ đề của năm học: “Năm học tiếp
tục đổi mới quản lý và nâng cao chất lượng giáo dục”; tiếp tục thực hiện phong

Thực hiện theo kế hoạch chung của ngành, dưới sự chỉ đạo của Sở Giáo dục –
Đào tạo tỉnh Đồng Nai, hằng năm nhà trường đều tiến hành công tác tuyển sinh
vào lớp 10. Phần lớn các công việc xét tuyển đều được thực hiện bằng Microsoft
Office Access, cụ thể như sau:
- Nhập liệu thông tin học sinh dự tuyển:
Đoạn mã lệnh nút “Tính điểm xét tuyển” được xây dựng bằng VBA theo tinh
thần Quy chế tuyển sinh trung học cơ sở và tuyển sinh trung học phổ thông ban
hành kèm theo Thông tư số 02/2013/TT-BGDĐT ngày 30/01/2013 của Bộ trưởng
Bộ Giáo dục và Đào tạo, như sau:
Private Sub TinhDiemXT_Click()
'Tao bay loi
On Error GoTo Err_TinhDiemXT_Click
'Tinh Diem Xet Tuyen cho hoc sinh hien tai
'Khong tinh cho toan bo hoc sinh tham gia du tuyen
'Thu tuc TINH TOAN BO se duoc thuc hien trong Form XET TUYEN
Dim DXT6 As Long
Dim DXT7 As Long
Người thực hiện: TẠ DUY BÌNH Trang 4
“Khai thác Microsoft Office Access trong quản lý học sinh”
Dim DXT8 As Long
Dim DXT9 As Long
'Tinh Diem Xet Tuyen Lop 6
Select Case Me.HK6
Case 1
If Me.HT6 = 1 Then DXT6 = 10
If Me.HT6 = 2 Then DXT6 = 9
If Me.HT6 = 3 Then DXT6 = 7
If Me.HT6 = 4 Then DXT6 = 5
Case 2
If Me.HT6 = 1 Then DXT6 = 9

Select Case Me.HK8
Case 1
If Me.HT8 = 1 Then DXT8 = 10
If Me.HT8 = 2 Then DXT8 = 9
If Me.HT8 = 3 Then DXT8 = 7
If Me.HT8 = 4 Then DXT8 = 5
Case 2
If Me.HT8 = 1 Then DXT8 = 9
If Me.HT8 = 2 Then DXT8 = 8
If Me.HT8 = 3 Then DXT8 = 6
Người thực hiện: TẠ DUY BÌNH Trang 5
“Khai thác Microsoft Office Access trong quản lý học sinh”
If Me.HT8 = 4 Then DXT8 = 5
Case 3
If Me.HT8 = 1 Then DXT8 = 7
If Me.HT8 = 2 Then DXT8 = 6
If Me.HT8 >= 3 Then DXT8 = 5
Case 4
DXT8 = 5
End Select
'Tinh Diem Xet Tuyen Lop 9
Select Case Me.HK9
Case 1
If Me.HT9 = 1 Then DXT9 = 10
If Me.HT9 = 2 Then DXT9 = 9
If Me.HT9 = 3 Then DXT9 = 7
If Me.HT9 = 4 Then DXT9 = 5
Case 2
If Me.HT9 = 1 Then DXT9 = 9
If Me.HT9 = 2 Then DXT9 = 8

Dim DXT6 As Long
Dim DXT7 As Long
Dim DXT8 As Long
Dim DXT9 As Long
Set db = CurrentDb()
Set rstxtuyen = db.OpenRecordset("Q_XetTuyen", dbOpenDynaset)
'Khoi tao gia tri bien
Dutuyen = Me.TongSoDuTuyen
DiemChuan = Me.ChiTieu
'Thong bao yeu cau xac nhan hanh dong
If MsgBox("Co that su muon thuc hien viec xet tuyen? (Y/N) " & Chr(13) &
Chr(10) & "Neu chap nhan chon YES, chon NO de quay lai ", vbInformation + vbYesNo, "Canh
bao") = vbNo Then
Exit Sub
Else
'Tinh lai toan bo diem cho tat ca hoc sinh
'neu co it nhat 1 thi sinh
If rstxtuyen.EOF = False Then
rstxtuyen.MoveFirst
Do While Not rstxtuyen.EOF
With rstxtuyen
.Edit
![KQ] = False
'Tinh Diem Xet Tuyen Lop 6
Select Case rstxtuyen![HK6]
Case 1
If !HT6 = 1 Then DXT6 = 10
If !HT6 = 2 Then DXT6 = 9
If !HT6 = 3 Then DXT6 = 7
If !HT6 = 4 Then DXT6 = 5

Case 4
DXT7 = 5
End Select
'Tinh Diem Xet Tuyen Lop 8
Select Case rstxtuyen![HK8]
Case 1
If !HT8 = 1 Then DXT8 = 10
If !HT8 = 2 Then DXT8 = 9
If !HT8 = 3 Then DXT8 = 7
If !HT8 = 4 Then DXT8 = 5
Case 2
If !HT8 = 1 Then DXT8 = 9
If !HT8 = 2 Then DXT8 = 8
If !HT8 = 3 Then DXT8 = 6
If !HT8 = 4 Then DXT8 = 5
Case 3
If !HT8 = 1 Then DXT8 = 7
If !HT8 = 2 Then DXT8 = 6
If !HT8 >= 3 Then DXT8 = 5
Case 4
DXT8 = 5
End Select
'Tinh Diem Xet Tuyen Lop 9
Select Case rstxtuyen![HK9]
Case 1
If !HT9 = 1 Then DXT9 = 10
If !HT9 = 2 Then DXT9 = 9
If !HT9 = 3 Then DXT9 = 7
If !HT9 = 4 Then DXT9 = 5
Case 2

.Update
dem = IIf(![KQ] = True, (dem + 1), dem)
End With
rstxtuyen.MoveNext
'Dem = IIf(![KQ] = True, (Dem + 1), Dem)
Loop
End If
'Dem = Dem - 1
Set rstxtuyen = Nothing
MsgBox "Da thuc hien xong " & Chr(13) & Chr(10) & "Tong so thi sinh da trung
tuyen: " & dem, vbInformation + vbOKOnly, "Ket qua xet tuyen"
End If
Nếu là xét tuyển theo chỉ tiêu thì thay đổi bằng đoạn mã lệnh sau:
('Xet tuyen theo chi tieu
rstxtuyen.MoveFirst
'Truong hop 1: Neu CHI TIEU > DU TUYEN
If ChiTieu > Dutuyen Then
MsgBox "CHI TIEU tuyen sinh nhieu hon SO DU TUYEN " & Chr(13) &
Chr(10) & "Nen kiem tra lai" & Chr(13) & Chr(10) & Chr(13) & Chr(10) & "CO 100 % THI
SINH DUOC TUYEN !", vbExclamation + vbOKOnly, "CHI TIEU >>> SO DU TUYEN !!!"
If rstxtuyen.EOF = False Then
rstxtuyen.MoveFirst
Do While Not rstxtuyen.EOF
With rstxtuyen
.Edit
![KQ] = True
.Update
Người thực hiện: TẠ DUY BÌNH Trang 9
“Khai thác Microsoft Office Access trong quản lý học sinh”
End With


Người thực hiện: TẠ DUY BÌNH Trang 10
“Khai thác Microsoft Office Access trong quản lý học sinh”
Người thực hiện: TẠ DUY BÌNH Trang 11
“Khai thác Microsoft Office Access trong quản lý học sinh”
2.3.2 Quản lý thông tin cá nhân học sinh:
Mỗi đầu năm học giáo viên chủ nhiệm thu thập thông tin thông qua sơ yếu lý
lịch và học bạ THCS của học sinh, sau đó bổ sung hoàn thiện vào chương trình
quản lý thông qua form nhập liệu sau:
Trang lý lịch học sinh theo Sổ gọi tên & ghi điểm:
Người thực hiện: TẠ DUY BÌNH Trang 12
“Khai thác Microsoft Office Access trong quản lý học sinh”
Khi cần biết thông tin của một học sinh, giáo viên có thể dùng đến chức năng
tra cứu của chương trình: theo 3 cách: theo lớp; theo tên; theo mã
học sinh.
Mã lệnh của nút “Lý lịch học sinh”:
Private Sub LyLich_Click()
On Error GoTo Err_LyLich_Click
Dim stDocName As String
Dim stLinkCriteria As String
Select Case Me.ThongTin

Case 1
stDocName =
"ThongTinHS_TraCuu"Case 2
stDocName =
"ThongTinHS_TraCuu_Ten"
Case 3
stDocName =
"ThongTinHS_TraCuu_Ma"

năng lực sư phạm, nhân cách uy tín của mình trước học sinh. Trên cơ sở đó không
ngừng nâng cao và hoàn thiện cả về trình độ học vấn, về nghệ thuật sư phạm và
nhân cách người thầy giáo.
Do đó, việc quản lý điểm, hạnh kiểm có vai trò hết sức quan trọng trong công
tác quản lý học sinh đồng thời cũng là cơ sở để cấp lãnh đạo đánh giá kết quả đào
tạo cả về định lượng và định tính từ đó xây dựng chiến lược giáo dục về mục tiêu,
về đội ngũ giáo viên, về vấn đề đổi mới nội dung, phương pháp và hình thức tổ
chức hoạt động dạy học trong nhà trường. Công tác quản lý điểm, hạnh kiểm đòi
hỏi phải hết sức chính xác, kịp thời và phản ánh đúng thực chất thành tích học tập,
rèn luyện của học sinh.
Đầu mỗi năm học, sau khi ổn định sĩ số, ổn định công tác phân công chuyên
môn, chủ nhiệm các lớp bộ phận văn phòng sẽ tiến hành in Sổ ghi điểm cá nhân
cho từng giáo viên:
Người thực hiện: TẠ DUY BÌNH Trang 14
“Khai thác Microsoft Office Access trong quản lý học sinh”
Theo sự phân công của lãnh đạo nhà trường, giáo viên bộ môn, giáo viên chủ
nhiệm tiến hành nhập điểm thành phần, thống kê số ngày nghỉ học, xếp loại hạnh
kiểm học sinh từng mốc thời gian cụ thể:
Kết thúc quá trình nhập điểm, xếp loại hạnh kiểm
cho học sinh, người quản trị chương trình sẽ tiến hành
tính điểm, xếp loại học sinh bằng form sau:
Người thực hiện: TẠ DUY BÌNH Trang 15
“Khai thác Microsoft Office Access trong quản lý học sinh”
Các báo cáo thống kê của chương trình sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công
tác quản lý toàn diện học sinh:
Người thực hiện: TẠ DUY BÌNH Trang 16
“Khai thác Microsoft Office Access trong quản lý học sinh”
Người thực hiện: TẠ DUY BÌNH Trang 17
“Khai thác Microsoft Office Access trong quản lý học sinh”


thống kê số lần học sinh vi phạm những lỗi về tác phong, nề nếp, phản ánh kịp thời
đến từng giáo viên chủ nhiệm, đoàn trường,… trong từng thời điểm. Các báo cáo
truy xuất từ chương trình:
Người thực hiện: TẠ DUY BÌNH Trang 19
“Khai thác Microsoft Office Access trong quản lý học sinh”
Người thực hiện: TẠ DUY BÌNH Trang 20
“Khai thác Microsoft Office Access trong quản lý học sinh”
III. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI:
Trên thực tế hiện nay, với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, internet đã đi
vào cuộc sống và đã trở thành phương tiện, công cụ hỗ trợ không thể thiếu trong
công việc thường nhật của rất nhiều người trong chúng ta. Qua mạng internet,
Người thực hiện: TẠ DUY BÌNH Trang 21
“Khai thác Microsoft Office Access trong quản lý học sinh”
chúng ta có thể dễ dàng tìm thấy vô vàn các ứng dụng có thể giải quyết được
những vấn đề từ đơn giản đến phức tạp của công tác quản lý học sinh trong nhà
trường nói riêng và trong toàn ngành giáo dục nói chung; Việc đưa vào sử dụng
những ứng dụng nhỏ của bản thân trong công tác quản lý học sinh tại đơn vị xem
chừng có phần khập khiễng, chưa phù hợp với đà phát triển như vũ bảo của ngành
công nghệ thông tin hiện nay. Tuy vậy, việc sử dụng những sản phẩm công nghệ
do chính mình tạo ra ít nhiều cũng có những lợi điểm của nó như:
- Trường THPT Thanh Bình là một trường đóng trên địa bàn thuộc vùng
sâu, vùng xa của tỉnh, đội ngũ quản trị mạng còn thiếu và có nhiều hạn chế,
cũng đã có một thời gian đưa trang web của trường vào sử dụng nhưng
không được bao lâu phải huỷ bỏ bởi không có thành viên chuyên trách làm
mới dữ liệu trên web; định kỳ mỗi năm 2 lần, bản thân tôi phải trích xuất
thông tin học sinh từ các chương trình quản lý hiện hữu đăng lên web để
thông báo với quý phụ huynh về tình hình học tập của con em mình. Trang
web gần như không có tác dụng truyền tải thông tin đa chiều theo đúng ý
đồ thiết kế của nó.
- Sử dụng sản phẩm do chính mình tạo ra là cách thể hiện năng lực bản thân,

gửi đến tất cả các thành viên; với học sinh nó như một lời cảnh tỉnh, một
sự răn đe, nhắc nhở về thái độ, hành vi của chính bản thân mình; việc
chương trình tự động thực hiện thống kê và chuyển tải số lần vi phạm của
bản thân từng học sinh có tác dụng mạnh mẽ trong nhận thức cũng như tác
dụng trong điều chỉnh hành vi của học sinh khá rõ nét, quý thầy cô giáo
làm công tác chủ nhiệm đánh giá khá cao về tính năng này của chương
trình.
- Chức năng quản lý nề nếp, tác phong học sinh vừa là cách để thu thập
thông tin, vừa dùng làm công cụ để giải quyết các vấn đề phát sinh trong
từng buổi sinh hoạt của từng đối tượng học sinh đã giúp quản sinh các buổi
nhanh chóng tiếp nhận, xử lý những vấn đề phát sinh, ổn định ngay tình
hình nề nếp đầu mỗi buổi học, hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng học
sinh ùn ứ tại phòng quản sinh lúc đầu giờ.
Ngoài ra, Microsoft Office Access là một trong những nội dung đã và đang
được giảng dạy trong chương trình bộ môn Tin học lớp 12, những sản phẩm công
nghệ này là một minh chứng khá rõ nét về tính ứng dụng thực tiễn. Những ứng
dụng nhỏ này có thể được xem là bài tập hữu ích không chỉ cho bản thân tôi mà
còn cho cả học sinh lớp 12, góp phần thúc đẩy sự tò mò, kích thích phát triển tư
duy các em theo hướng tích cực khi các em thấy được tính khả thi của các vấn đề
được nêu ra trong từng tiết học của phân môn này. Song song với hoạt động
chuyên môn ở môn Công nghệ, tìm hiểu, học tập công nghệ thông tin là niềm đam
mê của bản thân, từ sự say mê của chính mình, tôi muốn tiếp thêm cho các em
ngọn lửa đam mê, sự hăng hái trong nghiên cứu và ứng dụng mang tính thực tiễn
thành quả sáng tạo khoa học của chính mình, phần nào giúp các em nhìn nhận
được thành quả của việc học ngay từ những ngày còn ngồi trên ghế nhà trường
THPT; Truyền lửa đam mê còn mang tính định hướng nghề nghiệp cho các em đó
cũng chính là hoàn thành một trong những mục tiêu của giáo dục.
IV. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ, KHẢ NĂNG ÁP DỤNG:
- Sử dụng hiệu quả công nghệ thông tin phục vụ quản lý trong nhà trường là
việc làm hết sức cần thiết vì thế rất cần xây dựng ở mỗi đơn vị một đội ngũ

TẠ DUY BÌNH
Người thực hiện: TẠ DUY BÌNH Trang 24
“Khai thác Microsoft Office Access trong quản lý học sinh”
MỤC LỤC
NỘI DUNG TRANG
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: 1
II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI:
1. Cơ sở lý luận: 2
2. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài: 2
2.1 Tổng quan về công tác QLHS trong nhà trường 2
2.2 Sơ nét về Microsoft Office Access 3
2.3 Sử dụng Microsoft Office Access trong QLHS 4
2.3.1 Tuyển sinh đầu cấp 4
2.3.2 Quản lý thông tin cá nhân học sinh 12
2.3.3 Quản lý điểm, hạnh kiểm 13
2.3.4 Quản lý nề nếp, tác phong 18
III. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI: 21
IV. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ, KHẢ NĂNG ÁP DỤNG: 23
V. TÀI LIỆU THAM KHẢO: 24
Người thực hiện: TẠ DUY BÌNH Trang 25