ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA SAU ĐẠI HỌC
---0O0---
CHƯƠNG MŨI LỸ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY SANOFI – SYNTHELABO VIỆT NAM
GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
NGUYỄN THỊ BÍCH CHÂM


Nguồn số liệu của luận văn
Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Kết cấu của luận văn

PHẦN NỘI DUNG:
Trang
1. Chương I: Cơ sở lý luận
1.1. Tổng quan về tồn kho
1.1.1. Khái niệm về hàng tồn kho
1.1.2. Chức năng, vai trò, các nhân tổ ảnh hưởng đến tồn kho
1.1.3. Sử dụng kỹ thuật phân tích A, B, C để phân loại hàng tồn kho
1.1.4. Các loại chi phí tồn kho
1.2. Các phương pháp hoạch định nhu cầu hàng tồn kho
1.2.1. Các mô hình tồn kho
1.2.2. Hệ thống tồn kho kịp thờ
i JIT
1.3. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả tồn kho
1.3.1. Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng
1.3.2. Chỉ tiêu đánh giá mức độ đầu tư cho hàng tồn kho
1.3.3. Chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác báo cáo tồn kho
Kết luận chương I

1
1
2
5
8
10
10
14

2.3.3.3. Sổ sách quản lý tồn kho
2.3.4. Công tác luân chuyển hàng tồn kho
2.3.4.1. Về mặt số lượng
2.3.4.2. Về mặt giá trị các hàng hóa dự trữ
2.3.5. Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho
2.3.5.1. Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng
2.3.5.2. Ch
ỉ tiêu về giá trị tồn kho, bao bì, nguyên liệu
2.3.5.3. Chỉ tiêu về khả năng đáp ứng thành phẩm
2.4. Đánh giá chung về hệ thống quản lý tồn kho nguyên vật
19
19
20
21
25
29
35
35
40
40
45
46
47
54
54
55
58
59
60
61

77

PHẦN PHỤ LỤC:

1. Sơ đồ tổ chức của Sanofi-Synthelabo Việt Nam
2. Sơ đồ tổ chức của nhà máy Sanofi-Synthelabo Thủ Đức
3. Hoá đơn nguyên vật liệu của ANTIDOL viên
4. Toa Fluor Corbiere
5. Mẫu Quota Nhập Khẩu
6. Bảng dự báo tiêu thụ của Công ty năm 2006
7. Bảng dự báo tiêu thụ của Công ty tháng 10/2006
8. Dự toán mua Nguyên liệu cho năm 2006
9. Dự toán mua Bao Bì cho năm 2006
10. Dự
toán mua Nguyên liệu cho tháng 10/2006
11. Dự toán mua Bao Bì cho tháng 10/2006
12. Danh sách yêu cầu tồn trữ nguyên liệu cho tất cả các mặt hàng của Công ty
13. Danh sách yêu cầu tồn trữ bao bì cho tất cả các mặt hàng của Công ty

- 5 -
14. Danh sách thanh lý nguyên liệu
15. Danh sách thanh lý bao bì
16. Thống kê các đơn đặt hàng cho bao bì từ 1/1/2003 đến 31/12/2005
17. Thống kê các đơn đặt hàng cho nguyên liệu từ 1/1/2003 đến 31/12/2005
18. Mẫu hợp đồng mua nguyên liệu
19. Mẫu quản lý nguyên liệu áp dụng trong chương trình Scala
20. Danh sách yêu cầu tồn trữ nguyên liệu cho tất cả các mặt hàng của Công ty đề
nghị

TÀI LIỆU THAM KHẢO


- 7 -
DANH MỤC SƠ ĐỒ
:
Trang
Sơ đồ 1.1: Phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật ABC 5
Sơ đồ 1.2: Những nhân tố tác động đến nhu cầu 6
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ Kênh phân phối 26
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức quản lý hàng tồn kho 35
Sơ đồ 2.3: Sự phối hợp giữa các bộ phận trong công tác quản trị tồn kho
nguyên vật liệu
39
Sơ đồ 2.4: Sự phối hợp giữa các bộ
phận trong việc lập các dự toán 42
Sơ đồ 2.5: Phân loại, mã hóa hàng tồn kho 54
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ lưu chuyển nguyên vật liệu 56- 8 -
Mở Đầu

- 9 -

2. Mục đích nghiên cứu

Hiện nay chúng ta không có nhiều công trình nghiên cứu về công tác quản lý tồn
kho nói chung và trong ngành dược nói riêng. Với đặc điểm là một công ty con
của tập đoàn mẹ Sanofi-Synthelabo Pháp và là một doanh nghiệp hàng đầu về sản
xuất dược phẩm tại Việt Nam, trong luận văn này chúng tôi sẽ trình bày cách thức
quản lý tồn kho nguyên vật liệu vừa mang đặc điểm chung của ngành dược Việt
Nam, vừa mang những yếu tố riêng của công ty m
ẹ. Qua đó, chúng tôi sẽ mô tả
một mô hình tồn kho của một công ty dược làm chuẩn mực mà hiện nay hầu như
chưa ai nói rõ, đồng thời chúng tôi chỉ rõ những hạn chế của công tác này và đưa
ra được các giải pháp để khắc phục những hạn chế đó, góp phần nâng cao hiệu
quả hoạt động quản lý tồn kho nguyên vật liệu cũng như hiệu quả hoạt động sản
xu
ất kinh doanh của Công ty.
3. Đối tương, phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là Công ty Sanofi-Synthelabo Việt Nam.
Phạm vi nghiên cứu của luận văn là các vấn đề liên quan đến công tác quản lý tồn
kho nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất của Công ty Sanofi-
Synthelabo Việt Nam.

4. Phương pháp nghiên cứu:

Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp hệ thống và phương pháp tổng hợp để nghiên cứu đầy đủ các đối

những đi
ểm yếu còn tồn tại trong quá trình xây dựng chiến lược phát triển lâu
dài của công ty.
7. Kết cấu của luận văn:
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, phụ lục và tài liệu tham khảo, luận văn
gồm có 3 chương:
Chương I: Cơ sở lý luận.
Chương II: Thực trạng công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại Sanofi-
Synthelabo Việt Nam.
Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả
quản lý tồn kho nguyên vật liệu tại
Sanofi-Synthelabo Việt Nam.

- 11 -
1. Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1. Tổng quan về tồn kho
1.1.1. Khái niệm về hàng tồn kho
Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS số 2, hàng tồn kho là những tài sản:
- Được giữ để đem bán trong kỳ sản xuất kinh doanh thông thường
- Đang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán
- Dưới hình thức nguyên vật liệu hoặc vật dụng mà chúng được sử dụng trong quá
trình sản xuất hoặc cung cấp các dịch v
ụ.
Trong trường hợp cung cấp dịch vụ, hàng tồn kho gồm những chi phí dịch vụ mà
khoản doanh thu tương ứng với nó chưa được công nhận. (Ví dụ như các công việc
đang tiến hành của kiểm toán viên hay luật sư)
Khái niệm về hàng tồn kho trong chuẩn mực kế toán Việt Nam có nội dung khá
tương đồng với chuẩn mực kế toán quốc tế. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 2
v
ề hàng tồn kho được ban hành theo quyết định số 194/2001/QĐ-BTC ngày

tiết kiệm chi phí. Như vậy, tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt.
- Chức năng khấu trừ theo số lượng: Việc mua hàng với số lượng lớn có thể đưa
đến việc giảm phí tổn sản xuất do nhà cung ứng sẽ chiết khấu cho đơn hàng với số
lượng lớn. Tuy nhiên, điều này l
ại dẫn đến chi phí tồn trữ cao do đó trong quản trị
tồn kho người ta cần xác định một lượng đặt hàng tối ưu để hưởng được giá khấu
trừ mà chi phí tồn trữ tăng không đáng kể.
1.1.2.2. Vai trò của hàng tồn kho
- Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường theo đúng kế
hoạch dự kiến: quá trình phân công lao động xã hội đã dẫn đế
n chuyên môn hoá
sản xuất. Kết quả của chuyên môn hoá sản xuất là hình thành nên các ngành, các
doanh nghiệp, các đơn vị kinh tế tương đối tách biệt nhau. Mặt khác, do đặc điểm
của sản xuất nên tiến độ và thời gian sản xuất sản phẩm không ăn khớp và đồng
nhất với tiến độ và thời gian tiêu dùng sản phẩm. Vì thế phải có quá trình dự trữ
hay tồn kho hàng hoá.
- Đảm bảo cho hoạt độ
ng sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục khi có biến cố ngẫu
nhiên ngoài dự kiến: do sự vận động khách quan của tự nhiên và của sản xuất mà
có nhiều vấn đề doanh nghiệp không thể dự báo được từ trước như thiên tai, địch
họa, rủi ro….Chính vì thế mà trong mỗi trường hợp, để đảm bảo quá trình sản
xuất kinh doanh liên tục phải có dự trữ cho an toàn, hạn chế rối loạn sản xu
ất kinh
doanh và đời sống dân cư.

- 13 -
- Góp phần giảm chi phí nâng cao hiệu quả kinh doanh và ổn định thị trường hàng
hoá.
- Việc quy định đúng đắn mức tồn kho có ý nghĩa vô cùng to lớn. Nó cho phép bảo
quản hàng hoá, giảm hao hụt mất mát, bảo đảm cho các doanh nghiệp có đủ


- 14 -
của mình. Tuy nhiên, với sự phát triển của hệ thống giao thông vận tải nói chung
và các phương tiện vận chuyển nói riêng như hiện nay đã tạo điều kiện thuận lợi
hơn rất nhiều cho công tác vận chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ,
từ kho của công ty đến các cửa hàng, các đơn vị trực thuộc…, giảm bớt trở ngại
trong giao nhận, vận chuy
ển, rút ngắn thời gian hàng hoá nằm trong lĩnh vực lưu
thông, góp phần đảm bảo chất lượng hàng hoá lưu thông, tăng hiệu quả kinh
doanh của doanh nghiệp.
• Đặc điểm, tính chất thương phẩm của hàng hoá
Mỗi loại hàng có đặc điểm, tính chất thương phẩm khác nhau, yêu cầu về việc bảo
quản khác nhau, do đó ảnh hưởng đến số lượng hàng tồn và thời gian tồn kho.
-
Đối với hàng thực phẩm tươi sống: có đặc điểm, tính chất thương phẩm phức
tạp: dễ hư hỏng, là mặt hàng tiêu dùng hàng ngày, khách mua thường xuyên
nên mức tồn kho thường đủ để bán trong 1- 2 ngày, thời gian tồn kho 1-2
ngày.
- Đối với hàng thực phẩm đóng hộp: từng loại có thời hạn sử dụng khác nhau
nhưng với điều kiện bảo quản dễ dàng hơn hàng t
ươi sống nên thời gian tồn
kho lâu hơn.
- Đối với ngành dược, ngành công nghiệp hóa chất của Việt Nam chưa phát
triển, nguyên liệu sử dụng trong sản xuất gần như là 100% nhập khẩu cho nên
thời gian vận chuyển dài cho nên tồn kho thường được dự trữ tương đối cao.
• Quy mô kinh doanh, khả năng về vốn, điều kiện dự trữ của doanh nghiệp:
Quy mô kinh doanh của doanh nghiệp l
ớn hay nhỏ, mạng lưới kinh doanh rộng
hay hẹp, khả năng bán ra thị trường nhiều hay ít, khả năng về vốn mạnh hay hạn
chế, điều kiện về diện tích kho cũng như trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo


Sơ đồ 1.1: Phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật ABC

1
Pareto là một nhà kinh tế Italia vào thế kỷ thứ 19
% giá trị
hàng năm
Nhóm A
Nhóm B
Nhóm C
80
20
40
60
% tổng số hàng tồn kho

- 16 -
Trong điều kiện quản lý hiện nay việc sử dụng phương pháp phân tích ABC được

Thực trạng nền kinh tế
Luật lệ
Môi
trường
kinh tế
Giá cả
Chất lượng
Phục vụ khách hàng

Nhân tố
bên
trong
Thiết kế
Nhu cầu
Thời gian

- 17 -
lượng ta có thể dự báo theo dãy số thời gian, phương pháp bình quân di động, phương
pháp san bằng số mũ có điều chỉnh xu hướng, dự báo theo đường khuynh hướng hay
dự báo theo các mối liên hệ tương quan. Tùy thuộc vào tình hình cụ thể mà doanh
nghiệp chọn lựa phương pháp và kỹ thuật dự báo cho mình.
- Vấn đề cung ứng
Các nguyên nhân sau đây gây ra biến đổi làm tác động đến lượng tồn kho trong
các giai đoạn của quá trình hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:
• Các nhân tố về lao động, thiết bị, nguồn vật tư của người cung ứng không đảm
bảo các yêu cầu, do đó có những sản phẩm sản xuất ra không đạt yêu cầu về
tiêu chuẩn, hoặc số lượng sản xuất không đủ cho lô hàng phải giao.
• Thiết kế công nghệ, kỹ thuật, sản phẩm không chính xác.
• Các bộ phận s

được nâng lên, do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm toán của từng
nhóm hàng.
Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho chúng ta những kết quả tốt hơn trong dự báo,
kiểm soát hiện vật nhằm tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hóa lượng dự trữ
hàng tồn kho.
1.1.4. Các loại chi phí tồn kho
Khi thực hiện tồn kho người ta ph
ải tính 3 loại chi phí sau:
 Chi phí tồn trữ
Là những loại chi phí có liên quan đến việc tồn trữ hay hoạt động thực hiện tồn
kho, những chi phí này có thể thống kê theo bản dưới đây: - 19 -
Bảng 1.1. Các loại chi phí tồn kho:
Nhóm chi phí Tỷ lệ với giá trị tồn kho
1. Chi phí về nhà cửa hoặc kho hàng:
- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa

phòng…. Khi đơn hàng được thực hiện phí tổn đặt hàng vẫn còn tồn tại, những
lúc đó chúng được hiểu như phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng.
Phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng là những chi phí cho việc chuẩn bị máy móc
hay công nghệ để thực hiện đơn hàng. Do đó chúng ta cần xác định thời điểm và
số lượng cho m
ỗi lần đặt hàng thật chi tiết để cố gắng tìm những biện pháp giảm
bớt chi phí chuẩn bị cũng như phí tổn đặt hàng.

- 20 -
Trong nhiều tình huống chi phí chuẩn bị có mối quan hệ rất mật thiết đối với thời
gian chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Nếu chúng ta giảm được thời gian này là một
giải pháp hữu hiệu để giảm lượng đầu tư cho tồn kho và cải tiến được năng suất.
 Chi phí mua hàng
Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn hàng.
Thông thường, chi phí mua hàng không ảnh hưở
ng đến việc lựa chọn các mô hình
tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo sản lượng.
1.2. Các phương pháp hoạch định nhu cầu hàng tồn kho:
1.2.1. Các mô hình tồn kho:
Thực tế có khá nhiều mô hình tồn kho như mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản
(EOQ), mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM), mô hình lượng tồn kho để lại
(BOQ), mô hình đặt hàng theo sản xuất (POQ), mô hình xác suất với thời gian không
đổi.
Tuy nhiên, trong phạm vi đề tài này chúng tôi xin trình bày mô hình EOQ và mô hình
POQ.
1.2.1.1.
Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (The Basic Economic Order
Quantity Model – EOQ)
Mô hình được xây dựng dựa trên 6 giả thiết cơ bản là:
- Nhu cầu cả năm phải biết trước và không thay đổi

S: chi phí đặt hàng cho mỗi đơn hàng
H: chi phí tồn trữ tính cho một đơn vị sản phẩm

Mô hình này còn có những đại lượng sau:
- Số đơn hàng trong năm (ĐH): là tỷ số giữa nhu cầu cả năm (D) với lượng đặt
hàng tối ưu (Q*)
- Chu kỳ đặt hàng (T): là khoảng cách thời gian giữa 2 lần đặt hàng liên tiếp nhau,
được tính bằng cách lấy tổng số ngày làm việc bình quân trong năm (N) chia cho
số đơn hàng (ĐH).
- Nhu cầu bình quân một ngày đêm (d): là tỷ số giữa nhu cầu cả n
ăm (D) với số
ngày làm việc bình quân trong năm (N).
- Điểm đặt hàng lại (ROP): là lượng tồn kho tối thiểu cần thiết ở điểm đặt hàng.
ROP được xác định trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng nhưng không được
nhận hàng ngay, nghĩa là thời điểm đặt hàng không trùng với thời điểm nhận hàng

D
Qb
Q*
Q
D A B

- Lượng hàng của một đơ
n hàng có thể được thực hiện trong nhiều chuyến hàng ở
những thời điểm đã định trước
- Sự thiếu hụt trong tồn kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng thực hiện
đúng thời gian
- Không tiến hành khấu trừ theo sản lượng
Q*
ROP

- 23 -
- Duy nhất chỉ có 2 loại chi phí là chi phí đặt hàng (bao gồm các chi phí như tìm
nguồn cung ứng, chuẩn bị sản xuất thử… và các định phí khác) và chi phí tồn trữ
(chi phí kho bãi, lãi trả ngân hàng… và các biến phí khác)
Nếu ta gọi:
Q: sản lượng của đơn hàng
H: chi phí tồn trữ cho 1 đơn vị tồn kho mỗi năm
P: mức độ sản xuất (cũng là mức độ cung ứng hàng ngày)
d: nhu cầu sử dụng hàng ngày
t: độ dài của thời k
ỳ sản xuất để tạo đủ số lượng cho đơn hàng (thời gian cung cấp đủ
số lượng đơn hàng)

Mô hình POQ có dạng như sau:


Chúng ta thế vào biểu thức tính mức tồn kho tối đa:
Mức tồn kho tối đa = P.
P
Q
- d .
P
Q
= Q(1-
P
d
)
Như đã trình bày ở trên chúng ta có thể tính chi phí tồn trữ hàng năm (bằng tích số
của mức tồn kho tối đa chia 2 và nhân với chi phí tồn trữ cho 1 đơn vị hàng trong
năm) như sau:
Chi phí tồn trữ hàng năm =
2
Q
( 1-
P
d
).H
Để tìm được sản lượng tối ưu chúng ta cho:
Chi phí tồn trữ hàng năm = chi phí đặt hàng hàng năm
Có nghĩa :
2
*Q
( 1-
P
d
).H =


- 25 -
tới, tín hiệu sẽ được truyền đến bộ phận phụ trách việc cung ứng hàng để đáp ứng yêu
cầu. Và như vậy các bộ phận sẽ đáp ứng được “sự kéo” của bộ phận bán-bộ phận
cuối cùng của hoạt động thương mại.
Có 3 yếu tố chủ yếu để thực hiện thành công hệ thống J.I.T:
- Một là, doanh nghiệp phải bi
ết gắn liền với nhà cung cấp có quan hệ với doanh
nghiệp bằng các hợp đồng dài hạn. Bởi lẽ có 1 hệ thống J.I.T, một doanh nghiệp
sẽ bị tổn hại nặng nề nếu sự cung cấp dừng đột ngột. Các nhà cung cấp thiếu trách
nhiệm cũng phải bị loại trừ.
- Hai là, những nhà cung cấp được chọn phải sẵn sàng thực hiện việc cung cấ
p
thường xuyên nhu cầu của doanh nghiệp dù là lượng hàng lớn hoặc nhỏ. Người
cung cấp phải sẵn sàng thực hiện việc cung cấp nhiều lần trong một ngày với số
lượng chính xác như yêu cầu của người mua thay cho việc cung cấp hàng tuần hay
hàng tháng.
- Ba là, doanh nghiệp phải triển khai hệ thống kiểm tra chất lượng hàng hoá. Do
hàng hoá được tiêu thụ ngay nên chất lượng phải được đảm bảo ngay từ khâu
mua. Bên cạnh việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời, chính xác thì chất lượng
nguyên vật liệu cũng phải đáp ứng yêu cầu.
Bản chất của hệ thống J.I.T là một dòng sản phẩm đi qua hệ thống với lượng tồn kho
nhỏ nhất và có xu hướng tiến sát mức đơn vị, tối ưu nhất là lượng tồn kho bằng 0. Do
đó, nhược điểm của phươ
ng pháp này là doanh nghiệp có lịch tiếp nhận nguyên vật
liệu và phân phối thành phẩm rất phức tạp, hệ thống kiểm soát, điều hành hoạt động
rất khó khăn và đòi hỏi rất cao với nhiều điều kiện. Mặc dù đòi hỏi của hệ thống J.I.T
có vẻ quá mức nghiêm ngặt nhưng việc áp dụng đã đem lại một số lợi ích cho các
doanh nghiệp như:
- Tồn kho của nhiều loại nguyên vật liệu và thành phẩm giảm đáng kể, tiết kiệm chi