Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ
thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp
Thương mại điện tử (ECOPRO)” ngoài sự cố gắng của bản thân, em còn nhận được
sự động viên, giúp đỡ quý báu từ thầy cô, gia đình, bạn bè cùng ban lãnh đạo cũng
như cán bộ nhân viên trong Công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện
tử (ECOPRO).
Trước tiên em xin cảm ơn cô ThS. Nguyễn Hằng Giang, Giảng viên bộ môn
Tin học căn bản, Trường Đại học Thương Mại, người đã tận tình hướng dẫn và có
những ý kiến đóng góp quý báu giúp em có thể hoàn thành tốt đề tài nghiên cứu
này.
Em xin cảm ơn các anh (chị) trong công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp
Thương mại điện tử (ECOPRO) đã giúp đỡ em rất nhiều trong việc thu thập số liệu,
nắm bắt các thông tin về quá trình hoạt động kinh doanh, tình hình ứng dụng và
triển khai HTTT trong doanh nghiệp.
Với sự hiểu biết có hạn, nội dung khóa luận không thể tránh khỏi những
thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn
để đề tài được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực hiện
Vũ Thị Mừng
1
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
1
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
MỤC LỤC
2
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
17 Bảng 3.7: Khách hàng_Hàng hóa
18 Bảng 3.8: Kho hàng
19 Bảng 3.9: Nợ phải thu
20 Bảng 3.10: Dòng nợ phải thu
21 Bảng 3.11: Hàng kho
22 Bảng 3.12: Phiếu xuất hàng
23 Hình 3.9: Hình ảnh demo mô hình thực thể liên kết
24
Hình 3.10: Giao diện cập nhật dữ liệu hàng hóa
25
Hình 3.11: Giao diện cập nhật dữ liệu khách hàng
26
Hình 3.12: Giao diện hóa đơn bán
27
Hình 3.13: Giao diện báo cáo ‘Danh sách khách hàng ở Hà Nội”
28
Hình 3.14: Giao diện báo cáo “Danh sách hàng hóa đã bán”
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT Từ viết
tắt
Nghĩa Tiếng Anh Nghĩa Tiếng Việt
1 ECOPRO Ecommercer
Solution
Promotion
Company
Limited
Công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp
Thương mại điện tử
3
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
Trong thời đại ngày nay, công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong
sự phát triển của xã hội nói chung và của các doanh nghiệp nói riêng. Với sự phát
triển của đất nước ta hiện nay, cùng với sự bùng nổ về công nghệ thông tin, ngành
Tin học đã giúp con người quản lý được các thông tin, dữ liệu một cách dễ dàng,
chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian. Chính vì vậy, Việt Nam đã coi công nghệ
thông tin là mục tiêu, động lực của sự phát triển kinh tế - xã hội và việc nhanh
chóng đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình tự động hóa trong sản xuất
kinh doanh luôn được các doanh nghiệp chú trọng và đầu tư rất lớn.
Quản lý doanh thu bán hàng là hoạt động không thể thiếu trong quá trình xây
dựng hệ thống thông tin doanh nghiệp, nó làm cho công tác kế toán và công tác
quản lý của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, luồng thông tin được xử lý một
cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, giảm bớt được thời gian và tiền bạc. Việc
xây dựng đúng và chính xác hệ thống quản lý doanh thu bán hàng còn giúp doanh
nghiệp nhanh chóng đánh giá được tình hình hoạt động kinh doanh từ đó có thể kịp
thời đưa ra các quyết định đúng đắn, tránh được các rủi ro không đáng có.
Xuất phát từ thực trạng quản lý doanh thu bán hàng tại công ty ECOPRO nên
em đã lựa chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng
tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)” làm đề
tài khóa luận tốt nghiệp.
Với sự hiểu biết có hạn, nội dung khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu
sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để đề
tài được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
5
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
5
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
Phần 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
QUẢN LÝ DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XÚC TIẾN
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
6
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)” với
mong muốn cải tiến hệ thống cũ, phân tích và thiết kế nên hệ thống mới hoàn thiện
hơn nó sẽ giúp ích cho công ty giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết, mang
lại lợi nhuận cao hơn trong hoạt động kinh doanh.
1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Một số công trình nghiên cứu liên quan đến phân tích và thiết kế hệ thống
quản lý doanh thu bán hàng:
Một số đồ án, chuyên đề về hệ thống quản lý doanh thu bán hàng:
+ Chuyên đề tốt nghiệp “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý doanh thu bán
hàng tại cửa hàng máy tính Nguyễn Hoàng” của sinh viên Lã Việt Đức, lớp Tin46B,
Khoa Tin học kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc dân.
+ Đồ án tốt nghiệp “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý doanh thu bán hàng
tại công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng” của sinh viên Nguyễn Hoàng Vũ lớp
K43/41.01 Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế, Học viện Tài chính.
Chuyên đề tốt nghiệp của hai sinh viên đã hoàn thành đầy đủ các bước trong
quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý doanh thu bán hàng cho cửa
hàng chưa có hệ thống quản lý bằng máy tính trước đó. Nhìn chung đề tài đã hoàn
chỉnh từ khảo sát, phân tích, thiết kế giao diện và có chương trình, hệ thống xây
dựng đã đáp ứng được nhu cầu quản lý cho đơn vị nghiên cứu. Tuy nhiên hai mô
hình này vẫn chưa mô tả được đầy đủ và trung thực hệ thống trong thực tế, không
hỗ trợ việc sử dụng lại, không phù hợp phát triển các phần mềm lớn, khó kiểm soát
và an toàn bảo mật dữ liệu.
Một số phần mềm quản lý doanh thu bán hàng được cung cấp trên thị trường:
Hiện tại trên thị trường có rất nhiều sản phẩm phần mềm quản lý bán hàng
trong đó có chức năng quản lý doanh thu bán hàng như HOSCO POS.NET,
DevSoft.Stores, Tiger Soft, Perfect Sales,….
+ Đề xuất một số định hướng phát triển hệ thống quản lý doanh thu bán hàng
từ đó phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán hàng mới cho công ty
ECOPRO.
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài:Bộ máy kế toán doanh thu bán hàng và ứng dụng
phần mềm trong hệ thống thông tin quản lý doanh thu bán hàng.
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài: trong công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp
Thương mại điện tử (ECOPRO).
1.5. Phương pháp thực hiện đề tài
Nghiên cứu đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý doanh thu bán
hàng tại công ty TNHH Xúc tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO)” sử
dụng rất nhiều phương pháp, với mỗi nội dung cụ thể còn vận dụng những phương
pháp nghiên cứu phù hợp như:
8
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
8
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
- Quan sát thực tế:
+ Mục đích: Phương pháp quan sát thực tế giúp ta có được một bức tranh
khái quát về tổ chức và cách quản lý hoạt động của tổ chức, có thể lấy được những
thông tin cần thiết mà không thể có được bằng pháp khác.
+ Cách thức thực hiện: Quan sát tỉ mỉ, ghi chép lại từng chi tiết hoạt động của
hệ thống, cách thức tổ chức và quản lý hoạt động của tổ chức.
- Nghiên cứu tài liệu:
+ Mục đích: Phương pháp này giúp gia tăng kết quả nhận được nhờ xem xét
các tài liệu giới thiệu về hệ thống cũng như cách vận hành để các ưu điểm và hạn
chế của hệ thống từ đó phân tích và thiết kế ra hệ thống mới phát huy được những
ưu điểm đồng thời khắc phục được những hạn chế đó.
+ Cách thức thực hiện: Tìm tài liệu liên quan về các doanh thu bán hàng, hệ
2.1.1. Một số khái niệm cơ bản
- Hệ thống (System)
“Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phân tử tương tác, có các mối quan hệ
ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung thông qua
chấp thuận các đầu vào, biến đổi có tổ chức để tạo kết quả đầu ra”. (Nguồn: Bài
giảng HTTT KT&QL, Bộ môn CNTT, Trường ĐH Thương Mại)
- Hệ thống thông tin (Information System)
“Hệ thống thông tin là một tập hợp các phần cứng, phần mềm, hệ mạng
truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tái, tái tạo, phân phối và chia
sẻ dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ mục tiêu của tổ chức”. (Nguồn: Bài
giảng HTTT KT&QL, Bộ môn CNTT, Trường ĐH Thương Mại)
- Hệ thống thông tin quản lý (Manager Information System - MIS)
“Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống tích hợp “Người-Máy” tạo ra
các thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định. Hệ thống
thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, cơ sở dữ liệu, các thủ
tục thủ công, các mô hình để phân tích, lập kế hoạch quản lý và ra quyết định”.
(Nguồn: Bài giảng HTTT KT&QL, Bộ môn CNTT, Trường ĐH Thương Mại)
- Hệ thống thông tin kế toán
“Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ
tài chính và các thông tin liên quan đến việc phân tích lập kế hoạch”.
2.1.2. Tìm hiểu về phân tích và thiết kế hệ thống
+ Phân tích hệ thống: Phân tích hệ thống là quá trình xem xét, đánh giá hệ
thống thông tin hiện hành và môi trường của nó để xác định những khả năng cải
tiến hệ thống.
Giai đoạn phân tích có vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình phát triển hệ
thống. Phân tích hệ thống giúp thu thập thông tin và đánh giá về hệ thống hiện tại,
tạo mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng hệ thống, đồng thời xác định các chi tiết,
10
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
10
như tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu kiểm soát nội bộ hoặc những vấn đề
khác. Ngoài ra, sự thay đổi dễ dàng và ít tốn kém hơn, khi vẫn còn trong giai đoạn
thiết kế, thay vì phải thay đổi trong giai đoạn thực hiện.
11
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
11
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
2.1.3. Một số lý thuyết của vấn đề nghiên cứu
- Doanh thu bán hàng
“Doanh thu bán hàng là tổng số tiền mà doanh nghiệp đã thu về hoặc có
quyền đòi về do việc bán các sản phẩm hàng hoá và dịch vụ được xác định là đã
hoàn thành trong một thời kỳ nhất định”.
- Sự cần thiết phải quản lý doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng phản ánh quy mô của quá trình tái sản xuất của doanh
nghiệp, phản ánh trình độ chỉ đạo tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức công tác
thanh toán. Có được doanh thu bán hàng, chứng tỏ doanh nghiệp đã sản xuất sản
phẩm hàng hoá và đã cung cấp hàng hoá dịch vụ thoả mãn nhu cầu của người tiêu
dùng.
Doanh thu bán hàng là nguồn quan trọng để doanh nghiệp trang trải các
khoản chi phí về công cụ lao động, đối tượng lao động đã hao phí trong quá trình
sản xuất kinh doanh, trang trải cho số vốn đã ứng ra cho sản xuất kinh doanh, có
tiền để thanh toán tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động trích bảo
hiểm xã hội, BHYT, KPCĐ, làm các nghĩa vụ tài chính với nhà nước.
Thực hiện được doanh thu bán hàng đầy đủ và kịp thời góp phần thúc đẩy
tăng tốc độ chi chuyển vốn lưu động tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tái sản
xuất này.
Doanh thu tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, dịch vụ của doanh nghiệp chịu ảnh
hưởng bởi nhiều nhân tố, như khối lượng sản xuất tiêu thụ sản phẩm, chất lượng sản
phẩm, kết cấu mặt hàng, giá bán sản phẩm và vấn đề thanh toán tiền hàng.
Xuất phát từ sự cần thiết quản lý doanh thu bán hàng vấn đề đặt ra là làm thế
nào để quản lý doanh thu bán hàng một cách chặt chẽ và khoa học, muốn như vậy
thì doanh nghiệp cần phải đặt ra các yêu cầu, và thực hiện các yêu cầu sau:
+ Nắm chắc sự vận động của từng loại thành phẩm hàng hoá trong quá trình
nhập, xuất và tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị.
+ Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thanh toán,
từng loại thành phẩm, từng khách hàng, đôn đốc thu hồi nhanh và đầy đủ tiền vốn.
+ Thường xuyên theo dõi những khách hàng có khoản phải thu khó đòi và có
những biện pháp xử lý kịp thời.
+ Tính đoán đúng đắn và đầy đủ các khoản phải thu của khách hàng. Đồng
thời phải lập kế hoạch doanh thu bán hàng cho từng tháng, quý, năm.
- Ý nghĩa của việc tăng doanh thu
Doanh thu tiêu thụ sản phẩm là một chỉ tiêu kinh tế cơ bản phản ánh mục
đích kinh doanh cũng như kết quả về tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm. Tăng doanh
thu là một trong những mục tiêu nhằm thúc đẩy sản xuất kinh doanh của doanh
13
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
13
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
nghiệp. Đồng thời tăng doanh thu có nghĩa là tăng lượng tiền về cho doanh nghiệp
và tăng lượng hàng hoá tung ra trên thị trường. Vì vậy việc tăng doanh thu vừa có ý
nghĩa với xã hội và có ý nghĩa với doanh nghiệp.
+ Đối với xã hội: Tăng doanh thu bán hàng góp phần thoả mãn tốt hơn các
nhu cầu tiêu dùng hàng hoá cho xã hội, đảm bảo cân đối cung cầu, ổn định giá cả
thị trường và mở rộng giao lưu kinh tế giữa các vùng.
Trong nền kinh tế thị trường để đứng vững, tồn tại và phát triển đối với một
doanh nghiệp không phải là điều dễ. Vì vậy doanh nghiệp phải không ngừng đổi
mới và hoàn thiện cơ cấu cũng nhu phương thức sản xuất nhằm đưa doanh nghiệp
mình ngày một phát triển.
2.1.4. Giới thiệu về Microsoft Acess 2010
- Khái niệm
Microsoft Office Access thường được gọi tắt là MS Access hoặc đơn giản
hơn là Access, là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ do hãng Microsoft
giữ bản quyền. Access thường được đóng gói cùng các phần mềm khác trong bộ
Microsoft và được sử dụng rộng rãi trong các máy tính cài hệ điều hành Windows.
- Công dụng của Access
Cơ sơ dữ liệu là một tập hợp các thông tin có liên quan. Nếu cơ sơ dữ liệu
nhỏ, người dùng có thể quản lý thông tin bình thường. Trong những trường hợp như
vậy, người dùng phải sử dụng các phương pháp quản lý cũ như một bảng file hay
một danh sách đơn giản trên giấy. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu ngày càng nhiều, các
thao tác quản lý trở nên khó hơn. Đây là lúc máy tính và hệ quản trị cơ sở dữ liệu có
ích. Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu giúp người dùng quản lý thông tin được nhanh
và dễ dàng hơn.
Trong Access, một cơ sở dữ liệu không chỉ có thông tin mà còn có các bảng
thông tin đã được sắp xếp, cơ sở dữ liệu Access còn bao gồm cả mối quan hệ các
truy vấn, báo biểu, báo cáo và các lệnh lập trình. Access là chương trình cơ sở dữ
liệu với đầy đủ các tính năng được xây dựng để dễ dàng quản lý số lượng dữ liệu
lớn. Không có công cụ nào là phù hợp để duy trì phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu
hơn Access. Access cho phép chúng ta:
Access đưa ra những ý tưởng cơ sở dữ liệu và chuyển đổi chúng vào thực tế.
Với Access, bạn có thể tạo môt cơ sở dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng để làm việc
ngay. Ví dụ, bạn muốn trình bày một cơ sở dữ liệu theo dõi tập hợp các đĩa CD.
Access thực hiện rất dễ dàng, bạn có thể xác định một cơ sở dữ liệu đơn giản hoặc
một cơ sở dữ liệu có quan hệ với các CD trong một bảng, các nghệ sĩ, studios, và
CD sẵn có ở các bảng khác nhau. Thậm chí còn có cơ sở dữ liệu chứa các mẫu nhạc.
15
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
15
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
thông tin trên nền web và mở rộng mạng lưới các đối tác toàn cầu.
16
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
16
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
Từ năm 2012, với mạng lưới quan hệ với hàng trăm Nhà sản xuất phần mềm
uy tín trên toàn cầu, ECOPRO thực hiện việc TÌM KIẾM - ĐÁNH GIÁ - CUNG
ỨNG các phần mềm có chất lượng từ các quốc gia có nền CNTT phát triển trên thế
giới đến Việt Nam và từ Việt Nam đến các nước trên thế giới. ECOPRO tự hào là
công ty đầu tiên tại Việt Nam thực hiện nghiệp vụ Software Hunting một cách
chuyên nghiệp trên nền tảng công nghệ kết hợp giữa Thương mại điện tử và Quản
trị Quan hệ Khách hàng (CRM) là những sản phẩm nòng cốt do các chuyên gia tại
ECOPRO nghiên cứu, phát triển.
2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty
Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
+ Hội đồng thành viên: Hội đồng thành viên nhân danh chủ sở hữu công ty
tổ chức thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty; có quyền nhân
danh công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty; chịu trách nhiệm trước
pháp luật và chủ sở hữu công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao
theo quy định của Luật doanh nghiệp mới và pháp luật có liên quan.
+ Ban giám đốc: Ban giám đốc gồm 1 giám đốc và 1 phó giám đốc. Giám
đốc là người trực tiếp điều hành các hoạt động của công ty, do Hội đồng thành viên
bổ nhiệm, bãi nhiệm và chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về kết quả kinh
doanh của công ty. Phó giám đốc giúp việc cho giám đốc nhằm đảm bảo kết quả
kinh doanh.
17
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
17
Phát triển phần mềm Quản trị quan hệ khách hàng vận hành trên Web
vnTiger CRM; Tư vấn giải pháp toàn diện cho việc ứng dụng Quản trị quan hệ
18
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
18
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
khách hàng cho các doanh nghiệp, các tổ chức tại Việt Nam và các quốc gia khác
trên thế giới.
Phát triển phần mềm Quản lý công việc eWork:
Phát triển phần mềm Quản lý công việc eWork vận hành trên nền Web; Tư
vấn giải pháp, toàn diện cho việc ứng dụng tổ chức quản lý công việc các doanh
nghiệp Việt Nam, doanh nghiệp nước ngoài kinh doanh tại Việt Nam, các tổ chức
tại Việt Nam và các tổ chức, doanh nghiệp ở các quốc gia khác.
Phát triển phần mềm ứng dụng đặc thù vận hành trên nền Web.
- Mô giới, xúc tiến thương mại các sản phẩm phần mềm tại Việt Nam.
+ Mô giới xúc tiến thương mại các giải pháp phần mềm đóng gói của các
doanh nghiệp CNTT tại Việt Nam: thúc đẩy quá trình chuyển giao công nghệ và tư
vấn toàn diện các phần mềm đóng gói “Made in VietNam” tại thị trường Việt Nam.
+ Mô giới xúc tiến việc phát triển phần mềm theo đơn đặt hàng của khách
hàng tại Việt Nam: Thúc đẩy quá trình tìm kiếm, đặt hàng và tư vấn toàn diện các
phần mềm được phát triển đặc thù theo các ngành nghề độc lập tại Việt Nam.
- Mô giới xúc tiến thương mại các sản phẩm phần mềm từ các quốc gia trên thế giới
vào Việt Nam.
+ Mô giới xúc tiến thương mại các giải pháp phần mềm đóng gói: thúc đẩy
quá trình chuyển giao công nghệ và tư vấn toàn diện các phần mềm đóng gói made
tin overseas tại thị trường Việt Nam.
+ Mô giới xúc tiến thuê gia công phần mềm tại Việt Nam: thúc đẩy việc
chuyển sản xuất phần mềm từ các nước về Việt Nam.
2.2.2. Phân tích thực trạng hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty TNHH
được quản lý dựa trên phần mềm kế toán gây khó khăn cho cán bộ quản lý như: việc
theo dõi và cập nhật doanh thu bán hàng hàng ngày vẫn chỉ thực hiện thủ công trên
giấy. Sau đó hàng tuần nhân viên phòng Kế toán mới cập nhật vào phần mềm. Do quá
trình hạch toán doanh thu chậm, nhân viên không thể xuất báo cáo về doanh thu bán
hàng một cách nhanh chóng, kịp thời, làm giảm tốc độ chu chuyển vốn lưu động gây
ảnh hưởng đến quá trình hoạt động kinh doanh của công ty.
Vì vậy, yêu cầu cấp thiết hiện nay là xây dựng được hệ thống quản lý doanh thu
bán hàng đáp ứng được nhu cầu quản lý doanh thu bán hàng cho Công ty TNHH Xúc
tiến các giải pháp Thương mại điện tử (ECOPRO).
Từ việc phân tích thực trạng hệ thống quản lý doanh thu bán hàng tại công ty,
em đề xuất bài toán mới như sau:
- Nhận và xử lý đơn đặt hàng
Đây là bước xử lý đầu tiên của hệ thống. Bộ phận kinh doanh nhận yêu cầu
từ khách hàng, kiểm tra những thông tin về hàng yêu cầu và trả lời đơn hàng của
khách. Nếu đơn hàng hợp lệ thì bộ phận kinh doanh sẽ lập hợp đồng gửi cho khách
20
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
20
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
hàng và thực hiện hoạt động bán hàng. Nếu đơn hàng không hợp hệ, bộ phân kinh
doanh sẽ trả lời cho khách hàng là đơn không hợp lệ.
+ Nhận yêu cầu từ khách là những chức từ do người mua gửi tới xác định
nhu cầu về chủng loại, số lượng hàng, địa điểm giao hàng cũng như yêu cầu về điều
kiện thanh toán và các điều kiện liện quan.
+ Xét duyệt đơn đặt hàng là quá trình bộ phân kinh doanh kiểm tra lại các
thông tin trên đơn hàng do khách hàng gửi tới, xem xét doanh nghiệp có đáp ứng
được các yêu cầu đó không và trả lời lại khách hàng.
+ Sau khi đã chấp nhận đơn hàng, phòng kinh doanh tiến hành lập hợp đồng
bán hàng dựa trên đơn đặt hàng của khách và gửi cho khách hàng ký duyệt.
+ Đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp về cập nhật và khai thác các thông
tin tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác,
hỗ trợ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả.
+ Phần mềm CRM đã đem lại những lợi ích cụ thể: Hoàn thiện được các quy
trình kinh doanh theo chiến lược định hướng khác hàng. Nâng cao được hiệu quả
trong việc sử lý thông tin khách hàng giúp tiếp cận khách hàng tốt hơn. Tăng cường
được việc trao đổi thông tin khách hàng giữa các phòng ban liên quan. Và qua đó có
được lượng khách hàng lớn hơn, gia tăng doanh thu.
Việc ứng dụng những hệ thống này đã giúp công ty có thể quản lý được
lượng khách hàng lớn, tìm kiếm thị trường tiềm năng, cũng như quản lý được nguồn
cầu một cách hợp lý.
Nhược điểm:
Do chưa có hệ thống quản lý doanh thu bán hàng việc quản lý doanh thu vẫn
còn gặp nhiều khó khăn:
+ Việc quản lý doanh thu bán hàng chậm chạp không đáp ứng được đầy đủ và
kịp thời yêu cầu công ty đề ra, gây khó khăn cho việc đánh giá hoạt động sản xuất
kinh doanh của công ty.
+ Giữa các khâu trong hệ thống chưa có sự liên kết chặt chẽ, một số công
việc vẫn còn phải làm thủ công.
+ Công ty đã và đang mở rộng quy mô, hệ thống cũ không còn phù hợp, đòi
hỏi phải có một hệ thống quản lý doanh thu bán hàng riêng rẽ với hệ cơ sở dữ liệu
lớn hơn, thêm nhiều tính năng và tốc độ nhanh hơn.
Qua quá trình tìm hiểu về hệ thống thông tin tại công ty, có thể thấy vấn đề
cần đặt ra ở đây chính là việc tìm kiếm giải pháp giúp công ty khắc phục được
những vấn đề còn tồn tại trong việc quản lý doanh thu bán hàng. Một trong những
giải pháp giúp công ty khắc phục tình trạng hiện tại là phân tích thiết kế một hệ
thống quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả cho công ty.
22
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
22
hàng, lập giấy xuất hàng
+ Thông tin vào: Thông tin về các hàng hóa xuất cho khách
+ Thông tin ra: Thông tin về các hàng hóa xuất cho khách và giấy xuất hàng
+ Sự kiện: Có sự thay đổi về số lượng, chủng loại, thời gian giao hàng,…
- Kiểm tra hàng trả và nhận hàng trả:
+ Mô tả: Cập nhật và lưu trữ các thông tin về khách trả hàng và hàng hóa
khách hàng trả lại.
+ Thông tin vào: Thông tin về khách trả hàng, số lượng, chủng loại hàng bị
tra lại
+ Thông tin ra: Thông tin về khách hàng trả lại hàng và hàng bị trả lại.
23
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
23
Trường Đại học Thương Mại Khoa: Hệ thống thông tin kinh
tế
+ Sự kiện: Có thể không chấp nhận hàng bị khách trả hoặc chấp nhận không
toàn bộ.
- Lập hóa đơn bán hàng:
+ Mô tả: Cung cấp các thông tin về khách hàng và mặt hàng bán cho khách
hàng theo hóa đơn.
+ Thông tin vào: Thông tin về khách hàng và hàng hóa bán cho khách hàng
theo hóa đơn.
+ Thông tin ra: Thông tin về giá bán, tổng số tiền bán theo hóa đơn, số lượng.
+ Sự kiện: Có những thay đổi về số lượng, chủng loại hàng bán.
Chức năng 3: Thanh toán với khách hàng
- Thu tiền bán hàng:
+ Mô tả: Cập nhật và lưu trữ các thông tin về số tiền phải thu của khách hàng
theo hóa đơn.
+ Thông tin vào: Thông tin về giá của từng mặt hàng và tổng tiền bán theo
hóa đơn.
+ Thông tin vào: Thông tin về nghiệp vụ bán hàng, số lượng bán ra của từng
mặt hàng, từng khách hàng.
+ Thông tin ra: Thông tin về số lượng bán ra cho từng khách hàng, từng hàng hóa.
+ Sự kiện: Những thay đổi về mặt hàng bán cho khách hàng.
- Lập báo cáo hàng trả:
+ Mô tả: Cập nhật các thông tin về hàng hóa bị khách hàng trả lại, lý do hàng
hóa bị khách hàng trả lại
+ Thông tin vào: Thông tin về khách tra lại hàng, hàng hóa bị khách hàng trả
lại, lý do hàng hóa bị khách hàng trả lại,
+ Thông tin ra: Thông tin vế số lượng hàng bị trả lại, lý do bị trả lại, thông tin
về khách trả lại hàng hóa.
+ Sự kiện: Những thay đổi về số lượng, chủng loại hàng bị trả lại.
- Lập danh mục tra cứu báo cáo:
+ Mô tả: Cập nhật thông tin tổng hợp về tình hình bán hàng, khách hàng, các
hàng khách trả, các khoản tiền khách nợ.
+ Thông tin vào: Thông tin về tình hình bán hàng, khách hàng, các hàng
khách trả, các khoản tiền khách nợ.
+ Thông tin ra: Thông tin về tình hình bán hàng, khách hàng, các hàng khách
trả, các khoản tiền khách nợ.
+ Sự kiện: Những thay đổi về các hàng khách tra, các khoản tiền nợ,…
25
SV: Vũ Thị Mừng Mã SV: 09D190276
25
Copyright: Tài liệu đại học ©