ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
========☼☼☼=======

TRỊNH THỊ KIM OANH

NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000
VÀO CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ
TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS. NGUYỄN MINH PHƯƠNG


25
1.2.3. Lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác
lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường Cao đẳng Nội vụ
Hà Nội
28
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ
SƠ VÀO LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI
33
2.1. Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của
Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
33
2.1.1. Thành phần
33
2.1.2. Nội dung
34
2.2. Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại
Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
42

2
2.2.1. Quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ
đang được áp dụng tại Trường
42
2.2.2. Đội ngũ cán bộ đảm nhiệm công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ
sơ vào lưu trữ của Trường
44
2.2.3. Thực trạng công tác lập danh mục hồ sơ
46
2.2.4. Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành
48

92
3.2.2. Biên soạn, phổ biến các tài liệu
95
3.2.3. Áp dụng tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng
95

3
3.2.4. Đánh giá chất lượng nội bộ
96
3.2.5. Chứng nhận HTQLCL
97
PHẦN KẾT LUẬN
98
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
105
PHỤ LỤC
Khoa học
LTNN
Lƣu trữ Nhà nƣớc
TLLT
Tài liệu lƣu trữ
VB
Văn bản
VP
Văn phòng
VTLT
Văn thƣ Lƣu trữ 5
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Có thể nói, công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ
quan có vị trí rất quan trọng trong công tác chuyên môn hàng ngày của các cơ
quan, tổ chức bởi vì nó có ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng, hiệu quả công
việc của mỗi cá nhân cán bộ, viên chức (CBVC). Mỗi ngƣời muốn làm tốt
công việc của mình thì không thể không tham khảo tài liệu, đây chính là

Quốc hội thông qua năm 2001, ngày 08/4/2004, Chính phủ đã ban hành Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP về Công tác Văn thƣ. Trong Nghị định này, trách
nhiệm của Thủ trƣởng cơ quan, Chánh Văn phòng, Trƣởng phòng Hành
chính, cán bộ VTLT và của mỗi cá nhân công chức, viên chức đối với công
tác lập hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ hiện hành ở các cơ quan, đơn vị đƣợc quy
định rất cụ thể.
Ngoài ra, công tác này còn đƣợc thực hiện theo Quyết định số 643/QĐ-
TI ngày 04/8/2003 của Hiệu trƣởng Trƣờng Trung học Lƣu trữ và Nghiệp vụ
Văn phòng I (nay là Trƣờng CĐNVHN) về việc ban hành Quy chế làm việc
của Trƣờng.
Tuy nhiên, cho đến nay, công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào
lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN vẫn còn nhiều hạn chế nhƣ: việc lập và nộp lƣu
hồ sơ còn mang tính tính tự phát, chƣa đƣợc chuyên môn hoá, hồ sơ tài liệu
đƣợc lập giữa các đơn vị còn theo nhiều cách khác nhau vì Trƣờng chƣa có
danh mục hồ sơ hàng năm. Mặt khác, do văn thƣ cơ quan không có đủ thời
gian và tinh thần trách nhiệm nên chỉ giải quyết xong phần công việc hàng
ngày của mình, chủ yếu là đăng ký phân phối công văn và đóng dấu mà chƣa
quan tâm nhiều đến đƣờng đi của văn bản cho đến khi đƣa vào lập hồ sơ.
Việc hƣớng dẫn lập hồ sơ và kiểm tra chất lƣợng hồ sơ không đƣợc thực

7
hiện. Còn các chuyên viên khác mặc dù trực tiếp giải quyết công việc bằng
văn bản nhƣng chƣa ý thức đƣợc hết ý nghĩa và tầm quan trọng của việc lập
hồ sơ, do đó nhiều hồ sơ đƣợc lập ra nhƣng chất lƣợng chƣa cao, việc giao
nộp hồ sơ tài liệu vào kho lƣu trữ của Trƣờng chƣa đúng định kỳ… điều này
đã gây nhiều cản trở cho việc việc tra tìm hồ sơ, tài liệu phục vụ hoạt động
của từng đơn vị nói riêng và nhà trƣờng nói chung.
Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ là một trong những nội
dung nghiệp vụ thuộc chƣơng trình đào tạo của nhà trƣờng, hơn nữa đây cũng
là một trong những hoạt động nghiệp vụ có tác động trực tiếp tới công cuộc

Trƣờng CĐNVHN;
- Nghiên cứu khả năng ứng dụng ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ
hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN;
- Nghiên cứu kinh nghiệm của một số cơ quan ứng dụng ISO
9000:2000 vào công tác văn phòng, công tác văn thƣ, lƣu trữ;
- Hệ thống văn bản (VB) của Nhà nƣớc quy định, hƣớng dẫn những vấn
đề liên quan đến lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ quan; các VB quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trƣờng CĐNVHN
và các đơn vị cấu thành;
- Ngoài ra, để xây dựng HTQLCL công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp
hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000, chúng
tôi đã tiến hành khảo sát trực tiếp các hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt
động của Trƣờng, tình hình cơ sở vật chất; trang thiết bị phục vụ công tác này
và đội ngũ CBVC đang làm việc tại các đơn vị thuộc Trƣờng.
4. Phạm vi nghiên cứu của đề tài
Do hạn chế bởi khả năng nghiên cứu và điều kiện thời gian nên luận
văn chỉ dừng ở mức chỉ ra thực trạng và nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn

9
ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại
Trƣờng CĐNVHN mà chƣa thể mở rộng phạm vi nghiên áp dụng vào toàn bộ
hoạt động của trƣờng hay áp dụng cho hệ thống các trƣờng cao đẳng trong cả
nƣớc.
5. Nhiệm vụ của đề tài
Để đạt đƣợc ba mục tiêu nêu trên, chúng tôi tập trung giải quyết các
nhiệm vụ sau :
- Phân tích lợi ích và khả năng áp dụng ISO 9000:2000 vào công tác lập
hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN;
- Nghiên cứu xây dựng các quy trình nghiệp vụ của công tác lập hồ sơ
hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ;

Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc BCHTW, thực trạng và
giải pháp của Trịnh Thị Hà, Luận văn 2003-2006;
Tìm hiểu công tác lập hồ sơ khen thƣởng của bộ Văn hóa Thông tin và
Du lịch của Trần Thị Quyên, Báo cáo khoa học về lƣu trữ năm 2008;
Chuẩn hóa một số hồ sơ tài chính tại Tổng Công ty xây dựng Sông Đà
Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ còn đƣợc trình bày
trong nhiều giáo trình, tập bài giảng của Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn, Trƣờng Cao đẳng Văn thƣ Lƣu trữ TWI (nay là Trƣờng
CĐNVHN), Cục VTLT Nhà nƣớc. Đáng chú ý phải kể đến giáo trình Lý luận
và phƣơng pháp công tác văn thƣ, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia, Hà Nội,
2006 của tác giả Vƣơng Đình Quyền.
Các công trình nghiên cứu về lĩnh vực này khá nhiều song chƣa có công
trình nghiên cứu nào đóng góp về công tác này vào 1 cơ quan thực hiện chức
năng đào tạo cán bộ văn thƣ, lƣu trữ.

11
* Về việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ
hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ
Từ những năm 2000, Cục VTLT Nhà nƣớc đã tổ chức nhiều hội thảo,
hội nghị chuyên đề với nhiều bài tham luận có liên quan đến việc áp dụng
ISO 9000 trong công tác VTLT.
Năm 2005, Cục tổ chức hội nghị khoa học “Công tác văn thư trong cải
cách nền hành chính Nhà nước”, trong đó có hai tham luận đáng chú ý là:
“Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và khả năng ứng dụng vào công tác văn thư ở nước
ta” của Ths. Nguyễn Trọng Biên và “Một số vấn đề về xây dựng và áp dụng
tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 tại cơ quan Bộ Công nghiệp” của tác giả
Nguyễn Ngọc Đồng. Hai tham luận tuy đều đề cập đến việc áp dụng ISO
9000 trong công tác văn thƣ nhƣng đƣợc tiếp cận ở 2 góc độ khác nhau. Tham
luận của Ths. Nguyễn Trọng Biên tiếp cận dƣới góc độ lý luận, phân tích
những điều kiện và lợi ích của việc áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thƣ.

Báo cáo khoa học “Ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO
9000 vào công tác văn thư tại UBND tỉnh Bắc Giang” của tác giả Nguyễn
Thị Thuý Hà, năm 2003;
Luận văn „„Áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác khai thác sử
dụng tài liệu tại các trung tâm lưu trữ quốc gia‟‟ của tác giả Nguyễn Thị
Chinh, năm 2006
Đáng chú ý là đề tài nghiên cứu khoa học cấp trƣờng: “Nghiên cứu áp
dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác hành chính văn phòng tại các
trường đại học” của Ths. Cam Anh Tuấn. Đề tài đã khẳng định đƣợc sự phù
hợp của giải pháp áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đối với việc nâng cao chất
lƣợng công tác hành chính văn phòng tại các trƣờng đại học, đồng thời đề tài

13
đã xây dựng đƣợc HTQLCL công tác và lộ trình áp dụng bộ tiêu chuẩn này
vào công tác hành chính văn phòng tại các trƣờng đại học.
Qua tìm hiểu và thống kê cho thấy, đến nay, vẫn chƣa có giáo trình, tập
bài giảng nào trình bày cụ thể việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 vào
công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan, chƣa có công
trình nghiên cứu nào đề cập đến việc nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn này
vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ của một trƣờng cao
đẳng, đại học. Điều đó đã khẳng định, việc nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn
ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại
Trƣờng CĐNVHN - một trong những đơn vị đào tạo đội ngũ cán bộ văn thƣ,
lƣu trữ bậc cao đẳng cho cả nƣớc là một trong những yêu cầu cấp thiết và
cũng là một hƣớng đi mới của đề tài. Chúng tôi thực hiện đề tài này không chỉ
với mong muốn nâng cao hiệu quả hoạt động công tác lập hồ sơ hiện hành và
nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN mà còn mong muốn đƣợc bổ
sung kiến thức về thực tiễn vào hoạt động giảng dạy, đào tạo nghiệp vụ VTLT
của Trƣờng.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu

8. Các nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã tham khảo các khối tài liệu chính sau:
* Nhóm tài liệu về ISO 9000:2000 và việc áp dụng chúng trong các cơ
quan, tổ chức:
- Một số văn bản của Đảng và Nhà nƣớc về cải cách hành chính có liên
quan đến việc áp dụng ISO 9000 trong quản lý hành chính;
- Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (phiên bản năm 2000, 2005) và các tài liệu về
việc áp dụng ISO 9000 đăng trên các website của các tổ chức Tiêu chuẩn hóa

15
quốc tế; Trung tâm Đào tạo quản lý chất lƣợng của ISO; Tổng cục Tiêu chuẩn
Đo lƣờng Chất lƣợng; Bộ Khoa học và Công nghệ; Chính phủ; Bộ Nội vụ ;
- Sách, báo, tạp chí nói về ISO 9000 và việc áp dụng ISO 9000;
- Các báo cáo về việc áp dụng ISO 9000 của một số cơ quan, tổ chức
nhƣ: Bộ Công nghiệp; Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn… và một số
bài viết, tham luận về kết quả áp dụng ISO 9000 của một số cơ quan hành
chính tại thành phố Hồ Chí Minh đăng trên các website.
* Nhóm tài liệu về lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ:
- Các văn bản của Đảng và Nhà nƣớc có quy định liên quan đến công
tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ;
- Các giáo trình, tập bài giảng, các công trình nghiên cứu KH, các bài
viết trên các tạp chí về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ;
- Các hồ sơ, tài liệu hiện có tại Trƣờng CĐNVHN.
9. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của đề tài gồm ba
chƣơng:
Chương 1: Lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công
tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng Cao đẳng Nội vụ
Hà Nội.
Đây là chƣơng dẫn luận của đề tài, ở chƣơng này, chúng tôi tập trung

CĐNVHN.
Tuy nhiên, do năng lực có hạn, hơn nữa việc áp dụng ISO là một vấn
mới, đề chƣa thật sự phổ biến nên luận văn khó tránh khỏi thiếu sót, khiếm
khuyết trong cách giải quyết vấn đề. Chúng tôi rất mong nhận đƣợc những
góp ý của các thầy cô giáo, các đồng nghiệp và những ai quan tâm đến vấn đề
này.

17
Trong phần mở đầu này, với tình cảm trân trọng nhất, chúng tôi xin bày
tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS Nguyễn Minh Phƣơng - ngƣời đã tận tình
hƣớng dẫn, giúp đỡ chúng tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn.
Chúng tôi cũng chân thành cảm ơn các đồng chí lãnh đạo, các cán bộ,
viên chức công tác tại các đơn vị, bộ phận của Trƣờng CĐNVHN đã nhiệt
tình giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi và dành nhiều thời gian trao đổi, góp ý
trong quá trình chúng tôi tiến hành khảo sát công tác lập hồ sơ hiện hành và
nộp hồ sơ vào lƣu trữ của Trƣờng.
tiến liên tục mọi mặt công tác của mình, trong đó có công tác lập hồ sơ và nộp
hồ sơ vào lƣu trữ. Đây không chỉ là một công tác quan trọng có ảnh hƣởng
trực tiếp đến chất lƣợng, hiệu quả công việc hàng ngày của mỗi cá nhân

19
CBVC của Trƣờng mà đây còn là một trong những nghiệp vụ thuộc chƣơng
trình đào tạo của Trƣờng.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà
Nội và các đơn vị cấu thành
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường
Ngày 15 tháng 6 năm 2005, Bộ trƣởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban
hành Quyết định số 3225/2005/QĐ-BGD&ĐT về việc thành lập Trƣờng cao
đẳng Văn thƣ Lƣu trữ TWI trên cơ sở trƣờng TH Văn thƣ Lƣu trữ TWI.
Ngày 17 tháng 10 năm 2005, Bộ trƣởng Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết
định số 108/2005/QĐ-BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Trƣờng Cao đẳng Văn thƣ Lƣu trữ TWI.
Ngày 21 tháng 4 năm 2008, Bộ trƣởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban
hành Quyết định số 2275/QĐ-BGDĐT về việc đổi tên trƣờng Cao đẳng Văn
thƣ Lƣu trữ TWI thành Trƣờng CĐNVHN.
Theo nội dung của những văn bản nêu trên, Trƣờng CĐNVHN có chức
năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhƣ sau:
* Chức năng:
Trƣờng CĐNVHN là tổ chức sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức
năng: Tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng và
thấp hơn trong lĩnh vực VTLT và các ngành nghề khác có liên quan; nghiên
cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ KH công nghệ phục vụ phát triển
kinh tế - xã hội.
Trƣờng CĐNVHN là đơn vị sự nghiệp có thu, tự chủ và chịu trách
nhiệm về tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính theo quy định của pháp luật.
Trƣờng có tƣ cách pháp nhân, có con dấu và đƣợc mở tài khoản riêng tại các

ngành nghề đào tạo của Trƣờng theo quy định của pháp luật.

21
Tổ chức và thực hiện công tác hợp tác quốc tế về đào tạo và nghiên cứu
KH theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao và theo quy định của nhà nƣớc.
Huy động, quản lý và sử dụng các nguồn nhân lực nhằm thực hiện mục
tiêu giáo dục, đào tạo; hợp tác, liên kết với các cơ quan, tổ chức hữu quan
nhằm phát triển, nâng cao chất lƣợng giáo dục đào tạo, phục vụ sự nghiệp
phát triển kinh tế - xã hội.
Tổ chức tuyển sinh và quản lý HSSV theo quy định.
Phối hợp với gia đình, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động giáo dục,
đào tạo HSSV.
Quản lý và xây dựng đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên đáp ứng
yêu cầu phát triển của Trƣờng.
Quản lý, sử dụng cơ sở vật chất, tài chính, tài sản, đất đai đƣợc giao
theo quy định.
Thực hiện chế độ báo cáo với Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý nhà
nƣớc về các hoạt động của Trƣờng theo quy định của pháp luật.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo nhiệm vụ, quyền hạn của Trƣờng và
quy định của pháp luật.
* Cơ cấu tổ chức gồm có:
1. Hiệu trƣởng và các Phó Hiệu trƣởng
2. Hội đồng KH và Đào tạo và các Hội đồng tƣ vấn khác.
3. Các phòng chức năng:
- Phòng Đào tạo
- Phòng Hành chính Tổ chức
- Phòng Quản lý Khoa học và Hợp tác Quốc tế
- Phòng Tài chính Kế toán
- Phòng Quản lý học sinh, sinh viên
- Phòng Quản trị Đời sống

23
4. Các Khoa
- Khoa Văn thƣ (Quyết định số 35/QĐ-CĐVTLT)
- Khoa Lƣu trữ (Quyết định số 38/QĐ-CĐVTLT)
- Khoa Hành chính Văn phòng và Thông tin Thƣ viện (Quyết định số
37/QĐ-CĐVTLT)
- Khoa Thƣ ký và Quản trị văn phòng (Quyết định số 36/QĐ-
CĐVTLT)
- Khoa Giáo dục đại cƣơng (Quyết định số 34/QĐ-CĐVTLT)
- Khoa Giáo dục thƣờng xuyên (Quyết định số 33/QĐ-CĐVTLT)
5. Các Trung tâm
- Trung tâm Tin học (Quyết định số 31/QĐ-CĐVTLT)
- Trung tâm Đào tạo Nghề (Quyết định số 32/QĐ-CĐVTLT)
6. Văn phòng đào tạo tại thành phố Đà Nẵng (Quyết định số 290/QĐ-
CĐVTLT)
7. Các tổ chức Đảng, đoàn thể theo quy định.
1.2. Lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ
sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại trƣờng cao đẳng Nội vụ Hà Nội
1.2.1. Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
* Khái niệm
ISO 9000 là tên gọi của bộ tiêu chuẩn quốc tế về HTQLCL, do Tổ chức
Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ban hành và luôn luôn đƣợc soát xét để đƣa ra những
phiên bản mới hàng năm, phù hợp với sự phát triển của toàn xã hội.
Bản thảo đầu tiên của bộ tiêu chuẩn này xuất bản vào năm 1985 và
đƣợc chấp thuận chính thức vào năm 1987 trên cơ sở kế thừa các tiêu chuẩn
về hệ thống đảm bảo chất lƣợng đã tồn tại và đƣợc sử dụng rộng rãi ở các
nƣớc phát triển.

24
ISO 9000 đƣợc soát xét lần một vào năm 1994. Bộ tiêu chuẩn này