ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
BÙI THỊ THU HÀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU
TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH PHÚ THỌ
Chuyên ngành: Lƣu trữ
Mã số: 60 32 24
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH LƯU TRỮ NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS. TS. NGUYỄN MINH PHƢƠNG HÀ NỘI – 2008
24
2.2. Một số văn bản qui định về công tác lưu trữ.
25
2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ
Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ
30
2.3.1. Thu thập và bổ sung tài liệu
30
2.3.2. Phân loại tài liệu
34
2.3.3. Xác định giá trị tài liệu
45
2.3.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu
50
Chƣơng 3. Một số giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài
liệu tại Trung tâm lƣu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ
3.1. Nhận xét chung về công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung
tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ
54
3
3.1.1. Những kết quả đạt được
54
3.1.2. Hạn chế
56
3.1.3. Nguyên nhân
58
3.2. Một số giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài liệu tại
Trung tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ
4
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
HĐND
UBND
TTLT
UBHC
: Hội đồng Nhân dân
: Ủy ban Nhân dân
: Trung tâm Lưu trữ
: Ủy ban Hành chính
việc khai thác các văn bản thông thường phục vụ cho công việc chuyên môn
và cho các nhu cầu cá nhân, Trung tâm Lưu trữ tỉnh còn phục vụ tư liệu cho
việc biên soạn lịch sử đảng bộ tỉnh Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Vĩnh Phú, lịch sử
6
các sở, ngành, các huyện…, phục vụ rà soát văn bản do Chính phủ, tỉnh qui
định từ 1976 đến nay…Như vậy có thể thấy được giá trị của khối tài liệu hiện
đang được lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, cũng như nhu
cầu của các độc giả muốn nghiên cứu, khai thác phục vụ cho các mục đích
khác nhau. Tuy nhiên, hiện nay tài liệu thu về Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh
Phú Thọ chưa được đầy đủ, công tác lập hồ sơ chưa tốt, chưa xây dựng được
bảng thời hạn bảo quản nên việc xác định giá trị của tài liệu còn mang tính
chủ quan làm ảnh hưởng đến chất lượng của tài liệu; kho tàng hạn chế đã ảnh
hưởng đến việc thu thập tài liệu, tổ chức sắp xếp tài liệu, gây khó khăn cho
việc thống kê; hệ thống công cụ tra cứu đơn giản đã hạn chế việc tra tìm tài
liệu phục vụ độc giả. Chính vì vậy, yêu cầu đặt ra là cần tổ chức tài liệu một
cách khoa học, hợp lý, để có thể lưu giữ được những tài liệu có giá trị nhất,
phục vụ hiệu quả cho công việc, công tác nghiên cứu của các cán bộ và nhân
dân và phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước. Xuất phát từ
yêu cầu này, tôi đã chọn đề tài “ Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm lưu
trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ” làm luận văn thạc sỹ của mình.
2.Mục tiêu của đề tài
Thứ nhất, khảo sát thực tế công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ hiện đang
được bảo quản tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, từ đó thấy được
những kết quả đạt được và những hạn chế cần khắc phục.
Thứ hai, trên cơ sở thực trạng công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, đề
xuất các giải pháp nhằm góp phần giúp Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú
Thọ tổ chức khoa học tài liệu, từ đó phát huy giá trị của tài liệu, phục vụ cho
công tác quản lý và các nhu cầu nghiên cứu của xã hội.
3. Đối tƣợng nghiên cứu
cả phương diện lý luận và thực tiễn.
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ được đề cập đến trong cuốn giáo trình
về chuyên ngành lưu trữ: “ Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm
tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn
Văn Thâm, thể hiện ở từng khâu nghiệp vụ cụ thể như: phân loại, xác định giá
trị, thu thập bổ sung và tổ chức công cụ tra cứu.
Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã đi vào nghiên cứu các
khía cạnh, vấn đề cụ thể của công tác lưu trữ nói chung và công tác tổ chức
khoa học tài liệu nói riêng, thí dụ: “ Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài
liệu vào kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh” – Nguyễn Quang Lệ (chủ nhiệm);
“Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam” –
Vương Đình Quyền (Chủ nhiệm); “Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ
thống kê tài liệu lưu trữ” – Nguyễn Cảnh Đương (Chủ nhiệm); “ Những cơ sở
lý luận và thực tiễn xây dựng danh mục hồ sơ ở các cơ quan” – Phạm Ngọc
Đĩnh (Chủ nhiệm); “Cơ sở khoa học để xác định thời hạn bảo quản cho tài
liệu kế toán trong các cơ quan hành chính sự nghiệp” – Nguyễn Nghĩa Văn
(Chủ nhiệm)…
Một số khoá luận tốt nghiệp, luận văn chuyên ngành lưu trữ cũng đã đi
vào nghiên cứu vấn đề tổ chức khoa học tài liệu tại một cơ quan cụ thể, thí dụ
như: “Tổ chức khoa học tài liệu của Ban Kinh tế Trung ương Đảng Cộng sản
Việt Nam”- Đỗ Thị Huấn; “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ ủy ban
nhân dân tỉnh Hải Hưng” – Vũ Đức Tiến; “Tổ chức khoa học tài liệu phông
lưu trữ UBND huyện Cát Hải, Hải phòng” – Nguyễn Thùy Diễm; “Tổ chức
khoa học tài liệu tại Trung tâm Công nghệ thông tin và lưu trữ tỉnh Vĩnh
Phúc” – Nguyễn Công Trọng; “Tổ chức khoa học tài liệu địa chính ở Trung
tâm Thông tin Tư liệu địa chính Tổng Cục Địa chính” – Quản Tố Chinh;
9
“Nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tối ưu hóa phông lưu trữ UBND Thành
phố Hà Nội”- Lê Thị Thu Hương; “Vấn đề bổ sung tài liệu vào Trung tâm
cấp ngành có liên quan đến đề tài
- Các bài viết liên quan trên báo, tạp chí chuyên ngành như: Tạp chí Văn thư
Lưu trữ Việt Nam, Dấu ấn thời gian.
8. Bố cục của luận văn
Đề tài được thực hiện gồm 3 phần: phần mở đầu, phần nội dung và
phần kết luận. Trong đó phần nội dung chính được chia làm 3 chương:
Chương I. Tổng quan về Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ
Chương đầu nêu khái quát lịch sử hình thành và phát triển của tỉnh Phú
Thọ qua từng thời kỳ, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ UBND
tỉnh Phú Thọ, trên cơ sở đó nắm được số lượng phông tài liệu hiện đang bảo
quản tại Trung tâm; đồng thời khảo sát thành phần, nội dung, khối lượng và ý
nghĩa của tài liệu.
Chương II. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ
UBND tỉnh Phú Thọ
Khảo sát tình hình thực hiện các khâu nghiệp vụ như: thu thập và bổ
sung tài liệu, phân loại, xác định giá trị, xây dựng công cụ tra cứu để từ đó
thấy được những ưu điểm và hạn chế cần khắc phục.
Chương III. Một số giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài liệu
tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ
11
Chương 3 tổng kết lại những kết quả đạt được, những hạn chế, nguyên
nhân để từ đó đưa ra các giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài liệu
tại Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ.
Ngoài ra, trong luận văn còn có danh mục tài liệu tham khảo và phần
phụ lục được đặt sau kết luận để minh họa và làm sáng tỏ hơn các vấn đề
chúng tôi đề cập trong đề tài.
Để thực hiện đề tài này, ngoài nỗ lực của bản thân, chúng tôi còn nhận
được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú
Thọ. Đặc biệt, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của PGS. TS
số 504, quyết định hợp nhất hai tỉnh Vĩnh Phúc và Phú Thọ thành tỉnh Vĩnh
Phú. Thành phố Việt Trì là tỉnh lỵ của tỉnh Vĩnh Phú. Việc hợp nhất hai tỉnh
Phú Thọ và Vĩnh Phúc thành tỉnh Vĩnh Phú như vậy là do yêu cầu của việc
quản lý hành chính nhà nước trong giai đoạn Miền Bắc đang trên con đường
xây dựng chủ nghĩa xã hội và Miền Nam đang đấu tranh chống đế quốc Mỹ.
Sau khi sáp nhập, Tỉnh Vĩnh Phú có 18 huyện và 1 thành phố và 3 thị xã.
Do yêu cầu của sự phân cấp quản lý nhà nước và do yêu cầu của sự
phát triển kinh tế xã hội trong giai đoạn mới. Ngày 6 tháng 11 năm 1996,
Quốc hội khoá IX, kỳ họp thứ 10 đã thông qua Nghị quyết về việc chia và
điều chỉnh địa giới hành chính một số tỉnh, trong đó có việc tái lập tỉnh Vĩnh
Phúc và Phú Thọ. Tỉnh Phú Thọ chính thức đi vào hoạt động từ ngày
01/1/1997. Tỉnh Phú Thọ được tái lập với diện tích tự nhiên là hơn 3 nghìn
km
2
, dân số khoảng 1,3 triệu người. Toàn tỉnh hiện có 13 huyện, thành, thị
(thành phố Việt Trì, thị xã Phú Thọ, 11 huyện: Thanh Sơn, Tân Sơn, Yên
13
Lập, Sông Thao, Tam Nông, Thanh Thuỷ, Hạ Hoà, Thanh Ba, Đoan Hùng,
Lâm Thao, Phù Ninh).
Phú Thọ có địa thế khá thuận lợi về giao thông, với ba con sông lớn là
sông Hồng, sông Lô, sông Đà chảy qua, hệ thống giao thông đường sắt Hà
Nội – Lào Cai – Côn Minh; đường quốc lộ 2, đường cao tốc xuyên á là đầu
nối quan trọng trong giao lưu kinh tế giữa Trung Quốc với Việt Nam và các
nước ASEAN. Ngoài ra, Phú Thọ còn có các yếu tố khác để phát triển kinh
tế-xã hội như con người, tài nguyên, các khu công nghiệp, khu du lịch văn
hoá lịch sử Đền Hùng, khu du lịch sinh thái Xuân Sơn…đây chính là cơ sở để
phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, góp phần quan trọng nâng cao đời sống vật
chất và tinh thần cho nhân dân.
1.2. Trung tâm Lƣu trữ UBND tỉnh Phú Thọ
Tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý công tác lưu trữ và
tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh
Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ
của Trung tâm lưu trữ tỉnh; lập kế hoạch xây dựng kho tàng, mua sắm thiết bị
và dự trù kinh phí cho hoạt động thường xuyên của Trung tâm lưu trữ tỉnh và
các cơ quan, đơn vị trực thuộc.
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ của tỉnh
Thực hiện chế độ thống kê và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ hiện
đang quản lý ở Trung tâm lưu trữ tỉnh.
Tổ chức sử dụng tài liệu ở Trung tâm lưu trữ tỉnh
15
Các qui trình nghiệp vụ lưu trữ của Trung tâm lưu trữ tỉnh do Cục lưu
trữ Nhà nước hướng dẫn
Trung tâm lưu trữ có nhiệm vụ hướng dẫn cho các cơ quan, đơn vị, tổ
chức xã hội và công dân việc bảo quản tài liệu riêng có giá trị như tài liệu lưu
trữ của tập thể và cá nhân, đồng thời tổ chức tiếp nhận những tài liệu quý
hiếm khi có tập thể, cá nhân gửi, tặng, bán cho cơ quan lưu trữ tỉnh.
* Quyền hạn của Trung tâm lƣu trữ tỉnh
Trung tâm Lưu trữ tỉnh được trực tiếp quan hệ với UBND các huyện,
thành, thị, các sở, ban, ngành của tỉnh để nắm tình hình về công tác lưu trữ,
quản lý tài liệu lưu trữ, đồng thời kiến nghị với lãnh đạo về công tác lưu trữ
và quản lý tài liệu lưu trữ của địa phương, đơn vị
Được yêu cầu công chức, viên chức làm công tác lưu trữ của các huyện,
thành thị, các cơ quan đơn vị thuộc tỉnh thực hiện các qui định, các chế độ nguyên
tắc của Đảng, Nhà nước, UBND tỉnh về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu
trữ. Trong trường hợp cần thiết được kiến nghị với cơ quan có thẩm quyền xem
xét, xử lý đối với các vi phạm pháp luật bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia.
Ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ và các văn bản liên
quan đến công tác lưu trữ để các huyện, thành, thị, các sở, ban, ngành thực
phản ánh quá trình hình thành, phát triển trong hoạt động của các cơ quan,
đơn vị hình thành phông từ năm 1945 đến nay. Số lượng tài liệu gồm 11.000
hồ sơ được bảo quản trên 18 giá.
* Nhóm phông bảo quản của Uỷ ban tỉnh: gồm 3 phông
- Phông Lưu trữ HĐND – UBHC tỉnh Phú Thọ (1945 – 1968): đây là
một phông đóng phản ánh quá trình hình thành, hoạt động của cơ quan đơn vị
17
hình thành phông từ khi thành lập đến khi UBHC tỉnh Phú Thọ bị sáp nhập
với UBHC tỉnh Vĩnh Phúc thành UBND tỉnh Vĩnh Phú. Do chiến tranh ác
liệt, phải sơ tán nhiều lần, tài liệu bảo quản chưa tốt dẫn đến bị mất nhiều, nên
số lượng tài liệu giai đoạn này còn lại rất ít, chất lượng tài liệu thấp (bị rách,
chữ mờ).Tổng số gồm 1648 hồ sơ.
- Phông Lưu trữ HĐND – UBHC tỉnh Vĩnh Phú (1968 – 1996): đây là
phông đóng, phản ánh quá trình hoạt động của đơn vị hình thành phông từ khi
sáp nhập hai tỉnh làm một. Tài liệu hình thành trong giai đoạn của cuộc chiến
tranh phá hoại của đế quốc Mỹ, hậu quả của chiến tranh + cơ cấu tổ chức luôn
thay đổi và chế độ nộp lưu chưa được nề nếp nên tài liệu thiếu, không hoàn
chỉnh. Tổng số gồm 3530 hồ sơ.
- Phông Lưu trữ HĐND - UBND tỉnh Phú Thọ (1997 đến nay): phản
ánh quá trình hoạt động của đơn vị hình thành phông từ khi tỉnh được tái lập
(năm 1997) đến nay. Đây là khối tài liệu hiện đang được bảo quản với khối
lượng lớn, tổng số theo thống kê đến năm 2007 là 52.863 hồ sơ.
Như vậy, tính tổng số lượng tài liệu của các phông
lưu trữ đang được bảo quản tại Trung tâm hiện có trên 75.000 đơn vị bảo
quản (tương đương 500m giá)
1.2.2.2. Thành phần
Bộ máy cơ quan nhà nước cấp tỉnh bao gồm: Hội đồng nhân dân tỉnh -
cơ quan quyền lực nhà nước cao nhất ở địa phương, Ủy ban nhân dân tỉnh -
cơ quan chấp hành của HĐND cấp tỉnh và các sở, ban, ngành - là những cơ
Với chức năng, nhiệm vụ được qui định, Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh
Phú Thọ có trách nhiệm thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ của nhiều cơ quan,
19
tổ chức cấp tỉnh ở nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau. Do vậy, nội dung tài liệu
phản ánh toàn diện các mặt hoạt động ở địa phương qua các thời kỳ.
Giai đoạn 1945-1968 Đây là giai đoạn đất nước đang trải qua 2 cuộc
chống Pháp và Mỹ ác liệt, đồng thời cũng là giai đoạn đất nước ta xây dựng
xã hội chủ nghĩa, nội dung của tài liệu lưu trữ tập trung vào các vấn đề quan
trọng như vừa tăng cường sản xuất, vừa chủ trương đấu tranh chống cuộc
chiến tranh phá hoại của đế quốc Mỹ, nội dung tài liệu phản ánh các hoạt
động tài chính, ngân hàng, nội thương, ngoại thương, lương thực thực phẩm,
vật giá, quân sự, trị an, toà án, thanh tra, giảm tô, giảm tức, tổ chức chính
quyền, lao động, dân tộc, tôn giáo, giáo dục, văn hóa thông tin, y tế, về việc
xây dựng chính quyền địa phương, tài liệu phản ánh các chủ trương, chính
sách của Đảng và Nhà nước.
Giai đoạn 1968-1976 tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
tỉnh Vĩnh Phú phản ánh đầy đủ các mặt hoạt động như hoạt động của HĐND
tỉnh Vĩnh Phú, sự lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo tỉnh, tài liệu về chủ trương,
chỉ thị phòng chống lụt bão, thuỷ nông, thuỷ lợi, thuỷ văn, tài liệu đề cập đến
việc mở rộng và phát triển các nông trường, khai khoáng, định canh định cư ,
các hoạt động nông nghiệp, xây dựng cơ bản và kiến trúc, giao thông vận tải,
bưu điện, tài chính thương nghiệp, nội chính, các hoạt động giáo dục, văn hoá
thông tin, y tế, vấn đề về bảo vệ bà mẹ, trẻ em; phản ánh các chủ trương và
chương trình hoạt động thể dục thể thao, phát triển khoa học kỹ thuật, chế độ
chính sách thương binh xã hội.
Giai đoạn từ 1997 đến nay: đây là thời kỳ tái lập lại tỉnh, cơ cấu tổ chức
có sự thay đổi. Đối với khối tài liệu hành chính: nội dung tài liệu đề cập đến
các mặt hoạt động của cơ quan như các tài liệu về văn hoá xã hội, quản lý tài
chính, tổ chức bộ máy, nhân sự, hoạt động tư pháp, công tác quốc phòng, an
Thí dụ: Báo cáo số 150/BC-UBND ngày 18/12/2007 của UBND tỉnh Phú
Thọ về tình hình thực hiện ngân sách năm 2007, dự toán ngân sách năm 2008.
- Tài liệu nông nghiệp: phản ánh hoạt động quản lý nhà nước trong các
lĩnh vực cụ thể về trồng trọt, bảo vệ thực vật, chăn nuôi, ngư nghiệp, lâm
nghiệp, thủy lợi…
- Tài liệu công nghiệp: gồm các tài liệu về xây dựng, công nghiệp, tiểu
thủ công nghiệp, giao thông vận tải, điện, nước.
- Tài liệu văn hóa, xã hội: là các tài liệu về giáo dục đào tạo, y tế, thể
dục thể thao, thông tin, lao động, thương binh xã hội…
1.2.2.4. Ý nghĩa
Với khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu phong phú như đã trình
bày ở trên, khối tài liệu hiện đang được bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ UBND
tỉnh Phú Thọ phản ánh toàn diện các mặt, khía cạnh hoạt động xã hội ở địa
phương qua nhiều thời kỳ khác nhau. Những tài liệu này rất có ý nghĩa đối
với việc khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động chính trị, kinh tế,
văn hoá, khoa học kỹ thuật, nghiên cứu lịch sử,… ở địa phương nói riêng và
trên phạm vi quốc gia nói chung.
- Ý nghĩa chính trị: Tài liệu được bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ
UBND tỉnh Phú Thọ chủ yếu được hình thành trong hoạt động của các cơ
quan lãnh đạo, quản lý chủ chốt ở địa phương. Do đó, trong các phông lưu trữ
có nhiều loại tài liệu phản ánh chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng,
Nhà nước và của tỉnh về việc lãnh đạo, quản lý chỉ đạo điều hành các mặt
hoạt động của xã hội ở địa phương. Những loại văn bản này chủ yếu là các
văn bản của Trung ương như Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chính
phủ, các bộ, ngành và các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương; Các văn
bản của địa phương như Tỉnh uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, các
22
sở, ban, ngành và các tổ chức chính trị, xã hội ở địa phương. Trong khối tài
liệu đó còn có nhiều hồ sơ tài liệu khác phản ánh về kết quả điều hành và thực
hành chính, khối lượng tài liệu khoa học kỹ thuật có không nhiều. Tuy vậy,
trong khối tài liệu hành chính có nhiều hồ sơ về quản lý khoa học kỹ thuật
như các hồ sơ về xây dựng giao thông, thuỷ lợi, địa chất, khí tượng thuỷ
văn… Như vậy nghiên cứu sử dụng khối tài liệu này có ý nghĩa quan trọng
trong việc đánh giá tổng kết về lĩnh vực khoa học kỹ thuật ở địa phương, xây
dựng các chính sách phát triển khoa học kỹ thuật, nâng cấp, cải tạo và sửa
chữa các công trình khoa học kỹ thuật
- Ý nghĩa văn hoá - xã hội: Các tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ UBND
tỉnh Phú Thọ phản ánh mọi mặt hoạt động đời sống xã hội ở địa phương. Vì
thế, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở Trung tâm có thể phục vụ các mục
đích như xây dựng các chính sách văn hoá - xã hội, viết lịch sử hoạt động văn
hoá, giáo dục ở địa phương, hoặc có thể phục vụ các công việc cụ thể của các
cơ quan và công dân trong và ngoài tỉnh về các lĩnh vực văn hóa - xã hội. Qua
đó tài liệu lưu trữ góp phần vào việc tuyên truyền giáo dục truyền thống văn
hoá, truyền thống cách mạng, cung cấp các tri thức về văn hoá cho các tầng
lớp nhân dân.
Trung tâm lưu trữ tỉnh là nơi cung cấp các minh
chứng xác thực, giúp giải quyết các vụ kiện tụng liên quan đến tranh chấp đất
đai, tài sản; hay bản phê duyệt công nhận khu di tích để chứng minh hoặc tạo
điều kiện thuận lợi cho việc cải tạo, quy hoạch lại.
- Ý nghĩa lịch sử: Tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Trung tâm Lưu
trữ UBND tỉnh Phú Thọ góp phần quan trọng trong việc biên soạn lịch sử
ngành, địa phương trong tỉnh Phú Thọ. Trung tâm đã cung cấp tài liệu cho
24
việc biên soạn cuốn lịch sử đảng bộ tỉnh Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Vĩnh Phú, lịch
sử các sở, ngành, các huyện, phục vụ biên soạn hoàn thành cuốn niên giám
HĐND tỉnh giai đoạn 1945-2005.
- Các ý nghĩa khác: Tài liệu bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ UBND
tỉnh Phú Thọ còn có nhiều ý nghĩa khác như quốc phòng, an ninh, ngoại giao,
được thuận lợi, qua việc phát hiện tình trạng vật lý của tài liệu, phát hiện sự
thiếu, đủ của tài liệu. Đối với từng loại tài liệu được phân loại rõ ràng sẽ giúp
cơ quan có biện pháp bảo quản thích hợp từ đó bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi
thọ của tài liệu. Tài liệu được sắp xếp khoa học còn tạo điều kiện cho việc kiểm
tra tài liệu một cách thường xuyên, phát hiện kịp thời những tài liệu có nguy cơ
bị hỏng và có kế hoạch khôi phục, ngăn chặn sự lây lan. Tổ chức khoa học tài
liệu còn là cơ sở cho việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
quản lý tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả. Thể hiện là công việc tra tìm ở nội bộ và
mạng Lan diện rộng có thể phục vụ nhiều độc giả cùng khai thác…
Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là phục vụ công tác nghiên
cứu, khai thác, sử dụng tài liệu vào mục đích phát triển kinh tế, xã hội, lịch sử
và an ninh quốc gia. Tài liệu được thu thập đầy đủ có thành phần, nội dung đa
dạng, phong phú, hồ sơ được lập hoàn thiện, chất lượng sẽ phục vụ hiệu quả
hoạt động quản lý cũng như các nhu cầu khác. Từ đó góp phần nâng cao nhận
thức về vai trò, ý nghĩa của tài liệu, cũng như ý thức bảo vệ tài liệu lưu trữ
của cán bộ.
Với ý nghĩa quan trọng đó, việc tổ chức khoa học tài liệu luôn là vấn đề
cấp thiết đối với các kho lưu trữ nói chung và kho lưu trữ cấp tỉnh nói riêng,
đòi hỏi các cấp quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ phải nhận
thức được đầy đủ và nghiên cứu các biện pháp nhằm góp phần tổ chức khoa
học tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Copyright: Tài liệu đại học ©