ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ QUỲNH LÊ XÂY DỰNG VÀ KHAI THÁC NGUỒN LỰC
THÔNG TIN TẠI DOANH NGHIỆP TRUYỀN
THÔNG VĨ AN Chuyên ngành : Khoa học Thư viện
Mã số : 60 32 20 LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN THƯ VIỆN
dùng tin, nâng cao khả năng tiếp cận, kiểm soát nguồn tin có giá trị cho họ.
Đặc biệt, hiện nay Việt Nam đang trong quá trình tăng cường hội nhập
kinh tế thế giới, nên nhu cầu thông tin về kinh tế, xã hội, tiến bộ khoa học kỹ
thuật tiên tiến trên thế giới ngày càng lớn. Các doanh nghiệp cũng như các địa
phương trên cả nước mà đặc biệt là thủ đô Hà Nội càng ngày càng có nhu cầu
lớn về nguồn thông tin mang giá trị cao trong lĩnh vực kinh tế, khoa học, kỹ
thuật…do đó các nhà cung cấp thông tin hay các DNTT lại càng có vai trò
quan trọng hơn bao giờ hết.
2
Mặt khác, thị trường luôn tồn tại quy luật cạnh tranh, mỗi cơ quan thông
tin muốn tồn tại và phát triển phải luôn không ngừng nâng cao nguồn lực thông
tin, nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin để đủ sức cạnh
tranh với các nhà cung cấp thông tin khác, thu hút được người dùng tin.
Từ những lý do trên tôi đã chọn đề tài “Xây dựng và khai thác nguồn
lực thông tin tại doanh nghiệp truyền thông Vĩ An” làm đề tài cho luận văn
tốt nghiệp của mình.
2. Tình hình nghiên cứu
Đề tài về xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin trong các cơ quan
thông tin nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ không phải là một đề tài mới mẻ.
Ở trong nước đã có một số công trình nghiên cứu, điều tra khảo sát thực tiễn
tại một số các cơ quan thông tin – thư viện (TT - TV). Cụ thể như:
- Luận văn cao học ngành Thư viện Thông tin: “Xây dựng và khai thác
nguồn lực thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu tin tại Trung tâm thông tin khoa học
– Viện khoa học công an” của Nguyễn Thị Liên Hoa tại ĐH Văn hóa Hà Nội.
- Luận văn cao học ngành Thư viện Thông tin: “Tổ chức và quản lý
khai thác nguồn lực thông tin tại Trung tâm TT- TV Đại học Quốc gia Hà
Nội” của học viên Trần Hữu Huỳnh tại ĐH Văn hóa Hà Nội.
- Luận văn cao học ngành Thư viện Thông tin: “Quản lý và khai thác
nguồn tài liệu địa chí tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu” của Huỳnh Tới tại ĐH Văn
Như chúng ta đã biết, điều bất cứ một doanh nghiệp nào cũng phải
quan tâm là tìm biện pháp để nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường. Đối với
ngành công nghiệp cung cấp thông tin, sự cạnh tranh càng trở nên khốc liệt
hơn, bởi trong xã hội thông tin, thông tin luôn không ngừng gia tăng cả về số
lượng và chất lượng.
4
Trong khi đó, mỗi sản phẩm hay dịch vụ thông tin đều có “chu trình
sống” riêng. Mỗi sản phẩm hay dịch vụ đều trải qua ba giai đoạn: từ hình
thành ý tưởng, đến giai đoạn ra đời, phát triển và giai đoạn bão hòa và suy
thoái. Do đó, cơ quan thông tin phải thường xuyên khảo sát chất lượng sản
phẩm và dịch vụ thông tin hay nguồn lực thông tin của cơ quan để kịp thời có
biện pháp xử lý đối với mỗi sản phẩm và dịch vụ thông tin.
Từ thực tế đó, tôi đặt ra giả thuyết xu hướng cho đề tài là bất cứ DNTT
nào cũng phải không ngừng nâng cao chất lượng thông tin nếu không muốn bị
thất bại trong cạnh tranh trên thị trường. Cụ thể, trong phạm vi đề tài này,
DNTT Vĩ An phải xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin một cách có
hiệu quả nhất để đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin, khẳng định
doanh nghiệp là nhà cung cấp thông tin có uy tín.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
5.1. Đối tượng nghiên cứu: tập trung đi sâu nghiên cứu thực trạng việc
xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin tại DNTT Vĩ An.
5.2. Phạm vi nghiên cứu:
- Phạm vi về không gian nghiên cứu: nghiên cứu tại DNTT Vĩ An ở Hà Nội.
- Phạm vi về thời gian nghiên cứu: từ năm 2005 – 2009.
6. Phương pháp nghiên cứu
Căn cứ vào chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước
về phát triển khoa học và công nghệ, để khẳng định vai trò của nguồn lực
thông tin trong các cơ quan TT - TV nói chung và trong các DNTT nói riêng,
đặc biệt trong bối cảnh công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước, luận văn
tại DNTT Vĩ An
6
NỘI DUNG
Chương 1
NGUỒN LỰC THÔNG TIN VÀ VAI TRÒ CỦA
NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI DOANH NGHIỆP TRUYỀN
THÔNG VĨ AN TRONG SỰ PHÁT TRIỂN KINH TẾ XÃ HỘI
1.1. Nguồn lực thông tin
1.1.1. Khái niệm thông tin
Thuật ngữ thông tin (tiếng Anh- Information) có nguồn gốc từ thuật
ngữ Latin - Infomatio, có nghĩa là diễn giải, thông báo. Theo nghĩa thông
thường, thông tin được xem như một đối tượng có nội dung, một quá trình
trao đổi giữa con người và môi trường để con người dễ dàng thích nghi với
môi trường. Con người tồn tại luôn bị chi phối và chịu sự tác động của thế
giới. Cũng chính vì vậy, việc nhận thức được thế giới là mục đích quan trọng
của con người. Thông tin chính là chiếc cầu nối giữa thế giới với con người.
Khái niệm thông tin xuất hiện lần đầu tiên từ những năm 40 của thế kỷ
XX khi nhà bác học người Mỹ C.Shannon đưa ra lý thuyết thông tin. Cho tới
nay, khái niệm thông tin đã được sử dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời
sống xã hội. Thông tin là một khái niệm phức tạp, do đó có nhiều định nghĩa
khác nhau về thông tin.
Năm 1948, bài báo “Một lý thuyết toán về truyền thông” công bố trên
tạp chí Bell System Technical của C.Shannon đã đặt nền tảng cho lý thuyết
thông tin. Theo C. Shannon, thông tin là quá trình liên hệ nhằm loại bỏ sự bất
định. Thông tin là kết quả của phản ánh song không phải vì thế mà đánh đồng
giữa thông tin và phản ánh. Thông tin còn tác động tới hành vi của chủ thể
thông qua việc tiếp nhận và sử dụng thông tin. Từ đây, thông tin trong hệ
thống xã hội được xem là tri thức được diễn đạt trong các thông điệp có khả
1.1.2. Khái niệm nguồn lực thông tin
Cũng như khái niệm thông tin, cũng có rất nhiều định nghĩa khác nhau
về khái niệm nguồn lực thông tin. Song cho đến nay, nội hàm của khái niệm
nguồn lực thông tin vẫn chưa xác định rõ ràng.
Theo từ điển giải nghĩa về thông tin học, “ở dạng chung nhất, nguồn
lực thông tin được hiểu như là tổ hợp các thông tin nhận được và tích lũy
được trong quá trình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn của con
người, để sử dụng nhiều lần trong sản xuất và quản lý xã hội. Nguồn lực
thông tin phản ánh các quá trình và hiện tượng tự nhiên được ghi nhận trong
kết quả của các công trình nghiên cứu khoa học và trong các dạng tài liệu
khác của hoạt động nhận thức và thực tiễn.”
Trong khi đó, theo tài liệu hướng dẫn của UNESCO về việc xây dựng,
phê duyệt và vận hành chính sách thông tin quốc gia lại định nghĩa: “nguồn
lực thông tin bao gồm các dữ liệu thể hiện dưới dạng văn bản, số, hình ảnh
hoặc âm thanh được ghi lại trên phương tiện theo quy ước và không theo quy
ước, các sưu tập, những kiến thức của con người, những kiến thức của tổ chức
và ngành CNTT”.
Có người cho rằng, nguồn lực thông tin là vốn tài liệu trong các cơ
quan thông tin. Có ý kiến lại cho rằng, nguồn lực thông tin không chỉ bao hàm
các nguồn lực về tài liệu mà còn gồm cả các thành phần khác như nhân lực
thông tin, tài lực thông tin…
Tuy nhiên, chúng tôi đồng ý với quan điểm, nguồn lực thông tin phản
ánh những hoạt động nhận thức và thực tiễn của con người, để sử dụng nhiều
lần trong các quá trình sản xuất và quản lý xã hội. Đồng thời, nguồn lực thông
tin được thể hiện dưới dạng tài liệu với nhiều hình thức khác nhau: văn bản,
số, âm thanh, hình ảnh…
Căn cứ vào sở hữu, nguồn lực thông tin có thể phân ra ở cấp toàn cầu,
quốc gia, khu vực, địa phương, ngành, từng cơ quan, đơn vị, cá nhân. Trong
9
bản tin truyền hình. Mục tiêu có thể là cá nhân khác hay tổ chức khác, thậm
chí là chính người/tổ chức gửi đi thông tin.
Doanh nghiệp truyền thông là các tổ chức, doanh nghiệp hoạt động
nhằm tạo ra môi trường tương tác thông tin giữa các cá nhân, tổ chức với
nhau, nhằm truyền bá, phổ biến thông tin tới đối tượng tiếp nhận thông qua
một phương tiện cụ thể. Dựa trên các phương tiện chuyển tải thông tin, chúng
ta thấy có rất nhiều cơ quan truyền thông như: Đài truyền hình, Hãng thông
tấn xã…Tuy nhiên, trong phạm vi luận văn này, đối tượng nghiên cứu là
DNTT Vĩ An là một đơn vị chuyên tổng hợp thông tin, cung cấp thông tin từ
các nguồn thông tin khác nhau về lĩnh vực cụ thể để cung cấp cho mỗi đối
tượng khách hàng. DNTT Vĩ An hoạt động như một nhà cung cấp các sản
phẩm và dịch vụ thông tin.
Trên thị trường thế giới về thông tin và các dịch vụ và sản phẩm thông
tin, người ta có thể chia chúng thành các bộ phận chính, đặc trưng cho các
nước phát triển và không phụ thuộc vào kênh truyền tin, nghĩa là được phổ
biến cả trên Internet, như sau:
- Bộ phận thông tin doanh nghiệp (thị trường chứng khoán, tài chính,
thương mại, kinh tế, thống kê) bao gồm:
+ Thông tin chứng khoán và tài chính: thông tin về giá cổ phiếu, tỷ giá
ngọai tệ, thị trường hàng hóa và tiền tệ, đầu tư, giá cả,… do các thị trường
chứng khoán, các cơ sở chuyên về thông tin chứng khoán và thị trường, các
công ty môi giới, nhà băng cung cấp;
+ Thông tin kinh tế và thống kê xã hội: thông tin về chỉ số kinh tế, dân
số, xã hội dưới dạng chuỗi động thái, mô hình dự báo và đánh giá,…do các cơ
quan nhà nước, các công ty nghiên cứu và tư vấn về nhu cầu của thị trường
cung cấp;
11
+ Thông tin thương mại: thông tin về các hãng, công ty, tập đoàn, về
hướng hoạt động và sản phẩm của chúng, về giá cả, tình hình tài chính, các
bộ phận nói trên hoàn toàn mang tính ước lệ. Tuy nhiên, sự phân chia này là
cần thiết, bởi việc làm này cho phép cấu trúc hóa thị trường trên cơ sở nhóm
người dùng tin với các vấn đề mà họ phải giải quyết, tức là cho phép xác định
phạm vi mà một tổ chức thông tin có thể định hướng vào.
Dựa trên sự phân chia thị trường thông tin như nói trên mà DNTT Vĩ
An đã xây dựng nguồn lực thông tin cũng như các sản phẩm và dịch vụ thông
tin phù hợp để cung cấp theo nhu cầu của người dùng tin.
1.2.2. Khái quát về doanh nghiệp truyền thông Vĩ An
1.2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Vĩ An
DNTT Vĩ An – đơn vị chuyên cung cấp thông tin chọn lọc từ các
phương tiện thông tin truyền thông như báo, tạp chí, website. DNTT Vĩ An
hoạt động theo các quy định về báo chí, là doanh nghiệp có chức năng, nhiệm
vụ như sau:
- Dịch vụ tổng hợp thông tin kinh tế, xã hội từ báo chí, tuyên truyền
cho doanh nghiệp;
- Dịch vụ cập nhật thông tin, CSDL cho website doanh nghiệp;
- Đại lý kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông;
- Dịch vụ nghiên cứu, phân tích thị trường;
- Tiếp thị, xúc tiến thương mại;
- Kinh doanh thương mại điện tử, dịch vụ quảng cáo thương mại;
- Xây dựng và phát triển website cho doanh nghiệp;
- Dịch vụ đào tạo CNTT;
- Đào tạo truyền thông: kỹ năng viết, biên tập tin cho báo, trang tin điện
tử; kỹ năng tổ chức sự kiện, quan hệ quần chúng; kỹ năng phân tích thị
trường, điểm báo.
13
Chức năng và nhiệm vụ của DNTT là một trong những yếu tố quy định
nội dung nguồn lực thông tin của doanh nghiệp. Để xây dựng được nguồn lực
thông tin, trước hết doanh nghiệp phải dựa trên chức năng, nhiệm vụ của
Phòng
Kế toán
14
* Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
- Ban Giám đốc: Chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động của doanh
nghiệp và chỉ đạo các đơn vị chức năng thực hiện đúng nguyên tắc, chế độ
của nhà nước; Làm việc với các cơ quan có liên quan, ký các quyết định thuộc
thẩm quyền; Đầu tư trang thiết bị kỹ thuật nhằm phục vụ cho hoạt động của
doanh nghiệp; Trực tiếp lãnh đạo công tác tổ chức bộ máy, công tác đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp.
- Phòng Biên tập: Xây dựng nguồn lực thông tin cho doanh nghiệp;
Chịu trách nhiệm về sản phẩm và dịch vụ thông tin của doanh nghiệp; Đào
tạo nhân viên về kỹ năng biên tập và báo chí; Giải quyết mọi yêu cầu của
khách hàng liên quan đến nội dung sản phẩm và dịch vụ thông tin.
- Phòng Kinh doanh: Khai thác và tìm kiếm các khách hàng cho Công
ty, Phụ trách công tác chăm sóc khách hàng; Xây dựng các phương án kinh
doanh cho Công ty.
- Phòng Hành chính: Giúp lãnh đạo Công ty trong công tác quản lý về
bộ máy hành chính; Giúp lãnh đạo Công ty theo dõi việc thực hiện kế hoạch
công tác của các phòng và làm báo cáo định kỳ về tình hình hoạt động của
Công ty; Giúp ban lãnh đạo Công ty thực hiện tốt công tác quản lý nhân sự
trong đơn vị theo quy định của Công ty; Thực hiện các công việc về hành
chính, tổ chức và quản trị Công ty.
- Phòng Kế toán: Thực hiện tốt về công việc quản lý tài chính, quản lý
cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư trang thiết bị của doanh nghiệp theo đúng quy
định; Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ báo cáo quyết toán, công khai tài chính
theo quy định của doanh nghiệp; Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về
công tác tài chính kế toán, đảm bảo chế độ chính sách, theo quy định của
Giám đốc.
nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu tin của họ.
16
Người dùng tin cũng là yếu tố trung tâm của hoạt động thông tin bởi vì,
người dùng tin sử dụng kết quả của hoạt động thông tin, sử dụng các sản
phẩm và dịch vụ thông tin của doanh nghiệp. Đồng thời, người dùng tin cũng
đánh giá các sản phẩm và dịch vụ thông tin thông qua các chỉ số về mức độ
phù hợp hay không phù hợp, có thông tin phản hồi về hiệu quả sử dụng các
sản phẩm và dịch vụ thông tin tới DNTT để họ điều chỉnh các sản phẩm và
dịch vụ thông tin phù hợp với nhu cầu.
Các DNTT cũng như các cơ quan thông tin, với mục tiêu để phục vụ tốt
hơn cho khách hàng của mình, họ phải phân chia người dùng tin thành các
nhóm khác nhau. Mỗi nhóm người dùng tin sẽ có những đặc điểm nhu cầu tin
khác nhau, do đó cần phải phân nhóm để tạo ra các sản phẩm phù hợp với
từng đối tượng.
Người ta có thể dựa vào nhiều tiêu chí khác nhau để phân chia người
dùng tin, tuy nhiên để xác định nhu cầu của một đối tượng thì phải dựa vào
tính chất lao động của đối tượng đó, hay nói cách khác đó là tiêu chí nghề
nghiệp. Ngoài ra, người ta thường chọn nghề nghiệp làm tiêu chí phân chia là
vì nhu cầu tin là một hiện tượng nằm trong cấu trúc tâm lý của con người,
luôn luôn bị ảnh hưởng bởi đặc điểm tâm lý. Khi đặc điểm tâm lý thay đổi thì
nhu cầu tin cũng thay đổi. Mặc dù có nhiều yếu tố tác động đến đặc điểm tâm
lý song hoạt động chủ đạo của con người quyết định đến đặc điểm tâm lý là
hoạt động lao động.
Việc tìm hiểu đặc điểm người dùng tin của Công ty truyền thông Vĩ An
đã được nghiên cứu thông qua kết quả của quá trình điều tra, nghiên cứu nhu
cầu tin của người dùng tin tại doanh nghiệp. Để xác định nhu cầu tin, Công ty
đã xây dựng mẫu phiếu điều tra (Phụ lục 3). Kết quả điều tra với tổng số
phiếu phát ra là 90 phiếu, số phiếu thu về là 86 phiếu.
Trình độ học vấn của người dùng tin được trình bày ở bảng 1.1.
21
60
14
40
Trình độ học vấn và năng lực chuyên môn của đội ngũ người dùng tin
là một yếu tố đặc biệt quan trọng, cấu thành nên chất lượng của người dùng
tin. Dựa trên những đặc điểm về trình độ nhận thức và năng lực chuyên môn
để cơ quan cung cấp thông tin phù hợp với trình độ của họ, có như vậy thông
tin sử dụng mới đạt hiệu quả cao. Kết quả khảo sát cho thấy, người dùng tin
của doanh nghiệp Vĩ An đều là những người có trình độ học vấn cao do đó
thông tin cung cấp cho những đối tượng này phải có giá trị thực tiễn cao, đảm
bảo về số lượng và chất lượng nội dung thông tin cũng như phải đảm bảo độ
tin cậy và chính xác.
Đồng thời khảo sát cũng cho thấy, người dùng tin của doanh nghiệp Vĩ
An hoạt động ở nhiều lĩnh vực khác nhau nhưng hầu hết là những nhà quản
lý, lãnh đạo, họ muốn cung cấp thông tin để hỗ trợ cho hoạt động quản lý, ra
quyết định của mình. Các lĩnh vực hoạt động của người dùng tin tại Vĩ An
được thể hiện ở bảng 1.2.
Bảng 1.2: Các lĩnh vực hoạt động của người dùng tin
Lĩnh vực hoạt động
Tổng số
Nam
Nữ
Số
người
%
Số
người
%
Số
Trong tổng số 86 người được hỏi có 25 người sử dụng tiếng Anh (chiếm
29.1%); tiếp đến là tiếng Trung có 8 người sử dụng (chiếm 9.2%) và tiếng
Pháp có 3 người sử dụng (chiếm 3.5%). Bảng 1.3, tổng hợp số liệu về loại
ngôn ngữ mà người dùng tin quan tâm và sử dụng.
Bảng 1.3: Ngôn ngữ người dùng tin sử dụng
Ngôn ngữ
Tổng số người
Tỷ lệ (%)
Tiếng Việt
50
58,2
Tiếng Anh
25
29,1
Tiếng Trung
8
9,2
Tiếng Pháp
3
3,5
Độ tuổi của người dùng tin phần nào phản ánh mức độ năng động, tiềm
năng phát triển, sự ảnh hưởng tới tâm lý sử dụng tin của người dùng tin. Số
liệu về độ tuổi của người dùng tin, theo thống kê qua phiếu điều tra được trình
bày tại bảng 1.4.
Bảng 1.4: Độ tuổi của người dùng tin có cấu trúc theo thứ tự
Độ tuổi
Nữ
Nam
Tổng số
Số người
27.6
21
72.4
29
33.7
19
Theo khảo sát tại DNTT Vĩ An, chúng ta thấy đối tượng người dùng tin
chủ yếu là các nhà quản lý. Nếu căn cứ vào đặc điểm nghề nghiệp và cấp
quản lý, đối tượng khách hàng tiêu biểu của doanh nghiệp có thể được chia
thành các nhóm như sau:
+ Các cơ quan trung ương, có các khách hàng như: Bộ Tài chính; Bộ
Giáo dục; Bộ Công nghiệp; Bộ Thuỷ sản; Cục Kiểm lâm; Kho bạc Nhà nước
Trung ương; Đài Truyền hình Việt Nam; Tập đoàn Dầu khí Việt Nam.
+ Ở các địa phương: UBND TP Hà Nội; UBND TP Hải Phòng; UBND
tỉnh Bình Dương; UBND tỉnh Quảng Ninh; UBND tỉnh Khánh Hoà…
+ Các tổ chức quốc tế: Đại sứ quán Australia tại Việt Nam; Đại sứ
quán Indonesia tại Việt Nam, Văn phòng Hội đồng Anh tại Việt Nam; Quỹ
Động vật Hoang dã thế giới – WWF; Cisco System Vietnam; Công ty truyền
thông FCR của Pháp, Công ty bảo hiểm AON, Hiệp hội các doanh nghiệp
Hong Kong kinh doanh tại Việt Nam.
+ Các doanh nghiệp: Công ty phân phối ô tô AMEC…
Như vậy, khách hàng chủ yếu là các nhà quản lý, nhà lãnh đạo. Họ có
nhu cầu thông tin rất lớn, nội dung nhu cầu tin của nhà quản lý đa dạng,
phong phú bởi vì muốn nắm vững đối tượng quản lý thì họ phải cần mọi
thông tin về đối tượng quản lý, môi trường, các vấn đề liên quan. Đồng thời,
thông tin phải sâu, gắn với lĩnh vực quản lý, sâu vì phải hiểu đối tượng. Các
nhà quản lý thường có ít thời gian để tiếp cận thông tin, do đó yêu cầu thông
tin phải mang tích phân tích, tổng hợp cao, ngắn gọn, súc tích, có giá trị cao.
Nội dung thông tin càng hay, càng hấp dẫn, cập nhật thì giá trị càng cao.
Người dùng tin
Nhu cầu tin
Sản phẩm
Nguồn thông tin
21
Sơ đồ thể hiện mối quan hệ khăng khít của nhu cầu tin đối với các
thành tố còn lại. Nhu cầu tin là yếu tố trung tâm, nguồn gốc tạo nên quá trình
khai thác và sử dụng thông tin. Xuất phát từ nhu cầu tin của người dùng tin,
nhà cung cấp tin sẽ tìm kiếm các nguồn thông tin để tạo ra sản phẩm và dịch
vụ thông tin cung cấp cho người dùng tin. Nhà cung cấp thông tin phải có
chính sách, chiến lược kết nối giữa nhu cầu tin và nguồn thông tin nhằm thu
hẹp khoảng cách giữa nhu cầu tin và khả năng đáp ứng của mỗi nguồn tin cụ
thể. Đồng thời, nhà cung cấp thông tin cũng phải không ngừng đa dạng hóa,
mở rộng các sản phẩm và dịch vụ thông tin để đáp ứng nhu cầu tin ngày càng
đa dạng của người dùng tin.
1.3.2.2. Diện nhu cầu tin
Theo như phân nhóm người dùng tin ở trên, chúng ta có thể thấy người
dùng tin của DNTT Vĩ An chủ yếu là những nhà quản lý, bao gồm các nhà
quản lý nhà nước và các nhà quản lý doanh nghiệp. Tính chất lao động của
nhà quản lý là những người ra quyết định, làm việc với cộng đồng và lao động
phải có hiệu quả. Hoạt động ra quyết định là thực hiện một quá trình thông
tin. Trong quá trình chuẩn bị ra quyết định, các nhà quản lý, lãnh đạo thường
phải thực hiện các chức năng: Trước hết họ phải thu thập thông tin có tính chỉ
đạo, thường là các văn bản pháp quy, điều luật; thông tin về hiện trạng và
tuổi tác, kinh nghiệm, trình độ kiến thức, khả năng tự xử lý thông tin, ý thích
cá nhân…
Cấp bậc và vị trí quản lý cũng sẽ ảnh hưởng tới nhu cầu tin. Những nhà
quản lý cấp chiến lược, chiến thuật sẽ có nhu cầu tin khác với nhà quản lý cấp
tác nghiệp. Nhu cầu tin của nhà quản lý nhà nước cũng sẽ có nhu cầu tin khác
với nhà quản lý của doanh nghiệp.
Yếu tố về ngành, lĩnh vực quản lý cũng sẽ tác động đến nhu cầu tin.
Nhà quản lý của các ngành kinh tế (Công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng, y
23
tế…) sẽ có nhu cầu tin khác với các nhà quản lý của ngành khoa học và
công nghệ.
Ngoài ra, nhu cầu tin cũng bị ảnh hưởng bởi môi trường ra quyết định,
đó là không gian (địa điểm, trong nước hay quan hệ với nước ngoài); thời
gian (có đủ thời gian để tìm kiếm và xử lý thông tin hay không…).
Thêm vào đó, môi trường của thông tin mà nhà quản lý, lãnh đạo yêu
cầu cũng ảnh hưởng đến nhu cầu tin. Về thời gian, thông tin đó là hồi cố hay
hiện trạng hay dự báo. Về không gian, đó là nguồn trong nước hay nước
ngoài.
Từ phân tích về đặc điểm lao động cũng như các yếu tố tác động tới
nhu cầu tin, chúng ta có thể tổng kết một số tiêu chuẩn của thông tin cung cấp
cho các nhà quản lý, lãnh đạo như sau:
* Thông tin đưa ra phục vụ quản lý và lãnh đạo phải đảm bảo chất
lượng cao về nội dung và tính thời gian, thông tin phải được xử lý và đảm bảo
chính xác, kịp thời và đầy đủ ở mức tối đa.
* Về nội dung thông tin, thông tin phải rộng, vì người quản lý muốn
nắm vững đối tượng quản lý thì cần phải có mọi thông tin về đối tượng đó và
các vấn đề liên quan. Đồng thời thông tin phải sâu, gắn với lĩnh vực quản lý.
Về độ chính xác, thông tin phải đáng tin cậy, khách quan, thiết thực và có giá
trị, gần sát với nội dung lựa chọn phương án và chuẩn bị ra quyết định. Về
mọi thông tin đều có giá trị như nhau. Hàng ngày con người phải tiếp nhận
hàng ngàn thông tin khác nhau. Đặc biệt trong lĩnh vực truyền thông, thông
tin lại được phổ biến một cách nhanh chóng và rộng rãi trên mọi phương tiện
thông tin đại chúng. Do đó, việc xác định đặc điểm nguồn lực thông tin có ý
nghĩa to lớn.
Thứ nhất, thông tin mang tính thời sự hay tính thích hợp của thông tin.
Bất cứ một sản phẩm hay dịch vụ thông tin nào cung cấp cho người dùng tin
Copyright: Tài liệu đại học ©