Chương 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU QUY TRÌNH NHẬP KHẨU THAN
NGUYÊN LIỆU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LƯỢNG HÒA PHÁT
1.1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong xu thế toàn cầu hóa, khu vực hóa nền kinh tế thế giới hiện nay, cùng với
chính sách đổi mới của nền kinh tế, nước ta đã và đang hội nhập nhanh chóng vào
xu hướng chung của thế giới. Và các hoạt động thương mại quốc tế đã trở thành
hoạt động mang tính chất sống còn cho sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam. Với
mục tiêu nước ta đến năm 2020 trở thành một nước công nghiệp hiện đại thì vai trò
của thương mại quốc tế lại càng trở nên quan trọng hơn. Để phát triển các ngành
công nghiệp là mũi nhọn của nền kinh tế, Việt Nam cần phải nhập khẩu những hàng
hóa, thiết bị có chất lượng cao mà trong nước chưa thể tự cung cấp được như là:
Dầu mỏ, than, khoáng sản … Trong đó, nguồn than là nguyên liệu đầu vào hết sức
quan trọng và cần thiết cho nền công nghiệp hiện đại. Tuy nhiên ở Việt Nam hiện
nay, mặc dù được biết đến là quốc gia với nhiều tài nguyên thiên nhiên và khoáng
sản quý báu, chúng ta cũng đã có nhiều mỏ than lớn nhưng một số loại than chính
phục vụ cho sản xuất than thành phẩm lại chưa thực sự dồi dào vẫn còn phải nhập
khẩu tại nước ngoài.Sau thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Năng lượng Hòa
Phát thuộc Tập đoàn Hòa Phát, em đã có những tìm hiểu về hoạt động kinh doanh
xuất nhập khẩu của công ty, đặc biệt là khâu nhập khẩu than nguyên phụ liệu để
phục vụ sản xuất than cốc thành phẩm. Công ty cổ phần Năng Lượng Hòa Phát
nhập khẩu than nguyên liệu tại nhiểu thị trường khác nhau, trong đó Úc là thị
trường nhập khẩu chiếm tỷ trọng lớn nhất của công ty. Tuy nhiên trong quá trình
tìm hiểu em nhận thấy rằng trong công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng
nhập khẩu than tại công ty, bên cạnh những thành công và thuận lợi đã đạt được thì
công ty vẫn còn gặp phải nhiều khó khăn và tồn tại nhất định (vẫn còn một số sai
sót trong một số khâu của quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, những tình
huống phát sinh do sự biến động của thị trường, sự thay đổi của tỷ giá hối đoái…)
cần giải quyết để hoạt động nhập khẩu ngày càng hoàn thiện và có hiệu quả hơn,
thúc đẩy sản xuất và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, uy tín và lợi nhuận
cho công ty.
1
- Xem xét và đánh giá những tồn tại, vướng mắc còn gặp phải, từ đó nêu ra giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả của quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu than
nguyên phụ liệu của công ty.
1.4. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu về không gian: Tiếp cận hoạt động nhập khẩu ở bộ phận phòng
Xuất nhập khẩu tại Công ty cổ phần Năng Lượng Hòa Phát.
Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Trong quá trình nghiên cứu, tổng hợp và lấy số
liệu từ nguồn dữ liệu thứ cấp thu được trong giai đoạn từ năm 2009- 2012.
Phạm vi về thị trường: Hiện tại công ty nhập khẩu nguyên phụ liệu từ khá nhiều thị
trường nhưng với đề tài này, chúng ta chỉ tập trung nghiên cứu về thị trường chủ
yếu là thị trường Úc.
Phạm vi mặt hàng: Mặt hàng NK chủ yếu của công ty tại thị trường Úc là than hard
Oaky Creek Úc.
1.5. Đối tượng nghiên cứu
Quản trị quy trình nhập khẩu than nguyên liệu của Công ty cổ phần Năng lượng
Hòa Phát.
Tên công ty: Công ty cổ phần năng lượng Hòa Phát
Địa chỉ: Hiệp Sơn- Kinh Môn- Hải Dương
1.6. Phương pháp nghiên cứu
1.6.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
1.6.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
• Phương pháp quan sát, tổng kết thực tiễn
Trong thời gian thực tập tại công ty, em đã quan sát quá trình làm việc của các
nhân viên, đặc biệt chú trọng tới những nhân viên liên quan tới nghiệp vụ xuất nhập
khẩu và đã ghi chép lại cụ thể từng công việc và cách giải quyết vấn đề trong quá
trình thực hiện hợp đồng NK.
• Phương pháp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm
Trên cơ sở kiến thức được học, em đã tiến hành xây dựng các mẫu phiếu điều
tra trắc nghiệm và lựa chọn đối tượng phát phiếu điều tra. Phiếu điều tra bao gồm
3
nguyên liệu của Công ty cổ phần Năng lượng Hòa Phát từ thị trường Úc.
4
Chương 2: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ QUY
TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
2.1. Một số khái niệm cơ bản
2.1.1. Khái niệm hợp đồng nhập khẩu
Hợp đồng nhập khẩu là sự thỏa thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh
ở các quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là bên mua (bên nhập khẩu) có nghĩa
vụ nhận quyền sở hữu một tài sản nhất định gọi là hàng hóa do một bên khác gọi là
bên bán (bên xuất khẩu) cung cấp và thanh toán tiền hàng cho bên bán.
Bản chất của hợp đồng nhập khẩu là sự thỏa thuận của các bên ký kết hợp
đồng. Do đó hợp đông phải thể hiện ý chí sự thỏa thuận, không bị cưỡng bức, lừa
dối lẫn nhau và có những nhầm lẫn không thể chấp nhận được.
2.1.2. Khái niệm quản tri quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là quá trình bao gồm hoạch
định, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và giám sát, điều hành các hoạt động trong
quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhằm đạt được mục tiêu đề ra một cách
hiệu quả nhất. Nó đảm bảo việc thực hiện hợp đồng sẽ diễn ra đúng quy định và
đúng thời hạn của hợp đồng. Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao
gồm:
- Hoạch định, lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
- Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
- Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2. Một số vấn đề lý luận liên quan đến hợp đồng nhập khẩu và quản trị quy
trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2.1. Liên quan tới hợp đồng nhập khẩu
2.2.1.1. Đặc điểm hợp đồng nhập khẩu
Do có sự tham gia của các yếu tố nước ngoài nên hợp đồng nhập khẩu có các
đặc điểm khác biệt so với hợp đồng mua bán trong nước, đó là:
5
6
các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài”quy
định hợp đồng TMQT có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau:
Chủ thể của hợp đồng là bên mua và bên bán phải có đủ tư cách pháp lý. Chủ
thể bên nước ngoài là thương nhân và tư cách pháp lý của họ được xác định căn cứ
theo pháp luật của họ. Chủ thể bên Việt Nam phải là thương nhân được phép hoạt
động thương mại trực tiếp với nước ngoài (theo điều 6, Điều 16 của Luật thương
mại 2005 và Điều 13 của Nghị định 12).
Hàng hóa phải là những hàng hóa được phép xuất nhập khẩu. Vấn đề này
được nhà nước quy định theo từng thời kỳ và được chia làm 4 loại: Hàng hóa cấm
xuất nhập khẩu (đối với loại này muốn xuất khẩu hoặc nhập khẩu phải có giấy phép
đặc biệt của chính phủ); Hàng hóa xuất nhập khẩu có hạn ngạch; Hàng hóa xuất
nhập khẩu theo định hướng (hàng hóa được quản lý theo các bộ chuyên ngành);
Hàng hóa tự do xuất nhập khẩu (Điều 25 Luật thương mại 2005).
Mua bán hàng hóa quốc tế phải được thực hiện trên cơ sở hợp đồng văn bản
hoặc bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương (Điều 27 Luật thương mại
2005). Hợp đồng mua bán hàng hóa được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc
được xác lập bằng hành vi cụ thể. Đối với các loại hợp đồng mua bán hàng hóa mà
pháp luật quy định phải được lập thành giấy phép văn bản thì phải tuân theo các quy
định đó (Điều 24 Luật thương mại 2005).
Hợp đồng nhập khẩu phải có các nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bán
hàng hóa. Các nội dung chủ yếu đó là: Tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, bao
bì, đóng gói, giá cả, phương thức thanh toán, giao hàng và thời gian giao nhận hàng
(theo Điều 402 của Bộ Luật dân sự 2005).
2.2.1.4. Nội dung chủ yếu của hợp đồng nhập khẩu
Cấu trúc của một hợp đồng nhập khẩu gồm hai phần chính: phần trình bày
chung và phần nội dung chính của hợp đồng.
Phần trình bày chung: bao gồm các nội dung
- Số hiệu của hợp đồng (Contract No…)
- Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng
nguồn lực để thực hiện được các mục tiêu đó. Khi lập kế hoạch thực hiện hợp đồng
thường dựa vào các căn cứ: Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, điều kiện thực tế của
doanh nghiệp cũng như điều kiện môi trường chung và điều kiện thực tế của đối tác.
Trình tự lập kế hoạch bao gồm các bước:
8
- Chuẩn bị lập kế hoạch: thu thập các thông tin, phân tích yếu tố vĩ mô ảnh
hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu cũng như chính sách
của Nhà nước về hoạt động nhập khẩu. Đồng thời phân tích các yếu tố thuộc về
doanh nghiệp và đối tác, nghiên cứu và phân tích các nội dung của hợp đồng nhập
khẩu.
- Tiến hàng lập kế hoạch: xác định các chỉ tiêu cần đạt được, các nội dung công
việc, và lập kế hoạch cho từng nội dung công việc, tính toán thời điểm tiến hành,
kết thúc, phân bổ các nguồn lực và xác định cách thức tiến hành các công việc đó.
- Trình duyệt kế hoạch: Kế hoạch sau khi được lập phải được trình và bảo vệ
trước ban lãnh đạo và các phòng ban của doanh nghiệp.
b. Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Trên cơ sở thiết lập kế hoạch cụ thể: mục tiêu, thời điểm, cách thức tiến hành,
và sự phân bổ nguồn lực cần thiết, tiến hành tổ chức thực hiện hợp đồng. Tổ chức
thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm: Xin giấy phép nhập khẩu, mở L/C, làm thủ
tục hải quan, nhận hàng từ phương tiện vận tải, kiểm tra hàng nhập khẩu, khiếu nại
và giải quyết khiếu nại ( nếu có ).
• Xin giấy phép NK
Khi doanh nghiệp muốn nhập khẩu hàng hoá thì cần phải có giấy phép nhập
khẩu theo năm hoặc theo chuyến. Đây là một hình thức quản lý hoạt động nhập
khẩu của Nhà nước. Khi tham gia nhập khẩu bất cứ mặt hàng nào các doanh nghiệp
cần phải biết mặt hàng này có nằm trong diện được phép nhập khẩu hay không và
nếu có thì hàng hóa này có cần xin giấy phép nhập khẩu không. Điều này rất quan
trọng và cơ bản vì nó đảm bảo hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp là hợp pháp.
• Mở L/C
Thanh toán là một nội dung rất quan trọng trong hoạt động thương mại quốc
đặc điểm hàng hóa để đảm bảo an toàn cũng như tối ưu hóa chi phí. Hiện nay, ở
Việt Nam hầu hết hàng hóa XNK được vận chuyển bằng đường biển.
• Mua bảo hiểm hàng hóa
Tuỳ thuộc vào loại hàng hoá, loại phương tiện vận chuyển và điều kiện giao
hàng doanh nghiệp kinh doanh quốc tế phải phân tích nhu cầu bảo hiểm cho hàng
hoá và lựa chọn loại hình bảo hiểm cho phù hợp.
Theo pháp luật Việt Nam có 3 loại điều kiện bảo hiểm là:
Điều kiện A (bảo hiểm mọi rủi ro)
10
Điều kiện B (bảo hiểm có tổn thất riêng)
Điều kiện C (bảo hiểm mọi tổn thất)
Được sắp xếp theo mức giảm dần của phạm vi bảo hiểm.
Công ty xác định loại hình bảo hiểm: gồm có hợp đồng bảo hiểm chuyến và
hợp đồng bảo hiểm bao. Khi đã lựa chọn được điều kiện, loại hình bảo hiểm, tiến
hành lựa chọn công ty bảo hiểm và đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh toán
phí bảo hiểm nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm.
• Thanh toán
Hiện nay có nhiều phương thức thanh toán quốc tế khác nhau như: Thanh toán
bằng L/C, thanh toán bằng cách ghi sổ, thanh toán bằng phương thức nhờ thu,
phương thức chuyển tiền, bằng thư uỷ thác mua, thư bảo đảm trả tiền. Tuỳ vào quan
hệ giữa các doanh nghiệp và điều kiện riêng của các doanh nghiệp, có thể lựa chọn
một trong các phương thức thanh toán trên.
Trên thực tế, phương thức thanh toán được sử dụng nhiều nhất là phương thức
tín dụng chứng từ. Khi đó, việc đầu tiên và quan trọng đối với người nhập khẩu là
tiến hành mở L/C. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, cần theo dõi kỹ hợp đồng,
có phương pháp kiểm tra để đảm bảo sự chặt chẽ khi thanh toán.
• Làm thủ tục hải quan
Là các thủ tục cần thiết mà các doanh nghiệp nhập khẩu phải làm với cơ quan
Hải quan để:
- Khai báo với hải quan cửa khẩu về tình hình hàng hoá xuất nhập khẩu và
▪ Không được phép xuất nhập khẩu
Trách nhiệm của chủ hàng là phải nghiêm chỉnh thực hiện quyết định mà cơ quan
Hải quan đã đưa ra.
• Nhận hàng và kiểm tra hàng
Khi hàng hoá chuyển từ nước người bán sang nước người mua, các bên tuỳ
theo nghĩa vụ của mình mà thực hiện việc giao nhận hàng theo đúng các quy định
đã thoả thuận trong hợp đồng. Có nhiều phương tiện để nhận hàng nhập khẩu: nhận
hàng từ tàu biển, nhận hàng chuyên chở bằng container, bằng đường sắt, đường bộ
và đường hàng không trong đó mỗi phương thức vận chuyển có quy định riêng.
Trong quá trình giao nhận cần có sự kiểm tra kỹ lưỡng hàng hoá, tránh những rủi ro
về giao hàng không phù hợp với hợp đồng, giao hàng thừa, thiếu hoặc không đúng
quy cách phẩm chất…
12
• Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Khiếu nại là phương pháp giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện
hợp đồng, bằng cách các bên trực tiếp thương lượng nhằm đưa ra các giải pháp
mang tính pháp lý thỏa mãn hoặc không thỏa mãn các yêu cầu của bên khiếu nại.
Thông thường, người mua khiếu nại người bán trong các trường hợp sau:
- Giao hàng không đúng số lượng, trọng lượng, quy cách.
- Hàng giao không đúng phẩm chất, nguồn gốc như hợp đồng quy định.
- Bao bì, ký mã hiệu sai quy cách không phù hợp với điều kiện vận chuyển,
bảo quản làm hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
- Giao hàng chậm, cách thức giao hàng sai so với thỏa thuận giữa hai bên
như: chuyển tải hàng hóa, giao hàng từng phần.
- Không giao hàng mà không phải do trường hợp bất khả kháng gây ra.
- Không giao hoặc giao chậm tài liệu kỹ thuật không thông báo hoặc thông
báo chậm việc hàng đã giao lên tàu, không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ
các nghĩa vụ khác.
Để khiếu nại, người khiếu nại phải lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: Đơn khiếu
nại, bằng chứng về sự vi phạm và các chứng từ khác có liên quan. Khi nhận được
Hoạt dộng quản trị là nhằm hướng tất cả mọi nguồn lực theo mục tiêu chung, giúp
các bộ phận phối hợp với nhau một cách hợp lý, khoa học trên cơ sở đó đạt được
hiệu quả cao.
Hiện nay trong điều kiện hội nhập và toàn cầu hóa, mỗi quốc gia dù ít hay
nhiều đều tham gia hoạt động nhập khẩu. Hoạt động nhập khẩu là cầu nối giữa
người bán và người mua và nó đảm bảo lợi ích của cả hai bên. Để hoạt động nhập
khẩu được thực hiện hiệu quả, nhất thiết phải xây dựng và tổ chức thực hiện tốt các
hợp đồng. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là thực hiện một chuỗi các công việc kế
tiếp được đan kết chặt chẽ với nhau. Thực hiện tốt một công việc làm cơ sở để thực
hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng. Tuy nhiên trong thực tế có
nhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng gây ra những thiệt hại về
tài sản, gây mất mát uy tín trong kinh doanh và nhiều thua thiệt khác mà lúc xây
dựng hợp đồng không thể lường trước được. Do vậy, quá trị quản trình thực hiện
hợp đồng đóng một vai trò quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng.
2.3. Phân định nội dung nghiên cứu
14
2.3.1. Nghiên cứu kết quả hoạt động nhập khẩu của Doanh nghiệp
Việt Nam được biết đến là một quốc gia nhập siêu, chính vì vậy hoạt động NK
là vô cùng quan trọng. Để có thể NK được hàng hóa của các quốc gia trên thế giới
đòi hỏi các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế ở Việt Nam phải có kiến thức, sự nhạy
bén, am hiểu về các nghiệp vụ XNK. Do đó, nâng cao hiệu quả công tác quản trị
quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là vấn đề hết sức quan trọng đối với các
doanh nghiệp xuất nhập khẩu hiện nay.
Nghiên cứu quy trình nhập khẩu của doanh nghiệp, ta nghiên cứu về:
- Kim ngạch nhập khẩu
- Thị trường nhập khẩu
- Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu
- Phương thức nhập khẩu
- Tình hình thực hiện kế hoạch nhập khẩu
15
tỷ đồng, tạo cơ hội việ làm cho khoảng 300 lao động. Khi hoàn thành giai đoạn 2,
nhà máy sẽ nâng mức doanh thu mỗi năm lên gấp đôi, tạo việc làm cho gần 500 lao
động.
Thị trường than cốc của Công ty được xác định chủ yếu cung cấp cho Khu liên
hợp Sản xuất Gang thép của Tập đoàn đang triển khai tại Kinh Môn, Hải Dương.
Lượng sản phẩm than cốc còn lại khảng 200.000 tấn mỗi năm sẽ hướng tới phục vụ
xuất khẩu và nhu cầu nội địa.
Cơ cấu tổ chức của công ty:
Đứng đầu là giám đốc công ty là người đứng đầu và chịu trách nhiệm về mọi
hoạt động của công ty, tiếp theo đó là 2 phó giám đốc (phó giám đốc về tài chính và
phó giám đốc về sản xuất) và các phòng ban trong công ty: Phòng kinh doanh,
phòng kỹ thuật, phòng hành chính nhân sự, phòng tài chính kế toán…
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức Công ty cổ phần năng lượng Hòa Phát
17
PHÓ GIÁM ĐỐC
(Về sản xuất)
PHÓ GIÁM ĐỐC
(Về tài chính, KD)
Các
phân
xưởng
Kho
Vận
Phòng
Hành
Chinh
Phòng
Kế
Toán
Phòng
triển Việt Nam (VDB), chi nhánh Hải Dương ký hợp đồng tín dụng cho giai đoạn 2
nhà máy than cốc và nhiệt điện Hòa Phát. Hợp đồng do Cơ quan Hợp tác Quốc tế
Nhật Bản JICA tài trợ có trị giá 319 tỷ đồng, lãi suất ưu đãi 9,6%/ năm và thời hạn
15 năm.
Năng lượng Hòa Phát đã trở thành doanh nghiệp đầu tiên tại Việt Nam tiếp
cận được nguồn vốn vay này do đây là dự án tiết kiệm năng lượng, sử dụng hiệu
quả năng lượng tái tạo, có báo cáo kiểm toán năng lượng của cơ quan chức năng và
tính khả thi thu hồi vốn hiệu quả.
Giai đoạn 2 được hoàn thành và đi vào hoạt động từ ngày 20/06/2011, góp
phần nâng tổng sản lượng sản xuất của toàn nhà máy lên 700.000 tấn cốc và công
18
suất phát điện đạt 37MW, tăng sản lượng than cốc xuất khẩu và lợi nhuận cho công
ty.
Bảng 3.1 : Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giai đoạn 2009-
2011
( Đơn vị : VND)
Năm
Chỉ tiêu
2009 2010 2011
Doanh thu thuần
27.483.982.019 2.292.615.000.972 3.438.994.008.294
Lợi nhuận sau thuế
-11.840.594.624 410.703.003.836 207.354.093.114
( Nguồn: Báo cáo tổng kết tình hình kinh doanh trong các năm 2009-2011)
Nhìn vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gần
đây ta thấy tình hình kinh doanh Công ty cổ phần Năng Lượng Hòa Phát khá ổn
định và có chiều hướng tăng lên rất nhanh qua các năm.
Tuy nhiên, năm 2009 lợi nhuận sau thuế của Công ty âm, có điều này là do
Công ty mới thành lập, chi phí đầu vào cho máy móc thiết bị kỹ thuật lớn. Ngoài ra,
do công ty mới được thành lập và đi vào hoạt động kinh doanh nên chưa có nhiều
cầu (3)
Còn
thiếu sót
(2)
Kém
(1)
Điểm
đánh
giá
trung
bình
SP TL
(%)
SP TL
(%)
SP TL
(%)
SP TL
(%)
SP TL
(%)
Lập kế hoạch thực
hiện hợp đồng NK
5 50 5 50 0 0 0 0 0 0 4.5
Tổ chức thực hiện
hợp đồng NK
1 10 6 60 2 20 1 10 0 0 3.5
Giám sát và điều
hành thực hiện hợp
đồng
Nhu cầu hàng hóa phải ghi mã số theo catalogue hoặc theo bản chào hàng (nếu
có) và có mã số công ty. Và phải được Phòng kế hoạch kiểm tra tồn kho, xác nhận
nhu cầu kèm theo chữ kỹ và phê duyệt của Tổng giám đốc.
3.3.2 Thực trạng tổ chức hợp đồng nhập khẩu
21
Theo kết quả điều tra cho thấy công tác tổ chức thực hiện hợp đồng NK than
của công ty đạt 3.5 /5 điểm. Nnhìn chung là đạt yêu cầu, tuy nhiên trong một số
nghiệp vụ tác nghiệp vẫn còn những hạn chế và thiếu sót nhất định.
Do công ty lựa chọn NK chủ yếu theo điều kiện CFR và thanh toán bằng
phương thức tín dụng chứng từ nên quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của
công ty thường được tiến hành theo trình tự sau:
• Xin giấy phép nhập khẩu
Do mặt hàng than là một trong những mặt hàng thuộc nhóm không bị đánh
thuế nhập khẩu, chính vì thế công ty Năng Lượng Hòa Phát không phải làm thủ tục
xin cấp giấy phép NK. Đây cũng được coi là một lợi thế đối với công ty, giúp công
ty tiết kiệm được thời gian và chi phí hơn.
• Mở L/C
100% các phiếu điều tra cho rằng phương thức thanh toán chủ yếu của công ty
là thư tín dụng (L/C).
Sau khi ký kết hợp đồng hoặc ngay sau khi được phê duyệt hợp đồng NK từ
Giám đốc thì phòng XNK sẽ soạn ra yêu cầu mở L/C và chuyển hồ sơ mở L/C cho
phòng Kế toán. Sau đó phòng Kế toán căn cứ vào tình hình sử dụng vốn của công ty
và các điều khoản của hợp đồng để tiến hành mở L/C theo đúng thời hạn đã lựa
22
Mở L/C
Mua bảo hiểm
Thanh toán
Nhận hàng và
kiểm tra hàng
Làm thủ tục hải
nhất lựa chọn cơ sở giao hàng và hình thức vận tải phù hợp để vận chuyển. Đối với
mặt hàng than, là một mặt hàng với khối lượng vận chuyển lớn và cũng đòi hỏi tính
bảo quản cao. Chính vì vậy, phương thức vận tải chính của công ty là vận tải bằng
đường biển nhằm tiết giảm chi phí, đảm bảo an toàn.
• Mua bảo hiểm cho hàng hóa
Về phần mua bảo hiểm, các hợp đồng mua than hard Úc Oaky thường được ký
theo điều kiện CFR nên trách nhiệm mua bảo hiểm thuộc về công ty Năng Lượng
Hòa Phát. Do công ty cũng có quen biết làm ăn với một số hãng bảo hiểm lớn, uy
tín như PVI, PJICO nên việc mua bảo hiểm tương đối thuận lợi. Các hợp đồng mua
23
bảo hiểm thường với giá trị lớn, khoảng 5-8 triệu USD, tỷ lệ bảo hiểm là 0,05% giá
trị lô hàng với điều kiện bảo hiểm được mua theo đặc trưng của bảo hiểm ngành
than nhằm hạn chế tương đối những rủi ro có thể xảy ra.
• Làm thủ tục hải quan NK
Khi có thông tin lô hàng sắp về cập cảng thì Năng Lượng Hòa Phát sẽ tiến
hành làm thủ tục Hải quan để nhập lô hàng.
Đối với mặt hàng than nguyên liệu, hoạt động nhập khẩu không thuộc danh
mục cấm hay hạn chế của chính phủ nên không cần phải xin giấy phép nhập khẩu,
mà chỉ cần tiến hành bình thường. Các giấy tờ công ty chuẩn bị để nhập khẩu mặt
hàng than nguyên liệu gồm:
- Tờ khai nhập khẩu (bản lưu hải quan và người khai hải quan).
- Mẫu tờ khai tính thuế (nếu nhập kinh doanh) hoặc mẫu liệt kê thành phần
nhập khẩu (nếu nhập xuất khẩu).
- Bản copy sao y chứng nhận bảo hiểm.
- Bản copy sao y hóa đơn thương mai.
- Bản copy sao y vận đơn.
- Hợp đồng sao y.
- Chứng thư chất lượng hàng ở cảng bốc (bản sao y)
- Công văn nợ chứng từ gốc (nếu chưa có vận đơn và hóa đơn thương mại
gốc).
Đối với thanh toán hiện nay, có thể nói L/C là phương thức thanh toán tối ưu
nhất, đảm bảo an toàn cho cả đôi bên. Chính vì thế phương thức thanh toán chủ yếu
của công ty dùng là mở L/C Với những đối tác làm ăn quen thuộc, uy tín thì sau
khi hợp đồng được ký kết thì tiến hành mở L/C để bên bán chuẩn bị thủ tục thuê tàu
và load hàng. Ngân hàng mở L/C của công ty là Vietcombank Hà Nội,
Viettinbank
Về việc thanh toán L/C, sau khi load hàng lên tàu, khách hàng sẽ chuẩn bị bộ
chứng từ để đòi tiền ngân hàng công ty. Bộ chứng từ đươc xuất trình trong thời hạn
nhất định theo quy định trong L/C, thường là 21 ngày sau ngày giao hàng. Nếu bộ
chứng từ hoàn toàn hợp lệ, ngân hàng sẽ trích từ tài khoản được chỉ định của công
ty để thanh toán cho bên đối tác Úc. Sau đó, ngân hàng sẽ thông báo cho công ty,
yêu cầu công ty thanh toán tiền hàng và phí mở L/C và phí mở L/C để nhận bộ
chứng từ đi nhận hàng về. Trường hợp bộ chứng từ có sai sót, ngân hàng sẽ thông
báo cho công ty. Nếu công ty thấy những sai sót đó không ảnh hưởng đến quá trình
nhận hàng thì có thể chấp nhận thanh toán. Còn nếu công ty không đồng ý thì ngân
hàng mở L/C từ chối thanh toán và điện sang ngân hàng XK đề nghị bên bán làm lại
bộ chứng từ gửi hàng.
• Khiếu nại
Các hợp đồng công ty ký kết hầu hết qua fax, liên lạc qua email, nhằm tiết
kiệm thời gian và chi phí . Nhưng việc thực hiện hợp đồng diễn ra rất thuận lợi, rất
25
Copyright: Tài liệu đại học ©