MỘT SỐ U CẦU ĐỐI VỚI LỜI NĨI CƠNG VỤ
Nguyễn Thị Ngọc Hân
Ngôn ngữ là hệ thống các ký hiệu âm thanh đặc biệt của các thành viên
trong cùng một cộng đồng người. Nó là công cụ để tư duy, công cụ để giao tiếp
của con người.
Ngôn ngữ có 2 chức năng
- Phương tiện để giao tiếp: ngôn ngữ là công cụ giao tiếp chủ yếu của con
người. Ngôn ngữ làm cho người ta có thể hiểu nhau và tổ chức nhau lại để cùng
hành động trong cuộc đấu tranh với lực lượng thiên nhiên, đấu tranh xã hội, tổ
chức sản xuất kinh doanh.
- Phương tiện để tư duy: giao tiếp bằng ngôn ngữ chỉ có thể giúp người ta
trao đổi tư tưởng, tình cảm với nhau nếu bản thân ngôn ngữ tàng trữ những kinh
nghiệm, tư tưởng, tình cảm của con người. Trong thực tế ng
ười ta có thể nói một
mình, đọc một mình hoặc viết ra giấy một mình mà không nhằm trao đổi với ai,
có thể suy nghó thầm lặng mà không phát ra lời.
Trong hai chức năng này thì chức năng giao tiếp nổi bật hơn cả. Trong giao
tiếp, bên cạnh giao tiếp không lời, thì ngôn ngữ thành lời là giao tiếp chủ yếu.
Song việc giao tiếp bằng lời nói phụ thuộc nhiều vào hoàn cảnh, điều kiện,
mục tiêu và tính chất khác nhau của giao tiếp.
Trong hoạt động hành chính - công vụ việc giao tiếp thành lời hay
lời nói công vụ có những yêu cầu sau:
- Ngắn gọn:
Lời nói công vụ thường mang tính hiệu lực, không cho phép khoa trương
hình thức nên không được nói nhiều lời, ý trùng lặp, không dùng câu thừa, chữ
thừa.
Thí dụ: Trong báo cáo tại một cuộc họp, một đại biểu phát biểu: “Đòa bàn
phường 3 quận B là một vùng trũng, là nơi tập trung lượng nước từ các nguồn
nước thoát từ khu vực trung tâm quận, đây là nơi hứng các rác rưởi, các cặn bã
từ các quận xung quanh thải ra, do đó khi trời mưa nơi đây thường xảy ra nạn
ngập nước tại nhiều khu vực làm ảnh hưởng đến môi trường sống, sinh hoạt của

bắn Nguyễn Văn A đưa ra” Câu này có thể dẫn đến nhiều cách hiểu khác nhau.
Vì vậy, để biểu thò ý của mình, người nói sẽ phát biểu là “ Mọi người xem khẩu
súng mà xạ thủ Nguyễn Văn A đưa ra”
- Chính xác:

2
Sự chính xác của lời nói từ xa xưa đã được coi là những thuộc tính và yêu cầu
quan trọng hàng đầu của lời nói. Aristote đã từng viết “Phẩm chất của lời nói là
phát ngôn phải rõ ràng và không hạ đẳng” đã cho thấy rằng lời nói không rõ
ràng sẽ không đạt được mục tiêu. Điều này lại càng đặc biệt quan trọng đối với
lời nói công vụ khi mà lời nói công vụ phát ra các mệnh lệnh hoặc thông tin đòi
hỏi mọi người chỉ có một cách hiểu duy nhất, không cho phép có nhiều cách
hiểu, cách giải thích khác nhau.
Lời nói công vụ nếu phát ra không chính xác có thể gây tác hại lớn hơn trong
các lónh vực khác.
Thí dụ: ”Đây là chính kiến của ủûy ban nhân dân phường về tranh chấp lối đi
chung”. Nói như vậy không chính xác vì chính kiến là ý kiến về vấn đề chính trò.
Câu trên thực ra tác giả của nó chỉ muốn nói “Đây là ý kiến chính thức của y
ban nhân dân phường về vấn đề tranh chấp lối đi chung”.
Tình trạng chung hiện nay trong khi nói, người thi nhành công vụ ít chú ý
phân biệt một số các từ phát âm gần giống hoặc nghóa gần giống nhau như yếu
điểm, điểm yếu, nhược điểm, khuyết điểm hay thông báo, thông cáo, bá cáo,
báo cáo.
Chúng ta thử xét câu nói này “ ủûy ban phường đã huy động trong dân là
25.000.000 đồng, xin hỗ trợ cấp trên là 275.000.000đồng.” Nói như vậy không
phản ảnh đúng ý đồ của người nói, phải nói lại là xin cấp trên hỗ trợ. Vậy thì
một vấn đề tiếp tục đặt ra là khi nói vò trí từ trong câu nói cũng có ý nghóa quan
trọng. Chỉ cần thay đổi vò tri các từ trong câu nói thì nghóa của câu đã thay đổi
theo
- Tính có hiệu lực:

trong tâm lý người nghe khiến họ không tôn trọng mệnh lệnh.
Thí dụ cán bộ công chức không thể nói như thế này:-“ Đến có việc gì?
Nói nhanh, mất thì giờ. Ai hơi đâu mà hầu mấy người”.
Cán bộ, công chức phải sử dụng các câu sau : “Chúng tôi có thể giúp gì
ông/ bà không ạ? Cám ơn ông/ bà đã có thông tin phản hồi. Cám ơn đã đến làm
việc với chúng tôi. Xin chào. Xin cám ơn”
Tóm lại như ông cha chúng ta đã nói “ Lời nói không mất tiền mua, lựa lời
mà nói cho vừa lòng nhau”. Qua đó chúng ta thấy trong hoạt động hành chính
cần phải giao tiếp thành lời. Những giao tiếp này có những yêu cầu riêng của nó
mà mỗi cán bộ - công chức cần phải nắm rõ để giao tiếp trong hoạt động nơi
công sở làm sao để “ Vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi”.

4