Quản lý chương trình hội nhập vào môi trường làm việc
Sau khi đã bỏ ra khá nhiều thời gian và công sức cho đợt tuyển dụng, cuối cùng cũng đã
có trong tay những nhân viên mới đầy tiềm năng và tổ chức hy vọng rằng đây sẽ là nguồn nhân
lực quý giá đảm bảo sự thành công trong tương lai. Tuy nhiên, một khâu quan trọng mà bạn
không nên xem nhẹ là công tác "hậu tuyển dụng".
Những tổ chức biết quan tâm đến giai đoạn nhạy cảm này sẽ giảm thiểu tỷ lệ bỏ việc ở
nhân viên mới. Điều này đồng nghĩa với việc công ty sẽ tiết kiệm được đáng kể các chi phí dành
cho việc tuyển dụng.
Quá trình hội nhập là cực kỳ quan trọng không chỉ cho nhân viên mới mà ngay cả cho
những nhân viên đang làm việc cho công ty. Ấn tượng về những ngày đầu tiên làm việc cho công
ty sẽ là những kỷ niệm khó phai mờ với nhiều người. Vì vậy, tổ chức nên có chương trình đón
tiếp nhân viên mới sao cho đáng nhớ và trân trọng.
I. Lý thuyết về hội nhập
1. Khái niệm, mục đích của chương trình hội nhập vào môi trường làm
việc
1.1.Khái niệm
Hội nhập vào môi trường làm việc là một chương trình nhằm giúp cho người lao động
mới có điều kiện tìm hiểu thêm các thông tin về tổ chức mà họ làm việc có liên quan đến
chính sách, quy định, phúc lợi…Đồng thời cũng giúp cho người lao động mới có điều
kiện làm quen với môi trường làm việc mới, tránh những sai sót ban đầu có thể xảy ra.
1.2.Mục đích
• Làm cho nhân viên mới dễ thích ứng với tổ chức
Làm cho nhân thích ứng với tổ chức chính thức và tổ chức phi chính thức
- Chính thức có nghĩa là tổ chức đó muốn nhân viên mới có năng suất càng
sớm càng tốt
- Phi chính thức có nghĩa là nhân viên đó được đồng nghiệp chào hỏi với
bàn tay rộng mở. Nếu thực hiện không khéo thì nhân viên đó sẽ bị nhân
viên cũ đùa cợt, chế diễu theo kiểu “ma cũ bắt nạt ma mới”.
Thường các nhân viên nghỉ việc trong vai tháng đầu các giai đoạn khác do một số
nguyên nhân:
- Do thất bại trong chương trình hội nhập bởi vì nhân viên mới cảm thấy

có một hay hai nhân viên mới vào làm việc trong một công ty nhỏ. Tuy nhiên, không
phải công ty nhỏ nào cũng áp dụng chương trình kiểu này, và cũng không phải công
ty lớn nào cũng áp dụng chương trình chính quy, nghi thức. Tất cả còn tùy thuộc vào
từng tình huống cụ thể. Trong phần này, chúng tôi sẽ đề cập chương trình hội nhập
vào môi trường làm việc bài bản, nghi thức.
Dù là tổ chức thuộc loại hình nào thì chương trình chính quy bao giờ cũng bao gồm
hai mức độ: chương trình hội nhập trên bình diện toàn công ty và chương trình thuộc
về bộ phận phòng ban chuyên môn nơi cá ứng viên mới sẽ trực tiếp làm việc. Các giai
đoạn của chương trình hội nhập vào môi trường làm việc cũng theo thứ tuwh trên, và
sau cùng là giai đoạn theo dõi đánh giá.
Lập kế hoạch hội nhập
Hội nhập tổng quát
Hội nhập chuyên môn
Theo dõi và đánh giá
Đóng góp, đáng giá
2.1. Xây dựng kế hoạch
- Đối tượng được đào tạo
- Mục tiêu đào tạo nhân viên
- Các chương trình đào tạo nhân viên
- Ngân quỹ cho đào tạo nhân viên
- Cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho đào tạo nhân viên
2.2. Hội nhập tổng quát
 Đảm nhiệm: Bộ phận nhân sự.
 Mục đích:
 Tổng quát về công ty, về chính sách, thủ tục, lương bổng, phúc lợi, an toàn lao động,
tương quan với công đoàn, cơ sở vật chất hạ tầng, và các yếu tố kinh tế.
 Giảm nỗi lo lắng cho nhân viên mới.
 Giúp cho công ty không bị nhân viên khiếu nại vô cớ hoặc khiếu nại là họ không biết
nên làm sai.
 Nội dung

=> Làm cho nhân viên làm việc hăng say, có năng suất , hứng thú trong công việc.
- Giúp nhân viên mới làm quen với các đồng nghiệp trong công ty , tạo không khí thân
thiện trong đơn vị
 Nội dung:
Trong giai đoạn này, bộ phận nhân sự sẽ trang bị cho nhân viên mới thông tin về chức năng của
bộ phận phòng ban, nhiệm vụ trách nhiệm với công việc, thủ tục, chính sách luật lệ và quy định.
• Chức năng của bộ phận phòng ban:
- Mục đích và các mục tiêu ưu tiên hiện nay
- Cơ cấu tổ chức
- Các hoạt động
- Mối tương quan với các phòng ban khác
- Mối tương quan giữa các công việc bộ phận trong phòng ban
• Nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc :
- Giải thích chi tiết công việc dựa vào bản mô tả công việc hiện tại và các kết quả
mong đợi
- Giải thích tại sao công việc đó là quan trọng , mối tương quan của nó với các công
việc khác
- Thảo luận các vấn đề khó khăn thường gặp và cách khắc phục
- Thời gian làm việc
- Nhu cầu giờ phụ trợ
- Phân công công việc thêm : thay đổi nhiệm vụ để thay thế một nhân viên vắng mặt
- Các vấn đề liên quan đến dụng cụ
- Các loại dịch vụ hỗ trợ và làm thế nào để được hỗ trợ
- Mối tương quan với thanh tra nhà nước
• Chính sách , thủ tục , điều lệ và quy định
- Các luật lệ nguyên tắc với công việc
- Xử lý trường hợp cấp bách
- An toàn lao động và phòng ngừa tai nạn
- Tường trình các sự cố và tai nạn
- Các tiêu chuẩn vệ sinh

phận nhân sự sẽ kiểm tra xem công ty đã thực hiện đầy đủ chương trình này chưa . Cấp
quản trị trực tiếp không nên yêu cầu nhân viên mới nếu gặp chuyện gì khó khăn thì ghe
qua , mà nên theo dõi động viên nhân viên mới , sẵn sàng trả lời bất kì câu hỏi nào gặp
phải ngay tại thời điểm kiểm tra .
Bảng đánh giá :
Danh mục Có Không
1. Bạn đã giới thiệu tóm tắt về doanh nghiệp chưa ?
2. Bạn đã giới thiệu sơ đồ cơ cấu tổ chức chưa
3. Bạn trao cẩm nang cho nhân viên chưa ?
4. Bạn đã giải thích công việc chưa
5. Bạn đã giới thiệu nhân viên mới với các dồng nghiệp chưa?
6. Bạn đã bố trí giới thiệu nơi làm việc cho nhân viên mới
chưa ?
7. Bạn đã có lời thông báo chào đón chưa?
8. Bạn có bảng danh mục HNVMLV không và bạn đã hoàn
thành các mục trong đó chưa ?

 Mục đích :
Đánh giá xác định xem chương trình có đáp ứng nhu cầu của công ty và của nhân
viên mới hay không , tìm cách cải tiến tạm thời .
 Thực hiện :
Bộ phận nhân sự phối hợp bộ phận phòng ban :
- Yêu cầu nhân viên mới điền vào bảng câu hỏi mà không kí tên
- Phỏng vấn các nhân viên mới ngẫu nhiêu
- Có các buổi thảo luận nhóm với các nhân viên mới để thích ứng công việc .
- Đánh giá và điều chỉnh lại chương trình hội nhập cho phù hợp với người nhân viên
mới đó.
3. Các yếu tố tác động đến quá trình hội nhập.
3.1. Nhân tố thuộc về doanh nghiệp
• Ngân sách đào tạo

tiêu đã đề ra.
• Điều kiện tổ chức công tác đào tạo
Yếu tố này là một nhân tố có ảnh hưởng không nhỏ đến phương pháp đào tạo. Đây là
điều kiện cần thiết để phục vụ cho công tác đào tạo nhân viên. Mỗi phương pháp đào tạo
đòi hỏi các phương tiện hỗ trợ phù hợp, nên nếu thiếu chúng thì công việc giảng dạy khó
có thểđạt được mục đích đề ra. Ví dụ, với những doanh nghiệp chuyên về may mặc, giầy
da, hàng thủ công mỹ nghệ thì đào tạo tại chỗ và đào tạo nghề là thích hợp nhất, phù hợp
với trình độ cũng như yêu cầu của công việc, người lao động không phải nghỉ làm, vẫn
được chấm lương và vẫn có thể học nghiệp vụ. Với những doang nghiệp làm thương mại,
dịch vụ, tư vấn…. Nhân viên có trình độ chuyên môn nhất định, nếu doanh nghiệp có khả
năng tổ chức các lớp học chuyên môn nghiệp vụ tại doanh nghiệp là một điều rất tốt tuy
nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng cóđiều kiện mở lớp tại doanh nghiệp hoặc mời
giảng viên về giảng tại doanh nghiệp cho nhân viên, nhiều doanh nghiệp đã cử nhân viên
đi học các khoá học ngắn hạn ở các trung tâm hoặc trường đại học ở bên ngoài.
3.2. Nhân tố thuộc về người lao động
• Đối tượng được đào tạo
Đối tượng đào tạo khác nhau cần phải có các hình thức và phương pháp đào tạo khác
nhau. Chẳng hạn để đào tạo nhân viên có thể sử dụng các phương pháp: kèm cặp, đào tạo
nghề dụng cụ mô phỏng… Để đào tạo nhà quản trị có thể sử dụng các phương pháp:
nghiên cứu tình huống, mô hình ứng xử, nhập vai, luân phiên công việc.
• Độ tuổi
Độ tuổi của nhân viên cũng ảnh hưởng không nhỏ đến công tác đào tạo. Với những nhân
viên trẻ tuổi, nhân viên dễ tiếp thu những kiến thức từ các khoá học cả trong doanh
nghiệp cũng như bên ngoài doanh nghiệp do những nhân viên trẻ có khả năng tiếp thu
kiến thức nhanh, cập nhật thông tin thường xuyên cho nên dễ dàng tiếp xúc với công
nghệ mới, quan niệm kinh doanh và làm việc mới.
• Mong muốn, nguyện vọng sau khi học xong
Trong doanh nghiệp nhu cầu đào tạo của mỗi người là khác nhau, điều đó tuỳ thuộc vào
phẩm chất, năng lực, ý chí phấn đấu vươn lên và cả điều kiện cá nhân của họ khi làm việc
tại doanh nghiệp. Do đó để xác định chính xác nhu cầu đào tạo từ đó triển khai thực hiện

COMPANY viết tắt là Công ty cổ phần gỗ GAGO.,JSC với trụ sở chính ở số 7/29 Văn Chương2,
Phố Khâm Thiên, phường Văn Chương, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội. Công ty cổ phần gỗ
GAGO là nhà phân phối độc quyền sản phẩm sàn gỗ công nghiệp của tập đoàn Dongwha – một
tập đoàn với trên 60 năm kinh nghiệm sản xuất sản phẩm từ gỗ công nghiệp và là một trong
những nhà sản xuất sàn gỗ công nghiệp hàng đầu thế giới
Mặc dù mới được thành lập vào tháng 2/2002 nhưng đến nay Công ty cổ phần gỗ GAGO
đã có hệ thống phân phối chính tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh với hơn 100 đại lý lớn
nhỏ, tuy còn non trẻ nhưng đây cũng là một trong những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả.
Qua quá trình phát triển và trưởng thành GAGO.,JSC Đã có những thành tựu đáng kể
trên thị trường sàn gỗ. Là một nhà tiên phong trong lĩnh vực sàn gỗ công nghiệp tại Việt Nam.
Công ty cổ phần gỗ GAGO đã khẳng định được vị trí của mình trên thương trường đó là 3 năm
liền đạt danh hiệu “Hàng Việt Nam chất lượng cao” do người tiêu dùng bình chọn (2004,
2005,2006), huy chương vàng hội chợ “Xuất nhập khẩu và tiêu dùng”…
Sản phẩm chính của GAGO.,JSC là ván lát sàn công nghiệp, được sử dụng cho nhiều
mục đích khác nhau: lát sàn nhàở, showroom, khách sạn, nhà hàng, công trình công cộng, sàn thi
đấu thể thao, phòng tập luyện đa năng…
1.2.Cơ cấu bộ máy của Công ty cổ phần gỗ GAGO
Cơ cấu tổ chức:
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH GAGO HÀNỘI
PHÓ GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH GAGO TP.HỒ CHÍ MINH
PHÒNG KINH DOANH
PHÒNG KẾ TOÁN
PHÒNG KINH DOANH
PHÒNG KẾTOÁN
NHÓM MARKETING
NHÀ KHO
BỘ PHẬN VẬN TẢI
NHÓM MARKETING
NHÀ KHO

- Các hoạt động kinh doanh chủ yếu: Thưong mại
- Thị trường chủ yếu: Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh
2. Quản lý chương trình đào tạo hội nhập nhân viên tại Công ty cổ phần gỗ
GAGO (Vị trí: Nhân viên bán hàng)
2.1. Chịu trách nhiệm chính:
1. Ban Điều hành
- Giới thiệu định hướng Công ty
- Mô hình hoạt động
- Văn hóa doanh nghiệp, giá trị cốt lõi.
2. Giám đốc nhân sự
- Giới thiệu nhân sự,cầu nối tâm lý giữa NS
mới và các bộ phận, phòng ban chức năng.
Hướng dẫn nội quy, các quy định chi tiết về
giao tiếp, bảo mật.
- Thiết bị, công cụ làm việc, hướng dẫn sử dụng
- Các chính sách, chế độ của Công ty
- Các vấn đề đánh giá, khen thưởng, kỷ luật,
chấm dứt.
- Sổ tay nhân sự
3. Cấp quản lý chuyên môn
- Giới thiệu nhân sự phòng ban
- Bản mô tả công việc
- Hướng dẫn công việc
- Chỉ tiêu
- Các quy định liên quan nghiệp vụ
- Chính sách hỗ trợ, phối hợp, tương tác các
thành viên phòng ban
4. Các đồng nghiệp cùng
phòng ban
- Theo phân công cụ thể của cấp quản lý

hiểu lẫn nhau.
c) Hội nhập chuyên môn (Bán hàng)
 Hoạt động:
- Trao đổi về mục đích làm việc của bộ phận bán hàng, phương châm và chính sách hướng
tới mục tiêu, kế hoạch.
- Giới thiệu về thành viên trong bộ phận
- Tour vòng quanh khu làm việc
- Trưởng phòng ban chịu trách nhiệm lập Bản Danh sách theo dõi những công việc và
công đoạn cần làm trong quá trình hướng dẫn nhân viên mới.
 Mô tả công việc của nhân viên bán hàng:
- Giao tiếp khách hàng và kỷ năng về sản phẩm: Nắm tất cả các kỷ năng về sản phẩm như:
chất liệu, màu sắc, kiểu dáng, tính năng Giao tiếp khách hàng theo tài liệu đã huấn
luyện.
- Trưng bày hàng hoá: Luôn luôn đảm bảo sào kệ luôn gọn gàng và tươm tất (dựa vào
bảng hướng dẫn trưng bày).
- Xuất bán: Thường xuyên có mặt tại khu vực trưng bày để giúp khách hàng lựa chọn sản
phẩm. Theo dõi tốc độ tiêu thụ của mỗi mã hàng và báo cáo chi tiết số lượng hàng cách 2
ngày/ lần.
- Xuất trả: Căn cứ vào mức độ tiêu thụ và ý kiến khách hàng cũng như thời gian tồn hàng ,
nhân viên bán hàng sẽ lên bảng kê xuất trả hàng về kho đối với những sản phẩm không
còn phù hợp ( tứ sản phẩm bị lỗi, hỏng hóc, dơ, không còn được ưa chuộng, bán
chậm……). Sau đó nhân viên sẽ làm việc trực tiếp với cửa hàng trưởng về bảng kê xuất
trả và báo cáo về công ty.
- Kiểm hàng tồn: Đếm số lượng theo mã, mod tại từng bộ phận và tổng kết cho ra số tổng
tồn. Phải luôn đảm bảo độ chính xác và tính trung thực trong việc kiểm hàng.
- Bảo quản hàng hoá: Các nhân viên có nhiệm vụ luôn chăm chút hàng hoá, giữ gìn vệ
sinh sản phẩm, hướng dẫn khách hàng xem, kiểm tra sản phẩm đúng cách. Báo cáo ngay
với cửa hàng trưởng khi phát hiện ra các hiện tượng mất mát, cố ý phá hoại sản phẩm.
- Các thông tin khác: Cập nhật thông tin về thông tin sản phẩm mới: from sản phẩm, chất
liệu, màu, sắc, kiểu dáng… Thống kê về lượng khách hàng tại cửa hàng và (khách xem ,

không?
Tại lớp học, giảng viên tiến hành phân tổ, nhóm để thực hiện hoạt động tranh luận với
các tình huống đãđược chuẩn bị. Kết thúc buổi trao đổi thảo luận giữa các cá nhân, giảng viên có
thể mời một số thành viên có những ý kiến hay lên đóng vai, trao đổi trước lớp.
Vai trò của giảng viên và học viên trong lớp học tình huống
Thời điểm Giảng viên Học viên
Trước khoá học
Nghiên cứu tình huống
Chuẩn bị các tình huống cá
nhân
Chuẩn bị hoạt động, trò chơi
Tham khảo qua cấp trên, quản
lý bán hàng
Trong khoá học
Giảng về lý thuyết chung Nghe và tiếp nhận ý kiến
Giao tình huống và tài liệu Nêu tình huống, nhập tình
huống vào bài tập đội bạn
Hướng dẫn thảo luận tình
huống
Tham gia thảo luận tình huống
theo nhóm
Cuối khoá học
Đánh giá và ghi nhận sự tham
gia của học viên
So sánh phân tích ý kiến của
bạn cùng lớp.
Phân tích làm rõ vấn đềđược
trao đổi, thảo luận
Nhận thức vấn đề và nội dung
quan trọng đã học trên lớp

môn
Hoàn thành công việc được giao,
cơ bản đạt chất lượng và đúng hạn
2
Khả năng nắm bắt
công việc
Tiếp thu và trình bày ý tưởng thực
hiện công việc
3
Khả năng học hỏi
trong công việc
Tiếp nhận kiến thức, kỹ năng làm
việc từ đồng nghiệp
4
Ý thức tổ chức kỷ
luật
Ý thức tôn trọng kỷ luật lao động,
thực hiện các nội quy, quy chế của
Công ty
Ý KIẾN CỦA CÁ NHÂN: Có Không
 Công việc được giao có phù hợp với khả năng
trình độ và sở trường?
 Có yên tâm công tác và gắn bó lâu dài với Công ty
 Ý kiến khác: ……………………………
Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ CỦA
NGƯỜI HƯỚNG DẪN
(Ký và ghi rõ họ và tên)
Ý KIẾN CỦA TRƯỞNG
BỘ PHẬN
(Ký và ghi rõ họ và tên)

Công ty nên đào tạo nhân viên kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, giúp cho họ một định hướng
đúng đắn khi làm việc. Đối với nhân viên bán hàng thì họ phải hiểu bán hàng là gì, Chức năng và
nhiệm vụ của nhân viên bán hàng, nhân viên bán hàng sẽđược gì trong công việc, nhân viên bán
hàng phải có những kỹ năng bán hàng nào thông qua các kỹ năng giao tiếp với khách hàng, lựa
chọn các phương thức va thủ thuật bán hàng nào cho hợp lý.
Vì phương pháp đào tạo chủ yếu của Công ty cổ phần gỗ GAGO là đào tạo trong công việc, sử
dụng nhân viên mới kèm nhân viên cũ cho nên nhiều khi nhân viên mới học được cả cái hay cũng như cái
dở của nhân viên cũ. Nhân viên mới bị ảnh hưởng khá nhiều bởi người hướng dẫn của mình. Chính vì vậy
Công ty cổ phần gỗ GAGO phải thường xuyên đào tạo họ về văn hoá Công ty. Đào tạo cho nhân viên biết
cách ứng xử trong công việc và trong các hoạt động hàng ngày, tạo thành thói quen cho các thành viên
trong Công ty, các quy tác và quy định riêng của Công ty, từđó giúp cho họđịnh hướng tốt hơn trong công
việc.
Công ty cần thường xuyên tổ chức các chiến dịch thi đua với các phần thưởng dành cho những cá
nhân và đội nhóm kinh doanh xuất sắc. Cần phải có những đợt tổng kết các phong trào thi đua từ đó sẽ có
những phần thưởng cho các nhóm và cá nhân xuất sắc, tạo động lực cho họ làm việc phát huy tính sáng
tạo trong công việc cao hơn nữa. Ngoài ra Công ty cũng cần tổ chức cho nhân viên những buổi giao lưu,
dã ngoại để nhân viên thêm hiểu nhau, tạo bầu không khí dân chủ trong toàn Công ty, tương trợ giúp đỡ
nhau giữa nhà quản trị các cấp và nhân viên trong Công ty,giữa nhân viên với nhân viên, để nhân viên
thấy rằng mình được tôn trọng do đó phát huy được hết tiềm năng của mình.