TS. Nguyễn lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
1NGHIỆP VỤ
NGHIỆP VỤ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Giảng viên: TS. Nguy
Giảng viên: TS. Nguy
ễn Lệ Nhung
ễn Lệ Nhung

TS. Nguyễn lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
2
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Vở ghi chép đầy đủ, chính xác
2. Giáo trình “Nghiệp vụ Lưu trữ”- Trường CĐ
VTLTTW I (2006)
3. Các Tập bài giảng về “Lưu trữ TL KHKT”; “Lưu trữ
TLNN”; “Lưu trữ TL Đảng và các tổ chức chính trị-

I. Khái niệm, mục đích,
yêu cầu, nguyên tắc
1. Khái niệm
2. Mục đích, ý nghĩa
3. Yêu cầu của công tác thống kê TLLT
4. Nguyên tắc thống kê
TS. Nguyễn lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
6
1. Khái niệm
•
Thống kê TLLT là việc áp dụng các phương
pháp, công cụ chuyên môn để xác định rõ
ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành
phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống
TTB bảo quản tài liệu trong các kho LT.
TS. Nguyễn lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
7
2. Mục đích, ý nghĩa
•
Giúp các CQ quản lý LT và KLT xây dựng
được kế hoạch cho công tác LT: TTBS, chỉnh
lý, XĐGTTL
•
Số liệu thống kê phục vụ thiết thực cho công

•
Đảm bảo sự thống nhất trong phông lưu
trữ quốc gia VN
TS. Nguyễn lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
10
II. Đối tượng và đơn vị thống kê
1. Đối tượng thống kê
2. Đơn vị thống kê
TS. Nguyễn lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
11
1. Đối tượng thống kê
•
TLLT
•
Các công cụ tra tìm (MLHS, bộ thẻ,
CSDL,)
•
Các phương tiện bảo quản tài liệu (cặp,
hộp, giá, tủ)
•
Cán bộ lưu trữ
TS. Nguyễn lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c

•
Phạm vi áp dụng: Được lập ở mọi phòng
kho lưu trữ
•
Tác dụng: Là công cụ để thống kê tình hình
nhập TL vào kho LT, nó cho biết số lượng,
chất lượng, thành phần TL trong KLT.
•
Đối tượng thống kê: Toàn bộ TLLTHC được
nhập vào kho LT (không phân biệt thời gian,
nguồn nhập, số lượng tài liệu).
TS. Nguyễn lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
15
Mẫu sổ nhập TLLT (giáo trình trang 352)
stt Ngày
tháng
nhập
Họ
tên
người
nộp
Tên
cơ
quan,
đơn vị
nộp
Tên

www.vanthuluutru.c
om
16
2. Sổ xuất TLLT
•
Phạm vi áp dụng: Được lập ở mọi kho lưu trữ
•
Tác dụng:
-
Để thống kê tình hình xuất tài liệu ra khỏi
kho lưu trữ
-
Để quản lý tài liệu được chặt chẽ
•
Đối tượng thống kê: Toàn bộ tài liệu LT hành
chính được xuất ra khỏi kho LT
TS. Nguyễn lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
17
Mẫu sổ xuất TLLT (giáo trình trang 359)
stt Ngày
tháng
Căn
cứ
xuất
Xuất
đi
đâu,

- Để phản ánh khái quát tình hình tài liệu trong kho
TS. Nguyễn lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
19
3. Sổ thống kê phông lưu trữ (tiếp theo)
•
Đối tượng thống kê: Tất cả các phông
lưu trữ và các bộ sưu tập TLLT được bảo
quản trong kho
TS. Nguyễn lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
20
Mẫu sổ thống kê phông lưu trữ
Số
phông
Tên
phông
Thời
gian bắt
đầu và
kết thúc
Số
lượng
tài liệu
đã chỉnh
lý

22
Mẫu mục lục hồ sơ (giáo trình trang 356)
Cặp
hộp
số
Hồ sơ
số
Tiêu đề
hồ sơ
Ngày
tháng
bắt đầu
và kết
thúc
Số
lượn
g tờ
Thời
hạn bảo
quản
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7
TS. Nguyễn lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c
om
23
5. Sổ đăng ký MLHS
•

hồ
sơ
Thời
gian
tài liệu
có
trong
ML
Số
lượng
hồ sơ
Số
tờ
của
ML
HS
Số
bản
ML
HS
Thời
hạn
bảo
quản
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
TS. Nguyễn lệ
Nhung
www.vanthuluutru.c