BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
HỒ THỊ TỐ QUYÊN

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG CHU TRÌNH CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI
TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH BÌNH ĐỊNH Chuyên ngành: KẾ TOÁN
Mã số: 60.34.30
TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2013
Công trình được hoàn thành tại
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

đồ
ng ch
ấ
m Lu
ậ
n
văn tốt
nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh
họp tại Đại học Đà
Nẵng vào ngày 07
tháng 11 năm 2013.
Có thể tìm hiểu luận văn tại:
Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng
Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán là công việc rất quan
trọng và cần thiết đối với tất cả các đơn vị, các thành phần kinh tế,
giúp cho các đơn vị thực hiện tốt các chức năng của kế toán, góp
phần vào việc hoạch định và kiểm soát toàn hệ thống, qua đó tạo nên
các báo cáo có chất lượng chuyên môn cao, đảm bảo độ tin cậy của
các thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Với quy mô ngày càng mở rộng, đối tượng tham gia BHXH
ngày càng tăng, hoạt động chi BHXH tại đơn vị diễn ra nhiều hơn
với các nội dung đa dạng, xuất hiện nhiều các trường hợp gian lận
làm giả chứng từ để hưởng chế độ ốm đau-thai sản, chế độ tai nạn

các huyện.
4. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu như: quan sát trực
tiếp, phỏng vấn các bộ phận liên quan; sử dụng các sơ đồ, lưu đồ để
mô tả các quy trình và hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi
BHXH tại đơn vị; phương pháp nghiên cứu mô tả kết hợp giải thích
để làm rõ tình hình thực trạng cũng như đề xuất các giải pháp cụ thể.
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
- Về phương diện khoa học: Luận văn xác định được ý nghĩa
quan trọng của tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH
thông qua việc hệ thống hóa, phân tích những cơ sở lý luận về tổ
chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH.
- Về phương diện thực tiễn: Thông qua đánh giá thực trạng tổ
chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH, rút ra những ưu,
nhược điểm của công tác tổ chức nhằm đề ra các phương hướng, giải
3
pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH.
6. Cấu trúc của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, luận văn được tổ chức
thành 3 chương:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong
chu trình chi bảo hiểm xã hội.
- Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu
trình chi bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định.
- Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế
toán trong chu trình chi bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội tỉnh
Bình Định.
7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu

CHƯƠNG 1

theo kế hoạch và nhiệm vụ chi phát sinh là căn cứ quan trọng đánh
giá tình hình và thực trạng của đơn vị
- Thông tin kế toán là cơ sở để thực hiện dự báo các nguồn
thu, dự báo các khoản chi nhằm cân đối thu – chi.
- Thông tin trong đơn vị BHXH được trình bày theo quy định
và khuôn khổ của nhà nước thông qua chế độ kế toán BHXH (QĐ số
51/2007/QĐ-BTC) được ban hành và có tính thống nhất áp dụng
riêng cho hệ thống BHXH.
- Thông tin kế toán trong tổ chức BHXH phải được công khai
hóa, được kiểm toán của cơ quan kiểm toán nhà nước.
c. Đối tượng sử dụng và yêu cầu truyền tải thông tin kế toán
cho các đối tượng sử dụng trong đơn vị BHXH
Cơ quan hành chính nhà nước, các tổ chức đoàn thể chính trị
xã hội có sử dụng lao động, các cá nhân là thủ trưởng, công chức,
viên chức và người lao động có hợp đồng lao động với đơn vị, có
quyền lợi và nghĩa vụ đối với mọi hoạt động của đơn vị.
5
d. Chế độ kế toán áp dụng [5]

1.2. TỔNG QUAN VỀ CHI BHXH [6]
1.2.1. Khái niệm
- Bảo hiểm xã hội: là sự đảm bảo đời sống vật chất cho người
lao động và gia đình họ khi có nguy cơ mất an toàn về kinh tế do bị
giảm hoặc mất khả năng lao động thông qua sử dụng nguồn quỹ huy
động từ người tham gia và sự tài trợ của Nhà nước.
- Chi BHXH: là quá trình phân phối, sử dụng quỹ BHXH để
chi trả các chế độ BHXH cho người được thụ hưởng theo quy định
của pháp luật về BHXH nhằm góp phần ổn định cuộc sống của người
tham gia BHXH.
- Quản lý chi BHXH: là các hoạt động có tổ chức, theo quy

Hình 1.1. Sơ đồ chu trình chi trả các chế độ BHXH
 Chu trình quản lý chi BHXH Hình 1.2: Sơ đồ chu trình quản lý chi BHXH
Các n
ộ
i dung th
ự
c hi
ệ
n trong

chu trình chi BHXH
Qu
ả
n lý
đối
tưởng
chi trả
BHXH

định chi
các chế
độ
BHXH
(4)
BHXH tỉnh
thành phố
Đơn vị sử dụng lao
động và người lao
động
BHXH quận,
huyện
Đối tượng hưởng
BHXH hàng tháng
Đại lý chi
trả ở xã,
phường
(1)
(3)
(2)
(5) (3)
BHXH Việt Nam
(6)
7
1.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH
CHI BHXH
1.3.1. Tổ chức thông tin trong khâu Lập dự toán chi
BHXH [2]
Chu trình lập dự toán được thể hiện qua sơ đồ sau:



BHXH
Vi
ệ
t Nam

Giám đốc BHXH
t
ỉ
nh Bình
Đ
ị
nh

Phòng
KHTC

Bảng tổng hợp dự toán
toàn t
ỉ
nh

Chứng từ ban đầu
(do NLĐ, Đơn vị
SDLĐ nộp)
Phòng Chế độ BHXH
Phòng KHTC
Đối tượng hưởng
trực tiếp
BHXH huyện

.
. Hình 1.6: Sơ đồ chu trình chi trả chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng
sức PHSK
Phòng Chế độ
BHXH
Phòng KHTC
Phòng Thu
Đơn vị
SDLĐ

Người lao động
(1)
(9)
(3)
(5)
(7)
(2)
(4a
)

(4b)
(6)
(8)
Chứng từ ban đầu

chế độ, phân rõ cho từng loại nguồn kinh phí.
- Các chứng từ phải được thể hiện đầy đủ chữ ký xác nhận
- Phương thức chi trả cần áp dụng phù hợp với điều kiện từng
địa phương.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG
CHU TRÌNH CHI BHXH TẠI BHXH TỈNH BÌNH ĐỊNH
2.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ BHXH TỈNH BÌNH ĐỊNH
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Năm 1995, BHXH Việt Nam thành lập đi vào hoạt động, là
cơ quan sự nghiệp thuộc Chính phủ, giúp Thủ tướng Chính phủ tổ
chức các chính sách, chế độ về BHXH.
BHXH tỉnh Bình Định được thành lập theo Quyết định số
78/QĐ-TCCB ngày 27/07/1995 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam.
10
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ
a. Chức năng
b. Nhiệm vụ
2.1.3.Tình hình thực hiện chi BHXH tại BHXH tỉnh Bình Định
 Tình hình thực hiện chi BHXH của BHXH tỉnh Bình Định:
Bảng 2.1. Tổng số tiền chi BHXH (tính đến cuối tháng 6/2013)
STT

Loại chế độ Nguồn NSNN

Nguồn Quỹ BHXH

1 Thường xuyên hàng tháng

hình vừa tập trung vừa phân tán, cụ thể như sau:
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của BHXH tỉnh Bình Định
Kế toán trưởng
Kế toán
các đơn vị cấp huyện
Kế toán
vốn bằng
tiền, thanh
toán

Kế
toán chi
hoạt động
bộ máy
Kế
toán
chi quỹ
BHXH
Thủ
quỹ
Kế toán

Quản lý đối tượng
Dữ liệu đối tượng
Thông tin về số tiền
chi các chế độ BHXH
Dữ liệu về nguồn
kinh phí
Đối tượng
Chi trả trực tiếp
Đại lý
Tạm ứng kinh phí
Thông
tin thực
chi
Chứng từ
thanh toán
Hệ thống Sổ cái
TK tổng hợp
Đối chiếu
Tiếp nhận, xử
lý yêu cầu chi
các chế độ
BHXH (1.0) Tổ chức
chi
BHXH
(2.0)

Thẩm

 Tổ chức chi BHXH
Hiện nay, trong công tác tổ chức chi chế độ hưu trí, BHXH
tỉnh Bình Định áp dụng kết hợp 02 phương thức: chi trả thông qua
đại lý và chi trả thông qua tài khoản Ngân hàng để chi các chế độ
BHXH hàng tháng trên địa bàn tỉnh.
13
Ở đây, luận văn chỉ đi sâu nghiên cứu phương thức chi trả
thông qua đại lý. Với phương thức này sẽ thực hiện những giai đoạn
sau: (1) Phòng KHTC cấp kinh phí tạm ứng chi lương hưu cho
BHXH huyện, (2) BHXH huyện tạm ứng kinh phí cho đại lý chi trả,
(3) Đại lý chi trả chi trực tiếp cho đối tượng, (4) Cuối quý, BHXH
huyện quyết toán với BHXH tỉnh.
(1) Phòng KHTC cấp kinh phí tạm ứng chi lương hưu cho
BHXH huyện: Phòng KHTC nhận bảng 2.3 do Phòng Chế độ BHXH
chuyển sang và căn cứ vào tổng số tiền phải chi để cấp kinh phí cho
BHXH TP Quy Nhơn. Phương thức cấp kinh phí hiện nay thông qua
Ủy nhiệm chi, BHXH tỉnh cấp tiền thông qua hệ thống ngân hàng cấp
huyện.
Khi lập Ủy nhiệm chi, kế toán hạch toán vào TK 354 – Thanh
toán về chi BHXH giữa tỉnh với huyện
(2) BHXH huyện tạm ứng kinh phí cho đại lý chi trả: BHXH
huyện nhận bảng 2.3 và bảng 2.4, tiến hành kiểm tra, đối chiếu với
số kinh phí tạm ứng mà BHXH tỉnh cấp để thực hiện chi trả. Sau khi
kiểm tra, căn cứ vào bảng 2.4, Đại lý chi trả Phường Nhơn Phú lập
Giấy đề nghị tạm ứng chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH để tạm
ứng tiền tiến hành chi trả trực tiếp cho đối tượng.
(3) Đại lý chi trả chi trực tiếp cho đối tượng: Đại lý chi trả
nhận được bảng 2.4 và tiền chi lương hưu thì thực hiện chi trả trực
tiếp cho đối tượng tại UBND phường.
(4) BHXH huyện quyết toán với BHXH tỉnh: Các khoản chi sau

 Tổ chức chi BHXH
BHXH tỉnh Bình Định thực hiện chi trả chế độ BHXH một lần
cho các đối tượng theo phương thức chi trực tiếp bằng tiền mặt
Tài khoản sử dụng là 67123.
Đối tượng
Hồ sơ đề nghị hưởng chế độ
Nh
ậ
p d
ữ
li
ệ
u

Tính mức hưởng,
s
ố
ti
ề
n hư
ở
ng

Hiển thị
kết quả
Dữ liệu hồ sơ hưởng
In các chứng từ
Quyết định

Quyết định
Hình 2.8: Quy trình xét duyệt chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK

Đơn v
ị

Hồ sơ đề nghị
hư
ở
ng ch
ế
đ
ộ

Nhập dữ liệu
Kiểm tra quá trình
lương của đối tượng
Hiển
thị kết
qu
ả

D
ữ
li
ệ

Danh sách người
lao động hưởng
chế độ
P. KHTC

16
Đối với chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức PHSK, Phòng Chế
độ BHXH sử dụng Phần mềm Xét duyệt các chế độ BHXH ngắn hạn
(OĐTS, DS) dùng để giải quyết và chi trả kịp thời các chế độ ôm đau,
thai sản và nghỉ dưỡng sức cho NLĐ; hàng quý cơ quan BHXH thẩm
định quyết toán với đơn vị.
 Tổ chức chi BHXH
Căn cứ vào Phiếu duyệt chi và bàn giao chứng từ, cán bộ kế
toán kiểm tra tên đối tượng, đơn vị SDLĐ, số tiền giữa Phiếu bàn giao,
file dữ liệu và danh sách được duyệt. Sau khi đối chiếu, kiểm tra, cán
bộ kế toán chấp nhận dữ liệu. Khi chấp nhận dữ liệu, phần mềm sẽ tự
động tính toán 2% trên quỹ lương của đơn vị SDLĐ được giữ lại để
đơn vị SDLĐ ứng trước chi cho đối tượng; So sánh số thực chi chế độ
trong quý và số 2% được giữ lại, nếu số thực chi lớn hơn 2% giữ lại thì
lập Ủy nhiệm chi chuyển tiền cho đơn vị, nếu số thực chi nhỏ hơn 2%
thì chuyển số còn thừa thì đơn vị phải nộp lại cho cơ quan BHXH. Kết
quả xử lý dữ liệu của phần mềm được thể hiện qua bảng Tổng hợp
quyết toán chi các chế độ BHXH tại đơn vị sử dụng lao động:
Kinh phí 2% được giữ lại phản ánh trên TK 3432, cuối kỳ
quyết toán thì khoản chi trả chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK được
phản ánh qua TK 67121.
e. Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong khâu Thẩm
định chi các chế độ BHXH
Hàng tháng hoặc hàng quý, BHXH tỉnh tổ chức xét duyệt,
quyết toán chi các chế độ BHXH cho BHXH huyện theo quy định

chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH tại đơn vị:
a. Ưu điểm: Nhìn chung, việc tổ chức thông tin kế toán trong
quá trình quản lý chi BHXH vận hành tương đối ổn định.
18
b. Tồn tại:
Các phần mềm nghiệp vụ nêu trên đang triển khai phân tán tại
BHXH các huyện và tại các đơn vị BHXH này đa phần làm việc ở
chế độ độc lập, chưa có liên kết, trao đổi thông tin với nhau.
Đa phần các phần mềm trên được xây dựng trên nền tảng công
nghệ phát triển lạc hậu (Visual Foxpro)

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC
THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH
TẠI BHXH TỈNH BÌNH ĐỊNH
3.1. MỤC TIÊU NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG
TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH TẠI ĐƠN VỊ
3.1.1. Mục tiêu ngắn hạn
- Phải quản lý được dữ liệu với số lượng lớn, thời gian lưu trữ
lâu dài. Khi cần thiết có thể truy xuất nhanh những dữ liệu về các đối
tượng tham gia BHXH mà không phải trải qua nhiều khâu đối chiếu,
dò tìm, tính toán như hiện nay cho công tác chi BHXH. Tránh sai sót
trong việc nhập liệu, kiểm tra bằng thủ công.
- Hệ thống thông tin phải cho phép các dữ liệu của các đối
tượng tham gia BHXH ở nhiều nguồn khác nhau được sử dụng để
tổng hợp. Khi thiết lập được hệ thống mạng cục bộ, nếu số liệu có ở
nhiều máy, nhiều bộ phận khác nhau vẫn có thể ở một nơi mà sử
dụng số liệu của nhau được, không cần dùng các phương tiện trao

chức bao gồm: các phân hệ tài chính – kế toán, nhân sự, thu BHXH -
20
BHYT, chi BHXH – BHYT, người lao động, đơn vị sử dụng lao
động, cơ sở KCB BHYT, cấp sổ BHXH – thẻ BHYT, lập kế hoạch,
báo cáo.
Và hệ thống này trong tương lai sẽ có khả năng kết nối tất cả
các địa phương trên toàn quốc. Trên cơ sở đó thay sổ BHXH bằng
thẻ từ để quản lý quá trình tham gia BHXH, loại bỏ dần việc sử dụng
sổ BHXH. Đảm bảo cho mỗi người lao động chỉ có một số thẻ
BHXH duy nhất trong suốt quá trình tham gia và hưởng chế độ
BHXH. Người lao động có điều kiện sử dụng thẻ để quản lý quá
trình tham gia BHXH của mình và được giải quyết chế độ BHXH
trên phạm vi toàn quốc.
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP CỤ THỂ
3.2.1. Hoàn thiện công tác tổ chức thông tin trong thẩm
định và xét duyệt hồ sơ
 Tổ chức thông tin trong khâu Xét duyệt:
Khi xét duyệt hồ sơ hưởng cần phải quan tâm đến quá trình
tham gia BHXH của đối tượng do Phòng Thu quản lý
Để khắc phục tình trạng trên, cần phải liên kết phần mềm Xét
duyệt với phần mềm SMS của Phòng Thu
 Tổ chức thông tin trong khâu Quản lý đối tượng
Quản lý đối tượng bao gồm: xét duyệt hồ sơ và quản lý đối
tượng.
Hai chức năng này gắn liền với nhau, nhưng trên thực tế để
thực hiện hai chức năng này BHXH tỉnh Bình Định lại phải sử dụng
các công cụ tách rời, làm cho công tác quản lý khó khăn, cồng kềnh.
Công tác quản lý đối tượng cần phải được thao tác trên một phần
mềm, vừa có chức năng xét duyệt vừa có chức năng quản lý đối
tượng, hạn chế việc chuyển tải dữ liệu thông qua trung gian

3.2.4. Hoàn thiện cấu trúc cơ sở dữ liệu kế toán trong chu
trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định:
 Hoàn thiện cấu trúc cơ sở dữ liệu kế toán:
Từ những phân tích thực trạng tổ chức cấu trúc cơ sở dữ liệu,
tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã
hội tỉnh Bình Định, có thể tổ chức dữ liệu liên quan đến chu trình chi
BHXH bao gồm các tập tin cơ bản như sau:
 Hoàn thiện tổ chức luân chuyển chứng từ thủ công trong chu
trình chi BHXH
3.3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ
3.3.1. Về tổ chức nhân sự
- Tổ chức nhân sự trong phòng kế toán phải phù hợp với cơ
cấu tổ chức quản lý của đơn vị.
- Có quy trình tuyển dụng rõ ràng, công bằng và dựa trên sự
kiểm tra về năng lực.
- Nhân sự trong bộ phận kế toán cần đáp ứng được các yêu
cầu về đạo đức nghề nghiệp, về trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
- Các nhân viên kế toán phải nắm vững, hiểu biết đầy đủ và
tuân thủ luật pháp, chính sách chế độ kế toán và các quy định trong
đơn vị.
- Đối với đạo đức nghề nghiệp, người làm kế toán phải cam
kết tuân thủ các yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp.
- Đơn vị cần lập kế hoạch tuyển dụng và định biên nhân sự
trong toàn tổ chức. Có sự luân chuyển cán bộ đảm bảo tính kiểm soát
trong công việc.
- Tổ chức nhân sự trong bộ máy kế toán cần quan tâm đến khối
lượng công việc kế toán
- Một lưu ý rất quan trọng liên quan đến nhân sự trong tổ
23
chức hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng CNTT